LES AUTORISATIONS SPÉCIALES D ABSENCE

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1 LES AUTORISATIONS SPÉCIALES D ABSENCE L article 59 de la loi n du 26 janvier 1984 énumère les cas dans lesquels les fonctionnaires en position d activité peuvent être autorisés par l autorité territoriale à s absenter. Les autorisations d absence sont à distinguer des congés. Elles n ont aucune incidence sur les droits de l agent bénéficiaire et sont considérées comme du temps de travail effectif. Deux types d autorisations existent : celles dont les modalités précisément définies s'imposent à l'autorité territoriale (pour l'exercice des mandats syndicaux ou locaux, par exemple), et celles laissées à l'appréciation des pouvoirs locaux telles que les autorisations pour évènements familiaux. Concernant les autorisations pour événements familiaux, l article 59-3 prévoyait la parution d un décret d application pour en fixer les modalités. En l absence de ce texte, il relève de la compétence de l organe délibérant de déterminer les conditions d attribution et la durée de ces autorisations après avis du Comité technique paritaire. Les autorisations d absence sont accordées sous réserve de la présentation de justificatifs et des nécessités de service. Elles sont à prendre au moment où les circonstances de l évènement justifiant l autorisation d absence se sont produites. Une autorisation d absence ne peut donc être octroyée durant un congé annuel (ou maladie), par conséquent en interrompre le déroulement.

2 S O M M A I R E I - AUTORISATIONS D'ABSENCE LIEES A DES ÉVENEMENTS FAMILIAUX II - AUTORISATIONS D'ABSENCE LIEES A DES ÉVENEMENTS DE LA VIE COURANTE III - AUTORISATIONS D'ABSENCE LIEES A LA MATERNITE IV - AUTORISATIONS D'ABSENCE LIEES A DES MOTIFS CIVIQUES V - AUTORISATIONS D'ABSENCE LIEES A DES MOTIFS SYNDICAUX ET PROFESSIONNELS VI - AUTORISATIONS D'ABSENCE LIÉES A DES MOTIFS RELIGIEUX VII - CALENDRIER DES FÊTES LÉGALES

3 I AUTORISATIONS D'ABSENCE (CONGES EXCEPTIONNELS) LIEES A DES ÉVÈNEMENTS FAMILIAUX i En cas de temps partiel, le nombre de jours d'autorisation d'absence susceptible d'être accordé s effectue au prorata du nombre de jours travaillés par semaine (ex : un agent ayant une quotité de travail de 80% sur 4 jours bénéficiera de 4 jours pour son mariage). RÉFÉRENCES OBJET DUREE JUSTIFICATIFS OBSERVATIONS Loi n du 26 Janvier 1984 Mariage ou conclusion pacte civil de solidarité - de l'agent* 5 jours ouvrables - Autorisation accordée sur présentation d'une pièce justificative (extrait acte de mariage - certificat PACS) A l occasion de l évènement article d'un enfant* 1 jour ouvrable - délai de route* Loi n du 26 Janvier 1984 article 59-3 Loi n du 26 Janvier 1984 article 59-3 Loi n du 28 mai 1946 Note d'information du Ministère de l'intérieur et de la Décentralisation n 30 du 30 Août 1982 Décès/obsèques - du conjoint ou de la personne liée par un PACS* - d'un enfant* - des père, mère* - des beau-père, belle-mère* - d un parent ou allié du 2 ème degré (frère, sœur, beau frère, belle sœur et grands parents)* Maladie très grave-hospitalisation - du conjoint, concubin, personne liée par un PACS, d'un enfant, des père, mère* Naissance ou adoption Garde d'enfant malade ou pour en assurer momentanément la garde 3 jours ouvrables 3 jours ouvrables 3 jours ouvrables 1 jour ouvrable 1 jour ouvrable Dans la limite de 6 jours ouvrables par an 3 jours pris dans les quinze jours qui suivent l'événement ** Durée des obligations hebdomadaires de service + 1 jour *** Doublement possible si l'agent assume seul la charge de l'enfant ou si le conjoint, le concubin ou la personne liée par un PACS est à la recherche d'un emploi ou ne bénéficie de par son emploi d'aucune autorisation d'absence - Autorisation accordée sur présentation d'une pièce justificative (extrait acte de décès ou justificatif de la date des obsèques) - Jours éventuellement non consécutifs - Délai de route* - Autorisation accordée sur présentation d'une pièce justificative (bulletin d hospitalisation attestation médicale) - Jours éventuellement non consécutifs - Délai de route* - Autorisation accordée au père sur présentation d'une pièce justificative -Certificat médical ou tout autre justificatif attestant de l indisponibilité du mode de garde ou de la scolarisation - Attestation de l employeur ou attestation sur l honneur pour le doublement Si le décès intervient alors que l agent est en congé annuel, RTT ou maladie, il pourra prolonger de 3 jours la durée de congé. Ces jours pourront être consécutifs ou non mais ils devront être inclus dans les 15 jours qui suivent la date du décès -valable en cas d hospitalisation et en cas de présence nécessaire au domicile - Autorisation accordée sous réserve des nécessités de service, pour des enfants âgés de 16 ans au plus (pas de limite d'âge pour les handicapés) - Autorisation accordée par année civile, quel que soit le nombre d'enfants - Autorisation accordée à l'un ou l'autre des conjoints (ou concubins ou personne liée par un PACS) - Une garde d enfant ne peut être accordée pendant les congés annuels ou RTT * Dans certains cas particuliers, compte tenu des déplacements à effectuer, la durée de l absence peut être majorée dans la limite de 48 heures. La distance aller et retour, prise en compte est calculée en fonction du kilométrage de la SNCF : moins de 500 Kms/pas de journée supplémentaire entre 500 et 1000 Kms : 1 journée supplémentaire plus de 1000 KMS / 2 journées supplémentaires ** Cumulable avec le congé de paternité. *** Pour les agents travaillant à temps partiel, le nombre de jours d'autorisation d'absence susceptible d'être accordé est égal au produit des obligations hebdomadaires de service d'un agent travaillant à temps plein, plus un jour, par la quotité de travail à temps partiel de l'agent intéressé ; soit pour un agent travaillant 3 jours sur 5 : x 3/5 = 3,6 jours (possibilité d'arrondir à 4 jours).

4 II AUTORISATIONS D'ABSENCE (CONGES EXCEPTIONNELS) LIEES A DES ÉVENEMENTS DE LA VIE COURANTE (1) RÉFÉRENCES OBJET DURÉE JUSTIFICATIFS OBSERVATIONS Circulaire n B7/ du Loi n du 12 juillet 1984 Décret n du 9 octobre 1985 Rentrée scolaire Concours et examens de la Fonction Publique Préparation aux concours et examens de la Fonction Publique Territoriale Des facilités d horaires peuvent être accordées aux agents ayant des jeunes enfants scolarisés Le(s) jours(s) des épreuves/par concours ou examen 1 jour ou 2 demi-journées sur l ensemble du concours ou examen/par concours ou examen -Convocation aux épreuves -Attestation de présence aux épreuves -Sous réserve des nécessités de service - temps à récupérer dans le cadre de l organisation du temps de travail - récupération du (des) jour (s) du concours dans le cadre des temps partiels J.O. AN (Q) n 50 du 18 décembre 1989 Article D du Code de la santé publique Don du sang, plaquette, plasma Déménagement du fonctionnaire - dans la localité - hors localité* Durée du déplacement et du don 1 jour 2 jours* - justificatif - pièce attestant du déménagement - Délai de route* - A l occasion de l évènement - A l occasion de l évènement - Plusieurs jours de déménagement peuvent être accordés dans l année - Ces jours sont également accordés dans le cadre d une mutation externe Loi n du 26 janvier article 57 Décret n du 28 septembre 2005 Congé pour siéger auprès d une association ou d une mutuelle 9 jours ouvrables par an, fractionnables en demijournées -justificatif du mandat de représentant d une association déclarée en application de la loi du 1 er juillet 1901 ou d une mutuelle au sens du code de la mutualité -être appelé à siéger au sein d une instance consultative ou non, instituée auprès d une autorité de l Etat, à l échelon national, régional ou départemental, ou d une collectivité territoriale -demande écrite au moins 15 jours avant la réunion -justificatif de présence à l issue de la réunion - sous réserve des nécessités de service - ne peut se cumuler que dans la limite de 12 jours ouvrables pour une même année avec le congé pour formation syndicale et le congé de formation de cadres pour la jeunesse - à l échelle de la collectivité, ce congé ne peut excéder un nombre maximal de jours fixé pour une année en fonction du nombre d agents publics employés par la collectivité

5 AUTORISATIONS D'ABSENCE (CONGÉS EXCEPTIONNELS) LIÉES À DES ÉVÈNEMENTS DE LA VIE COURANTE (2) RÉFÉRENCES OBJET DURÉE JUSTIFICATIFS OBSERVATIONS Loi n du 26 janvier article 57 Code des communes Article L à 9 Congé de formation pour cadres de la jeunesse - 6 jours ouvrables par an, en 1 ou 2 fois -être âgé de moins de 25 ans, sauf exception -participer aux activités des organisations de jeunesse et d éducation populaire, des fédérations et des associations sportives et de plein air légalement constituées, destinées à favoriser la préparation, la formation ou le perfectionnement de cadres et animateurs * Dans certains cas particuliers, compte tenu des déplacements à effectuer, la durée de l absence peut être majorée dans la limite de 48 heures. La distance aller et retour, prise en compte est calculée en fonction du kilométrage de la SNCF : moins de 500 Kms/pas de journée supplémentaire entre 500 et 1000 Kms /1 journée supplémentaire plus de 1000 KMS / 2 journées supplémentaires III AUTORISATIONS D'ABSENCE (CONGÉS EXCEPTIONNELS) LIÉES À LA MATERNITÉ RÉFÉRENCES Circulaire NOR/FPPA/96/10038/C du 21 mars 1996 Circulaire NOR/FPPA/96/10038/C du 21 mars 1996 Circulaire NOR/FPPA/96/10038/C du 21 mars 1996 Circulaire NOR/FPPA/96/10038/C du 21 mars 1996 OBJET DURÉE JUSTIFICATIFS OBSERVATIONS Aménagement des horaires de travail Séances préparatoires à l'accouchement Examens médicaux obligatoires et complémentaires (sept prénataux et un postnatal prise de sang pour toxoplasmose - rubéole amniocentèse ) Allaitement Dans la limite maximale d'une heure par jour Durée des séances Durée de l examen Dans la limite d'une heure par jour à prendre en 2 fois Certificat de grossesse Planning Autorisation accordée de droit Justificatif médical Justificatif lieu de garde de l enfant Autorisation accordée sur demande de l agent, à partir du 3 ème mois de grossesse compte tenu des nécessités des horaires du service Autorisation susceptible d'être accordée en raison de la proximité du lieu où se trouve l'enfant

6 IV AUTORISATIONS D'ABSENCE (CONGÉS EXCEPTIONNELS) LIÉES À DES MOTIFS CIVIQUES * (1) RÉFÉRENCES OBJET DURÉE JUSTIFICATIFS OBSERVATIONS Circulaire n 1913 du 17 octobre 1997 Représentant de parents d'élèves - dans les écoles maternelles et élémentaires aux comités de parents et conseils d'école - dans les collèges, les lycées et établissements d éducation spéciale aux réunions des commissions permanentes, des conseils de classe et des conseils d administration. Durée de la réunion -Autorisation susceptible d'être accordée sur présentation de la convocation et sous réserve des nécessités du service - Justificatif de présence précisant l heure de fin de la réunion - L autorisation d absence comprend le délai de route et la durée de la réunion (exemple si réunion à compter de 16h00 départ de la collectivité à 15h30 ou 15h45 en fonction du lieu de réunion) Code de Procédure Pénale articles et R139 à R140 QE n du (JO AN) Circulaire NOR/INT/B/ C du 17 novembre 1992 Circulaire FP n 1530 du 23 septembre 1983 Loi n du 3 mai 1996 Circulaire NOR/PRMX C du 19 avril 1999 Juré d'assises Témoin devant le juge pénal Assesseur délégué de liste / élections prud'homales Electeur - assesseur - délégué / élections aux organismes de Sécurité Sociale Formation initiale des agents sapeurs pompiers volontaires Durée de la session Jour du scrutin Jour du scrutin 30 jours au moins répartis au cours des 3 premières années de l engagement dont au moins 10 jours la première année - Fonction obligatoire - Présentation de la convocation - Copie de la citation à comparaître ou de la convocation - Autorisations susceptibles d'être accordées, sur présentation d'un justificatif et sous réserve des nécessités du service - Planning de formation selon le conventionnement passé avec le SDIS -Maintien de la rémunération, sous déduction du montant de l'indemnité de session perçue en application du code de procédure pénale - Fonction obligatoire - Agent public cité comme témoin auprès d une juridiction répressive - Autorisation d absence ne pouvant être refusée qu en cas de nécessité impérieuse de service - Obligation de motivation de la décision de refus, notification à l intéressé et transmission au SDIS - Information de l autorité territoriale par le SDIS deux mois au moins à l avance sur les dates et la durée des actions de formation Formations de perfectionnement des agents sapeurs pompiers volontaires Interventions des agents sapeurs pompiers volontaires 5 jours au moins par an Durée des interventions + délais de route

7 AUTORISATIONS D'ABSENCE (CONGÉS EXCEPTIONNELS) LIÉES À DES MOTIFS CIVIQUES * (2) RÉFÉRENCES OBJET DURÉE JUSTIFICATIFS OBSERVATIONS Code général des collectivités territoriales art. L à L , L , L et L , R , R R et R Mandat électif 1) - Autorisations d'absence accordées aux salariés membres des conseils municipaux, généraux, régionaux, et des assemblées des organismes de coopération intercommunale en qualité de représentant de la commune pour se rendre et participer aux réunions des assemblées délibérantes (séances plénières, commissions dont ils font partie). - Autorisations d absence accordées aux salariés membres des conseils de communautés d agglomération, de communautés d agglomération nouvelle et de communautés urbaines pour se rendre et participer aux réunions des assemblées délibérantes. Le temps d'absence cumulé résultant des autorisations d'absence et du crédit d'heures ne peut dépasser, pour une année civile, la moitié de la durée légale de travail* (soit heures) - Autorisation accordée après information de l'employeur, par écrit, de la date et de la durée de l'absence envisagée - Les pertes de revenus subies, du fait de l'assistance à ces séances et réunions, par les élus qui ne bénéficient pas d'indemnités de fonction, peuvent être compensées par la commune ou par l'organisme auprès duquel ils la représentent - Cette compensation est limitée à 24 heures par élu et par an. Chaque heure ne peut être rémunérée à un montant supérieur à une fois et demie la valeur du SMIC 2) Crédit d'heures accordé, pour disposer du temps nécessaire à l'administration de la commune, du département, de la région ou de l EPCI et à la préparation des réunions, aux : Maires villes d'au moins hbts communes de - de hbts Adjoints communes d'au moins hbts communes de à hbts villes de - de hbts Conseillers municipaux villes d'au moins hbts villes de à hbts villes de à hbts villes de à hbts 140 h / trimestre 105 h / trimestre 140 h / trimestre 105 h / trimestre 52 h 30 / trimestre 52 h 30 / trimestre 35 h 00 / trimestre 21 h 00 / trimestre 10 h 30 / trimestre - Autorisation accordée après information par l'élu de son employeur, par écrit, 3 jours au moins avant son absence, en précisant la date, la durée, ainsi que le crédit d'heures restant pour le trimestre en cours - Le crédit d'heures ne peut être reporté d'un trimestre sur l'autre

8 AUTORISATIONS D'ABSENCE (CONGÉS EXCEPTIONNELS) LIÉES À DES MOTIFS CIVIQUES * (3) RÉFÉRENCES OBJET DUREE JUSTIFICATIFS OBSERVATIONS 2) Crédit d'heures accordé, pour disposer du temps nécessaire à l'administration de la commune, du département, de la région ou de l EPCI et à la préparation des réunions, aux : Code général des collectivités territoriales art. L à L , L , L et L R et R Département Président Vice-président Conseiller général Région Président Vice-président Conseiller régional Conseils économiques et sociaux régionaux Président Membre du conseil Présidents, vice-présidents, membres de l un des EPCI suivants : - syndicats de communes - syndicats mixtes - syndicats d agglomération nouvelle 140 h/trimestre 140 h/trimestre 105 h/trimestre 140 h/trimestre 140 h/trimestre 105 h/trimestre 70 h/trimestre 21 h/trimestre Lorsqu ils n exercent pas de mandat municipal, les présidents, vice présidents et membres de ces EPCI sont assimilés respectivement aux maires, adjoints et conseillers municipaux de la commune la plus peuplée de l EPCI. En cas d exercice d un mandat municipal, droit au crédit d heures ouvert au titre du mandat municipal. -Autorisation accordée après information par l'élu de son employeur, par écrit, 3 jours au moins avant son absence, en précisant la date, la durée, ainsi que le crédit d'heures restant pour le trimestre en cours -Le crédit d'heures ne peut être reporté d'un trimestre sur l'autre communautés de communes - communautés urbaines - communautés d agglomération - communautés d agglomération nouvelle Les présidents, vice-présidents et membres de ces EPCI sont assimilés respectivement aux maires, adjoints et conseillers municipaux d une commune dont la population serait égale à celle de l ensemble des communes membres de l EPCI

9 AUTORISATIONS D'ABSENCE (CONGÉS EXCEPTIONNELS) LIÉES À DES MOTIFS CIVIQUES * (4) RÉFÉRENCES OBJET DUREE JUSTIFICATIFS OBSERVATIONS Loi n du 26 janvier art Code de l action sociale et des familles article L Membres des commissions d'agrément pour l'adoption Durée de la réunion - Autorisation accordée sur présentation de la convocation Loi n du 22 octobre 1999 Loi n du 26 janvier article 74 Circulaire du premier ministre du 2 août 2005 Congés dans le cadre d activités de réserve : -réserve opérationnelle -réserve sécurité civile -limite de 30 jours cumulés par année civile -limite de 15 jours cumulés par année civile -sur justificatif - délai de prévenance d un mois -pas pris en compte en travail effectif -réserve sanitaire -limite de 45 jours cumulés par année civile

10 V AUTORISATIONS D'ABSENCE ET CONGÉS LIÉES À DES MOTIFS SYNDICAUX ET PROFESSIONNELS* (1) RÉFÉRENCES Loi n du 26 janvier 1984 article 59-2 Décret n du 3 avril 1985 Loi n du 26 janvier article 59-4 Mesure locale issue de la Charte de dialogue social du Département de la Somme Loi n du 26 janvier 1984 article 57 Décret n du 22 mai 1985 Décret n du 3 avril 1985 article 6 OBJET Mandat syndical - congrès des syndicats nationaux, des fédérations et confédérations de syndicats - congrès internationaux ou réunions des organismes directeurs des organisations syndicales internationales, de syndicats nations, des fédérations, des confédérations, des instances statutaires départementales, interdépartementales et régionales - réunions des organismes directeurs de sections syndicales Représentants aux instances paritaires statutaires (CAP, CTP, CHS, CSFPT, CNFPT...) Réunions organisées par le Président, les élus et l administration (hors CAP-CTP- CHS) commissions thématiques, COS (non imputables sur le quota ASA et DAS) Congé pour formation syndicale 10 jours par an DURÉE + 10 jours par an Heure mensuelle d information 1 heure/mois Sur crédit d heures calculé par la DRRH (1 heure d'absence pour heures de travail effectuées par l'ensemble des agents) Temps alloué = délai de route + délai de la réunion + 1 jour pour la préparation et le compte rendu des travaux Pas de quota déterminé Temps alloué = délai de route + délai de la réunion + préparation (équivalent à la durée de la réunion) 12 jours ouvrables par an JUSTIFICATIFS Formulaire + justificatif présentés au moins trois jours à l'avance, aux agents désignés par l'organisation syndicale, justifiant du mandat dont ils ont été investis Formulaire + justificatif Formulaire + justificatif - demande écrite au moins 1 mois avant le début du stage - attestation de suivi de stage OBSERVATIONS Autorisations spéciales d absence (ASA) Autorisations spéciales d absence (ASA) Autorisations spéciales d absence (ASA) Autorisations spéciales d absence (ASA) Autorisations particulières d absence (APA) -suivre un stage dans l un des centres figurant sur une liste arrêtée annuellement par le ministre chargé des collectivités territoriales -sous réserve des nécessités de service -Cumulable sur un trimestre -Non reportable d un trimestre sur l autre -Sous réserve de nécessité de service

11 V - AUTORISATIONS D'ABSENCE ET CONGÉS LIÉES À DES MOTIFS SYNDICAUX ET PROFESSIONNELS* (2) RÉFÉRENCES OBJET DURÉE JUSTIFICATIFS OBSERVATIONS Décret n du 10 juin 1985 article 23 Examens médicaux complémentaires, pour les agents soumis à des risques particuliers, les handicapés et les femmes enceintes Autorisation accordée pour répondre aux missions du service de médecine professionnelle et préventive * L autorisation spéciale d absence accordée au titre de l exercice d un mandat mutualiste a été remplacée par un congé de représentation rémunéré prévu à l article de la loi du 26 janvier 1984 (abrogation de l article 59-3 de la loi du 26 janvier 1984).

12 VI AUTORISATIONS D'ABSENCE LIÉES À DES MOTIFS RELIGIEUX RÉFÉRENCES Circulaire FP n 901 (*) du 23 septembre 1967 Circulaire fixant la liste chaque année OBJET DURÉE OBSERVATIONS Communauté arménienne - Noël - Fête des Saints Vartanants - Commémoration des événements marquant l'histoire de la communauté arménienne Confession israélite - Chavouot - Roch Hachanah - Yom Kippour Confession musulmane - Aid el Fitr - Aid el Adha - El Mouled Fêtes orthodoxes - Pâques - Pentecôte - Noël (selon le calendrier julien) Fête bouddhiste - Fête du Vesak Le jour de la fête ou de l'événement Le jour de la fête ou de l'événement Le jour de la fête ou de l'événement Le jour de la fête ou de l'événement Le jour de la fête ou de l'évènement Autorisations susceptibles d'être accordées sous réserve des nécessités de service (*) Circulaire de portée générale permettant d'accorder aux agents appartenant à d'autres communautés religieuses de telles autorisations d'absence VII - CALENDRIER DES FÊTES LÉGALES RÉFÉRENCES OBJET DURÉE OBSERVATIONS Circulaire FP n 1452 du 16 mars 1983 Liste des fêtes légales - Jour de l'an - Lundi de Pâques - Fête du travail (1 er mai) - Victoire 1945 (8 mai) - Ascension - Lundi de Pentecôte* - Fête nationale (14 juillet) - Assomption (15 août) - Toussaint (1 er novembre) - Victoire 1918 (11 novembre) - Noël Le jour de la fête légale Les jours de temps partiel correspondant aux fêtes légales ne sont pas récupérables Les fêtes légales tombant un week end ne sont pas récupérables