MANUEL D UTILISATEUR GAC

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1 MANUEL D UTILISATEUR GAC GESTION ANALYSE COMPTABLE LOGICIEL DE GESTION DE PROJET CTB BENIN Manuel de l utilisateur GAC Page 1 de 30

2 La CTB conseille au lecteur d imprimer ce document en recto verso pour économiser du papier. Merci. Page 2 de 30 GAC Manuel d utilisateur

3 Table des matières TABLE DES MATIERES PRESENTATION INSTALLATION ET PARAMETRAGE Installation Les répertoires de données Configuration d une installation sur plusieurs postes Paramétrage du scanner IMPORTATION DES DONNEES Type de fichiers à importer Importation du budget Importation de la comptabilité TABLEAUX DE BORD ET RAPPORTS GRAPHIQUES Principes Rapport du taux d exécution Rapports / graphes concernant les dépenses JOURNAL AVEC RECHERCHE MULTICRITERES VISION ET SCAN DES PIECES COMPTABLES Principes Scan des GT avec le pilotage du scanner Liaison des pièces déjà scannées Scan des contrats et accords Scan des autres documents comptables...30 GAC Manuel d utilisateur Page 3 de 30

4 0. Présentation Le logiciel de Gestion d Analyse Comptable (GAC) propose des tableaux de bord sur la réalisation budgétaire et des graphes analytiques sur les dépenses, et ce, par volet, par résultat, par ligne budgétaire et par code comptable. L utilisateur est libre de mener sa recherche comme il le souhaite. Les résultats sont donnés en EUR et en XOF par an, trimestre, mois ou en cumulation. Le GAC est également un outil de recherche. Il permet de rechercher des informations précises en filtrant les critères par compte, par code budgétaire, par code comptable, par date et par parties tierces. Il suit, quelque sorte, la même méthode que les tableaux croisés dynamiques d Excel. Finalement, le GAC est un outil de scannage. Il permet de lier les enregistrements comptables (GT, contrats et accords) avec les pièces justificatives numérisées. Grâce à cela, l utilisateur peut rechercher une quelconque opération et visionner directement une copie scannée du document original. De plus, une fois scannée, la comptabilité est automatiquement classée dans des répertoires standardisés. Ceci évite la photocopie papier des pièces comptables, permet la création de plusieurs copies digitales de sécurité et améliore l accessibilité exhaustive de la comptabilité. Le logiciel sera ci-après présenté en 5 parties : 1) Installation et paramétrage 2) Importation des données 3) Tableaux de bord et rapports graphiques 4) Journal avec recherche multicritères 5) Scan et vision des pièces comptables Le logiciel est périodiquement en quête d amélioration. Il se peut donc que certaines fonctionnalités sont prévues mais pas encore opérationnelles ou pas reprises dans le présent document. Ce Manuel est écrit sur base de la version 2.0 du logiciel. Page 4 de 30 GAC Manuel d utilisateur

5 1. Installation et paramétrage 1.1. Installation L installation du logiciel se réalise comme tout autre logiciel à travers un assistant d installation. Toutefois, il est recommandé de ne pas choisir le dossier «Program Files» comme répertoire d installation. Ceci pouvant effectivement engendrer des dysfonctionnements, il est donc recommandé de sélectionner un autre dossier d installation, de préférence sur un disque de données (toutefois pas de disque externe ). Créer un répertoire nommé GAC comme «D:\GAC\». Lors de l installation le logiciel créera automatiquement aussi un répertoire Analyse Comptable. Aussi, un icone de lancement apparaîtra sur le bureau du poste de l utilisateur. Une fois le logiciel installé et lancé, il est demandé un login et un mot de passe. Par défaut, et pour la version actuellement disponible, le login est «superviseur» et le mot de passe également. Si l utilisateur désire reconfigurer le login et le mot de passe lui-même, il peut le modifier avant de lancer le logiciel dans le menu «Configurer le groupware». GAC Manuel d utilisateur Page 5 de 30

6 1.2. Les répertoires de données Les «répertoires de données» sont à la fois les données que l utilisateur manipulera lors des importations mais aussi le répertoire dans lequel les scans seront enregistrés.. L utilisateur a la possibilité de les disposer là où il le désire sur son poste, cela dépend de la gestion personnelle de ses dossiers. Dans les exemples qui suivront, les répertoires seront définis dans le dossier «Analyse comptable» avec comme source D:\GAC\Analyse comptable\ Les deux répertoires sont à créer, par défaut, sous les noms «Importations Excel» et «Scans». Les répertoires devraient suivre cette structure Répertoire des importations Excel Le répertoire des importations reprend les informations comptables et budgétaires sous format Excel qui proviennent du logiciel comptable. Ce répertoire doit être créé manuellement. Dans l exemple, il se retrouve dans : D:\GAC\Analyse comptable\importations Excel\ A l intérieur de ce répertoire, il faut créer deux sous-dossiers : «Budget» et «Comptabilité» (voir illustration ci-dessus). C est dans ces dossiers que se retrouveront toutes les versions des budgets ainsi que toutes les comptabilités mensuelles Répertoire des scans Lors de la première installation, il faut créer un répertoire «scan» qui reprendra tous les scans (GT + Contrats). D:\GAC\Analyse comptable\scan\ Dans le dossier scan, le répertoire racine pour sauvegarder les pièces comptables numérisées doit être créé manuellement sur le poste, il est nommé «Pièces comptables». NB : Dans l illustration, le dossier «Contrats» est présent mais ce dossier ne doit pas être créé par l utilisateur. Lors du scannage, le logiciel le générera automatiquement. Page 6 de 30 GAC Manuel d utilisateur

7 Une fois, le répertoire «scan» et «Pièces comptables» créés, les chemins des répertoires doivent être renseigné dans la Bibliothèque en les terminant par «\». Pour cela, Allez dans «Fichier» «Bibliothèque» «Adr de dossiers & scanner» et choisir l emplacement du répertoire avec la commande. Le répertoire des pièces comptables doit être renseigné dans la colonne de gauche. Dans l exemple : D:\GAC\Analyse comptable\scan\pièces comptables\ Le répertoire «Scan» doit être renseigné dans la colonne de droite Dans l exemple : D:\GAC\Analyse comptable\scan\ GAC Manuel d utilisateur Page 7 de 30

8 1.3. Configuration d une installation sur plusieurs postes Si le Projet le souhaite et dispose d un système de mise en réseau interne, l installation du logiciel sur plusieurs postes offre la possibilité à plusieurs utilisateurs de visualiser les pièces scannées et sauvegardées sur le serveur. Dans ce cas, la structure des répertoires est différente. Le répertoire des «Importations Excel» et le répertoire des «Pièces Comptables» doivent être partagés sur le serveur. Ainsi, il n y aura qu un seul répertoire pour l importation des fichiers Excel plus récents (importation à faire par chaque utilisateur individuellement sur son poste) et pour la sauvegarde et consultation des copies PDF des pièces comptables. Il est à noter que, dans la version actuelle du logiciel, le répertoire des «Données locales» doit quant à lui avoir son emplacement d origine sur le poste de chaque utilisateur : D:\GAC\Analyse comptable\données locales\ Page 8 de 30 GAC Manuel d utilisateur

9 1.4. Paramétrage du scanner Le logiciel permet de piloter un scanner déjà installé sur l ordinateur. En d autres termes, le logiciel commandera le scanner. Pour réaliser cela, il faut paramétrer certaines informations dans la Bibliothèque (au même endroit que pour le répertoire des pièces scannées). En cliquant sur «Nouveau», il est possible de paramétrer le scanner. Pour le «Nom du programme à lancer», il faut indiquer le nom de l application du scanner 1 suivi de «.exe» comme par exemple : «ScanJet.exe» Dans l adresse du dossier du programme, il faut indiquer le chemin complet où se trouve l application du Scanner sur le poste suivi du trait oblique «\» Exemple : «C:\Program Files (x86)\hp Smart Document Scan Software\». NB : Pour des raisons de gestion de stockage des données mais aussi de lisibilité, il est important d avoir configuré le scannage en mode noir et blanc et avoir une résolution maximale et minimale de 200pp afin de ne pas avoir de documents trop volumineux, ni de faible qualité. 1 Application installée avec les drivers et Software du Scaner GAC Manuel d utilisateur Page 9 de 30

10 2. Importation des données 2.1. Type de fichiers à importer Pour établir les tableaux de bord et réaliser son analyse comptable, le GAC utilise deux ensembles de données provenant du logiciel comptable : le budget et la comptabilité du Projet. Le logiciel récupère les données sous format Excel 2010, c est ce qu on appelle «l importation des données». Les fichiers du budget et de la comptabilité provenant du logiciel comptable sont des fichiers Excel Pour des raisons de compatibilité, il est indispensable de convertir ces fichiers en format Sans cette condition, des dysfonctionnements auront lieu. Pour convertir un fichier Excel en 2010, il faut ouvrir le fichier et le réenregistrer dans l autre format. Pour cela : Aller dans «Enregistrer sous» Modifier le type de fichier «Excel » et «Classeur Excel» et l enregistrer dans le sousrépertoire correspondant sur D:\GAC\Analyse comptable\importations Excel\ Importation du budget L importation du budget nécessite 5 étapes : (1) la récupération du fichier Excel ; (2) la conversion en Excel 2010 ; (3) l ajout d une ligne ; (4) la sauvegarde dans le répertoire «Importation Excel\Budget» et (5) l importation dans le logiciel. L importation du budget doit se réaliser à chaque fois qu un changement budgétaire a lieu Récupération du Budget sous format Excel Exporter la dernière version du budget en Excel à partir du logiciel comptable 2 avec la nomination «Budget_XXX 3.xls». 2 Voir Manuel de l utilisateur Financial InformationTool (FIT) Version , page 22 3 XXX représente le nom de la dernière version du Budget, C01 par exemple Page 10 de 30 GAC Manuel d utilisateur

11 2.2.2 Ajout d une ligne «Total» dans le fichier Excel Dans le fichier Excel, ajouter une ligne «Total» en dessous des titres des colonnes. Dans la colonne «Budget», calculer le total du budget dans la cellule D2. C est la somme des sous-totaux des composantes ou volets du budget. Dans l exemple, c est la somme des volets A + Z Conversion en Excel 2010 Voir 2.1 Type de fichiers à importer Sauvegarde dans le répertoire «Budget» GAC Manuel d utilisateur Page 11 de 30

12 2.2.5 Importation dans le logiciel Dans le menu principal, entrez dans «Importation de données». Sélectionner le fichier Excel, cochez «Budget» et passez à l étape suivante Sélectionner une à une (uniquement) les 5 rubriques suivantes et dans l ordre suivant : cdisplaydesc ; BudlineValid, DubLineFinMet, Budget, BudgetLineLevel. Les transférer de la gauche vers la droite en cliquant à chaque fois sur la flèche (deuxième des quatres). Une fois les 5 rubriques transférées, cliquer sur la flèche (qui se situe en dessous) pour continuer. Page 12 de 30 GAC Manuel d utilisateur

13 Cliquer sur «OK» Indiquer le n du budget (numéro chronologique de la version du budget) et le code Navision (code Projet), cliquer sur «Générer les codes». et ensuite sur en bas à droite Cliquer sur «Importer tout automatiquement» Le budget est importé GAC Manuel d utilisateur Page 13 de 30

14 2.3. Importation de la comptabilité L importation de la comptabilité doit se faire à chaque mois comptable clôturé, et CE, sans sauter une période. L importation de la comptabilité nécessite 4 étapes : (1) la récupération du fichier Excel provenant du logiciel comptable, (2) la conversion en Excel 2010 ; (3) sauvegarde dans le répertoire «Importations Excel\Comptabilité» et (4) l importation dans le logiciel Récupération de la Compta Récupération de la totalité 4 de la comptabilité dans le logiciel comptable 5 en Excel avec la nomination «Compta_AAAA_MM.xls 6» Conversion en Excel 2010 Voir 2.1 Type de fichiers à importer Sauvegarde dans le répertoire «Comptabilité» Importation dans le logiciel Dans le menu principal, entrez dans «Importation de données» 4 Par simplicité, il est recommandé de récupérer la totalité de la comptabilité mais il est également possible de récupérer uniquement le dernier mois 5 Voir Manuel de l utilisateur Financial InformationTool (FIT) Version , page 51 6 AAAA représente l année et MM le mois Page 14 de 30 GAC Manuel d utilisateur

15 Sélectionner le fichier Excel 2010 enregistré au préalable dans «Importation Excel», sélectionner «Comptabilité» et faire suivant Cliquer sur la flèche du dessus pour importer toutes les rubriques, cliquer sur suivant Cliquer sur suivant GAC Manuel d utilisateur Page 15 de 30

16 Cliquer sur «Tout importer automatiquement» La comptabilité est importée Page 16 de 30 GAC Manuel d utilisateur

17 3. Tableaux de bord et rapports graphiques 3.1. Principes Avec la comptabilité et le budget importé, le GAC est prêt et propose des tableaux calculant le taux d exécution par code budgétaire (en francs CFA et en euros), par composantes, résultats. Il calcule les dépenses du dernier mois et du dernier trimestre ainsi que la moyenne des dépenses par mois toujours en fonction du budget mais aussi par code comptable. Ces tableaux peuvent soit, être directement imprimés soit, être exportés en Excel afin de traiter les données en fonction de ses propres besoins Rapport du taux d exécution Pour établir le tableau de bord, cliquer sur «Tableau de bord» dans le menu principal Les différentes options se retrouvent sur la droite afin de modifier la devise ou d analyse les dépenses en fonction du budget ou de la comptabilité, d imprimer ou d exporter le tableau en Excel. GAC Manuel d utilisateur Page 17 de 30

18 3.3. Rapports / graphes concernant les dépenses Ce rapport permet d analyser les dépenses par lignes budgétaires, code comptable. On peut constater les montants par mois, par trimestre et par année. Les dépenses sont soit, effectives pour les périodes indiquées soit, cumulées : le GAC calcule la somme des dépenses depuis le début du Projet). Ces rapports utiles pour suivre l évolution des dépenses et constater des éventuels changements inhabituels dans les dépenses d un Projet. Pour accéder au rapport, cliquer dans le menu supérieur sur «Journaux, Gd Livre et bilans», ensuite sur «Tables hiérarchiques de bilans et cumuls des dépenses» Les différentes options de calcul se retrouvent au-dessus du tableau. On peut visualiser les dépenses par mois, trimestre ou année et le calcul des cumuls également. Deux devises sont possibles : Euro et Franc CFA Page 18 de 30 GAC Manuel d utilisateur

19 Avec l option «Graphe» située en bas à droite, il est possible de voir l état sous forme de graphe en sélectionnant au préalable les lignes 7 sur lesquelles l analyse doit être faite. Exemple de graphe : Il est également possible de suivre l évolution des dépenses à travers un graphe sous forme de courbe. Pour cela, dans le menu supérieur général, cliquer sur «Rapports». L utilisateur à la possibilité de choisir entre un rapport mensuel, trimestriel ou annuel en fonction des différentes composantes du Projet. Exemple de graphe mensuel en fonction des investissements : 7 Pour sélectionner plusieurs lignes, garder la touche CTRL appuyée et cliquer sur les lignes souhaitées GAC Manuel d utilisateur Page 19 de 30

20 4. Journal avec recherche multicritères Pour accéder à la recherche multicritères, dans le menu principal du GAC, cliquer sur «Journal avec recherche multicritères». Cette fonctionnalité du GAC permet d analyser les dépenses en imposant des filtres de critères. Par exemple, il est possible de suivre l évolution des dépenses du carburant en fonction d un seul fournisseur, de suivre l évolution d un fournisseur précis, l état d un compte bancaire choisi etc Il est possible de sortir un graphe (uniquement cumulé) des résultats. Exemple de filtre et de graphe sur les frais de missions Page 20 de 30 GAC Manuel d utilisateur

21 5. Vision et scan des pièces comptables 5.1. Principes Le GAC est un outil de scannage. Il permet de lier les enregistrements comptables (GT) avec les pièces numérisées des justificatifs (factures, reçus, contrats et accords et autres). Grâce à cela, l utilisateur peut rechercher une quelconque opération et visionner directement la copie du document original. Ceci évite la photocopie papier des pièces comptables et améliore l accessibilité exhaustive de la comptabilité. De plus, une fois scannée, la comptabilité ainsi numérisée est automatiquement classée dans des répertoires standardisés, crées, à leur tour, de manière automatique. Une fois que la comptabilité est importée dans le logiciel sous format Excel, l ensemble des opérations comptables (GT) est visible de façon détaillée. La fonctionnalité du scannage permet de lier ces informations avec la pièce justificative scannée. Ainsi, si l on tape, par exemple, GT n 204, la pièce comptable 204 sera visible à l écran. Le GAC classe des différentes pièces comptables scannées dans un classement standardisé par mois et par compte. A chaque nouveau mois, un nouveau dossier se créé automatiquement, ainsi que les sousrépertoires des comptes correspondants et uniquement lorsqu un compte est pourvu d au moins une transaction. Il existe deux moyens pour lier les informations à la pièce comptable : (1) soit on les scanne directement avec le logiciel 8 ; (2) soit on scanne les pièces comptables indépendamment du logiciel. Finalement, le scan des contrats et accords qui sont en référence avec un ou, souvent, plusieurs GT est expliqué. Sous aucune condition, les noms ou les emplacements des répertoires et des documents scannés créés automatiquement par le logiciel ne peuvent être altérés ou modifiés. Si le cas s avère, le logiciel ne retrouvera plus le scan correspondant 9. 8 Cette méthode s appelle «pilotage du scanner» 9 Toutefois, on peut déplacer l intégralité des répertoires, tout en veillant de garder leur structure intérieure inchangée et de modifier le paramètre de l emplacement des répertoires du logiciel (voir 1.2). GAC Manuel d utilisateur Page 21 de 30

22 5.2. Scan des GT avec le pilotage du scanner Cette méthode suppose que les pièces scannées ne sont pas encore scannées, que le poste dispose d un scanner et que son paramétrage a bien été effectué 10. Pour un usage régulier (après clôture de la comptabilité), elle est la plus recommandée parce qu elle ne demande qu une seule étape (scan et lien) et permet un contrôle visuelle par l utilisateur de s assurer que la pièce scannée correspond bien avec l enregistrement dans la comptabilité. Avant de commencer à scanner, préparer les feuilles des pièces de comptabilité de manière à ce qu elles soient facilement insérables dans l alimentation automatique du scanneur : Coller les pièces de taille inférieure au format A4 sur une feuille A4, si pas encore fait. Enlever les agrafes et attaches, pour les remettre après le scannage. 10 Voir Point 1.4 Paramétrage du Scanner, page 7 Page 22 de 30 GAC Manuel d utilisateur

23 Dans le menu «Vision et scan des pièces comptables», taper le numéro de GT à renseigner et cliquer sur. Les informations de la comptabilité de cet enregistrement apparaissent sur la gauche: rien ne doit être saisi, toutes les informations sont déjà importées et ne peuvent être modifiées. Piloter le scanner en cliquant sur, le logiciel du scanner s ouvrira. GAC Manuel d utilisateur Page 23 de 30

24 Scanner la pièce comptable et l enregistrer dans le répertoire des pièces comptables «D:\GAC\Analyse comptable\pièces comptables\» avec le nom «Compta_01». Il est important de nommer chaque scan de GT «Compta_01 11» sinon le logiciel ne pourra pas classer par la suite la pièce comptable dans le répertoire standardisé respectif et correspondant. Une fois le document enregistré, cliquer sur Le scan de la GT étant effectué, dans le répertoire «Pièces comptables», le dossier «BEN110231T_2012_05_COMPTABILITE» a été créé automatiquement : 11 «Compta_01» est en réalité un code unique que le logiciel reconnait. Le logiciel va déplacer le GT scanné «Compta_01» dans le répertoire standardisé en le renommant automatiquement en «GT_XXXXX» Page 24 de 30 GAC Manuel d utilisateur

25 A l intérieur de ce dossier, des sous-dossiers se sont créés de la même manière. C est là où est enregistrée la pièce scannée par l utilisateur. Le document pdf va être placé automatiquement dans le bon sous-répertoire standardisé correspondant à la pièce comptable y relative. La copie de la pièce comptable que l utilisateur vient de scanner, portera le nom (pour cet exemple) «GT_00001.pdf». Le logiciel fournira donc automatiquement un nom au document en commençant par «GT_» suivi par le numéro correspondant avec par défaut cinq caractères numériques. Passez au GT suivant et recommencer la même démarche. GAC Manuel d utilisateur Page 25 de 30

26 5.3. Liaison des pièces déjà scannées Cette démarche suppose que les pièces comptables soient déjà scannées et répertoriées dans un dossier. Le format des documents doit être en PDF. La seule étape qui reste à réaliser est de lier les informations dans le logiciel avec les pièces déjà scannées. Le GAC déplacera le document scanné dans le répertoire «Pièces comptables». Pour cela : Dans le menu «Vision et scan des pièces comptables», taper le numéro de GT à renseigner et cliquer sur la commande Les informations de la comptabilité de cet enregistrement apparaissent : rien ne doit être saisi, toutes les informations sont déjà importées et ne peuvent être modifiées. Page 26 de 30 GAC Manuel d utilisateur

27 Pour lier le document scanné, cliquer sur la commande Une nouvelle fenêtre s ouvre et sélectionner le PDF existant sur le poste et cliquer sur «Ouvrir» Pour permettre au logiciel de classer la pièce scannée dans le répertoire standardisé cliquer sur GAC Manuel d utilisateur Page 27 de 30

28 Dans le répertoire «Pièces comptables», le dossier «BEN110231T_2012_05_COMPTABILITE» a été créé automatiquement : A l intérieur de ce dossier, des sous-dossiers se sont créés de la même manière. C est là où est enregistrée la copie de la pièce nommée à l origine « pdf» (qui restera d ailleurs dans son répertoire d origine mais) qui est maintenant copiée par le logiciel et nommée «GT00001.pdf». Le document PDF va être placé automatiquement dans le bon sous-répertoire standardisé correspondant à la pièce comptable y relative. Le logiciel fournira donc automatiquement un nom au document en commençant par «GT_» suivi par le numéro correspondant avec par défaut cinq caractères numériques. Passez au GT suivant et recommencer la même démarche. Page 28 de 30 GAC Manuel d utilisateur

29 5.4. Scan des contrats et accords Allez dans le menu supérieur dans «Acceuil docts contractuels» Cliquer sur l'icône «nouveau» afin d enregistrer un nouveau contrat Indiquez, le code projet, le numéro du contrat, le mode de financement, la date, l objet, le montant du contrat, le code budgétaire et la tierce partie. Pour la liaison avec un document scanné, on applique la méthode sus (point 5.3). Une fois le document scanné et validé, le contrat sera classé et renommé 12 «Contrats 13». dans le dossier 12 Modefin_date_numero 13 Créé automatiquement par le logiciel, voir point1.2 GAC Manuel d utilisateur Page 29 de 30

30 5.5. Scan des autres documents comptables Finalement et de même manière, on applique la méthode sus (point 5.3) pour le scan des autres documents comptables de chaque mois en allant dans le menu supérieur «Autres pièces comptables». Dans nature de pièce, il est possible de choisir «brouillard de caisse, état de caisse, FAS, fiche de bord véhicule, relevé de compte». Une fois scanné (ou lié), le document comptable viendra se classer dans le dossier du mois correspondant et de la nature de pièce sélectionnée. Exemple pour un document FAS du mois de mai 2012 :. Page 30 de 30 GAC Manuel d utilisateur

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