B PROCESSUSBRECEPTION ET PRIORISATION DES DENONCIATIONS ET PLAINTES

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1 SOMMAIRE DENONCIATIONS ET PLAINTES B PROCESSUSB Page : 1

2 SOMMAIRE DENONCIATIONS ET PLAINTES B PROCESSUS B DENONCIATIONS ET PLAINTES... 1 B.1 RECEPTION ET ENREGISTREMENT DES DENONCIATIONS ET PLAINTES... 3 B.1.1 COMMENT UNE DENONCIATION OU UNE PLAINTE EST REÇUE?... 3 B.1.2 ENREGISTREMENT DES DENONCIATIONS, DES PLAINTES ET ACCUSE DE RECEPTION. 3 B.1.3 CONFIDENTIALITE ET OBJECTIVITE... 5 B.2 TRAITEMENT DE LA DENONCIATION : PRIORISATION ET MESURES A PRENDRE... 6 B.3 DELAIS DE MISE EN ŒUVRE DES DECISIONS... 7 B.4 ANNEXES DU PROCESSUS... 8 Page : 2

3 B1 RECEPTION ET ENREGISTREMENT DES B.1 RECEPTION ET ENREGISTREMENT DES DENONCIATIONS ET PLAINTES B.1.1 COMMENT UNE DENONCIATION OU UNE PLAINTE EST REÇUE? B Une dénonciation ou plainte peut être déposée par : 1) un administré ou un groupe de personnes ; 2) une personne morale ; 3) une autorité publique ; 4) une institution partenaire de l ASCE, membre titulaire du cadre de concertation ou observateur (cas de transmission de dénonciations et plaintes) ; 5) d autres instituions ; 6) auto - saisine de l ASCE à partir des média, télévisions, journaux, et autres publications, à partir de l examen de rapports de visites de sites, revues indépendantes, équipe de supervision, ou toutes parties concernées, etc. B Les dénonciations et les plaintes peuvent être déposées, indifféremment : 1) en personne ; 2) par toute personne ; 3) par un intermédiaire de confiance ; 4) par courrier déposé au Centre d Accueil et d Enregistrement des Dénonciations et des Plaintes (CAEDT) (chargé de la centralisation du courrier et de l information du public) ; 5) par courriel ( ) envoyé à une adresse réservée aux messages confidentiels? 6) par SMS? 7) Par télécopie (FAX) ; 8) par téléphone (téléphone vert : ) ; 9) par les médias ; 10) etc. Tout service ou membre du personnel à qui est communiquée une dénonciation ou plainte est tenu systématiquement d orienter instamment le dénonciateur ou le plaignant vers le Centre d Accueil et d Enregistrement des Dénonciations et des Plaintes(CAEDT) du Département de Lutte contre la Corruption (DLC). B.1.2 ENREGISTREMENT DES DENONCIATIONS, DES PLAINTES ET ACCUSE DE RECEPTION B Enregistrement de la dénonciation / plainte Toutes les dénonciations sont reçues au Centre d accueil et d enregistrement des dénonciations / plaintes du DLC qui procède à la mise en œuvre des diligences suivantes : Enregistre, le cas échéant la plainte dans le registre «courrier Arrivée Dénonciation et plaintes) ; Rempli le formulaire des dénonciations (annexe B2 ou B3) ; Délivre un récépissé au dénonciateur / plaignant indiquant le numéro d enregistrement et la date de dépôt (annexe B5) ; Procède à une analyse préliminaire de l admissibilité de la dénonciation ; Emet un avis sur la recevabilité ou non et vise le formulaire ; Page : 3

4 B1 RECEPTION ET ENREGISTREMENT DES Elabore un projet d accusé de réception en 4 exemplaires (original et souche) ; Transmet le dossier (plainte + formulaire de dénonciation, le cas échéant + accusé de réception) au DLC. B Donner un accusé de réception écrit au dénonciateur / plaignant Le Centre d accueil et d enregistrement des dénonciations / plaintes réceptionne et centralise les dossiers (plainte + formulaire de dénonciation, le cas échéant + accusé de réception). Hebdomadairement et sous la direction du SG, le Comité de traitement des dénonciations et des plaintes (constitué du SG, des quatre chefs des départements) pour étudier et décider des mesures à prendre et des suites a données aux différents dossiers reçus. Sur les résultats des travaux du Comité de traitement des dénonciations et des plaintes du DLC, un accusé de réception est rédigé et signé par le CGE. Cet accusé de réception contribue à assurer la transparence et la responsabilité de l ASCE. Il montre au dénonciateur que l allégation est prise au sérieux. Si une investigation/ enquête est ensuite lancée, ce document atteste que l ASCE a bien reçu la plainte et qu elle a donné des indications préliminaires sur les premières mesures qu elle a prises. L accusé de réception est une lettre écrite en style concis et clair envoyée au dénonciateur (voir annexe B4), l informant que l ASCE a pris acte de la plainte et lui indiquant brièvement les mesures qu il entend prendre. Page : 4

5 B1 RECEPTION ET ENREGISTREMENT DES B.1.3 CONFIDENTIALITE ET OBJECTIVITE Les Contrôleurs l Etat sont soumis à l obligation de réserve et de discrétion. La confidentialité est assurée afin que seuls les membres du personnel chargés de traiter la dénonciation / plainte aient connaissance de cette dénonciation et des informations y relatives. Toute infraction à la confidentialité entraîne des mesures disciplinaires prévues par les textes fondateurs de l ASCE. L ASCE est également tenue d observer les prescriptions de la Loi N /AN portant protection des données à caractère personnel du 20 avril La confidentialité n empêche cependant pas la production de rapport et la transmission de renseignements suffisamment détaillés pour permettre aux intervenants de bien situer l objet de la dénonciation ou de la plainte, de comprendre les positions dégagées, de tirer les conclusions nécessaires et de faire des recommandations. La publication de chaque rapport est suivie d un communiqué de presse organisé par le CGE. L ASCE traite les dénonciations et les plaintes en toute objectivité. Page : 5

6 B.2 TRAITEMENT DE LA DENONCIATION B.2 TRAITEMENT DE LA DENONCIATION : PRIORISATION ET MESURES A PRENDRE Le Comité de Traitement des Dénonciations et des Plaintes (CTDP) sous la direction du SG se réunit pour traiter les dénonciations / plaintes reçues et décider des mesures à prendre (investiguer/enquêter, transmettre ou clôturer). Celles-ci sont communiquées au CGE. Après une analyse approfondie, le CTDP recommande au CGE s il faut ou non enquêter. Pour en décider, il doit répondre aux questions suivantes : Y a-t-il dénonciation ou plainte? La plainte ou la dénonciation doit correspondre à une réelle préoccupation. La plainte ou dénonciation correspond t- elle au mandat de l ASCE ou d une autre institution (médiateur, ARMP, Parquet, tribunal,.)? La dénonciation ou plainte concerne-t-elle des infractions du code pénal ou celles prévues par les instruments ratifiés par le Burkina? Dispose-t-on suffisamment d informations ou de preuves? ou est-il nécessaire de procéder à une enquête complémentaire? La dénonciation et la plainte concernent- elles un secteur sensible ou prioritaire? Est-il nécessaire de demander la communication d un dossier ou d un document à l administration concernée? À ce stade, l allégation est-elle suffisamment solide pour justifier une décision d action? Selon les réponses données à ces questions par le CTDP et ses propositions, le SG prend la décision d investiguer, de transmettre ou d abandonner. Cette proposition est faite au CGE pour requérir son accord. L accord formel du CGE déclenche les procédures de conduite des investigations. Page : 6

7 B.3 DELAI DE MISE EN ŒUVRE DES DECISIONS B.3 DELAIS DE MISE EN ŒUVRE DES DECISIONS Etape Actions Délais 1 Accusé de réception 7 Jours à compter de la réception de la dénonciation / plainte 2 Accusé de réception pour les plaintes exigeant un 2 semaines complément information 3 Informer le SG et le CGE de toute dénonciation Dès enregistrement et traitement préliminaire de la dénonciation ; doit être mentionnée dans le rapport annuel de la direction et de l ASCE 4 Transmettre à une institution associée ou partenaire compétente Les plaintes en rapport avec des institutions associées qui ne rentrent pas dans les attributions de l ASCE peuvent être transmises à l organisation concernée. L ASCE n est pas en mesure d enquêter sur ces plaintes ni d y donner suite, et cela doit être expliqué au dénonciateur / plaignant. Ce dernier peut décider de transmettre sa plainte lui-même (délai : 7 jours). 5 Informer la Division Intégrité (ou son équivalent) des partenaires techniques et financiers concernés Si une investigation est décidée (sous réserve de confidentialité) 6 Conduite des investigations au rapport 30 jours ou plus selon la complexité du dossier. 7 Publication des rapports Outre le rapport annuel, chaque rapport d investigation est suivi d un communiqué de presse organisé par le CGE Page : 7

8 B.4 ANNEXES DU PROCESSUS B.4 ANNEXES DU PROCESSUS - Annexe B1 : Logigramme de traitement des dénonciations et des plaintes. - Annexe B2 : Formulaire d enregistrement des dénonciations et des plaintes. - Annexe B3 : Formulaire d enregistrement des dénonciations et des plaintes Net. - Annexe B4 : Modèle de récépissé. - Annexe B5 : Modèle de lettre d accusé de réception. Page : 8

9 B.4 ANNEXES DU PROCESSUS Annexe B1 : Logigramme de traitement des dénonciations et des plaintes Page : 9

10 B.4 ANNEXES DU PROCESSUS Annexe B2 : Formulaire d enregistrement des dénonciations et des plaintes Page : 10

11 B.4 ANNEXES DU PROCESSUS Annexe B3 : Formulaire d enregistrement des dénonciations et des plaintes Net Page : 11

12 B.4 ANNEXES DU PROCESSUS Annexe B4 : Modèle de récépissé. Page : 12

13 B.4 ANNEXES DU PROCESSUS Annexe B5 : Modèle de lettre d accusé de réception. Page : 13