Note PROCÉDURE CONCERNANT LE REMBOURSEMENT DES FRAIS

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1 PROCÉDURE CONCERNANT LE REMBOURSEMENT DES FRAIS ADOPTION INSTANCE : DATE : RÉSOLUTION : Comité exécutif 14 mai E MODIFICATION(S) INSTANCE : DATE : RÉSOLUTION : COMMENTAIRES : Comité exécutif 13 mai E Article 3.5 et Annexe A Comité exécutif 30 janvier E Voir Note Comité exécutif 29 janvier E Annexe B Comité exécutif 13 mai E Annexe A N/A 1 er janvier 2009 N/A Annexe B, seulement les tarifs d hôtels N/A 12 mai 2009 N/A Article 6.2 et ajout Annexe E «Rabais pour le transport par train (Via Rail)» Comité exécutif 22 septembre E Article 5.3 Note Initialement, les normes de remboursements des frais de déplacement, de séjour et de représentation ont été élaborées sous la forme d une directive intitulée «Directive concernant le remboursement des frais de déplacement, de séjour et de représentation, applicable à tout le personnel de l INRS» (résolutions 451E et 463E ). Ces normes ont fait l objet, en janvier 2007, d une révision effectuée sous la forme d une procédure intitulée «Procédure concernant le remboursement des frais de déplacement, de séjour et de représentation, applicable à tout le personnel de l INRS» (résolution 496E ).

2 ÉNONCÉ DE PRINCIPE Conformément au principe de saine gestion des fonds publics, l INRS désire définir les normes de remboursement applicables aux frais de déplacements, de séjour et de représentation engagés par tout employé dans l exercice de ses fonctions ou par toute autre personne dont les services sont retenus par l INRS, et pour lesquels cette procédure s applique. 1. OBJECTIFS Établir des principes directeurs applicables aux remboursements des frais de déplacement, de séjour et de représentation; Préciser les normes concernant les dépenses permises et les tarifs s y rapportant; Définir la marche à suivre pour obtenir une avance de frais de déplacement et de séjour ou un remboursement de frais de déplacement et de séjour. 2. CADRE JURIDIQUE Règlement numéro 5 «L administration et les finances». 3. CHAMP D APPLICATION La présente procédure s applique à toute personne autorisée à effectuer des dépenses de transport, d hébergement et de repas lors d un déplacement pour le compte de l INRS, y compris à des fins de formation, congrès, colloques et conférences, et de représentation. 4. DÉFINITIONS Dans la présente procédure et aux fins de son application, les expressions et termes suivants désignent : «Formation» : ensemble des activités autorisées visant essentiellement à permettre l'acquisition et le développement de connaissances, d habiletés et d attitudes reliées aux exigences professionnelles exigées par l INRS. «Frais de représentation» : dépenses principalement engagées par un employé dûment autorisé pour recevoir des visiteurs ou des personnes de l extérieur de l INRS dans l exercice de ses fonctions. Ces frais peuvent aussi être engagés lors de déplacements d affaires. PAGE 2 DE 9 Version du 22 septembre 2009

3 «Per diem» : montant fixe alloué sans pièce justificative. «Pièce justificative» : document original qui atteste qu une dépense est encourue lors d un voyage, d une formation ou d une activité de représentation et contenant notamment les éléments suivants : la date de la transaction, le montant, la nature et le détail de la dépense, le nom ou la raison sociale de l émetteur et le nom du payeur. «Reçu» : document original où figure la date, une description de la dépense et le montant payé par le voyageur. «Travail de recherche sur le terrain» : toute tâche reliée à la recherche et réalisée sur le terrain par un employé dans l exercice de ses fonctions ou par toute autre personne dont les services sont retenus par l INRS. «Voyage» : tout déplacement autorisé au cours duquel le voyageur encourt des frais de transport, d hébergement et de repas. 5. DISPOSITIONS GÉNÉRALES 5.1 L employé doit utiliser le moyen de transport le plus économique dans les circonstances. L utilisation des transports en commun (autobus, train) devrait être favorisée pour un employé voyageant seul. Toutefois, le supérieur hiérarchique peut autoriser un employé à utiliser un service de location d auto ou son véhicule automobile personnel lorsque l emploi de ce moyen de transport s avère plus économique ou lorsque les circonstances le justifient. 5.2 Tout déplacement de même que toute formation et tout congrès, colloque et conférence doivent avoir été préalablement autorisés par le supérieur hiérarchique ou la personne qu il désigne. 5.3 Toute demande de remboursement de frais de déplacement, de séjour ou de représentation doit obligatoirement être produite dans les 90 jours qui suivent l événement faisant l objet d une réclamation mais au plus tard dans les 45 jours qui suivent la date de fin de l année financière. 5.4 La demande de remboursement de frais de déplacement, de séjour ou de représentation doit être faite à l aide du formulaire «Rapport de dépense de voyage» disponible sur le système informatique de gestion. Les rapports, accompagnés des pièces justificatives, doivent être complétés et transmis au Service des finances après avoir été autorisés par le supérieur hiérarchique ou la personne qu il désigne. 5.5 En l absence d une pièce justificative, le supérieur hiérarchique doit apposer ses initiales sur le formulaire «Rapport de dépenses de voyage», à côté du montant de dépense afin d en autoriser le remboursement. Version du 22 septembre 2009 PAGE 3 DE 9

4 5.6 Les dépenses engagées sont payées en dollars canadiens. À défaut de présenter une preuve du taux de change utilisé, toute transaction en devise étrangère est convertie en utilisant soit le taux de change du jour de la transaction, soit le taux moyen des taux en vigueur durant le séjour dans le pays concerné. 6. FRAIS DE DÉPLACEMENT 6.1 VÉHICULE PERSONNEL Dépenses admissibles La compensation pour l utilisation d un véhicule personnel, pour une personne seule ou accompagnée, est indiquée à l Annexe A. Une allocation maximale pour l utilisation d un véhicule personnel est accordée selon la tarification présentée à l Annexe A pour les déplacements les plus fréquents. Ces allocations maximales comprennent tous les déplacements dans la région d origine et la région urbaine de destination. Le tarif comprend le coût des péages et exclut le coût des stationnements. Pièces justificatives Pour tout déplacement, une pièce justificative attestant du lieu de la destination est exigée. Il pourra s agir d un reçu de stationnement ou d une facture d essence. 6.2 TRANSPORT EN COMMUN ET AÉRIEN Dépenses admissibles Le prix du billet d autobus; Le prix du billet d avion en classe économique; Le prix du billet de train en classe économique ou première classe selon les circonstances justifiant l utilisation de l une ou l autre, sur autorisation du supérieur hiérarchique. Les rabais offerts par le transporteur ainsi que la démarche à suivre pour l acquisition des billets sont indiqués à l Annexe E. Pièces justificatives Le talon du billet est exigé ainsi que la carte d embarquement dans le cas d un billet électronique. 6.3 TAXI Dépenses admissibles Les dépenses de taxi sont remboursées. Pièces justificatives Le remboursement est effectué sur présentation de la pièce justificative (reçu). PAGE 4 DE 9 Version du 22 septembre 2009

5 6.4 LOCATION D AUTOMOBILE Suite à des ententes intervenues auprès de certaines agences de location, les employés de l INRS bénéficient d une réduction de tarifs. Lorsqu une telle entente existe, l employé a l obligation d effectuer sa réservation auprès de ces agences. Dépenses admissibles La location d automobile ainsi que le coût de l essence sont remboursés. Pièces justificatives Le remboursement est effectué sur présentation de la facture de location d automobile et des reçus d essence. 7. FRAIS DE SÉJOUR 7.1 HÉBERGEMENT Suite à des ententes intervenues entre certains établissements hôteliers au Québec et l Université du Québec, les employés de l INRS bénéficient d une réduction de tarifs. L employé est dans l obligation de se prévaloir de ces tarifs, et ce, en le mentionnant à l hôtel lors de la réservation. Par ailleurs, il est permis de coucher dans d autres établissements en respectant le tarif maximal autorisé, ou chez des parents ou amis (Annexe B). Dépenses admissibles Les frais d hébergement hôtelier sont remboursés sur présentation de pièces justificatives, selon les tarifs négociés apparaissant à l Annexe B. Le montant demandé peut dépasser le maximum accordé s il est autorisé par le supérieur hiérarchique. L INRS accorde une allocation quotidienne fixe d hébergement pour le coucher chez des parents ou amis. Le montant est indiqué à l Annexe B. Pièces justificatives La facture originale de l établissement hôtelier est exigée. 7.2 FRAIS DIVERS L INRS accorde une allocation quotidienne fixe («per diem») pour frais divers, lors de voyages qui comportent un coucher dans un établissement hôtelier. Le montant forfaitaire alloué sans pièce justificative est indiqué à l Annexe B. Version du 22 septembre 2009 PAGE 5 DE 9

6 7.3 REPAS Dépenses admissibles Les dépenses encourues sont remboursées selon une allocation maximale fixe («per diem») par repas et par jour. Les allocations maximales fixes sont indiquées à l Annexe B et incluent les taxes et les pourboires. Pièces justificatives Exceptionnellement, avec l autorisation du supérieur hiérarchique, les frais réels pour repas excédant le «per diem» (Annexe B) sont remboursés sur présentation de la facture détaillée. 7.4 APPELS TÉLÉPHONIQUES Dépenses admissibles Lors d un voyage, les frais d appels téléphoniques incluant ceux des appels au moyen d un cellulaire personnel, sont remboursés sur présentation d une pièce justificative, à la condition qu ils soient pertinents au travail. Pour tout voyage d une durée supérieure à deux (2) jours, le coût des appels interurbains à des fins personnelles est remboursé jusqu à un maximum de quinze dollars (15 $) pour l ensemble du voyage. Le montant demandé peut dépasser le montant maximal accordé, s il est autorisé par le supérieur hiérarchique. Pièces justificatives Les factures originales sont exigées pour le remboursement des dépenses d appels téléphoniques ainsi que pour ceux des frais d appels de cellulaire personnel. 7.5 FRAIS DE SÉJOUR POUR TRAVAIL DE RECHERCHE SUR LE TERRAIN Lorsque les circonstances le permettent et que le supérieur hiérarchique le recommande, un mode de séjour différent de celui prévu aux paragraphes 7.1, 7.2 et 7.3, tel la location d un chalet, appartement ou maison, est applicable à tout employé dans l exercice de ses fonctions et à toute autre personne dont les services sont retenus par l INRS et qui sont appelés à effectuer, sur le terrain, une tâche reliée à la recherche. Dépenses admissibles Les frais d hébergement et de repas (épicerie) doivent être raisonnables et ils sont remboursés sur présentation de pièces justificatives. Aucun frais divers n est accordé. En ce qui concerne les appels téléphoniques, les dispositions prévues au paragraphe 7.4 sont applicables. PAGE 6 DE 9 Version du 22 septembre 2009

7 8. FORMATION, CONGRÈS, COLLOQUES ET CONFÉRENCES Dépenses admissibles Un employé peut demander, sous «forme d avance pour frais d inscription», la totalité des frais d inscription à une formation, un congrès, un colloque ou une conférence. Cette demande doit être accompagnée de la copie du formulaire d inscription. À la suite de la formation, du congrès, du colloque ou de la conférence, de façon à justifier l avance et les autres dépenses, un «rapport de dépenses» dûment autorisé par le supérieur hiérarchique doit être produit, et ce, accompagné des pièces justificatives. Pièces justificatives Un reçu officiel des frais d inscription et, lorsqu elles sont requises, les pièces justificatives afférentes aux frais de séjour et aux frais de déplacement, ainsi que les factures détaillées devront accompagner le rapport de dépenses. Le coût des repas et du logement compris dans les frais d inscription ne doit pas faire l objet d une réclamation additionnelle par le requérant. 9. FRAIS DE REPRÉSENTATION ET REPAS DE TRAVAIL 9.1 FRAIS DE REPRÉSENTATION ET REPAS DE TRAVAIL Dépenses admissibles Les frais de représentation et de repas de travail, engagés par une personne dûment autorisée dans le cadre de ses fonctions, doivent être raisonnables. Pièces justificatives Les dépenses encourues sont remboursées sur présentation de la facture détaillée. La réclamation doit indiquer les noms des personnes invitées ou des employés concernés et indiquer brièvement la raison de ces différentes dépenses. 10. AVANCE DE FRAIS DE VOYAGE Une avance de frais de voyage est applicable lors d un voyage exigeant des déboursés de deux cents dollars (200 $) ou plus. Les rapports de voyage devront être produits dans un délai maximum de trente (30) jours suivant la date du retour. Une avance de frais de voyage peut être versée à la condition que les rapports de dépenses pour les voyages précédents ayant fait l objet d une avance aient été produits. Cette avance doit être demandée à la direction du Service des finances au moins cinq (5) jours ouvrables avant le voyage envisagé. Version du 22 septembre 2009 PAGE 7 DE 9

8 11. REMBOURSEMENT PARTIEL POUR DES FRAIS DE DÉPLACEMENT, DE SÉJOUR ET DE REPRÉSENTATION DEMANDÉ À UN ORGANISME EXTERNE Pour toute réclamation partielle de frais de déplacement, de séjour et de représentation à l INRS, les copies des factures ou des réclamations produites à un organisme externe doivent être jointes au rapport de dépenses présenté à l INRS. 12. VOYAGES À L EXTÉRIEUR DU QUÉBEC 12.1 DESTINATION DANS UNE PROVINCE CANADIENNE ET AUX ÉTATS-UNIS Pour tout voyage dans une autre province canadienne et aux États-Unis, le montant maximum quotidien accordé pour l hôtel est établi à l Annexe C. La facture originale de l établissement hôtelier est exigée pour le remboursement. Les autres dépenses encourues sont remboursées selon une allocation maximale fixe («per diem») par repas et par jour. Les allocations maximales fixes sont indiquées à l Annexe C et incluent les taxes et les pourboires. Le montant demandé peut dépasser le montant maximal accordé, s il est autorisé par le supérieur hiérarchique sur présentation des factures détaillées DESTINATIONS À L ÉTRANGER (AUTRES QUE LE CANADA ET LES ÉTATS-UNIS) Pour toutes autres destinations, le montant maximum quotidien accordé pour l hôtel est établi à l Annexe D. La facture originale de l établissement hôtelier est exigée pour le remboursement. Les autres dépenses encourues sont remboursées selon une allocation maximale fixe («per diem») par repas et par jour. Les allocations maximales fixes sont indiquées à l Annexe D et incluent les taxes et les pourboires. Le montant demandé peut dépasser le montant maximal accordé, s il est autorisé par le supérieur hiérarchique sur présentation des factures détaillées AUTRES FRAIS L INRS accorde une allocation quotidienne fixe («per diem») pour chaque jour de voyage à l extérieur du Canada comportant un coucher dans un établissement hôtelier, tel qu indiqué à l Annexe B. Ces frais divers couvrent les pourboires, lavage et séchage des vêtements, coûts d appel local et toutes autres fournitures et services jugés raisonnables pour lesquels aucun remboursement n est prévu dans la présente procédure. Le montant demandé peut dépasser le montant maximal accordé, s il est autorisé par le supérieur hiérarchique sur présentation des factures détaillées. PAGE 8 DE 9 Version du 22 septembre 2009

9 13. RESPONSABILITÉS DE L APPLICATION DE LA PROCÉDURE La direction du Service des finances est responsable de l application de la procédure. À ce titre, elle s assure de l élaboration, de la mise en œuvre et de la mise à jour de la présente procédure. Les responsables d unités administratives ainsi que les directeurs de service ou de centre sont responsables chacun dans leur unité, service et centre, de l application de la présente procédure et de l imputation des dépenses en conformité avec la charte comptable de l INRS. 14. ADOPTION ET ENTRÉE EN VIGUEUR La présente procédure entre en vigueur suite à son adoption par le comité exécutif. INRS Administration et Finances Service des finances Version du 22 septembre 2009 PAGE 9 DE 9

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11 ANNEXE A Lava l - Pointe-Claire Laval - Trois-Rivières Laval - Varennes Montréal Ottawa-Hull Montréal - Pointe-Claire Montréal - Sherbrooke Montréal - Trois-Rivières Pointe-Claire - Varennes Québec - Chicoutimi Québec - Laval Québec - Montréal Québec - Ottawa-Hull Québec - Pointe-Claire Québec - Rimouski Québec - Sherbrooke Québec - Trois-Rivières Québec - Varennes ALLOCATIONS MAXIMALES FIXES POUR LES DÉPLACEMENTS LES PLUS FRÉQUENTS (automobile personnelle) seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné seul accompagné ALLER 10,95 $ 12,46 $ 62,59 $ 73,85 $ 19,00 $ 21,92 $ 77,90 $ 92,30 $ 11,60 $ 13,00 $ 57,00 $ 66,90 $ 58,90 $ 69,80 $ 19,20 $ 11,60 $ 91,20 $ 108,00 $ 103,20 $ 122,20 $ 103,20 $ 122,20 $ 167,20 $ 198,00 $ 114,00 $ 133,85 $ 121,60 $ 144,00 $ 80,80 $ 95,80 $ 58,90 $ 69,80 $ 98,35 $ 115,38 $ ALLER-RETOUR 21,90 $ 24,92 $ 125,18 $ 147,70 $ 38,00 $ 43,84 $ 155,80 $ 184,50 $ 23,20 $ 26,00 $ 114,00 $ 133,80 $ 117,80 $ 139,50 $ 38,40 $ 23,20 $ 182,40 $ 216,00 $ 206,40 $ 244,40 $ 206,40 $ 244,40 $ 334,40 $ 396,00 $ 228,00 $ 267,70 $ 243,20 $ 288,00 $ 161,50 $ 191,50 $ 117,80 $ 139,50 $ 196,70 $ 230,76 $ Ces frais comprennent tous les déplacements dans la région urbaine d origine et dans la région urbaine de destination, ainsi que les postes de péage. Version du 13 mai 2008 ANNEXE A - PAGE 1 DE 2

12 ANNEXE A DÉPLACEMENTS LOCAUX (automobile personnelle) Aller-retour de l INRS à : Seul Accompagné Aéroport international Jean-Lesage 11,40 $ 12,80 $ Complexe G 2,40 $ 2,70 $ Gare d autocars Québec 2,40 $ 2,70 $ Gare d autocars Sainte-Foy 7,60 $ 8,50 $ Gare Via Rail Québec 2,40 $ 2,70 $ Gare Via Rail Sainte-Foy 12,20 $ 13,75 $ Parc technologique 7,60 $ 8,55 $ Université Laval 5,30 $ 6,00 $ Aller-retour du centre-ville de Montréal à : Aéroport international Pierre-Elliott-Trudeau 19,00 $ 21,40 $ Laval (INRS-Institut Armand-Frappier) 16,00 $ 17,60 $ Compensation pour l utilisation d une automobile : personne seule = 0,40 $ du kilomètre accompagné = 0,45 $ du kilomètre ANNEXE A - PAGE 2 DE 2 Version du 13 mai 2008

13 ANNEXE B ALLOCATIONS QUOTIDIENNES FIXES Coucher chez des parents ou amis 39,00 $ par jour Frais divers Chaque coucher dans un établissement hôtelier : Au Canada : 5,00 $ À l extérieur Canada : 20,00 $ Repas Canada : 12,00 $ Déjeuner (départ avant 7 h) 16,00 $ Dîner 22,00 $ Souper (retour après 19 h) 50,00 $ Version du 29 janvier 2008 ANNEXE B - PAGE 1 DE 12

14 ANNEXE B LISTE D HÔTELS FRÉQUEMMENT UTILISÉS Ces tarifs représentent la période du 1 er janvier au 31 décembre Les tarifs promotionnels inférieurs aux prix de cette liste doivent être appliqués par l établissement hôtelier. Lors de la réservation, il faut mentionner que l Université du Québec bénéficie des tarifs négociés par la direction générale des acquisitions du gouvernement du Québec. NOTES IMPORTANTES * La réservation peut se faire directement sur le site. Lors d une réservation faite par Internet, il est important de mentionner dans l espace «Commentaires» : Tarif gouvernemental. Par contre, en ce qui concerne l Hôtel Wyndham Montréal, vous devez aviser que vous avez le tarif de l Université du Québec. Hôtels Téléphones Périodes Tarifs autorisés LAVAL Hilton Montréal-Laval 2225, Autoroute des Laurentides Hôtel Radisson-Laval 2900, boul. Le Carrefour * Sheraton Laval 2440, Autoroute des Laurentides (450) (450) (450) toute l année 125,00 $ toute l année 106,00 $ toute l année 125,00 $ ANNEXE B - PAGE 2 DE 12 Version du 1 er janvier 2009

15 ANNEXE B Hôtels Téléphones Périodes Tarifs autorisés MONTRÉAL L Appartement Hôtel 455, rue Sherbrooke ouest DÉJEUNER INCLUS (514) au reste de l année 122,00 $ 112,00 $ Delta Centre-Ville 777, rue Université (514) au reste de l année 138,00 $ 126,00 $ Delta Montréal 475, rue Président-Kennedy (514) au reste de l année 138,00 $ 126,00 $ Four Points Sheraton Mtl Centre-Ville 475, rue Sherbrooke ouest * (514) au reste de l année 122,20 $ 111,63 $ Holiday Inn Montréal Midtown 420, rue Sherbrooke ouest * (514) au reste de l année 132,00 $ 112,00 $ Holiday Inn (Sélect) Montréal Centre-Ville 99, ave Viger Ouest * DEJEUNER INCLUS (514) au au reste de l année 123,00 $ 135,00 $ 124,00 $ Hôtel du Fort 1390, rue du Fort * (514) au au au ,00 $ 122,00 $ 111,00 $ Version du 1 er janvier 2009 ANNEXE B - PAGE 3 DE 12

16 ANNEXE B Hôtels Téléphones Périodes Tarifs autorisés MONTRÉAL (suite) Hôtel Gouverneur (Place Dupuis) 1415, St-Hubert * DÉJEUNER INCLUS (514) au au au ,00 $ 137,00 $ 132,00 $ Hôtel Maritime Plaza 1155, rue Guy (514) au reste de l année 120,00 $ 110,00 $ Hyatt Regency Montréal 1255, rue Jeanne-Mance (514) au reste de l année 169,00 $ 149,00 $ Marriott SpringHill Suites Vieux-Montréal 445, rue St-Jean-Baptiste DEJEUNER INCLUS (514) au reste de l année 149,00 $ 126,00 $ Le Nouvel Hôtel 1740, boul. René-Lévesque ouest * (514) toute l année 109,00 $ Tarif maximal remboursé pour les autres établissements QUÉBEC (Centre-ville) toute l année 140,00 $ Auberge l Autre Jardin 365, boul. Charest est * DÉJEUNER INCLUS (418) au au au ,00 $ 99,00 $ 85,00 $ ANNEXE B - PAGE 4 DE 12 Version du 1 er janvier 2009

17 ANNEXE B Hôtels Téléphones Périodes Tarifs autorisés QUÉBEC (centre-ville) (suite) Best Western Centre-Ville 330, rue de la Couronne * (418) au au au au au au au au ,00 $ 119,00 $ 99,00 $ 149,00 $ Non disponible 149,00 $ 129,00 $ 104,00 $ Hôtel des Coutellier 253, rue Saint-Paul * DÉJEUNER INCLUS (418) au reste de l année 106,00 $ 104,00 $ Hôtel Delta Québec 690, boul. René-Lévesque est * (418) au au au au ,00 $ 149,00 $ 169,00 $ 109,00 $ Hôtel Pur (Ancien Holiday Inn) 395, rue de la Couronne * (418) Mentionnez selon entente corporative avec l INRS au au au ,00 $ 125,00 $ 109,00 $ Version du 1 er janvier 2009 ANNEXE B - PAGE 5 DE 12

18 ANNEXE B Hôtels Téléphones Périodes Tarifs autorisés QUÉBEC (centre-ville) (suite) Hôtel Royal William 360, boul. Charest est * (418) au au au ,00 $ 126,00 $ 106,00 $ Marriott Courtyard Québec 850, Place d Youville (418) au au au au au ,00 $ 139,00 $ Non disponible 139,00 $ 106,00 $ Résidences Fleuries 480, rue de la Chapelle Université du Québec (418) toute l année 70,00 $ Tarif maximal remboursé pour les autres établissements toute l année 120,00 $ QUÉBEC (Arrondissement Ste-Foy- Sillery) Hôtel Clarion Québec 3125, boul. Hochelaga (418) au reste de l année 117,00 $ 93,50 $ Hôtel Germain-des-Prés 1200, ave Germain-des-Prés * (418) toute l année 129,00 $ ANNEXE B - PAGE 6 DE 12 Version du 1 er janvier 2009

19 ANNEXE B Hôtels Téléphones Périodes Tarifs autorisés QUÉBEC (Arrondissement Ste-Foy- Sillery) (suite) Hôtel Gouverneur Québec 3030, boul. Laurier (418) au reste de l année 105,00 $ 93,00 $ Hôtel Quartier 2955, boul. Laurier (418) au reste de l année 119,99 $ 99,99 $ Tarif maximal remboursé pour les autres établissements toute l année 115,00 $ Hôtels JARO (voir les 6 hôtels ci-après) Composez le JARO (5276) Faites un choix parmi les Hôtels JARO Mentionnez le numéro d entente corporative avec l INRS; ce numéro peut être obtenu auprès de la personne responsable des comptes à payer du Service des finances - Hôtel Linberg : 2825, boul. Laurier toute l année 85,00 $ - Hôtel Palace Royal : 775, avenue Honoré-Mercier au au au ,00 $ 139,00 $ 114,00 $ - Hôtel Plaza Québec : 3031, boul. Laurier toute l année 99,00 $ Version du 1 er janvier 2009 ANNEXE B - PAGE 7 DE 12

20 ANNEXE B Hôtels Téléphones Périodes Tarifs autorisés Hôtels JARO (suite) - Hôtel Québec : 3115, avenue des Hôtels toute l année 91,00 $ - Hôtel Québec Inn : 7175, boul. Hamel Ouest au au au ,00 $ 89,00 $ 79,00 $ - Sir Wilfrid 3055, boul. Laurier au au au ,00 $ 75,00 $ 64,00 $ OTTAWA-GATINEAU Four Points Sheraton & Centre de Conférence Gatineau 35, rue Laurier * (819) au au au au au au au au au ,00 $ 110,00 $ 105,00 $ 110,00 $ 115,00 $ 105,00 $ 115,00 $ 110,00 $ 100,00 $ ANNEXE B - PAGE 8 DE 12 Version du 1 er janvier 2009

21 ANNEXE B Hôtels Téléphones Périodes Tarifs autorisés OTTAWA-GATINEAU (suite) Holiday Inn Plaza La Chaudière 2, rue Montcalm (819) au au au au au ,00 $ 122,00 $ 110,00 $ 122,00 $ 120,00 $ Les Suites Victoria 1, rue Victoria * Tarif maximal remboursé pour les autres établissements (819) toute l année 114,00 $ toute l année 112,00 $ RIMOUSKI Comfort Inn 455, boul. Saint-Germain ouest * DÉJEUNER INCLUS (418) au au au au au ,00 $ 87,00 $ 101,00 $ 87,00 $ 83,00 $ Hôtel Gouverneur Rimouski 155, boul. René-Lepage est * (418) au ,00 $ 94,00 $ 92,00 $ Version du 1 er janvier 2009 ANNEXE B - PAGE 9 DE 12

22 ANNEXE B Hôtels Téléphones Périodes Tarifs autorisés RIMOUSKI (suite) Hôtel Rimouski et Centre des Congrès 225, boul. René-Lepage est * (418) toute l année 99,00 $ Tarif maximal remboursé pour les autres établissements ROUYN toute l année 94,00 $ Best Western Albert (Centre-ville) 84, rue Principale (819) au reste de l année 87,00 $ 84,00 $ Confort Inn Rouyn-Normanda 1295, ave Larivière DÉJEUNER INCLUS (819) toute l année 81,00 $ Hôtel Gouverneur Rouyn-Noranda 41, 6 e rue (819) toute l année 89,00 $ Motel de Ville 95, ave Horne DÉJEUNER INCLUS (819) toute l année 77,00 $ Tarif maximal remboursé pour les autres établissements SAGUENAY Centre de congrès et Hôtel La Sagueéenne 250, boul. des Saguenéens (418) toute l année 80,00 $ toute l année 82,00 $ ANNEXE B - PAGE 10 DE 12 Version du 1 er janvier 2009

23 ANNEXE B Hôtels Téléphones Périodes Tarifs autorisés SAGUENAY (suite) Hôtel Chicoutimi 460, rue Racine est * (418) toute l année 73,53 $ Hôtel du fijord 241, rue Morin DÉJEUNER INCLUS (418) au reste de l année 70,00 $ 72,00 $ Le Montagnais Hôtel et Centre Des Congrès 1080, boul. Talbot * (418) au reste de l année 77,08 $ 73,53 $ Tarif maximal remboursé pour les autres établissements toute l année 77,00 $ SHERBROOKE Confort Inn Sherbrooke 4295, boul. Bourque DÉJEUNER INCLUS (819) toute l année 81,00 $ Delta Sherbrooke 2685, rue King Ouest (819) au au au au au ,00 $ 99,00 $ 92,00 $ 99,00 $ 92,00 $ Version du 1 er janvier 2009 ANNEXE B - PAGE 11 DE 12

24 ANNEXE B Hôtels Téléphones Périodes Tarifs autorisés SHERBROOKE (suite) Hôtellerie Jardins de Ville 4235, rue King Ouest (819) toute l année 80,00 $ Tarif maximal remboursé pour les autres établissements TROIS-RIVIÈRES toute l année 80,00 $ Delta Trois-Rivières 1620, rue Notre-Dame (819) au reste de l année 87,00 $ 83,00 $ Hôtel Gouverneur Trois-Rivières 975, rue Hart (819) au au au ,00 $ 89,00 $ 86,00 $ Hôtel du Roy 3600, Gene H. Kruger * DÉJEUNER INCLUS (819) toute l année 59,95 $ Tarif maximal remboursé pour les autres établissements toute l année 80,00 $ Note : «Autres établissements hôteliers» correspond au tarif maximum accordé par région. Les tarifs autorisés excluent toutes taxes. ANNEXE B - PAGE 12 DE 12 Version du 1 er janvier 2009

25 ANNEXE C VOYAGE A L'EXTERIEUR DU QUEBEC Canada Villes Maximum (Hôtel) par jour Allocation de repas par jour * Villes TERRITOIRES Calgary Charlottetown Edmonton Halifax Moncton Ottawa Régina Saskatoon St-Jean (T.N.) Toronto Vancouver Victoria Winnipeg Autres villes NUNAVUT TNO Yukon 166,00 $ CAN 148,00 $ CAN 115,00 $ CAN 136,00 $ CAN 148,00 $ CAN 115,00 $ CAN 108,00 $ CAN 102,00 $ CAN 159,00 $ CAN 184,00 $ CAN 184,00 $ CAN 184,00 $ CAN 102,00 $ CAN 102,00 $ CAN 142,00 $ CAN 142,00 $ CAN 142,00 $ CAN 50,00 $ CAN 50,00 $ CAN 50,00 $ CAN 50,00 $ CAN 50,00 $ CAN 50,00 $ CAN 50,00 $ CAN 50,00 $ CAN 50,00 $ CAN $ CAN 55,00 $ CAN 50,00 $ CAN 50,00 $ CAN 50,00 $ CAN 78,00 $ CAN 58,00 $ CAN 58,00 $ CAN États-Unis (en dollars américains) Villes Anchorage (Alaska) Atlanta Boston Chicago Dallas Détroit Honolulu (Hawai) Los Angeles Miami New York Philadelphie San Francisco San Juan (Puerto Rico) Seattle Washington Autres villes Maximum (Hôtel) par jour 120,00 USD 120,00 USD 192,00 USD 130,00 USD 120,00 USD 120,00 USD 112,00 USD 120,00 USD 120,00 USD 192,00 USD 120,00 USD 160,00 USD 175,00 USD 120,00 USD 120,00 USD 120,00 USD Allocation de repas par jour * 51,00 USD 50,00 USD 50,00 USD 50,00 USD 50,00 USD 50,00 USD 50,00 USD 50,00 USD 50,00 USD 60,00 USD 50,00 USD 50,00 USD 58,00 USD 50,00 USD 50,00 USD 50,00 USD * L allocation de repas par jour est répartie comme suit : 20% pour le déjeuner 35% pour le dîner 45% pour le souper Version du 30 janvier 2007 ANNEXE C - PAGE 1 DE 1

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27 ANNEXE D FRAIS MAXIMUMS D HÔTEL ET ALLOCATIONS QUOTIDIENNES POUR LES REPAS DESTINATIONS AUTRES QUE CANADA ET ÉTATS-UNIS CONTINENT PAYS MAXIMUM HÔTEL PAR JOUR ALLOCATIONS DE REPAS TOTAL DÉJEUNER DÎNER SOUPER AMÉRIQUE LATINE ARGENTINE 235 USD 62 USD 12,40 21,70 27,90 BRÉSIL 123 USD 40 USD 8,00 14,00 18,00 CARAIBES 105 CAN 50 CAN 10,00 17,50 22,50 CHILI 161 USD 35 USD 7,00 12,25 15,75 COLOMBIE 119 USD 34 USD 6,80 11,90 15,30 GUYANE 127 USD 27 USD 5,40 9,45 12,15 MEXIQUE 177 USD 43 USD 8,60 15,05 19,35 PÉROU 118 USD 40 USD 8,00 14,00 18,00 VÉNÉZUELA 164 USD 55 USD 11,00 19,25 24,75 AUTRES PAYS AMÉRIQUE LATINE 100 CAN 40 CAN 8,00 14,00 18,00 AFRIQUE ALGÉRIE 130 USD 50 USD 10,00 17,50 22,50 CAMEROUN 71 USD 45 USD 9,00 15,75 20,25 CONGO 123 USD 45 USD 9,00 15,75 20,25 CÔTE D IVOIRE 96 USD 45 USD 9,00 15,75 20,25 ÉGYPTE 130 USD 80 USD 16,00 28,00 36,00 GABON 84 USD 45 USD 9,00 15,75 20,25 AUTRES PAYS D AFRIQUE 110 CAN 75 CAN 15,00 26,25 33,75 ASIE CHINE 145 USD 48 USD 9,60 16,80 21,60 CHYPRE 56 USD 43 USD 8,60 15,05 19,35 CORÉE DU SUD 159 USD 57 USD 11,40 19,95 25,65 INDES 190 USD 38 USD 7,60 13,30 17,10 JAPON 164 USD 89 USD 17,80 31,15 40,05 PAKISTAN 70 USD 30 USD 6,00 10,50 13,50 PAYS MOYEN-ORIENT ET ISRAEL 219 USD 80 USD 16,00 28,00 36,00 SINGAPOUR 122 USD 43 USD 8,60 15,05 19,35 SUD-EST ASIATIQUE 165 CAN 50 CAN 10,00 17,50 22,50 SYRIE 143 USD 80 USD 16,00 28,00 36,00 THAILANDE 125 USD 37 USD 7,40 12,95 16,65 EUROPE ALLEMAGNE 137 EUR 60 EUR 12,00 21,00 27,00 AUTRICHE 92 EUR 49 EUR 9,80 17,15 22,05 BELGIQUE 137 EUR 54 EUR 10,80 18,90 24,30 BENELUX 135 CAN 70 CAN 14,00 24,50 31,50 DANEMARK 105 USD 65 USD 13,00 22,75 29,25 Version du 30 janvier 2007 ANNEXE D - PAGE 1 DE 3

28 ANNEXE D CONTINENT EUROPE (SUITE) PAYS MAXIMUM HÔTEL PAR JOUR ALLOCATIONS DE REPAS TOTAL DÉJEUNER DÎNER SOUPER ESPAGNE 161 EUR 59 EUR 11,80 20,65 26,55 FINLANDE 125 EUR 71 EUR 14,20 24,85 31,95 FRANCE * 174 EUR 62 EUR 12,30 21,70 28,00 GRÈCE 93 EUR 44 EUR 8,80 15,40 19,80 HONGRIE 180 USD 33 USD 6,60 11,55 14,85 ILES BRITANNIQUES 150 CAN 50 CAN 10,00 17,50 22,50 IRLANDE 189 EUR 70 EUR 14,00 24,50 31,50 ISLANDE 153 USD 69 USD 13,80 24,15 31,05 ITALIE 218 EUR 52 EUR 10,40 18,20 23,40 LUXEMBOURG 125 EUR 52 EUR 10,40 18,20 23,40 NORVÈGE 114 USD 78 USD 15,60 27,30 35,10 PAYS-BAS 111 EUR 61 EUR 12,20 21,35 27,45 POLOGNE 168 USD 36 USD 7,20 12,60 16,20 PORTUGAL 110 EUR 53 EUR 10,60 18,55 23,85 ROUMANIE 159 USD 33 USD 6,60 11,55 14,85 SUÈDE 127 USD 55 USD 11,00 19,25 24,75 SUISSE 132 USD 54 USD 10,80 18,90 24,30 TCHÉCOSLOVAQUIE 177 USD 33 USD 6,60 11,55 14,85 YOUGOSLAVIE 132 USD 33 USD 6,60 11,55 14,85 AUTRES PAYS D EUROPE 110 CAN 55 CAN 11,00 19,25 24,75 OCÉANIE AUSTRALIE 96 USD 39 USD 7,80 13,65 17,55 AUTRES PAYS D OCÉANIE 96 USD 39 USD 7,80 13,65 17,55 RUSSIE FED. DE RUSSIE 191 CAN 75 CAN 15,00 26,25 33,75 BÉLARUS 95 CAN 33 CAN 6,60 11,55 14,85 MOLDAVIE 120 CAN 33 CAN 6,60 11,55 14,85 UKRAINE 175 CAN 54 CAN 10,80 18,90 24,30 * Accord de collaboration Hôtel Citadines Paris-Lyon-Bastille 14-18, rue de Chaligny PARIS Tél. : (1) Fax : (1) ANNEXE D - PAGE 2 DE 3 Version du 30 janvier 2007

29 ANNEXE D ACCORD DE COLLABORATION AVEC L HÔTEL OBSERVATOIRE ET L HÔTEL CITADINES LOCATION DE STUDIOS POUR 2 PERSONNES TOUT ÉQUIPÉS Téléphone : Télécopieur : Courriel : sa.sol@wanadoo.fr Vous pouvez consulter le studio suivant sur le site Hôtel Observatoire Luxembourg au boul. St-Michel Chambre individuelle 120 Є Paris Chambre double 130 Є (ces prix comprennent le petit déjeuner et les taxes) Vous pouvez consulter les studios sur le site Téléphone : Paris et Bruxelles Londres Allemagne Espagne Autres Voici la façon de procéder pour consultation et réservation sur le site Citadines afin de bénéficier du tarif préférentiel de l INRS : créer son propre compte avec un mot de passe; donner le code d accès INRS; ce numéro peut être obtenu auprès de la personne responsable des comptes à payer au Service des finances. Version du 30 janvier 2007 ANNEXE D - PAGE 3 DE 3

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31 ANNEXE E Rabais pour le transport par train (Via Rail) Nom d utilisateur de l INRS : Étant des organismes et des établissements du réseau de l éducation, les universités québécoises font maintenant par du regroupement du CENTRE DES SERVICES PARTAGÉS DE GOUVERNEMENT DU QUÉBEC pour le contrat avec le transporteur par train. Voici les informations sur cette entente : FOURNISSEUR : Via Rail Canada inc. 3, Place Ville-Marie Montréal (Québec) H3B 2C9 DURÉE DU CONTRAT : DU 1 ER JANVIER 2009 AU 31 DÉCEMBRE 2010 PRIX ET CARACTÉRISTIQUES DU PRODUIT Il y a deux titres de transport disponibles, voici les rabais auxquels nous avons droit : Pour le BILLET VIA 1 (première classe) : un rabais de 7 % du tarif régulier pour une réservation par Internet et un rabais de 5 % du tarif régulier pour une réservation par téléphone. Pour le BILLET CONFORT LIBERTÉ (classe économique) : un rabais de 35 % du tarif régulier pour une réservation par Internet et un rabais de 30 % du tarif régulier pour une réservation par téléphone. MODE D ACQUISITION L achat des billets peut se faire via l Internet en mentionnant le code de validation pour l INRS (voir procédure jointe pour la création d un profil et la saisie par internet); ou par téléphone : en mentionnant le code de validation pour l INRS. Le paiement doit se faire par carte de crédit. Pour prendre possession des billets, l employé(e) doit fournir une preuve d identité avec photo et présenter sa carte professionnelle attestant son emploi dans un établissement d enseignement. De plus, lorsqu une réservation est effectuée au moyen d une carte de crédit personnelle, l employé(e) devra présenter à la billetterie de VIA RAIL la carte de crédit qui a servi à faire la réservation. POUR PRENDRE POSSESSION DES BILLETS Des frais de 10 $ s appliquent pour la livraison des billets au bureau du destinataire. Un délai minimum de 5 jours ouvrables est requis avant la date de départ. Pour les achats effectués par téléphone dans un délai de moins de cinq (5) jours ouvrables avant la date de départ, les billets seront disponibles à la billetterie de VIA RAIL (Gare de départ). Version du 12 mai 2009 ANNEXE E - PAGE 1 DE 8

32 ANNEXE E Étapes à suivre pour créer votre profil sur le site de viarail.ca 1. Sur la page d accueil, cliquez sur le lien «Créer un profil». 2. Compléter le formulaire électronique puis cliquez «CRÉER mon Profil» : ANNEXE E - PAGE 2 DE 8 Version du 12 mai 2009

33 ANNEXE E 3. Votre profil est créé. Il suffit maintenant de le compléter. Les différents rectangles vous permettent de (voir instructions complètes de chaque rectangle sous l image ci-dessous) : A. Modifier votre nom d utilisateur ainsi que votre mot de passe. Version du 12 mai 2009 ANNEXE E - PAGE 3 DE 8

34 ANNEXE E B. Espace réservé à notre programme de fidélisation. Les points VIA Préférence accumulés peuvent être échangés contre des voyages en train gratuits. C. Vous permet de visualiser toutes vos réservations futures et antérieures. D. Ce rectangle permet d enregistrer tous les noms des voyageurs de l entreprise. En cliquant «AJOUTER VOYAGEUR» on peut alors entrer les données et les préférences de chacun. Une fois les données enregistrées, il suffit de choisir le nom du voyageur parmi la liste au moment de compléter la réservation. Il est très important de choisir pour chaque personne «Tarif pour entreprises» du menu déroulant dans l espace intitulé «Type de rabais», ainsi que d entrer votre numéro de compte corporatif (sans les lettres) dans l espace intitulé «Code de rabais» (voir l image ci-dessous). Notre système de réservation pourra alors recalculer le tarif en fonction du rabais qui vous est accordé. E. Entrer ici les informations de la carte de crédit qui servira à payer les billets de train. *Ne pas oublier de quitter votre profil (coin supérieur gauche de l écran) avant de fermer votre page Web. ANNEXE E - PAGE 4 DE 8 Version du 12 mai 2009

35 ANNEXE E Réservation sur Internet 1. Vous rendre au puis choisir «Ouvrir une session». Il faut avoir créé un profil au préalable (vous référer au document Instruction Profil). 2. Entrez votre nom d utilisateur et votre mot de passe. 3. Complétez les informations de la réservation. 4. Choisir le train correspondant à l heure du départ désiré. Sélectionner du menu déroulant le tarif régulier et ce, que ce soit en classe Confort ou VIA 1. Version du 12 mai 2009 ANNEXE E - PAGE 5 DE 8

36 ANNEXE E 5. Faire la même chose pour le voyage de retour. Vous obtiendrai ensuite la page suivante : Vous remarquerez que le prix n a pas encore été ajusté et cela est tout à fait normal à cette étape-ci. Cliquer sur «RÉSERVEZ MAINTENANT». ANNEXE E - PAGE 6 DE 8 Version du 12 mai 2009

37 ANNEXE E 6. Vous devez valider vos coordonnées. Ces dernières exactes, cliquez continuer : 7. Vous devez maintenant choisir le voyageur parmi les voyageurs de la liste de votre profil : Les données du voyageur sélectionné se placeront automatiquement dans les champs appropriés. Cliquez «CONTINUER». Version du 12 mai 2009 ANNEXE E - PAGE 7 DE 8

38 ANNEXE E Votre tarif à été recalculé selon votre entente corporative avec VIA Rail. Il vous suffit de régler les détails du paiement, puis cliquez «CONTINUER» afin de terminer votre transaction. *Ne pas oublier de quitter votre profil (coin supérieur gauche de l écran) avant de fermer votre page Web. ANNEXE E - PAGE 8 DE 8 Version du 12 mai 2009