exchange everywhere La solution de partage de fichiers sur Internet Prise en main

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1 exchange everywhere La solution de partage de fichiers sur Internet Prise en main

2 SOMMAIRE 1 PRESENTATION WING-TOOL LA NOTION D ESPACE PERSONNEL : PERSONAL WING SPACE LA NOTION DE GROUPE DE TRAVAIL : WING GROUPS LES TYPES DE COMPTES UTILISATEURS ESPACE DE TRAVAIL APERÇU GENERAL Barre de menu Navigation FONCTIONNALITES Ajouter des fichiers Créer un dossier Laisser un commentaire Compresser des fichiers Copier des fichiers Déplacer des fichiers Renommer des fichiers Supprimer/Restaurer des fichiers Editer un fichier texte Recherche de fichiers PREFERENCES ALERTES MAIL LANGUES INFORMATIONS PERSONNELLES MOT DE PASSE ADMINISTRATION... 25

3 1 PRESENTATION 1.1 Wing-Tool Wing-Tool est une solution d échange et de partage de fichiers sur internet accessible depuis n importe quel navigateur (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome...). 1.2 La notion d espace personnel : Personal Wing Space Chaque nouvel utilisateur créé sur l interface de Wing-Tool se voit attribuer automatiquement un espace personnel qui lui est propre. Cet espace personnel s affiche sous la forme d un dossier portant le login (nom d utilisateur) de ce dernier. Ce dossier est situé dans un dossier principal nommé My Personal Wing Space. Chaque utilisateur est libre d organiser son espace personnel de la manière dont il le souhaite, à savoir créer de nouveaux dossiers, y déposer des fichiers depuis son ordinateur. Un certain nombre de fonctionnalités est également à sa disposition (cf. chapitre Barre de menu page 4 & chapitre 2.2 Fonctionnalités page 6). 1.3 La notion de groupe de travail : Wing Groups Wing-Tool dispose d un système de groupes de travail favorisant les échanges entre utilisateurs. Le principe d un groupe de travail (Wing- Group) est de partager un dossier entre plusieurs utilisateurs afin que ces derniers puissent y partager des fichiers. Ces groupes s organisent eux aussi comme des dossiers, contenus dans un dossier principal nommé My Wing Groups. 1

4 1.4 Les types de comptes utilisateurs Il existe 3 types de comptes utilisateurs sur l interface de Wing-Tool : administrateur, chef de groupe, et utilisateur simple. - Administrateur : un administrateur a accès à la partie d administration de Wing-Tool à travers laquelle il s occupe de la gestion des utilisateurs et des Wing-Groups (création, édition, supression) (cf. documentation Administrateur ). Un administrateur a également accès aux espaces personnels (Personal Wing Spaces) de tous les utilisateurs, ainsi qu à tous les groupes de travail (Wing-Groups). - Chef de groupe : au même titre qu un administrateur, un chef de groupe a accès à la partie d administration de Wing-Tool à travers laquelle il s occcupe de la gestion des utilisateurs mais uniquement des Wing-Groups qu il a lui-même créés (cf. documentation Chef de groupe ). Un chef de groupe n a accès qu à son espace personel (Personal Wing Space), aux groupes de travail (Wing-Groups) qu il a crées et ceux auxquels il a accès. - Utilisateur simple : un utilisateur simple n a accès qu à son propre espace personnel (Personal Wing Space) et uniquement aux groupes de travail (Wing-Groups) auxquels il a accès. Il n a en aucun cas accès à la partie d administration de Wing-Tool. 2

5 2 ESPACE DE TRAVAIL L espace de travail est la partie principale de Wing-Tool. C est ici qu un utilisateur accède à son espace personnel (Personal Wing Space) ainsi qu aux groupes de travail (Wing-Groups) auxquels il est inscrit. 2.1 Aperçu general 3

6 2.1.1 Barre de menu Revenir au dossier précédent (dossier parent) par rapport à l endroit où l on se trouve Actualiser l affichage en cours et le contenu du dossier actuellement ouvert Passer du mode d affichage «vignettes» en mode «liste» Passer du mode d affichage «liste» en mode «vignettes» Ajouter le dossier courant en favoris Ajouter ou consulter les commentaires concernant un fichier ou un dossier Créer un nouveau dossier Créer un fichier compressé (Zip) des fichiers sélectionnés Télécharger le ou les fichiers sélectionnés Déplacer le ou les fichiers/dossiers sélectionnés Copier le ou les fichiers/dossiers sélectionnés Editer en ligne les fichiers de type texte (extension.txt) Renommer le fichier ou dossier sélectionné Afficher les informations d un Wing-Group Aperçu des fichiers images, et certains formats vidéos (flv,mov) Restaurer le ou les fichiers/dossiers sélectionnés Supprimer le ou les fichiers/dossiers sélectionnés 4

7 2.1.2 Navigation Wing-Tool organise l espace de travail grâce à un sytème d arborescence de dossiers. On trouve dans la partie de gauche, les deux dossiers principaux : My Personal Wing Space, qui contient le dossier relatif à l espace personnel (Personal Wing Space) d un utilisateur My Wing Groups, qui contient les dossiers relatifs aux groupes de travail (Wing-Groups) auxquels un utilisateur a accès. Lorsqu un utilisateur entre dans le dossier My Personnal Wing Space, il y trouvera un dossier portant son nom d utilisateur qui n est autre que son espace personnel. Un dossier sélectionné dans l arborescence située à gauche verra son contenu s afficher dans la partie de droite, avec pour chaque fichier ou dossier des informations le concernant (taille, type de fichier, date de modification...). 5

8 2.2 Fonctionnalités Ajouter des fichiers et des dossiers Note : Pour ajouter des fichiers dans un dossier, Wing-Tool dispose d un outil avancé développé grâce à la technologie Java. L ordinateur à partir duquel un utilisateur accède à Wing-Tool doit donc disposer de l application Java. Si ce n est pas le cas, un message avertit ce dernier afin de le lui signaler, et lui propose de se rendre sur le site d installation de l application ( Si malgré tout un utilisateur ne souhaite pas utiliser cette technologie, un module d ajout de fichiers ne nécessitant aucune technologie particulière est à sa disposition (voir plus bas dans ce chapitre). En bas de l interface, se trouve en permanence le module d ajout de fichiers ou dossiers : 6

9 Ce module dispose de plusieurs méthodes pour ajouter des fichiers : - en glissant directement les fichiers et dossiers depuis son ordinateur jusque dans le cadre où est inscrit Glisser ici vos fichiers et dossiers depuis votre ordinateur -en cliquant sur le bouton : une fenêtre de parcours s ouvre et permet ainsi de sélectionner les fichiers désirés dans son ordinateur. Une fois le transfert lancé, une barre de progression s affiche pour chaque fichier, ainsi qu une barre de progression générale. 7

10 Si le transfert s effectue dans un espace personnel (Personal Wing-Space), le ou les administrateurs recevront un mail pour l ensembles des fichiers et dossiers ajoutés si ils ont activé l option dans leur panneau Préférences (cf. Chapitre 4. Préférences page 22). Si le transfert s effectue dans un groupe de travail (Wing-Groups), chacun des utilisateurs ayant accès à ce groupe recevra un mail pour l ensemble des fichiers et dossiers ajoutés si ils ont activé l option dans leur panneau Préférences (cf. Chapitre 4. Préférences page 22). Une fois le transfert terminé, un message de validation apparaît, et la liste des elements transferés se vide. En bas de la fenêtre d ajout de fichier, l utilisateur peut cliquer sur «Basculer vers la version classique (sans Java )» si ce dernier souhaite utiliser le module classique. Il suffit de cliquer sur le bouton «Select» pour ajouter des fichiers et commencer le transfert. Note : la taille maximum par fichier est de 200Mo pour ce module, et nous conseillons fortement l utilisation du module Java. 8

11 2.2.2 Créer un dossier Pour créer un dossier, il suffit qu un utilisateur se positionne dans le dossier dans lequel il souhaite le créer. Après avoir cliqué sur bouton de création de nouveau dossier, l utilisateur doit simplement renseigner un champ pour nommer ce dernier, puis valider. 9

12 2.2.3 Laisser un commentaire Un utilisateur a la possibilité de laisser un ou plusieurs commentaires sur un fichier ou dossier. Pour déposer un commentaire, un utilisateur doit se positionner sur le fichier ou le dossier de son choix et cliquer sur le bouton Commentaires. Une nouvelle section apparaît à droite avec un bouton permettant d ajouter un commentaire. 10

13 Après avoir cliqué sur le bouton Nv. commentaire, une zone de texte apparaît afin d y saisir le commentaire. Une fois la saisie effectuée, il suffit de cliquer sur Ajouter pour valider le commentaire. Ce dernier viendra s afficher dans la section de droite, avec le nom de son auteur, ainsi que la date et l heure du depot 11

14 Une fois un commentaire ajouté sur un fichier ou un dossier, l icône apparaît suivi du nombre de commentaires laissés sur ce dernier. Un utilisateur peut cliquer sur cette icône pour afficher la section de droite afin de les consulter. L utilisateur qui a déposé un commentaire sur un fichier ou un dossier, peut à tout moment choisir de le modifier ou de le supprimer. Lorsqu un commentaire est déposé sur un fichier ou un dossier situé : - dans un espace personnel (Personal Wing Space) : le ou les administrateurs sont prévenus par mail de cet ajout si l option est activée dans leur panneau Préférences (cf. Chapitre 4. Préférences page 22). 12

15 - dans un groupe de travail (Wing-Group) : les utilisateurs ayant accès à ce dernier sont prévenus par mail de cet ajout si l option est activée dans leur panneau Préférences (cf. Chapitre 4. Préférences page 22) Compresser des fichiers Un utilisateur a la possibilité de compresser plusieurs fichiers ou dossiers en un fichier archive (ZIP). Pour créer une archive, l utilisateur doit sélectionner plusieurs fichiers ou dossiers grâce à la touche shift ou CTRL de son clavier. Il faut ensuite cliquer sur le bouton Compresser, saisir le nom du fichier archive souhaité puis valider. Le fichier compressé est créé dans le dossier dans lequel l utilisateur se trouve. 13

16 2.2.5 Copier des fichiers Il existe deux façons de copier des fichiers ou dossier dans Wing-Tool. La première consiste à sélectionner les fichiers ou dossiers désirés, puis cliquer sur le bouton Copier. Une fenêtre s ouvre et l utilisateur choisit le dossier de déstination vers lequel les éléments doivent être copiés. 14

17 La seconde méthode permettant la copie de fichiers fonctionne sur le principe du glisser-déposer. L utilisateur sélectionne les fichiers ou dossier devant être copiés, puis en mainteant la touche CTRL de son clavier, il les glisse vers le dossier de son choix (cette action peut également s effectuer vers un dossier de l arborescence située à gauche). 15

18 2.2.6 Déplacer des fichiers Le déplacement de fichiers ou dossiers fonctionne de la même manière que la copie. Il existe deux façons de déplacer des fichiers ou dossiers dans Wing-Tool. La première consiste à sélectionner les fichiers ou dossiers désirés, puis cliquer sur le bouton Déplacer. Une fenêtre s ouvre et l utilisateur choisit le dossier de destination vers lequel les éléments doivent être déplacés 16

19 La seconde méthode permettant la copie de fichiers fonctionne sur le principe du glisser-déposer. L utilisateur sélectionne les fichiers ou dossiers devant être copiés, puis il les glisse vers le dossier de son choix (cette action peut également s effectuer vers un dossier de l arborescence situé à gauche) Renommer des fichiers L utilisateur peut renommer un fichier ou un dossier en se positionnant dessus et en cliquant sur le bouton Renommer. Une zone de saisie vient se positionner sur le nom de l élément sélectionné pour modifier le nom de ce dernier. La validation se fait par la touche ENTREE du clavier. 17

20 2.2.8 Supprimer/Restaurer des fichiers Wing-Tool dispose d un système de corbeille permettant de restaurer des fichiers ou dossiers supprimés malencontreusement. Chaque espace personnel (Personal Wing Space) et groupe de travail (Wing-Group) dispose de sa propre corbeille. Lorsqu un utilisateur supprime des éléments en cliquant sur le bouton Supprimer, ces derniers sont alors déplacés vers la corbeille. Pour supprimer un élément définitivement, l utilisateur doit se rendre dans la corbeille et cliquer sur le bouton Supprimer. Si un ou plusieurs éléments ont été placés dans la corbeille par erreur, il suffit à l utilisateur de cliquer sur le bouton restaurer afin de déplacer ces éléments dans leur dossier d origine. 18

21 2.2.9 Editer un fichier texte Il est possible de modifier le contenu d un fichier de type texte directement depuis l interface de Wing -Tool (extension de fichier.txt ). En se positionnant sur ce type de fichier, l utilisateur clique sur bouton Editer. Une fenêtre d édition s ouvre avec le contenu du fichier. Il suffit alors de cliquer sur le bouton Enregistrer pour savegarder les modifications. NOTE : la majorité des actions vues dans ce chapitre sont aussi accessibles par un clic droit de la souris 19

22 Recherche de fichiers Wing-Tool offre aux utilisateurs la possibilité de rechercher des fichiers. Pour ce faire, il faut entrer le nom ou une partie du nom du fichier ou dossier recherché dans la zone de saisie Rechercher prévue à cet effet. En cliquant ensuite sur l icône la recherche démarre en ouvrant une section sur la droite de l interface. Une fois la recherche terminée, les résultats s affichent sous forme de liste. En cliquant sur un élément de cette liste l utilisateur est directement amené dans le dossier où se situe l élément recherché. 20

23 3 Préférences Chaque utilisateur de Wing-Tool dispose d un panneau de préférences permettant de configurer différentes options. Ce dernier donne l accès aux options suivantes : alertes mail, langues, informations personnelles, mot de passe. Note : chaque type d utilisateurs a accès à différentes options. Pour les préférences des Administrateurs et Chefs de groupe, merci de vous référer aux documentations Administrateur et Chef de groupe. L accès aux préférences se fait en cliquant sur l onglet 3.1 Alertes mail L alerte mail d ajout de fichier dans un Wing Group permet aux membres d un groupe de travail (Wing Group) de recevoir un lorsqu un autre membre y dépose un fichier. Un utilisateur reçoit également un mail si un administrateur dépose un fichier dans son espace personnel (Personal Wing Space). 21

24 L alerte mail d ajout de commentaire permet aux membres d un groupe de travail (Wing Group) de recevoir un lorsqu un autre membre dépose un commentaire sur un fichier. Un utilisateur reçoit également un mail si un administrateur dépose un commentaire sur un fichier dans son espace personnel (Personal Wing Space). 3.2 Langues Chaque utilisateur a la possibilité de choisir la langue de l interface Wing-Tool. En modifiant la langue, les mails en provenance de Wing-Tool seront reçu dans la langue choisie. 22

25 3.3 Informations personnelles Un utilisateur peut à tout moment modifier les informations le concernant à partir de ses préférences. 23

26 3.4 Mot de passe Un utilisateur peut à tout moment modifier son mot de passe à partir de ses préférences. 24

27 4 Administration La partie administration permet la gestion des utilisateurs et des groupes de travail (Wing-Groups) de Wing-Tool. Elle n est accessible que par les utilisateurs ayant le statut d Administrateur ou de Chef de groupe. Pour une explication détaillée de la partie d administration, veuillez vous référer aux documentations Administrateur et Chef de groupe prévues à cet effet. 25