Manuel de découverte Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts

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1 Manuel de découverte Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare PARIS Cedex 19 Tél Fax Site internet :

2 Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d une chaîne comptable : de la création d un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel.

3 Sommaire Prise en main...4 Configuration minimale...5 Documentation...6 Si vous débutez...7 Entraînez-vous Création et mise en place d un dossier...17 Créez votre dossier Créez un dossier à partir d un modèle Sage Production Experts Contrôlez et modifiez le plan de comptes Vérifiez les journaux Créez vos chéquiers et vos RIB Préparez une comptabilité analytique La tenue de votre comptabilité...35 Saisissez les écritures comptables Rapprochez une facture et son règlement Rapprochez des écritures avec votre banque Pointez des écritures Annulez une écriture validée Le brouillard Gérez la trésorerie prévisionnelle Les états Principes généraux Les états comptables Les états clients et fournisseurs Les états fiscaux Traitements La TVA Clôturez et réouvrez un exercice Conformité sauvegarde DGFiP Echangez des écritures avec mon expert-comptable Importez ou exportez des écritures Gestion des dossiers...78 La sauvegarde / restauration Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution...82 Les prévisions Gérez une comptabilité multi-devises Les immobilisations Infos perso Index

4 Prise en main

5 Prise en main Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement Nécessite (Service Pack à jour) : Windows 8 (Sauf RT), Windows 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). 512 Mo de Ram. 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. Imprimante : laser, jet d'encre. Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser directdéclaration Processeur 1,5 GHz. 2Go de Ram. 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. Adobe Reader 7.05 (ou supérieur). Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. 5

6 Prise en main Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Symbole Fonction indique l accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. attire votre attention sur un point particulier. renvoie à une autre source d information, telle que le manuel de référence électronique ou l aide. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne : le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la présentation générale et le générateur d états. le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d un dossier d une ancienne version. L application Adobe Reader nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton. L aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L aide est contextuelle c est-à-dire qu elle affiche directement l explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l aide s affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n avez pas à rechercher l information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. 6

7 Prise en main Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1 er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu on passe des écritures. Solde Le solde d un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l exercice. Il comprend : à l actif : la valeur des biens d une entreprise, au passif : les ressources dont dispose l entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l exercice. Il récapitule les produits et les charges de l exercice, puis fait apparaître le résultat de l entreprise (bénéfice ou perte). 7

8 Prise en main Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d inventaire. 8

9 Prise en main Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. Attention! N oubliez pas d effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre dossier Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : lettrage, rapprochement bancaire,... Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : grand-livre, balance, journaux,... Imprimez les éditions de fin d année : bilan et compte de résultat, SIG Clôturez l exercice 9

10 Prise en main Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d accueil s affiche. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d horizon des différentes fonctionnalités de l application, nous vous conseillons d ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d accueil, cliquez sur le bouton J ouvre la société exemple. Le fichier Société exemple s ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J ouvre mon dossier Choisissez votre mode d affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. 10

11 Prise en main Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS. Le mode d affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l application. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, cliquer dans la case de fermeture, située en haut à droite dans la barre de titre. Attention! Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. La fenêtre principale de l application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : Barre de titre Barre de menus Barre d actions Zone de recherche Trouvtoo Intuiciel Barre d état 11

12 Prise en main La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d outils. Les barres de navigation et d actions sont détaillées dans le manuel de référence. L Intuiciel Attention! Sous le système d exploitation Windows 8, les boutons et icônes se présentent différemment. L Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d actions encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. ou Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d actions : Mon Bureau, accessible par l icône de l onglet, est l onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation. Pour plus d informations, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mon bureau, page 13. Mon tableau de bord, est accessible par l icône de l onglet. Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques, est accessible par l icône de l onglet. Vous y retrouvez une liste d états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mes états et statistiques, page

13 Prise en main Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation. 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu à l ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s affiche. Sous Windows 8, un pavé gris s affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. 13

14 Prise en main Renommer une tâche ou un groupe de tâches Sous Windows 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d icônes s affiche. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s affiche en bas de l'intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le bureau / Annuler les modifications Cette fonction est indisponible sous Windows Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. Mon bureau par défaut : permet de restaurer l affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d états et créer des groupes d états en cliquant sur le bouton de personnalisation. Une liste des principaux états du logiciel s affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. 14

15 Prise en main Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s affichent. Vous pouvez choisir d ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu à l endroit souhaité. Des petites flèches blanches s affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows 8, un pavé gris s affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d états. 1. Pour cela, sélectionnez l état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l état. Un «+» blanc s affiche. Sous Windows 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L état s ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états Sous Windows 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche <Entrée>. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d états, une petite barre d icônes s affiche. Ce bouton vous permet de supprimer l état ou le groupe d états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l état sélectionné. La barre de personnalisation sous Windows 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s affiche en bas de l'intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications Cette fonction est indisponible sous Windows Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. 15

16 Prise en main Effectuez des recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel : sur votre dossier courant. ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche). Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton. 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton. Pour des informations détaillées sur l assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l aide intégrée à l application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. 16

17 Création et mise en place d un dossier

18 Création et mise en place d un dossier Créez votre dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société. Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de votre choix. Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur <Partir d une base vide>. Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez <Partir d un dossier existant>. Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe Création à partir d un dossier existant, page 20. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. A l inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 18

19 Création et mise en place d un dossier Paramètres du dossier 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier : dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL, sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste. 4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du mode de création 1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier : Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Création rapide d un dossier Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton. Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification Intracommunautaire (N TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses et Site Internet si vous en possédez un. 19

20 Création et mise en place d un dossier 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. 4. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel : Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts. Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 42. Importer une balance. Ne rien faire. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création détaillée d un dossier La création détaillée d un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes. Création à partir d un dossier existant Cette création permet de récupérer d un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l expert-comptable et de l O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d un dossier existant dans l étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L assistant Top départ s affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n ont pas lieu d être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 20

21 Création et mise en place d un dossier 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d écritures associés. Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier. 21

22 Création et mise en place d un dossier Créez un dossier à partir d un modèle Sage Production Experts Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts. Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. Cette commande est également accessible à partir de l'accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Renseignez le Nom de votre société. Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. 22

23 Contrôlez et modifiez le plan de comptes Création et mise en place d un dossier Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 18. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches <Flèche Basse> ou <Flèche haute> de votre clavier, cliquer sur le numéro de compte, saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire Saisissez les chiffres Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s affiche. 1. Dans la zone N Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche <Tabulation> puis, saisissez l'intitulé du compte. Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. 23

24 Création et mise en place d un dossier Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Utilisable Lettrable Demander Pointable Ventilation Signification Vous pouvez utiliser le compte en saisie. Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l icône. Saisie Saisie des Infos Perso Exonéré de TVA Compte L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. 24

25 Création et mise en place d un dossier Compte de produits Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur. Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : 25

26 Création et mise en place d un dossier 1. Cliquez sur l icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N /Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Informations légales Le bouton site InfoGreffe. permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le Le N de Siret doit obligatoirement être renseigné. Onglet Complément Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Contact Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. Divers Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client. Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement. 26

27 Création et mise en place d un dossier Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Sélectionnez les modèles de lettres qui seront utilisés pour la première, deuxième et troisième relance. Onglet Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet n'est visible que dans un compte d'immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton. Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. 27

28 Création et mise en place d un dossier Création d un compte de TVA Lors de la saisie d une racine de compte de TVA (445), l onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Création d un compte de Banque Lors de la saisie d un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l Intuiciel 5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 6. Dans la zone Format, choisissez le format d import de votre banque. 7. Dans la zone Chemin d accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Validez la création d un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. 28

29 Création et mise en place d un dossier Vérifiez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre. Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte. En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche <Tabulation> ou >Entrée>. 29

30 Création et mise en place d un dossier 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. Exemple Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. 30

31 Création et mise en place d un dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers Menu LISTES - commande CHÉQUIERS. Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers. Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1>. Les relevés d identité bancaire Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES. Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l identification bancaire et toutes les données s'y rapportant. L identification bancaire est déclarée au niveau de l onglet Banque des comptes Banque. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CEFONB. Si votre banque vous fournit des relevés bancaires via internet : choisissez le format d import de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui contient les écritures qu elle a enregistrées). Voir Création d un compte de Banque, page 28. Les formats des relevés bancaires Menu LISTES - commande FORMATS D IMPORT RELEVÉ Afin d importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial exchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. 31