Utiliser une boite partagée

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1 Publié sur ATD Quart Monde - Aide en ligne ( Accueil > Utiliser une boite partagée Utiliser une boite partagée Cette page donne les clés pour utiliser et gérer une boite partagée. Concepts de la boite partagée Une boite partagée est une boite qui est visible dans un sous dossier d'une ou plusieurs boites mail. Par exemple la boite support[at]atd-quartmonde[dot]org [1] est une boite partagée entre nicolas.duclos[at]atd-quartmonde[dot]org [2] et vincent.lucy[at]atd-quartmonde[dot]org [3], elle apparaît dans un dossier "Dossiers partagés" > "support" des boites mail nicolas.duclos et vincent.lucy. A la différence d'une boite mail, on ne peut pas se connecter à une boite partagée, elle n'est visible que dans le dossier "Dossiers partagés" des boites mails avec qui se fait le partage. L'utilisation d'une boite partagée dans le webmail est expliquée ici : [4] C'est depuis le webmail qu'on peut partager une boite partagée avec d'autres boites mails ou supprimer des partages. c'est expliqué ici : [5] Recommandations d'utilisation d'une boite partagée Si on reprend l'exemple de la boite support plus haut, lorsqu'un nouveau mail arrive il est marqué comme non lu pour les deux utilisteurs. Si nicolas.duclos lit le nouveau mail, il sera donc marqué comme lu dans sa boite mail mais restera marqué comme non lu pour vincent.lucy. Il faut donc trouver un fonctionnement pour signaler que le mail a été traité. L'idée est en fait de placer les réponses aux mails dans le même dossier que les mails entrants. C'est à dire que si nicolas.duclos répond au nouveau mail, la réponse apparaît juste en dessous. Cela permettra à tout les utilisateurs de la boite de voir qu'il y a eu une réponse pour le mail et quelle est la réponse. S'il n'y a pas de réponse mais que le mail a été traité, l'idée est de répondre sur la boite partagée pour dire que c'est traité. Il reste à configurer cette boite. Configurer une boite partagée dans

2 Thunderbird Pour utiliser une boite partagée dans Thunderbird le compte doit être configuré en IMAP. On peut vérifier cela en allant dans les "paramètres des comptes" dans "paramètres serveur" du compte concerné, le serveur entrant doit être imap.atd-quartmonde.org et le port 143 Voir la boite partagée dans Thunderbird Les boites partagées apparaissent dans le dossier "Dossiers partagés" de la boite personnelle. Il y a plusieurs options pour faire apparaître ce dossier et ses sous-dossiers mais nous vous recommandons d'utiliser l'option qui affiche automatiquement tous les dossiers du serveur. Allez pour cela dans les "Paramètres des comptes" en allant dans le menu en haut à droite puis "Préférences > Paramètres des comptes" Puis dans les "Paramètres serveur" de votre compte, et enfin dans "Avancé" :

3 Il vous reste à décocher "Afficher uniquement les dossiers avec abonnement" :

4 Parametrer Thunderbird pour travailler en équipe Quand on travaille à plusieurs sur une boite partagée, on a besoin de savoir à qui on a répondu, qui a répondu, quelle est la réponse... Une solution est de placer les réponses dans le même dossier que les mails reçus, ce qui permet à tous les utilisateurs de la boite de voir les réponses qui ont été faites et quels mails ont été traités. Pour cela, il faut aller dans les paramètres des comptes dans copie et dossier et cocher "Placer les réponses dans le dossier du message auquel il a été répondu"

5 Pour lier les réponses au mails reçu et les visualiser facilement il faut afficher l'arborescence des mails en cliquant sur l'icone de l'image suivante. Au dessus de la liste des mails :

6 Paramétrer Thunderbird pour pouvoir envoyer des mails avec la boite partagée Si on souhaite envoyer des mails avec comme expéditeur la boite mail partagée, il faut ensuite ajouter une nouvelle identité avec comme adresse mail la boite partagée. Voir l'image ci-dessous : Configurer une boite partagée dans le webmail Dans le webmail la boite partagée s'affiche automatiquement dans le dossier : "Dossiers partagés". Pour l'utiliser nous vous conseillons de le paramétrer comme ceci : Tout d'abord paramétrer la boite mail pour qu'une réponse à un mail s'affiche dans le même dossier que le mail reçu. Pour cela, il faut aller dans les paramètres avancés de la messagerie en allant dans les préférences > section Messagerie > lien "Paramètres avancés du client de messagerie" :

7 Image not found or type unknown Dans la section "Ecriture des messages", cocher "Placer les réponses dans le dossier du message auquel il est répondu". Vous pouvez également en profiter pour augmenter la fréquence des sauvegardes automatique dans "Enregistrement automatique des brouillons". Cliquer ensuite sur "Enregistrer".

8 Ensuite, il s'agit de faire appaître l'arboresences des messages dans le webmail, pour bien lier visuellement le mail et ses réponses. Pour cela dans les dossier concernés en dessous de la liste des mails, cliquer sur le bouton avec des bulles de BD. Enfin pour pouvoir envoyer des mails avec comme expéditeur l'adresse de la boite partagée, il vous faut créer une nouvelle identité. Pour accéder à la gestion des identités, se rendre dans l'interface de gestion des paramètres utilisateurs : Image not found or type unknown Puis aller à la rubrique Messagerie > onglet Identités.

9 Image not found or type unknown Par défaut l'utilisateur possède une identité avec son adresse de messagerie et son nom d'utilisateur (prénom+nom). Pour mettre une identité correspondant à la boite partagée il faut cliquer sur "ajouter une nouvelle identitié". Image not found or type unknown

10 Le nom de l'expéditeur est le nom qui apparaitra dans les messages envoyés par l'utilisateur L'utilisateur peut choisir parmi toutes les adresses de messagerie qui lui sont affectées ou partagées. Choisir ici l'adresse partagée. Donner un label associé à la signature Choisir le format de la signature (HTML ou non) et la remplir. Valider Une fois les identités créées, il faut enregistrer les modifications avec le bouton "Enregistrer" en bas de page pour qu'elles soient prises en compte. Par exemple pour la boite support nous avons choisi de mettre dans "Nom de l'expediteur" de l'identité support : "Prénom Nom - Support ATD" et dans la signature : Prénom Nom Support ATD Quart Monde ATD Quart Monde URL source: Liens: [1] [2] [3] [4] Utilisationsd%27uneboitepartag%C3%A9e [5]