Galaxy Swiss Bourdin Projet pour le laboratoire GSB et ses visiteurs médicaux

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1 2013 Galaxy Swiss Bourdin Projet pour le laboratoire GSB et ses visiteurs médicaux Ce projet présentera l ensemble des moyens matériels, logiciels et réseaux qui seront mis à disposition des visiteurs médicaux. Ce projet a été rédigé par : Rayane Alexandre Arnaud Lucas BELLAZAAR PICO DUBOISHAMON CORIZZI

2 Table des matières INTRODUCTION... 1 QU'ELLE SONT CES CONTRAINTES?... 2 PROPOSITION D'UNE CONFIGURATION TYPE ET D'UNE SOLUTION LOGICIELLE LES CARACTERISTIQUES DE LA MACHINE TYPE... 2 SOLUTION LOGICIELLE... 3 POURQUOI CHOISIR UNE TABLETTE HYBRIDE... 4 LES AVANTAGES... 4 LES INCONVENIENTS... 4 TABLEAU COMPARATIF ET SELECTION DU PRODUIT LE TABLEAU COMPARATIF... 5 SELECTION DU PRODUIT... 6 PROPOSITION D'UN DEVIS PAR L'ENTREPRISE SAFEN... 7 L'ACCES INTERNET (CLE 4G)... 8 LE TABLEAU COMPARATIF... 8 SELECTION DE L'ACCES INTERNET... 8 LES OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF QU'EST CE QU'UN OUTIL DE TRAVAIL COLLABORATIF... 9 CISCO WEBEX MEETINGS ADOBE CONNECT BIG BLUE BUTTON SELECTION DE L'OUTIL DE TRAVAIL COLLABORATIF ORGANISATION DU TRAVAIL LE DIAGRAMME DE GANTT PLANNING DE TRAVAIL CONCLUSION...15 ANNEXES

3 INTRODUCTION Suite à la fusion de deux entités qui ont conduit à la naissance d'un groupe commun, Galaxy Swiss Bourdin à décider de mettre en avant son activité de visite médicale considéré comme un atout majeur dans leur domaine d'activité. Pour cela, ils ont pris la décision de valoriser ce secteur d activité en modernisant l équipement des visiteurs médicaux. Le visiteur médical à pour mission d'assurer l'information médicale auprès des professionnels de santé et entretenir une relation professionnelle avec ceux-ci pour promouvoir les produits du laboratoire dans le respect de l'éthique et des règles de droit formant la loi "Bertrand". Aujourd'hui, un grand nombre de laboratoires pharmaceutiques ont décidé d'équiper leurs forces de vente de tablettes numériques et c'est suite à une entrevu avec le Laboratoire Pfizer France que notre choix s'est porté vers la tablette hybride qui est selon nous l'outil le plus propice à répondre aux besoins des visiteurs médicaux. Avec environ 540 visiteurs médicaux à équiper, un gros budget est à prévoir, d autant plus qu il faudra prendre en considération certains besoins. Néanmoins, l'équipement qui sera sélectionné aura pour obligation de respecter certaines contraintes imposées par le métier de visite médical. Quels sont ces contraintes? L'équipement choisi devra répondre aux critères suivants : Mobilité : Elle peut être décrite par la légèreté et la taille du produit amené aux visiteurs médicaux. Simplicité d'utilisation : L'équipement devra être doté d'un environnement familier à leur habitude de travail. Polyvalence : Le produit fourni devra regrouper les fonctionnalités d'un ordinateur et avoir la simplicité de la tablette afin de favoriser les conditions de travail des futurs utilisateurs. 1

4 I. Proposition d'une configuration type et d'une solution logicielle 1) LES CARACTERISTIQUES DE LA MACHINE TYPE Après concertation, la configuration type répondant à nos attentes et aux besoins des visiteurs médicaux est la suivante : Caractéristiques de la machine type Processeur Mémoire Vive Capacité Double cœur cadencé à 1.3 ghz 2 GO 200 GO (Normal) / 60 Go (SSD) Poids Ecran Garantie Autonomie Connexion & Extension Inférieur à 2KG 10'' 1 an 6 Heures - Un port HDMI - Un port USB 3.0 Nous avons opté pour un processeur possédant un double cœur, car il accomplira les tâches multithreads beaucoup plus rapidement qu un processeur à cœur unique. Grâce à ses deux cœurs, l ordinateur sera plus réactif et apportera à l'entreprise un gain de performance. Pourquoi un Dual CORE et pas un Quad CORE? Un processeur possédant 4 cœurs coûte plus cher et consomme plus d'électricité qu'un double cœur ce qui entraîne par exemple une perte d'autonomie de la batterie. De plus, cette technologie est beaucoup trop puissante et est d'aucune utilité pour le métier qu'exercent les visiteurs médicaux. Pour accompagner ce processeur, 2 Go de RAM semblent amplement suffisants, de la DDR3, offrira une meilleure réactivité. Étant donné que les visiteurs auront à se déplacer constamment, l autonomie de la machine, est une donnée à prendre en considération. Après réflexion, une autonomie de 6 heures par jour devrait être suffisante. Pour respecter la contrainte de mobilité, la taille de l'écran devra être comprise entre 10 et 12 pouces. Enfin, il est important que cet équipement ne soit pas trop encombrant, et difficile à transporter pour le visiteur médical. L'équipement choisi devra avoir un poids inférieur à 2KG. 2

5 2) SOLUTION LOGICIELLES Les Logiciels Antivirus Symantec (Client - Serveur) Système d'exploitation Windows 8 64 bits Navigateur Internet Explorer 10 Traitement de texte PDF Microsoft Office 2013 Adobe Reader En ce qui concerne la partie logicielle, nous avons décidé de ne pas changer les habitudes des visiteurs médicaux en gardant un environnement Windows. Pourquoi avoir choisi Windows 8? Cet environnement va permettre un démarrage rapide (environ 10 secondes) et a été conçu pour les interfaces tactiles. Il propose également une sécurité idéale afin de protéger les données personnelles et professionnelles. Le choix du navigateur : Internet explorer 10, est le navigateur installé par défaut sur le système d'exploitation Windows 8. Les visiteurs médicaux auront par la suite la possibilité de choisir le navigateur qu'il souhaite utiliser en fonction de leur préférence. Microsoft Office 2013 : Afin de garder le côté pratique auquel sont accoutumés les visiteurs médicaux, nous avons choisi Microsoft office 2013 car les programmes de celui-ci ont été remis à niveau pour une meilleure utilisation du tactile. De plus, ce produit propose de nouvelles fonctionnalités comme l'édition de fichier en ligne et des fichiers au format PDF. Les utilisateurs étant déjà habitués aux versions antérieurs de ce produit, une formation n'est pas nécessaire. Le choix de l'antivirus : Pour assurer une protection optimale du système, notre choix s'est porté vers l'entreprise Symantec qui est le leader mondial sur ce marché et notamment sur son produit Symantec Endpoint Protection Ce dernier propose une sécurité inégalée et des performances accrues sur les systèmes virtuels et physiques. Il se compose de la technologie Symantec Insight qui a pour rôle de détecter les virus et les logiciels espions et de SONAR qui lui détecte les menaces nouvelles et inconnues. 3

6 Pourquoi choisir une tablette hybride? LES AVANTAGES : Une interface divertissante et attractive Ces nouvelles technologies présentent un attrait divertissant qui encourage les salariés à travailler. De plus grâce à sa simplicité d'utilisation les visiteurs pourront rendre les présentations plus conviviales lors de leurs diverses interventions auprès des professionnels de santé. Un gain de temps pour les entreprises De nos jours, les professionnels n'ont pas beaucoup de temps à consacrer aux visiteurs médicaux. C'est grâce à l'interface tactile que nous offre la tablette que les visiteurs médicaux pourront en quelques minutes convaincre les professionnels de santé. La tablette est bien un outil qui fait gagner du temps à l entreprise et qui favorise la productivité de celle-ci. La tablette peut devenir une véritable valeur ajoutée pour les Laboratoires pharmaceutiques. LES INCONVENIENTS : Le prix Le principal inconvénient des tablettes hybrides est le prix qui peut se révéler trop onéreux. Ces technologies qui évoluent continuellement peuvent représenter un investissement trop conséquent pour les entreprises. 4

7 II. Tableau comparatif et sélection du produit 1) LE TABLEAU COMPARATIF Après avoir défini la machine type correspondant aux besoins des visiteurs médicaux, nos choix se sont portés sur trois produits principaux pour de nombreuses raisons. Premièrement, les visiteurs médicaux sont habitués à un environnement Windows. Or, il est connu que les employés n aiment pas changer leur méthode de travail. De ce fait, nous avons opté pour une solution Microsoft. La sélection du produit a été fait en fonction de divers critères présentés dans le tableau sur les caractéristiques de la machine type. Rapidement,trois produits se sont démarqués : la tablette Surface 2, et les tablettes hybrides Surface Pro 2 et Aspire P3 Surface 2 RT Positif et Surface Positif et Positif et Aspire P3 négatif pro 2 négatif négatif Processeur Intel Core Intel Core i3 NVIDIA TEGRA i5 négatif positif (3ème génération) 4 1,4 Ghz (4eme 1,4Ghz négatif génération) Nombre de cœur -- négatif 2 positif 2 positif Mémoire vive 2go DDR3 négatif 4 go DDR3 positif 4go DDR3 positif Disque dur 64 go SSD négatif 64 go SSD négatif 120 go SSD positif Ecran/résolution ,6 / négatif /1920x x1080 négatif 11,6 / 1366x768 positif Autonomie 10 heures positif 5heures négatif 6 heures positif Poids 676g positif 907g négatif 790 g positif Extension & 1ports USB 1port HDMI 1ports USB 3.0 positif positif connexion 3.0 1port USB 3.0 positif Garantie 1an matériel négatif 1an 1an matériel négatif matériel 1an voyage positif Prix 539 positif 879 négatif 585,97 positif 5

8 2) SELECTION DU PRODUIT Surface 2 : La tablette Surface 2 a été vite écartée, car son système d'exploitation est un dérivé de Windows 8 connu sous le nom de Windows 8 RT. Celui-ci est limité étant donnée que seules les applications du Windows Store peuvent y être installées ce qui a pour effet de restreindre les choix d'applications. Cependant, la Surface 2 est une tablette d'excellente qualité mais elle ne correspond pas aux attentes des visiteurs médicaux. Surface pro 2 : La Surface pro 2 possèdent toutes les fonctionnalités d'un ordinateur et d'une tablette dans une même machine. Contrairement à la Surface 2, celle-ci tourne sous l'environnement Windows 8 donc c'est un ordinateur! Malheureusement son prix est excessivement élevé, soit plus de 800 pour la tablette seule. Utilisant pour la première fois des tablettes hybrides, qui sont amené technologiquement à évoluer rapidement. Nous avons déterminé que cela représentait un investissement trop conséquent pour un premier essai. Aspire P3 Cette technologie rivalise avec la surface pro 2 sur de nombreux points : Elle dispose d'une capacité de mémoire supérieure à la Surface 2 pro puisqu'elle est équipé d'un disque dur de 120 GO en SSD contre 64 GO pour les tablettes Microsoft. Son autonomie de 6 heures et son poids inférieur à 800g correspondent exactement aux besoins des visiteurs médicaux. Enfin, la tablette P3 nous est proposé à un prix abordable et attrayant contrairement à la surface pro 2 qui elle a un prix trop élevé. Notre choix c'est donc porté vers la tablette P3 proposée par le constructeur ACER. 6

9 3) PROPOSITION D'UN DEVIS PAR L'ENTREPRISE SAFEN Ce devis est issu de notre propre création, les libellés et les prix ont été récupéré sur le site Nous avons pris la décision de commander 30 équipements supplémentaires afin d'éviter de freiner l'activité des visiteurs médicaux en cas de panne matérielle. 7

10 III. L'accès internet (Clé 4G) Pour exercer leur activité, les visiteurs médicaux ont besoin d'un accès permanent à Internet. Pour cela nous avons pris la décision d'équiper toutes les forces de vente de clé 4G 1) TABLEAU COMPARATIF SFR ORANGE BOUYGUES Prix en 35 /mois 30 /mois 25 /mois Forfait 6 Go/mois 5 Go/mois 16 Go/mois Espace de stockage en ligne (Cloud) 100 Go 100 Go 50 Go Réseau 4G 4G 4G 2) SELECTION DE L'ACCES INTERNET Si l'on prend en compte l'ensemble des besoins des visiteurs médicaux, on distingue à travers ce tableau comparatif une entreprise qui se démarque de la concurrence : Bouygues nous propose un forfait de 16 Go ainsi qu'une prestation de stockage en ligne (Cloud) de 50 Go pour un montant s'élevant à 25 par mois. 8

11 IV. Les outils de travail collaboratif 1) QU'EST CE QU'UN OUTIL DE TRAVAIL COLLABORATIF? C'est un ensemble de moyens et d'outils qui permettent à un groupe composé de plusieurs personnes de travailler ensemble, de partager de l'information sans prendre en compte les contraintes de temps et de lieux. 2) CISCO WEBEX MEETINGS Cisco Webex meetings est un logiciel de visioconférence permettant aux entreprises de réaliser des conférences. Fonctionnalités : Le partage de fichiers : Ce module va permettre à un utilisateur de partager des présentations PowerPoint, des PDF et même des vidéos. Le partage de bureau : Ce module va permettre à un utilisateur de partager l'intégralité de son bureau d'ordinateur avec les autres participants de la session. Le partage d'application : Ce module va permettre à un utilisateur de partager une application tout en gardant la confidentialité des autres programmes présents sur son ordinateur. Le tableau blanc : le tableau blanc est un module permettant aux utilisateurs de mettre en évidence des parties d'un document en partage. Contrôle à distance : Ce module va permettre de donner le contrôle de la réunion à un autre utilisateur. Cet outil va permettre à l'entreprise de réduire les coûts liés à l'acquisition de matériels et de logiciel mais aussi ceux qui sont liés à la maintenance. 9

12 LE PRIX : En matière de coût, l'entreprise Cisco propose plusieurs abonnements pour son logiciel : Un abonnement Premium pour 8 utilisateurs : 15 / Abonnement annuel 19 / Abonnement mensuel Un abonnement Premium pour 25 utilisateurs : 30 / Abonnement annuel 38 / Abonnement mensuel Un abonnement Premium pour 25 utilisateurs : 55 / Abonnement annuel 69 / Abonnement mensuel 3) ADOBE CONNECT Adobe Connect est une solution logicielle permettant aux utilisateurs ou bien aux entreprises de réaliser des conférences en ligne. Cet outil offre la possibilité d'organiser des réunions de travail ou des formations virtuelles via Internet, entre des participants distants. Ces derniers, se connectent à un espace virtuel depuis leur ordinateur, par le biais de leur navigateur web. L application apporte également la possibilité d enregistrer un cours, une formation ou une conférence. Cet enregistrement peut ensuite être exporté en vidéo pour être distribué. 10

13 Fonctionnalités : Le partage d application : Ce module va permettre à un utilisateur de partager des documents présents sur son ordinateur et d'en faire la présentation durant la conférence web. Le partage de bureau : Ce module va permettre à un utilisateur de diffuser son bureau et de la partager avec les autres participants de la réunion. Le tableau blanc : le tableau blanc est un module permettant aux utilisateurs de formaliser leurs idées sous forme de schéma grâce aux nombreuses options de dessin proposé par le logiciel. Les sondages : Ce module va permettre à l'intervenant d'interroger les utilisateurs sur un sujet de son choix. La messagerie instantanée : Ce module met à disposition des utilisateurs, une fenêtre de conversation qui leur permettra de parler à tous les participants de la réunion ou à une personne en particulier. LES DIFFERENTS ROLES Le statut d'invité : Lorsqu il rejoint une réunion, l'invité dispose du niveau de privilège le plus bas. Il a la possibilité de participer à une conversation audio, de partager sa webcam et d utiliser la messagerie instantanée. Pour se connecter les invités, doivent tout simplement saisir l URL de la présentation ainsi que son nom. Le statut d'administrateur : L administrateur de la session contrôle les utilisateurs ainsi que toutes leurs actions. De plus, il a la possibilité de diviser et de répartir les utilisateurs dans des groupes afin d'obtenir parallèlement plusieurs affichages. LES AVANTAGES : Cette application, est accessible à partir de n importe quel navigateur web, et de n importe quel système d exploitation. Elle offre la possibilité d enregistrer la session et de l exporter sous format vidéo. Enfin, elle met à disposition des utilisateurs, des outils très utiles pour apporter de l interactivité. LES INCONVENIENTS : Le logiciel peut subir quelques ralentissements en fonction du nombre d'utilisateurs connectés à la session. De plus cette application est proposé à un prix relativement élevé. 11

14 LE PRIX : En matière de coût, l'entreprise Adobe propose plusieurs modes de paiement pour son logiciel : La licence logicielle : La licence, donne accès à toutes les fonctionnalités de l application. Un abonnement annuel : La licence est valable durant 1 an. Pour une utilisation occasionnelle du produit, la société Adobe à mis en place d'autres systèmes de paiement : La tarification mensuelle : Un pack pour 5 personnes coûte 375$ par mois. La tarification en fonction de l'utilisation : Ce système d'une tarification à l utilisation coûtera à l'utilisateur 0,32$ la minute. 4) BIG BLUE BUTTON Big Blue Button est une plate-forme logicielle libre permettant aux utilisateurs de réaliser des conférences en ligne. L outil offre la possibilité d'organiser des réunions de travail ou des formations virtuelles via Internet, entre des participants distants. Ces derniers, se connectent à un espace virtuel depuis leur ordinateur, par le biais de leur navigateur web. Fonctionnalités : Les utilisateurs ont la possibilité de rejoindre une conversation audio grâce à un casque-micro connecté à leur machine et envoyer de la vidéo grâce à une webcam. D autres fonctionnalités sont également disponibles comme la diffusion de présentations sur tableau blanc, la messagerie instantanée et le partage de bureau. 12

15 LES ROLES ET LE STATUT DE PRESENTATEUR Le statut d'invité : Lorsqu il rejoint une réunion, l'invité dispose du niveau de privilège le plus bas. Il a la possibilité de participer à une conversation audio, de partager sa webcam et d utiliser la messagerie instantanée. Le statut d'administrateur : L'administrateur aussi appelé "modérateur", est l'utilisateur qui généralement organise la réunion. Celui-ci possède tous les droits et peut avec simplicité, bloquer ou non la parole des utilisateurs connectés, expulser un participant ou bien attribuer le statut de présentateur à un autre utilisateur participant à la conférence web. Le statut de présentateur : Ce statut attribué par le modérateur de la conférence web va permettre aux utilisateurs de diffuser une présentation, d'utiliser les options de dessin offertes par le tableau blanc et de partager son bureau avec les autres participant. LES AVANTAGES : Big blue button est un logiciel open source à titre gratuit ayant des fonctionnalités qui vont s'adapter facilement aux besoins des visiteurs médicaux. De plus, ce logiciel libre aura pour conséquence de limitée la dépendance des utilisateurs face aux sociétés dites "propriétaires". Enfin, l'accès aux codes sources va permettre à l'entreprise d'apporter une amélioration au produit ou bien de corriger les défauts techniques. LES INCONVENIENTS : Le logiciel ne propose pas d'interface d'administration leur permettant de gérer les conférences et les utilisateurs qui participent à une session. De plus, on constate que la plupart des logiciels libres sont instables et présentent de nombreux défauts. Enfin le choix d'un logiciel libre aura pour conséquence d'augmenter les coûts indirects. 5) SELECTION DE L'OUTIL DE TRAVAIL COLLABORATIF : Après réflexion notre choix c'est porté vers l'outil de Visio conférence proposé par Cisco car celui-ci possèdent plus de fonctionnalités que les deux autres logiciels et représente un gain de temps et de coût pour l'entreprise Galaxy Swiss Bourdin. Cet outil va permettre aux visiteurs médicaux d'organiser des réunions, d'échanger des documents et de remonter facilement tous les comptes rendus et les pièces administratives auprès de leurs supérieurs hiérarchiques. 13

16 V. Organisation du travail 1) LE DIAGRAMME DE GANTT Diagramme de Gantt différentes tâches Recherche de l'équipement type Recherche individuel de la machine Recherche d'un antivirus Recherche d'un logiciel collaboratif Recherche d'un logiciel collaboratif (2) Mise en commun des machines trouvées Mise en place d'un tableau comparatif Rédaction du dossier écrit Heures consacrées le 09/10/2013 le 23/10/2013 le 06/11/2013 Legende : Rayane Arnaud Alexandre Lucas Groupe 2) PLANNING DE TRAVAIL : Mercredi 9 Octobre Récapitulatif de la première partie du PPE Définition des besoins exprimés par les visiteurs médicaux Brainstorming sur la recherche de l'équipement type Répartition des tâches. Mercredi 23 Octobre 2013 Sélection de l'équipement type Recherche d'un antivirus Recherche et comparaison de trois outils de travail collaboratif. Mise en commun des machines correspondant à l'équipement type Mise en place d'un tableau comparatif. Répartition des tâches. Mercredi 06 Novembre 2013 Rédaction du dossier écrit Répartition des tâches. Mercredi 20 Novembre 2013 Remise du dossier écrit Préparation de la présentation à l oral. 14

17 VI. Conclusion Les professionnels de santé ont peu de temps à accorder aux visiteurs médicaux. C'est à travers l'étude de l'ensemble des besoins qu'expriment ces derniers, que nous avons pu déterminer l'ensemble des moyens matériels, logiciels et réseau qui vont permettre d'optimiser leur activité de visite médicale. Nous avons donc opté pour l'achat d'une tablette hybride qui est un équipement regroupant toutes les fonctionnalités d'un ordinateur et la simplicité d'utilisation de la tablette. Ces technologies qui évoluent continuellement, vont permettre à travers des présentations animées de rendre plus conviviale et interactif les échanges entre les professionnels de santé et les visiteurs médicaux. Cependant nous pouvons d'ores et déjà nous interroger sur l'avenir à long terme des tablettes hybrides dans les différents milieux professionnels. Quel impact auront-elles dans les années à venir? 15