Chorus Pro. Espace Engagements 06/12/2017

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1 Chorus Pro Espace Engagements 06/12/2017

2 1 - Introduction 2 Un engagement juridique est l acte par lequel une structure publique constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense. Tous les actes contractuels correspondants à cette définition font l objet d un engagement juridique quelle que soit leur nature : bon de commande, marché à tranches, bail, etc. La fonctionnalité Espace Engagements de Chorus Pro permet à une structure émettrice de factures de consulter les engagements émis par l Etat à son attention. Dans Chorus Pro, le renseignement de cette référence est obligatoire pour déposer des factures à l attention de l Etat. Le renseignement de cette donnée permet d établir un lien entre la facturation et la commande.

3 2 - Périmètre et prérequis Périmètre de l Espace engagements 3 Tous les émetteurs de factures à l attention de l Etat peuvent se connecter à Chorus Pro et utiliser l Espace engagements. L Espace engagements permet de visualiser tous les engagements juridiques validés dans le système d information financier de l Etat quelle que soit leur nature (bail, marchés à tranches, bon de commande, décisions diverses, etc.). Pour être consultables dans Chorus Pro, les engagements doivent être au statut «commandés» dans le système d information financier de l Etat, et l engagement doit être ferme (ex : exclusion des tranches conditionnelles non affermies). Les engagements juridiques émis par des structures publiques n appartenant pas au périmètre Etat ne sont pas consultables dans l Espace engagements (collectivités, établissements de santé, opérateurs ).

4 2 - Périmètre et prérequis Prérequis 4 Pour utiliser l Espace engagements, il convient de respecter trois prérequis : 1. L Espace engagements doit être paramétré au niveau de la structure Chorus Pro ; 2. L émetteur de factures doit transmettre ses factures à l attention de l Etat via Chorus Pro (via dépôt portail, via EDI ou API) ; 3. Une des factures saisie ou déposée par l émetteur doit avoir un statut «Mise en paiement».

5 2 - Périmètre et prérequis Prérequis 5 Pour accéder à Chorus Pro et utiliser l Espace engagements, il vous faut : Disposer d un compte utilisateur Disposer d une fiche structure Le gestionnaire principal ou secondaire de votre structure doit avoir : Paramétré l Espace engagements pour votre structure Rattaché les utilisateurs de votre structure à cet espace Si vous n êtes pas gestionnaire principal ou secondaire de la structure, il vous est possible de : Demander le rattachement à une structure Demander l abonnement à l Espace engagements

6 3 Engagements Accès à l espace Engagements 6 Dans le bandeau supérieur, cliquez sur 1 Si le lien vers l Espace engagements n est pas visible, veuillez vérifier le paramétrage de votre compte et de votre structure, en vous référant aux prérequis.

7 3 Engagements Rechercher 7 La page d accueil par défaut de l Espace engagements est l écran «Synthèse», qui restitue l ensemble des engagements actifs. Si vous disposez de droits sur plusieurs structures émettrices de factures, il vous est possible d effectuer un filtre sur une structure spécifique en la sélectionnant dans le menu déroulant «Filtre structure», puis en cliquant sur le bouton «Appliquer». 1 2

8 3 Engagements Rechercher 8 Cliquer sur l onglet «Rechercher» pour accéder à la page de recherche d engagements juridiques. 1 Cet écran permet de rechercher un engagement juridique selon de nombreux critères.

9 3 Engagements Rechercher 9 Renseigner un critère de recherche parmi ceux disponibles, puis cliquer sur le bouton «Rechercher» (les principaux critères de recherche sont présentés dans les planches suivantes) Le bouton de réinitialisation permet d effacer l ensemble des critères de recherche saisis.

10 3 Engagements Rechercher 10 Type d engagements : Tous les types d engagements sont disponibles dans le menu déroulant de la page de recherche. Les engagements de type Baux, Décisions diverses, et Subventions sont disponibles pour les partenaires ayant contracté ce type d engagement avec un service de l Etat. Remarque: Il n y a pas de reprise d historique, seuls les Baux, Décisions diverses et Subventions commandés après le 11/11/2017 seront disponibles. Si une facture doit référencer un bail, une décision diverse ou une subvention non disponible, une sollicitation doit être créée pour un traitement manuel. Pour les subventions, seules les subventions d opération pluriannuelle avec contrepartie sont disponibles.

11 3 Engagements Rechercher 11 Structure réceptrice : La structure réceptrice correspond à la structure réceptrice de l engagement juridique, c est-à-dire, en règle générale, au fournisseur titulaire du marché. Numéro d engagement : Un numéro d engagement est le numéro identifiant un engagement juridique. Sur le périmètre Etat, ce dernier se compose de 10 chiffres. Etat courant : Les états courants disponibles d un engagement sont : Clôturé Commandé Facturé Chorus Pro Supprimé

12 3 Engagements Rechercher 12 Les résultats de la recherche s affichent en bas de page Il est possible de télécharger 1 ou plusieurs engagements juridiques en sélectionnant les lignes à l aide du «Bouton action», puis en cliquant sur le bouton «Télécharger pièce(s) jointe(s)». Les résultats de recherche peuvent être triés en cliquant sur les «Flèches de tri» à droite de chaque champ. Le détail d un engagement est accessible en cliquant sur son «Numéro».

13 3 Engagements Consulter L écran «Consulter» permet de visualiser le détail de l engagement juridique sélectionné. 13 Bandeau de synthèse Informations Emetteur et Récepteur Références de l engagement Détail des prestations Factures associées à l engagement

14 3 Engagements Télécharger 14 Deux fonctionnalités sont disponibles en bas de page : Télécharger le détail de l'engagement permet de télécharger le détail de l engagement tel qu affiché à l écran. Suivi de traitement, en cliquant sur cette icône on accède à l historique de traitement de l engagement juridique. Le bouton «Exporter» permet d exporter les données restituées dans un fichier de type Csv.

15 3 Engagements Suivre 15 Cliquer sur «Tableau de bord» sur le bandeau supérieur, permet d accéder à un suivi des engagements juridiques. 1 Pour chaque structure réceptrice, le tableau de bord permet de visualiser le nombre d engagements juridiques «Commandés», «Facturés Chorus Pro» ou «Clôturé». 2 En cliquant sur un nombre d engagements juridiques, on obtient la liste détaillées des engagements.

16 4 Saisir une demande de paiement (1/4) 16 En bas de l écran «Consulter», le bouton perm et de déposer une facture en référence à l engagement juridique affiché. 1 Cliquer sur le bouton «Saisir une demande de paiement» permet d accéder à la fonctionnalité de saisie d une demande de paiement et non à la fonctionnalité de dépôt. Il n existe pas de raccourci permettant d initier un dépôt à partir de l espace Engagements.

17 4 Saisir une demande de paiement (2/4) 17 Si la fenêtre suivante apparait, vous avez la possibilité de sélectionner, dans le champ «Type de demande de paiement», «Facture» pour la saisie d une facture ou «Mémoire de justice» pour la saisie d un mémoire de frais de justice. 1 2 Cliquer sur «Continuer» pour valider votre sélection. Selon le choix effectué, l utilisateur est alors dirigé vers l écran «Saisir facture» ou l écran «Saisir mémoire».

18 4 Saisir une demande de paiement (3/4) 18 Les fonctionnalités de l écran «Saisir facture» et «Saisir mémoire» sont alors identiques à celles d une saisie directe sur le portail Chorus Pro. Se référer aux guides utilisateurs «Saisir une facture» et «Saisir un mémoire de frais de justice» pour compléter la saisie et valider la demande de paiement. Grâce au lien avec l engagement juridique, «Les données fournisseurs» et le «Numéro d engagement» sont repris lors de la saisie.

19 4 Saisir une demande de paiement (4/4) 19 Suite à la saisie, la demande de paiement est visualisable sur l écran de consultation de l engagement juridique, dans le bloc «Demandes de paiement associées». Les icônes permettent de visualiser ou de télécharger la demande de paiement liée à l engagement juridique. Les statuts de la demande de paiement seront identiques à ceux d une facture directement saisie via le portail Chorus Pro.

20 Pour aller plus loin 20 Pour vos prochaines actions sur Chorus Pro nous vous invitons à utiliser les guides utilisateurs ci-dessous publiés sur le portail Communauté Chorus Pro Créer un compte utilisateur et s'authentifier Gérer son compte utilisateur Activité du gestionnaire Créer une fiche structure Paramétrer une fiche structure pour les structures publiques Saisir une sollicitation et suivre son traitement