TABLEAU DE TRI POUR LES ARCHIVES

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1 TABLEAU DE TRI POUR LES ARCHIVES Le tableau de tri pour les archives donne un aperçu systématique de toutes les séries d'archives, ainsi que de leur délai de et de leur destination. L'institution sait ainsi, dès la réalisation des pièces, voire même avant leur existence, lesquelles pourront être détruites à l'expiration du délai de et lesquelles seront conservées au-delà de cette échéance en vertu de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. Le tableau de tri pour les archives comprend les données suivantes : Les compétences Les compétences sont représentées sur une ligne horizontale, surlignée en gris pour une meilleure lisibilité du tableau. Codes des séries d'archives Afin de faciliter leur utilisation, les séries sont dotées d'un code, qui en permet l'identification simple, rapide et univoque. Séries d'archives Les archives se composent de séries d'archives, celles-ci constituant les principales sousdivisions intellectuelles et matérielles du classement des documents. Il est, en outre, plus aisé de la sorte de trier les archives à ce niveau, sans charge de travail excessive pour ceux chargés de l'exécution du tri. Datation (dates extrêmes) Les séries d'archives doivent être datées aussi précisément que possible, sur la base du document ou dossier le plus récent et du document ou dossier le plus ancien. Délai de Comparé au délai de administratif, le délai de est de même ou de plus longue durée. Il sera déterminé soit sur la base d'un texte normatif, d'une loi, d'un arrêté, d'un décret, d'une ordonnance, d'une circulaire ou d'une note de service, soit sur la base d'un accord entre l'archiviste-inspecteur et le producteur d'archives. Le délai de s'exprime généralement en nombre d'années ou de mois, donc en délais fixes. Certaines séries demandent toutefois une plus grande souplesse et des délais de flexibles, en particulier lorsqu'il ne s'avère pas possible de déterminer à l'avance à quel moment ne présentera plus d'utilité. La destination est déterminée par les Archives de l'état, en concertation avec l'institution, sur la base de la valeur culturelle et scientifique des pièces d'archives, notamment pour la recherche historique. Il y a 3 possibilités : la intégrale, la intégrale et le tri. Ce champ peut contenir des informations complémentaires utiles pour certaines séries d'archives, concernant leur contenu, leur fonction et/ou le tri ultérieur. 1

2 A. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT INTERNE A.1. GESTION DE LA STRATÉGIE A Registres du courrier/des fax 10 ans A Courrier/fax entrants 10 ans A Minutes (copies) du courrier et des fax sortants 10 ans A Rapports annuels 10 ans A Organigrammes de la Représentation 10 ans A Rapports de la réunion de coordination de l'ambassade 5 ans Ceux-ci sont conservés par le SPF Affaires étrangères. A Rapports des réunions avec les autres donateurs 5 ans 2

3 A Procès-verbal de remise-reprise à l'arrivée du nouveau Représentant, décrivant l'effectif en personnel, les locaux, le mobilier, le matériel informatique et de télécommunication, le matériel bureautique, les véhicules, le classement des archives, etc. jusqu'à l'élaboration d'un nouveau procès-verbal A Dossiers relatifs aux procédures juridiques 10 ans après le jugement définitif tri Après concertation avec le siège à Bruxelles, des dossiers ayant valeur de précédent, de tous les autres. A.2. GESTION DE LA QUALITÉ A Sans objet A.3. RESPONSABILITÉ SOCIÉTALE DES ENTREPRISES (RSE) A Pièces relatives à la collaboration à la réalisation d'audits 7 ans A.4. GESTION FINANCIÈRE A Dossiers relatifs à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget 7 ans 3

4 A Listes mensuelles dans FIT (Financial Information Tool), contenant des données relatives à la comptabilité, au suivi budgétaire et à la programmation financière des projets 7 ans A FAS (Financial Activity Statements) mensuels 7 ans A Documents financiers (ordres de virement, factures, pièces de caisse, reçus, etc.) 7 ans A Pièces relatives à l'ouverture de comptes en banque et à la gestion de mandats bancaires 5 ans après la clôture du compte A Relevés de compte et extraits bancaires 7 ans A Fiches de salaire 7 ans A Formulaires de congé jusqu'au départ du membre du personnel 4

5 A Pièces relatives au paiement des cotisations sociales 7 ans A Pièces relatives aux exonérations fiscales (TVA, douane, etc.) 7 ans A Rapport financier annuel 7 ans A.5. GESTION DU PERSONNEL A Notes de service 20 ans A Dossiers relatifs à la sélection de candidats 5 ans A Relevés du personnel (listes, fiches, bases de données) jusqu'à l'introduction d'une nouvelle version 5

6 A Dossiers du personnel - Représentant résident à l'étranger - personnel local de la Représentation - personnel des projets - experts invités A Contrats de travail originaux des membres du personnel local 1 an après le départ 75 ans après l'année de naissance 1 an après le départ 1 an après le départ 75 ans après l'année de naissance A Dossiers relatifs à la souscription et au suivi d'assurances souscrites pour les membres du personnel local 10 ans après l'expiration de la police 6

7 A A.6. GESTION ICT Dossiers relatifs aux interventions de l'assureur pour les membres du personnel local 5 ans Attention : les éventuels dossiers relatifs à de graves accidents du travail ne peuvent être détruits qu'après 30 ans (si non assortis d'une rente) ou à l'expiration de la durée de la rente (si assortis d'une rente). A Documents relatifs à l'achat de matériels et de logiciels 3 ans A Licences logicielles jusqu'à expiration de la licence A Pièces relatives au support des matériels et logiciels utilisés (fiches d'intervention, rapports, etc.) 3 ans A Back-ups (copies de sauvegarde) comme convenu en interne A.7. GESTION DES CONNAISSANCES A Listes de dossiers archivés 10 ans 7

8 A.8. GESTION LOGISTIQUE A Contrats originaux (location, assurance, etc.) 5 ans après l'expiration du contrat A Pièces relatives à la location, à l'aménagement, à l'adaptation, à la sécurité, à l'assurance des locaux de la Représentation tant que les locaux sont utilisés Pour le tri des pièces relatives aux marchés publics, référez-vous à la rubrique A.10. A Pièces relatives à l'achat/importation, à l'immatriculation, à la vente, à l'assurance de véhicules tant que les véhicules sont utilisés Pour le tri des pièces relatives aux marchés publics, référez-vous à la rubrique A.10. A Inventaire des matériels et mobiliers jusqu'à l'élaboration d'un nouvel inventaire A Pièces relatives à la vente ou à la perte de véhicules, d'équipements, de matériel, etc. 10 ans 8

9 A.9. GESTION DU MARKETING A Sans objet A.10. GESTION DES MARCHÉS PUBLICS A Dossiers relatifs aux achats réalisés par le biais de marchés publics - travaux sous responsabilité décennale 10 ans - tous autres travaux, fournitures et services pour des montants inférieurs à (hors TVA) - tous autres travaux, fournitures et services pour des montants supérieurs à (hors TVA) A.11. GESTION DES PARTENARIATS 5 ans 10 ans tri Conservation du cahier des charges, de l'offre retenue, du P.- V. d'attribution, de la lettre d'attribution et de tous les procèsverbaux (réception provisoire, réception, manquements, mise en demeure, etc.) ; de toutes les autres pièces. A Sans objet

10 B. COMPÉTENCES B.1. INTERVENTIONS POUR L ÉTAT BELGE DANS LE SUD B Dossiers relatifs au suivi financier et au suivi sur le plan du contenu de l'exécution des projets (classés par projet) 10 ans B Attestations de dons de véhicules, équipements, matériel, etc. 10 ans Ces dossiers contiennent normalement pour chaque projet les documents suivants : correspondance, rapports du comité d'accompagnement, rapports d'avancement ou rapports d'activités, rapports du réviseur, rapports des audits externes, évaluation à mi-parcours, évaluation en fin de parcours, FAS et pièces financières (ordres de virement, factures, extraits de compte, etc.), inventaire et rapport de remise. Pour le tri des pièces relatives aux membres du personnel, référez-vous à la rubrique A.5.; pour le tri des pièces relatives aux marchés publics, référez-vous à la rubrique A.10. Les véhicules, équipements, matériels, etc. achetés dans le cadre des projets sont souvent donnés au partenaire afin de permettre à celui-ci d'assurer la continuité du projet. 10

11 B Dossiers relatifs au suivi financier et au suivi sur le plan du contenu des bourses et des stages (aussi bien localement qu'en Belgique) 10 ans tri Ces dossiers contiennent normalement les documents suivants pour chaque bourse ou stage : demande, C.V., copie du diplôme, thèse ou rapport de stage, FAS et pièces financières. B B Dossiers relatifs aux demandes de bourses et de stages rejetées (aussi bien localement qu'en Belgique) Dossiers relatifs au suivi financier et au suivi sur le plan du contenu de projets s'inscrivant dans le cadre du programme de micro-interventions (MIP) 3 ans 10 ans B.2. INTERVENTIONS POUR L ÉTAT BELGE DANS LE NORD B Sans objet 11

12 B.3. INTERVENTIONS POUR TIERS B Dossiers relatifs au suivi financier et au suivi sur le plan du contenu de l'exécution des projets (classés par projet) 10 ans Ces dossiers contiennent normalement pour chaque projet les documents suivants : correspondance, rapports du comité d'accompagnement, rapports d'avancement ou rapports d'activités, rapports du réviseur, rapports des audits externes, évaluation à mi-parcours, évaluation en fin de parcours, FAS et pièces financières (ordres de virement, factures, extraits de compte, etc.), inventaire et rapport de remise. 12