Convention de participation

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1 Convention de participation Décret n du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents 1

2 Contenu 1. Parties prenantes Objet Eligibilité Effet et durée de la convention Pilotage de la convention Participation des employeurs Dispositions techniques et solidaires Qualité des garanties et cotisations proposées Grille de cotisation Evolutions tarifaires Degré effectif de solidarité Maîtrise financière du dispositif Politique et moyen de développement Prévisionnel d adhésion Compte de résultat prévisionnel Moyens destinés à assurer une couverture des plus âgés et exposés aux risques Garantie assistance prévoyance Exonération de cotisation prévoyance Actions de prévention Absence de questionnaire médical Qualité de la gestion L équipe dédiée pour les ressources humaines L équipe dédiée pour les agents territoriaux Les modalités de respect de l application de la convention AERAS La certification qualité des services de gestion Résiliation de la convention Annexe : liste des employeurs territoriaux ayant adhéré à la convention

3 1. Parties prenantes La présente convention de participation est conclue entre : Le CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DE LOIRE-ATLANTIQUE Dont le siège social est : 10, boulevard de la Loire, BP 66225, NANTES CEDEX Représenté par Monsieur Philip SQUELARD, en qualité de président, spécialement habilité en vertu de la délibération du conseil d administration du 17 septembre 2012, Dénommé le «Souscripteur», Et L Assureur APRIONIS Dont le siège social est : 141, rue Paul Vaillant Couturier, MALAKOFF Dûment agréé pour pratiquer les opérations d assurance du risque prévoyance, c est-à-dire les branches 1 pour les accidents, 2 pour la maladie, 20 pour le décès, Dénommé l «Assureur», Représenté par : COLLECTeam INGENIERIE SOCIAL Dont le siège social est 13, rue Croquechataigne, La chapelle Saint Mesmim, Représenté par Monsieur Xavier VIALA, Directeur général En sa qualité d intermédiaire en assurance inscrit à l ORIAS sous le numéro

4 2. Objet La convention de participation est un document de subventionnement qui a pour objet de régler les relations financières entre le Souscripteur et l Assureur, ainsi qu à s assurer que celui-ci s engage sur les principes de solidarité exigé par le décret n du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents, La convention de participation est conclue au bénéfice des employeurs territoriaux : Et : - Affiliés au Souscripteur, - Non affiliés au Souscripteur, - Ayant délivré un mandat ad hoc auprès de ce dernier pour conclure la présente convention, - Proposant à leurs agents une participation telle que définie au titre III du décret n précité. La convention de participation est accompagnée du contrat collectif à adhésion facultative, au titre duquel elle est conclue, soumis à la législation sur les assurances. Le contrat collectif à adhésions facultatives comprend les conditions particulières, les conventions spéciales de la garantie prévoyance, les conditions générales fournies par l Assureur, ainsi que la convention spéciale assistance et la convention spéciale des prestations de prévention. 3. Eligibilité Les dispositions de la présente convention s appliquent : - Aux fonctionnaires et agents de droit public et de droit privé relevant des employeurs territoriaux bénéficiant de la qualité de collectivités territoriales et de leurs établissements publics, - Aux garanties du risque prévoyance, complémentaire au régime de protection sociale de base (régime spécial de la fonction publique territoriale et régime général de l Assurance maladie), proposées par l Assureur au titre du contrat collectif à adhésions facultatives souscrit par les employeurs territoriaux. 4

5 4. Effet et durée de la convention La convention de participation prend effet au 1 er janvier Elle est conclue pour une durée de six ans, et peut être prorogée pour des motifs d intérêt général, appréciés par le Souscripteur, pour une durée ne pouvant excéder un an. Le Souscripteur informe, dès sa signature, les employeurs territoriaux bénéficiaires de la signature de cette convention des caractéristiques de la présente convention et du contrat collectif à adhésions facultatives qui y est rattaché, ainsi que des modalités de souscription pour les employeurs territoriaux. 5. Pilotage de la convention Rapport annuel L Assureur communique chaque année au Souscripteur, et au plus tard le 30 juin de l année N+1, un rapport annuel retraçant les opérations réalisées de l année N. Ce rapport contient obligatoirement : - Le compte de résultat technique du risque prévoyance, consolidé pour l ensemble des employeurs territoriaux adhérents, - Un état du taux d adhésion des employeurs territoriaux et des agents territoriaux, avec analyse des écarts constatés avec le prévisionnel des adhésions, - L analyse du degré effectif de solidarité entre les agents adhérents, de nature intergénérationnelle et en fonction de la rémunération, - L analyse des moyens mis en œuvre pour assurer une couverture effective des plus âgés et des plus exposés aux risques, - Un état de la consommation des dispositions de prévention, - Un état de la consommation de la convention d assistance, - Les mesures et adaptations préconisées. Comité de pilotage L Assureur et le Souscripteur mettent en place un comité de pilotage qui a pour objectifs de réaliser un suivi régulier et à minima annuel, pour la présentation du rapport annuel. Pour ce faire, il se réunit au moins une fois par an à la demande du Souscripteur, au siège de ce dernier, et au plus tard le 30 juin de l année N+1 pour l analyse du rapport annuel. 5

6 6. Participation des employeurs La convention s applique dans le cas de la participation versée par les employeurs directement aux agents. Les employeurs versent mensuellement à terme échu les cotisations des agents prélevées sur leur bulletin de paie. 7. Dispositions techniques et solidaires 7.1. Qualité des garanties et cotisations proposées Grille de cotisation La cotisation proposée par l Assureur est exprimée en pourcentage de la rémunération, indiquée dans le contrat collectif à adhésions facultative, et est identique pour tous les agents qui adhérent au contrat. L Assureur propose deux grilles de cotisations : - Une grille pour les employeurs de moins de 50 agents, - Une grille pour les employeurs d au moins 50 agents. Pour les employeurs territoriaux de moins de 50 agents : Garantie Tableau des garanties et taux de cotisation Taux de Adhésion prestation Taux de cotisation TTC Incapacité 100% temporaire Invalidité 80% permanente Obligatoire 1,20 % Complément 80% Facultative Conditionnée à l adhésion de 0,20 % retraite la garantie invalidité Décès & frais 100% Facultative 0,00 % d obsèques Rente d éducation 10% Facultative Conditionnée à l adhésion de 0,22 % la garantie décès Rente de conjoint(e) 10% Facultative Conditionnée à l adhésion de la garantie décès 0,35 % 6

7 Pour les employeurs territoriaux d au moins 50 agents : Garantie Tableau des garanties et taux de cotisation Taux de Adhésion prestation Taux de cotisation TTC Incapacité 100% temporaire Invalidité 80% permanente Obligatoire 1,20 % Complément 80% Facultative Conditionnée à l adhésion de 0,20 % retraite la garantie invalidité Décès & frais 100% Facultative 0,00 % d obsèques Rente d éducation 10% Facultative Conditionnée à l adhésion de 0,22 % la garantie décès Rente de conjoint(e) 10% Facultative Conditionnée à l adhésion de la garantie décès 0,35 % 7.2. Evolutions tarifaires L assureur s engage à ne pas augmenter ses tarifs pendant 2 ans. Toutefois, si au cours de la convention, des éléments venaient à modifier significativement la sinistralité du contrat, l Assureur pourrait légitimement demander une évolution tarifaire selon les cas suivants : Aggravation de la sinistralité. Variation du nombre d agents adhérents. Dans l hypothèse où le rapport sinistre / prime venait à excéder 120%, les taux de cotisation seraient réajustés à la hausse sans dépasser 20% d augmentation sur un exercice. Pas d ajustement tarifaire en fonction du nombre d assurés, l Assureur privilégiant un tarif unique compétitif sans tenir compte du taux d adhésion dès la date d effet du contrat, ce qui a pour effet d optimiser le nombre d adhérents. Evolutions démographiques. Pas de prise en compte des évolutions démographiques dans la mesure où les taux de cotisation proposés sont identiques quel que soit l âge de l agent. Modifications de la réglementation. Toute modification législative s imposant au contrat souscrit devra être intégrée, moyennant évolution tarifaire s il s agit de nouvelles obligations pour l Assureur. 7

8 7.3. Degré effectif de solidarité Sur la base des deux hypothèses définies au paragraphe «prévisionnel d adhésion» de la présente convention, l Assureur calcule, pour chacun des cinq premiers exercices de la convention, le montant de transferts intergénérationnels égal à la somme des écarts constatés, pour chacun des adhérents d un âge supérieur à 50 ans, entre les prestations versées et les cotisations correspondantes. Pour le calcul de ces transferts : - Les prestations sont majorées des dotations aux provisions techniques correspondantes et minorées des reprises sur ces mêmes provisions, - Les prestations ainsi obtenues sont ensuite majorées d un chargement de gestion forfaitaire égal à 10 %, - Les cotisations sont minorées de la dotation à la provision pour cotisations non acquises, puis majorées de la reprise sur cette même provision. Ces montants sont calculés et repris par l Assureur dans le compte de résultat solidaire prévisionnel ci-après : 8

9 Méthodologie de calcul des provisions techniques pour chacun des risques à garantir (indemnités journalières, rentes mensuelles, rentes viagères, capital décès) : Provisions mathématiques ou techniques : Provisions que l Assureur à l obligation de constituer afin d être en mesure de faire face à ses engagements futurs à l égard des assurés et des bénéficiaires des garanties (conjoint, enfants à charges, ayants droit). Ces provisions sont calculées tête par tête sur la base des sinistres connus et déclarés à une date antérieure à la date d arrêté des comptes et dont le mode de calcul est réglementé : - Provisions mathématiques concernant les capitaux constitutifs des rentes d éducation et de conjoint. Ces provisions sont calculées à partir des tables TGH0R5 et TGF05 et TGF05 (article A du Code des Assurances modifié par l arrêté du 1er août 2006), - Provisions mathématiques concernant les invalidités et les incapacités de travail en cours. Ces provisions sont établies à partir des tables statistiques du BCAC homologuées par l arrêté du 28 mars 1996 et calculées sur la base de la prestation versée à l assuré, de son âge et de son ancienneté dans le risque au moment de l arrêté des comptes (loi de maintien en incapacité, loi de passage en invalidité et loi de maintien en invalidité). - Provisions mathématiques de maintien de la garantie décès des assurés en incapacité de travail ou en invalidité. Depuis le 1er janvier 2002, les assureurs ont l obligation d assurer le maintien de la garantie décès aux assurés en situation d incapacité de travail ou d invalidité, y compris après la résiliation du contrat (article 7-1 de la loi n du 31 décembre 1989 créé par la loi art JORF 18 juillet 2001). 9

10 7.4. Maîtrise financière du dispositif L Assureur décrit ci-après la politique, les moyens de développement ainsi que les prévisions d adhésion envisagées au cours des six ans Politique et moyen de développement LA POLITIQUE DE DEVELOPPEMENT : La réussite de la mise en œuvre du régime prévoyance, synonyme d un large taux d adhésion, repose sur une communication adaptée et un rétro planning efficace. Afin de dynamiser et de renforcer les actions dans ce domaine, COLLECteam propose un accompagnement complet et permanent dans deux directions : - Les équipes Ressources Humaines du Centre de Gestion et des collectivités adhérentes : o Mise à disposition d un interlocuteur dédié qui assurera la coordination globale et générale du contrat groupe ainsi que du traitement de l ensemble de vos demandes, o Elaboration d un rétro planning personnalisé permettant d assurer une mise en place des régimes parfaitement adaptée à votre organisation et à vos procédures internes, o Formation sur site de vos équipes à vos couvertures (décryptage des garanties, calcul des prestations, etc..), aux modalités de gestion, à la réglementation concernant le traitement fiscal et social des prestations et des cotisations, à l utilisation des outils Internet, o Elaboration de guides d utilisation personnalisés, o Création et animation d un comité de pilotage chargé du suivi du contrat groupe. - Les agents et partenaires sociaux : o Organisation et animation de réunions d informations sur site auprès des personnels, o Diffusion des documents d informations (résumés de garanties, plaquettes, guides pratiques concernant l accès à nos différents services, etc..), o Permanences sur site afin de répondre aux questions personnelles des agents, o Hotline dédiée aux seuls agents du Centre De Gestion pour leur permettre de comparer et mieux comprendre leurs garanties, o Réalisation d enquêtes périodiques destinées à mesurer la satisfaction des agents. 10

11 Compte tenu du nombre d agents potentiels à assurer, environ 50 réunions sur site pour la mise en place seront organisées à la mise en place du contrat. L AFFILIATION DES AGENTS L information et la communication constituent la clé de réussite de la mise en place du régime prévoyance et sont les garants d un taux d adhésion maximum. COLLECTeam pilote les adhésions relatives à la couverture maintien de salaire des agents : - Envoi d un courrier clair et pédagogique, validé par vos soins, valorisant la mise en place du régime et indiquant les modalités d affiliation à chaque agent. Ce courrier est accompagné : o d un résumé de garanties décrivant la couverture offerte, les différentes options et précisant la procédure d affiliation, o d un bulletin individuel d adhésion à compléter par chaque agent intéressé et à retourner au service du personnel pour prise en compte dans la paie. - Mise à disposition d une équipe dédiée, chargée de répondre à toutes les questions individuelles pour aider les agents dans leur démarche d adhésion, compréhension des garanties, calcul des cotisations individuelles etc. joignable par téléphone du lundi au vendredi. Cet accompagnement complète efficacement les réunions réalisées sur site auprès des agents. - Elaboration des documents d information : courriers d information aux agents, résumés de garanties, kit pratique d adhésion, etc, - Organisation des réunions d information sur site pour présenter en détail les garanties, les conditions d adhésion, les modalités de cotisation. Les réunions sont systématiquement suivies de permanences «guichet» pour répondre aux problématiques personnelles des agents. Ces actions devront être mises en œuvre pour permettre aux agents de se désengager de leurs contrats individuels. LA LIGNE TELEPHONIQUE DEDIEE AUX AGENTS DU CENTRE DE GESTION COLLECTeam met à disposition une équipe dédiée, chargée de répondre à toutes les questions individuelles pour aider les agents dans leur démarche d adhésion, compréhension des garanties, calcul des cotisations individuelles etc. joignable par téléphone du lundi au vendredi. Cet accompagnement complète efficacement les réunions réalisées sur site auprès des agents. Centre de Relations Clients Téléphone : Du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 14h à 17h 11

12 Prévisionnel d adhésion L Assureur établit un prévisionnel d adhésion selon les deux hypothèses suivantes : - Hypothèse 1 : la totalité des agents adhère (adhésion totale), - Hypothèse 2 : une partie des agents adhère selon les prévisions d adhésions (adhésion partielle). Ces prévisions sont reprises dans le tableau ci-après : Prévisionnel des employeurs ayant moins de 50 agents : PREVISIONNEL D ADHESIONS Effectif Hypothèse 1 Nombre d adhérents à 100% Hypothèse 2 : Taux d adhésion retenu 45% 52% 56% 58% 60% Effectif PREVISIONNEL D ADHESIONS DES AGENTS DE PLUS DE 50 ANS Effectif Hypothèse 1 Nombre d adhérents à 100% Hypothèse 2 : Taux d adhésion retenu 60% 65% 72% 75% 77% Effectif Prévisionnel des employeurs ayant au moins 50 agents : PREVISIONNEL D ADHESIONS Effectif Hypothèse 1 : Nombre d adhérents à 100% Hypothèse 2 : Taux d adhésion retenu 45% 52% 56% 58% 60% Effectif PREVISIONNEL D ADHESIONS DES AGENTS DE PLUS DE 50 ANS Effectif Hypothèse 1 : Nombre d adhérents à 100% Hypothèse 2 : Taux d adhésion retenu 60% 65% 72% 75% 77% Effectif

13 Compte de résultat prévisionnel L Assureur établit les comptes de résultat prévisionnels sur la base des deux hypothèses précisées en amont soit : - Hypothèse 1 (adhésion totale) : la totalité des agents adhère, - Hypothèse 2 (adhésion partielle) : une partie des agents adhère selon les prévisions d adhésions. Compte de résultat global des employeurs ayant moins 50 agents : Cas 1 : adhésion totale : Cas 2 : adhésion partielle 13

14 Compte de résultat global des employeurs ayant au moins 50 agents : Cas 1 : adhésion totale : Cas 2 : adhésion partielle : 14

15 7.5. Moyens destinés à assurer une couverture des plus âgés et exposés aux risques L Assureur propose différents moyens pour assurer la couverture des plus âgés et des plus exposés aux risques Garantie assistance prévoyance Aide suite une altération soudaine et imprévisible de la santé ou encore d un décès. Ces garanties, délivrées par FILASSISTANCE INTERNATIONAL, peuvent être souscrites moyennant une cotisation supplémentaire de 0,05% PMSS. 15

16 7.6. Exonération de cotisation prévoyance L Assureur exonère l agent du paiement des cotisations afférentes aux garanties décès, incapacité de travail, invalidité en cas de longue maladie, congé de longue durée et invalidité permanente. L exonération est totale si l agent ne perçoit aucun salaire ou partielle les cotisations étant alors proportionnelles aux rémunérations effectivement perçues du fait de l activité réduite de l agent Actions de prévention LA DEMARCHE GLOBALE DE PREVENTION ET DE RETOUR A L EMPLOI COLLECteam accompagne et conseille les employeurs dans la promotion de la santé et de la sécurité au travail grâce à une démarche globale innovante, articulée autour de différents volets : - Une assistance de nos équipes spécialisées sur toute question relative à l organisation de la prévention, la réglementation en vigueur, les aspects techniques de la sécurité, les normes applicables, etc. - Des actions concrètes d information et de sensibilisation sur site (CHSCT, responsables de service, salariés relais de prévention, etc., ). - Des outils d accompagnement psychosocial mis en œuvre afin d aider les salariés en difficulté à sortir de la spirale de l échec, grâce à un soutien psychologique individuel dans le cadre d interventions reposant sur le volontariat des personnes concernées et dans le strict respect du secret médical. LE SUIVI DES ARRETS DE TRAVAIL COLLECteam met à votre disposition un service de contrôle médical, rapide (sous 48 heures) et efficace, dans le strict respect des dispositions légales et conventionnelles. Déclenché sur l initiative de l employeur, cette prestation est prise en charge intégralement par l'assureur. L accompagnement en la matière va au-delà de la simple mise en œuvre des contrôles puisque assiste les employeurs sur les suites à donner (mise en demeure, suspension des indemnités journalières complémentaires, transmission des résultats aux caisses de Sécurité Sociale, etc. ). 16

17 7.8. Absence de questionnaire médical Par dérogation, l Assureur n appliquera aucun questionnaire médical, y compris après la période de 6 mois comme indiquée dans la convention spéciale prévoyance 7.9. Qualité de la gestion L Assureur s engage à assurer une qualité de gestion à l aide des différents moyens mis à la disposition du Souscripteur, et dont il devra garantir le respect tout au long de la convention L équipe dédiée pour les ressources humaines A COMPLETER L équipe dédiée pour les agents territoriaux A COMPLETER Les modalités de respect de l application de la convention AERAS La convention AERAS (S'Assurer et Emprunter avec un Risque Aggravé de Santé) a pour objet de proposer un grand nombre de solutions pour élargir l'accès à l'assurance et à l'emprunt des personnes ayant ou ayant eu un problème grave de santé. Signée par les pouvoirs publics, les fédérations professionnelles de la banque, de l'assurance et de la mutualité et les associations de malades et de consommateurs, elle est en vigueur depuis le 6 janvier La convention AERAS concerne les prêts professionnels, les prêts immobiliers et les crédits à la consommation dédiés. S agissant du régime de prévoyance présenté, l ensemble des prestations et interventions de COLLECteam s effectue dans le strict respect du secret professionnel et notamment en ce qui concerne les données relatives au personnel, la situation des services et plus généralement tout ce qui relève des clients. Par ailleurs, le traitement des dossiers d indemnisation s effectue au sein d une "Bulle de Confidentialité" dans le pur respect de la réglementation relative au secret médical (Conventions BELORGEY et AERAS). 17

18 Tous les collaborateurs sont soumis à une procédure stricte de respect du secret médical tant pour l ouverture du courrier (toute enveloppe avec la mention «secret médical» est automatiquement dirigée vers notre médecin conseil), que pour la gestion des prestations. Seuls quelques collaborateurs spécifiques, ayant suivi une formation propre et actualisée régulièrement par le médecin conseil, sont habilités à manipuler des pièces médicales. Enfin, pour faciliter l accès à l assurance et à l emprunt des agents présentant des risques de santé graves, le capital décès souscrit par l agent peut faire l objet d une délégation à un organisme bancaire pour la couverture d un prêt, sous réserve de l acceptation de l organisme bancaire. Cette disposition permet aux agents âgés et / ou ayant des problèmes de santé d accéder ainsi à l emprunt sans souscrire une assurance de prêt spécifique très coûteuse La certification qualité des services de gestion L ensemble des différents services de COLLECTeam fonctionne sous assurance qualité depuis maintenant plus de 10 ans. L unité dédiée exclusivement à ce programme est garante de la qualité du service rendu au client. Le suivi qualité permet de vérifier l exactitude des délais de gestion mais aussi d assurer un suivi des demandes des clients dans les délais maximum, soit moins de 48 heures. Tous les ans, la qualité d accueil et le professionnalisme des équipes font l objet d une évaluation au travers d une enquête de satisfaction adressée à plus de clients pour recueillir leurs avis sur les services. Le questionnaire est axé sur quatre points : - Les modalités de gestion, - L accueil téléphonique, - Le nombre de contacts (téléphone, visites), - Le site internet. 18

19 8. Résiliation de la convention Le Souscripteur peut résilier la convention s il constate le non-respect des dispositions de celle-ci, ainsi que des dispositions du décret n du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents. Le Souscripteur recueille préalablement à la résiliation les observations écrites et, le cas échéant, sur sa demande, orales de l Assureur, qui peut se faire assister par un conseil, ou représenter par un mandataire de son choix. Le recueil d information est demandé par lettre recommandée avec accusé de réception adressé par le Souscripteur à l Assureur. L Assureur dispose d un délai d un mois pour présenter ses observations écrites, à réception de la lettre recommandée, le cachet de la Poste faisant foi. A l issue de cette phase de recueil d observations écrites, le Souscripteur peut résilier la convention de participation par envoi d une lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l Assureur. La résiliation prend effet au 1 er janvier de l année qui suit la demande de résiliation. Le Souscripteur résiliant la convention de participation, résilie également le contrat collectif d assurance à adhésions facultatives. Le Souscripteur informe dans un délai de 48 heures les employeurs adhérents. Fait à : Le : Pour un effet au : 1 er janvier 2013 Pour l Assureur Prénom / Nom Qualité Signature Pour le Souscripteur Prénom / Nom Qualité Signature 19

20 9. Annexe : liste des employeurs territoriaux ayant adhéré à la convention La liste sera formalisée en annexe de la présente convention de participation par le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de Loire-Atlantique, dès la communication au plus tard le 15 novembre 2012 par les employeurs territoriaux de la délibération de leur conseil et du montant de la participation versée à leurs agents. 20