LES AUTORISATIONS D ABSENCE

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1 Fiche pratique LES AUTORISATIONS D ABSENCE L autorisation d absence est un congé exceptionnel octroyé pour différents motifs liés à des événements familiaux, de la vie courante, de la maternité, et aussi lié à la vie de citoyen. Références juridiques : - Loi n du 26 janvier 1984 modifié portant dispositions statutaires relatives à la Fonction Publique Territoriale (article 59) - Circulaire NOR/FPPA/96/10038/C du 21 mars QE n JO du Sénat Q du 29 mars Le décret concernant les modalités d application des autorisations d absences pour les collectivités territoriales n est jamais paru, il convient donc de se référer aux circulaires de l Etat dans ce domaine ainsi qu au Code du Travail. En l absence de précisions réglementaires, il appartient à chaque collectivité de fixer sa propre réglementation. 1

2 1. Les bénéficiaires Peuvent bénéficier des autorisations d absences : - Les agents titulaires et stagiaires, à temps complet et non complet (article 59 de la Loi n du 26 janvier 2014) ainsi que les contractuels (article 136 de la Loi n du 26 janvier 2014) ; - Les fonctionnaires détachés dans la Fonction Publique Territoriale. Aucun décompte ne doit être opéré sur le temps de travail. Exemple : pour assister à un décès, l agent ne devra pas récupérer son temps de travail ultérieurement quel que soit celui-ci. 2. Différents types d autorisations On distingue deux types d autorisations d absence : A. les autorisations spéciales d absences de droit et dont les modalités précisément définies s'imposent à l'autorité territoriale (exemple : exercice des mandats locaux, participation à un jury d assise ). Ces autorisations d absences étant de droit, elles ne nécessitent pas de délibération et d avis du Comité Technique (CT). B. Les autorisations spéciales d absences discrétionnaires et donc laissées à l'appréciation des pouvoirs locaux à l'occasion de certains événements familiaux. Un décret devait venir préciser ces autorisations d absence, or à ce jour aucun n a été publié en ce sens. De ce fait, les collectivités voulant faire bénéficier leurs agents de ces autorisations d absence discrétionnaires, doivent en préciser le contenu et les conditions d octroi. Il suffit pour cela qu une délibération fixe dans la collectivité les cas où des autorisations d absence peuvent être accordées, après avis du CT. Il s agit en effet d une question liée aux conditions générales de fonctionnement des services qui relève de la compétence du CT (article 33 de la loi du 26 janvier 1984). Les collectivités souhaitant prendre une délibération dans ce domaine trouveront ci-après à titre d exemple une liste indicative et non exhaustive des autorisations d absences discrétionnaires telles qu elles peuvent exister notamment dans la Fonction publique d Etat : - Pour événements familiaux ; - Liées à des événements de la vie courante ; - Liées à la maternité ; - Liées à des motifs civiques ; - Pour les fêtes religieuses ; - Pour les fonctionnaires cohabitant avec des personnes atteintes de maladie contagieuse ; - Pour subir des examens médicaux prévus dans le cadre de la médecine préventive. 2

3 À l instar de ce que prévoit le droit du travail pour les salariés du secteur privé, les employeurs publics peuvent accorder à leurs agentes des autorisations d absence pour les actes médicaux nécessaires à l assistance médicale à la procréation (PMA), sous réserve des nécessités de service. L agent, conjoint de la femme bénéficiant d une PMA, peut bénéficier également d une autorisation d absence pour assister à trois au plus de ces actes médicaux obligatoires. Ces autorisations d absence rémunérées sont incluses dans le temps de travail effectif. Circulaire du 24 mars NOR : RDFF C. Circulaire.legifrance.gouv.fr D autres autorisations spéciales d absence, non prévues par la circulaire fixant la liste dans la Fonction publique d Etat, sont possibles, sous réserve de les prévoir par délibération. Cela peut être le cas, notamment du don de sperme/d ovocyte 3. Les conditions d attribution Les autorisations d absence sont accordées sur présentation des justificatifs et sous réserve des nécessités de services. Les autorisations d absences ne peuvent être accordées pendant un congé annuel. Elles doivent être prises autour de l événement et ne sont pas récupérables. Les autorisations d absences sont de nature différente des congés annuels et ne sont pas comptées sur ces derniers. Pendant l autorisation d absence, l agent est considéré en activité et est rémunéré normalement. Les autorisations spéciales d absence peuvent être accordées lorsque l agent est présent pour assurer ses fonctions. Par conséquent, un agent ne peut interrompre son congé annuel pour être placé en autorisation d absence. De même, l agent ne peut récupérer l autorisation d absence dont il n aurait pas bénéficié en période de congés annuels. 4. La mise en place Pour déterminer les autorisations d absences à appliquer au sein de la collectivité, l autorité territoriale doit solliciter l avis préalable du Comité technique dont dépend la collectivité. La saisine consiste en un courrier de l autorité territoriale accompagné du projet de délibération. Ensuite l organe délibérant pourra adopter ces nouvelles dispositions. Ces autorisations peuvent aussi être incorporées dans un règlement intérieur. 3

4 Référence Fonction Publique d Etat (à titre indicatif) I - AUTORISATIONS D'ABSENCE LIÉES À DES ÉVÈNEMENTS FAMILIAUX OBJET DUREE OBSERVATIONS Mariage - Autorisation accordée sur présentation d'une pièce - de l'agent (ou PACS) 5 jours ouvrables justificative - d'un enfant 3 jours ouvrables - Délai de route laissé à l'appréciation de l'autorité territoriale - d'un ascendant, frère, sœur, oncle, tante, 1 jour ouvrable neveu, nièce, beau-frère, belle-sœur (maximum 48h) Décès/obsèques - Autorisation accordée sur présentation d'une pièce - du conjoint (ou pacsé ou concubin) 3 jours ouvrables - d'un enfant 3 jours ouvrables justificative - des père, mère 3 jours ouvrables - Jours éventuellement non consécutifs - des beau-père, belle-mère 3 jours ouvrables - Délai de route laissé à l'appréciation de l'autorité territoriale - des autres ascendants, frère, sœur, oncle, 1 jour ouvrable (maximum 48h) tante, neveu, nièce, beau-frère, belle-sœur Maladie très grave - Autorisation accordée sur présentation d'une pièce - du conjoint (ou pacsé ou concubin) 3 jours ouvrables justificative 3 jours ouvrables - d'un enfant - Jours éventuellement non consécutifs - des père, mère 3 jours ouvrables - des beau-père, belle-mère 3 jours ouvrables - Délai de route laissé à l'appréciation de l'autorité territoriale - des autres ascendants, frère, sœur, oncle, 1 jour ouvrable tante, neveu, nièce, beau-frère, belle-sœur (maximum 48h) Naissance ou adoption 3 jours pris dans les quinze jours qui suivent Autorisation accordée sur présentation d'une pièce l'événement justificative - Autorisation accordée sous réserve des nécessités de Durée des obligations hebdomadaires de service, pour des enfants âgés de 16 ans au plus (pas de service + 1 jour limite d'âge pour les handicapés) Doublement possible si l'agent assume seul la Garde d'enfant malade - Autorisation accordée par année civile, quel que soit le charge de l'enfant ou si le conjoint est à la nombre d'enfants. recherche d'un emploi ou ne bénéficie d'aucune autorisation d'absence - Autorisation accordée à l'un ou l'autre des conjoints ou concubins.

5 II - AUTORISATIONS D'ABSENCE LIÉES À DES ÉVÈNEMENTS DE LA VIE COURANTE OBJET DURÉE OBSERVATIONS Concours et examens en rapport avec l'administration locale Don du sang Déménagement du fonctionnaire Le(s) jours(s) des épreuves À la discrétion de l'autorité territoriale 1 jour Autorisation susceptible d'être accordée - Autorisation susceptible d'être accordée - Maintien de la rémunération - Autorisation susceptible d'être accordée - Délai de route laissé à l'appréciation de l'autorité territoriale III - AUTORISATIONS D'ABSENCE LIÉES A LA MATERNITÉ Aménagement des horaires de travail OBJET DURÉE OBSERVATIONS Séances préparatoires à l'accouchement Examens médicaux obligatoires : 7 prénataux et 1 postnatal Permettre au conjoint, concubin ou partenaire d un PACS d assister aux examens prénataux de sa compagne Allaitement Dans la limite maximale d'une heure par jour Durée des séances Durée de l examen Durée de l examen Maximum de 3 examens Dans la limite d'une heure par jour à prendre en 2 fois Autorisation accordée sur demande de l agent et sur avis du médecin de la médecine professionnelle, à partir du 3 ème mois de grossesse compte tenu des nécessités des horaires du service Autorisation susceptible d'être accordée sur avis du médecin de la médecine professionnelle au vu des pièces justificatives Autorisation accordée de droit Autorisation susceptible d être accordée après extension du dispositif existant dans le Code du travail par une décision locale Autorisation susceptible d'être accordée en raison de la proximité du lieu où se trouve l'enfant et sous réserve des nécessités de service 5

6 IV - AUTORISATIONS D'ABSENCE LIEES A DES MOTIFS CIVIQUES OBJET DURÉE OBSERVATIONS Représentant de parents d'élèves aux conseils d'école, d'administration, de classe et commissions permanentes des Autorisation susceptible d'être accordée sur présentation de lycées et collèges Durée de la réunion la convocation et sous réserve des nécessités du service Commission spéciale pour l'organisation des élections aux conseils d'école. - Fonction de juré obligatoire Juré d'assises Durée de la session - Maintien de la rémunération, cumul possible avec l indemnité de session - Fonction obligatoire Témoin devant le juge pénal Assesseur délégué de liste / élections prud'homales Électeur - assesseur - délégué / élections aux organismes de Sécurité Sociale Formation initiale des agents sapeurs pompiers volontaires Formations de perfectionnement des agents sapeurs pompiers volontaires Interventions des agents sapeurs pompiers volontaires Membres des commissions d'agrément pour l'adoption Jour du scrutin Jour du scrutin 6 - Agent public cité comme témoin auprès d une juridiction répressive - Production de la copie de la citation à comparaître ou de la convocation Autorisations susceptibles d'être accordées, sur présentation d'un justificatif et sous réserve des nécessités du service 30 jours au moins répartis au cours des - Autorisation d absence ne pouvant être refusée qu en cas 3 premières années de l engagement dont au de nécessité impérieuse de service moins 10 jours la première année - Obligation de motivation de la décision de refus, notification 5 jours au moins par an à l intéressé et transmission au SDIS Durée des interventions Durée de la réunion - Information de l autorité territoriale par le SDIS deux mois au moins à l avance sur les dates et la durée des actions de formation - Établissement recommandé de convention entre l autorité territoriale et le SDIS pour encadrer les modalités de délivrance des autorisations d absence Autorisation accordée sur présentation de la convocation

7 Récapitulatif de la procédure Saisine et avis préalable du Comité technique Délibération de la collectivité Demande de l agent Accord de la collectivité

8 DEMANDE D AUTORISATION SPECIALE D ABSENCE POUR EVENEMENTS FAMILIAUX Considérant que l article 59 de la loi n du 26 janvier 1984 admet la possibilité d accorder des autorisations spéciales d absence aux agents pour différents motifs, notamment des évènements familiaux, Considérant que ces absences spéciales ne sont pas de droit et sont à distinguer des congés annuels, qu elles doivent être autorisées par l autorité territoriale employant l agent, et qu elles peuvent être refusées pour cause de nécessité de service, VU la délibération prise par. (organe délibérant) le. (date) disposant des durées et des modalités d attributions de ces autorisations spéciales d absence pour évènements familiaux. Je soussigné M... (nom et prénom), (grade ou foncions) au sein de.. (service) de (collectivité) demande une autorisation spéciale d absence pour évènements familiaux. Cette demande d autorisation d absence est demandée pour la période du.../. / au /. /, au motif de Justificatifs remis, annexés à la demande :.. Demande effectuée le.., à (en deux exemplaires) Signature de l agent Accord/Refus (indiquer les raisons du refus) Signature de l autorité territoriale le.., à Exemplaire remis à l'agent contre signature le : 8