Guide de l utilisateur Version Juillet Copyright Perfony

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1 Guide de l utilisateur Version Juillet 2017

2 Votre mode d emploi Perfony Participant Ce guide d utilisation est là pour vous aider à naviguer à travers les fonctionnalités clés de votre espace iperfony. Pour plus de détails, n hésitez pas à nous contacter par mail ou par téléphone au Il y a 3 types de profils dans iperfony. Pour simplifier la lecture du guide, vous retrouverez en haut à droite de chaque page le niveau d accès de la fonction. Sachant qu un administrateur a les droits d un pilote qui lui même a les droits d un participant. Administrateur Il gère le compte Perfony, ajoute les utilisateurs. Participant Il peut créer autant de réunions et de dossiers qu il souhaite. Il ne peut pas créer de réunions ou de dossiers mais peut mettre à jour ses actions, poster des commentaires, avoir accès aux informations.

3 Sommaire Participant I. Personnalisation. 1. Connexion. 2. Le menu. 3. Les icônes et pictogrammes. 4. Mes informations personnelles. 5. Mon tableau de bord. II. Premiers pas 1.Je crée un dossier. 2.Je consulte un dossier. 3.Je gère un dossier. 4.Liste de dossiers. 5.Je crée une réunion. 6.Je consulte une réunion. 7.Liste de réunions. 8.Avant une réunion : l'ordre du jour. 9. Pendant la réunion : plan d actions et relevé de décisions. 10. Après la réunion : clôture de séance et compte rendu. III. Fonctions avancées 1.Évaluer une réunion. 2. Le fréquentiel. 3.Je crée des sous-dossiers et des sous-actions. 4.Dupliquer une action. 5.Mes Statistiques iperfony. 6.Préférences du tableau de bord. 7.Définir la priorité d une action. 8.Gérer les paramètres entreprise. 9.Les commentaires. 10. Gestion des pièces jointes. 11.Je crée une action. 12.Je consulte mes actions. 13. Ma liste d actions. 14. Je gère une action.

4 II. Premiers pas 1. Je crée un dossier. 2. Je gère un dossier. 3. Liste des dossiers. 4. Je crée une réunion. 5. Je consulte ma réunion 6. Liste de réunions 7. Avant une réunion : l ordre du jour. 8. Pendant la réunion : Plan d'actions et relevé de décisions. 9. Après la réunion : clôture de séance et compte rendu. 10. Je crée une action. 11. Je consulte mes actions 12. Ma liste d actions. 13. Je gère une action.

5 JE CRÉE MON DOSSIER. Par le menu «Mes Dossiers» puis «Nouveau dossier», vous accéderez à cette page. Donnez un nom à votre dossier, ajoute des participants pour qu ils aient accès au dossier. D autres zones de saisie vous permettent de personnaliser au mieux votre dossier, mais elles sont facultatives. Une fois les données saisies, pensez à bien valider en cliquant sur «Enregistrer».

6 JE CRÉE MON DOSSIER. Définir un thème peut s avérer utile. Vous pouvez définir une liste de thème au sein de votre organisation afin de pouvoir faire des analyses et des tris a posteriori. Par exemple : qualité, maintenance, clients En cas d absence, si vous nommez un pilote suppléant, il aura automatiquement les mêmes droits que vous et pourra mettre à jour et gérer le dossier.

7 2.2. GÉRER UN DOSSIER. Dans chaque dossier, vous pouvez accéder aux détails de son contenu. A tout moment vous pouvez le clôturer, y rajouter des participants, gérer les actions du dossier, ou prendre des notes dans la zone de «Mémo». On peut créer une réunion dépendante de son dossier via «Créer une réunion.» (Voir chapitre 2.4.1, «Je crée une réunion»)

8 2.3.1 LISTE DES DOSSIERS. Participant En un clin d œil, vous pouvez accéder à la liste de vos dossiers, que vous en soyez le pilote ou un participant. La zone de filtre permet de faire de nombreux tris si besoin. Un clic sur le dossier ouvrira son contenu, et vous pourrez le modifier à partir de là. Le volet de droite vous permet d accéder à toutes les informations sans avoir à rentrer dans le dossier.

9 2.3.2 LISTE DES DOSSIERS. Participant Le mode arborescence vous permet de visualiser les dossiers et les sous dossiers de façon plus visuelle. Cliquez sur les «+» pour développer les dossiers et sous dossiers et «-» pour les réduire. Le tri dans cette zone n est plus disponible. Autrement vous pouvez agir comme dans la vue «Liste». Accédez aux informations essentielles du dossier grâce au volet de droite

10 JE CRÉE UNE RÉUNION Par le menu «Réunions», vous pouvez créer une nouvelle réunion. Vous pouvez aussi l ajouter à une série de réunions déjà existante Pour l ajouter à une série déjà existante, sélectionnez la dans le menu déroulant et planifiez une date. Pensez à bien valider en cliquant sur «enregistrer». Vous n avez qu à remplir les champs comme le nom, la date, etc pour une nouvelle réunion.

11 JE CRÉE UNE RÉUNION S il s agit d une toute nouvelle réunion, il faut renseigner les champs ci-contre ; les participants, l ordre du jour Vous pouvez aussi créer un modèle de relevé de décisions que vous pourrez conserver pour les réunions futures. Vous avez désormais le choix pour ce qui est des plans d'action : - Actions du dossier éponyme crée en même temps que votre réunion. - Importer les actions d'un dossier (ou plusieurs). - Par champ de mots. Cliquez sur «Enregistrer» pour valider votre saisie.

12 JE CRÉE UNE RÉUNION Actions d'un dossier éponyme. Un dossier sera créé au nom de votre réunion et vous pourrez y ajouter vos actions relatives à la réunion ou au dossier.

13 JE CRÉE UNE RÉUNION Actions d'un ou des dossiers. Vous pourrez importer les actions de vos dossiers afin de les ajouter à une réunion.

14 JE CRÉE UNE RÉUNION Actions sélectionnées suivant des critères avancés. Vous pouvez choisir vos actions à importer à votre réunion ou dossier selon le thème (Gestion ou Achat par exemple).

15 2.5. JE CONSULTE UNE RÉUNION Participant Activer la vue «Scrum Like». Procédez de la même manière que pour vos dossiers. Allez sur votre menu déroulant, puis sur «Réunions», choisissez celle que vous voulez puis aller dans la section «Plan d'action», puis «Liste» et enfin «Scrum Like» et vous pourrez profiter de cette vue.

16 2.6. LISTE DES RÉUNIONS. Participant Dans le menu «Réunions», en cliquant sur «Mes réunions», vous trouvez la liste des prochaines réunions auxquelles vous participez. Une série de filtres vous permet de retrouver facilement les événements passés ou une réunion en particulier. Sur la barre de gauche vous pouvez accéder à d autres types de réunions (celles de mes équipes etc.) En cliquant sur la réunion souhaitée, on accède directement à la fiche de la réunion, permettant ainsi de valider les participants et l ordre du jour (cf. page suivante). Les icônes vous permettent d agir sur une réunion sans avoir à ouvrir la page de détails.

17 2.7. AVANT UNE RÉUNION. Toute la zone bleue foncée regroupe les pictogrammes clés (cf. chap. 1 «icônes et menu») Avant la réunion, il y donc la possibilité de : Modifier la date Changer les participants Préparer un ordre du jour Mettre à jour le plan d actions Saisir en avance des prises de décisions Une fois l ordre du jour saisi (en s aidant pour chaque ligne du symbole crayon), il est envoyé en un clic à l ensemble des participants.

18 2.8. PENDANT UNE RÉUNION. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton «Démarrer», celui-ci passe en jaune pour «Réunion en cours» et démarre le timer. Pendant la réunion, on peut : Créer et mettre à jour des actions Saisir des notes dans la zone «relevé de décisions» Y ajouter des pièces jointes Une bonne réunion aura permis de couvrir les points de l ordre du jour, en laissant la parole à tous les participants et en balayant la prise de note et le plan d action pour que tout le monde ait bien compris ce qu il aura à faire.

19 2.9. APRÈS UNE RÉUNION. Une fois la réunion terminée, je peux la passer en clôturée ou en «à évaluer» dans le sélecteur d état, en haut de la réunion. Les deux options figent le timer. Indépendamment de cela, vous pouvez exporter le compte rendu de la réunion sous format pdf à tout moment et l envoyer aux participants et/ou d autres destinataires par . Le fichier PDF est accessible par un lien dans l , afin de ne pas engorger vos boîtes . Vous pouvez personnaliser votre envoi PDF avec d autres logos et d autres formats!

20 2.10. JE CRÉE UNE ACTION. Participant Vous pouvez ajouter des actions directement dans les plans d actions des réunions ou des dossiers, mais vous pouvez également la créer en passant par le menu «Actions», puis «Nouvelle action». Il vous sera alors demandé dans quel plan d actions vous souhaitez l ajouter, grâce à un simple menu déroulant. L écran ci-contre s affichera pour vous permettre de renseigner les informations clés de cette action : échéance, responsable

21 2.11. MA LISTE D ACTIONS. Participant Comme pour les dossiers et les réunions, vous disposez d un accès rapide à la liste des actions par le menu «Actions». En cliquant sur l action on rentre dans la fiche détaillée. Le filtre permet de retrouver les listes d actions souhaitées. Vous pouvez enregistrer ces filtres en «Favoris». Les pictogrammes permettent de gérer l essentiel d une action depuis la liste. Vous pouvez aussi cliquer sur vos actions, celles qui sont en retard et celles de vos équipes via la barre de gauche. Modifiez vos actions depuis la liste des actions, sans avoir à rentrer dedans.

22 2.12. JE CONSULTE MES ACTIONS. Participant

23 2.13. GÉRER LES ACTIONS Participant La fiche détaillée d une action permet de tout modifier et de rajouter des pièces jointes. Le fil de vie de l action apparaît en bas de cette page, dans l Historique des modifications.

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