Document d accompagnement pour effectuer une déclaration normale auprès de la CNIL

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1 Document d accompagnement pour effectuer une déclaration normale auprès de la CNIL Mis à jour le 18 février 2013

2 Chaque école, en tant qu'utilisateur du service en ligne CERISE Prim, est responsable de la déclaration de l'usage d'une base de données nominatives auprès de la CNIL. CERISE Prim propose aux enseignants les finalités suivantes : saisir les résultats des évaluations des élèves ; assurer le suivi des acquis des élèves tout au long de l'année et pour l'ensemble de leur scolarité à l école primaire; générer des groupes à partir des résultats obtenus afin de mettre en place une pédagogie différenciée ; éditer des bilans périodiques synthétisant les résultats obtenus par un élève et comprenant un résumé (items mis en avant et appréciation des enseignants) ; renseigner des items et valider des compétences des paliers 1 et 2 du socle commun ; Pour cette utilisation, chaque école doit faire une déclaration normale auprès de la CNIL. Remarque : Pour les écoles qui utilisent CERISE Prim par le biais d un ENT (sans «téléservice»), vous devez effectuer la déclaration simplifiée RU-003 pour l utilisation de l ENT ainsi qu une déclaration normale pour l utilisation de CERISE Prim. Le CRDP de Poitou-Charentes vous propose ce document pour vous faciliter la réalisation de votre déclaration normale. Vous êtes libre de modifier les textes proposés ou de les réutiliser tels quels. Pour vous faciliter les copier-coller, vous pouvez nous demander ce document en version.doc ou.odt. Information : CERISE Prim propose en plus la finalité suivante : permettre aux parents d élèves d accéder aux documents pdf liés à la scolarité de leur enfant (bilans périodiques, paliers du socle) par le biais de CERISE Prim. Si cette finalité est employée, il s agit d un téléservice. L établissement ne doit plus faire une déclaration normale mais une demande d avis auprès de la CNIL. Nous vous invitons à consulter le document correspondant. Pour tout complément d informations, l équipe de CERISE Prim du CRDP de Poitou- Charentes est à votre disposition par téléphone ( ) et par mail (cerise.info@crdp-poitiers.org). Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 2

3 Formulaire pour la déclaration normale Pour accéder au formulaire sur le site de la CNIL, veuillez cliquer sur l URL suivante : La déclaration normale correspond au formulaire n 1. Cliquez sur le bouton «Déclaration normale». Remarque : Pensez à noter votre code d accès au brouillon de votre déclaration normale. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 3

4 A. Menu Déclarant 1. N SIREN + NIC Le numéro SIRET de l établissement se compose de 14 chiffres correspondant : au numéro SIREN (9 chiffres), et, au numéro NIC (5 chiffres). Vous pouvez le retrouver sur un bulletin de salaire (encadré rouge ci-dessous). 2. Code NAF/APE Choisissez le code 8520Z Enseignement primaire. 3. Informations sur l établissement Vous devez ensuite saisir toutes les informations concernant votre établissement. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 4

5 B. Menu Mise en œuvre Cochez la première case pour indiquer que l organisme chargé de la mise en œuvre est identique au déclarant. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 5

6 C. Menu Finalité 1. Finalité ou objectif du traitement Nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : CERISE Prim propose aux enseignants les finalités suivantes : saisir les résultats des évaluations des élèves ; assurer le suivi des acquis des élèves tout au long de l'année et pour l'ensemble de leur scolarité au école ; générer des groupes à partir des résultats obtenus afin de mettre en place une pédagogie différenciée ; éditer des bilans périodiques synthétisant les résultats obtenus par un élève et comprenant un résumé (items mis en avant et appréciation des enseignants) ; renseigner des items et valider des compétences des paliers 1 et 2 du socle commun. 2. Personnes concernées par le traitement Cochez la case «Autres» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : Le directeur, les enseignants, les élèves et leurs responsables légaux 3. Technologie particulière utilisée Aucune coche n est nécessaire. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 6

7 D. Menu Données traitées Cet onglet se décompose en plusieurs parties, vous ne remplissez que les parties «État-civil, identité, données d identification», «Vie professionnelle» et «Données de connexion (adresses IP, logs, etc.)». Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 7

8 1. État-civil, identité, données d identification Cochez la case «Votre traitement comporte des données qui relèvent de cette catégorie» Pour l Origine, cochez la case «De manière indirecte» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : Importation du fichier élève au format csv depuis d un logiciel de gestion d élèves. Pour la Durée de conservation, cochez la case «Autres» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : Toute la scolarité de l élève au sein de l établissement Pour les Destinataires, nous vous proposons de saisir : Aucun Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 8

9 2. Vie professionnelle (CV, scolarité formation professionnelle, distinctions, etc.) Cochez la case «Votre traitement comporte des données qui relèvent de cette catégorie» Pour l Origine, cochez la case «De manière indirecte» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : Saisie par l'enseignant : des résultats d'évaluations ; des appréciations ; des validations du socle Pour la Durée de conservation, cochez la case «Autres» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : Toute la scolarité de l élève au sein de l établissement Pour les Destinataires, nous vous proposons de saisir : Aucun Remarque : Cliquez sur le bouton «Enregistrer». Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 9

10 3. Données de connexion (adresses IP, logs, etc.) Cochez la case «Votre traitement comporte des données qui relèvent de cette catégorie» Pour l Origine, cochez la case «De manière indirecte» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : log serveur Apache + log applicatif sur connexion, insertion, édition et suppression dans la base Pour la Durée de conservation, cochez la case «Autres» et nous vous proposons de saisir : 6 mois Pour les Destinataires, nous vous proposons de saisir : Aucun Information : Ces données sont collectées, sauvegardées et supprimées par le CRDP de Poitou-Charentes. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 10

11 E. Menu Données sensibles Aucune donnée considérée comme sensible n est saisie dans CERISE Collège. Remarque : Cliquez sur le bouton «Étape suivante». Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 11

12 F. Menu Sécurité Cochez les cases suivantes : «L'accès physique au traitement est protégé (bâtiment local sécurisé)» ; «Un procédé d'authentification des utilisateurs est mis en œuvre (ex : mot de passe individuel, carte à puce, certificat, signature)» ; «Une journalisation des connexions est effectuée» ; «Si des données sont échangées en réseau, le canal de transport ou les données sont chiffrée». Information : Les données que vous saisissez sont stockées sur des serveurs. Le CRDP de Poitou-Charentes a choisi d externaliser ce service auprès d une société spécialisée. Cependant, le CRDP de Poitou-Charentes assure un système de sauvegardes journalières pour palier à tout risque de perte ou de détérioration des données. Afin de respecter la sécurité des données saisies pendant le transfert entre les ordinateurs et les serveurs, un certificat SSL est en place. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 12

13 G. Menu Transfert de données hors UE Pour les établissements de l Union Européenne, laissez la case cochée par défaut: «Vous ne transmettez pas les données (le fichier) vers un pays situé hors de l'union européenne». Remarque : Cliquez sur «Étape suivante». Pour les établissements des pays suivants : Andorre, Argentine, Canada, Etats-Unis, Guernesey, Ile de Man, Islande, Israël, Jersey, Liechtenstein, Norvège, Suisse, cochez la case : «Vous transmettez tout ou partie des données traitées vers un pays assurant un niveau de protection suffisant ou vers une société américaine adhérant au safe harbor». Sélectionnez votre pays dans le bandeau déroulant puis cliquez sur «créer un transfert». Remplissez la description du transfert de données vers le pays choisi. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 13

14 Saisissez les données du destinataire des données (l établissement). Pour le type de destinataire, cochez «Autre» et précisez «Echanges de données entre les serveurs situés en France et l établissement situé à l étranger». Pour la finalité du transfert, saisissez : «Le transfert permet d offrir les finalités de traitement du service en ligne CERISE». Pour les catégories des personnes concernées par le transfert, sélectionnez : Salariés, Etudiants/élèves, Autres. Pour «Autres», saisissez «Responsables légaux». Pour la nature des traitements, saisissez le texte suivant : «Les traitements correspondent à toutes les finalités de traitement du service en ligne CERISE». Pour les catégories des données transférées, sélectionnez : Etat civil/identité/données d identification, Vie professionnelle et Données de connexion. Remarque : Cliquez sur «Étape suivante». Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 14

15 Pour les établissements des autres pays, cochez la case : «Vous transmettez tout ou partie des données traitées vers un pays n'assurant pas un niveau de protection suffisant». Sélectionnez votre pays puis cliquez sur «créer un transfert». Remplissez la description du transfert de données vers le pays choisi. Saisissez les données du destinataire des données (l établissement). Pour le type de destinataire, cochez «Autre» et précisez «Echanges de données entre les serveurs situés en France et l établissement situé à l étranger». Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 15

16 Pour la finalité du transfert, saisissez : «Le transfert permet d offrir les finalités de traitement du service en ligne CERISE». Pour les catégories des personnes concernées par le transfert, sélectionnez : Salariés, Etudiants/élèves, Autres. Pour «Autres», saisissez «Responsables légaux». Pour la nature des traitements, saisissez le texte suivant : «Les traitements correspondent à toutes les finalités de traitement du service en ligne CERISE». Pour les catégories des données transférées, sélectionnez : Etat civil/identité/données d identification, Vie professionnelle et Données de connexion. Pour les garanties mises en œuvre pour perlmettre le transfert, cochez «Contrat de responsable de traitement à sous-traitant (clauses contractuelles types de la Commission européenne). Remarque : Cliquez sur «Étape suivante». Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 16

17 H. Menu Interconnexions Laissez cocher la case : «Non» Remarque : Cliquez sur le bouton «Étape suivante». Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 17

18 I. Menu Droit d accès 1. Moyen d information des droits d accès Cochez seulement la case «Mentions sur le site internet». 2. Organisme chargé du droit d accès Cochez la première case pour indiquer que l organisme chargé de la mise en œuvre est identique au déclarant. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 18

19 J. Menu Contact Laissez la case cochée par défaut «Le contact doit être destinataire du récépissé». Saisissez toutes les informations concernant la personne qui recevra le récépissé de la déclaration normale et qui sera contactée par la CNIL en cas de besoin. Information : En cas de changement de personne à contacter, vous devrez en informer la CNIL dans les plus brefs délais pour mettre à jour votre déclaration normale. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 19

20 K. Menu Identification du responsable Cochez la case «Je m'engage à ce que le traitement décrit par ce formulaire respecte les exigences de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.». Saisissez toutes les informations concernant le responsable de l organisme déclarant, c est-à-dire le chef d établissement*. *Attention : Pour les établissements situés hors de l Union Européenne, le chef d établissement doit désigner un représentant établi sur le territoire français (article 5 II de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en 2004). Information : En cas de changement de chef d établissement, vous devrez en informer la CNIL dans les plus brefs délais pour mettre à jour votre déclaration normale. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 20

21 L. Menu Validation et envoi Cliquez sur le bouton «J envoie à la CNIL». Information : Vous recevrez, sous une quinzaine de jours, votre récépissé de déclaration normale ainsi qu un numéro de déclaration. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 21