Portail de Gestion des congés et Absences - Didacticiel

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1 Portail de Gestion des congés et Absences - Didacticiel INTRODUCTION Bonjour et bienvenue dans le portail de gestion des congés et absences! Ce didacticiel a été construit afin de vous permettre de vous approprier le plus rapidement et le plus aisément possible cette application. Grâce à cette application, vous pouvez : - Réaliser vos demandes de congés, et Journées de récupération, - les transmettre à votre manager référent pour validation, - consulter en temps réel vos soldes de congés. Pour toute question sur son utilisation, n hésitez pas à contacter, au service RH Problème d utilisation (difficultés d utilisation, de compréhension.) : Aurélie Lemaire Tél : ; poste interne 225 ou par mail aurelie.lemaire@peopleand-baby.com Problème de connexion au serveur : Christelle LEROY : ; poste interne 520 ou par mail christelle.leroy@people-andbaby.com Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 1 / 13

2 Sommaire 1. PREMIERE CONNEXION ET MODIFICATION DU MOT DE PASSE PRINCIPAUX MENUS...4 Menu de gauche... 4 Haut de page... 5 Espace Personnel / Demande d absence Le menu le plus important! EMETTRE UNE DEMANDE AUTRES RUBRIQUES DE VOTRE «ESPACE PERSONNEL» Espace personnel/demande d absence Espace personnel/planning Espace personnel/suivi des justificatifs Espace personnel/informations Personnelles SOUMETTRE UNE DEMANDE D ANNULATION OUBLI DU MOT DE PASSE Didacticiel Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 2 / 13

3 1. Première connexion et modification du mot de passe Pour votre première connexion, saisissez l adresse suivante dans votre navigateur : Cette adresse est également utilisable via votre ordinateur personnel Pensez à enregistrer cette adresse dans vos favoris L écran d accueil du Portail Rh apparaît. Sur la partie gauche de l'écran, vous trouverez le bandeau de navigation. Vous serez alors invité à indiquer votre ID utilisateur ainsi que votre mot de passe. Pour la première connexion : - Identifiant : prenom.nom (sans ç, tirets etc et sans accent) - Mot de passe : date de naissance sous ce format «jjmmaaaa» A noter : Si vous avez un nom de famille composé ou comprenant un espace, il faut l inscrire de la même manière qu il figure sur votre bulletin de salaire. Par exemple : - françois.le marchand - brigitte.dupont-ledru A votre première connexion, merci de personnaliser votre mot de passe (maximum 6 caractères : chiffres ou lettres) en cliquant sur la ligne Changer le mot de passe (en haut à gauche de l écran) : Vous obtenez l'écran suivant, identique à celui indiqué au-dessus Il ne vous reste plus qu'à indiquer votre nouveau mot de passe, le confirmer, puis cliquer sur le bouton 'Sauvegarder' pour prise en compte immédiate de votre modification. Didacticiel Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 3 / 13

4 2. Principaux menus Une fois connecté à l application, la page suivante apparaît. Menu de gauche Le bandeau de gauche sert exclusivement à la navigation dans l application. Changer de mot de passe : cf.ci dessus Déconnexion : pour fermer la session Accueil : Les boutons / cachent ou font apparaitre les sousrubriques Cette rubrique vous permet d accéder à vos derniers messages et actualité Espace personnel : L espace personnel est composé d un ensemble de pages : Demandes d absences : Cette page vous permet de poser vos congés et suivre l état d avancement de la validation de vos demandes. Planning : Cette page vous permet de visualiser votre planning de congés et d absences. Suivi des justificatifs d absence : Cette partie n est pas utilisable pour le moment. Informations personnelles : Cette rubrique vous permet d accéder à vos informations personnelles Liens : Cet espace sera utilisé pour mettre à votre disposition des documents (notices d utilisation, guides etc.) Cette partie vous permet également de télécharger le dernier guide utilisateur le plus à jour. Didacticiel Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 4 / 13

5 Haut de page Les boutons de navigation de l entête vous permettent de naviguer dans l application. Ce bouton permet de masquer le bandeau (partie gauche) et agrandit la zone d affichage du contenu des pages. Retour à la page d accueil Chemin d accès à la page actuellement affichée, possibilité de revenir en arrière en sélectionnant la partie de chemin soulignée ex :. Espace Personnel / Demande d absence Le menu le plus important! Le contenu de cette page est décomposé en trois rubriques : - Une rubrique «Emettre une demande d absence» : c est avec cette rubrique que vous pourrez effectuer votre demande de congés et absences - Une rubrique «Consulter mes soldes de congés» : vous avez le détail, en temps réel, de vos soldes de congés par période d acquisition - Une rubrique «Gérer mes demandes d absences existantes» : cette rubrique vous permet de suivre l avancement de la validation de vos demandes par votre supérieur hiérarchique - L espace «Memo» est utilisé pour vous rappeler certaines règles Attention : Ce portail RH gère en temps réel les compteurs de congés. De ce fait, il y aura toujours un décalage entre les compteurs du portail RH et les compteurs des bulletins de paie. Les zones marquées sont obligatoires à la saisie. ou Réduction ou agrandissement du composant Didacticiel Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 5 / 13

6 3. Emettre une demande Dans le menu de gauche, cliquer sur «Demande d absence» 1 ère étape : Réaliser une demande Vous avez la possibilité d effectuer votre demande avec un menu déroulant. Vous constaterez à ce titre que plusieurs possibilités s offrent à vous : Une fois le motif d absence choisi, vous devez préciser la date de début et la durée de votre absence. Valider votre choix en cliquant sur l'icône : («Ajouter»). Attention les zones Commence et Finit sont importantes car elles permettent de déterminer les ½ journées éventuellement prises. Dans l exemple ci-dessus le congé commence le 25 juillet au matin et se termine le 25 juillet au soir soit une journée complète de congé. Pour une ½ journée le congé commence le matin et se termine en fin de matinée ou bien commence l après-midi et se termine en fin d après-midi. Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, ajouter des commentaires à votre demande, qui seront envoyés en même temps que votre demande, avec un titre. Le commentaire pourra être lu par le destinataire de la demande. Le titre apparaîtra dans votre récapitulatif de demandes (Rubrique 'Gérer mes demandes d absence existantes'). Didacticiel Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 6 / 13

7 Petite astuce : Vous décidez de poser des absences sur 15 jours, mais avec plusieurs motifs (Congés payés et récup). Nous vous conseillons de faire une demande spécifique à chaque fois. Pourquoi? Car s il s avère que si vous choisissez de modifier votre demande, toute ou partie, vous seriez contraint d annuler la totalité de vos demandes et de refaire complètement votre demande. Pour cette raison, nous vous conseillons d effectuer une demande par motif d absence. Remarque : Vous noterez que le menu déroulant ne fait pas apparaître les absences pour maladie. Pour ces motifs, seule la paie est en mesure de saisir votre absence pour motif maladie. En cas d absence pour raison maladie, qui prévenir? En cas d absence Maladie, vous devez prévenir votre responsable. Ce(tte) dernier(ère) transmettra l information au service paie. Cette information sera saisie dans le portail en statut «à confirmer» dans l attente de votre justificatif. Nous vous rappelons que toute absence non justifiée n est pas rémunérée. Il vous appartient donc de fournir au plus vite votre justificatif Arrêt Maladie à votre responsable. 2ème étape : «ajouter» la demande Une fois l ensemble des champs remplis, il vous suffit de cliquer sur le bouton «ajouter» : (bouton à droite des champs calendriers) 3ème étape : «Vérifier» la demande Avant d envoyer votre demande, vous devez la vérifier en cliquant sur le bouton en bas à droite de la rubrique «Vérifier». Cette action permet de vérifier que le nombre de jour d absence est en conformité avec vos droits conventionnels et légaux. 4ème étape : «Envoyer» la demande L action de vérification, si le nombre de jours d absences demandés est en conformité avec vos droits, vous amène à l écran suivant : Cet écran récapitule les éléments que vous avez saisis sur l écran précédent. Trois possibilités s offrent à vous : - «Modifier» votre demande : sur le type d absence, les jours d absences, les commentaires, etc. Didacticiel Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 7 / 13

8 - Enregistrer votre demande à l état «Brouillon» : votre demande ne sera pas envoyée à votre Manager. Mais vous pourrez revenir sur votre demande pour l envoyer ultérieurement. - «Soumettre» la demande à votre associé indiqué dans le champ à gauche du bouton «Soumettre». Cliquer sur le bouton : Un message de confirmation vous informe que votre demande a bien été envoyée : Une fois la demande soumise, elle apparait dans la page «Gérer mes demandes d absences existantes». Un mail est envoyé automatiquement à votre responsable, l invitant à répondre à votre demande. Etape 6 (si nécessaire) : Rappeler une demande. Vous souhaitez rappeler une demande soumise à votre supérieur hiérarchique et non encore acceptée par lui. Pour cela, cliquer sur - Espace personnel, - Page Gérer mes absences - Rubrique : Gérer mes demandes d absences existantes Sélectionner la demande à rappeler, puis cliquer sur le bouton : Une fois la demande rappelée, vous pourrez, soit la soumettre à nouveau, soit la modifier pour en changer les dates ou encore la supprimer. Didacticiel Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 8 / 13

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10 4. Autres rubriques de votre «Espace personnel» Espace personnel/demande d absence Cet espace permet: - De poser vos congés : Rubrique «Emettre une demande d absence» (cf partie 3). - De visualiser vos demandes : rubrique «Gérer mes demandes d absence existantes» - de visualiser vos soldes : «Consulter mes soldes de congés.» Concernant la rubrique «Gérer mes demandes d absence existantes» Cette rubrique liste toutes les demandes d absence que vous avez enregistrées. Chacune est désignée par un statut : - Statut brouillon si vous avez commencé à remplir une demande mais vous souhaitez patienter avant de l envoyer à votre associé pour la faire valider - Un statut «soumise» si vous avez envoyé la demande à votre valideur - Un statut «acceptée» pour les demandes validées par votre valideur - Un statut «refusée» pour les demandes refusées par votre valideur - Un statut «reportée» pour les demandes sur lesquelles votre valideur souhaite statuer ultérieurement - Un statut «annulée» pour les demandes que vous avez annulées avant ou après qu elles aient été validées Espace personnel/planning Cet espace vous permet de visualiser votre planning d activité : Vous pouvez visualiser votre planning à partir de la date défaut) : - mensuel (par défaut) ou sélectionner (date du jour par Didacticiel Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 10 / 13

11 - hebdomadaire en sélectionnant - sur une période en optant pour les paramètres suivants ou en renseignant la date de début et la date de fin dans les zones correspondantes (vous pouvez cliquer sur le calendrier ). Les flèches vous permettent également de vous déplacer dans le temps. Enfin, l option tandis que permet d extraire et imprimer votre planning sous Excel vous le permet via votre navigateur internet. Les jours fériés sont indiqués par la couleur Vert Clair et les Week-end par un violet clair :. Espace personnel/suivi des justificatifs A venir Espace personnel/informations Personnelles A venir Didacticiel Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 11 / 13

12 5. Soumettre une demande d annulation Vous souhaitez annuler une demande soumise à votre supérieur hiérarchique et acceptée par lui. - Espace personnel, rubrique «Demande d absence» - Page Gérer mes demandes existantes Cliquez sur la demande pour laquelle on souhaite soumettre une annulation, puis cliquer sur le bouton Le nom de votre valideur apparaît dans la zone prévue à cet effet. La demande arrivera dans sa rubrique Valider les demandes d absence. NB: Le fait d'émettre une demande d annulation ne supprime pas automatiquement. La suppression de la demande ne sera effective que lorsque le manager aura traité (donc Accepté) la demande d'annulation que le collaborateur lui aura transmise. Il faut donc que le manager accepte cette demande d annulation sur le même principe qu une demande normale et peut donc notamment la refuser. Didacticiel Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 12 / 13

13 6. Oubli du mot de passe En cas du d oubli du mot de passe vous pouvez en générer un nouveau automatiquement en choisissant l option. Vous le recevrez par mail. Cette fonction est momentanément indisponible. Pour obtenir un nouveau mot de passe, nous vous invitons à contacter Christelle LEROY. Didacticiel Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 13 / 13