Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365

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1 Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur Pour les consultants du réseau

2 Contenu du guide 1. Introduction 2. Spécifications minimum du système 3. Comment débuter 4. Comment se connecter à Office 365 pour la première fois 5. Comment trouver mes projets 6. Introduction au Microsite de projet 7. Actions clés: Travailler et gérer la liste de tâches du projet 8. Actions clés: Comment accéder et travailler avec les outils et livrables dans l espace projet 11. Comment collaborer Comment recevoir une alerte quand un document est modifié Comment publier un livrable final après revue du client Comment envoyer un lien à mon Chef de Projet BDC 12. Comment télécharger un document pour l envoyer au client BDC 13. Comment charger un document reçu du client BDC 14. Comment extraire un document (check-out et check-in) 15. Ressources et contact 9. Actions clés : Mise à jour et utilisation de la section note 10. Comment accéder à une version précédente d un document BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 2

3 Introduction Pourquoi Office 365 pour la gestion de la livraison de Consultation? BDC Consultation a besoin d un espace de travail facile d accès et qui améliore le partage d information et la collaboration sur les livrables développés conjointement par les consultants du réseau et les Chefs de projet BDC. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 3

4 Introduction Quels sont les bénéfices du nouveau site d équipe de la Gestion de la livraison de Consultation? Un espace de travail dédié, incluant toute l information projet: Tous les projets, outils et livrables; Coordonnées du Chef de Projet BDC et du directeur, Consultation; Section «Liens intéressants», etc. Accessible partout, à tout moment, depuis n importe quel appareil, (l accès via appareils mobile sera bientôt disponible), avec une connexion Internet Suivi des tâches principales du projet Collaboraton plus facile grâce à l historisation des versions et l élimination des transferts de documentation manuels (par courriels, Accelion, etc.) BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 4

5 Dans Office 365, travailler en collaboration signifie TRAVAILLER AVEC D AUTRES PERSONNES DIRECTEMENT DANS LE CLOUD NE JAMAIS SAUVEGARDER UN DOCUMENT SUR VOTRE ORDINATEUR BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 5

6 Spécifications minimum du système Les spécifications suivantes du système sont les minimum requises pour l utilisation d Office 365: Fureteur : Internet Explorer : version IE10 ou plus récente Autres fureteurs : dernière version disponible Microsoft Edge : dernière version disponible Microsoft Office : Office 2013 ou plus récent pour PC, Office 2011 ou plus récent pour Mac Les versions précédentes d Office peuvent fonctionner mais avec des fonctionnalités réduites BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 6

7 Comment débuter Lorsqu un projet vous a été assigné, vous recevrez un courriel avec le lien vers le nouveau projet dans votre boîte de courriel BDC. Chaque lien est créé avec le Nom du Client et son numéro de Projet affiché comme un lien dans le courriel. Cliquer sur Nom du client numéro de Projet Vous serez redirigé vers la page de connexion. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 7

8 Comment se connecter à Office 365 pour la première fois Une fois que vous avez cliqué sur le lien fourni dans le courriel, vous serez invité à vous connecter: 1. Cocher la case «Maintenir la connexion». 2. Taper votre adresse BDC. 3. Cliquer sur «Connexion». 4. Patienter pendant que le site s ouvre. 5. Si vous accédez à partir d un poste non BDC, vous devrez ressaisir votre courriel et mot de passe dans un fenêtre de sécurité, puis cliquer sur «Ouverture de session». 6. À votre prochaine connexion, cliquer juste sur la boite bleue indiquant votre nom. Il est obligatoire d utiliser votre adresse courriel BDC pour Office 365. Contactez avec votre Agent, Soutien à l Exploitation dédié si vous rencontrez des problèmes pour vous connecter. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 8

9 Comment se connecter à Office 365 pour la première fois Résolution de problème: si vous êtes redirigé sur cette page, recliquer sur le lien fourni dans le courriel pour un accès direct à l Espace de Travail Client. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 9

10 Comment se connecter à Office 365 pour la première fois Résolution de problème: si vous cliquez sur le lien reçu et tentez d ouvrir un document, il est possible que vous soyez déjà connecté à Office 365 via un autre compte. Pour vous déconnecter, suivre ces étapes: 1. Ouvrir Word ou PowerPoint 2. Aller dans Fichier // Account 3. Utiliser Switch Account 4. Si cela ne fonctionne pas Sign Out 5. Ne pas oublier de fermer Office 6. Réouvrir Word ou PowerPoint BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 10

11 Comment trouver mes projets 1. Une fois dans l espace Projet, cliquer sur Suivre. 2. Un message va apparaître vous indiquant que désormais vous suivez ce site. 3. Dans le ruban bleu, cliquer sur SharePoint pour voir la liste des Projets que vous suivez. Note: Lorsque vous cliquez sur Suivre pour la première fois, il est possible qu un tutoriel apparaisse. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre du tutoriel, cliquer la croix pour le passer. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 11

12 Comment trouver mes projets 4. La section SharePoint va lister tous les projets que vous suivez par Nom du Client Numéro de Projet. Ajouter cette page aux favoris de votre navigateur pour un accès rapide à la liste complète de vos projets BDC. 5. Quand vous avez terminé de travailler sur un projet et n avez plus besoin d y accéder, cliquer sur l étoile active d un projet pour ne plus le suivre et rafraichissez la page. Note: Lorsque vous Suiver un site pour la première fois, il est possible que la tuile correspondant au site n apparaisse pas immédiatement. Patienter quelques minutes puis rafraichissez la page ou fermer votre navigateur et accéder à nouveau à cette page en utilisant vos favoris. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 12

13 Introduction au Microsite de projet BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 13

14 Résumé des fonctionnalités 1. Dossier pour conserver les Autres Documents Liés - Qui ne sont pas des outils ou des livrables 2. Section Notes - Affiche la plus récente note - Bouton pour ajouter une note 3. Liste de Tâches détaillée - La colonne «Assigné à» est maintenant automatiquement complétée selon l assignation des rôles - Nouvelle colonne de gestion de la facturation pour permettre un meilleur suivi 4. Case «Projet Complété» - Avancement de projet général selon les efforts déployés BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 14

15 Actions clés Gestion des dates de tâches BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 15

16 Actions clés Gestion des dates de tâches BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 16

17 Actions clés Récupérer les modèles ou les documents enregistrés BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 17

18 Plus à propos des Outils et Livrables 1. Tous les documents sont listés et organisés par version 2. Cliquer sur le nom d un document pour l ouvrir, puis cliquer sur Editer le document dans la barre jaune. 3. Grâce à la fonctionnalité multi-versions, à chaque modification, fermeture ou sauvegarde d un document, une nouvelle version est créée. Le numéro de version est indiqué dans la colonne «Version». BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 18

19 Actions clés Récupérer un modèle ou un document enregistré Sélectionner votre document BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 19

20 Actions clés Récupérer un modèle ou un document enregistré. Cliquer sur un fichier pour ouvrir le programme dans lequel il peut être édité (Word, PowerPoint, Excel, etc). Ne PAS faire de changement aux noms des fichiers pour éviter d avoir plusieurs copies du même document et pouvoir maximiser l usage de l historique des versions. Sauvegarder vos changements directement dans l application dans le nuage ou télécharger le fichier à jour si vous avez travaillé hors connection. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 20

21 Actions clés Récupérer un modèle ou un document enregistré Enregistrer une nouvelle version Remarquer les flèches sur le bouton enregistrer. En cliquant sur ce bouton, vous enregistrez directement dans O365 en utilisant le même nom. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 21

22 Actions clés Mise à jour de la case «Projet complété» en % À quelques reprises au cours du projet, mettre à jour le pourcentage d avancement de la réalisation pour informer votre chef de projet. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 22

23 Actions clés Utilisation de la section Notes Inscrire les messages importants concernant le projet afin d informer les collègues de la situation actuelle. Les situations urgentes devraient toujours être adressées par courriel ou par téléphone au chef de projet et non pas la section notes. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 23

24 Actions clés Utilisation de la section Notes BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 24

25 Actions clés Utilisation de la section Notes Inscrire la note (Jusqu à 250 caractères) Cliquer sur le bouton enregistrer BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 25

26 Actions clés Utilisation de la section Notes Remarquer l affichage de la dernière note Pour voir les notes précédentes, cliquer sur le bouton «Cliquez ici pour toutes les notes» BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 26

27 Actions clés Utilisation de la section Notes Voir toutes les notes d un projet Cliquer sur Accueil pour retourner à la page principale du projet BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 27

28 Comment accéder à une version précédente d un document 1. Cochez le document dans la liste. 2. Dans la barre d Actions, cliquez sur puis sur Historique des versions. 3. Une fenêtre s ouvre avec la liste des versions précédentes et actuelles disponibles. 4. Pour voir une ancienne version, cliquez sur sa date. Le document s ouvre automatiquement en lecture seule. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 28

29 Comment recevoir une alerte quand un document est modifié 1. Dans la barre d actions, cliquez sur les et choisir M avertir 2. Une fenêtre s ouvre. Choisir un «titre» pour l alerte que vous allez recevoir par courriel. 3. Choisir parmi les options disponibles. 4. Cliquez sur OK pour créer l alerte. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 29

30 Comment recevoir une alerte quand un document est modifié 5. Vous recevez une confirmation par courriel. 6. En fonction de vos choix de paramétrage, vous recevrez les alertes par courriel. (Merci de noter que l alerte est reçu en langue anglaise à ce jour) BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 30

31 Comment publier un livrable final après revue du client Lorsque les livrables finaux ont été revus et approuvés par le Chef de projet BDC, vous devez les publier en versions MAJEURES: 1. Cliquez sur les à côté du libellé du document. Choisir Plus, puis cliquer sur Publier. 2. Une fenêtre s ouvre. Ajouter un commentaire à cette version finale, ex: Validé par le client. 3. Cliquez sur Publier pour valider. Le commentaire s affiche dans la dernière colonne. Notez que maintenant la version du document sera 1.0, etc. pour chaque version «finale» majeure. **Il est important de publier en version majeure afin de clairement indiquer au chef de projet les documents qui sont en versions finales et prêtes pour être présentées au client. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 31

32 Comment envoyer un lien à mon Chef de projet BDC 1. Cochez un document dans la liste. 2. Dans la barre d Actions, cliquez sur Obtenir un lien. 3. Une fenêtre s ouvre. Choisir «Obtenir un lien» et cliquez sur Copier. Maintenant que le lien a été copié, collez-le dans un courriel et envoyez-le. Note : vous ne pouvez pas envoyer un lien d Office 365 à une personne qui n est pas assignée à la livraison du projet du client BDC. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 32

33 Comment télécharger un document pour l envoyer au client BDC (ou travailler hors connexion) Note : le client BDC n a pas accès à Office 365, ces étapes sont très importantes pour lui soumettre la documentation. 1. Cochez un document dans la liste. 2. Dans la barre d actions, cliquer sur Télécharger. Ensuite, avec votre courriel BDC, vous pouvez attacher ce document au courriel destiné au client. 3. Dans Internet Explorer 11, une fenêtre apparaît en bas de page vous demandant d Enregistrer le document. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 33

34 Comment charger un document reçu du client BDC (ou déposé hors connexion) 1. Dans la barre d actions, cliquez sur Charger. 2. Une fenêtre s ouvre. Choisir un ou plusieurs documents à partir des répertoires de votre ordinateur ou de votre bureau. Maintenir Ctrl pour choisir plus d un document. 3. Cliquez sur Ouvrir. Vous serez avisé pendant le chargement du document. Le nouveau document va apparaître en haut de la liste. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 34

35 Comment charger un document reçu du client BDC (ou déposé hors connexion) (suite) 4. Si vous ajouter une nouvelle version d un document, vous obtiendrez une alerte dans le coin droit de la fenêtre : 1 objet n a pas été remplacé. Cliquer dessus. 5. Le panneau droit s ouvre. Cliquer sur Remplacer pour ajouter la nouvelle version. BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 35

36 Comment extraire un document et être capable de l éditer (option 1) Situation: vous devez aller chez un client présenté un document, mais vous n avez pas accès à une connexion Internet, donc vous pouvez extraire en toute quiétude ces documents. Pour être le seul à modifier le document, extraire le fichier: 1. Dans Office, cliquer sur l onglet Fichier 2. Dans Informations, cliquer sur Gérer les Versions 1 4A 3. Cliquer sur Extraire 4. Une fois les modifications effectuées, il est possible de: a. Fermer le document et un message invite à rendre disponible le document b. Cliquer à nouveau sur Fichier et choisir Archiver 5. Choisir le type de version à archiver 2 4B 3 5 BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 36

37 Comment extraire un document et être capable de l éditer (option 2) 1. Dans SharePoint, sélectionner le document que vous souhaitez extraire 2. Cliquer sur les, allez à Plus, puis Extraire 3. Vous verrez un symbole vert indiquant que le document sélectionné est en mode extraction BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 37

38 Comment extraire un document et être capable de l éditer (option 2) 4. Pour archiver votre document après les modifications effectuées, cliquez sur les, allez à Plus, puis Archiver 5. Sélectionner vos options de préférence. Nous recommandons fortement les options surlignés en jaune 6. Option: il est possible d annuler l extraction en cliquant sur Abandonner l extraction. Les modifications ne seront pas enregistrées. Note : Il n est pas recommandé de laisser un document en mode extraction pour une longue période de temps car seul un super-utilisateur peut annuler l extraction ou archiver le document d un autre utilisateur BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 38

39 Plus de Ressources Guide d utilisateur Office 365. Services TI BDC Ils ont été formés pour supporter O365. Votre chef de projet BDC ou votre contact clé BDC. Ressources sur le site BDC dédié à nos partenaires externes: BDC Gestion de la livraison de Consultation dans Office 365 Guide de l utilisateur 39

40 Ressources et contact Communiquez avec votre Agent/e, Soutien à l Exploitation BDC dédié/e pour toute question ou encore notre soutien informatique au ou le pour tout problème technique. Ce document est publié sur la page Extranet du Réseau des consultants BDC : ants_externes_de_bdc.aspx N hésitez pas à nous communiquer tout commentaire!