Angers Loire Valley Convention Bureau

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1 Tel : (33) Fax : (33) Angers Loire Valley Convention Bureau Phase I La préparation meetings incentives conventions events 1 Détermination des besoins Organiser, c est prévoir Dossier réalisé par France Congrès Lieux de réunion Nombre Capacité Equipements Salles séance inaugurale séance de clôture séances plénières commissions Bureaux secrétariat administratif secrétariat scientifique comité d'administration (Pdt, Sec Gal, ) presse gestion hôtelière pour le Locaux personnel:hôtesses,,,, de stockage pour le traiteur de pré projection de reprographie vestiaire Surfaces exposition stands exposition posters accueil coin repos / cybercafé pause-café déjeuner cocktail soirées

2 meetings incentives conventions events Hébergement Date Nombre 4* - 3* - 2* - Eco Chambres Participants Conférenciers Exposants Organisateurs Journalistes Interprètes Programme social Date Nombre Remarques Chambres Excursion Soirée Soirée de gala Cocktail Transport - Transfert Date Nombre Remarques Transport Contact: Contact: contact accueil aéroport / gare Navettes aéroport gare hôtels Autocars soirées cocktail excursions Tel : (33) Fax : (33)

3 meetings incentives conventions events 2 Elaboration du planning Planning Date Nombre Remarques Programme scientifique Edition Promotion Exposition Programme social Secrétariat administratif Suivi budgétaire Tel : (33) Fax : (33)

4 Tel : (33) Fax : (33) Angers Loire Valley Convention Bureau meetings incentives conventions events 3 Visite de repérage (suite) Environnement Temps d'accès du Palais à A pied En voiture Autobus la gare l'aéroport le centre ville Fléchage depuis Oui Non la gare l'aéroport le centre ville Autocars soirées cocktail excursions Centre de Congrès / Lieu de séminaire Salles Capacité Equipements Prix Bureaux Surfaces expo

5 Tel : (33) Fax : (33) Angers Loire Valley Convention Bureau Centre de Congrès / Lieu de séminaire meetings incentives conventions events 3 Visite de repérage (suite) Surface restauration Capacité Equipements Prix déjeuner pauses-café cocktail soirée Surfaces communes vestiaire coin repos accueil toilettes / téléphones Services proposés Oui Non Prix gestion de l'hébergement organisation des excursions gestion des inscriptions gestion de l'exposition contact presse recrutement interprètes repas à partir de cocktail à partir de pauses-café soirée à partir de ouverture du bar hôtesses techniciens Gardiennage

6 Tel : (33) Fax : (33) Angers Loire Valley Convention Bureau meetings incentives conventions events 3 Visite de repérage (suite) Centre de Congrès / Lieu de séminaire Services proposés Oui Non Prix tenue du vestiaire nettoyage des stands matériel interprétation simultanée stands expo panneaux poster branchement électrique branchement téléphonique projecteur diapos projecteur vidéo rétroprojecteur ordinateurs fléchage / panneaux d'information décoration florale Parking (public, privé) Nombre

7 Tel : (33) Fax : (33) Angers Loire Valley Convention Bureau meetings incentives conventions events 4 Budget Dépenses Palais éditions promotion exposition programme social hébergement, transferts animation Recettes secrétariat droits d'inscription sponsors / pub exposants prestations annexes (hôtels) subventions décoration florale

8 Tel : (33) Fax : (33) Angers Loire Valley Convention Bureau meetings incentives conventions events 5 Elaboration programme Programme Conférenciers thèmes sessions séance plénière ateliers / commissions séance inaugurale séance de clôture déjeuner lettre d invitation relance / confirmation président de séance demande textes des intervenants besoin en matériel (vidéo) transport / hébergement Abstracts appel d abstracts envoi réception tri/ mots clés comité de sélection répartition par séance Confirmation aux auteurs 6 Promotion Fichier constitution requalification achat Envoi sélection d un routeur programme préliminaire bulletin d inscription relances fax/ Presse fichier communiqués de presse achat d espace/pub argus de la presse attaché(e) de presse conférence de presse Internet constitution fichier mail création d un site Invitations personnalité

9 Tel : (33) Fax : (33) Angers Loire Valley Convention Bureau 7 Edition meetings incentives conventions events Logo / papier à lettre Première annonce Pré - programme, bulletin d'inscription / formulaire d'abstracts Relance Programme définitif Livre des abstracts Actes du congrès papier / Cd-rom Dossier de presse Invitation séance inaugurale / soirée / cocktail Badges Cavaliers orateurs Contremarques repas / excursions Dossier exposant 8 Exposition Envoi du dossier commercial Réunion d'information exposants Dossier technique Gestion administrative Plan, attribution des stands Edition du guide de l'exposition Assurances de l'exposition Gardiennage Nettoyage des stands Signalisation Envoi du dossier commercial Réunion d'information exposants Dossier technique

10 9 Hébergement meetings incentives conventions events Gestion en soustraitance Navettes sélection des hôtels négociation tarifaire réservation d'allotements signature d'un contrat signature d'un contrat détaillé suivi des réservations mise en place entre hôtels et Palais 10 Programme social Soirées location d'une salle plan de masse (tables) traiteur animation décoration sonorisation inscription et règlement des participants personnel d'encadrement et d'accueil Excursions choix des circuits gestion directe ou sous-traitance autocariste réservation des lieux guides interprètes gestion des inscriptions Réceptions officielles contact avec la Mairie cartons d'invitation préparation des discours Tel : (33) Fax : (33)

11 meetings incentives conventions events 11 Transport / Transfert Gestion directe Sous-traitance négociation avec transporteur officiel envoi des fichets de réduction affrètements spéciaux mise en place des navettes service de location de voitures carte libre accès transports en commun voitures avec chauffeur, accueil VIP accueil spécifique station de taxi mobile (soirée, cocktail ) Contact 12 Recrutement de personnel Hôtesses Divers salles accueil inscriptions sur place conférenciers personnes accompagnantes excursions-soirées hébergement accueil des exposants secrétariat presse accueil gare / aéroport vestiaire reprographie interprètes techniciens sténotypistes gardiens manutentionnaires guides (excursions,,,,) Tel : (33) Fax : (33)

12 13 Prestations diverses meetings incentives conventions events Banque pré-financement change sur place DMC hôtels excursions billeterie Organisateur hébergement professionnel organisateur / conseil en organisation assurance responsabilité Assureur civile assurance annulation multirisque exposition assistance des participants reprographie Divers interprètes techniciens sténotypistes gardiens manutentionnaires guides (excursions,,,,) France Télécom lignes téléphoniques publiphones Internet Préfecture de Police déclaration obligatoire Prestataires divers déménagement coursier photographe location d'ordinateurs infirmerie (SAMU) Fabricants de badges de sacoches congressistes de cadeaux pour congressistes Tel : (33) Fax : (33)

13 meetings incentives conventions events 15 Gestion administrative Gestion des inscriptions Suivi des contacts Gestion comptable Gestion des hébergements conférenciers congressistes personnes accompagnantes invités exposants comité d'organisation prestataires responsables du palais Tel : (33) Fax : (33)

14 Tel : (33) Fax : (33) Angers Loire Valley Convention Bureau Phase II Le déroulement 1 Derniers préparatifs meetings incentives conventions events Organiser, c est prévoir Dossier réalisé par France Congrès Listing Badges Dossier participant Sécurité Instruction / planning Achat par n d'inscription par catégorie par ordre alphabétique par pays par droits soldés par droits non soldés hébergement exposants soirées excursions pré : post congrès édition vérification classement sacoches invitations programme repas (contremarques) encarts publicitaires liste participants commission sécurité consigne sécurité hôtesses techniciens gardiens livraisons petites fournitures A faire En cours Nom du resp

15 2 Installation sur les lieux meetings incentives conventions events Vérification Documentation 3 Briefings Hôtesses Gardiens Secrétaires Equipe Palais Interprètes Conférenciers Techniciens montage expo et panneaux poster aménagement salles aménagement bureaux aménagement espace commun fléchage extérieur signalisation des salles sonorisation commune cavalier orateurs talkie-walkie plan de la ville liste des hôtels annuaires liste des restaurants des animations liste des téléphones intérieurs affichage liste participants affichage plan de l'expo présentation du congrés choix des procédures remises des documents répartition des taches visite des lieux horaires A faire En cours Nom du resp A faire En cours Nom du resp Tel : (33) Fax : (33)

16 meetings incentives conventions events 4 Accueil des participants Exposants Accompagnants Conférenciers Presse Remise du dossier avec badges Vérification aménagement stand Pré-inscrits Inscriptions non soldées Inscriptions sur place Traitement des litiges Problème d hébergement Inscription pour soirées en option Inscritpion pour excursion Règlement caisse Réalisation des badges Sacoche et documents Mise à jour liste Pré-inscrits Inscriptions non soldées Inscritpions sur place Dossier individuel avec badge Sacoche et documents Dossier individuel, badge, invitations Sacoche et documents Collecte textes interventions Collecte documents audiovisuels Pré-projection Présentation au président de séance Contrôle de la carte de presse Dossier de presse Badge «presse» Accueil en salle de presse A faire En cours Nom du resp Tel : (33) Fax : (33)

17 5 Régie meetings incentives conventions events Avant séance inaugurale séance poster Pendant Après Inauguration expo Pauses-café planning des séances pré-projection documents audiovisuels regroupement documents par séance remise des textes aux interprètes réservation du premier rang tribune officielle service d'ordre décoration attribution des panneaux fléchage mise en place des documents hôtesses interprètes techniciens sonorisation et micros audiovisuel éclairage et climatisation pupitre disposition de la tribune boissons pour les orateurs cavaliers avec le nom des orateurs décoration de la salle casques pour l'interprétation fléchage de la salle aménagement des sièges enregistrement (son ou vidéo) récupération des casques récupération documents audiovisuels horaires, mise en place, nombre, qualité A faire En cours Nom du resp Tel : (33) Fax : (33)

18 6 Programme social meetings incentives conventions events Hébergement Excursions Soirées, cocktails Contact quotidien hôtel Enregistrement des no show Modification date arrivée et départ Règlement des litiges Mise en place des autocars Instructions aux guides et chauffeurs Contrôle des départs Panneaux sur les autocars Rapport en fin de parcours Confirmation nbe de participants Vérification mise en place Briefing des hôtesses Vérification du plan de table Contrôle des entrées A faire En cours Nom du resp Tel : (33) Fax : (33)

19 meetings incentives conventions events Phase III Exploitation de l évènement Presse suivi de l'argus de la presse confection du press-book envoi d'un dossier de presse A faire En cours Nom du resp Conférenciers Congressistes Exposants Prestataires Statistiques Fichier Budget lettre de remerciements envoi des actes du congrès enquête de satisfaction thèmes souhaités pour prochaine édition envoi des actes du congrès enquête de satisfaction lettre de remerciements liste complète des participants collecte et règlement des factures règlement des litiges lettre de remerciements répartition des inscriptions dans le temps nombre de repas nombre de chambres d'hôtel remise à jour des fichiers clôture des comptes Tel : (33) Fax : (33)