Rapport. 1. Atelier «Developing a comprehensive skills profile as a researcher»

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1 Rapport 3 ème rencontre du Réseau romand de mentoring pour femmes HEP-Vaud, Lausanne vendredi 12 juin 2009 Plan du rapport 1. Atelier «Skills Profile» 2. Atelier en groupes «Le CV académique» 3. Ateliers séparés mentees et mentas/ors : Echanges sur l évolution de la relation de mentoring Introduction Après l accueil des participantes autour d un café, la coordinatrice du programme souhaite la bienvenue à l ensemble de participantes à cette troisième rencontre large qui a lieu à la HEP-Vaud à Lausanne. La coordinatrice du programme présente brièvement le programme de la journée et passe la parole à Pamela Alean-Kirkpatrick. 1. Atelier «Developing a comprehensive skills profile as a researcher» Objectif de l atelier et déroulement Intervenante : Pamela Alean-Kirkpatrick a obtenu un doctorat en chimie et un certificat post-gradué en sciences de l éducation. Depuis 1993, elle a travaillé dans la formation tertiaire en tant que «academic developer», notamment à l Université de Zürich. Objectifs de l atelier : Rendre attentives les participantes à l éventail de compétences qui peuvent être développées pendant sa vie en tant que chercheuse Apprendre à apporter des preuves de ces compétences et savoir les présenter de manière convaincante lors de postulations pour des emplois Chaque participante obtiendra ainsi un profil de compétences personnalisé et des manières de l améliorer par la suite grâce à cet atelier. Documents distribués Présentation Powerpoint (cf annexes à ce rapport), disponible sur le site internet du Réseau romand de mentoring pour femmes (RRM), Exercices : (cf. annexes à ce rapport), également disponible sur le site internet du RRM. En guise d introduction, l intervenante constate que les doctorant-e-s et post-docs ne savent pas valoriser leurs compétences par rapport à de potentiels employeurs. Pour l illustrer, elle cite un propos de Janet Metclfe, directrice de UK GRAD, repris dans un article du Times Higher Education Supplement paru le 12 janvier 2007 : «There is a schism between what employers think PhDs bring and the skills they actually have but are unable to communicate to employers». C est pourquoi, les doctorant-e-s- et post-docs doivent prendre en main le développement de leurs compétences dès que possible, en vue de progresser dans leur carrière, de se fixer et atteindre des objectifs réalistes ainsi que pour améliorer leur «employabilité». (p.2 présentation ppt).

2 L atelier vise donc à permettre aux participantes de : Have an overview of a range of graduate student skills Be aware of some opportunities within your working environment for developing these skills Have written at least three skills statement about your particular strengths NOW Have thought of credible examples that show you have these skills Have identified gaps in your skill profile that you would like to work on next Have an idea of how to communicate these skills -> portfolio Pamela Alean-Kirkpatrick distingue trois catégories de compétences : Subject-specfic, technical, professional skills -> ex : knowledge of subject, specific research methodology (equipment, machines), use of subject vocabulary Methodological skills -> ex : acquisition of knowledge, literature research, project management, time management, presentations (oral, poster) incl. graphical layout, animation, etc, graphical layout of texts and documents, statistical treatment of data, IT skills. Personal, social skills -> ex : flexibility : adapting to new situations, creativity : finding new solutions to problems, autonomous : decision making, team player : taking on responsibility, making joint decisions, conflict management : resolving conflicts, reducing tension, communication skills (good listener, understanding others, good articulation) Les deuxième et troisième catégories sont transférables et il existe de nombreuses occasions de les développer dans le monde académique. Les annonces parues dans la presse concernant des personnes avec un doctorat mettent exactement en évidence les compétences appartenant aux catégories ci-dessus (p. 4 ppt). Voici les étapes pour définir son profil de compétences : Self-awareness Dans le premier exercice («Exercise 1 : What does my skills profile look like?») les mentees sont invitées à compléter une grille répertoriant un certain nombre d énoncés de compétences («skill statements»)et elles doivent y indiquer le degré de développement des compétences citées (cf. feuilles d exercices p. 1-3). De cette manière, les mentees peuvent se rendre compte du nombre de compétences qu elles ont déjà développées et celles qu elles désirent améliorer. Opportunity awareness L objectif du deuxième exercice («Exercise 2 : Opportunity awareness Learning Opportunities in an academic environment») est que les mentees estiment le niveau d expérience qu elles possèdent pour des compétences méthodologiques et personnelles/sociales en matière de recherche, enseignement et en 2

3 général, parmi cinq niveaux : «no experience», «observed others», «attended a workshop or course on this topic», «undertaken with support» et «undertaken independently». Le troisième exercice («Exercise 3 : Examples and evidence») définit sept compétences que les doctorante-s et post-docs devraient posséder. Chaque participante complète le tableau individuellement en citant des exemples et des preuves de ces compétences pour étayer chaque affirmation de compétence. Puis en petits groupes de trois, elles partagent leurs réponses au sujet d une des sept compétences par groupe. Ensuite, une personne de chaque groupe vient présenter en plénière les résultats du groupe, présentés ci-dessous : Skill Example Evidence Understand the process of academic or commercial exploitation of research results Be creative, innovative and original in one s approach to research Contribute to promoting the public understanding of one s research field Listen, give and receive feedback and respond perceptively to others Develop and maintain cooperative networks and working relationships with supervisors, colleagues and peers, within the institution and the wider research community Show initiative, work, independently and be self-reliant Effectively support the learning of others when involved in teaching or mentoring activities Depends on type of project Implication of researcher Publications : oral presentation, posters, articles, books Developments : new or related group, research group General public information (radio, TV, journal, review) Thesis/dissertation Interdisciplinary research and methods not in the tradition of my research field/institutions Portes ouvertes Communication avec la presse, TV, radio Conférence Publications vulgarisées Co-redaction of articles Presentations in a scientific context Supervision of a research team Member of societies, associates Organisation of workshop/ seminar Develop projects, interdisciplinary Internet social network Showing personal interest -> ask questions Keep in touch, answer on a regular basis Collect large video data set Decide to take a training (specific software) Create a video database (colleagues were doubting) Solve many problems (technical) -> new analytical tool (never used before in team) Software analytical technique now being re-implemented by others PhD s During courses or seminar/lecture Follow up of students work Datas (Audios, transcripts) Analyses Drafts Articles Books Reports Reactions positive + negative in symposium + in department/faculty Invitations by peers Liste des activités Articles Expliquer son sujet de recherche Number of drafts or versions Questions Awards Invitations Ability of the team Results (publications, reports) PhD/Master/interns/graduating Participation, role, function Event, initiatives Articles co-author Linked In, Bromed Express, SSRN on the web Invitation to present one s work Database Description in the basis Answers to student questions Specific courses to answer questions List of the learning outcomes Ex. of a sample corrected student paper Ex.of course material/presented 3

4 Write clear skill statements Dans le quatrième exercice («Excercise 4 : My skills today ; examples ; evidence»), Pamela Alean- Kirkpatrick propose à chaque mentee de formuler trois énoncés de compétence personnels en se basant sur la grille du premier exercice, puis de trouver un exemple concret et une preuve démontrant qu elles possèdent cette compétence. Cet exercice vise à se préparer à présenter ses compétences et savoir comment le faire pour être convaincante, notamment dans un CV. Decision making L exercice 5 («Exercise 5 : My personal development plan») se focalise sur des compétences pour lesquelles les participantes n ont aucune d expérience (cf. ex.1) : la consigne est d identifier deux compétences que les participantes sont intéressées à développer dans l année à venir. Puis il faut déterminer les opportunités de les développer, dans le cadre de son travail («on the job»), en questionnant des personnes de son environnement professionnel sur les possibilités de les développer («near the job») et enfin en participant à un cours spécifique («off the job»). L intervenante donne ensuite une série de liens de sites internet sur lesquels se trouves des définitions et descriptions de compétences. Helen Füger présente également un outil que l Office fédéral du personnel a développé, les cartes de compétences, qui subdivisent les compétences en catégories, puis les décrivent une à une avec des exemples. Le portfolio académique Après cette partie sur l identification et le développement de compétences, l intervenante présente le portfolio qui permet justement de mettre en évidence ainsi que de valoriser des compétences acquises, démontrées dans le cadre d'un travail «académique» et liées à des activités telles que la recherche ou la rédaction de publications, mais aussi de mettre en évidence d autres types d activités souvent plus difficiles à valoriser, en particulier l'enseignement et les activités de «service». Le portfolio est un document de quelques pages (p. ex. 4-6), réalisé à partir d'un dossier exhaustif, établi à fur et à mesure des activités réalisées, contenant les «justificatifs» et «preuves» de ce travail. La collection du matériel du dossier constitue la base indispensable du portfolio. Il contient une liste des compétences avec des exemples et une liste de preuves en annexe. Cette liste de preuves ne doit pas forcément être annexée au dossier de candidature, mais la personne qui postule peut dire qu elle la tient à disposition sur demande. Le portfolio peut être présenté également en version électronique. Pour établir cette liste de «preuves» il est extrêmement important de toujours demander des feedbacks (évaluation de l enseignement par les étudiants par ex.) ou des preuves de son activité sous forme écrite (documents qui expliquent la place, le rôle et les activités effectuées, certificats de travail notamment). Ces documents doivent être rassemblés et imprimés. Ainsi le portfolio est un allié essentiel de la carrière académique. Il demande du temps, mais conserve la mémoire et la preuve des activités des jeunes chercheuses. 4

5 2. Atelier en groupes «Le CV académique» 5 Rapport rencontre 3 12 juin 2009 Objectif de l atelier et déroulement L après-midi, l atelier sur le CV académique est l occasion d obtenir des conseils pratiques et précis sur la manière de présenter et de structurer son CV. Trois groupes sont formés selon les domaines, sciences naturelles, exactes et médecine, sciences humaines et sciences sociales. Trois professeures, dont deux mentas, animent ces groupes. Il a été demandé aux participantes à cet atelier d envoyer leur CV à l avance de manière à ce que chaque animatrice puisse faire des remarques et critiques spécifiques à chaque CV. Groupe sciences humaines, animé par la Prof. Aline Helg, UniGE partenaire présente : Carine Carvaho Arruda, UniL La Prof. Aline Helg commence par rendre à chaque participante un exemplaire de leur CV, envoyé précédemment, annoté avec ses remarques. Ensuite, elle introduit l atelier en décrivant son parcours académique marqué par la mobilité géographique, ce qui lui a permis d apprendre à «bien se vendre», c est-à-dire reconnaître ses propres capacités et oser les mettre en avant. Selon elle, la chose la plus importante est de montrer que l on a une trajectoire : un point de départ puis une évolution. Cette trajectoire doit transparaître dans notre CV. L employeur fait un pari sur la personne recrutée : il cherche surtout à s assurer du potentiel d évolution de cette personne. Pour le monde académique, ceci implique également de démontrer une démarche intellectuelle en évolution. Il faut également montrer son ouverture à travers le CV : monter une certaine ouverture sur le monde et sur divers sujets de recherche. La mobilité est une valeur importante également : il faut montrer sa mobilité en publiant dans diverses langues par exemple. Il faut rendre visible son réseau. Enfin, le CV doit faire preuve de sa solidité! Les femmes, surtout, sont souvent vues comme «fragiles/peu solides professionnellement» ; notre CV doit montrer nos capacités, notre force : que nous savons diriger une équipe, faire un budget. A ce propos, le fait d avoir des enfants peut être une preuve de sa capacité de gérer plusieurs choses au même temps, il ne faut pas dévaloriser la maternité! Pour la Prof. A. Helg, un bon CV doit être : - préparé à l avance, avec soin et réflexion ; - ciblé par rapport au poste brigué ; - corrigé par une ou des personnes appartenant à notre entourage professionnel (p. ex. un-e professeur-e) avant envoi ; - critiqué constructivement par d autres collègues. Groupe sciences sociales, animé par la Prof. Laurence Kaufmann, UniL partenaire présente : Muriel Besson, UniFR La Prof. Laurence Kaufmann débute l atelier en précisant que pour elle, un CV doit rendre cohérent un parcours extensif, il doit être précis et donner une vue panoramique de son parcours. Par ailleurs, la lettre de motivation est à son avis également essentielle, car c est là que les compétences doivent être mises en valeur, qu on doit montrer sa flexibilité et son dynamisme. Dans un premier temps, elle distribue aux participantes des exemples et contre-exemples de lettres de motivation et de CVs, ainsi que son propre CV. En parcourant ceux-ci, elle met en évidence les erreurs à ne pas commettre et donne des conseils importants : ne pas commencer sa lettre par un paragraphe impersonnel, ne faisant qu énoncer des choses déjà connue du lecteur, p. ex. l énoncé exact de l annonce mettre ses compétences et expériences en évidence, mais sans mentir pour autant Les publications se distinguent en plusieurs catégories, notamment «ouvrages/livres», «articles avec comité d experts», adapter son CV au poste visé, c est-à-dire si besoin est de citer toutes les expériences d enseignement de manière précise et détaillée. La Prof. L. Kaufmann préconise d ailleurs un CV extensif comprenant notamment la liste des enseignements prodigués, des publications, la thèse doit apparaître rapidement et être «visible», avec également le directeur-rice de thèse et les membres du jury de soutenance

6 le CV doit être anti-chronologique (la date la plus récente en premier), les rubriques doivent être visibles et lisibles distinguer les rubriques «formation», «qualifications», «recherche» et «enseignement» finalement, la lettre de motivation est l endroit où expliquer certaines particularités de son CV et son intérêt pour le poste. La Prof. L. Kaufmann passe ensuite en revue les CV des participantes en mettant en relief les points forts et les points à revoir de chaque CV. Groupe sciences naturelles, exactes et médecine, animé par la Prof. Nouria Hernandez, UniL - partenaire présente : Helen Füger, UniFR La Professeure Nouria Hernandez commence par faire quelques commentaires généraux, puis commente les CV des participantes. Remarques générales : Le CV est le premier contact avec un futur employeur et il donne une première impression. C est ce document que l employeur occupé va lire pour décider s il veut voir la personne. Le CV doit s adapter au poste pour lequel on postule. Il est donc important de se familiariser avec les principales règles de postulation du pays ou de l institution où on postule. Eviter absolument les fautes d orthographe dans le CV et la lettre de motivation, et veiller à ce qu ils soient rédigés dans un anglais correct (faire corriger par une personne anglophone). Veiller à la mise en page et à la présentation. Le CV doit être facilement lisible et aéré, de manière à ce que la personne qui recrute trouve rapidement les informations pertinentes pour elle et n ait besoin de lire le document qu une seule fois. Si une version électronique du CV est envoyée, adopter le format pdf. Envoyer si possible le dossier en un document, évt. deux avec la lettre de motivation. N utiliser que des caractères simples, qui ne produisent pas des symboles étranges sur d autres ordinateurs ou programmes. N utiliser l entête d une institution que pour la lettre de motivation et que si on occupe une position au sein de l institution. Les principaux éléments de structure d un CV académique : Current position ; Education ; Professional experience (positions précédant l emploi actuel) ; Research ; Teaching ; Fellowships/honors/prizes ; Languages ; References ; Publications; Invited talks (Si on a participé à de nombreux colloques on ne mettra plus l ensemble des présentations, mais seulement les «invited talks». Pour les autres présentations, on se limitera à une phrase du genre : «Various presentations in international conferences in Italy, Spain, UK,»). D autres rubriques qui peuvent figurer dans le CV : Funding ; Memberships ; Congress organisation ; Review work. Hobbies : indiquer uniquement ce qui apporte un plus et décrit la personne de manière intéressante, p.ex. pratique d un sport de haut niveau atteste de rigueur, discipline. 1 Le «Research statement» peut faire partie de la lettre de motivation. Il est acceptable de prendre une demipage dans une lettre de motivation pour expliquer son CV et son parcours de recherche. 1 D autres exemples de structures de CV sont disponibles sur demande auprès de la coordination. 6

7 3. Ateliers séparés mentees et mentas/ors : Echanges sur l évolution de la relation de mentoring Quatre groupes de mentees sont formés que Carine Carvalho Arruda, Farnaz Moser, Helen Füger et Muriel Besson animent. Après 45 minutes, toutes les participantes se retrouvent en plénière pour mettre en commun les résultats des discussions. 1 er groupe : Animation : Helen Füger Trois mentees sur quatre ont rencontré deux fois leur menta-or et une mentee rencontre plus régulièrement sa menta-or, toutes les 5-6 semaines. Une mentee explique que la distance a réduit le nombre de leurs rencontres à deux, mais sinon elles ont des échanges . L échange personnel n est pas très intensif, mais si elle pose une question par , elle a tout de suite une réponse. Elle espère avoir des résultats de sa recherche bientôt et rencontrer sa menta après, vers la fin de l année pour discuter des possibilités d avenir. Une autre mentee a eu deux rencontres avec sa menta. Sa menta lui fournit des aides très concrètes et directes, la met en contact avec des personnes, mobilise son réseau, par exemple pour lui fournir une occasion d enseigner quelques heures. Une autre mentee raconte comment elle se prépare pour les rencontres, qu elle note ses questions, qu elle a toujours des questions très précises. Pour le moment, ses expériences scientifiques ne fournissent pas du tout les résultats escomptés et l échange avec la menta tourne vraiment autour de comment gérer cette situation. Le mentoring est en fait devenu un peu un coaching. La dernière mentee raconte que sa menta a une conception de la carrière académique comme une carrière qu on ne choisit pas, qu on ne peut pas planifier. Du coup, elle ne trouve pas facile d amener certaines questions plus terre à terre. 2 ème groupe : Animation : Farnaz Moser Les mentees sont satisfaites en général de leur relation de mentoring. Une mentee relève que c est agréable de fixer les rencontres et les thèmes à l avance. Leurs attentes sont toutes satisfaites. Dans deux cas sur trois, la menta ou le mentor encourage leur mentee. Elles sont également satisfaites du programme en général. La seule ombre au tableau : certaines personnes perçoivent de manière négative le programme, réservé à des femmes. 3 ème groupe : Animation : Carine Carvalho Arruda Les trois mentees présentes parlent à tour de rôle de l évolution de leur relation de mentoring, trois expériences qui s avèrent différentes sur plusieurs points. Tout d abord, une mentee raconte qu elle et son mentor se sont vus deux fois jusqu à ce jour. Son mentor provient d un domaine différent du sien, mais il pratique une approche scientifique similaire à celle qu elle utilise dans sa recherche. Son mentor est disponible pour les questions et se montre très ouvert à parler de son parcours personnel. Par contre, il ne possède pas les réponses à toutes ses questions. Dans cette relation de mentoring, la mentee se retrouve dans la position de «demandeuse». La mentee a pris l habitude de frapper aussi à d autres portes en mobilisant le réseau dont elle dispose pour avoir ses réponses. Son mentor a proposé une sortie de laboratoire : les membres de son laboratoire viendront rendre visite au laboratoire de la mentee afin d échanger sur leurs approches. Elle est très contente de cette initiative. Une deuxième mentee présente sa situation qui est l exemple, selon elle, d un mentoring qui marche très bien. Elle et sa menta se sont rencontrées quatre fois et une est à venir. Malgré le fait que leurs domaines de recherche soient assez différents, la menta envoie régulièrement des informations (sur des colloques, call for papers, fonds, conférences ) qu elle fait circuler à son propre groupe de recherche. Elle a toujours accordé du temps au mentoring, malgré son emploi du temps très chargé. Elle s est montrée très ouverte en parlant très volontiers de ses expériences personnelles comme exemple (positif ou négatif). Enfin, elle a été très utile dans sa recherche d emploi en donnant des conseils précieux. Comme sa menta a un profil très «enseignement» cette mentee comme la précédente a aussi frappé à d autres portes pour des questions spécifiques à la recherche. 7

8 Finalement, la dernière mentee vit une relation de mentoring décevante. Son mentor et elle se sont rencontrés à deux reprises. Cependant, elle n a pas pu obtenir le soutien espéré ni pour sa recherche d emploi ni pour la recherche de fonds. 4 ème groupe : Animation : Muriel Besson Les mentees parlent à tour de rôle de leur relation de mentoring. Toutes les mentees ont rencontré leur menta ou mentor depuis janvier, mais plus ou moins régulièrement selon les personnes. Une mentee explique qu elle ne voit pas sa menta de manière régulière, mais selon ses besoins. Elle entretient également un contact par avec elle, car elle est souvent à l étranger. Lors des deux rencontres, la mentee a abordé la question de sa carrière académique et sa menta lui a donné de précieux conseils. De plus, elle a pu rencontrer de nouvelles personnes par son intermédiaire, de manière à élargir son réseau. La deuxième mentee a vu sa menta deux fois avant fin 2008, car sa menta est depuis le début 2009 en congé maternité. Ainsi elle a pu aborder avec elle les bourses et subsides FNS ainsi que l organisation d atelier. Le mentoring lui permet d être plus sûre de sa volonté de devenir professeure. Reste maintenant à progresser dans sa carrière académique et terminer sa thèse. La troisième mentee rapporte son expérience : elle a rencontré sa menta lors d une seule rencontre, mais une rencontre intense. Sa mentee lui a donné des conseils précis et lui a expliqué quelles étapes à moyen et long terme elle doit se fixer pour la suite de son parcours. Les conseils de sa menta sont personnalisés et prodigués par une femme qui a de l expérience et connaît bien le système. Elle apprécie également le modèle de professeure avec enfants que sa menta représente. La dernière mentee a rencontré plusieurs fois son mentor. Il s est avéré qu elle a postulé au poste qu occupe son mentor actuellement (tout bientôt à la retraite) et qu elle a obtenu la place de professeure assistante dès Son mentor lui a donné de nombreux conseils très utiles pour la leçon d essai. Lors d un congrès national, il l a présenté à de nombreuses personnes et ainsi elle a pu élargir son réseau. Le mentoring lui a permis d oser affirmer qu elle voulait devenir professeure, ce qui est tout bientôt réalisé! Conclusion et recommandations de mentees Plusieurs mentees relèvent que cette expérience de mentoring leur a fait gagner en autonomie et qu elles osent ainsi frapper à la porte d autres collègues ou professeur-e-s pour poser des questions, alors qu elles auraient, à la base, pensé demander à leur menta ou à leur mentor. Les témoignages débouchent aussi sur la question de la nécessité de préparer les rencontres en tant que mentee, d avoir des questions précises. Dans la plupart des situations, ce ne sont pas les mentas-ors qui suggèrent les thèmes. Elles-ils sont plutôt là pour répondre. Ou alors il y a une interaction qui se développe. Les mentees relèvent ensemble qu il est nécessaire de mieux former les mentas-ors, pas tou-te-s bien au courant de leur rôle. Certain-e-s mentasors ont des parcours linéaires auxquels les mentees s identifient moins. Pour elles, la conciliation vie professionnelle-vie privée est un objectif, commun aux femmes qui veulent faire carrière et avoir une famille. La coordinatrice souligne qu elle est en tout temps à disposition des mentees et des mentas-mentors pour toute question ou difficulté que rencontrerait une mentee dans sa relation de mentoring. De plus, toutes les mentees recevront peu après cette rencontre un questionnaire sur l évolution de leur relation de mentoring et auront ainsi l occasion de s exprimer plus longuement et précisément sur les points positifs et leurs attentes ou interrogations par rapport à leur relation de mentoring. 8

9 4. Bilan de la rencontre En guise de bilan de la rencontre, les participantes sont invitées à donner leur avis sur cette journée. Toutes les mentees ont beaucoup apprécié l atelier du matin sur le portfolio académique et le profil de compétences. Elles ont trouvé que l atelier du matin se mariait bien avec le thème du CV (après-midi) et elles ont apprécié les conseils avisés prodigués par les professeures qui animaient les trois groupes. Les rencontres sont l occasion de se revoir et partager des moments de discussion précieux. Les mentees sont toujours très contentes de participer à de telles rencontres, car elles se sentent re-motivées après et ces moments leur permettent d avoir un recul par rapport à leur vie quotidienne ainsi que de prendre du temps de penser à elles et leur carrière. Fribourg, juillet 2009 Muriel Besson Coordinatrice du Réseau romand de mentoring pour femmes 9