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1 3 e symposium international de l Association internationale des Acheteurs et Approvisionneurs publics et privés de la Santé Bruxelles, les 18 et 19 octobre 2012

2 Les Achats: Du support à la coordination Les Achats: Du support à la coordination Julie Dupont Chef du service Achats et Assurances ULB-Hôpital Erasme, Bruxelles

3 PLAN 1. Missions du service des Achats 2. Périmètre d actions du service 3. Organigrammes 4. Interactions avec les différents services de l hôpital mise en place ou participation aux différentes commissions 5. Interactions avec les fournisseurs, cocontractants, partenaires 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 3

4 6. Nouveaux enjeux 7. Recherche de collaboration avec d autres hôpitaux 8. Conclusions 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 4

5 1. Missions du service des Achats Coordination de l approvisionnement et négociation de l ensemble des fournitures, biens, travaux et services nécessaires au fonctionnement de l hôpital. champ d action très vaste Application des cadres législatifs adéquats (réglementation sur les marchés publics, droit privé, réglementation des législations sociales et fiscales) 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 5

6 En outre, au sein d Erasme: Vérification et encodage des factures fournisseurs (+/ /an) Gestion de l ensemble des contrats d assurance de l hôpital (depuis 2010), Gestion de certains sinistres (incendie, dégâts des eaux, matériel) Cellule Avantages pour le personnel 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 6

7 2. Périmètre Le tableau ci-après explicite le périmètre d action du service Achats par catégorie comptable. Il s agit de : toutes fournitures généralement quelconques (en ce compris les produits pharmaceutiques). tous services (maintenance, logistique, catering, intérim, assurances ) tous travaux 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 7

8 catégories Million s en 2011 Négociation ou MP Commande Suivi (factures) Pharmacie et magasins associés 71,8 Oui (depuis fin 2009 cellule négo) Pharmacie et MMM Oui (pharmacie pour les NC) Services centraux: 49,2 Oui Oui Oui -Énergie -Autres services et fournitures (y compris contrats de maintenance, services extérieurs ) - investissements Travaux 12,5 Oui (MP ou négo) Oui Oui (avec le DIL) Ressources humaines: 17,5 RH ou Direction XX XX Contrats d intérim consultance longue durée Assurances 1,9 Oui Oui Oui 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 8

9 En théorie, tout accord généralement quelconque relatif à des travaux, fournitures et services devrait être analysé, négocié par le service des Achats. Et ceci, afin de: D une part, s assurer d une application adéquate de la législation sur les marchés publics, 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 9

10 D autre part, s assurer d un examen global du dossier (négociation sur le prix, sur les termes du contrat, anticipation des éventuels problèmes d exécution, assurances, responsabilité, résiliation ) 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 10

11 En pratique, certains contrats échappent encore au service des Achats: certains contrats de consultance, intérim, leasing des véhicules de fonction Progressivement, grâce à l obligation marchés publics notamment, ces différents contrats sont également amenés à être supervisés par le service des Achats 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 11

12 3. Organigramme: organigramme simplifié de l équipe gestionnaire de l hôpital Erasme Directeur Gestionnaire Directeur financier DRH Directeur des Systèmes Informatiques Directeur du département Infrastructures et Logistiques Chef du service Achats et Assurances Chef du service Budget et Contrôle de gestion Chef du service Technique Biomédical 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 12

13 Organigramme simplifié de l équipe médicale de l hôpital Erasme Médecin Directeur Pôles et services médicaux Département infirmier Département des produits médicopharmaceutiques Paramédicaux 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 13

14 Organigramme du service des Achats et Assurances

15 Direction collégiale : directeur gestionnaire médecin directeur Le service des Achats sous l autorité directe de la direction gestionnaire Indépendance totale vis-à-vis de tous les autres départements ou services : services demandeurs d achats, services financiers Petit service: 13,4 ETP, personnel formé aux nouveaux enjeux encore trop peu nombreux 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 15

16 4. Interactions avec les différents services de l hôpital Diversité des dossiers: impossibilité d une connaissance globale de l acheteur de tous les secteurs Complexité des dossiers (objet et procédure): implication de différents intervenants nécessité d une parfaite collaboration avec les différents services de l hôpital et principalement DIL, DSI, STB, Pharmacie et bien sûr Finances mise en place ou participation aux différentes commissions (imposées par la loi ou créées sur base volontaire) 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 16

17 La commission médico-pharmaceutique la C.M.P. est un organe de concertation pour les médicaments et le matériel médical, dont l existence, la composition et les missions sont définies dans les articles 24 à 28 de l arrêté royal du 4 mars 1991 modifié par les arrêtés du 20 août 2000 et du 5 juin Dans chaque hôpital sont créés : - un comité médico-pharmaceutique - un comité matériel médical possibilité de fusionner ces deux comités 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 17

18 Missions : médicaments (article 25 1) établissement et mise à jour d un formulaire thérapeutique standardisation des procédures relatives à l utilisation analyse des consommations de médicaments, par catégorie, par service, par prescripteur proposer des mesures pour améliorer la consommation et éviter les erreurs rédiger un rapport annuel et transmettre aux autorités compétentes diffuser le rapport parmi le personnel médical installer un logiciel pour le contrôle des prescriptions + utilisation réaliser des études comparatives (par rapport à des banques de données) harmoniser les stratégies avec le comité d hygiène hospitalière au sujet des antibiotiques organiser des groupes de travail intra-muros 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 18

19 matériel médical (article 27 1) cela concerne : matériel médical stérile en contact avec le patient, dispositifs implantables, dispositifs invasifs, dispositifs invasifs réutilisables établissement et mise à jour d un formulaire matériel médical standardisation des procédures relatives à l utilisation traçabilité des dispositifs implantables information des utilisateurs sur le prix de revient et le remboursement par l INAMI rédaction d un rapport annuel à transmettre aux autorités compétentes diffusion du rapport parmi le personnel médical établissement des directives relatives à la réutilisation de dispositifs médicaux réalisation des études comparatives (par rapport à des banques de données) organisation des groupes de travail intra-muros rédaction d une procédure standardisée pour les essais cliniques 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 19

20 A l Hôpital Erasme: La CMP existe depuis 1978 Organe de prise de décision pour - la sélection - l achat des médicaments et des dispositifs médicaux toute introduction des produits cités passe en commission Objectif : rationaliser l usage des médicaments et des dispositifs médicaux - formulaire thérapeutique et formulaire matériel médical - standardisation des procédures et formation plus aisée - meilleures conditions commerciales, 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 20

21 Sections créées en raison de la diversité des sujets traités mais les décisions finales Groupe AntibioThérapie Equipe nutritionnelle Comité d'hygiène Médicaments Dispositifs médicaux Bureau de la CMP Comité Médico- Pharmaceutique Section Médicaments Comité Médico- Pharmaceutique Section Matériel médical Séance plénière du Comité Médicopharmaceutique Groupe de travail Convention U/2000 Comité Médico- Pharmaceutique Essai 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 21

22 Composition : Présidée par le Médecin-Directeur ou un délégué membres permanents pharmacie, magasin matériel médical, stérilisation service des achats département infirmier, hygiène hospitalière invités membres élus le conseil médical (représentant des médecins auprès de la Direction) le conseil du département infirmier un infirmier Q. OP + Unité Soins intensifs Fonctionnement : réunion mensuelle 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 22

23 La CMP Essais Existe depuis 1984 (pas d existence légale) Aucun pouvoir de décision Sous commission de la C.M.P. pour l'organisation des essais de matériel médico - chirurgical de la réception des échantillons à la transmission des avis des utilisateurs à la C.M.P. Objectif : soulager le travail de la C.M.P. Composition : présidée par un pharmacien + membres Fonctionnement : réunion mensuelle 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 23

24 Introduction d un nouveau produit médecin chef de service Fournisseur si soutien d un médecin Demandes transmises à la C.M.P. Jugement de la C.M.P. Nouveau produit? Gain financier? Intérêt médical Essai (O/N) Oui Non Stop Lettre à la firme par les achats Informations transmises Offre de prix au Service des Achats Tableau Récapitulatif Echantillons au Magasin matériel médical C.M.P.E. Tests C.M.P. Achat Oui Décision (O/N) Non Stop 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 24

25 Hôpital Fournisseur Avantages standardisation formation du personnel partenariat hôpital / fourn. Réflexion sur utilisation cahier des charges précis dialogue bénéficiaire pour l industrie extension du marché sécurité des commandes la remise en cause est justifiée Inconvénients mobilisation personnel prise de position même si pas d avis délai pour la résolution des problèmes temps de réponse long fournisseurs veulent participer aux essais pas de contact direct avec l utilisateur mais nécessité de l appui du médecin utilisateur importance du volet économique par rapport à la qualité produit 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 25

26 Commissions supplémentaires créées à Erasme : a. Commission Avis pour Projet (CAP): décide des investissements dans une enveloppe budgétaire fixée, membres : l ensemble de la ligne N-1 du directeur gestionnaire, le Médecin Directeur, le président du Conseil médical, différents médecins désignés par ce Conseil, la directrice du département infirmier Vision globale de l investissement envisagé (coûts cachés: infrastructure, personnel, disposables; procédure d achat à suivre, impact budgétaires, financement éventuel, facturation aux patients) 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 26

27 b. Cellule Facility Managment (CFM): aide à la mise en place puis à la gestion des projets de moyenne à grande importance, assure une bonne coordination de ceux-ci membres: DIL, DSI, STB, Achats, SIPP, médecin hygiéniste, directrice du département infirmier 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 27

28 c. Mobilier: achats, DIL, directrice du département infirmier, médecin hygiéniste, SIPP Achat de mobilier neuf ou récupération de mobilier existant non utilisé 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 28

29 En outre Mise en place de groupe de travail pour des dossiers spécifiques (exemple: matériel médical lourd (collaboration Achats, DIL, DSI, SIPP, médecins) Mise en place de réunions bilatérales avec les principaux interlocuteurs: DIL -> Importance d une implication de l acheteur ab initio dans les projets 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 29

30 L acheteur fait le lien entre les différentes commissions: Exemple: acceptation au CAP d un matériel médical nécessitant l utilisation de disposables; le dossier sera également traité en CMM Exemple inverse: introduction de nouveaux dispositifs médicaux en CMM qui cachent la mise à disposition gratuite d un appareil médical qui aurait dû faire l objet d un dossier CAP 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 30

31 5. Interactions avec les fournisseurs Interlocuteur privilégié des fournisseurs: négociation du prix et autres conditions; rédaction du contrat, du cahier spécial des charges anticipation des éventuels problèmes d exécution lors de la rédaction de ces documents suivi de l exécution et des éventuels problèmes (Attention: marchés publics) 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 31

32 information quant aux projets d investissement ou autre de l Hôpital recherche de financement, de partenariat; 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 32

33 6. Nouveaux enjeux Sur le fond: Vue globale des dossiers d achat (TCO), financement, exécution, assurance Recherche de partenariat Recherche de tiers investisseurs (centrale énergie, rénovation réseau haute et basse tension) Créativité des modèles de collaborations (exemple: trocarts) 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 33

34 Sur la forme: De + en + de procédures Marchés Publics Rigueur dans la rédaction des contrats (aspects légaux de + en + importants) Anticipation des problèmes d exécution Aide de consultants (expertise nécessaire pour des marchés spécifiques: énergie, nettoyage, travaux, ) 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 34

35 Nécessité de Former le personnel en place Recruter de nouveaux profils: juriste, économiste Faire évoluer les mentalités de certains services: le service Achats est incontournable 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 35

36 7. Recherche de collaboration avec d autres hôpitaux Intérêt de se grouper: - Mêmes problèmes, mêmes contraintes, partage des tâches - Plus dans plusieurs têtes que dans une seule - Pas de réelle concurrence - Poids sur le marché 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 36

37 Attention à ne pas dépasser une taille critique, sinon devient ingérable (difficulté de faire des choix communs) 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 37

38 CONCLUSIONS Place centrale de l acheteur dans la gestion d un dossier d achat: o coordonner l ensemble des intervenants, o s assurer que chaque personne potentiellement intéressée soit informée, o veiller au respect des différentes législations o coordonner l ensemble des différents intérêts (médicaux, financiers). 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 38

39 Relations avec les différents fournisseurs ou prestataires de + en + professionnelles, procédurières : mise en place d un cadre juridique que ce soit sur base volontaire (contrat de droit privé) ou dans le cadre d un marché public. Implication dans les problèmes d exécution Nécessité de modifier le profil de l acheteur 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 39

40 MERCI DE VOTRE ATTENTION 18 & 19 octobre e symposium ASSIAPS à Bruxelles 40

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