pratiques Mettre en place le vote électronique Pour quels scrutins l employeur peut-il recourir au vote électronique?

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1 pratiques [élections des représentants du personnel] Mettre en place le vote électronique Lorsqu il organise les élections professionnelles, l employeur a la possibilité d opter pour un vote électronique. Ce choix peut certes paraître plus simple que le système classique qui nécessite bulletins de vote, urnes, isoloirs Malgré tout, il implique de respecter un lourd et très technique cahier des charges. Il s agit donc d un dispositif exigeant qui nécessite une bonne anticipation avant d être mis en œuvre. Pour quels scrutins l employeur peut-il recourir au vote électronique? La création du dispositif de vote électronique a connu quelques balbutiements : créé par la loi pour la confiance dans l économie numérique [L. n , 21 juin 2004, JO 22 juin], il a fallu attendre près de trois ans pour que soient publiés les décrets d application. Trois années au cours desquelles le dispositif a été mis en œuvre «avec les moyens du bord», la jurisprudence apportant sa part de précisions [Cass. soc., 8 déc. 2004, n , qui admet le principe du vote électronique sous réserve que le protocole préélectoral permette d assurer l identité des électeurs, la sécurité et la sincérité du vote]. Depuis la parution des décrets, le vote électronique est désormais strictement encadré. Les élections professionnelles ne sont pas les seules occasions pour lesquelles l employeur peut avoir à organiser un scrutin au sein de son entreprise. Il est, dans certaines hypothèses, tenu de mettre en œuvre un référendum. Tel est le cas notamment pour apprécier la validité d un accord collectif dans les entreprises : qui n ont pas encore procédé à des élections professionnelles sous l empire de la 18 Social Pratique / N 554 / 10 octobre 2010

2 loi portant rénovation de la démocratie sociale du 20 août 2008 et qui, ne disposant pas des résultats du premier tour des dernières élections, ne sont pas en mesure d apprécier l audience de leurs syndicats ; dépourvues de délégué syndical lorsque l accord est conclu avec un salarié mandaté ou un représentant de la section syndicale. L employeur pourrait donc être tenté d envisager la mise en place du vote électronique dans le cadre d un tel référendum. Les textes n ayant cependant pas prévu cette éventualité, la Cour de cassation a opté pour une lecture stricte et exclu le vote électronique en telle situation, l article D du Code du travail prévoyant expressément un scrutin secret sous enveloppe en la matière [Cass. soc., 27 janv. 2010, n ]. À quelles conditions l employeur peut-il mettre en place le vote électronique? Conclusion d un accord collectif La première exigence posée par le Code du travail est la conclusion préalable d un accord collectif comportant un cahier des charges, sur lequel nous reviendrons plus loin [C. trav., art. R , al. 2 et R , al. 2] ; (voir p. 20). Les textes visent précisément un accord d entreprise ou un accord de groupe, ce qui doit être entendu de manière stricte. La question pouvait en effet se poser de savoir si un accord d établissement répondait aux exigences des textes précités : la Cour de cassation a pris une position restrictive et jugé un tel accord inopérant [Cass. soc., 10 mars 2010, n ]. Il est par ailleurs clairement entendu que le protocole préélectoral ne peut pas se substituer à cet accord : celui-ci doit en effet mentionner la conclusion préalable d un accord collectif autorisant le vote électronique [C. trav., art. R et R ] ; (voir ci-dessous). Contenu de l accord collectif L accord collectif exigé est un accord classique s inscrivant dans le cadre du droit commun de la négociation d entreprise. Il peut être conclu pour une durée déterminée ou indéterminée. Il doit déterminer les caractéristiques du scrutin électronique et contenir un cahier des charges respectant les exigences posées par le Code du travail (voir p. 20). -- REMARQUE Le choix du prestataire est, en principe, opéré librement par l employeur, sur la base du cahier des charges défini par accord : il n a pas à figurer dans l accord collectif. Néanmoins, et afin d éviter toute contestation, il peut être opportun d impliquer les partenaires sociaux dans le choix du prestataire et de le valider dans l accord. Mention dans le protocole préélectoral Une fois l accord d entreprise ou de groupe autorisant le vote électronique conclu, il est également exigé que le protocole préélectoral en fasse mention. Cet accord indique également, si le choix a déjà été fait, le nom du prestataire chargé de mettre en place le vote électronique. Il présente en tout état de cause la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales [C. trav., art. R et R ]. Conclusion d un protocole préélectoral Le protocole préélectoral est conclu de manière classique, comme pour toute élection professionnelle. Son contenu est cependant ajusté pour tenir compte des spécificités du vote électronique. Social Pratique / N 554 / 10 octobre

3 Ainsi, comme il l a été précédemment indiqué, l accord collectif prévoyant le vote électronique doit être annexé au protocole préélectoral. Par ailleurs, il est nécessaire de prévoir des clauses spécifiques au vote électronique : préciser si le vote se tiendra uniquement sous forme électronique ou si un scrutin sous enveloppe sera parallèlement mis en œuvre ; envisager les modalités de propagande syndicale sous forme électronique ; définir la composition de la cellule d assistance technique (voir p. 21) si celle-ci n a pas été arrêtée dans l accord collectif ; préciser les modalités, les dates et horaires de vote ; préciser les modalités d envoi des codes d accès aux électeurs ; adapter les dispositions concernant le bureau de vote, et notamment la question de la remise des clefs de chiffrement permettant de procéder au dépouillement. Quelles sont les exigences techniques? Cahier des charges Le Code du travail impose à l accord collectif de définir un cahier des charges répondant aux exigences réglementaires. Le dispositif doit assurer la confidentialité des données transmises [C. trav., art. R et R ]. Sont notamment visés : les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ; la sécurité de l adressage des moyens d authentification ; l émargement ; l enregistrement et le dépouillement des votes. L accès aux fichiers comportant les éléments d authentification des électeurs, les clefs de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l urne doit être restrictif : ces fichiers sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système [C. trav., art. R et R ]. De même, le Code impose un traitement par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés des données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et de que celles relatives à leur vote : ces fichiers sont respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l urne électronique». Il est également exigé que le système de vote électronique soit conçu de manière à pouvoir être scellé à l ouverture et à la clôture du scrutin [C. trav., art. R et R ]. Contenu des fichiers Le fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales, permet de délivrer à chaque électeur un moyen d authentification, d identifier ceux qui ont voté et d éditer les listes d émargement. Le fichier «contenu de l urne électronique» recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Peuvent être enregistrées les données suivantes [Arr. 25 avr. 2007, JO 27 avr.] : listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d entrée dans l entreprise, date de naissance, collège électoral ; fichier des électeurs : nom et prénom, collège électoral, moyen d authentification et coordonnées, le cas échéant ; listes d émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ; listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ; listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non-élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires. Les destinataires de ces données sont pour leur part : pour les listes électorales : les électeurs, 20 Social Pratique / N 554 / 10 octobre 2010

4 les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ; pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ; pour les listes d émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ; pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ; pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l Emploi, les syndicats, l employeur ou les agents habilités des services du personnel. Garantie des exigences techniques Afin de s assurer du respect des exigences techniques du dispositif, il est nécessaire, avant la mise en place du vote électronique, ou en cas de modification substantielle de celui-ci, de le soumettre à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires [C. trav., art. R et R ]. Le rapport de l expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l informatique et des libertés (Cnil). Le Code précise également que les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent s assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires. La mise en place d un dispositif de secours qui puisse prendre le relais en cas de panne du système est obligatoire, celui-ci devant offrir les mêmes garanties que le dispositif principal [Arr. 25 avr. 2007, JO 27 avr.]. Mise en place d une cellule d assistance technique L employeur doit mettre en place une cellule d assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique [C. trav., art. R et R ]. Le Code n apporte pas de précisions sur sa composition, hormis qu elle peut comprendre les représentants du prestataire : il est donc conseillé d envisager la composition de cette cellule dans l accord collectif d entreprise ou de groupe mettant en place le vote électronique. Cette cellule d assistance intervient à trois stades dans le scrutin, en présence des représentants des listes de candidats [C. trav., art. R et R ] : elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet ; elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l issue duquel le système est scellé ; elle contrôle, à l issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. L employeur est-il soumis à des obligations particulières d information? L employeur a un certain nombre d obligations informatives : il doit informer les organisations syndicales représentatives, incluses dans le périmètre de l accord autorisant le vote électronique, de l accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Cnil [C. trav., art. R et R ] ; il doit remettre à chaque salarié une notice d information détaillée sur le déroulement des opérations électorales ; il doit assurer une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi [C. trav., art. R et R ]. Social Pratique / N 554 / 10 octobre

5 Comment, en pratique, organiser le vote électronique? Préparatifs en amont du scrutin La première étape à envisager est de prendre attache avec différents prestataires de vote électronique, afin de recueillir des devis et présentations de prestations à soumettre aux délégués syndicaux dans le cadre de la négociation de l accord collectif d entreprise ou de groupe préalable. Une fois ces informations collectées, l employeur doit mettre en œuvre le processus de négociation de l accord en invitant les organisations syndicales.! ATTENTION Le comité d entreprise doit être informé à l occasion de l ouverture de la négociation, ainsi que sur le projet d accord négocié, avant signature par les partenaires sociaux. Les opérations électorales doivent ensuite être organisées de manière classique : invitation à négocier le protocole préélectoral, puis signature de ce dernier. RAPPEL L employeur doit inviter, par courrier, à la négociation les syndicats représentatifs dans l entreprise, ceux affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveau national et interprofessionnel et ceux qui ont constitué une section syndicale. Il doit également y convier les syndicats qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d indépendance, légalement constitués depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l entreprise (ces derniers devant quant à eux être informés de l organisation des élections par un affichage puis, lorsqu ils se sont manifestés auprès de l employeur, être invités à négocier le protocole). Il convient alors de procéder aux formalités déclaratives auprès de la Cnil et d en informer les organisations syndicales. Le schéma classique d organisation des élections professionnelles reprend ensuite, à ceci près que les listes électorales et les listes de candidatures doivent être transmises au prestataire de vote électronique. À ce stade, il est opportun de préparer et adresser aux électeurs une notice d information sur le déroulement des opérations électorales. Ces notices peuvent être transmises individuellement avec les codes d authentification à chaque salarié : le protocole préélectoral précisera ce point. C est également lors de cette étape qu il convient de prévoir la formation des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres du bureau de vote sur le dispositif de vote électronique. Avant l ouverture du scrutin, la cellule d assistance technique doit procéder aux vérifications rappelées plus haut [C. trav., art. R et R ] ; (voir p. 20 et s.). Le dispositif peut être scellé à l issue de cette opération. Modalités de vote Les modalités de vote sont arrêtées dans le protocole électoral. En pratique, une période de vote est définie, pendant laquelle les électeurs peuvent se connecter et voter [C. trav., art. R et R ]. Les membres du bureau et les personnes habilitées doivent pouvoir contrôler les horaires d ouverture et de fermeture du scrutin. Les électeurs peuvent se connecter depuis leur lieu de travail ou à distance, par le biais d une clef d authentification préalablement transmise. Ils peuvent modifier leur choix tant qu ils n ont pas validé leur vote. Une fois le vote validé, l électeur reçoit un accusé de réception. 22 Social Pratique / N 554 / 10 octobre 2010

6 ! ATTENTION Pendant le vote, seuls les membres du bureau peuvent accéder à la liste d émargement, afin de contrôler le déroulement du scrutin. Ils n ont en revanche aucun moyen d accéder à des résultats partiels. Il doit être noté que le choix du dispositif de vote électronique n est pas exclusif et qu il est possible de prévoir, dans le protocole électoral, qu un scrutin secret sous enveloppe se tienne en parallèle [C. trav., art. R , al. 3 et R , al. 3]. Afin d éviter les votes multiples, le scrutin sous enveloppe doit cependant se tenir une fois que le vote électronique est clos, le président du bureau de vote disposant alors de la liste d émargement des électeurs ayant voté par voie électronique [C. trav., art. R , al. 3 et R , al. 3]. Clôture des opérations de vote À la clôture des opérations de vote, la cellule d assistance technique vérifie le scellement du système [C. trav., art. R et R ]. L ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé. Le président et les assesseurs activent le dépouillement par le biais de clefs de chiffrement qu ils sont seuls à détenir. C est à ce moment que le résultat du scrutin est généré en vue d être porté sur le procès-verbal. Les données sont conservées sous scellés jusqu à l expiration du délai de recours (15 jours en matière d élections professionnelles) ou, en cas d action contentieuse, jusqu à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites. -- REMARQUE Bien entendu, les mêmes modalités de déroulement encadrent, le cas échéant, le deuxième tour. Dépouillement électronique d un vote par correspondance Un arrêt du 23 juin 2010 laisse à penser qu il est envisageable d électroniser une partie seulement du scrutin, en l occurrence le dépouillement. Une entreprise avait ainsi prévu un dispositif mettant en œuvre, sous la responsabilité d un intervenant extérieur, un système de dépouillement par lecture optique de codesbarres figurant sur les enveloppes de vote, après attribution aléatoire par un prestataire extérieur. Un syndicat présent dans l entreprise sollicitait l annulation des élections, estimant que ce dispositif n offrait pas de garanties suffisantes. Relavant que le protocole préélectoral avait expressément fait référence, pour fixer les modalités de dépouillement, à la loi du 21 juin 2004 et au décret du 25 avril 2007, la Cour a considéré que le dispositif assurait l identification des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote [Cass. soc., 23 juin 2010, n ]. Social Pratique / N 554 / 10 octobre