Mutuelle AKWABA AUDIT DES COMPTES 2012 DE LA MUTUELLE AKWABA

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1 Mutuelle AKWABA AUDIT DES COMPTES 2012 DE LA MUTUELLE AKWABA RAPPORT DEFINITIF AMOUSSOU Kossi Avenue de la Chance, 244 BKK 01 BP : 4252 LOME 01 richamous@hotmail.com; acr.consulting@hotmail.fr Lomé, Mai 2013 Tel : / Lomé 1

2 AMOUSSOU Kossi Expert-conseil en microfinance Consultant international Comptable agréé Inscrit à l ONECCA-Togo Tél : richamous@hotmail.com Lomé, le 30 mai 2013 A Monsieur le Directeur de la MUTUELLE AKWABA Lomé Objet : Rapport définitif d audit des comptes 2012 de la Mutuelle AKWABA Monsieur le Directeur, Nous vous transmettons par la présente, le rapport définitif relatif à l audit des comptes de la Mutuelle AKWABA, pour le compte de l exercice Nous tenons à remercier l ensemble du personnel de la Mutuelle AKWABA pour sa sollicitude et sa disponibilité à notre endroit durant toute la mission. Nous vous souhaitons bonne réception de ce rapport et vous prions de croire, Monsieur le Directeur, en l assurance de notre considération distinguée. K. AMOUSSOU Comptable Agréé 2

3 Sommaire 1 ère Partie : LETTRE D OPINION DES ETATS FINANCIERS 5 2 ème Partie : RAPPORT DETAILLE 29 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS 30 SECTION 1 : COORDINATION ET AGENCE PRINCIPALE 31 I. L ANALYSE DU CONTROLE INTERNE 31 II. L ANALYSE DES COMPTES 38 III. EXAMEN DU PORTEFEUILLE 41 IV. GESTION DE LA TONTINE 43 SECTION 2 : AGENCE D AGOE 45 I. CONTROLE INTERNE 45 II. ANALYSE DES COMPTES 46 III. GESTION DU PORTEFEUILLE 47 SECTION 3 : AGENCE ADETICOPE 48 I. L ANALYSE DU CONTROLE INTERNE 48 II. ANALYSE DES COMPTES 48 III. GESTION DU PORTEFEUILLE 49 SECTION 4 : AGENCE DE TABLIGBO 51 I. CONTROLE INTERNE 51 II. ANALYSE DES COMPTES 51 III. GESTION DU PORTEFEUILLE 52 3 ème Partie : ANNEXES 54 3

4 Liste des tableaux Tableau 1 : SITUATION PATRIMONIALE COMPILEE AU 31/12/ 2012 DE LA MUTUELLE AKWABA 8 Tableau 2 : COMPTE DE RESULTAT COMPILEE DE LA MUTUELLE AKWABA AU 31/12/ Tableau 3 : Exemples d écarts de réalisations en Tableau 4 : Anomalies recensées en passant de la version 3 au 4 de Microfina 42 Tableau 6 : Comparaison entre effectif et le portefeuille 56 Tableau 7 : examen du suivi des recommandations 56 Tableau 8 : Evolution du PAR sur les quatre trimestres Tableau 9 : Quelques cas de consolidation et rééchelonnement 60 Tableau 10 : Aperçu sur le fonctionnement des épargnes nanties au 31/12/12 61 Tableau 11: Quelques cas de la qualité des garanties 61 Tableau 12 : Analyse des dossiers des 10 gros débiteurs 62 Tableau 13 : Analyse des remboursements des 10 gros débiteurs 63 Tableau 14 : Analyse des dossiers de crédit aux employés 64 Tableau 15 : Analyse des remboursements des employés 65 Tableau 16 : Analyse des dossiers de crédit aux élus 66 Tableau 17 : Analyse des remboursements des élus 67 Tableau 18: Analyse des dossiers de crédit aux élus Personnes liées 68 Tableau 19 : Analyse des remboursements des personnes liées 69 Tableau 20 : Analyse des dossiers de crédit aux autres membres (échantillon) 70 Tableau 21 : Analyse des remboursements aux autres membres (échantillon) 76 4

5 1 ère Partie : LETTRE D OPINION DES ETATS FINANCIERS 5

6 AMOUSSOU Kossi Expert-conseil en microfinance Consultant international Comptable agréé Inscrit à l ONECCA-Togo Tél : richamous@hotmail.com Audit des comptes 2012 de la MUTUELLE AKWABA Lomé, le 22 Avril 2013 Aux membres du Conseil d Administration de la Mutuelle AKWABA TSEVIE 1.1. LETTRE D OPINION DES COMPTES DE LA MUTUELLE AKWABA POUR LA PERIODE DU 1 ER JANVIER AU 31 DECEMBRE 2012 Messieurs, Conformément à la mission qui nous a été confiée, nous avons audité les comptes de la MUTUELLE AKWABA pour l exercice allant du 1 er Janvier au 31 Décembre La direction de la structure est responsable des états financiers. Notre responsabilité est d exprimer une opinion sur ces états, sur la base de notre audit. Nous avons conduit notre audit conformément aux normes internationales d audit et suivant les dispositions généralement admises en la matière. Ces normes exigent que nous planifiions et conduisions l audit de façon à obtenir une assurance raisonnable que les états financiers de la structure ne contiennent pas d anomalies significatives. L audit comprend l examen sur une base de sondage des éléments principaux qui justifient les montants et les informations contenues dans les états financiers. Il comprend également une appréciation des principes comptables utilisés et une évaluation des estimations significatives faites par la structure, ainsi qu une appréciation générale de la présentation des différents états et rapports. Les résultats de nos différentes analyses constituent une base raisonnable pour notre opinion. A notre avis, les états financiers ci-après annexés et exprimés en FCFA présentent de façon sincère la situation patrimoniale de la MUTUELLE AKWABA au 31 décembre 2012 ainsi que son compte de résultat pour l exercice clos à cette date, conformément aux principes comptables généralement admis. K. AMOUSSOU Comptable agréé 6

7 1.2. États Financiers de la MUTUELLE AKWABA (Période du 1er janvier au 31 décembre 2012) Les états financiers comprennent : - l état de situation patrimoniale; - l'état de formation du résultat; 7

8 Tableau 1 : SITUATION PATRIMONIALE COMPILEE AU 31/12/ 2012 DE LA MUTUELLE AKWABA Code poste A01 ANNEXE 2.2 ACTIF OPERATIONS DE TRESORERIE ET AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES BRUT AMT/PRO V BILAN VERSION DEVELOPPEE DIMF 2000 Etat: TOGO Etablissement: MUTUELLE AKWABA (en Francs CFA) Date d'arrêté:2012/12/31 F: 1 / NT: 2 P:A N.S. : 128 M: 1 NET NET (N-1) Code poste F01 PASSIF NET NET (N-1) OPERATIONS DE TRESORERIE ET AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES A10 Valeur en caisse F1A Comptes ordinaires créditeurs 0 0 A11 Billets et monnaies F2A Autres comptes de dépôts créditeurs 0 0 F2B Dépôts à termes reçus 0 0 F2C Dépôts de garantie reçus 0 0 F2D Autres dépôts reçus 0 0 F3A Comptes d'emprunts A12 Comptes ordinaires débiteurs F3E Emprunts à moins d'un an 0 0 A2A Autres comptes dépôts débiteurs F3F Emprunts à terme F50 Autres sommes dues aux inst fin 0 0 A2H Dépôt à terme constitués F55 Ressources affectées 0 0 A2I Dépôts de garantie constitués F60 Dettes rattachées 0 0 A2J Autres dépôts constitués A3A Comptes de prêts A3B Prêts à moins d'un an

9 A3C Prêts à terme A60 Créances rattachées A70 Prêts en souffrances Prêts immobilisés A71 Prêts en souffrances de 6 mois au plus A72 Prêts en souffrance de plus de 6 mois à 12 mois au plus A73 Prêts en souffrances de plus de 12 mois à 24 mois au plus B01 OPERATIONS AVEC LES MEMBRES, BENEFICIAIRES OU CLIENTS G01 OPERATIONS AVEC LES MEMBRES, BENEFICIAIRES OU CLIENTS B2D Crédits à court terme G10 Comptes ordinaires créditeurs B2N comptes ordinaires G15 Dépôts à terme reçus G2A Cptes d'épargnes à rég spécial 0 0 B30 Crédits à moyen terme G30 Autres dépôts de garantie reçus B40 Crédits à long terme G35 Autres dépôts reçus 0 0 G60 Emprunts 0 0 G70 Autres sommes dues 0 0 B65 Créances rattachées G90 Dettes rattachées B70 Crédits en souffrance BIM Crédits immobilisés B71 Crédits en souffrance de 6 mois au plus B72 Crédits en souffrance de plus de 6 mois à 12 mois au plus B73 Crédits en souffrance de plus de 12 mois à 24 mois au plus C01 OPERATIONS SUR TITRES ET OPERATIONS SUR TITRES ET H01 OPERATIONS DIVERSES OPERATIONS DIVERSES H10 Versements restant à effectuer 0 0 9

10 C10 Titres de placement H40 Créditeurs divers C30 Comptes de stocks H6A Comptes d'ordre et divers C31 Stocks de meubles H6B Comptes de liaison 0 0 C32 Stocks de marchandises H6C Comptes de différences de conversion 0 0 C33 stocks de fournitures H6G Comptes de régul - passif C34 Autres stocks et assimilés C40 Débiteurs divers H6P Comptes d'attente - passif C55 Créances rattachées C56 Créances rattachées C59 Créances rattachées C6A Comptes d'ordre et divers C6B Comptes de liaison C6C Comptes de différence de conversion C6G Comptes de régularisation actif C6Q Comptes transitoires C6R Comptes d'attente - actif VERSEMENTS RESTANT A D01 VALEURS IMMOBILISEES K01 EFFECTUER SUR 0 0 IMMOBILISATIONS FINANCIERES D1A Immobilisations financières K20 Titres de participation 0 0 D1E Titres de participation D1L Titres d'nvestissement L01 PROVISIONS FONDS PROPRES ET ASSIMILES D10 Prêts et titres subordonnés L10 Subventions d'investissement 0 0 D1S Dépôts et cautionnements D23 Immobilisations en cours L20 Fonds affectés 0 0 L21 Fonds de garantie 0 0 D24 Incorporelles L22 Fonds d'assurance

11 D25 Corporelles L23 Fonds de bonification 0 0 D30 Immobilisations d'exploitation L24 Fonds de sécurité 0 0 D31 Incorporelles L25 Autres fonds affectées 0 0 L27 Fonds de crédit 0 0 D36 Corporelles L30 Provisions pour Risques et Charges D40 Immobilisations hors explotation L31 Provisions pour charges de retraite 0 0 D41 Incorporelles L32 Provision pour risque d'exécution des engagements 0 0 par signature D45 Corporelles L33 Autres provisions pour risques et charges L35 Provisions réglementées Immobilistions acquises par réalisation de garantie D46 Incorporelles L36 Provisions pour risques afférents aux opérations de crédit à moyen et long termes L37 Provisions spéciale de réévaluation 0 0 D47 Corporelles L41 Emprunts et titres émis subordonnés 0 0 D50 Crédit bail et opérations assimilées L43 Dettes rattachées aux emprunts et titres émis 0 0 Subordonnées L45 Fonds pour risque fin généraux 0 0 D51 Crédit-bail L50 Primes liées au capital

12 D52 L.O.A L55 Réserves D53 Location-vente L56 Réserve générale L57 Réserves facultatives D60 Créances rattachées L58 Autres réserves L59 Ecart de réévalution des immobilisations 0 0 L60 capital L61 Capital appelé L62 Capital non appelé 0 0 L65 Fonds de dotation L70 Report à nouveau (+ ou -) D70 Créances en souffrances D71 Créances en souff de 6 mois au plus D72 Créances en souff de 6 mois à 12 mois au plus D73 Créances en souffrances de plus de 12 mois à 24 mois au plus E01 ACTIONNAIRES, ASSOCIES OU MEMBRES E02 Actionnaires, associés ou membres, capital non appelé E03 Actionnaires, associés ou membres, capital appelé non versé E05 EXCEDENT DES CHARGES SUR LES Excédent des produits sur les L75 PRODUITS charges L80 Résultat de l'exercice (+ ou -) L81 Excédent ou déficit en instance d'approbation L82 Excédent ou déficit de l'exercice 0 0 E90 TOTAL ACTIF L90 TOTAL PASSIF

13 Tableau 2 : COMPTE DE RESULTAT COMPILEE DE LA MUTUELLE AKWABA AU 31/12/2013 COMPTE DE RESULTAT VERSION DEVELOPPEE DIMF 2000 Etat : TOGO Etablissement : AKWABA Date d arrêté : 2011/12/31 D : AA0 F : (en francs CFA) 01/NT : 004 P : AA N.S. TOG 2/57 M : 1 Code poste R08 R1A CHARGES NET NET (N-1) CHARGES SUR OPERATIONS AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES Intérêts sur comptes ordinaires créditeurs Code poste PRODUITS SUR OPERATIONS AVEC LES INSTITUTIONS FINANCIERES 0 0 V1A Intérêts sur comptes ordinaires débiteurs V08 PRODUITS NET NET (N-1) R1B Organe financier 0 0 V1B Organe financier 0 0 R1C Caisse centrale 0 0 V1C Caisse centrale 0 0 R1D Trésor Public 0 0 V1D Trésor Public 0 0 R1E CCP 0 0 V1E CCP 0 0 R1F Banques et correspondants 0 0 V1F Banques et correspondants R1H Etablissements financiers 0 0 V1H Etablissements financiers 0 0 R11 SFD V1I SFD R1K Autres institutions financières 0 0 V1K Autres institutions financières 0 0 R1L Intérêts sur autres comptes de dépots créditeurs 0 0 V1L Intérêts sur autres comptes de dépots créditeurs R1N Dépôts à terme reçus 0 0 V1Q Intérêt sur dépôts à terme constitués R1P Dépôts de garantie reçus 0 0 V1R Intérêt sur dépôts de garantie constitués 0 0 R1Q Autres dépôts reçus 0 0 V1S Intérêt sur autres dépôts

14 constitués R2A Intérêts sur comptes d'emprunts V2A Intérêts sur comptes de prêts 0 0 R2F Intérêts sur emprunts à moins d'un an 0 0 V2C Intérêts sur prêts à moins d'un an 0 0 R2G Intérêts sur emprunts à terme V2G Intérêts sur prêts à terme 0 0 R2R Autres intérêts 0 0 V2Q Autres intérêts 0 0 R2T Divers intérêts 0 0 V2S Divers intérêts 0 0 R2Z Commissions V2T Commissions 0 0 PRODUITS SUR OPERATIONS R3A CHARGES SUR OPERATIONS AVEC LES AVEC LES V3A MEMBRES,BENEFICIAIRES OU CLIENTS MEMBRES,BENEFICIAIRES OU CLIENTS R3C Intérêts sur comptes des membres,bénéficiaires ou clients V3B Intérêts sur crédits aux membres,bénéficiaires ou clients R3D Intérêts sur comptes ordinaires créditeurs V3G Autres crédits à court terme R3F Intérêts sur dépôts à terme reçus R3G Intérêts sur comptes d'épargne à régime spécial 0 0 R3H Intérêts sur dépôts de garantie reçus 0 0 V3M Intérêts sur crédits à moyen terme R3J Intérêts sur autres dépôts reçus V3N Intérêts sur crédits à long terme R3N Intérêts sur emprunts et autres sommes dues 0 0 R3Q Autres intérêts 0 0 R3T Commissions 0 0 V3R Autres intérêts V3T divers intérêts V3X Commissions MARGE D'INTERET BENEFICIAIRE MARGE D'INTERET DEFICITAIRE TOTAL CHARGES D'INTERETS TOTAL PRODUITS D'INTERETS PRODUITS SUR OPERATIONS CHARGES SUR OPERATIONS SUR TITRES ET R4B V4B SUR TITRES ET SUR OPERATIONS 0 0 OPERATIONS DIVERSES 0 0 DIVERSES R4C Charges et pertes sur titres de placement 0 0 V4C Produits et profits sur titres de

15 placement R4K Charges sur opérations diverses 0 0 V4D Intérêts sur crédits accordés au personnel non membre 0 0 R4N Commissions 0 0 V4E Produits sur opérations diverses 0 0 V4F Commissions 0 0 V5B PRODUITS SUR IMMOBILISATIONS FINANCIERES 0 0 V5C Produits sur prêts et titres subordonnés 0 0 R5B CHARGES SUR IMMOBILISATIONS FINANCIERES 0 0 V5D Dividendes et produits assimilés sur titres de participation 0 0 R5C Frais d'acquisition 0 0 V5F Produits et profits sur titres d'investissement 0 0 R5D Etalement de la prime 0 0 R5E R5G CHARGES SUR BAIT et OPERATIONS ASSIMILEES Charges sur opérations de crédits bail PRODUITS SUR OPERATIONS DE V5G S BAIL ET OPERATIONS 0 0 ASSIMILEES 0 0 V5H Produits sur opérations de crédits bail R5H Dotation aux amortissements 0 0 V5J Loyers 0 0 R5J Dotation aux provision 0 0 V5K Reprises de provisions 0 0 R5K Moins-values de cession 0 0 V5L Plus-value de cession 0 0 R5L Autres charges 0 0 V5M Autres produits 0 0 R5M Charges sur opérations de location avec option d'achat 0 0 V5N Produits sur opérations de location avec option d'achat 0 0 R5N Dotation aux amortissements 0 0 V5P Loyers 0 0 R5P Dotations aux provisions 0 0 V5Q Reprises de provisions 0 0 R5Q Moins-values de cession 0 0 V5R Plus-values de cession 0 0 R5R Autres charges 0 0 V5S Autres produits 0 0 R5S Charges sur opérations de location-vente 0 0 V5T Produits sur opérations de location-vente 0 0 R5T Dotations aux amortissements 0 0 V5V Loyers

16 R5U Dotations aux provisions 0 0 V5W Reprises de provisions 0 0 R5V Moins-values de cession 0 0 V5X Plus-values de cession 0 0 R5X Autres charges 0 0 V5Y Autres produits 0 0 R6B Pertes sur opérations de change 0 0 V6B Gains sur opérations de change 0 0 R6C Commissions 0 0 V6C Commissions 0 0 R6F CHARGES SUR OPERATIONS HORS BILAN 0 0 V6F PRODUITS SUR OPERATIONS HORS BILAN 0 0 R6K R6L R6M R6P R6S R6T R6V Charges sur engagements de financements reçus des institutions financières 0 0 Charges sur engagements de financements reçus des membres, clients ou bénéficiaires 0 0 Charges sur engagements de garantie reçus des institutions financiaires Charges sur engagements de garantie reçus des membres,bénéficiaires ou clients Charges sur engagements sur titres Charges sur autres engagements reçus CHARGES SUR PRESTATIONS DE SERVICES FINANCIERS R6W Charges sur les moyens de paiement 0 0 V6V Produits sur les moyens de V6K Produits sur engagements de financements donnés aux institutions financières Produits sur engagements de V6L financements donnés aux membres,bénéficiaires ou 0 0 clients Produits sur engagements de V6N garantie donnés aux institutions 0 0 financières Produits sur engagements de V6P garantie donnés aux membres,bénéficiaires ou 0 0 clients 0 0 V6Q Produits sur engagements sur titres V6R V6S 0 0 V6U Produits sur autres engagements donnés Produits sur opérations effectuées pour le compte de tiers PRODUITS SUR PRESTATIONS DE SERVICES FINANCIERS

17 paiement R6X Autres charges sur prestations de service financiers 0 0 V6W Autres produits sur prestations de service financiers 0 0 R7A AUTRES CHARGES D'EXPLOITATION FINANCIERE V7A AUTRES PRODUITS D'EXPLOITATION FINANCIERE R7B Moins-values sur cession d'éléments d'actif 0 0 V7B Plus-values sur cession d'éléments d'actif 0 0 R7C Transferts de produits d'exploitation financière 0 0 V7C Transferts de charges d'exploitation financière 0 0 R7D Diverses charges d'exploitation financière V7D Divers produits d'exploitation financière AUTRES PRODUITS FINANCIERS AUTRES CHARGES FINANCIERES ACF AUTRES CHARGES FINANCIERES APF AUTRES PRODUITS FINANCIERS MARGE D'INTERET BENEFICIAIRE MARGE D'INTERET DEFICITAIRE AUTRES CHARGES FINANCIERES AUTRES PRODUITS FINANCIERS NETS NETTES PRODUIT FINANCIER NET CHARGE FINANCIERE NETTE ACHATS ET VARIATIONS DE STOCKS VENTES R8G Achats de marchandises 0 0 V8B MARGE COMMERCIALE 0 0 R8J Stocks vendus 0 0 V8C Ventes de marchandises 0 0 R8L Variations de stocks marchandises CHARGES GENERALES D'EXPLOITATION S02 FRAIS DU PERSONNEL S03 S04 Salaires et traitements Charges sociales PRODUITS GENERAUX D'EXPLOITATION W4A PRODUITS DIVERS D'EXPLOITATION W4B W4D Redevances pour concessions, brevets,licences,droits et valeurs similaires Indemnités de fonction et de rémunération d'administrateurs, gerants reçues

18 S05 Appointements et indemnités versés aux stagiaires S1A IMPOTS ET TAXES S1B Autres impôts,taxes et versements assimilés sur rénumérations W4G 0 Plus-values de cession 0 0 S1C autres imôts,taxes et prélèvements assimilés versés à l'administration des impôts W4H sur immobilisations incorporelles et corporelles 0 0 S1D Impôts directs W4J sur immobilisation financières 0 0 S1G Impôts indirects 0 0 W4K Revenus des immeubles hors exploitation 0 0 S1H Droits d'enregistrement et de timbre 0 0 W4L Transferts de charges d'exploitation non financière S1J Impôtset taxes divers W4M Charges refacturées S1K Autres impôts,taxes et prélèvements assimilés versés aux autres organismes W4N Charges à répartir sur plusieurs exercices W4P Autres transferts de charges 0 0 AUTRES PRODUITS DIVERS D'EXPLOITATION S2A AUTRES CHARGES EXTERNES ET CHARGES DIVERSES D'EXPLOITATION W4Q S2B Services extérieurs S2C Redevances de crédit-bail 0 0 W50 PRODUCTION IMMOBILISEE 0 0 S2D Loyers W51 Immobilisations corporelles 0 0 S2F Charges locatives et de co-propriété 0 0 W52 Immobilisations incorporelles 0 0 S2H Entretient et réparations S2J Primes d'assurance 0 0 W53 SUBVENTIONS D'EXPLOITATION S2K Etudes et recherches X50 REPRISES DU FONDS POUR RISQUES FINANCERS GENERAUX S2M Frais de formation du personnel REPRISES D'AMORTISSEMENTS S2L Divers X51 ET PROVISIONS SUR IMMOBILISATIONS S3A Autres services extérieurs X54 Reprises d'amortissements des immobilisations

19 S3B Personnel extérieur à l'institution 0 0 X56 Reprises de provisions sur immobilisations S3C Rémunérations d'intermédiaires et honoraires REPRISES DE PROVISIONS ET S3E Publicité,publications et relations publiques X6B RECUPERATIONS SUR CREANCES AMORTIES S3G Transports de bien 0 0 X6C Reprises de provisions sur créances en souffrance Reprises de provisions sur X6D créances en souffrance de 6 mois au plus Reprises de provisions sur S3J Transports collectifs du personnel X6E créances en souffrance de plus mois à 12 mois au plus Reprises de provisions sur X6F créances en souffrance de plus de 12 mois à 24 mois au plus Reprises de provisions pour S3L Déplacements,missions et réceptions X6G dépréciation des autres éléments d'actif S3M S3N S3P Achats non stockés de matières et fournitures Frais postaux et frais de télécommunication Divers X6H Reprise des provisions pour risques et charges X6I Reprises de provisisions réglémentées X6J Récupération sur créances amorties S4A Charges diverses d'exploitation S4B Redevances pour concessions,brevets,licences,procédés,droits et valeurs similaires 0 0 S4D Indemnités de fonction versées 0 0 S4I Frais de tenue d'assemblée X80 PRODUITS EXCEPTIONNELS

20 S4K Moins-values de cession sur immobilisations 0 0 S4L Sur immobilisations corporelles et incorporelles 0 0 X81 PROFITS SUR EXCERCICES ANTERIEURS S4M Sur immobilisations financières 0 0 S4P Transferts de produits d'exportation non financière 0 X83 0 DEFICIT 0 0 S4Q Produits rétrocédés 0 0 S4R Autres transferts de produits 0 0 S4S Autres charges diverses d'expolitation non financière DOTATIONS AU FONDS POUR RISQUES T50 FINANCIERS GENERAUX DOTATIONS AUX AMORTISSEMENTS ET AUX PROVISIONS 0 0 T51 DOTATIONS AUX AMORTISSEMENTS ET AUX PROVISIONS SUR IMMOBILISATIONS T53 Dotation aux amortissements de charges à répartir T54 Dotations aux amortissements des immobilisations d'exploitation T55 dotatations aux amortissements des immobilisations hors explotation T56 Dotations aux provision pour dépréciation des immobilisations en cours 0 0 T57 T58 T6B T6C T6D Dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations d'exploitation 0 0 Dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations hors exploitation 0 0 DOTATIONS AUX PROVISIONS ET PERTES SUR CREANCES IRRECOUVRABLES Dotations aux provisions sur créances en souffrance Dotations aux provisions sur créances en souffrance de 6 mois au plus

21 T6E Dotations aux provisions sur créance en souffrance de plus de 6 mois à 12 mois au plus T6F Dotations aux provisions sur créances en souffrance de plus de 12 mois à 24 mois au plus T6G Dotations aux provisions pour dépréciation d'autres éléments d'actif 0 0 T6H Dotations aux provisions pour risques et charges T6J Dotations aux provisions réglementées T6K Pertes sur créances irrécouvrables couvertes par des provisions T6L Pertes sur créances irrécouvrables non couvertes par des provisions T80 CHARGES EXCEPTIONNELLES T81 PERTES SUR EXERCICES ANTERIEURS T82 IMPOTS SUR LES EXCEDENTS 0 0 CHARGES T83 EXCEDENT PRODUITS T84 TOTAL CHARGES X84 TOTAL PRODUITS

22 1.3 NOTES DE PRESENTATION DES ETATS FINANCIERS Les Principes Comptables généraux Les normes comptables La comptabilité de la MUTUELLE AKWABA est tenue suivant les normes et principes généralement admis notamment les directives établies par le Référentiel Comptable Spécifique des Systèmes Financiers Décentralisés de L UMOA. Les principes spécifiques ciaprès indiquent de façon détaillée le système comptable utilisé Hypothèse et base de comptabilisation. Les opérations de l Institution sont enregistrées suivant le principe de la partie double. De plus, les diverses transactions sont enregistrées dans les livres comptables et dans les états financiers de l exercice auquel elles se rapportent La valorisation des transactions Les états financiers de la MUTUELLE AKWABA (Situation patrimoniale, compte de résultat) sont établis sur la base des coûts totaux d acquisition La permanence des méthodes Les principes comptables utilisés sont identiques d une période comptable à l autre. Les changements de méthodes s ils sont nécessaires sont effectués conformément aux principes comptables généralement admis et mentionnés dans les notes et explications des comptes Monnaie de référence La monnaie de référence pour la saisie comptable est le Franc CFA Les Principes Comptables spécifiques La comptabilisation des créances et dettes rattachées Les états financiers sont établis suivant la méthode de comptabilité d engagement pour les dettes rattachées. Les créances rattachées non pas été comptabilisées par prudence selon la direction. 22

23 1.4 NOTES AUX ETATS FINANCIERS COMPTES D ACTIF A. Operations de trésorerie et avec les institutions financières : Composantes Montants Caisse Comptes ordinaires débiteurs auprès de UTB TSEVIE banques (DAV) Comptes ordinaires débiteurs auprès de UTB GBATOPE banques (DAV) Comptes ordinaires débiteurs auprès de BTD (DAV) Comptes ordinaires débiteurs auprès de BRS(DAV) Comptes ordinaires débiteurs auprès de Banque atlantique (DAV) Comptes ordinaires débiteurs auprès de CCP (DAV) Comptes ordinaires débiteurs auprès de SFD. COOPEC TSEVIE (DAV) DAT (auprès des banques UTB) DAT (auprès des banques CCP) TOTAL B. Operations avec les membres, bénéficiaires ou clients : Composantes Montants Crédits sains à CT Crédits sains à MT Crédits sains à LT Crédits immobilisés Crédits souffrants TOTAL Les provisions s élèvent C. Opérations sur titres et opérations diverses : Elles sont constitués de : Stocks de fournitures : , débiteurs divers : composé de : o Bon de non encore régularisés : o Solde avance au personnel : o Solde avance pour achat moto au personnel :

24 o De M. WOGLO : o Autres débiteurs divers : o Fonds de KETEKU à recouvrer : (employé renvoyé pour cause de fraude) Comptes de régularisation actif ; Charges à payer : Comptes transitoires : Fonds de transfert d argent non encore récupéré : Comptes d'attente actif : Ecart négatif à payer (dont la plus grande partie est relative à la tontine) : D. VALEURS IMMOBILISEES : de valeur brut, de valeur nette et d amortissement. Composantes Valeurs brutes Amortissements Valeur nette Dépôts et cautionnements Immobilisat en cours Immobilisat Incorporelles d'exploitation Immobilisat corporelles d'exploitation Immobilisat hors exploitation TOTAL COMPTES DU PASSIF A. Operations de trésorerie et avec les institutions financières : Elles correspondent à l encours de l emprunt à terme auprès des institutions financières partenaires B. Operations avec les membres, bénéficiaires ou clients : Elles sont constituées des dépôts à vue des membres , de garanties des membres , de dépôts à termes de et des dettes rattachées de C. Operations sur titres et opérations diverses : ; elles correspondent : Aux soldes des comptes créditeurs : Composantes Montants CNSS IRPP TCS Taxes collectée sur transfert d'argent W.U Fonds d'assurance

25 Autres créditeurs divers Autres créditeurs divers Agences Fonds du personnel de l'agence d'adétikopé Total Soldes des comptes de régularisation passif : ensemble des charges à payer au 31 décembre 2012 : Comptes d'attente passif : les écarts positifs (surtout liés aux opérations sur tontine : D- Provisions fonds propres et assimiles : Composantes Montants Provisions pour risques et charges liées au personnel Provisions pour risques afférents aux opérations de crédit Réserve générale Réserves facultatives Autres réserves Capital social Parts privilégiées Résultat excédentaire de l année TOTAL COMPTES DE CHARGES A. Charges sur opérations avec les institutions financières : Elles sont constituées des intérêts et commissions sur emprunt bancaire, des agios et commissions diverses payées aux institutions financières. B. Charges sur opérations avec les membres, bénéficiaires ou clients : Elles sont constituées des intérêts sur dépôts à vue et des intérêts sur dépôts à terme et intérêts sur autres dépôts payés aux membres. C. Autres charges d'exploitation financière : Elles sont constituées des primes de motivations et divers commissions personnel, payées au 25

26 D. Variations de stocks marchandises : C est la variation de stocks de fournitures et matériels de bureau E. FRAIS DU PERSONNEL : Ils sont constitués de salaires et traitements du personnel pour et des charges sociales pour F. Impôts et taxes : Ils sont constitués des taxes sur loyers pour et des taxes municipales pour G. Services extérieurs : Ils sont constitués de loyer et charge de location ; entretiens et réparations ; Coût des travaux de notation de plannetrating ; Frais de formation photocopies, traitement de texte et production de document : ; cotisation réseau APIM ; consultation de site H. Autres services extérieurs : Composantes Montants Frais d audit et frais connexes Publicités et relation publiques (calendriers, tricots, publicité, ) Frais de mission, de déplacement et de restauration du personnel Achat de carburant Eau Electricité Achat de fournitures et matériels de bureau Frais postaux et de télécommunication Frais d internet TOTAL I. Charges diverses d'exploitation : Composantes Montants Remboursement des frais aux membres d organes Frais d organisation d Assemblée Générale Dons funéraires et dons de fins d année Prime de résultat Autres charges diverses d exploitation TOTAL

27 J. Dotations aux amortissements et aux provisions sur immobilisations: Elles sont constituées des dotations aux amortissements plusieurs exercices en 2012 : et charges à répartir sur K. Dotations aux provisions et pertes sur créances irrécouvrables : Elles sont constituées des dotations aux provisions sur créances de 2012 : ; dotations aux provisions pour risques et charges liées aux personnel : et des pertes sur créances irrécouvrables et des dotations aux provisions pour les dettes liées aux crédits véhicules : (dotations constituées et reprises sur les provisions sur risques crédits constituées) L. Charges exceptionnelles : Elles sont constituées des écarts de caisses négatives non dénoués, des écarts sur dépôt et sur crédits et des autres charges exceptionnelles M. Pertes sur exercices antérieurs : Elles sont constituées des écarts négatifs sur activité de tontine et autres ; COMPTES DE PRODUITS A. Produits sur opérations avec les institutions financières : Ils sont constitués des intérêts perçus sur dépôts à vue , sur dépôts à termes B. produits sur opérations avec les membres, bénéficiaires ou clients : Ils sont constitués des intérêts perçus sur crédits , des autres intérêts , des commissions sur crédit , des commissions sur tontine de , des droits d adhésion , commissions sur transfert d argent : et des autres commissions C. Autres produits d'exploitation Financière : Ils sont constitués des divers produits liés aux activités: vente de carnets tontines ; produit de rupture anticipé du contrat du Dépôt à terme ; renouvellement de livrets de membre etc. 27

28 D. produits divers d'exploitation : Ils sont constitués des produits refacturés ; autres produits divers d'exploitation E. Subventions d'exploitation : Ce sont des subventions reçues de : PSFG/BANQUE MONDIALE pour la notation de la mutuelle : AFR/017 pour l audit des comptes : De PASNAM pour la formation DTS de trois agents : F. Reprises d'amortissements et provisions sur immobilisations : Ce sont des reprises sur amortissement dont les annuités ont été surévaluées au cours des années antérieures : G. Reprises de provisions et récupérations sur créances amorties : Elles sont constituées des reprises de provisions sur créances en souffrance 2012 : , des récupérations de créances amorties et des reprises de provisions sur crédits constituées pour équilibrer les dotations des crédits véhicules : H. Produits exceptionnels : Ils sont constitués des écarts de caisses positifs, des écarts positifs sur tontines, des écarts sur dépôts et des écarts sur crédits, des loyers reçus etc. I. Produits exceptionnels : Ces des produits sur tontine et autres dus aux exercices antérieurs :

29 2 ème Partie : RAPPORT DETAILLE 29

30 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS Les analyses ont porté notamment sur les éléments suivants : L analyse du contrôle interne L analyse des comptes L analyse du portefeuille de crédit Le rapport est sectionné par agence 30

31 SECTION 1 : COORDINATION ET AGENCE PRINCIPALE I. L ANALYSE DU CONTROLE INTERNE A. L analyse de l application des textes réglementaires et organiques. 1. Constatations Les textes organiques (statuts et du règlement intérieur de la mutuelle) ont été amendés conformément à la loi n en vigueur depuis le 12 Mai 2011 au Togo ; toutefois ils n ont pas fait l objet de dépôt auprès des autorités compétentes à la date de l audit, alors que le dépôt des textes organiques révisés s impose aux SFD selon l article 27 de la loi N du 12/05/2011 : «Toute modification ultérieure des statuts et... sont soumis à une obligation de dépôt au greffe du tribunal de la déclaration écrite au Ministre, à la Banque Centrale ou à la Commission bancaire dans délai d un (01) mois à compter de l AG ayant statué sur ces modifications» Les organes et leur fonctionnement Assemblée générale ordinaire L AGO de l exercice 2011 tenue le 16/06/2012 a adopté deux (02) résolutions : prélèvement de frais de tenue de compte de 100 FCFA par mois à compter du 1er janvier 2013, mandat au CA de statuer sur les crédits véhicules transférés sur le compte des débiteurs divers et responsabilité de rendre compte à l AG de l exercice 2012, amendement des statuts et règlement intérieur, Le Conseil d administration L analyse des P.V de réunions du CA révèle certaines insuffisances: La liste des participants aux différentes réunions n est pas annexée au PV (réunions des 01/11/2012 ; 28/07/2012; 31/08/2012) ; Une réunion de passation de service s est tenue le 18/06/2012 sans mentionner les sortants et les entrants ; Le CA a fait le suivi budgétaire trimestriellement, mais celui du troisième trimestre n a pas fait l objet de rapport; Les PV du CA n ont pas fait état d élaboration et d adoption du budget 2013 ; 31

32 Le Comité de crédit Les avis dans les dossiers de CLG et de CIC validés a postériori ne sont pas motivés Le Conseil de surveillance La mission a examiné 10 PV de réunion de CS : Les agences et les guichets ont été contrôlés chacun au moins une fois durant l exercice 2012 sauf le guichet d ADANGBE qui a été visité en l absence du gérant ; Le contrôle de CS est souvent limité aux activités de crédit : le contrôle n est pas étendu notamment sur l utilisation des ressources de la Mutuelle, pas de contrôle sur la sécurité des biens de la Mutuelle (est-ce que les biens de l institution sont utilisés dans les meilleures conditions ou non?) ; Risques identifiés : Risque de non alignement entrainant des sanctions par les autorités de réglementation et de supervision pour non respect de la loi ; 2. Recommandations Au vu des constats ci-dessus, nous proposons : Le CA devra faire diligence auprès de la direction technique afin que les nouvelles versions des Statuts et Règlement Intérieur soient déposés auprès des autorités compétentes ; Mettre à la disposition des organes le profil des PV (les titres des différentes parties et la liste des annexes obligatoires) ; 3. Réactions de la direction Accord 32

33 B. La Gestion des Ressources Humaines (GRH) 1. Constatations La note de service n 21/2012/D5 du 10/05/2012 stipule : «poste secrétariat de direction générale est rattaché au poste d aide comptable» alors que l intéressé est un comptable sans aucune formation de secrétariat; Les pièces constituant les dossiers du personnel ne sont pas complètes et certains dossiers ne comportent pas de casier judiciaire (CADERY Ablavi, AJAVON Ayélé, ADEDJE Eric, ADZAKPASSOU Kodjo, ADJOSSI Akouvi Irène) ; 2. Recommandations Aux vus des constats ci-dessus, nous proposons : de mettre à jour les dossiers du personnel ; Étant donné que le responsable de l agence dispose d un comptable, d un chef caisse, d un superviseur tontine, un agent de recouvrement, il devrait pouvoir appuyer et contrôler les activités des guichets en servant de superviseur à l agent de crédit des zones de Gbatopé, Adangbé et Dalavé 3. Réaction de la direction Accord C. L organisation administrative 1. Constatations Les quatre (03) guichets (Adangbé-Tsékpo, Gbatopé et Dalavé) sont rattachés à l agence de Tsévié avec suppression des postes de chef de guichet ; or le cahier de charge du Chef de l agence n a pas été mis en arrimage avec cette nouvelle structuration de sorte à lui faire obligation de gestion et de suivi-évaluation des activités et du personnel de ces sous-zones. 33

34 2. Recommandations L absence de responsable de guichet, impose une implication accrue du Chef de l agence de Tsévié dans la supervision des activités des guichets. Nous pensons qu il a la possibilité et le temps nécessaire pour encadrer les activités des 3 guichets car, il a des collaborateurs qui exercent les fonctions opérationnelles essentielles de l agence (01 comptable, 01 Responsable Tontine, 01 chef caisse, 03 agents de crédits et 01 chargé de recouvrement). Il faudra donc réviser son cahier de charges de manière à intégrer les tâches de supervision et de contrôle à exercer au niveau des guichets, les rapports et les périodicités de leur production, le canal de transmission des rapports, le suivi des recommandations formulées par lui aux caissiers, agents de collectes tontine, de guichets et au responsable des crédits des guichets, D. L organisation et la gestion financière et comptable 1. Constatations MUTUELLE AKWABA dispose d un plan d affaires couvrant , exécuté au travers de budgets annuels. Le budget 2013 a été adopté en janvier 2013 au lieu de l être en fin d année 2012 ; Certains objectifs chiffrés n ont pas pu être atteints en Ces écarts n ont pas suscité d analyse et de recommandation en vu d une plus grande efficacité dans le futur : Tableau 3 : Exemples d écarts de réalisations en 2012 Désignations Produit d'exploit. financière Prévisions (A) Réalisations (B) Écart (B-A) Variation ,69% 2. Recommandations Un rapport annuel de suivi du budget doit être produit et ses recommandations doivent servir à l amélioration des performances ; Accord 3. Réaction de la direction 34

35 E. Le système d information de gestion (SIG) 1. Constatations 1.1. Le logiciel, son utilisation et ses limites Le logiciel (MICROFINA) utilisé dans l exploitation est adapté à l activité de micro financement. Toutefois, le passage de la version 3 à 4 a entrainé une discordance entre les tableaux d amortissement dans le système et les tableaux d amortissement classés dans les dossiers : une majoration de FCFA a été observée sur un échantillon de 12 dossiers (Confer Tableau 4 : Anomalies recensées en passant de la version 3 au 4 de Microfina). 2. Recommandations Faire appel au concepteur pour corriger les anomalies relevées au niveau des encours de crédit. Accord 3. Réaction de la direction F. La sécurité des personnes et des biens de la Mutuelle 1. Constatations Sur les 65 salariés que compte la mutuelle, seuls 32 sont déclarés à fin 2012, de plus la mutuelle compte 5 agents de sécurité qui ne sont pas comptabilisés comme faisant partie de personnel en 2012; Le port de casque de moto n est pas toujours obligatoire à la mutuelle ; Les coffres de la mutuelle ne sont assurés ; Les bâtiments de la mutuelle ne sont pas assurés ; La caisse n 2 n a pas d onduleur ; Les détecteurs de faux billet aux guichets ne sont pas toujours en bon état. 35

36 Risques identifiés : L institution est exposée aux sanctions du Fisc et de la Sécurité sociale ; Le risque d invalidité ou de décès est réel pour les membres du personnel motorisés n observant pas les règles sécuritaires en vigueur ; Le risque de perte de données comptables et financières est réel sans le système de protection par onduleurs ; 2. Recommandations Inscrire tout le personnel sous contrat à la sécurité sociale et payer les impôts sur salaire ; Equiper tous les ordinateurs d onduleurs de capacité en adéquation avec la puissance des machines ; Contrôler l application des dispositions sécuritaires par les membres du personnel motorisés en termes de port des casques; Accord 3. Réaction de la direction G. L audit interne 1. Constatations Il a été établi au niveau du service un plan d action suivant le modèle de Guide méthodologique du contrôle interne dans les pays de la zone UEMOA (page 55). Toutefois il faut remarquer que le plan est incomplet du point de vue des périodes d exécution et du partage des responsabilités entre le chef service et l auditeur assistant ; Il existe une charte d audit mais elle n est pas signée par le Président du Conseil de Surveillance ; Le service n a pas couvert toutes les entités de le Mutuelle en 2012 : l agence de Tabligbo n a pas été contrôlée en 2012, ni les guichets de l agence de Tsévié (Adangbé, Gbatopé et Dalavé) ; ce qui est en opposition avec l article 36 de la loi ; 36

37 Les rapports sur les agences ont été adressés au DG au lieu du Conseil de surveillance ; Il n a pas été établi de programme de travail prenant en compte les préoccupations des acteurs de la gouvernance de la Mutuelle et ses objectifs en termes de niveau d activité et de performances ainsi que les risques encourus afin d établir une priorité ; Le rapport d audit interne global de la Mutuelle pour le compte de l exercice 2012 n était pas finalisé à la date de notre intervention (la loi et l instruction N donnent un délai de six (06) mois pour le transmettre aux autorités de tutelle) ; Risques identifiés : Risque de sanction par les autorités de tutelle pour la non production des rapports à temps 2. Recommandations. Les cas de limitation par les responsables des agences doivent faire l objet de rapport écrit par le service de l audit interne afin que des explications soient demandées ; Toutes les activités et toutes les entités de la Mutuelle doivent être couvertes par le contrôle chaque exercice ; En dehors des contrôles inopinés, établir un programme d audit fondé sur les risques actuels et les objectifs de la Mutuelle et les faire valider par les responsables techniques (voir le Guide méthodologique de contrôle interne, Annexe 2, Normes d audit interne, Norme de fonctionnement au A1) ; Le service audit interne doit veiller à produire les rapports à temps afin que les recommandations puissent permettre une amélioration d un contrôle interne au début de l exercice suivant la période sous revue ; Mettre en application les dispositions contenues dans l instruction N notamment le point 2.1 du II, concernant les diligences obligatoires à mettre en œuvre en matière de contrôle interne ; Adresser les rapports au CS et non au DE (ce dernier devrait obtenir les versions provisoires pour validation et recevoir ampliation du rapport final); 37

38 3. Réaction de la direction L audit général n a pas couvert l agence de Tabligbo mais des travaux ponctuels des auditeurs ont été effectués sur toutes agences en 2012 II. L ANALYSE DES COMPTES 1. Constatations 1.1. Compte caisse Le contrôle caisse au niveau de l agence principale n a relevé aucun écart Comptes Banque La MUTUELLE AKWABA effectue des transactions avec quatre (06) institutions financières : La COOPEC TSEVIE (FUCEC), la BTD, l UTB, ATLANTIQUE BANQUE, Centre des Chèques Postaux (CCP) et la BRS : Les états de rapprochement pour le compte banque BRS ne sont pas produits pour les mois de Janvier, février et de Mai ; Seul les états de rapprochement des mois de décembre, octobre, Juin, Mai et Avril ont été produits pour le compte CCP ; Le classement n est pas chronologique : les pièces ne sont pas classées suivant les dates d enregistrement des opérations sur le compte ; Le compte UTB TSEVIE est créditeur de FCFA. D après le DAF, il s agit d un découvert accordé par la banque pour un maximum de FCFA ; Cependant, il n existe pas de contrat de sorte que la structure n a pas connaissance formellement des charges financières y relatives ; Le DAT ( ) bloqué le 26/05/2010 n a produit d intérêt qu en octobre 2011 pour pour une durée de 17 mois ; 1.3. Compte « » électricité Il est enregistré sur ce compte une dotation des charges à payer d une valeur constitué de dons au personnel au niveau de l agence principale. 38

39 1.4. Compte « » avance au personnel Le solde initial de ce compte indique un montant de traduisant le cumul des avances sur salaire des années antérieures. Au 31/12/12 le solde est de traduisant une régularisation progressive Compte «3792» différence positive Ce compte a enregistré les écarts positifs des collectrices de Janvier à Décembre 2012 pour un solde de Aucune responsabilité n a été dégagée ; un écart positif à notre avis signifie des irrégularités à justifier Compte «6223» Calendrier, commandes de tricots simples, commandes de tricots Lacoste L utilisation de ce compte alors qu un compte est prévu pour la publicité et relations publiques est anormale : il a enregistré les commandes de calendriers, de tricots simples et Lacoste pour un montant total de FCFA Compte « » Charges à répartir sur plusieurs exercices Les charges à répartir ne sont pas enregistrées à leur constatation dans les comptes de charges par nature mais plutôt directement comme charges à répartir sur plusieurs exercices. De plus les pièces n ont pas toujours été constituées Compte immobilisation La structure n a pas effectué les travaux de fin d exercice pour prendre en compte les résultats de l inventaire des immobilisations ; 1.9. Le compte « : Primes de risque» Ce compte de fonds propres (subdivision de «521 Provisions pour risques afférents aux opérations de crédits à moyens et longs termes») dont le solde au 31/12/12 est de FCFA reçois les prélèvements dénommés «primes de risque», représentant des frais payés par les membres soit 1% des crédits débloqués, alors qu il est sensé fonctionner en fin d année par dotations de provisions décidées et justifiées par les responsables (la contrepartie n est donc pas la trésorerie ou le compte dépôt des membres mais le débit compte «668) 39