Procédure de vote dématérialisé : gestion des pouvoirs de vote. 16 novembre 2017, Marcoussis

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1 Procédure de vote dématérialisé : gestion des pouvoirs de vote 16 novembre 2017, Marcoussis 1

2 Principe Chaque Association doit désigner la personne (le représentant) qui sera porteuse de son droit de vote, L Association donne ainsi pouvoir à l un de ses membres actifs majeur de la représenter lors d un vote (physique ou dématérialisé), C est le Président de l Association qui délègue ce pouvoir, Le Président peut se déléguer lui même ce pouvoir, mais il doit le faire explicitement au travers de la procédure, Le pouvoir est généré depuis l application Oval e. Il prend la forme : d un document physique dans le cas d une AG avec vote physique, d un fichier pdf authentifié (signé électroniquement) dans le cas d une AG avec un vote à distance dématérialisé

3 Déroulement de la procédure de désignation et de signature en ligne 1. Le Président de l Association se connecte à Oval e 2. Il affiche la page de son Association dans laquelle se touve l espace AG 3. Il sélectionne l action de désignation sur l AG active 4. Il désigne dans les licenciés actifs et majeurs de son Association la personne à qui il délègue le pouvoir de vote et vérifie les coordonnées de cette dernière 5. Il sélectionne l action de signature du pouvoir sur l AG active 6. Il vérifie et corrige si nécessaire ses propres coordonnées 7. Il affiche et contrôle le document à signer électroniquement 8. Il valide le document et certifie sa signature par un code qui lui est envoyé par SMS. Sa signature est confirmée par la réception d un mail.

4 La connexion à l application Oval e Seul le Président de l Association possède les droits permettant de renseigner le pouvoir. Il doit se connecter à Oval e via son couple identifiant / mot de passe personnel. L identifiant est son numéro de licence. Son mot de passe est connu de lui seul ; en cas d oubli, une procédure de «Mot de passe oublié» permet de générer un nouveau mot de passe, en renseignant son numéro de licence et l enregistré dans Oval e.

5 L écran de connexion L identifiant est le numéro de licence En cas d oubli, une procédure permet de réinitialiser le mot de passe

6 Aller sur la page de son Association A cet emplacement, on est renseigné de l identité de la personne connectée et de la structure sur laquelle on est habilité. Un clic sur le nom de la structure permet d atteindre directement la page de la structure.

7 Atteindre la gestion des AG pour la structure Un onglet «AG» apparaît dans les éléments disponibles pour la gestion de la structure. Pour rappel, seul le Président déclaré dans Oval e et possédant les droits correspondants a accès à cet onglet

8 Liste des AG Par le clic sur l onglet AG, le Président de l Association affiche les AG en cours ou passées En regard des AG pour lesquelles une action est possible (i.e. une désignation de pouvoir est à effectuer), le bouton «action» est actif. Les boutons «Action» des AG passées ou non actives sont grisés, et non actifs.

9 Lancer la procédure de désignation du pouvoir La première action de la désignation permet de choisir la personne qui portera le pouvoir de l Association pour les votes de l AG En regard de l AG pour lequel la désignation doit être faite, le clic sur «Action» déroule un menu. Il faut dans un premier temps «Désigner le pouvoir»

10 Choisir le porteur du pouvoir Dans la fenêtre de désignation, le nom du Président est saisi par défaut. Si le Président souhaite désigner un autre membre de l Association, la saisie des premiers caractères dans le champ «Personne à désigner» fait apparaître la liste des personnes habilitées à porter le pouvoir (licence active dans l Association, licencié majeur). Un clic sur la personne à désigner valide le choix dans le champ «Personne à désigner».

11 Vérifier les coordonnées de la personne désignée Cette étape est fondamentale dans le processus. Il faut contrôler que les informations et Portable de la personne désignée pour porter le pouvoir sont bien renseignées dans l application Oval e. Ce sont ces données qui seront utilisées pour fournir au porteur du pouvoir l accès à l application de vote à distance. Il est donc primordial qu elles soient justes. Il faut donc les corriger ou les renseigner à cette étape, dans les deux champs prévus à cet usage. Un numéro de portable doit être saisi obligatoirement en norme internationale. Il doit être précédé de l indicatif du pays (+33 pour la France), puis des chiffres du numéro sans le premier 0.

12 Lancer la signature en ligne du pouvoir (AG avec vote dématérialisé) Si l AG est sujet d un vote dématérialisé, le bouton «Action» permet après la désignation du porteur du pouvoir de signer électroniquement ce pouvoir (Action «Signer le pouvoir») Le porteur du pouvoir a été désigné sur la phase précédente En cliquant sur «Signer le pouvoir, on enclenche la procédure de signature en ligne.

13 Vérifier les coordonnées du signataire (le Président) Il faut s assurer que les coordonnées du signataire (le Président de l Association), sont justes. La fenêtre qui s ouvre permet de contrôler et d éventuellement compléter ou corriger ces données. Note : si la personne désignée porteur du pouvoir est le Président lui même, cette étape a été réalisée lors de la désignation du pouvoir. Ces données doivent être rigoureusement complétées : les données et Téléphone portable sont les éléments qui vont permettre la certification de la signature. Un numéro de portable doit être saisi obligatoirement en norme internationale. Il doit être précédé de l indicatif du pays (+33 pour la France), puis des chiffres du numéro sans le premier 0.

14 Lancer la signature du pouvoir L action sur ce bouton ouvre la fenêtre du document à relire et signer Le document s affiche, et permet sa relecture L action sur ce bouton, en bas du document à signer, lance la procédure de signature en ligne.

15 Valider la signature La forme de la signature est gérée à l étape 1. Pour mémoire, elle n a de valeur que formelle, seul le document PDF généré et signé électroniquement a valeur probante Un code est envoyé par SMS sur le portable du signataire déclaré (le Président). C est la saisie de code qui authentifie le document, par apposition d un certificat numérique crypté et horodaté.

16 Confirmation de la signature Après confirmation de la bonne prise en compte de la signature, un mail est envoyé au signataire (le Président). Outre la confirmation, il peut ainsi télécharger le PDF muni du certificat de signature électronique.

17 Que se passe t il ensuite? Les pouvoirs signés sont archivés, vous n avez pas besoin de les imprimer, La Commission de Vérification des Pouvoirs pourra automatiquement contrôler les pouvoirs signés numériquement, La personne représentante de l Association désignée sur le pouvoir recevra un mail lui permettant de s authentifier sur le site de vote électronique.