1. Demande de partenariat et connexion Demande de partenariat au dispositif éco-chèque... 4

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1 NOTICE D UTILISATION DE L ESPACE PARTENAIRE ECO-CHEQUE CHEQUE LOGEMENT

2 TABLE DES MATIERES 1. Demande de partenariat et connexion Demande de partenariat au dispositif éco-chèque Accéder à la demande de partenariat au dispositif éco-chèque Le formulaire de demande de partenariat au dispositif éco-chèque Encadré : Informations générales et Informations RGE Encadré : Informations économiques Encadré : Représentant légal Encadré : Contact principal Valider la demande de partenariat au dispositif éco-chèque Première connexion à l espace partenaire Connexion à l espace partenaire Modification du mot de passe L option Mot de passe oublié Utilisation de l espace partenaire Menu Principale de l espace Écran : Mes informations Suivre l avancement de votre demande d affiliation Modification de vos informations Encadré : Informations générales et Informations RGE Encadré : Informations économiques Encadré : Représentant légal Encadré : Contact principal Écran : Faire une demande de remboursement Encadré : Information sur l éco-chèque Encadré : Facture Encadré : Autres pièces Valider la demande de remboursement Page 2 sur 34

3 2.4. Écran : Suivi des demandes de remboursement Recherche de vos demandes de remboursement Consultation de vos demandes de remboursement Modification d une demande de remboursement Écran : Vérifier un éco-chèque Écran : perte ou prolongation de validité Écran : Foire Aux Questions (FAQ) Fenêtre : Changer de mot de passe Page 3 sur 34

4 1. DEMANDE DE PARTENARIAT ET CONNEXION DEMANDE DE PARTENARIAT AU DISPOSITIF ECO-CHEQUE CHEQUE ACCEDER A LA DEMANDE DE PARTENARIAT AU DISPOSITIF ECO-CHEQUE Pour accéder à l écran de connexion et de demande de partenariat au dispositif éco-chèque logement, il vous suffit de vous rendre à l adresse suivante : Vous arrivez alors sur l écran suivant : Si cet écran n apparait pas, nous vous conseillons de vérifier votre accès à internet et la mise à jour de votre navigateur (privilégiez les versions les plus récentes). Si le problème persiste, n hésitez pas à utiliser un autre navigateur. Pour devenir partenaire du dispositif, vous devez cliquer sur le bouton «Faire une demande» de la partie «DEVENIR PARTENAIRE». Vous arrivez alors dans l écran du formulaire de demande de partenariat LE FORMULAIRE DE DEMANDE DE PARTENARIAT AU DISPOSITIF ECO-CHEQUE L écran de demande de partenariat se décompose en plusieurs encadrés à compléter : Les informations générales Les informations économiques Le représentant légal Le contact principal L ensemble des informations suivi d un astérisque rouge (*) sont obligatoires. Lorsqu une information saisie est conforme, l encadré devient vert : Page 4 sur 34

5 Quand une information est incorrecte ou manquante, l encadré devient rouge et l anomalie est décrite juste en dessous, par exemple : Encadré : Informations générales et Informations RGE Dans le formulaire de demande d affiliation, vous devez renseigner les informations générales dans l encadré suivant : Vous devez y renseigner les informations suivantes : La raison social : elle doit correspondre à celle renseignée sur le K-bis fourni. L adresse de la société : elle doit correspondre à celle renseignée sur le K-bis fourni. Pour la modifier, vous devez cliquer sur l encadré correspondant afin d ouvrir un popup dont l utilisation est détaillée ci-dessous. Le numéro SIRET de la société : il doit correspondre à celui renseigné sur le K-bis fourni. Injecter le K-bis : vous devez cliquer sur le bouton «Charger un fichier» afin d ouvrir une fenêtre pour explorer vos dossiers et sélectionner le fichier correspondant au K-bis. Indiquer la date du K-bis fourni : celui-ci doit être daté d un an au maximum. Cocher la case de qualification ou certification RGE : vous devez cocher cette case si vous êtes un professionnel RGE. Vous pouvez également préciser le code APE de votre société mais cette information n est pas obligatoire pour effectuer votre demande d affiliation. Si vous le renseignez, il doit cependant correspondre à celui du K-bis (s il est présent sur le document). Page 5 sur 34

6 Pour enregistrer une adresse, il suffit de cliquer sur l encadré correspondant. Cette action ouvre alors un pop-up : Vous devez renseigner le code postal, puis cliquer sur l encadré de la commune afin de choisir la valeur correcte dans la liste déroulante. Vous devez également renseigner le nom de la voie dans l encadré correspondant. Vous pouvez compléter votre adresse en précisant de la même manière le numéro de la rue, le complément du numéro à l aide d une liste déroulante (bis, ter, A, ) et le complément de l adresse. Vous pouvez sortir de cette fenêtre et retourner à la demande d affiliation sans sauvegarder votre saisie en cliquant sur la croix en haut à droite ( ). Cliquer sur le bouton «Soumettre» renseigne l adresse inscrit dans le formulaire de demande d affiliation. Pour effectuer la modification de l adresse, il vous suffit de recliquer sur l encadré de l adresse pour rouvrir le pop-up qui sera remplie avec l adresse saisie précédemment. Une fois les modifications effectuées, pour pouvez les valider en cliquant sur le bouton «Soumettre» Encadré : Informations économiques Dans le formulaire de demande d affiliation, vous devez renseigner les informations économiques dans l encadré suivant : Page 6 sur 34

7 Vous devez y renseigner les informations suivantes : Le titulaire du compte bancaire renseigné : qui doit correspondre au RIB fourni. IBAN du compte bancaire renseigné : qui doit correspondre au RIB fourni. Le RIB du compte bancaire renseigné : vous devez cliquer sur le bouton «Charger un fichier» afin d ouvrir une fenêtre pour explorer vos dossiers et sélectionner le fichier correspondant au RIB de la société. Confirmer que le compte bancaire renseigné est celui utilisé pour l activité de la société : pour cela, vous devez cocher la case correspondante Encadré : Représentant légal Dans le formulaire de demande d affiliation, vous devez renseigner les informations du représentant légal dans l encadré suivant : Vous devez y renseigner les informations suivantes : La civilité du représentant légal : il s agit d une liste déroulante dans laquelle vous avez le choix entre «MME» pour madame et «M» pour monsieur. Le nom du représentant légal. Le prénom du représentant légal. Un numéro de téléphone de contact : seul l encadré «Tél. 1» est obligatoire, mais vous pouvez renseigner un second numéro dans l encadré «Tél. 2». L adresse mail de contact : cette adresse sera utilisée pour envoyer les informations de connexion à l espace partenaire et servira d identifiant de connexion (sauf si vous choisissez d utiliser celle du contact principal dans l encadré suivant). Vous pouvez également préciser la fonction occupée par le représentant légal dans la société. Page 7 sur 34

8 Il n est pas possible de modifier l adresse mail renseignée une fois que votre inscription a été effectuée, sauf si elle n est pas utilisée comme identifiant à l espace Encadré : Contact principal Dans le formulaire de demande d affiliation, vous pouvez renseigner les informations du contact principal dans l encadré suivant : Par défaut, le contact principal est le représentant légal. Les informations se mettent donc à jour en fonction de l encadré précédent. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez renseigner un contact différent. Pour cela, il vous suffit de cocher la case «Les informations du contact principal sont différentes du représentant légal». Vous pouvez alors compléter les informations du contact principal de la même manière que pour le représentant légal. Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case «Utiliser cet en tant qu identifiant» pour que ce soit cette adresse qui reçoit les informations de connexion par mail et qu elle soit utilisée pour se connecter sur l espace partenaire. Il n est pas possible de modifier l adresse mail renseignée une fois que votre inscription a été effectuée, sauf si elle n est pas utilisée comme identifiant à l espace Valider la demande e de partenariat au dispositif éco-chèque chèque Une fois que vous avez complété l ensemble du formulaire de la demande d affiliation, vous devez vous rendre en bas de la page. Vous devez cocher la case où vous déclarez avoir pris connaissances des obligations du professionnel partenaire (consultable en cliquant sur le lien : «Afficher les OPP») Ensuite, pour valider votre demande, vous devez cliquer sur le bouton «Valider votre demande de partenariat». Cependant, si une ou plusieurs informations sont manquantes ou incorrectes, le bouton de validation est indisponible. Cette indisponibilité est visible par la couleur grise du bouton, au lieu de noir quand il est utilisable : Page 8 sur 34

9 Si la saisie du formulaire est correcte, vos informations de connexion vous sont alors transmises par mail à l adresse renseignée et vous retournez alors à l écran de connexion à l espace : Si les informations saisies sont incorrecte, vous pouvez les retrouver en consultant les encadrés rouges dans le formulaire afin de corriger votre saisie. Vous pouvez retourner dans l écran de connexion à l espace en utilisant le bouton «Accueil» ( ) du bandeau supérieur. Cependant cette action entraînera la perte de l ensemble des informations saisies dans le formulaire PREMIERE CONNEXION A L ESPACE PARTENAIRE CONNEXION A L ESPACE PARTENAIRE Une fois votre demande de partenariat effectuée, un mail est envoyé à l adresse renseignée afin de vous fournir vos informations de connexion. Ce message est envoyé depuis l adresse : notilus-inbox@contact-everyone.fr En cas de non réception de ce message, pensez à vérifier vos courriers indésirables (SPAM). Pour vous connecter, vous devez de nouveau vous rendre sur l écran de connexion à l espace partenaire à l adresse suivante : Page 9 sur 34

10 Dans l encadré de connexion, vous devez renseigner le mail que vous avez renseigné dans votre inscription, ainsi que le mot de passe reçu. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Se connecter» pour vous rendre sur votre espace partenaire. De même que pour la demande d affiliation, lorsque l une des informations saisies est incorrecte ou manquante, l encadré devient rouge et l anomalie est décrite en dessous, par exemple : Lorsque vous tentez de vous connecter avec des informations erronées, un bandeau rouge apparaît dans le haut de l écran et indique la raison du refus, par exemple : MODIFICATION DU MOT DE PASSE Lors de votre première connexion avec un mot de passe provisoire (première connexion ou suite à un mot de passe oublié), une fenêtre s ouvre automatiquement pour que vous puissiez modifier le mot de passe temporaire que vous avez reçu par mail. Cette modification est obligatoire pour accéder à votre espace partenaire. Il vous suffit de saisir dans chaque encadré le même mot de passe, comportant au minimum, huit caractères dont un chiffre, une lettre en majuscule et une lettre en minuscule, puis de cliquer sur le bouton «Soumettre». Vous pouvez fermer cette fenêtre et accéder de nouveau à l écran de connexion, en cliquant sur la croix en haut à droite ( ). De même que précédemment, lorsque l une des informations saisie est incorrecte ou manquante, l encadré devient rouge et l anomalie est décrite en dessous, par exemple : Page 10 sur 34

11 Lorsque vous tentez de soumettre des informations erronées, un bandeau rouge apparaît dans le haut de l écran et indique la raison du refus, par exemple : L OPTION MOT DE PASSE OUBLIE En cas d oubli, ou de perte de votre mot de passe, vous pouvez demander le renvoi d un mail avec un nouveau mot de passe temporaire qu il faudra modifier dès la connexion suivante. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur «Mot de passe oublié» dans l écran de connexion à l espace partenaire. Vous arrivez alors dans l écran suivant où il vous suffit de fournir l adresse mail renseignée à votre dossier : Page 11 sur 34

12 Une fois l adresse mail complétée, vous devez cliquer sur le bouton «Envoyer» afin de recevoir un mail vous fournissant de nouvelles informations de connexion. Ce message est envoyé depuis l adresse : notilus-inbox@contact-everyone.fr En cas de non réception de ce message, pensez à vérifier vos courriers indésirables (SPAM). Pour vous connecter, vous devez de nouveau vous rendre sur l écran de connexion à l espace partenaire à l adresse suivante : De même que précédemment, lorsque la saisie est incorrecte ou manquante, l encadré devient rouge et l anomalie est décrite en dessous, par exemple : Lorsque vous tentez un envoi avec des informations erronées, un bandeau rouge apparaît dans le haut de l écran et indique la raison du refus, par exemple : Page 12 sur 34

13 2. UTILISATION DE L ESPACE PARTENAIRE MENU PRINCIPALE DE L ESPACE L Une fois connecté sur votre espace partenaire éco-chèque, vous arrivez sur l écran suivant : Il s agit du menu principal vous permettant de vous rendre dans les différentes options de votre espace : «Mes informations» : écran qui permet de consulter et modifier les informations du dossier renseignées lors de la demande d affiliation. Cet écran permet également de suivre l avancé de la demande d affiliation au dispositif éco-chèque. «Faire une demande de remboursement» : écran qui permet d effectuer une demande de remboursement d un éco-chèque. «Suivi des demandes de remboursement» : écran qui permet de suivre vos différentes demandes de remboursement d éco-chèques. «Vérifier un éco-chèque» : écran qui vous permet de vérifier la validité d un écochèque. «Perte ou prolongation de validité d un éco-chèque» : écran qui vous informe de la procédure à suivre en cas de perte ou d obsolescence d un éco-chèque. «Foire Aux Questions (FAQ)» : écran qui rassemble les questions les plus courantes sur votre espace et sur le dispositif éco-chèque logement. Page 13 sur 34

14 «Changer de mot de passe» : fenêtre qui permet de modifier le mot de passe de l espace «Se déconnecter» : bouton qui permet de se déconnecter de l espace partenaire. Durant la consultation des différents écrans, le bandeau supérieur est visible ainsi : L icône «Accueil» ( ) vous permet de retourner dans le menu général et l icône «FAQ» vous permet de vous rendre dans l écran de la «Foire Aux Questions». L utilisation de ces deux raccourcis supprime les informations saisies qui ne sont pas sauvegardées. Par ailleurs, vous pouvez télécharger (au format PDF) la décision d homologation ou les obligations du professionnel partenaire en cliquant sur le lien homonyme en bas de page ou sur l icône PDF ( ) correspondant ÉCRAN : MES INFORMATIONS Depuis le menu général, vous pouvez accéder à cet écran qui regroupe les informations de votre société renseignées dans votre dossier lors de votre demande d affiliation SUIVRE L AVANCEMENT DE VOTRE DEMANDE D AFFILIATION Sur cette page, vous pouvez tout d abord consulter l avancement de votre demande d affiliation : En haut à gauche de cet écran l avancement est indiqué comme suit : «RECUE» : votre demande d affiliation a bien été prise en compte et sera analysée prochainement. «EN INSTRUCTION» : votre demande d affiliation est en cours de vérification. «CONFORME» : votre demande d affiliation est validée. «NON CONFORME»: votre demande d affiliation est incorrecte. Un mail ou une lettre d information vous a été envoyé pour vous préciser les raisons du refus. Vous pouvez effectuer les modifications nécessaires directement dans cet écran. Page 14 sur 34

15 Vous pouvez ouvrir un pop-up de conversation avec le service qui effectue la vérification de votre demande d affiliation. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l icône message ( ). Pour envoyer un message, il vous suffit de cliquer sur l encadré, de rédiger le texte, puis de cliquer sur le bouton «Envoyer». Vous pouvez parcourir juste en dessous l historique des messages qui ont été échangés. Vous pouvez fermer cette fenêtre et accéder de nouveau à l écran de vos informations en cliquant sur la croix en haut à droite ( ) MODIFICATION DE VOS INFORMATIONS Dans l écran de vos informations, vous pouvez les modifier en cliquant en haut à droite sur le bouton «Activer le mode édition». Cette action rend l ensemble des encadrés de l écran modifiables. Vous pouvez constater ce changement en passant le curseur de votre souri sur un encadré. Si votre curseur devient un sens interdit ( ), vous n avez pas activé le mode édition. Dans le cas contraire votre curseur prend la forme d un «i» ( ) pour indiquer que la modification est possible. Si votre demande est en cours d étude, c est-à-dire avec un statut «EN INSTRUCTION», il n est plus possible de la modifier. Vous devez attente qu elle passe en statut «NON CONFORME» ou «CONFORME». Pour modifier une pièce jointe, il faut supprimer l ancienne avec l icône poubelle ( ) et ensuite injecter la nouvelle en cliquant sur le bouton «Charger un fichier». Pour sauvegarder les modifications que vous avez effectuées, vous devez cliquer sur le bouton «Sauvegarder les modifications» qui se situe en bas de la page. Le bandeau ci-dessous vous informe alors de l actualisation de vos informations : Lorsque vous souhaitez actualiser vos informations alors que votre demande d affiliation a été acceptée (statut «CONFORME»), un message vous informe que vos demandes de remboursement en cours seront bloquées jusqu à la nouvelle validation de votre demande. Page 15 sur 34

16 Si vous choisissez «Non» vous revenez à la modification de votre demande d affiliation, si vous cliquer sur «Oui», les modifications sont enregistrées et votre demande va de nouveau être instruite. Également en bas de page, le bouton «Quitter le mode édition» vous permet de retourner à la consultation du formulaire sans sauvegarder vos modifications. L écran de vos informations se décompose en plusieurs encadrés : Les informations générales Les informations économiques Le représentant légal Le contact principal L ensemble des informations suivi d un astérisque rouge (*) sont obligatoires. Lorsqu une information saisie est conforme, l encadré devient vert : Quand une information est incorrecte ou manquante, l encadré devient rouge et l anomalie est décrite juste en dessous, par exemple : Encadré : Informations générales et Informations RGE Dans le détail des informations de votre société, vous pouvez consulter les informations générales de votre société : Page 16 sur 34

17 Une fois que vous cliquez sur le bouton «Activer le mode édition», vous pouvez modifier l ensemble des informations de votre société : Vous pouvez modifier les informations suivantes : La raison social : elle doit correspondre à celle renseignée sur le K-bis fourni. L adresse de la société : elle doit correspondre à celle renseignée sur le K-bis fourni. Pour la modifier, vous devez cliquer sur l encadré correspondant afin d ouvrir un popup dont l utilisation est détaillée ci-dessous. Le numéro SIRET de la société : il doit correspondre à celui renseigné sur le K-bis fourni. Page 17 sur 34

18 Injecter le K-bis : pour le modifier, vous devez supprimer l ancien K-bis en cliquant sur l icône poubelle ( ). Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton «Charger un fichier» afin d ouvrir une fenêtre pour explorer vos dossiers et sélectionner le fichier correspondant au K-bis actualisé. Indiquer la date du K-bis fourni : celui-ci doit être daté d un an au maximum. Vous pouvez également préciser le code APE de votre société mais cette information n est pas obligatoire pour effectuer votre demande d affiliation. S il vous le renseignez, il doit cependant correspondre à celui du K-bis (s il est présent sur le document). Lorsque vous modifiez une information, il est possible que cela engendre la modification d une autre. Par exemple, pour un changement d adresse, il faudra joindre un nouveau K- bis où apparaît la nouvelle adresse. Pour modifier votre adresse, il suffit de cliquer sur l encadré correspondant. Cette action ouvre alors un pop-up : Vous pouvez modifier l ensemble des composantes de l adresse en cliquant sur l encadré correspondant. Pour modifier la commune, il faut tout d abord renseigner le nouveau code postal (s il change). Vous pouvez sortir de cette fenêtre et retourner à vos information en cliquant sur la croix en haut à droite ( ). Cette action ne sauvegarde pas vos modifications. Cliquer sur le bouton «Soumettre» modifie l adresse inscrit dans vos informations. Page 18 sur 34

19 Encadré : Informations économiques Dans le détail des informations de votre société, vous pouvez consulter les informations économiques de votre société : Une fois que vous cliquez sur le bouton «Activer le mode édition», vous pouvez modifier l ensemble des informations : Vous pouvez modifier les informations suivantes : Le titulaire du compte bancaire renseigné : qui doit correspondre au RIB fourni. IBAN du compte bancaire renseigné : qui doit correspondre au RIB fourni. Le RIB du compte bancaire renseigné : pour le modifier, vous devez supprimer l ancien RIB en cliquant sur l icône poubelle ( ). Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton «Charger un fichier» afin d ouvrir une fenêtre pour explorer vos dossiers et sélectionner le fichier correspondant au RIB de la société. Lorsque vous modifiez une information, vous devez également modifier le RIB fourni Encadré : Représentant légal Dans le détail des informations de votre société, vous pouvez consulter le représentant légal que vous avez déclaré pour votre société : Page 19 sur 34

20 Une fois que vous cliquez sur le bouton «Activer le mode édition», vous pouvez modifier l ensemble des informations : Vous pouvez modifier les informations suivantes : La civilité du représentant légal : il s agit d une liste déroulante dans laquelle vous avez le choix entre «MME» pour madame et «M» pour monsieur. Le nom du représentant légal. Le prénom du représentant légal. La fonction du représentant légal : cette information est facultative. Un numéro de téléphone de contact : seul l encadré «Tél. 1» est obligatoire L du représentant légal n est pas modifiable sauf si elle n est pas utilisé comme identifiant de connexion à l espace Encadré : Contact principal Dans le détail des informations de votre société, vous pouvez consulter le contact principal que vous avez déclaré pour votre société : Page 20 sur 34

21 Une fois que vous cliquez sur le bouton «Activer le mode édition», vous pouvez modifier l ensemble des informations : Par défaut, le contact principal est le représentant légal. Les informations se mettent donc à jour en fonction de l encadré précédent. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez renseigner un contact différent. Pour cela, il vous suffit de cocher la case «Les informations du contact principal sont différentes du représentant légal». Vous pouvez alors modifier les informations du contact principal de la même manière que pour le représentant légal. L du contact principal n est pas modifiable sauf si elle n est pas utilisé comme identifiant de connexion à l espace ÉCRAN : FAIRE UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT Depuis le menu général vous pouvez accéder à cet écran qui vous permet d effectuer une demande de remboursement d un éco-chèque fourni par un de vos clients. Votre demande de remboursement d un éco-chèque ne pourra pas être validée avant que votre demande d affiliation soit déclaré conforme. Vous pouvez consulter l état d avancement de votre demande d affiliation dans l écran «Mes informations». Page 21 sur 34

22 Avant de remplir le formulaire, il est important de vous assurer que vous disposez bien de l ensemble des pièces nécessaires et conformes à la validation de votre demande. Lorsque vous cliquez sur le lien «Pièce(s) à fournir), une fenêtre s ouvre pour indiquer les différents documents nécessaires à votre demande : Vous pouvez fermer cette fenêtre en cliquant sur la croix en haut à droite ( ) pour revenir au formulaire de demande de remboursement d un éco-chèque ENCADRE : INFORMATION SUR L ECO-CHEQUE Le formulaire de demande de remboursement commence par les informations relatives à l écochèque concerné : Page 22 sur 34

23 Vous devez remplir le numéro de l éco-chèque (composé de 9 chiffres) dans la case concernée, puis le numéro caché. Il s agit d un code de 4 chiffres présent en bas à droite de l éco-chèque. Pour le consulter il faut gratter la zone intitulée : «Cadre à gratter réservé aux professionnels». Cette case est visible dans une image de l éco-chèque en cliquant sur le bouton d information ( ). Il vous suffit ensuite de cliquer sur le bouton «Vérifier» afin d effectuer le contrôle de l écochèque. Les informations relatives au bénéficiaire de l éco-chèque apparaissent alors : Vérifier bien que ces informations sont correctes et conformes à votre client, aux travaux et aux dates de la facture. Dans le cas contraire, votre demande de remboursement sera considérée comme non conforme. Si la saisie du numéro caché est incorrecte, les encadrés apparaissent vides. Corrigez votre saisie, et cliquer sur le bouton «Vérifier» qui a réapparu lors de la modification du numéro caché ENCADRE : FACTURE Vous devez ensuite renseigner les informations de la facture relative à cet éco-chèque : Page 23 sur 34

24 Vous devez renseigner les informations suivantes : Le numéro de la facture : vous devez renseigner cette valeur sous format alphanumérique. Cette information doit correspondre à celle présente sur la facture jointe à la demande. La date de réception des travaux : elle doit être postérieure à la demande d éco-chèque effectuée par votre client. La date d acquittement. Le montant HT des fournitures : vous devez préciser cette valeur sous format numérique et en euros. Le montant HT de la Main d œuvre : vous devez préciser cette valeur sous format numérique et en euros. Le montant TTC de la facture : vous devez préciser cette valeur sous format numérique et en euros. Cette information doit être supérieure à La déclaration que l intégralité des informations nécessaires est bien sur la facture : vous devez cocher la case correspondante. L injection de la facture : vous devez cliquer sur le bouton «Charger un fichier» afin d ouvrir une fenêtre pour explorer vos dossiers et sélectionner le fichier correspondant à la facture correspondante à la demande. Vous pouvez également renseigner le total des travaux qui sont dédié à l amélioration énergétique. Vous pouvez les renseigner HT ou TCC. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la liste déroulante pour choisir entre ces deux options. Pour renseigner les dates, vous devez cliquer sur les encadrés correspondants, puis parcourir les mois du calendrier avec les flèches ( ) et cliquer sur la date recherchée : Page 24 sur 34

25 ENCADRE : AUTRES PIECES Vous pouvez compléter votre demande de remboursement avec des documents complémentaires (dans la limite de 2 fichiers). Pour cela, vous devez renseigner leur nom et les injecter en cliquant sur le bouton «Charger un fichier». Cela ouvre une fenêtre d exploration de vos dossiers où vous pouvez sélectionner le fichier souhaité. Vous pouvez également ajouter un commentaire afin de fournir un complément d information sur votre demande ou sur les pièces complémentaires VALIDER LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT Une fois que vous avez complété l ensemble du formulaire de demande de remboursement d un éco-chèque, vous pouvez la finaliser en vous rendant en bas de la page. Vous pouvez valider votre demande en cliquant sur le bouton «Valider votre demande». Cependant, si une ou plusieurs informations sont manquantes ou incorrectes, le bouton de validation est indisponible. Cette indisponibilité est visible par la couleur grise du bouton, au lieu de noir quand il est utilisable : Si la saisie du formulaire est correcte, vous retournez au menu général et une fenêtre apparaît pour vous indiquer la bonne prise en compte de votre demande : Page 25 sur 34

26 L ensemble des informations suivi d un astérisque rouge (*) sont obligatoires. Lorsqu une information saisie est correcte, elle devient verte : De même que précédemment, lorsque l une des informations saisie est incorrecte ou manquante, l encadré devient rouge et l anomalie est décrite en dessous, par exemple : Lorsque vous tentez de soumettre des informations erronées, vous restez sur le formulaire de demande de remboursement. L ensemble des informations manquantes ou incorrectes sont signalées en rouge. Vous devez donc corriger l ensemble des anomalies pour valider votre demande de remboursement. Vous pouvez modifier un document joint en supprimant l ancien à l aide de l icône en forme de poubelle ( ) et en ajoutant le document correct ou corrigé ÉCRAN : SUIVI DES DEMANDES DE REMBOURSEMENT RECHERCHE DE VOS DEMANDES DE REMBOURSEMENT Depuis le menu général, vous pouvez accéder à cet écran qui vous permet de suivre l évolution de vos demandes de remboursement. Page 26 sur 34

27 Par défaut, le tableau inférieur regroupe l intégralité de vos demandes. Si vous le souhaitez, vous pouvez les filtrer en effectuant une recherche. Pour cela, vous pouvez renseigner un des champs suivants : La date de début de traitement : le résultat ne comprendra que des demandes de remboursement effectuées après cette date. La date de fin de traitement : le résultat ne comprendra que des demandes de remboursement effectuées avant cette date. Le numéro de facture : vous pouvez effectuer une recherche en ne précisant qu une partie de cette valeur. Le nom du client : vous pouvez effectuer une recherche en ne précisant qu une partie de cette valeur. Vous pouvez lancer votre recherche en cliquant sur le bouton «Chercher» CONSULTATION DE VOS DEMANDES DE REMBOURSEMENT Par défaut, le tableau inférieur de l écran de suivi des demandes regroupe l ensemble des demandes de remboursement que vous avez effectuées. Avec une recherche, vous pouvez les filtrer. Le tableau se présente ainsi : Vous pouvez y consulter : Le nom du client concerné Le numéro de la demande de remboursement Le numéro d éco-chèque concerné La date de demande de remboursement Le numéro de la facture relative aux travaux Le statut de la demande de remboursement : Page 27 sur 34

28 «RECUE» : votre demande de remboursement a bien été prise en compte et sera analysée prochainement. «EN INSTRUCTION» : votre demande de remboursement est en cours de vérification. «CONFORME» : votre demande de remboursement est validée. «NON CONFORME» : votre demande de remboursement est incorrecte. Un mail ou une lettre d information vous a été envoyé pour vous préciser les raisons du refus. Vous pouvez effectuer les modifications en cliquant sur le bouton en forme de stylo bleu ( ). L état du remboursement : la case est cochée lorsque le remboursement de l écochèque est validé au niveau de la Région Midi-Pyrénées. La date de mandat Le numéro de mandat Vous pouvez ouvrir une fenêtre de conversation avec le service qui effectue la vérification de votre demande de remboursement. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l icône message ( ). Il y aura une fenêtre de conversation dédié à chaque demande de remboursement. Pour envoyer un message, il vous suffit de cliquer sur l encadré, de rédiger le texte, puis de cliquer sur le bouton «Envoyer». Vous pouvez parcourir juste en dessous l historique des messages qui ont été échangé. Vous pouvez fermer cette fenêtre et accéder de nouveau à l écran de vos informations en cliquant sur la croix en haut à droite ( ) MODIFICATION D UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT Lorsque vous consultez vos demandes de remboursement, vous pouvez les modifier. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le stylo bleu ( ) de la ligne correspondante. Vous retournez alors dans le formulaire de demande. Vous pouvez modifier directement l ensemble des informations de votre demande. Vous pouvez enregistrer ces changements en cliquant sur le bouton «Modifier la demande». Page 28 sur 34

29 L ensemble des informations suivi d un astérisque rouge (*) sont obligatoires. Lorsqu une information saisie est correcte, elle devient verte : De même que précédemment, lorsque l une des informations saisie est incorrecte ou manquante, l encadré devient rouge et l anomalie est décrite en dessous, par exemple : Lorsque vous tentez de soumettre des informations erronées, vous restez sur le formulaire de demande de remboursement. L ensemble des informations manquantes ou incorrectes sont signalées en rouge. Vous devez donc corriger l ensemble des anomalies pour valider votre demande de remboursement. Si votre demande est en cours d étude, c est-à-dire avec un statut «EN INSTRUCTION», il n est plus possible de la modifier. Vous devez attente qu elle passe en statut «NON CONFORME». Pour modifier une pièce jointe, il faut supprimer l ancienne avec l icône poubelle ( ) et ensuite injecter la nouvelle en cliquant sur le bouton «Charger un fichier». Lorsque vous modifiez une information, il est possible que cela engendre la modification d une autre. Par exemple, la modification d un montant engendre la modification de la facture joint à la demande ÉCRAN : VERIFIER UN ECO-CHEQUE CHEQUE Depuis le menu général vous pouvez accéder à cet écran qui vous permet de contrôler l avancement d une demande d éco-chèque ou de contrôler la validité d un éco-chèque : Votre client peut vous fournir le numéro de dossier de sa demande d éco-chèque, ce qui vous permet de suivre avec lui l avancement de sa demande : Pour cela, vous devez compléter l encadré correspondant et cliquer sur le bouton «Afficher la date de demande» : Page 29 sur 34

30 Vous pouvez ainsi consulter les informations relatives la demande d éco-chèque de votre client : La date de la demande : cette valeur doit être inférieure à celle de la livraison des travaux. Le statut de la demande : «RECU» : la demande d éco-chèque a bien été prise en compte et sera analysée prochainement. «EN INSTRUCTION» : la demande d éco-chèque est en cours de vérification. «CONFORME» : la demande d éco-chèque est validée, le chèque a été envoyé et votre client l a peut-être déjà reçu. «NON CONFORME» : la demande d éco-chèque est incorrecte. Votre client en a été averti par mail ou par courrier et il doit effectuer les modifications adéquates pour que sa demande soit validée. Les types d activité des travaux : il y a un maximum de 5 types d activité. De même, vous pouvez vérifier la validité d un éco-chèque en saisissant son numéro et en cliquant sur le bouton «Vérifier le chèque» : Vous pouvez observer les informations suivantes : Page 30 sur 34

31 Le statut du chèque : «Valide» : vous pouvez demander le remboursement de cet éco-chèque. «Non valide» : vous ne pouvez pas demander le remboursement de cet écochèque. Le nom du bénéficiaire. Le prénom du bénéficiaire. L adresse des travaux. Les types d activités des travaux : il y a un maximum de 5 types d activité. La date de validité de l éco-chèque. La date de la demande de l éco-chèque : cette valeur doit être inférieure à celle de la livraison des travaux. Le montant de l éco-chèque : «1 000» : pour les propriétaires bailleurs. «1 500» : pour les propriétaires occupant. Vérifiez bien que les informations relatives à l éco-chèque correspondent à celles de votre client et de vos travaux. Dans le cas contraire, votre demande de remboursement ne sera pas validée ÉCRAN : PERTE OU PROLONGATION N DE VALIDITE Depuis le menu général vous pouvez accéder à cet écran qui vous permet d avoir des informations dans le cas de perte d un éco-chèque ou de dépassement de validité. Un bouton radio à choix unique vous permet de choisir le type de déclaration que vous souhaitez faire : Par défaut, c est la perte d éco-chèque qui est validée et visible : Cet écran vous informe que la déclaration de perte doit être effectuée par votre client. Ensuite l ancien chèque sera mis en opposition et un chèque de remplacement lui sera envoyé. L écran de prolongation se présente ainsi : Page 31 sur 34

32 Cette page vous apprend que, tout comme pour la perte, la demande de prolongation doit être effectuée par votre client. Dès que la demande de prolongation est contrôlée, le chèque actuel sera mis en opposition est un nouveau sera envoyé à votre client ÉCRAN : FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ) (FAQ) Depuis le menu général et le bandeau supérieur de l ensemble des autres écrans, vous pouvez accéder à cet écran qui regroupe les questions les plus courantes sur votre espace et sur le dispositif éco-chèque logement. Pour consulter les informations relatives aux sujets ci-dessus, vous devez cliquer sur l intitulé. Apparaît alors en bas de l écran, sous forme de questions/réponses, l ensemble des informations utiles sur le sujet sélectionné FENE ENETRE : CHANGER DE MOT DE PASSE SE Depuis le menu général, vous pouvez modifier votre mot de passe en cliquant sur «Changer de mot de passe». Cela ouvre alors la fenêtre ci-dessous : Page 32 sur 34

33 Vous pouvez fermer cette fenêtre et retourner au menu général, en cliquant sur la croix en haut à droite ( ). Vous devez indiquer votre mot de passe actuelle, et inscrire deux fois celui que vous souhaitez utiliser désormais. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Soumettre» afin de modifier le mot de passe. Si la modification est conforme aux règles de sécurité, vous serez informé de la modification de mot de passe par le bandeau suivant : Pour rappel, le mot de passe doit comprendre 8 caractères minimum, dont un chiffre, une majuscule et une minuscule. De plus, le nouveau mot de passe doit être différent des 3 derniers mots de passe. De même que précédemment, lorsque l une des informations saisie est incorrecte ou manquante, l encadré devient rouge et l anomalie est décrite en dessous, par exemple : Page 33 sur 34

34 Lorsque vous tentez de soumettre des informations erronées, un bandeau rouge apparaît dans le haut de l écran et indique la raison du refus, par exemple : Page 34 sur 34