Service Logistique. 1 Service Logistique

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Oscar Charpentier
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3 1 PRÉSENTATION A. Missions Directie Generaal 1) Soutien 2) Innovation et changement Le service Logistique offre un soutien logistique aux directions générales (DG) et SE du Service public fédéral (SPF) Sécurité sociale. Par ailleurs, il est responsable de la politique d achats du SPF et de la gestion de ses bâtiments. Il s agit là de missions moins visibles au sein d une organisation, mais qui permettent aux autres DG et SE de se consacrer pleinement à leurs missions spécifiques. Outre son rôle de soutien, le service Logistique est également associé à différents processus au sein du SPF. Dans cette optique, il peut contribuer à la simplification ou à l automatisation de certaines activités. Le service Logistique a ainsi participé en 2008 à des accords de collaboration avec d autres services publics pour tirer profit de leur expertise et expérience, à savoir une coopération publique. Les tâches du service Logistique recouvrent plusieurs aspects qui, bien que paraissant à première vue évidents, demeurent indispensables au bon fonctionnement du SPF et nécessitent des ressources importantes : l accessibilité du bâtiment ; l alimentation électrique ; l accueil des visiteurs ; le système de contrôle d accès ; le mobilier adéquat et ergonomique (bureaux, chaises de bureau, ) ; la fourniture de petit matériel de bureau (articles de bureau, fardes, papier, ) ; le bien-être des membres du personnel (café, eau, fruits, ) ; l enlèvement des déchets et la mise au point d une politique de gestion des déchets ; la distribution du courrier interne et l expédition du courrier externe ; etc. Ce bref aperçu ne constitue qu une liste non-exhaustive des nombreuses tâches de ces «travailleurs de l ombre». En 2008, une collaboration a été mise en place avec FinPress, l imprimerie décentralisée du SPF Finances. Le SPF Sécurité sociale ne dispose pas des moyens nécessaires pour assurer le processus d impression, de pliage et d expédition de grandes quantités de lettres et de formulaires émises par la DG Personnes handicapées. Pour ces tâches spécifiques d impression et d expédition, un accord de collaboration a dès lors été conclu avec FinPress. Fin 2008, les tests étaient terminés et la collaboration structurelle a démarré. Enfin, le défi majeur de cette année fut le déménagement de membres du personnel vers la Finance Tower (Finto). Outre la préparation de ce projet, le service Logistique a dû offrir une continuité de soutien aux autres 20 bâtiments du SPF. Ce fut également le cas lors de la mise en place du nouveau concept d environnement de travail (dynamic office) dans le cadre de NoVo, où le service a joué un rôle d encadrement du changement. 212 Service Logistique

sociale. Par ailleurs, il est responsable de la politique d achats du SPF et de la gestion de ses bâtiments.

4 B. Organigramme En 2008, le service Logistique a été réorganisé, ce qui a débouché sur un nouvel organigramme de type matriciel. LOG Coordinateur Secrétariat/Staff Procurement Services Real Estate Management Account Management Analist Public Tendering Budget Service Logistique 213

LOG Coordinateur Secrétariat/Staff Procurement Services Real Estate

5 1) Procurement 5) Analist Procurement est la dénomination technique du processus d achat jusque et y compris la livraison du produit auprès de l utilisateur. L acheteur central compare les prix, constitue les dossiers, gère le magasin, etc. 2) Services Les Services regroupent toutes les facilités que le service Logistique offre aux clients internes : nettoyage, accueil, courrier interne et externe, missions des chauffeurs, gestion des boîtes des archives. Il s agit des tâches liées à la prospection du marché, aux formations, à l examen préliminaire de projets, à la rédaction de business cases, etc. 6) Public tendering Public tendering est la dénomination technique du processus des marchés publics. 3) Real Estate Management Le Real Estate Management, ou gestion des bâtiments, regroupe les relations avec la Régie des bâtiments, avec les gestionnaires des 25 bâtiments dans lesquels le SPF occupe des bureaux, avec les divers propriétaires, etc. Il gère dès lors les décomptes des frais de ces bâtiments, les travaux d aménagement, les déménagements, l accessibilité, etc. Le SPF Sécurité sociale occupe au total environ m² d espaces de bureaux. 4) Account Management Afin de faciliter la communication, il existe un réseau de correspondants logistiques par service et par bâtiment. Le suivi de ce qui a été convenu entre les services relève de l account management. 214 Service Logistique

2) Services Les Services regroupent toutes les facilités que le service Logistique offre aux clients internes : nettoyage, accueil, courrier interne et externe, missions des chauffeurs, gestion des

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7 2 RÉALISATIONS A. Soutien logistique En 2008, l effectif du personnel du service Logistique comprenait 70 collaborateurs, qui ont apporté leur soutien logistique quotidien aux DG et SE du SPF : les collaborateurs de l accueil dans le bâtiment Centre 58 ont accueilli quotidiennement un grand nombre de visiteurs pour le service social de la DG Personnes handicapées, de même que les collaborateurs dans le bâtiment Eurostation pour la Commission des dispenses de cotisations de la DG Indépendants ; une distribution de café et de boissons rafraîchissantes était prévue pour les réunions au Centre 58 et dans Eurostation ; les bureaux et salles de réunion ont été rangés et débarrassés quotidiennement, tandis qu un nettoyage hebdomadaire était assuré par une équipe d entretien interne ainsi que par une firme externe ; 1,6 million d envois postaux ont été acheminés. Les envois postaux entrants ont été distribués au SPF via le service de tri et les huissiers. B. Préparation et mise en œuvre du déménagement vers la FINTO Pour le service Logistique, l année 2008 était surtout celle du soutien apporté à NoVo pendant les préparatifs du déménagement des collaborateurs bruxellois vers la Finto : un tel projet ne s improvise pas du jour au lendemain. Grâce à l expertise interne nécessaire et à la bonne collaboration entre, d une part, les services SE ICT et Logistique et, d autre part, la firme de déménagement externe, la préparation du déménagement pouvait laisser augurer l excellent déroulement de celui-ci, tout en limitant le plus possible les désagréments pour les collaborateurs. Le service Logistique fut dès lors responsable de toute l organisation pratique du déménagement, l acheminement du matériel, l aménagement des locaux logistiques dans le nouveau bâtiment, la vente de mobilier aux collaborateurs du SPF, l achat et l installation du nouveau mobilier et bien d autres choses encore. 216 Service Logistique

accueil dans le bâtiment Centre 58 ont accueilli quotidiennement un grand nombre de visiteurs pour le service social de la DG Personnes handicapées, de même que les collaborateurs dans le bâtiment

8 C. Adaptation de l organisation interne logistique au nouveau concept d environnement de travail Un environnement de travail dynamique (dynamic office) dans lequel plus personne n a son propre bureau et où chaque poste de travail doit être débarrassé en fin de journée (cleandesk) nécessite bon nombre d adaptations au niveau de l organisation. Cette nouvelle manière de travailler a dès lors entraîné une réorganisation du soutien logistique. Avec le concours des collaborateurs du service Logistique, des nouvelles équipes ont été constituées et une nouvelle organisation du travail a été mise en place. D. IFMA-Award 2008 Les Facility Awards 2008 ont été décernés le 17 décembre La composante belge de la International Facility Management Association (IFMA) récompense ainsi chaque année les meilleurs projets d équipements. Le SPF Sécurité sociale a décroché une honorable deuxième place en Le projet «L instauration d une gestion dynamique des archives, soutenue par des services adaptés fournis par le Service d encadrement Logistique» a été récompensé par une médaille d argent. Une bonne organisation des archives est primordiale dans le cadre d un environnement de travail dynamique selon le principe du cleandesk. La gestion des archives du SPF a, de ce fait, été fondamentalement revue dans la perspective du déménagement. Le service Logistique y a joué un rôle important et central. Depuis l emménagement dans la Finto, le logiciel d inventaire Archibus est utilisé pour la gestion et le suivi des archives dans la cave. Un service qui avait ainsi auparavant une fonction plutôt d appui représente actuellement une plus-value créatrice pour la gestion des archives du SPF. 217

Cette nouvelle manière de travailler a dès lors entraîné une réorganisation du soutien logistique.

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