PRESENTATION DES APPLICATIONS FINANCEES PAR EDUFORM/APSE

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1 REPUBLIQUE DU SENEGAL Un Peuple Un But Une Foi Ministère de l Education Nationale Cellule Informatique du Ministère de l Education PRESENTATION DES APPLICATIONS FINANCEES PAR EDUFORM/APSE Juillet 2013

2 Sommaire SYSTEME DE GESTION AXE SUR LES RESULTATS (SYSGAR2)... 4 I. ARTICULATION DES DIFFERENTS OUTILS DE PLANIFICATION ET DE SUIVI... 4 II. SYNOPTIQUE SYSGAR III. STRUCTURATION DES DONNEES DE BASES... 5 III.1. Programmes... 5 III.2. Composante... 6 III.3. Cadre Logique... 6 III.4. Prix Unitaires... 6 III.5. Plan d action... 6 III.6. Plan de Travail Annuel (PTA)... 6 III.7. Cadre de Mesure de Rendement (CMR)... 7 SYSTEME D INFORMATION STATISTIQUE DE L EDUCATION ET LA FORMATION (SISEF)... 8 IV. DEFINITION DES PARAMETRES GENERAUX... 8 IV.1. Système d enseignement... 8 IV.2. Année de données... 8 IV.3. Langue... 8 IV.4. Paramètres... 8 IV.4.1. Etape1 : Types de regroupement... 9 IV.4.2. Etape2 : Chaîne de regroupement... 9 IV.4.1. Etape 3 : Edition des chaînes... 9 IV.4.2. Etape 4 : Regroupements... 9 IV.5. Paramétrage des interfaces IV.5.1. Configuration des thèmes IV.5.2. La création des zones de saisie IV.5.3. La création des règles de zone IV.5.4. Gestion des traductions IV.5.5. Gestion des utilisateurs et des profils IV.5.6. Gestion des habillages IV.5.7. Saisie et Traitement des données V. PERIMETRE TECHNIQUE V.1. Couches données : SGBD SQL Serveur V.1.1. Système de gestion de base de données V.2. Couche Application : Serveur Apache + PHP V.2.1. Installation du serveur web V.2.2. Couche présentation : client WEB PRESENTATION PLATEFORME DE CODIFICATION DES ECOLES ET ETABLISSEMENTS (CODECO) VI. CONTEXTE VII. FONCTIONNALITES VIII. ARCHITECTURE IX. SITUATION ACTUELLE... 14

3 IX.1. Formation des administrateurs IX.2. Formation des utilisateurs finaux PORTAIL ELECTRONIQUE POUR LE TRAVAIL COLLABORATIF, LE TRAITEMENT, L ARCHIVAGE DOCUMENTAIRE ET L ORGANISATION (PETTAO) X. PRESENTATION PETTAO X.1. Périmètre fonctionnel X.1.1. Acteurs concernés X.2. Modules fonctionnels concernés X.2.1. Le portail : X.2.2. La partie Admin : XI. PETTAO PORTAIL XI.1. Partage et Gestion Electronique des documents XI.2. Gestion des plannings XI.3. Pages blanches, organigrammes et annuaires XI.4. Planning des ressources XI.5. Planning des congés XI.6. Gestion des tâches XI.7. Publication et gestion des articles XII. PETTAO ADMIN XIII. PERIMETRE TECHNIQUE XIII.1. Couches données : SGBD SQL Serveur et MySQL XIII.2. Couche APPLICATION : serveur Apache + PHP XIII.3. Couche présentation : client WEB PAQUET DE LOGICIELS ACADEMIQUES NORMALISES POUR LES ECOLES ET ETABLISSEMENTS (PLANETE) XIV. LA DESCRIPTION DU PROJET XIV.1. Les axes de la conception de PLANETE XIV.2. Incidences sur la conception XIV.3. Exigences fonctionnelles XIV.3.1. PLANETE Manager XIV.3.2. PLANETE CLASSE XIV.3.3. PLANETE NET : Intranet Pédagogique Etablissement XIV.4. Exigences et contraintes techniques XIV.4.1. Fonctionnalités d'administration attendues XIV.4.2. L environnement technique (description)... 26

4 SUIVI PLANIFICATION SYSTEME DE GESTION AXE SUR LES RESULTATS (SYSGAR2) Depuis trois (03) ans le Ministère de l Education Nationale dispose d un outil de planification et de suivi-évaluation du PDEF : SysGAR1. Dans le cadre du nouveau Programme d Amélioration de la Qualité, de l Equité et de la Transparence-EF (PAQUET) , un nouveau modèle logique et nouveau canevas de Plan d Action (PA) est utilisé. Dans ce sens, le Ministère souhaite une mise à jour du SysGAR permettre : Une prise en charge des nouveau canevas ; L intégration des différents cadres Logiques des programmes ; L intégration des plans d actions des programmes ; L utilisation des prix unitaires et des quantités comme mode de budgétisation des activités ; L intégration du POBA Au niveau technique, cette nouvelle version du SysGAR devrait offrir : La possibilité d intégrer plusieurs fiches d activités et de rapports relatifs à une activité globale ; La possibilité de supprimer/corriger des fiches d activités et rapports ; I. ARTICULATION DES DIFFERENTS OUTILS DE PLANIFICATION ET DE SUIVI L articulation des outils de planification et de suivi-évaluation utilisée dans le cadre du nouveau canevas de suivi-évaluation du PAQUET est schématisée ci-après : STRATEGIQUE Ministére Education (PDEF) OPERATIONNEL Ministére des Finances Simul PDEF LPSE SIGFIP Plan Stratégique POBA Budget Voté Projet Budget CMR Plan d'action TDR Export CDSMT GAP Financement SysGAR Micro planificat CSR PTA Rapport activté Apport PTF Annuaires /Enquêtes Suivi Technique Suivi Temps Suivi Financier RETF Export Finpronet Export Exécution Budget Etat

5 II. SYNOPTIQUE SYSGAR2 III. STRUCTURATION DES DONNEES DE BASES Le logiciel sera initialisé avec les données de bases décrites ci-après. L ajout et la modification de cette nomenclature peut être fait directement dans le logiciel. Ces modifications seront automatiquement prises en compte de manière dynamique dans les états et reporting. III.1. Programmes Les programmes définis dans le PAQUET sont : Développement intégré de la petite enfance (DIPE) ; Cycle fondamental Enseignement secondaire général (ESG);

6 Education de base des jeunes et des adultes (EBJA) ; Formation professionnelle et technique (FPT) Enseignement supérieur Gouvernance de l éducation et de la formation o Coordination et pilotage du système o La déconcentration et la décentralisation de la gestion o Gestion des ressources humaines o Gestion financière o Gestion matérielle o Communication Politiques transversales o Les questions d Environnement o La politique Genre o Le développement de l enseignement des sciences, de la technologie et des innovations (STI) o La politique des manuels scolaires o La politique des cantines scolaires o La nouvelle politique sportive de l éducation o La promotion des TICE dans le secteur III.2. Composante Les Composantes sont : Accès Qualité Gouvernance III.3. Cadre Logique Le nouveau cadre logique du programme est organisé comme suit : III.4. Prix Unitaires La budgétisation des activités se fait par utilisation de la quantité et des Prix Unitaires. SysGAR 2 prend en charge une évolution des prix dans le temps (inflation, augmentions de salaire liée à l ancienneté, ). Pour chaque prix unitaire on peut définir ou non un taux de progression spécifique avec possibilité de correction annuelle. III.5. Plan d action Le plan d action est organisé autour des résultats selon la chaine Résultat Intermédiaires, résultats immédiats, extrants. Les activités sont rattachées, par programme, aux extrants. La structure, responsable de l extrant est précisée ainsi que celle qui est responsable de l exécution. La budgétisation des activités est faite à partir des prix unitaires et des quantités dans les différentes années de la phase. Pour chaque activité, il est déterminé la source de financement et la nature de la dépense. Les TDR peuvent être rattachées à chaque activité sous formes d un ou plusieurs fichiers uploadés dans le système. III.6. Plan de Travail Annuel (PTA) Le PTA intègre, pour chaque année, l activité correspondante du Plan d Action auxquelles il est ajouté le détail des activités du CDSMT de l année correspondante. Ce PTA précise pour chaque activité à mener :

7 - Le résultat ciblé (extrant), - La structure responsable de l extrant, - Le responsable de l exécution, - La désignation de l activité, - Le prix unitaire, - Les quantités, - La nature de la dépense, - La source de financement, - Le planning prévisionnel (trimestre). La micro-planification permet à la structure responsable de l activité de décliner en tâches les activités retenues dans le Plan de Travail Annuel (PTA). Des modèles type de déroulement d activités sont disponibles pour faciliter et standardiser la micro-planification des tâches. III.7. Cadre de Mesure de Rendement (CMR) Chaque Programme suit des indicateurs qui sont articulés aux extrants avec des valeurs cibles à atteindre dans le temps. Ce CMR, intégré dans SysGAR2 sera suivi à travers le Cadre de Suivi des Rendement (CSR) qui lui permet dans les différentes étapes du programme de saisir les valeurs réelles mesurées pour ces indicateurs.

8 SYSTEME D INFORMATION STATISTIQUE DE L EDUCATION ET LA FORMATION (SISEF) Dans le cadre du projet «d appui à l amélioration de la gestion du système d information statistique de l éducation et la formation (SISEF)» financé par l AFD et mis en œuvre par le BREDA/UNESCO, la Cellule Informatique du Ministère de l Education (CIME) s inscrit dans l amélioration de la mise en place du système d information existant. La CIME a mené des activités portant sur la mise en place des bases de données et le paramétrage des outils de collecte des sous secteurs de l Enseignement Préscolaire, de l Enseignement Elémentaire et du Moyen secondaire général (StatEduc), de l Enseignement Technique et de la formation Professionnelle (StatEtfp), de l Enseignement Supérieur (StatEnsup) et de l Education non formelle (StatEnf). En outre, la CIME à coordonné la saisie des données collectées de l Enseignement Technique et de l Enseignement supérieur. Si pour le compte de l Enseignement Technique l annuaire statistique 2011 a été généré, pour l Enseignement supérieur le contrôle de cohérence est fait et les cubes sont en cours d élaboration. Pour le Ministère de l Education la saisie des données se poursuit et des contrôles sont effectués en aval pour mieux suivre les opérations qui se font à distance dans les différentes Inspections du Sénégal par les Planificateurs. Avec la nouvelle version de l application une autre fonctionnalité sera intégrée, c est la génération automatique des tableaux des annuaires statistiques. L application de saisie EMIS comprend les fonctionnalités suivantes : Définition des paramètres généraux; Saisie de l atlas ; Saisie des nomenclatures ; Saisie des données des enquêtes statistiques ; Vérification et contrôle de la saisie. IV. DEFINITION DES PARAMETRES GENERAUX IV.1. Système d enseignement Le système d enseignement est un ensemble de programmes destiné à un groupe d âge défini pendant une certaine période donnée. Plusieurs systèmes d enseignement peuvent être pris en compte par l application EMIS. IV.2. Année de données La campagne est effectuée pour chaque année académique. La gestion de l historique passe par la définition des années de données. IV.3. Langue L application EMIS peut fonctionner suivant plusieurs langues IV.4. Paramètres L application «Stateduc2.0» démarre avec un système d enseignement, une année, une langue et une base de données par défaut. Ces différents paramètres peuvent être modifiés. Saisie de l «atlas» La fonctionnalité «Saisie de l atlas» permet de structurer une représentation du découpage administratif ou pédagogique afin de faciliter la localisation d un établissement. L instanciation de l Atlas est fonction de la réalité de chaque pays. La construction de l Atlas est divisée en 4 étapes successives.

9 IV.4.1. Etape1 : Types de regroupement Un type de regroupement représente une catégorisation de type d entité de division administrative ou scolaire dans un pays donné. IV.4.2. Etape2 : Chaîne de regroupement La chaîne de regroupement représente la hiérarchisation entre les types de regroupement. IV.4.1. Etape 3 : Edition des chaînes Sélectionner un ou plusieurs types de regroupement à droite et cliquer sur la flèche verte pour le rattacher à la chaîne Pour supprimer un type de regroupement de la chaîne, sélectionner dans un type de regroupement à droite et cliquer sur la flèche rouge La réorganisation est possible grâce au principe du «drag and drop» Au terme de cette étape, la structure de l atlas est entièrement définie. Il reste à définir les regroupements. IV.4.2. Etape 4 : Regroupements Cliquer chaque type de regroupement (en commençant par la gauche) et saisir les occurrences de regroupement appartenant au type en cours. Nomenclature L objectif est de mettre en place une application facilement maintenable et évolutive, pour ce faire un ensemble de paramètres sont décrits dans des structures de données afin de permettre une flexibilité en termes d évolution. C est ce que l on appelle ici les nomenclatures ou tables de nomenclature ou tables de paramètres. Certains de ces paramètres sont des valeurs qualitatives prises par des variables de saisie. Les différents paramètres sont regroupés dans des tables dites de nomenclature. Toutes les tables de nomenclature sont liées aux tables de données.

10 IV.5. Paramétrage des interfaces IV.5.1. Configuration des thèmes La configuration d un questionnaire passe par plusieurs étapes qui sont : Instanciation des thèmes Au niveau de l application, il existe un ensemble de thèmes génériques qui correspondent à une logique de traitement particulier pour l ensemble des thèmes ayant les mêmes caractéristiques. Il existe une interface qui permet de créer, de modifier et de supprimer un thème. Chaque thème est caractérisé par un type (thèmes génériques). Après l instanciation d un thème, il faut définir les propriétés qui lui sont associées en fonction du secteur éducatif ou système d enseignement. Après avoir instancié tous les thèmes du questionnaire, il faut définir les zones de saisie associées à chaque thème. IV.5.2. La création des zones de saisie Pour définir les zones de saisies il faut au préalable avoir une bonne connaissance du modèle de données. L interface de création des zones de saisie diffère selon le type du thème en cours de configuration. IV.5.3. La création des règles de zone Une règle permet d appliquer des contrôles de saisie sur une zone. Pour chaque règle, on peut renseigner une ou plusieurs propriétés prédéfinies qui peuvent la concerner. Ces propriétés peuvent être : Le type de données Le format de données L obligation de saisie Etc IV.5.4. Gestion des traductions Le multilinguisme a été une contrainte forte de spécification technique, c est ainsi qu un module de gestion de traduction a été intégré pour rendre possible l utilisation de l application dans d autres contextes linguistiques. La traduction des différents items de l application se fait à deux niveaux : items des tables de paramètres («nomenclatures») ; items manipulés dans les programmes sources références par des identificateurs. IV.5.5. Gestion des utilisateurs et des profils L application «StatEduc» intègre une stratégie de gestion des profils des utilisateurs et des droits associés. Il y a donc deux besoins à satisfaire, premièrement savoir qui définit les utilisateurs, quand et comment, et deuxièmement savoir quels sont les droits associés à ces profils utilisateurs. On a identifié deux types d utilisateurs de l application : Administrateur de l application Opérateur de saisie Le concepteur est celui qui est chargé d instancier l application et toutes des opérations d administration, par exemple la définition des utilisateurs.. En général, ce travail se fera préalablement à toute campagne de saisie, en collaboration avec des informaticiens.

11 L opérateur de saisie est la personne qui est chargée de saisir les données collectées (données des enquêtes statistiques ou données externes) dans l application ; ses droits se réduisent à un accès à tous les formulaires de saisie. IV.5.6. Gestion des habillages L application intègre aussi la gestion des habillages. Ce qui permettra à l utilisateur d afficher différents formes de Skin selon ses besoins. IV.5.7. Saisie et Traitement des données L application «StatEduc» a été conçue en intégrant un contexte de décentralisation des opérations de saisie des données enquêtes. Ainsi des outils ont été mis au point afin de permettre l intégration des données éventuellement saisies sur plusieurs sites de saisie dans une seule base de données pour en constituer la base globale. V. PERIMETRE TECHNIQUE De manière générale, l architecture du système repose sur trois principales couches : Données Application Présentation Et un système d exploitation Microsoft Windows ( win 32) : NT/2000 /2003/ XP ou LINUX V.1. Couches données : SGBD SQL Serveur V.1.1. Système de gestion de base de données L application doit s affranchir des contraintes liées au choix du type de système de gestion de base de données. Elle intégrera une flexibilité de connectivité aux différents standards de SGBDR. Les standards qui devront être opérationnels avec l application sont : - Microsoft SQL Server ; - Oracle ; Applications - Mysql ; Serveur web - Microsoft Access ; Client Apache I.E Bases de données Afin de capitaliser sur l infrastructure existante, l application s appuiera sur le SGBD SQL Serveur et MySQL. V.2. Couche Application : Serveur Apache + PHP V.2.1. Installation du serveur web Le logiciel wamp5_1.4.4.exe, permet d installer le serveur web «Apache» qui est un composant essentiel au bon fonctionnement de l application EMIS.

12 V.2.2. Couche présentation : client WEB L application doit s appuyer sur un client WEB. Ce client pourra être enrichi par l utilisation des technologies telles que Putty pour la connexion accès à distance. L interface web est compatible avec, les navigateurs suivants : Internet Explorer 6.0 et plus Le processus de déroulement de la campagne statistique peut se résumer selon le graphique ci-dessous : Installation StatEduc dans un serveur Constitution d une base de données unique à la CIME Saisie des données à distance via le NET à partir des IA et IDEN avec l aide de Putty Réception des données des zones de saisie à la CIME via Internet, sauvegarde et contrôle des données Vérification de la cohérence globale, génération Cubes OLAP et Edition Annuaire et Rapport sur les indicateurs Vérification et Contrôle par la DPRE en collaboration avec la CIME à travers une connexion au serveur et des requêtes exécutées sur Excel

13 PRESENTATION PLATEFORME DE CODIFICATION DES ECOLES ET ETABLISSEMENTS (CODECO) VI. CONTEXTE Dans la première phase du Schéma Directeur Informatique, un certain nombre d applications de gestion a été développé, dont celle de la gestion des statistiques scolaires «StatEduc 2». Il s agit d une application qui permet la saisie des établissements des sous-secteurs de l éducation Préscolaire, l enseignement Elémentaire, et du moyen et secondaire général. Certaines données élémentaires, telles que le code administratif, permettent d identifier un établissement de façon unique étaient saisies manuellement. C est dans le cadre que la Cellule Informatique du Ministère de l Education (CIME) a envisage de mettre en place une application de codification automatique des écoles. Ce système est une solution spécifique permettant d automatiser la codification administrative des établissements. Ce code administratif sera généré en fonction de certains paramètres préalablement identifiés. VII. FONCTIONNALITES Gestion des connexions Codification automatique de l établissement Gestion des utilisateurs Système d alerte Historisation du cycle de vie de l établissement Gestion de l Atlas Gestion de la sécurité Sauvegarde de la base de données Reporting des erreurs Système de «Logs» et Traçabilité VIII. ARCHITECTURE L architecture retenue dans le cadre du projet CODECO repose sur trois principales couches : Couches données : SGBD SQL Serveur et MySQL Afin de capitaliser sur l infrastructure existante, l application s appuiera sur le SGBD SQL Serveur et MySQL. Couche APPLICATION : serveur d application Le choix retenu par la CIME pour le serveur d application est un serveur au standard J2EE. Couche présentation : client WEB. L application doit s appuyer sur un client WEB. Ce client pourra être enrichi par l utilisation des technologies WEB2.0 telles que AJAX.

14 IX. SITUATION ACTUELLE IX.1. Formation des administrateurs Pour faciliter une bonne appropriation technique du système, la formation des administrateurs s est déroulée dans les locaux de 2SI et est tournée vers une stratégie de transfert de compétences. Leur formation était axée sur les objectifs suivants : Installation et configuration du système pour sa mise en production ; Paramétrage complet du système à travers les fonctions disponibles à cet effet ; Gestion des privilèges d accès et des opérations des usagers ; Audit du système ; Gestion de la maintenance de la base de données ; Support technique aux utilisateurs. IX.2. Formation des utilisateurs finaux Cette formation des acteurs aux niveaux central et déconcentré était basée sur l utilisation du système et a concerné : Les planificateurs des IDEN ; Les planificateurs / Correspondants informatiques des IA ; Les agents de la DPRE. Le déploiement et l utilisation de l outil s est déroulé sans trop de contraintes techniques et la réussite de la formation des utilisateurs finaux a permis de terminer la mise en ligne de l outil qui tardait à se faire. C est pourquoi CODECO est utilisée pour la codification automatique des établissements durant cette présente campagne de collecte.

15 PORTAIL ELECTRONIQUE POUR LE TRAVAIL COLLABORATIF, LE TRAITEMENT, L ARCHIVAGE DOCUMENTAIRE ET L ORGANISATION (PETTAO) Dans le cadre de la mise en œuvre de la première phase du Programme Décennal de l Education et de la formation (PDEF), le Ministère de l Education (ME) a entrepris une action d envergure pour moderniser la gestion de son administration et de son système d information et sa communication. Il s avère que cette communication connaît certaines limites dues aux procédures et aux outils utilisés qui ne permettent que des échanges ponctuels et périodiques. Ces limites peuvent se caractériser par: La demande d amélioration de la gestion du secteur éducatif sénégalais passe, dans un premier temps, par une amélioration de son système de communication interne lui permettant d assurer plus efficacement ses missions premières. Les outils à mettre en place doivent donc permettre l amélioration de cette communication en respectant la sécurisation des échanges et leurs caractères quelques fois confidentiels. Ils doivent principalement diminuer les délais de recueil et de transmission des données, assurer le partage et l appropriation des informations par le personnel pour mieux remplir leurs missions. De façon globale, ils contribueront à améliorer les communications transversales et verticales. X. PRESENTATION PETTAO Le système à mettre en place est une plateforme numérique en ligne qui permettra à l ensemble du personnel administratif des services centraux et déconcentrés de communiquer efficacement, de s informer à temps, d échanger et de partager des données. Il s agit d un portail intranet collaboratif. Ce projet dénommé: «Portail Electronique pour le Travail collaboratif, le Traitement, l Archivage documentaire et l Organisation» dont l acronyme est Pettao, sera un intranet destiné exclusivement aux personnels administratifs de l éducation (niveau central et déconcentré soit agents environ). X.1. Périmètre fonctionnel X.1.1. Acteurs concernés Les acteurs concernés par cette étude sont : - Les services centraux - Les services déconcentrés - Ecoles et établissements (recommandation après la phase de recueil des besoins) - Autres ministères et partenaires (recommandation après la phase de recueil des besoins). La première phase de l étude consistera à identifier précisément les attentes des utilisateurs vis-à-vis du système. Ces demandes sont en général très abstraites. Elles sont cependant très importantes car elles définissent ce que le système devra faire.

16 X.2. Modules fonctionnels concernés X.2.1. Le portail : - Partage et Gestion Electronique des documents par groupe de travail ou service - Planning général activités du ministère (séminaires, ateliers, réunions ) - Pages blanches, organigrammes et annuaires - Planning des ressources (salles réunion, vidéo projecteur, ) - Planning congés par Service - Gestion de tâches et de projets communs par service ou groupe de travail - Publication et gestion d articles X.2.2. La partie Admin : - Gestion des utilisateurs - Gestion des profils - Configuration des référentiels XI. PETTAO PORTAIL XI.1. Partage et Gestion Electronique des documents Ce module permettra le partage et la gestion électronique des documents entres les différents utilisateurs de l intranet. Il permet d organiser, de gérer, de classer et de retrouver les documents ainsi répertoriés électroniquement Définition des espaces de fichiers personnels et partagés. Spécification des groupes pouvant charger, modifier et télécharger les fichiers. Possibilité de spécifier le circuit de validation qui permet le chargement ainsi que la modification des fichiers.

17 Possibilité d activer, pour chaque répertoire, la gestion des versions des fichiers et ainsi automatiser l archivage de l historique des fichiers Paramétrage et affectation des métas donnés XI.2. Gestion des plannings Planning général activités du ministère (séminaires, ateliers, réunions ) Plusieurs types d agendas : personnels, collectifs ou ressources. Possibilité de visualiser simultanément les agendas de plusieurs collaborateurs. Possibilité de proposer un événement pour plusieurs personnes et de suivre les réponses. Possibilité de masquer ou de verrouiller les événements. Les agendas peuvent être partagés en interrogation, en mise à jour ou en accès total. Mode AM/PM ou mode 24 heures. Choix des jours travaillés. Gestion des jours fériés. Affichage du numéro de semaine. Définition des catégories d événements au niveau groupe et au niveau général. Visibilité sur trois niveaux : journalière, hebdomadaire ou mensuelle et choix de la vue par défaut Planification des événements répétitifs. Saisie en mode formaté «wysiwyg» ou en HTML. Gestion des ressources telles que les salles de réunion, voitures, matériels XI.3. Pages blanches, organigrammes et annuaires Gestion de l annuaire des agents Gestion des organigrammes Définition des organigrammes à partir des annuaires. Possibilité de couplage entre les groupes d utilisateurs et les entités de l organigramme. Plusieurs modes de visualisation (Arborescence Graphique ou Textuelle, annuaire nominatif, annuaire fonctionnel, ). Visualisation automatique des fiches de l annuaire à partir de l organigramme. Spécification des groupes pouvant visualiser et/ ou modifier chaque organigramme XI.4. Planning des ressources Planning des ressources partagées (salles de réunion, vidéo projecteurs, etc) XI.5. Planning des congés Gestion des congés par service Gestion départ/retour Chaque membre du personnel a la possibilité de faire une demande de congés via l'intranet, qui sera acceptée ou non par son supérieur hiérarchique. Des expéditions de mails informent les personnes concernées de l'évolution de la demande. Demandes de congés : Définition des types de congés. Spécification du circuit d approbation des demandes de congés. Notification des approbations ou des refus par mail.

18 XI.6. Gestion des tâches Ce module a pour objectif de définir un ensemble de tâches, classées par famille, qui peuvent être répétées cycliquement. Les administrateurs définissent l'ensemble des familles de tâches puis les tâches elles-même. Chacune des tâches a une périodicité : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Elles sont rattachées à des groupes d'utilisateurs qui devront les valider. Une fois les tâches définies, un moteur va générer quotidiennement les tâches en fonction du paramétrage ci-dessus. XI.7. Publication et gestion des articles Ce module fonctionnel permet la gestion du cycle de vie de publication des articles sur l intranet Les articles publiés sont classés et répartis par catégories, sous-catégories et par rubriques. Les nombres de catégories, de niveaux de sous catégories et de rubriques ne sont pas limités. Le système de publication est accessible à tous sans compétence informatique. Les saisies se font en mode formaté (wysiwyg) ou en HTML, ou par import de fichiers. Le système de publication intègre un mode brouillon, des fonctions de planification et d archivage et la possibilité de joindre des fichiers aux articles publiés. Un circuit de validation peut être associé à chaque thème d articles. Les articles peuvent être commentés et les commentaires faire l objet d un circuit de validation. Les droits d accès, de propositions d articles, de formulation de commentaires sont maîtrisés par des fonctions d administrations élaborées. Les droits d accès permettent de gérer la visibilité des articles selon des profils et des droits associés (identifiant, mot de passe, ). XII. PETTAO ADMIN Gestion des utilisateurs Gestion des profils Configuration des différents composants de l intranet Gestion de backup et restauration XIII. PERIMETRE TECHNIQUE De manière générale, l architecture retenue dans le cadre du projet PETTAO repose sur trois principales couches : Données Application Présentation XIII.1. Couches données : SGBD SQL Serveur et MySQL Afin de capitaliser sur l infrastructure existante, l application s appuiera sur le SGBD SQL Serveur et MySQL. XIII.2. Couche APPLICATION : serveur Apache + PHP Au niveau de la couche applicative nous avons le serveur Apache couplé au moteur d exécution des PHP.

19 XIII.3. Couche présentation : client WEB. L application doit s appuyer sur un client WEB. Ce client pourra être enrichi par l utilisation des technologies WEB2.0 telles que AJAX. L interface web doit être compatible avec, au moins, les navigateurs suivants : Internet Explorer 6, 7 Mozilla Firefox 3.x Le socle de l intranet reposera sur un CMS php/mysql comme ovidentia. Les modules complémentaires seront développés en respectant les normes de création de nouveau module de le CMS retenu.

20 PAQUET DE LOGICIELS ACADEMIQUES NORMALISES POUR LES ECOLES ET ETABLISSEMENTS (PLANETE) XIV. LA DESCRIPTION DU PROJET XIV.1. Les axes de la conception de PLANETE Les autorités du Ministère ont retenu trois axes majeurs pour ce projet PLANETE: PLANETE doit être abordé selon approche modulaire et une logique de versions successives; PLANETE doit résolument être centré sur l élève; PLANETE Net, l'outil Intranet doit être fédérateur et générateur de synergies Ces axes, qui demandent à être affinés notamment au vu des résultats du recueil des besoins des agents, sont explicités ci-après. XIV.2. Incidences sur la conception Favoriser la qualité de réalisation du projet. C est un projet ambitieux qui doit répondre à des besoins de fond notamment en terme de rôle, de statut et de structuration de l information, mais aussi d adéquation avec les attentes de la tutelle. Impliquer les utilisateurs, dès l amont du projet. Cela signifie qu il faut accorder toute son importance à la phase de recueil du besoin. Cela suppose également de préparer dès l amont les actions d accompagnement du changement et de mettre en place des moyens de communication interne sur le projet (choix, objectifs, avancement, etc.). Apporter la plus grande attention à l infrastructure. A ce titre, il semble nécessaire que la CIME soit un acteur central du projet. Elle demeure maître d œuvre principal de la dimension technologique du projet (choix de l'architecture, du langage de programmation, des modalités d interfaçage des bases de données, de la sécurité et de l hébergement ). XIV.3. Exigences fonctionnelles Les travaux de qualification et d analyse de besoins ont fait ressortir un ensemble d exigences fonctionnelles décrivant les fonctionnalités à développer pour l'ensemble des acteurs, utilisateurs finaux du système et leurs niveaux d'accès respectifs. Ces exigences fonctionnelles, corrélées à des contraintes liées aux réalités du terrain et à des soucis d'optimisation des ressources budgétaires, ont conduit à la définition de deux grand blocs que sont : L'application PLANETE (PLANETE Classe, PLANETE Manager) elle-même à concevoir et installer dans les établissements et une plateforme Intranet (PLANETE Net) à installer au niveau central (à la CIME) pour la fédération et l'agrégation des données, mais aussi pour la mise à la disposition des acteurs d'un certain nombre de fonctionnalités très usitées. Ces modules et sous-modules identifiés sont décrits ci-après et devraient faire l objet de qualification par le prestataire au moment de l étude préalable. XIV.3.1. PLANETE Manager XIV Fonctionnalités de management du système Gestion des enseignants, vie scolaire, parents d'élèves Gestion des enseignants en complément horaire Consultation et mise à jour des fiches élèves

21 Trombinoscope des élèves, enseignants, vie scolaire Gestion des niveaux de classe et des groupes d'élèves Gestion des matières, sous matières et coefficients Prise en compte des matières facultatives Calendrier des périodes Gestion des bulletins de notes Relevé mensuel des notes Comparatif des moyennes par élève/période/classe Gestion des absences et des retards des élèves et du personnel Archivage des bulletins Envoi d'informations via SMS Recherche d'information, et création de fichiers Gestion des certificats de scolarité Historique des opérations déjà effectuées Traitement de fin d'année simplifié Bannière d'information Module agenda des évènements Module archivage Gestion des études Gestion de la réservation de salles Gestion des frais d'inscription Gestion des dispenses en EPS Vacation des enseignants Pré inscriptions des élèves Fiche d entretien individuel des élèves La gestion du courrier Gestion des règlements intérieurs Exportation/importation de données Vérification des bulletins Les autorisations de modifications de certaines données déjà saisies et validées Affectation des enseignants aux classes pédagogiques Choix du professeur principal Paramétrage des données de l'établissement Ces fonctionnalités dont la liste n'est pas exhaustive devront toutes être développées et regroupées en modules homogènes tel que esquissé dans le découpage ci-dessous. XIV La Gestion des Personnels Registre du personnel : Etat nominatif des personnels : fiche signalétique... du personnel (matricule nom, prénoms, grade, corps, date et lieu de naissance, adresse, numéro tel, date d'entrée enseignement, date d'entrée établissement, diplômes, discipline, fonction, emploi, statut, situation matrimoniale, décision d'affectation, etc...) voir fiche de renseignement Dossiers individuels (dossier médical, ordres de services, fiche de renseignements individuels, autorisations d'absences, fiche d'évaluation, DE, réponses DE, rapports d'inspection, etc.) Gestion des absences et retards (état mensuel des absences, rapport de fin de journée, réunions et conseils, surveillance des compositions, etc.) Gestions des congés (maternité, repos médical, maladie, personnel d'appoint, pèlerinage, etc.) Gestion prévisionnelle du personnel voir document Structures et prévisions

22 Sanctions et distinctions honorifiques (émane des propositions des chefs d'établissements) Contrôle il est fait par les IS, les IVS et les chef d'établissement pour ce qui est des aspects pédagogiques et de vie scolaire, notamment: Remise de notes, dépôt des sujets, tenue du matériel mis à disposition: modèle de rapport d'inspection,... Evaluation (fiches d'évaluation) Acteurs: Proviseur, censeur, Principal, Directeur de BST, Directeur des études), surveillants, chef des travaux. Etats : Etat nominatif, formulaire de demande d'autorisation d'absence, bulletin de visite médicale, fiche d'évaluation, certificat de prise de service, certificat (attestation) d'exercice, certificat de cessation de service, etc. Contraintes : Le Ministère a mis en chantier la gestion de ses ressources humaines dans le cadre d'un projet qui a déjà démarré. Le prestataire devra intégrer l'utilisation de la base de données des personnels qui est mise en œuvre pour éviter une redéfinition des mêmes données qui serait préjudiciable à leur cohérence. XIV Gestion des Elèves Système d'immatriculation des élèves (le système retenu provisoirement est une concaténation du code de l'établissement, avec un numéro interne à l'établissement) Base de données des élèves (nom, prénoms, date de naissance, de naissance, sexe, prénoms et noms des parents, adresse précise, numéro tel, , profession parents : voir fiche de renseignement) Gestion des inscriptions / Réinscriptions / Pré inscription Gestion des transferts Redoublement Dossier scolaire des élèves Dossier médical élèves Gestion des absences et retards Conduite Acteurs: Surveillant simple, surveillant général, professeurs, censeur, proviseur, assistant social, infirmier, principal, Parent d'élève, élève, IVS, IME. Etats: Fiche de renseignement, liste nominative globale/par classe/sexe, bulletin de visite médicale, certificat de scolarité, carte d'identité scolaire, billet d'entrée, billet de sortie, billet de retard. Contraintes: Tous les établissements scolaires sont codifiés au niveau de la DPRE et une base de données constituée à cet effet y est en exploitation. Le prestataire devra intégrer le souci d'utilisation de cette base de données. XIV Gestion des structures salles de classe (capacité, équipements, ) Equipement et mobiliers Environnement physique et vie scolaire (latrine, aire de jeux, ) XIV Gestion de l information Administrative et planification Planète GED / Gestion Electronique de Document (Modèles de documents administratifs et archivage) Gestion du courrier (arrivée et départ) Découpage de l'année scolaire (calendrier scolaire) Calendrier des évènements (Elections des membres du conseil de gestion, pré-conseil, composition, conseil, réunions pédagogiques, conseil de gestion : voir tableau de bord) Suivi du calendrier des pièces périodiques ( voir : tableau des pièces périodiques)

23 Rapports circonstanciés Suivi du calendrier des tâches du Chef d Etablissement Procès verbal de passation de service Règlement intérieur Acteurs: Chef d'établissement et ses adjoints, secrétaires, Etats: calendrier des évènements, calendrier des tâches du chef d'établissement, PV de passation de service, bordereau d'envoi, liste des courriers arrivée/départ, XIV Gestion de la bibliothèque Gestions des abonnements Gestion des manuels scolaires (voir: classification officielle) Gestion des prêts des livres de bibliothèque (voir classification officielle) Gestion des Quitus Acteurs : Chef d'établissement et ses adjoints, Bibliothécaire, l'intendant, Comptable matières Etats : Carte d'abonnement, quitus, inventaire des manuels disponibles par matière, par classe. Contraintes : Le quitus est un élément central dans ce module. Sa délivrance doit se faire après vérification rigoureuse de la situation de l'élève par rapport à la bibliothèque. La réinscription de l'élève de même que son changement d'établissement est strictement conditionnée à l'obtention de ce quitus. XIV Gestion Financière et matérielle Gestion du budget (élaboration, exécution) Gestion des autres ressources (Frais d inscription, Ressources générées, Projet établissements, Contribution des partenaires) Gestion et suivi des bourses Gestion de la cantine Gestion des stocks et comptabilité matières Suivi analytique par filières (spécificité Enseignement technique) Acteurs : Chef d'établissement, Gestionnaire, Intendant, Comptable matières, Assistant social, Etats: Formulaire de demande de bourse, liste des élèves boursiers par classe/sexe/ origine, état de suivi des paiements, bons d'entrée, bons de sortie, (voir manuel de procédures),... XIV.3.2. PLANETE CLASSE XIV Gestion Pédagogique Gestion des emplois du temps (crédit horaire, demi-journée pédagogique, nombre de classes pédagogiques > nombre de classe physique, regroupement de classes pédagogiques, disciplines d'éveil, horaires non indiquées pour certaines matières, incompatibilité entre certaines classes pour un même professeur, heures supplémentaires, classes mixtes, plages horaires, régimes différents, fiches de vœux, bivalence, sites géographiques des salles de classes, classes polarisées par les BST, ) Suivi des enseignements / apprentissages (cahiers de texte, répartition temporel du programmes, cellules pédagogiques, progressions harmonisées, ) Gestion des disciplines enseignées (liste des disciplines, coefficient, crédits horaires par niveau/série : voir tableau officiel)

24 Gestion des classes pédagogiques (nombre d'élèves, professeur principal, responsable de classe, surveillant, équipe pédagogique,...) Gestion des évaluations (notes, devoirs, compositions, bulletins semestriels, carnets de notes, relevés de notes,...) gestions des rendements internes (taux de redoublement, taux de promotion, taux d'exclusion,...), taux d'admission. Gestion des conseils de classe (calendrier, modalités,...) Gestion des examens et concours (examen blancs, calendrier des examens et concours, calendrier des compositions...) Acteurs: Professeur, Censeur, Proviseur, Surveillant, Bibliothécaire, Elève, Parent d'élève Etats: Bulletins de composition, relevé de notes, listes des élèves par classe, carnet de notes, statistiques, emplois du temps élève/professeur/salle Contraintes: Le verrouillage des données saisies et validées doit être systématique notamment pour les notes et les décisions de conseils de classe. XIV Fonctionnalités pour l'enseignant Gestion des notes, par classe, par élève/groupe Suivi de la classe par le professeur principal Trombinoscope des élèves, enseignants, vie scolaire Saisie des appréciations Consultation du planning des évaluations, des tâches (remise de note, conseils de classe, dépôt de sujets,...) Gestion des stages pour lycée professionnel Gestion des devoirs Gestion du cahier de texte Gestion des retards, absences des élèves Gestion des élèves XIV.3.3. PLANETE NET : Intranet Pédagogique Etablissement Animation pédagogique via les TIC Dépôt de documents par les professeurs et Cellules pédagogiques (Cours, épreuves, corrigés, sujets d'examens et de devoirs, ) Mise en ligne de contenus pédagogiques (tutoriels) Consultation des parents Consultation des élèves Consultation de la hiérarchie (Chef d'établissements, IS, IVS, CPI, Administration centrale) Alertes mail aux parents Envoi d'informations par SMS aux parents sur les absences, retards, notes, rencontres parents-professeurs, comportements,... de leurs enfants. Interactivité (Forum, correction en ligne, faq, participation des parents ) Informations, Vie des établissements, bulletins périodiques, tableau affichage, trombinoscope, amicale, activités socio-éducatives... Interaction de la communauté : élèves, professeurs, parents, partenaires, (web, mail, sms, ) Prise en charge des élèves en difficultés Mutualisation des ressources (élèves, professeurs, administration...) Sécurisation des données, des accès Gestion (plannings, salles, listes, vie scolaire, bulletins, réunions...), Moteur de recherche interne au site,

25 Listes de diffusion Ces fonctionnalités sont rendues possibles par une remontée en temps réel de toute l'activité des applications PLANETE Classe et PLANETE Manager qui seront installées dans chacun des établissements concernés. Les données provenant des établissements seront regroupées dans une base de données au niveau central. XIV Fonctionnalités pour les parents d'élèves Consultation des absences et retards Consultation des relevés de notes et des bulletins Consultation des programmes Consultation de l'emploi du temps Consultation de la liste des professeurs Consultation des documents administratifs (certificats de scolarité, bulletin de visite médicale, autorisations de sortie,...) Consultation des devoirs Consultation des événements scolaires Consultation du cahier de texte Consultation du règlement intérieur Messagerie via SMS Demande de documents administratifs (certificat de scolarité, Messagerie interne avec enseignants, vie scolaire, direction Lecture en temps réel d'informations Information sur les frais de scolarité XIV Fonctionnalités pour les élèves Consultation des absences et retards Consultation des relevés de notes et des bulletins Consultation des devoirs scolaires Consultation des cours, travaux et exercices à faire Consultation des événements scolaires Consultation du cahier de texte Consultation du règlement intérieur Messagerie interne avec enseignants, vie scolaire, direction Lecture des informations en temps réel Accès aux ressources de la bibliothèque XIV.4. Exigences et contraintes techniques XIV.4.1. Fonctionnalités d'administration attendues Mise en œuvre du logiciel Statistiques d'accès au serveur Statistiques des comptes utilisateurs Gestion du forum (il devra être thématique et modéré) Gestion SMS Gestion des comptes utilisateurs, des groupes, des profils et des droits d accès Patch, mise à jour du logiciel (automatisé) Surveillance d'activité Gestion de la base de données Gestion de la sécurité Sauvegarde de la base de données Restauration de la base de données

26 Optimisation du logiciel Reporting des erreurs Mise à jour de la base de données centrale à partir des établissements Système de mise à jour automatique des applications au niveau des établissements en cas de modification (genre patch Windows update) XIV.4.2. L environnement technique (description) L environnement technique du Ministère de l'education est constitué de : Plateforme matérielle et Architecture physique Les serveurs sont sous Linux Debian et Windows 2000/2003 Server. Les outils de développement La partie installée au niveau des établissements sera développée sous Php / MySQL La partie au niveau central sous Php / SQL Server Conception PowerAMC