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1 Guide utilisateur de la Bourse des emplois Volet recruteur Processus postes Comité des Carrières (Soit pour les postes du Comité des carrières : Directeur d organisme, Agent comptable, Médecin conseil régional et Médecin Conseil régional Adjoint) Ce guide concerne la saisie et gestion de toutes les offres dont les candidatures font l objet d un examen en comité des carrières et pour lesquelles la mise en œuvre du processus d approbation est nécessaire. (L utilisation de la solution logicielle pour les postes de sous-directeurs et de praticien conseil est la même que pour les postes d employés et cadres : vir le guide «Processus Hors CDC») Historique des révisions du document Version Date Modifications Auteur V1 12/07/2010 Version réalisée pour l utilisation de la plateforme de test SD- Ucanss - DDARH V2 06/09/2010 Version réalisée pour le déploiement V3 19/05/2011 Version réalisée pour la stabilisation V4 14/02/2014 Version de mise à jour V5 Version de mise à jour SD- Ucanss - DDARH DG Ucanss - DDARH DG UCANSS- DDARH DG UCANSS- DDARH Page 1 sur 32

2 SOMMAIRE SE CONNECTER A LA BDE... 3 AUTRE ACCES A LA BDE... 4 IDENTIFIANT ET MOT DE PASSE... 5 OBTENIR UN NOUVEAU MOT DE PASSE... 6 LE BUREAU ET LES APPS... 8 L APPS «OFFRES D EMPLOI» : COMMENT CREER UNE OFFRE?... 9 CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI DONNEES DE L ORGANISATION CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI DONNEES DE L ORGANISATION CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI DONNEES DE L ORGANISATION CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - DONNEES ADMINISTRATIVES CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - DONNEES ADMINISTRATIVES CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - DONNEES ADMINISTRATIVES CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI DESCRIPTION DU POSTE CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI DESCRIPTION DU POSTE CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI DESCRIPTION DU POSTE CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI PROCESSUS D APPROBATION (POUR LES POSTES DU COMITE DES CARRIERES UNIQUEMENT) CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI PROCESSUS D APPROBATION (POUR LES POSTES DU COMITE DES CARRIERES UNIQUEMENT) CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI PROCESSUS D APPROBATION (POUR LES POSTES DU COMITE DES CARRIERES UNIQUEMENT) CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI DESCRIPTION DE L OFFRE CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI MEMBRES DE L EQUIPE APRES CREATION DE L OFFRE CHOIX DE FONCTIONS ZOOM SUR LE RACCOURCI «ALLER A LA PAGE DE L OFFRE» (POUR MODIFIER, OU PUBLIER L OFFRE, ETC..) BUREAU : SUIVI DES PUBLICATIONS LES FONCTIONNALITES ET COMMANDES SUIVANTES SONT IDENTIQUES A CELLES DES OFFRES NE RELEVANT PAS DU COMITE DES CARRIERES (VOIR GUIDE HORS CDC) : - IMPRIMER LA SYNTHESE DE L OFFRE - ENVOYER UNE SYNTHESE DE L OFFRE PAR MAIL - CONSULTER LES CANDIDATURES Page 2 sur 32

3 Chemin Site de l Ucanss (mode déconnecté ou connecté)/ Services aux organismes/ressources humaines/recrutement SE CONNECTER A LA BDE Page 3 sur 32

4 Autre accès à la bde Chemin Site de l Ucanss/ (mode déconnecté ou connecté) / Applications /Inter-régime Se connecter à la BDE Page 4 sur 32

5 Identifiant et mot de passe L identifiant et le mot de passe, propres à la plateforme de e-recrutement, vous ont été transmis par EN CAS DE DOUTE SUR LE MOT DE PASSE OU DE DEUX TENTATIVES DE CONNEXION INFRUCTUEUSES, CLIQUEZ SUR «MOT DE PASSE OUBLIE». Ce dernier vous sera envoyé à l adresse mail utilisée comme identifiant, après avoir rempli les informations de la fenêtre suivante. Page 5 sur 32

6 Obtenir un nouveau mot de Passe ATTENTION : 1) QUELQUE SOIT L ORGANISME DANS LEQUEL VOUS TRAVAILLEZ, VOUS DEVEZ INDIQUER «UCANSS» DANS LE CHAMPS NOM DE LA SOCIETE 2) L IDENTIFIANT EST CELUI QUI VOUS A ETE CONFIRME LORS DE LA CREATION DE VOTRE COMPTE UTILISATEUR (ADRESSE MAIL) 3) UN MESSAGE CONTENANT UN LIEN POUR LA CREATION D UN NOUVEAU MOT DE PASSE SERA ADRESSE DIRECTEMENT PAR LE SYSTEME A L ADRESSE MAIL CORRESPONDANT A CELLE DE L IDENTIFIANT RENSEIGNE PRECEDEMMENT. ex : Si l identifiant est le lien permettant la création du mot de passe sera adressé à cette adresse-là. EN CAS D UTILISATION D UN MEME IDENTIFIANT PAR PLUSIEURS UTILISATEURS, MERCI DE COMMUNIQUER ENTRE VOUS TOUTE MODIFICATION APPORTEE AU MOT DE PASSE IMPORTANT : AVANT DE VOUS RECONNECTER AVEC VOTRE NOUVEAU MOT DE PASSE, SUPPRIMEZ L HISTORIQUE ET LES COOKIES DE VOTRE NAVIGATEUR INTERNET (OUTILS/OPTIONS INTERNET/SUPPRIMER HISTORIQUE) Page 6 sur 32

7 Obtenir un nouveau mot de Passe EN CLIQUANT, DEPUIS VOTRE BOITE MAIL, SUR LE LIEN PERMETTANT LA CREATION DU NOUVEAU MOT DE PASSE, VOUS ACCEDEZ AUX RUBRIQUES SUIVANTES : Vous pouvez choisir et enregistrer votre mot de passe (8 caractères minimum) Une question de sécurité sera posée par le système afin de pouvoir gérer la perte du mot de passe La question de sécurité En cas d échec de connexion avec le nouveau mot de passe, contacter Page 7 sur 32

8 LE BUREAU ET LES APPS Permet de choisir les informations à afficher concernant le thème choisi. Ex : date de création d une offre et/ ou publication en cours/et ou nombre de candidats etc.. Permet d ouvrir la galerie d apps Les apps sont des informations que vous choisissez de faire apparaître sur votre bureau. Il suffit de faire glisser l intitulé du thème sur le bureau pour que les données s affichent. En cliquant sur «date de création», vous pouvez afficher les offres les plus récentes en haut de la liste. Vos bureaux ont été aménagés de manière standard, pour faciliter votre accès rapide aux informations essentielles : il est recommandé de ne pas utiliser la galerie d apps. Page 8 sur 32

9 L APPS «OFFRES D EMPLOI» : COMMENT CREER UNE OFFRE? «SOIT CLIQUER SUR «NOUVELLE OFFRE D EMPLOI» SOIT CLIQUER SUR LES FLECHES VERTES à GAUCHE/NOUVEAU/OFFRE D EMPLOI Page 9 sur 32

10 CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI Fenêtre «Créer une nouvelle offre d emploi» Vous pouvez créer une nouvelle offre identique à une précédente en choisissant ce menu. Saisissez directement la référence de l offre à recopier ou bien choisissez parmi celles qui vous sont proposées dans «recherche avancée». Certains champs des données administratives seront automatiquement remplis et le contenu de la description de l offre intégralement repris sans avoir à le saisir de nouveau. Page 10 sur 32

11 Créer une nouvelle offre d emploi données de l organisation N oubliez pas de cliquer sur les flèches noires pour faire apparaître l ensemble de l arborescence Pour chaque type de poste ADD, il est indispensable de faire apparaître l arborescence pour pouvoir préciser la Branche de législation concernée. (cliquer sur les flèches noires) Cette donnée est impérative pour permettre l utilisation du processus d approbation réservé aux postes intéressant le Comité des Carrières Page 11 sur 32

12 Créer une nouvelle offre d emploi données de l organisation Les branches de législation sont précisées dans l outil. Selon vos habilitations, votre choix est limité à une seule branche ou non, qu il convient néanmoins de sélectionner. Les organismes du type CGSS, CARSAT etc.. doivent sélectionner «Multi-branches» Note : les postes de MCR, MCRA sont tous rattachés à la Branche Maladie par défaut, de sorte que la mention de la branche ne figure pas dans l arborescence. Page 12 sur 32

13 Créer une nouvelle offre d emploi données de l organisation Choisissez le type de contrat qui correspond à votre situation, en cliquant sur la loupe. Page 13 sur 32

14 Créer une nouvelle offre d emploi Données administratives La liste des fonctions de Direction est proposée en cliquant sur la loupe. Un choix restreint est proposé, si l on saisit les premières lettres de la fonction. Pour afficher les valeurs qui n apparaissent pas dans la première partie de la liste, cliquez sur la flèche noire en bas. Page 14 sur 32

15 Créer une nouvelle offre d emploi Données administratives Intitulé de l offre : Selon la charte définie avec les Caisses Nationales, le champ doit comprendre : - L intitulé du poste (ex : Directeur, Agent comptable) - le nom de l organisme (ex : CPAM du Var) - Le niveau d inscription sur la liste d aptitude (ex : AD1, AD2..) Tous les champs marqués d un astérix rouge doivent être obligatoirement renseignés : Cliquez sur «suivant» pour poursuivre la saisie N oubliez pas de descendre «l ascenseur» pour accéder à l ensemble des champs obligatoires Page 15 sur 32

16 Créer une nouvelle offre d emploi Données administratives Cliquez sur le calendrier pour remplir la date de vacance du poste Page 16 sur 32

17 Créer une nouvelle offre d emploi Description du poste Les postes d ADD sont répertoriés dans la famille «management et pilotage» Vous pouvez réaliser un «copier-coller» depuis word pour remplir les autres champs Page 17 sur 32

18 Créer une nouvelle offre d emploi Description du poste Uniquement pour les postes intéressants le Comité des Carrières, il est impératif de renseigner le champ «contact» selon les indications retranscrites ci-après (recommandé avec AR, Adresse de l Ucanss) Page 18 sur 32 Vous pouvez cliquer sur «suivant» pour poursuivre la saisie ou bien sur «créer» pour sauvegarder immédiatement vos données. Dans le second cas, il vous faudra revenir sur l offre en modification pour la compléter

19 Créer une nouvelle offre d emploi Description du poste Si vous avez cliqué précédemment sur «créer» pour sauvegarder votre offre, la page suivante apparaît. Sélectionner sur «aller à la page de l offre» pour poursuivre la saisie. Pour les postes intéressants le Comité des carrières, il est impératif de poursuivre la saisie, pour accéder au processus d approbation, permettant à la caisse nationale et à l Ucanss de valider l offre et de la publier. (voir page suivante) Pour toutes les autres offres ADD, chaque organisme procède lui-même à la publication de l offre, librement. Page 19 sur 32

20 Créer une nouvelle offre d emploi Processus d approbation (Pour les postes du Comité des carrières uniquement) Cliquez sur l onglet «processus d approbation» Page 20 sur 32

21 Créer une nouvelle offre d emploi Processus d approbation (Pour les postes du Comité des carrières uniquement) Dans la partie Validation Caisse nationale, il convient de sélectionner la Caisse nationale de rattachement au niveau du champ «Approbateur 1». Dans le cas d un organisme multibranche, il convient de sélectionner successivement les différentes caisses nationales dans les menus déroulants relatives à la partie «validation caisse nationale». l ordre importe peu. Exemple pour une CGSS : Approbateur 1 : CNAMTS Validation Approbateur 2 : ACOSS Validation Approbateur 3 : CNAV Validation Dans la partie Vérification Ucanss, il convient de toujours sélectionner «Ucanss vérification» Page 21 sur 32

22 Créer une nouvelle offre d emploi Processus d approbation (Pour les postes du Comité des carrières uniquement) Page 22 sur 32

23 Page 23 sur 32

24 Page 24 sur 32 Le modèle de message que nous avons paramétré reprend déjà la référence, l intitulé de l offre, l identité du recruteur, et la date de création de l offre : vous n avez donc pas à le rédiger a priori.

25 Page 25 sur 32

26 Chemin Créer une nouvelle offre d emploi Description de l offre Remplissez le contexte, les missions et activités etc en texte libre (copier/coller possible depuis word) ou en important les données d une autre offre. Famille de métiers internes : renvoie au répertoire des métiers Domaine de métiers externe : permet de renseigner les critères de sélection des offres pour les candidats du grand public issus du site com Importer : Il est également possible d importer le descriptif d une autre offre à ce stade-ci du processus. Cliquer sur «importer» et renseigner la référence de l offre dont vous souhaitez importer le descriptif. Page 26 sur 32

27 Créer une nouvelle offre d emploi Membres de l équipe Il est indispensable d inscrire dans les rubriques «responsable 1» ou «responsable 2» les utilisateurs identifiés pour l organisme. En effet, ceci permet l affichage des offres sur les bureaux des utilisateurs et un partage des données. Les autres champs sont facultatifs. Cliquez sur «créer» pour que votre offre soit enregistrée. Vous pourrez revenir dessus pour la modifier le cas échéant. Page 27 sur 32

28 APRES CREATION DE L OFFRE CHOIX DE FONCTIONS Après avoir saisi les données de votre offre et cliqué sur le bouton «créer», la fenêtre suivante s ouvre, vous proposant plusieurs fonctions: «Aller à la page de l offre» vous permet d accéder à la présentation de l offre sous différents onglets (données administratives, description, publication). C est à partir de ce menu que vous pourrez vérifier son contenu et éventuellement la modifier et la publier. (voir page suivante) «envoyer par », vous permet d adresser une synthèse de l offre par mail au destinataire de votre choix, par exemple pour validation avant publication. Vous pouvez tester la fonction en envoyant l offre sur votre propre adresse mail. «Publier l offre emploi» : c est un «raccourci» permettant la publication rapide de l offre, de préférence, si l on a pas de correction préalable à lui apporter Les organismes locaux n ont pas la possibilité de publier les offres relatives au comité des carrières : c est l Ucanss qui s en charge après validation de l offre par la Caisse nationale via le processus d approbation. Les fonctionnalités de publication de ces offres ne sont pas disponibles pour les organismes locaux. Page 28 sur 32

29 Zoom sur la fonction Zoom sur le raccourci «Aller à la page de l offre» (pour modifier, ou publier l offre, etc..) Ces fonctions sont les mêmes que pour les offres Hors ADD A partir de cette page et des différents onglets, vous pouvez modifier l offre (partie administrative et description du poste) en cliquant sur le carré jaune à côté «d offre d emploi». Vous pouvez également procéder à sa publication en cliquant sur l onglet du même nom. Des fonctionnalités supplémentaires sont proposées en cliquant sur les carrés jaunes, permettant de fermer l offre lorsqu elle est pourvue, d en obtenir une synthèse imprimable ou à envoyer par mail etc.. Page 29 sur 32

30 Chemin ETAPE : MODIFIER UNE OFFRE D EMPLOI CES FONCTIONS SONT LES MEMES QUE POUR LES OFFRES HORS ADD Imprimer/envoyer par mail une synthèse de l offre Une nouvelle fenêtre s ouvre pour imprimer la synthèse de l offre ou l adresser par mail. (Descendre l ascenseur pour voir la totalité des informations enregistrées) Page 30 sur 32

31 Chemin Etape : Modifier Une offre d emploi avant sa publication Ces fonctions sont les mêmes que pour les offres Hors ADD MODIFIER L OFFRE D EMPLOI Pour modifier une offre avant sa publication, revenir sur le contenu de l offre (premier onglet) NOTE : l organisme local ne peut modifier une offre qu avant sa publication. Pour modifier une offre du comité des carrières qui est déjà publiée sur le site de l Ucanss, il faut contacter l Ucanss ou les membres de la sous-direction des agents de direction de l Ucanss) Page 31 sur 32

32 BUREAU : SUIVI DES PUBLICATIONS Ces fonctions sont les mêmes que pour les offres hors comité des carrières Page 32 sur 32

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