Guide de Saisie. Veillez à bien noter votre identifiant pour pouvoir vous reconnecter ultérieurement.

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1 Guide de Saisie Sommaire A Principes Généraux... 2 B Tableaux Excel... 2 C Impression des documents... 3 D Précisions et informations sur les questions... 5 Lien vers le dossier : Vous pouvez remplir ce questionnaire en plusieurs fois. Veillez à bien noter votre identifiant pour pouvoir vous reconnecter ultérieurement. Pour tout problème technique relatif à l enquête, contactez l Observatoire au Pour tout autre problème, contactez l Unité Territoriale 41 de la DIRECCTE Centre ou Quelques conseils préalables : Pensez à transmettre à l UT 41 de la DIRECCTE Centre et au CG : l ensemble des pièces annexées au dossier (voir liste mise en lien) la délégation de signature si votre dossier n est pas signé par le représentant légal 1

2 A Principes généraux Sommaire : dans le bandeau vert à droite, un sommaire général est toujours visible. Il donne accès à des sommaires par parties. Il vous suffit alors de cliquer sur les différents liens pour accéder à la page souhaitée. Enchaînement des champs de saisie : le passage d un champ de saisie au suivant, se fait soit en utilisant la souris, soit avec la touche «tabulation». Validation de la saisie : la validation de la page de saisie se fait en cliquant sur les boutons «suivant» ou «enregistrer» en bas de page. Attention, il ne faut pas utiliser le bouton «suivant» du navigateur (flèche en haut à gauche de votre écran) Retour aux pages précédentes : il est toujours possible de revenir sur des pages précédemment saisies afin d y apporter des corrections. Il faut alors utiliser le bouton «précédent» en bas de page et non celui du navigateur. Calcul des tableaux dans les formulaires de saisie : le bouton «calcul» présent en bas de page, exécute les formules de calcul préenregistrées. En cas de modification de chiffres, pensez à cliquer à nouveau sur ce bouton. B Tableaux Excel Lorsque que l on vous demande de saisir dans le premier tableau Excel (celui des salariés en insertion présents au cours de l année), il faudra cliquer sur le lien qui vous est proposé puis enregistrer le document sur votre poste de travail avant de le renseigner. 2

3 Saisissez le nom de votre structure dans le cadre correspondant. Ce document est constitué d un sommaire avec des liens vers les différents tableaux. Lorsque l on vous demandera de saisir les autres données (ex : budget prévisionnel), il ne faut surtout pas réenregistrer le document, vous perdriez la saisie déjà effectuée. Il faut ouvrir, à partir de votre poste de travail, le document déjà enregistré, vous accèderez au sommaire, puis vous cliquerez sur le lien correspondant au tableau que vous devez renseigner. Pensez à enregistrer au fur et à mesure de votre saisie. Lorsque vous voulez ouvrir à nouveau le document Excel, vous arrivez sur le dernier tableau que vous venez de renseigner, cliquez sur le bouton «retour au sommaire» situé en haut à gauche de votre document puis sélectionnez le tableau que vous voulez compléter. Astuces : en cas d erreur lors de la saisie, vous pouvez copier/coller ou couper/coller vos réponses d un champ de saisie à l autre. Pour cela, sélectionnez la zone de texte et utilisez à votre convenance soit les raccourcis clavier suivants : Ctrl C, pour copier Ctrl X, pour couper Ctrl V, pour coller ; Soit la barre de menu «Edition». C Impression des documents A tout moment vous pouvez imprimer le bilan de la structure et la demande de conventionnement, en cliquant dans le menu de la partie I ou II sur le lien «Impression : Présentation de la structure et bilan d activité». 3

4 Pour imprimer : 1) Une fois sur la page d impression, cliquez sur «fichier». 2) Puis «aperçu avant l impression» 3) Enfin, modifiez la taille de l impression en haut de la page. Il est préconisé de l imprimer à 80%. Ce changement est nécessaire pour imprimer les tableaux non coupés. Vous pouvez également imprimer en version «paysage» sans modifier la taille des caractères. 4) Pour imprimer, cliquez sur l icône représentant une imprimante en haut à gauche de la page. 4

5 D Précisions et informations sur les questions I. Présentation de la structure : des informations sont préremplies. Complétez celles manquantes et modifiez celles qui seraient erronées. II.4.3. Communes de résidence des salariés en insertion : saisir les noms des communes en majuscule, sans tiret, sans abréviation et avec l article. Ex : LA CHAUSSEE SAINT VICTOR si le nombre de lignes disponibles est insuffisant, contactez l Observatoire au II.6.4. Tableau nominatif des personnes présentes : avant dernière colonne «autre motif de sortie» vous disposez d un menu déroulant. Dans les cas telles que maternité, maladie, incarcération cliquez sur «autre situation connue» puis précisez le motif dans la colonne «commentaires». pour les structures ayant plusieurs activités conventionnées, remplir un seul tableau par année reprenant l ensemble des salariés en insertion présents au cours de l année. Veillez à toujours saisir le n d annexe financière à laquelle ils se rapportent de la même manière. Ex : ACI ou EI (même saisie que sur le Cerfa ASP) afin que nous puissions faire des tris par activité conventionnée. Renseignez le tableau des présents en 2009 et le tableau des présents en 2010 (arrêté au 30/09/2010) III.2.Les tableaux financiers A) indicateurs financiers de l activité n1 (outil électronique) Concernant le bilan financier, seuls certains indicateurs devront être renseignés. Toutefois, il vous est demandé de transmettre aux 2 financeurs (Etat et CG) vos comptes arrêtés dès que possible. Pour les structures porteuses d une seule activité, conventionnée au titre de l IAE, seule la première colonne du tableau est à renseigner. Pour les structures porteuses de plusieurs chantiers, elles devront saisir uniquement les colonnes relatives à chaque ACI conventionné B) tableau excel (dépenses et ressources prévisionnelles) Attention, cette année il vous est demandé de remplir exclusivement le budget prévisionnel 2011 sur le tableau excel. Pour les structures porteuses d une seule activité, conventionnée au titre de l IAE, et n ayant pas d autres activités «hors IAE» seule la première colonne du tableau est à renseigner. Pour les structures porteuses de plusieurs activités conventionnées telles que les Régies de Quartier, elles devront saisir : la première colonne «dépenses et ressources prévisionnelles de la structure», la deuxième colonne dépenses et ressources prévisionnelles hors IAE les colonnes relatives à chaque ACI conventionné L association BIO SOLIDAIRE, porteuse à la fois d une EI, de 2 chantiers et d une activité hors IAE, devra saisir l ensemble des dépenses et ressources prévisionnelles sur un seul tableau en complétant la totalité des colonnes correspondant aux diverses activités de la structure. 5

6 III.3.1.Tableau relatif au personnel permanent : Attention, il a été décidé d utiliser le tableau relatif au personnel permanent pour l année à venir et non sur l année passée. D ailleurs ce tableau sera annexé à la future convention. dans la colonne «qualification» il faut indiquer le poste occupé. 1 ETP = 1820 heures : il s agit du nombre d heures annuelles payées (congés payés et jours fériés compris) pour un salarié travaillant sur la base de 35 heures hebdomadaires. Dans ce tableau on vous demande de saisir en ETP et non en heures. ETP hors IAE : cela concerne les structures porteuses d activités non conventionnées IAE (ex : Régie de quartier) Pour saisir le n de l annexe financière et le libellé du chantier, placezvous dans la cellule correspondante. Ainsi vous écraserez «n de l annexe financière» pour ne garder que le n que vous avez saisi. Idem pour le libellé du chantier. Vous procèderez ainsi dans chacun des tableaux Excel. Un même salarié peut figurer dans plusieurs catégories (ex : encadrant technique et accompagnement socioprofessionnel ). Attention le total en ETP pour un même salarié ne peut excéder 1 ETP. Lorsque vous voulez quitter le tableau Excel pour revenir au dossier Internet, ne pas le fermer. Le laisser en réduction en bas de votre écran. Rouvrir votre dossier Internet qui se trouve lui aussi en réduction en bas de votre écran. Partie IV Projet d insertion : A partir du sommaire, vous pouvez naviguer entre les 4 axes en cliquant directement sur les libellés proposés (ex : Axe1Accueil et intégration en milieu de travail). Une fois l axe choisi, cliquez sur les actions que vous voulez traiter. (ex : action 1 et action 2), puis cliquez sur «suivant». Vous devez impérativement opter pour au moins une action par axe correspondant le mieux à votre projet d insertion au regard des 4 axes du référentiel rappelé dans la circulaire du 10 décembre Il ne s agit pas de reprendre tous les items, toutefois, le projet d insertion doit être suffisamment détaillé pour présenter clairement les spécificités de votre projet 6

7 Chaque action est composée de deux questions identiques. Après avoir répondu à ces 2 questions enregistrez vos réponses en cliquant sur «suivant» ou «enregistrer». A la fin de chaque axe, vous devez saisir o Les résultats obtenus correspondant aux objectifs fixés o Les explications des écarts s il y a lieu o l objectif que vous vous proposez d atteindre pour l année à venir. Celuici fera ensuite l objet d une négociation lors du dialogue de gestion. Entre chaque axe vous avez la possibilité d imprimer vos réponses avec une page d impression (reportezvous aux pages 3 et 4 pour la méthode d impression). Contrôle de cohérence : Il existe plusieurs contrôles de cohérence dans le questionnaire, ils ont pour but de vérifier la vraisemblance et la logique des réponses apportées. Exemple : Dans le tableau cidessous, si le total est inférieur ou supérieur à 100%, et que l on clique sur «suivant» pour enregistrer nos réponses et passer à la question d après. Un message apparaît alors nous indiquant qu un problème de cohérence est survenu à la question précédente. 7

8 Il suffit alors de cliquer sur «précédent» pour revenir à la page précédente et ainsi corriger son erreur. Remarque : on peut toutefois continuer le questionnaire avec ce type de message, il ne bloque pas la suite de la saisie. 8