Support de cours Outlook 2010

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1 Support de cours Outlook 2010 Dépannage et assistance téléphonique au : info@afci.fr A.F.C.I NEWSOFT Rue de Vincennes Montreuil TEL : FAX : SAS au capital de SIRET APE 8559A AGREE FORMATION : Site : - ; info@afci.fr - TVA Intracommunautaire : FR

2 Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX des informations viennent compléter ces procédures INFOS des exemples viennent illustrer ces procédures EXEMPLE CONSEIL des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances ATTENTION des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir des exercices permettent de tester les procédures et de mettre vos connaissances à l'épreuve des procédures avancées décrivent des actions plus complexes AVANCÉ 1

3 Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes : 1 ÈRE MÉTHODE 2 ÈME MÉTHODE Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler. Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens : Avec le bouton gauche de la souris Avec le bouton droit de la souris Avec le clavier Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran : le menu "DÉMARRER" de Windows le bureau de Windows le panneau de configuration la barre d'outils accès rapide le bouton Organiser par du menu Affichage le menu Fichier d Outlook le ruban de l'application Selon votre dextérité et vos préférences, vous travaillerez avec le bouton gauche de la souris et les outils du ruban, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, quelquefois plus rapides pour certaines actions. 2 Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux!

4 I. OUTLOOK, POUR QUOI FAIRE? INFOS INFOS Outlook est un logiciel d'organisation. Il permet de gérer naturellement ses messages, ses rendez-vous et ses contacts. Il permet aussi de suivre les tâches à effectuer et de créer simplement des notes. Il faut distinguer deux stades dans son utilisation : le paramétrage qui peut parfois être assez complexe L'utilisation proprement dite qui est graphique et intuitive. Outlook bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications Windows et d'intégrer aisément des objets issus d'autres applications A.. LA CONFIIGURATIION OPTIIMALE La configuration conseillée est la suivante : ordinateur de type pentium Core ou I7 avec Windows Vista mémoire vive de 2 Go écran plat 22" résolution 1980/1024 couleurs 32 bits disque dur 500 Go Lecteur DVD / Graveur Souris laser 2 boutons + roulette de qualité Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Outlook B.. LA PROCÉDURE D' 'IINSTALLATIION AVANCÉ POUR INSTALLER OUTLOOK s'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur lancer Windows introduire le CD Rom Office dans le lecteur suivre les instructions L installation est complètement automatique si l on choisit l installation par défaut 3

5 C.. L' 'OUVERTURE // LA FERMETURE L'installation affiche Outlook dans le menu démarrer et sur le bureau. Il peut aussi être intéressant de glisser un raccourci dans la barre de lancement rapide, en bas du bureau. POUR LANCER OUTLOOK : MENU WINDOWS (en haut du menu) POUR FERMER OUTLOOK: LA CASE DE FERMETURE OU MENU FICHIER (en haut, à gauche) QUITTER (en haut à gauche) D.. LES EXERCIICES Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique. CRÉER UN DOSSIER MENU WINDOWS (volet de droite) la fenêtre "documents" s'affiche DANS LE VOLET DE DROITE <CLIC D> le nouveau dossier est créé SAISIR AUSSITÔT "COURS OFFICE" PUIS <ENTRÉE> le dossier est créé dans les documents de l'utilisateur 4

6 TÉLÉCHARGER LES S OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE : la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre POUR CONFIRMER DÉCOMPRESSER LES S DANS LA BOITE DE DIALOGUE "TÉLÉCHARGEMENT" À UN ÉVENTUEL MESSAGE DE WINZIP (Winzip est le logiciel qui permet de compresser les fichiers) INDIQUER LE DOSSIER DE DÉCOMPRESSION "COURS OFFICE" DE "DOCUMENTS" POUR VALIDER 5

7 INSTALLER LES S SAISIR LE CODE SUIVANT : 256DGH24P1348 POUR VALIDER POUR FERMER WINZIP les exercices sont maintenant présents dans le dossier "cours office" de "documents" 6

8 ATTENTION Outlook 2010 II. UTILISER WINDOWS L'utilisation d Outlook 2010 est simple pour autant que l'on maitrise : Le clavier pour saisir les données La souris pour les manipuler Les fenêtres dans lesquelles ces mêmes données s'affichent Les outils, le menu et la barre des tâches, qui permettent de traiter ces données et/ou de manipuler l'environnement. A.. LA SOURIIS La souris permet d'actionner les commandes du menu et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. C'est un outil indispensable pour une utilisation optimale d'access. PRINCIPE Le POINTEUR a le plus souvent la forme d une flèche : ou d'une croix ; son déplacement est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) sélectionne la cellule à la position du pointeur : C est là que les données vont s insérer <CLIC D> (APPUYER AVEC LE MAJEUR SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans la feuille comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom (EN GARDANT <CTRL> ENFONCÉ) Lorsque le pointeur a la forme d un rond bleu, il est plus sage de ne rien faire et d attendre qu il reprenne une forme normale (LE PROCESSEUR EST OCCUPÉ) UTILISATION Allonger et poser de manière souple la main au dessus de la souris (MAIN GAUCHE OU DROITE SELON QUE VOUS ÊTES GAUCHER OU DROITIER) - Vous êtes gaucher, activer dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton gauche de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document et en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom VOCABULAIRE POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer p relâcher très vite le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris 7

9 <DOUBLE CLIC signifie appuyer deux fois de suite et rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (GÉNÉRALEMENT LE GAUCHE) puis relâcher ce bouton en fin d'action B.. LE CLAVIIER Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris. BARRE ESPACE Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (POUR LE TEXTE), d'un pavé numérique (À DROITE POUR LES CHIFFRES ET LES OPÉRATEURS) et d'un pavé directionnel (AU MILIEU). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir. Les touches spéciales sont les touches suivantes : <ALT> <CTRL> <MAJ> <ALTGR> <WINDOWS> à gauche de la barre espace aux extrémités droite et gauche de la barre espace flèches vers le haut au dessus des touches <CTRL> à droite de la barre espace à coté des touches <CTRL> avec un symbole Windows Elles se combinent aux autres touches du clavier (TOUCHES DE RACCOURCI) afin d'obtenir de manière rapide des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation. 8

10 C.. LES FENÊTRES Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (CLASSEUR, DOCUMENT ) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu est très varié : texte, chiffres, images, icônes. ATTENTION Sous WINDOWS VISTA, il existe une fenêtre par document ouvert et non plus une fenêtre par application ouverte. Avec ACCESS, il n'y a qu'une base d'ouverte par fenêtre d'application. Pour ouvrir plusieurs bases, il faut lancer plusieurs fois l'application. Dans une fenêtre d'application, l'ouverture d'une nouvelle base provoque la fermeture de la précédente LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : le bouton de RÉDUCTION le bouton D'AGRANDISSEMENT le bouton de RESTAURATION le bouton de FERMETURE réduit la fenêtre en icône agrandit de fenêtre à plein écran restaure de plein écran à fenêtre ferme la fenêtre LA COMPOSITION DES FENÊTRES : LE MENU affiche les commandes LA BARRE D'OUTILS affiche les outils les plus utilisés (PERSONNALISABLE) LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre 9

11 COMPOSITION D'UNE FENÊTRE (OUTLOOK) Onglet Barre de titre Ruban La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées. DIMENSIONNER UNE FENÊTRE POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE ou FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DÉPLACER UNE FENÊTRE POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE le pointeur peut aussi être positionné sur un des cotés de la fenêtre ; il prend alors la INFOS forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux ou verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peut alors être modifiée 10

12 D.. LES MENUS ET BARRES D OUTIILS Les menus WINDOWS affichent de manière hiérarchique les commandes associées. 1 LE MENU DÉMARRER Le menu DÉMARRER est un menu particulier, toujours accessible à gauche en bas et à gauche de l'écran dans la barre des tâches, qui donne accès directement aux applications et à la configuration de l ordinateur. <CLIC G> POUR DÉROULER LE MENU LE MENU DÉMARRER : MENU WINDOWS le menu s affiche LE MENU VOULU le sous menu s affiche permet de revenir en arrière dans l affichage des sous-menus INFOS OUTLOOK 11

13 LANCER UN PROGRAMME : le menu s affiche MENU WINDOWS LE DOSSIER CONTENANT LE PROGRAMME PUIS SUR LE PROGRAMME LUI MÊME AVANCÉ Le menu correspond à des raccourcis stockés dans le sous-dossier "menu démarrer" du dossier "documents and settings" de l utilisateur 2 LES BARRES D OUTILS Plusieurs barres d outils sont disponibles et affichés en bas de l écran, de part et d autre de la barre des tâches. Parmi elles, la barre de langue et la barre de lancement rapide. AFFICHER / NE PLUS AFFICHER UNE BARRE D OUTILS: POINTER DANS LA BARRE DES TÂCHES <CLIC D> BARRES D OUTILS LA BARRE À AFFICHER OU À NE PLUS AFFICHER INFOS Les poignées permettent de modifier la largeur de la barre d outils et éventuellement de la déplacer les chevrons permettent d afficher les outils non affichés SUITE POIGNÉE OUTLOOK Il peut alors être nécessaire de déverrouiller la barre des tâches ATTENTION 3 LES ICÔNES DE NOTIFICATION Elles sont affichées en bas et à droite de l écran et affichent des informations sur le système d exploitation et les processus résidents. AFFICHER DES INFORMATIONS : MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES : POINTER SUR L ICÔNE <CLIC D> SUR L ICÔNE OUTLOOK 12

14 4 LES MENUS CONTEXTUELS Lorsqu'un <CLIC D> est effectué sur une sélection en mode création, un menu "contextuel" s'affiche. Ces menus disponibles à tout moment que ce soit dans les applications ou dans le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet. MENU CONTEXTUEL POINTER sur UN OBJET <CLIC D> le menu s affiche E.. LES BOIITES DE DIIALOGUE Outlook 2010 a une présentation avec onglets et rubans. CONSEIL le clavier est plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie et lors de la saisie des enregistrements Avec le clavier : une zone vers l'avant Avec la souris : <TAB> (SÉLECTIONNE LE CONTENU DE LA ZONE) dialogue une zone d'une zone vers l'arrière une zone <MAJ> <TAB> (SÉLECTIONNE LE CONTENU DE LA ZONE) afficher le contenu de la boite de <CLIC G> sur l'onglet afférent positionner le point d'insertion sur <CLIC G> au début de la zone pour sélectionner le contenu <DOUBLE CLIC> sur la zone Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones : les onglets les cases à cocher les zones de texte les cases d'option les zones de liste les boutons de commande 13

15 COMMANDE "OPTIONS" DE OUTLOOK (exemple de boîte de dialogue) Zone de liste Liste de catégories d options Case à cocher Bouton de commande CONSEIL Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER> 1 LES ONGLETS Ils regroupent dans un même plan des éléments cohérents d'une boîte de dialogue. BOUTON GAUCHE L'ONGLET MARQUANT LES INFORMATIONS À ATTEINDRE CLAVIER UN ONGLET VERS L'AVANT <CTRL><PGPR> UN ONGLET VERS L'ARRIÈRE <CTRL><PGSV> 2 LA ZONE DE TEXTE Dans une zone de texte, il est nécessaire de saisir un certain nombre d'informations complémentaires sans lesquelles la commande ne pourrait s'effectuer. 14

16 BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES <OK> POUR VALIDER CLAVIER <TAB> JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES <ENTRÉE> POUR VALIDER CONSEIL Si la zone de texte est vide, le curseur est positionné au début de la zone si elle est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement de ceux sélectionnés. Si ce qui figure ne convient pas, il n'est pas nécessaire de l'effacer, Dans tous les cas, il suffit donc de saisir le nouveau texte ATTENTION ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà sélectionnée, le texte saisi viendrait s'inscrire au milieu de celui déjà existant 3 LA ZONE DE LISTE Dans une zone de liste, une liste de choix possibles est affichée, le choix actuel étant en sur brillance. BOUTON GAUCHE POINTER DANS LA ZONE VOULUE CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT L'OPTION CHOISIE <OK> POUR VALIDER CLAVIER <TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER JUSQU'À LA ZONE VOULUE <ENTRÉE> POUR VALIDER 2- UNE POLICE POUR LA VISUALISER DANS LA ZONE APERÇU 1-<CLIC G> POUR FAIRE DÉFILER LES POLICES 4 LA ZONE DE LISTE DÉROULANTE Elle est basée sur le même principe que la zone de liste, le signe affiché dans la case de droite permet d'afficher les choix disponibles. < LA FLÈCHE POUR AFFICHER LA PARTIE INFÉRIEURE DE LA LISTE 15

17 5 LA CASE A COCHER Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une zone de cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est le plus souvent pas exclusif. Une case activée est cochée (comporte une croix). BOUTON GAUCHE <CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER <OK> POUR VALIDER CLAVIER <TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER <ENTRÉE> POUR VALIDER 6 LA CASE D'OPTION Une zone de cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein ; une case non activée comporte un cercle vide. BOUTON GAUCHE <CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS UNE AUTRE CASE POUR DÉSACTIVER LA PRÉCÉDENTE <OK> POUR VALIDER CLAVIER <TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER JUSQU'À LA ZONE VOULUE <ENTRÉE> POUR VALIDER 7 LE BOUTON DE COMMANDE Le bouton de commande permet de fermer une boîte de dialogue en acceptant ou en refusant les modifications apportées. Le bouton par défaut est entouré de bleu. BOUTON GAUCHE LE BOUTON DÉSIRÉ <OK> VALIDE LES MODIFICATIONS APPORTÉES <ANNULER> NE LES PREND PAS EN COMPTE CLAVIER <TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER JUSQU'À LA ZONE VOULUE <ENTRÉE> POUR VALIDER BOUTONS DE COMMANDE (LE BOUTON PAR DÉFAUT EST ENCADRÉ DE BLEU ) 16

18 INFOS "APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue CONSEIL toujours sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER> F.. LE VOLET OUTLOOK Ce volet affiche les différents modules d Outlook. Outlook est un logiciel très complet dont les différents modules permettent de répondre à des besoins d'organisation et de communication dans l'entreprise : LE MODULE MESSAGERIE PERMET DE 17 Envoyer et de recevoir des messages transitant par Internet ou Microsoft Exchange S'abonner à des flux RSS Gérer ces messages et les organiser LE MODULE CALENDRIER PERMET DE Créer des rendez-vous à des dates et heures précises par catégories Gérer ces rendez-vous, les déplacer, les copier, en être prévenu à l'avance Afficher ces rendez-vous par jour, semaine ou par mois

19 LE MODULE CONTACTS PERMET DE Enregistrer tout nouveau contact (client, prospect, fournisseur, relation ) Gérer toutes les informations relatives à ces contacts Associer ces contacts avec la messagerie, le calendrier ou les tâches LE MODULE TÂCHES PERMET DE Faire une liste de toutes les choses importantes à faire Indiquer pour toutes ces tâches une date de début et surtout une date limite Rappeler les échéances en cours et mettre en évidence les échéances dépassées G.. LA ZONE D' 'AFFIICHAGE Elle affiche à l'ouverture un écran d'accueil synthétisant les informations des différents modules puis le contenu du module sélectionné par l'utilisateur. Cette fenêtre n est pas forcément présente lors de l ouverture d Outlook bien qu elle soit bien pratique par la vue synthétique des différents dossiers qu elle offre. Pour l avoir à chaque ouverture du logiciel, cliquer gauche sur le menu Fichier, puis sur le bouton Options. La boîte Options d Outlook s ouvre. A gauche de cette boîte, cliquer gauche sur la catégorie Options avancées. Dans la boîte qui s affiche cliquer sur le bouton Parcourir de la rubrique Démarrage et fermeture d Outlook. Et cliquer gauche sur Fichier de données Outlook. 18

20 H.. LE GUIIDE // LE DIIDACTIICIIEL En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles. LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE CASE AIDE DE LA boite de dialogue active TOUCHE <F1> du clavier MENU de l application 19

21 III. LA MESSAGERIE Elle va permettre d'échanger des messages et éventuellement des fichiers avec d'autres utilisateurs. LES 2 TYPES LES PLUS COURANTS DE MESSAGERIE SONT : POP3 : les messages sont téléchargés sur l'ordinateur et supprimés du serveur ACCÉDER À LA MESSAGERIE : HTTP : les messages sont toujours stockés sur le serveur de votre fournisseur d'accès le détail du module s'affiche dans la partie haute UN DOSSIER affiche son contenu dans le volet d'affichage DANS LA PARTIE BASSE DU VOLET GAUCHE Un clic gauche sur Fichier de données Outlook ouvre la liste des dossiers comme l illustre la figure ci-dessous à droite. 20

22 Pour visualiser les messages vous concernant il faudra cliquer sur votre nom de messagerie ou votre nom dans la liste qui figure au-dessus à droite. Par défaut vos messages n apparaissent pas dans Fichier de données Outlook. Pour les faire apparaître : Cliquer gauche sur Personnaliser Outlook Aujourd hui tout en haut à droite de la fenêtre de Fichier de données Outlook., cliquer sur la case Démarrage et sur le bouton Sélection de dossiers. Cocher les cases des dossiers liés à votre compte. 21

23 A.. PARAMÉTRER LA MESSAGERIIE Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il faut tout d'abord avoir un compte de messagerie (une boîte ) puis renseigner les informations du compte ou des comptes dans Outlook. 1 CRÉER UN COMPTE Dans une entreprise, le compte est créé par le service informatique pour chacun des utilisateurs. Le plus souvent, l'entreprise possède un nom de domaine auxquels sont rattachés les comptes utilisateurs. EXEMPLE L'entreprise s'appelle "transports bretons" Elle a acheté le nom de domaine "tbr.fr" auprès d'une société spécialisée qui héberge en même temps ce nom de domaine Un serveur de messagerie est associé à ce nom de domaine pour lequel l'hébergeur fournit les indications de server pop et smtp Les utilisateurs reçoivent des noms simples reprenant le prénom et le nom : Ainsi Pierre De Dupont aura pour adresse professionnelle : Pierre.dedupont@tbr.fr Pour les particuliers, de nombreuses sociétés proposent des comptes gratuits permettant de créer une adresse personnelle et souvent des services associés : Google Yahoo La poste Créer un compte à la poste 22

24 EXEMPLE Aller sur le site de la poste : <CLIC G> sur "créer votre boîte" 23

25 EXEMPLE ce compte est alors accessible à partir du webmail du fournisseur d'adresses : il peut aussi être paramétré dans Outlook. CONSEIL Il est recommandé de créer un compte de messagerie personnel indépendant de votre fournisseur d'accès ; autrement, si vous êtes amenés à changer de fournisseur d'accès (COMME CELA EST PROBABLE PUISQUE TOUS PROPOSENT DES PRIX, DES TECHNIQUES, DES SERVICES OU UNE QUALITÉ DE SERVICE QUI VARIENT DANS LE TEMPS ET EN FONCTION DES RÉGIONS), il faudra prévenir tous vos contacts de votre nouvelle adresse et vous en perdrez certainement dans l'opération. 24

26 1 PARAMÉTRER LE COMPTE Pour paramétrer le compte dans Outlook, il suffit normalement de connaître : L'adresse de messagerie Le mot de passe associé Il est plus sûr cependant de posséder les informations techniques qui sont fournies par le fournisseur d'adresses : Le serveur de courrier entrant (serveur pop3) Le serveur de courrier sortant (serveur smtp) MENU FICHIER CONFIGURATION MANUELLE COCHER LA FENÊTRE PRÉCÉDENTE PUIS, RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS NOTAMMENT LES SERVEURS POP ET SMTP (ils sont le plus souvent de la forme POP.NOMDUDOMAINE et SMTP.NOMDUDOMAINE) EN BAS DE POUR VÉRIFIER QUE TOUT FONCTIONNE PUIS 25

27 2 INFORMATIONS UTILISATEURS Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il est indispensable de la paramétrer. NOM DE L'UTILISATEUR DU COMPTE : RENSEIGNER LE NOM RENSEIGNER L'ADRESSE DE MESSAGERIE INFOS remplacer le cas échéant la chaîne de caractères "sociéte.com" par votre fournisseur d'accès (orange.fr, cegetel.fr, free.fr, bbox.fr ) AVANCÉ Le nom de domaine (arrobase : prononcer "at") peut varier ; cela peut être : Le nom de votre fournisseur d'accès ex : orange.fr Le nom d'un fournisseur d'adresses gratuites : google.fr Le nom du domaine de votre entreprise : tbr.fr NOM DES SERVEURS : INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE POP INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE SMTP INFOS Seuls les serveurs de type "pop3" permettent la récupération des messages ; les autres types de serveurs ne permettent que la consultation en ligne sur Internet AVANCÉ Là encore, la première partie des noms de serveur "POP." Ou "POP3" puis "SMTP." reste le plus souvent constante mais la deuxième partie va dépendre de votre connexion : Le serveur de votre fournisseur d'accès ex : orange.fr Le serveur de votre fournisseur d'adresses gratuites : google.fr Le nom du domaine de votre entreprise : tbr.fr CONNEXION À LA MESSAGERIE : SAISIR LE NOM DU COMPTE (souvent le nom avec l'initiale du prénom) SAISIR LE MOT DE PASSE 26

28 CONSEIL conservez bien précieusement le document ou le fichier fourni par votre fournisseur d'adresses sur lequel figurent ces informations ATTENTION S'assurer que la case passe à chaque fois est cochée pour ne pas retaper le mot de Pour notre adresse personnelle à la poste, le paramétrage sera le suivant : EXEMPLE il est nécessaire ici pour le serveur SMTP d'activer l'authentification dans l'onglet des paramètres supplémentaires (VOIR CHAPITRES 4 ET 5 SUIVANTS) 3 TESTER LE COMPTE Ce test permet de vérifier le bon fonctionnement par l'envoi d'un message test. TESTER LE PARAMÉTRAGE : DANS LA BOITE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE 4 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE Il est intéressant de nommer le compte de manière parlant et de donner une adresse de réponse. COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE : DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE ONGLET 27

29 5 ACCÈS A INTERNET Il s'effectue normalement par le même moyen que pour le navigateur. ACCÈS A INTERNET : DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE ONGLET ce paramètre est valable en entreprise et pour la plupart des liaisons adsl 6 MODIFIER UN COMPTE Les différentes informations peuvent être modifiées en sélectionnant un compte et en choisissant "modifier". MENU FICHIER DANS L ONGLET puis sur Paramètres du compte, SÉLECTIONNER LE COMPTE 7 SUPPRIMER UN COMPTE Un comte qui ne fonctionne plus doit être supprimé, sinon la messagerie envoie un message d'erreur à chaque fois qu'elle essaie de s'y connecter. MENU FICHIER DANS L'ONGLET, puis sur Paramètres du compte, SÉLECTIONNER LE COMPTE 8 RÉPARER UN COMPTE Outlook peut essayer de réparer un compte qui ne fonctionne plus (SI CE MAUVAIS FONCTIONNEMENT EST DÛ À UN PROBLÈME INTERNE). MENU FICHIER 28

30 DANS L ONGLET, puis sur Paramètres du compte, SÉLECTIONNER LE COMPTE 9 COMPTE PAR DÉFAUT C'est celui qui sera utilisé pour l'envoi des messages à défaut d'en spécifier un autre. MENU FICHIER DANS L'ONGLET, puis sur Paramètres du compte, SÉLECTIONNER LE COMPTE 10 PAPIER A LETTRE - POLICES Outlook permet de définir une police et un papier à lettre utilisés pour tout nouveau message. PAPIER A LETTRES - POLICES: MENU FICHIER OPTIONS, COURRIER OU POUR SÉLECTIONNER UN THÈME COMPLET POUR SÉLECTIONNER UNE POLICE ET SES ATTRIBUTS POUR VALIDER 29

31 sélectionner le thème de votre choix 11 SIGNATURE Elle va permettre de personnaliser l'envoi d'u message. CRÉER UNE SIGNATURE : MENU FICHIER OPTIONS, Courrier POUR CRÉER UNE NOUVELLE SIGNATURE ET LUI DONNER UN NOM 30

32 DANS LE VOLET BAS, SAISIR LE TEXTE ET LE METTRE EN FORME JOINDRE ÉVENTUELLEMENT UNE CARTE DE VISITE DU GESTIONNAIRE DE CONTACTS POUR VALIDER créer une signature simple liée à l'adresse que vous avez créée 12 FORMAT DES MESSAGES Le format par défaut est le format HTML. Le conserver car c'est le plus riche. FORMAT : MENU FICHIER OPTIONS, Courrier Choisir HTML pour le format 31

33 B.. ENVOYER UN MESSAGE Avec l'adsl ou tout moyen de connexion moderne, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages à tout moment. CRÉER UN NOUVEAU MESSAGE : dans le ruban de l onglet accueil. 1 INDIQUER LES DESTINATAIRES Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères. SAISIR LES DESTINATAIRES : POUR CHOISIR UN DESTINATAIRE DANS LA LISTE DE CONTACTS OU SAISIR DIRECTEMENT L'ADRESSE DU DESTINATAIRE : IDEM POUR POUR D'ÉVENTUELS DESTINATAIRES EN COPIE SEULE 32

34 S'il y a plusieurs destinataires, séparer les adresse par un point-virgule INFOS Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que ces destinataires soient AVANCÉ visibles les uns pour les autres, utiliser 2 L'OBJET DU MESSAGE Tout message doit avoir un objet. OBJET : <CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR L'OBJET 3 COMPOSER LE MESSAGE Il reste à saisir le texte du message. Il est saisi dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme. SAISIR LE TEXTE : <CLIC G> DANS LA PARTIE BASSE DE LA FENÊTRE SAISIR LE TEXTE LE METTRE EN FORME 33

35 4 ENVOYER LE MESSAGE Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer. ENVOYER LE MESSAGE : le message part généralement aussitôt envoyer un message simple du type ci-dessous à votre voisin en mettant en copie toutes les autres personnes présentes 5 JOINDRE DES FICHIERS Il n'est pas rare de devoir envoyer un fichier à quelqu'un. La messagerie est le moyen idéal puisque le fichier est reçu sur un ordinateur et peut être alors réutilisé ou modifié. JOINDRE DES FICHIERS : DANS LE RUBAN MESSAGE DU MESSAGE SÉLECTIONNER LE DOSSIER SÉLECTIONNER LE OU LES DOCUMENTS (AVEC <CTRL> OU <MAJ>) Les documents joints s'affichent dans la zone "attacher" : INFOS La plupart des boites permettent maintenant de stocker de 1 à 10 Go de données 1 - ouvrir Excel faire le tableau suivant : 34

36 l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau" 2 - ouvrir word faire le courrier suivant L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre" 6 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture. CONFIRMATION DE LECTURE : LE MESSAGE ÉTANT OUVERT L ONGLET COCHER L'UNE OU/ET L'AUTRE DES CASES SUIVANTES 35

37 INFOS Outlook 2010 L'accusé de réception est envoyé automatiquement lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire. La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message Créer un message comme suit Attacher les documents créés précédemment Demander un accusé de réception et de lecture L'envoyer aux mêmes destinataires que précédemment C.. RECEVOIIR DES MESSAGES Les messages que vous envoyez sont affichés dans la boite d'envoi jusqu'à leur départ ; une fois envoyés, les messages sont stockés dans les "éléments envoyés". Les messages qui vous recevez sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (serveur interne, Orange, Free, Bouygues, Sfr ) jusqu'à leur réception dans la "boîte de réception de Outlook" ; ils sont alors effacés sur le serveur de messagerie distant. Il est intéressant de paramétrer Outlook pour envoyer et recevoir automatiquement les messages à intervalles de temps définis. Une bulle d'information dans la zone de notification vous informe alors des nouveaux messages dont l'objet s'affiche en transparence ENVOYER / RECEVOIR : L ONGLET Envoyer/recevoir PUIS SUR LE BOUTON POUR RÉCUPÉRER MANUELLEMENT VOS MESSAGES ENTRANTS ET ENVOYER MANUELLEMENT VOS MESSAGES SORTANTS 36

38 INFOS La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus. Ces messages sont eux même affichés en gras Faites un envoyer/recevoir manuel puis consulter la boîte de réception AVANCÉ Les comptes faisant l'objet de "ENVOYER/RECEVOIR" peuvent être paramétrés dans FICHIER OPTIONS Courrier- Réception des messages : 37

39 1 LIRE LES MESSAGES Les messages sont affichés dans la boite de réception. Les messages en gras n'ont pas encore été lus. Dans une autre partie de la boîte de réception s'affiche le contenu du message. INFOS Pour qu'un message soit considéré comme lu : le garder sélectionné plus de quelque secondes (SI PARAMÉTRÉ DANS LES OPTIONS) l'ouvrir <CLIC D> marquer comme lu il passe alors de gras à maigre et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception". OUVRIR UN MESSAGE : <DOUBLE CLIC> SUR LE MESSAGE il s'affiche dans sa propre fenêtre Ouvrir le dernier message reçu FERMER UN MESSAGE : EN HAUT À GAUCHE POUR FERMER LA FENÊTRE DE MESSAGE 2 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU Pour répondre à un message reçu, il n'est pas nécessaire de redéfinir tous les éléments du message. RÉPONDRE : LE MESSAGE RENSEIGNER LE MESSAGE L'ENVOYER (ou éventuellement répondre à tous) Il est aussi possible de transférer rapidement à un contact un message reçu en INFOS sélectionnant le message à transmettre puis en cliquant sur. Répondre brièvement aux différents messages que vous venez de recevoir 38

40 Après sélection du message dans la boite de réception : et vous permettent de répondre directement à l'auteur et/ou aux auteurs du message vous permet de le transférer à quelqu'un d'autre 3 CLASSER LES MESSAGES permet de le supprimer permet d'en assurer un suivi dans le temps Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amassent dans la boîte de réception et il devient rapidement difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur (IDEM POUR LES ÉLÉMENTS ENVOYÉS). CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER : DANS LE VOLET DE GAUCHE <CLIC D> SUR SAISIR LE NOM DU NOUVEAU DOSSIER MODIFIER ÉVENTUELLEMENT DANS LA LISTE LE DOSSIER RACINE (sous-dossier d'un dossier) POUR VALIDER Créer un dossier "Affaires en cours" dans la boite de réception y déplacer tous les messages reçus ce jour 39

41 Outlook 2010 CLASSER LES MESSAGES : À PARTIR DE LA BOITE DE RÉCEPTION, IL SUFFIT DE FAIRE GLISSER LES MESSAGES DANS LE DOSSIER CONCERNÉ Déplacer dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception tous les messages reçus ce jour 4 SUPPRIMER LES MESSAGES Les messages supprimés sont en fait simplement déplacés dans le dossier nommé. Il faut régulièrement vider ce dernier. SUPPRIMER UN MESSAGE : SÉLECTIONNER LE MESSAGE le message est déplacé dans le dossier "éléments supprimés" VIDER LE DOSSIER "ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS" : SÉLECTIONNER LE DOSSIER <CLIC D>. Supprimer quelques-uns des messages reçus puis vider le dossier "éléments supprimés" 5 LES MESSAGES DOUTEUX De très nombreuses méthodes sont utilisées pour détourner frauduleusement les mails de leur simple rôle de message : Le spam ou pourriel : c'est un message, le plus souvent commercial et non sollicité ; cela peut devenir très gênant lorsque l'on reçoit plus de spams que de messages réels mais ce n'est pas vraiment dangereux. Les messages infectés : ils peuvent être infectés par des virus ou des spywares/malwares ; ces derniers sont un peu moins nocifs que les virus et plus utilisés à des fins de récupération de données Le hameçonnage : il consiste à vous envoyer un faux mail semblant provenir d'une structure officielle (grande société, banque, site marchand, paypal ) et vous demandant le plus souvent confirmation d'informations confidentielles sous un faux prétexte. Le lien inclus dans le message vous emmène sur un site quasiment identique au site original afin de vous amener à délivrer des informations confidentielles (n de compte, de carte bleue, mot de passe ) Pour éviter les problèmes : Posséder un antivirus efficace quotidiennement mis à jour des nouvelles définitions de virus. Lancer un contrôle complet de l'ordinateur environ une fois par semaine. 40

42 Posséder un anti-spyware efficace. Cette fonctionnalité est maintenant le plus souvent incluse dans les anti-virus. Faire une analyse régulière. Ne pas ouvrir les messages douteux. Juste vérifier dans le volet de lecture qu'il est bien douteux. Le supprimer ou le mettre dans le courrier indésirable Ne jamais cliquer sur un lien d'un message douteux pour accéder à un site sur internet ; c'est la base de fonctionnement du hameçonnage. ATTENTION Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus notamment ceux commençant par "hi" CONSEIL plusieurs moyens d'éviter la plupart de ces problèmes : Ne pas indiquer son adresse de manière lisible sur un site web (PAR EXEMPLE COMME CONTACT). Des logiciels les récupèrent automatiquement pour créer des fichiers à des fins de spam. Si nécessaire, mettre une image dans laquelle figure votre adresse . Utiliser une adresse spécifique pour tous les formulaires de contact des sites web que vous êtes amenés à renseigner et la gérer à part de votre adresse professionnelle et de votre adresse personnelle. Ne pas aller sur les sites de vente de pharmacie, de montres et évidement sur les sites pornographiques. Vos adresses et éventuellement celles de vos contacts pourraient être récupérées malgré vous pendant votre navigation. DÉTRUIRE UN MESSAGE DOUTEUX : SÉLECTIONNER LE MESSAGE ENFONCER LA TOUCHE "MAJ" (SHIFT / FLÈCHE VERTICALE DU CLAVIER) ET APPUYER PARALLÈLEMENT SUR LA TOUCHE"SUPP" DU CLAVIER le message n'est pas déplacé mais supprimé Supprimer définitivement un ou plusieurs des messages reçus 6 BLOQUER DES EXPÉDITEURS Les messages non sollicités peuvent être automatiquement aiguillés dans un dossier spécial nommé "courrier indésirable". COURRIER INDÉSIRABLE : SÉLECTIONNER LE MESSAGE <CLIC D>, les courriers en provenance de cet expéditeur seront automatiquement dirigés vers le dossier "COURRIER INDÉSIRABLE" (mais les messages déjà reçus ne seront pas supprimés) Bloquez les messages en provenance d'un de vos voisins et testez en le bon fonctionnement Les spams ou pourriels proviennent souvent de plusieurs adresses d'un même domaine et c'est alors ce domaine qu'il faut mettre dans les expéditeurs bloqués. 41

43 COURRIER INDÉSIRABLE : SÉLECTIONNER UN MESSAGE <CLIC D>, ONGLET SAISIR LE NOM DE DOMAINE SANS HTTP//WWW. EX : SOCIETE.DE PUIS POUR VALIDER les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier "COURRIER INDÉSIRABLE" ATTENTION Ne pas mettre dans les expéditeurs bloqués des noms de domaine comme "gmail", "yahoo" ou tout autre fournisseur générique de comptes de messagerie DIFFÉRENTES ADRESSE POUR UN MÊME DOMAINE INFOS Cette boîte de dialogue permet aussi de gérer les destinataires approuvés et de modifier chacune des 2 listes. 42

44 7 ORGANISER LES MESSAGES Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement. ORGANISER DANS DES DOSSIERS : SÉLECTIONNER LES MESSAGES À DÉPLACER ONGLET ACCUEIL, BOUTON, Autre dossier. METTRE LES MESSAGES EN COULEUR : MENU FICHIER, Options, Personnaliser le ruban, DANS LA LISTE DÉROULANTE CHOISIR Commandes non présentes sur le ruban. 43

45 A DROITE : <CLIC G > SUR NOUVEAU GROUPE 44 Renommer, ET ÉCRIRE Catégories. DANS LA LISTE DE GAUCHE, Catégories, PUIS AJOUTER PUIS Catégoriser et déplacer SUIVI DE AJOUTER. SÉLECTIONNER UN MESSAGE DE LA PROVENANCE DÉSIRÉE

46 A DROITE DE LA LIGNE DU MESSAGE APPARAIT UNE CASE. <CLIC D> SUR CETTE CASE, GLISSER SUR Classer, PUIS Toutes les catégories Catégorie bleue, PUIS SUR Renommer, ÉCRIRE Finances, PAR EXEMPLE. FAIRE DE MÊME AVEC LA catégorie jaune EN SAISISSANT Comptabilité. Et OK. Maintenant, vous allez pouvoir attribuer une couleur à vos messages et par làmême donner une signification sur leur contenu. Vous les classez finalement par catégories telles que vous les avez-vous-même paramétrer ci-dessus. SÉLECTIONNER DES MESSAGES, <CLIC D> DESSUS, GLISSER SUR Classer ET UNE COULEUR. classer vos messages par couleur en fonction de la provenance (UNE POUR CHACUN DE VOS VOISINS) 45

47 8 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine. CRÉER UNE RÈGLE SIMPLE DE CLASSEMENT: SÉLECTIONNER UN MESSAGE SERVANT DE BASE À LA RÈGLE <CLIC D>, COCHER LES CASES VOULUES SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE RÉCEPTION POUR VALIDER Créer un sous-dossier de la boîte de réception pour chacune des provenances possibles et créer les règles adéquates pour classer automatiquement les messages CRÉER UNE RÈGLE COMPLEXE : MENU FICHIER, Informations, 46

48 SÉLECTION DE LA RÈGLE RENSEIGNEMENT DES CRITÈRES DE LA RÈGLE SÉLECTIONNÉE PARAMETRER LES REGLES : 1- SÉLECTIONNER LA RÈGLE CORRESPONDANT AUX CONDITIONS DE RÉCEPTION DANS LE SECOND VOLET EN BAS, LE LIEN POUR PRÉCISER LE DOSSIER 2- SÉLECTIONNER LES RÈGLES CORRESPONDANT AUX DESTINATAIRES (ÉTAPE 2) DANS LE SECOND VOLET EN BAS, LE LIEN POUR PRÉCISER L'ADRESSE DE L'ÉMETTEUR 3- SÉLECTIONNER LES RÈGLES CORRESPONDANT AUX S COCHER LES CASES SUPPLÉMENTAIRES CORRESPONDANTES DANS LE SECOND VOLET EN BAS, LE LIEN 47

49 POUR PRÉCISER LE MESSAGE 4- DÉFINIR LES EXCEPTIONS COCHER LES CASES CORRESPONDANTES 5- DANS UN NOM À LA RÉGLE ET L'ACTIVER Créer une règle de ce type pour l'un des émetteurs des messages reçus AVANCÉ D.. LES FLUX RSS Jusqu'à l'arrivée des flux RSS, un internaute qui désirait savoir s'il y avait du nouveau sur ses sites ou forums préférés n'avait d'autre solution que d'y aller voir régulièrement (ET SOUVENT POUR RIEN). Le principe du flux RSS est basé sur ce constat et c'est alors le site lui-même qui vous prévient des nouveautés. Les flux sont signalés par une icône du type ou. Outlook permet de lire les flux RSS. Un flux RSS n'est en fait qu'un fichier texte au format xml avec une structure codifiée : un titre, une description courte et un lien vers l'article concerné. <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <rss version="2.0"> <channel> <title>mon site web</title> <link> <description>les news de mon site web</description> <item> <title>nouvelle info</title> <link>adresse internet de l'article</link> <guid ispermalink="false">1</guid> TITRE LIEN <description>description courte de l'article.</description> <pubdate>wed, 29 Nov :30:00 GMT</pubDate> </item> </channel> </rss> IDENTIFIANT UNIQUE DESCRIPTION S'ABONNER A UN FLUX RSS : À PARTIR DE VOTRE NAVIGATEUR L'ICÔNE DE FLUX RSS, OU DU SITE AUQUEL VOUS DÉSIREZ VOUS ABONNÉ LA LISTE DES FLUX DU SITE S'AFFICHE DU FLUX DÉSIRÉ 48

50 <CLIC G> AVANCÉ Si le flux s'ajoute à un autre lecteur de flux (NAVIGATEUR INTERNET PAR EXEMPLE), vous pouvez aussi faire un <CLIC D> sur l'icône et copier l'adresse dans le presse-papiers Dans Outlook, dans le volet de navigation à gauche, <CLIC D> SUR PUIS COLLER L'ADRESSE EXEMPLE Pour m'abonner au flux cinéma du journal "le monde" : je vais sur le site du monde : Je descends en bas et à gauche de la page d'accueil sur la liste des flux je clique sur le flux auquel je veux m'abonner : je clique sur ou si Outlook n'est pas mon lecteur de flux par défaut je fais <CLIC D> sur je copie l'adresse du flux dans le presse-papiers (CTRL C): Dans Outlook, dans le volet de navigation à gauche je fais <CLIC D> SUR PUIS je colle l'adresse à partir du presse-papiers (CTRL V) puis et LE FLUX EST AJOUTÉ DANS LA LISTE DES FLUX : il suffit de le sélectionner pour avoir la liste des infos et de cliquer sur pour ouvrir ce dernier dans le navigateur Abonnez-vous à un des flux de votre choix du journal "le monde" 49

51 IV. LE CALENDRIER Le calendrier va permettre de gérer l'emploi du temps de manière efficace. INFOS La plupart des "organiseurs" et beaucoup de téléphones portables sont maintenant synchronisables avec Outlook ; vous pouvez donc avoir à disposition en déplacement votre emploi du temps, le modifier et mettre à jour Outlook de ces modifications (idem éventuellement pour les contacts). ACCEDER AU CALENDRIER : DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE le calendrier s'affiche A.. LE RENDEZ--VOUS Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés. 1 AFFICHER LA PÉRIODICITÉ DÉSIRÉE L'affichage des événements dans Outlook peut être complètement personnalisé et adapté aux habitudes de chacun. Il reprend les principaux types de présentation des agendas professionnels. MODIFIER L'AFFICHAGE : DANS LE MENU ACCUEIL LE BOUTON APPROPRIÉ POUR "MOIS" DES OPTIONS SONT PROPOSÉES 50

52 tester les différents modes d'affichage AFFICHER LA PÉRIODE : DANS LE VOLET GAUCHE, EN HAUT OU DU MOIS POUR LE FAIRE DÉFILER <CLIC G> EN FACE DE LA LIGNE POUR AFFICHER LA PÉRIODE CORRESPONDANTE OU LE JOUR POUR AFFICHER LE JOUR DANS LE VOLET DROIT Vous pouvez aussi faire défiler les périodes avec la roulette de la souris INFOS faire varier conjointement les périodes affichées et les modes d'affichage 2 CRÉER UN RENDEZ-VOUS Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier. CRÉER UN RENDEZ-VOUS : DANS LE RUBAN ACCUEIL OU <DOUBLE CLIC> SUR LA DATE À LAQUELLE DOIT AVOIR LIEU LE RENDEZ-VOUS RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE 51

53 Créer deux rendez-vous comme ci-dessus 3 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes. RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS : SAISIR L'OBJET SAISIR L'EMPLACEMENT (les emplacements déjà utilisés sont proposés) INDIQUER LA CATÉGORIE DU CALENDRIER (une couleur y est associée) MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES HEURES (décocher alors ) PRÉVOIR UN RAPPEL (il sera affiché sur l'ordinateur tant de temps avant le rendez-vous) INDIQUER VOTRE DISPONIBILITÉ POUR D'AUTRES CHOSES (disponible, indisponible ) SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN TEXTE COMPLÉMENTAIRE INDIQUER ÉVENTUELLEMENT LES CONTACTS ASSOCIÉS INDIQUER ÉVENTUELLEMENT UNE CATÉGORIE D'ACTIVITÉ POUR VALIDER LE RENDEZ-VOUS Compléter les deux rendez-vous ci-dessus 4 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous. ouvrir un rendez-vous <double clic> sur le rendez-vous Déplacer un rendez-vous sélectionner le rendez-vous et le faire glisser avec la souris à son nouvel emplacement Modifier la durée sélectionner le rendez-vous et faire glisser le bord vertical droit ou gauche avec la souris Créer le rendez-vous comme suit puis essayer de le déplacer, le copier, modifier sa durée ; enfin, le remettre dans son état initial 52

54 5 METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS Les options de mises en forme sont celles du traitement de texte et sont affichées dans l'onglet du ruban. METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS : METTRE EN FORME LE TEXTE INSÉRER LES ÉLÉMENTS DÉSIRÉS MISE EN FORME DU TEXTE SÉLECTIONNÉ Modifier le rendez-vous et Attacher les fichiers "lettre" et "tableau" précédemment créés. 6 PERSONNALISER LES CATÉGORIES A la première utilisation d'une catégorie, Outlook propose de la personnaliser. Les catégories d'activité du calendrier sont liées à des couleurs et peuvent être personnalisées à tout moment. PERSONNALISER LES CATÉGORIES: SÉLECTIONNER UNE CATÉGORIE SAISIR LE NOUVEAU NOM 53

55 Vous pouvez à tout moment, modifier, supprimer ou créer des catégories INFOS personnaliser les catégories comme ci-dessus 7 PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS Il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques au rendez-vous. CARACTÉRISTIQUES : DANS LE RUBAN ONGLET POUR FIXER L'IMPORTANCE DU RENDEZ-VOUS POUR INDIQUER LA DISPONIBILITÉ DE L'AUTEUR NOTAMMENT EN CAS DE DEMANDE DE RÉUNION POUR ÉVITER D'AVOIR À RÉÉCRIRE UN RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE Tester les caractéristiques supplémentaires du rendez-vous. 54

56 B.. LA RÉUNIION La réunion est un concept difficile à gérer et grand consommateur de temps. Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où ceux-ci utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps 1 FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice à la "demande de réunion". FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION : DANS LE RUBAN ACCUEIL INDIQUER LES DESTINATAIRES INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION POUR ENVOYER LA DEMANDE la réunion est automatiquement créée dans le calendrier Outlook vous prévient si vous n'êtes pas libre aux dates et heures indiquées INFOS Envoyer une demande de réunion sur le modèle ci-avant aux autres participants 2 CRÉER UNE RÉUNION Il est aussi possible de créer la réunion dans le calendrier et à partir de là, d'y inviter des participants. CRÉER UNE RÉUNION : CRÉER LA RÉUNION COMME UN RENDEZ-VOUS 55

57 l'onglet s'affiche au lieu de l'onglet INDIQUER LES DESTINATAIRES INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION POUR ENVOYER LA DEMANDE la réunion est automatiquement créée dans le calendrier Créer une réunion sur le modèle ci-dessus. AFFICHER LA PLANIFICATION DU GROUPE si les calendriers des participants sont partagés, Outlook est en mesure d'afficher la disponibilité de ces derniers Afficher la planification de la réunion précédente. Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier INFOS 56

58 C.. LE CALENDRIIER Le calendrier, en tant qu'entité, va pouvoir être copié, déplacé, supprimé ou partagé. 1 CRÉER UN GROUPE Si plusieurs calendriers doivent être gérés, il peut être intéressant de les regrouper CRÉER UN GROUPE MENU ACCUEIL,, SAISIR LE NOM, Créer un groupe de calendriers nommé "EMPLOIS DU TEMPS" 2 CRÉER UN CALENDRIER Plusieurs calendriers avec des finalités différentes peuvent être créés. CRÉER UN CALENDRIER, SAISIR LE NOM DU NOUVEAU CALENDRIER POUR VALIDER Dans le groupe "EMPLOIS DU TEMPS" Créer deux nouveaux calendriers nommés "perso" et "pro" 3 AFFICHER UN CALENDRIER À partir du moment où plusieurs calendriers existent, il est possible de choisir lequel ou lesquels afficher. AFFICHER UN CALENDRIER DANS LE VOLET DE GAUCHE COCHER LE CALENDRIER À AFFICHER POUR VALIDER 57

59 Pour avoir une vue complète de l'emploi du temps d'une ou plusieurs personnes, plusieurs calendriers peuvent être affichés en même temps, côte à côte ou en superposition. AFFICHAGE EN SUPERPOSITION DANS LE VOLET DE GAUCHE <CLIC D> SUR LA LIGNE DU CALENDRIER, pour activer ou désactiver le mode superposition. la superposition est très pratique pour avoir une vue synthétique d'un emploi tu temps ATTENTION Lorsque vous créer un rendez-vous avec des calendriers en superposition, assurez-vous que le rendez-vous est créé dans le bon calendrier 4 MANIPULER DES RENDEZ-VOUS Si vous disposez de plusieurs calendriers, savoir copier ou déplacer des rendezvous ou des réunions de l'un à l'autre peut être pratique. MANIPULER DES RENDEZ-VOUS : AFFICHER LES CALENDRIERS CÔTE À CÔTE <FAIRE GLISSER> LES ÉVÉNEMENTS D'UN CALENDRIER À L'AUTRE POUR LES COPIER IDEM AVEC LA TOUCHE <MAJ> ENFONCÉE POUR LES DÉPLACER Déplacer tous les événements précédemment créés (RÉUNION ET RENDEZ-VOUS) du calendrier précédent dans les calendriers "perso" ou "pro" selon leur nature 5 AFFICHER LES JOURS FÉRIÉS Les jours fériés sont souvent des éléments importants de la gestion d'un emploi du temps qu'il soit personnel ou professionnel. Outlook permet de les intégrer. MENU FICHIER OPTIONS, Calendrier 58

60 Outlook 2010 COCHER "FRANCE" POUR VALIDER INFOS Il est aussi possible de rajouter d'autres éléments comme les vacances scolaires en allant chercher les éléments sur des sites spécialisés EXEMPLE Pour rajouter les vacances scolaires, Faîtes une recherche dans votre moteur de recherche préféré avec les mots clés comme "calendrier vacances scolaires Outlook" Vous trouverez plusieurs liens (EX: Télécharger le fichier des vacances scolaires Si le fichier est une archive, le décompresser Dans Outlook 2010, créer un nouveau groupe dans l onglet accueil, nommé Importer. menu Fichier, Options, Personnaliser le ruban, à la place de Commandes courantes, choisir Commandes non présentes sur le ruban, <clic g> sur Dans la liste de droite, <clic g> sur la ligne Accueil Calendrier, <clic g> sur, <clic g> sur la ligne Nouveau groupe (Personnalisé), <clic g> sur le bouton Renommer, saisir Importer/Exporter, <clic g> sur le bouton Ajouter >> et, <clic g> sur OK. <clic g> sur Désigner le fichier par Sélectionner le calendrier puis Cocher puis, puis puis s'il ne l'est pas déjà 6 PARTAGER UN CALENDRIER Partager son calendrier, c'est le rendre accessible aux autres. Outlook le permet uniquement si vous êtes connectés à un serveur Exchange (INCLUS DANS WINDOWS SERVER 2003 OU 2008) Le service commercial d'une entreprise compte un directeur, 4 commerciaux et une secrétaire. Chacun des commerciaux partage son calendrier. La secrétaire qui gère 59

61 EXEMPLE l'emploi du temps de son directeur a alors aussi accès aux emplois du temps des commerciaux : Le directeur sait à tout moment chez qui ils sont La secrétaire peut convoquer une réunion en quelques secondes sans risque qu'un participant lui dise qu'il est indisponible PARTAGER UN CALENDRIER: SÉLECTIONNER LE CALENDRIER <CLIC D> DESSUS, GLISSER SUR Partager, Partager le calendrier COCHER INDIQUER LES DESTINATAIRES ENVOYER le calendrier sera alors accessible par les destinataires AVANCÉ Si vous possédez un agenda Google, vous pouvez aussi utiliser l'outil de synchronisation Outlook/Google afin que chaque calendrier fasse une mise à jour automatique des modifications de l'autre (ADRESSE DE L'OUTIL : GOOGLECALENDARSYNC/ GOOGLECALENDARSYNC_INSTALLER.EXE) puis partager votre agenda Google. Il est aussi possible de n'envoyer qu'une vue du calendrier à un moment donné. ENVOYER UN CALENDRIER: <CLIC G> sur RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE POUR VALIDER une vue du calendrier au format ics est jointe au mail RENSEIGNER LE MAIL L'ENVOYER 60

62 Envoyer votre calendrier "pro" aux autres personnes présentes 7 AFFICHER UN CALENDRIER PARTAGÉ Il est pratique d'afficher les calendriers partagés dans un nouveau groupe. Ainsi, la recherche de date pour des réunions notamment, pourra se faire automatiquement. AFFICHER UN CALENDRIER PARTAGÉ: SAISIR LE NOM POUR VALIDER le calendrier s'affiche si le droit vous en a été donné 8 PUBLIER UN CALENDRIER Outlook permet de publier un calendrier sur internet, soit sur un emplacement spécifique ( ), soit sur un emplacement commun ( ). PUBLIER UN CALENDRIER SUR INTERNET: SÉLECTIONNER LE CALENDRIER Publier en ligne RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER le calendrier est maintenant accessible sur internet 61

63 INFOS Il est nécessaire de s'inscrire préalablement sur Microsoft Online (INSCRIPTION GRATUITE AVEC ADRESSE DE MESSAGERIE ET MOT DE PASSE) pour pouvoir utiliser ce service 62

64 Le destinataire, lorsqu'il recevra le message, pourra soit afficher le calendrier, soit s'y abonner. 63

65 V. LES CONTACTS C'est ici que sont gérées toutes les informations concernant les contacts. ACCEDER AUX CONTACTS : DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE A.. CRÉER UN CONTACT Les contacts ou les groupes de contact peuvent être créés simplement. CRÉER UN NOUVEAU CONTACT : <DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE CONTACT ou RENSEIGNER LES DIFFÉRENTES INFORMATIONS POUR ENREGISTRER LE CONTACT ET FERMER INFOS permet d'inclure dans la fiche la photo du contact (SI VOUS POSSÉDEZ CETTE DERNIÈRE) ON PEUT AUSSI DOUBLE CLIQUER SUR POUR INSÉRER UNE IMAGE L'ONGLET DONNE ACCÈS À TOUS LES ATTRIBUTS DE TRAITEMENT DE TEXTE NÉCESSAIRES 64

66 POUR METTRE EN FORME LES NOTES INFOS Un ruban spécifique permet alors de gérer le contact. On y retrouve beaucoup d'outils communs avec la messagerie Saisir le contact "François Legrand" tel que ci-dessus. Un moyen simple d'ajouter un contact est de le faire à partir de la messagerie. Ainsi, les informations connues peuvent être renseignées automatiquement et un lien est fait entre le contact et les messages adressés ou reçus. ENREGISTRER UN CONTACT DE MESSAGERIE: DANS LA MESSAGERIE, VOLET LISTE DE MESSAGES, SÉLECTIONNER LE MESSAGE DANS LE VOLET DÉTAILS, GLISSER SUR L'ADRESSE DE MESSAGERIE, PUIS Ajouter en tant que contact toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages. Inventez le cas échéant les éléments que vous ne connaissez pas 65

67 B.. CRÉER UN GROUPE DE CONTACTS ((LIISTE DE DIISTRIIBUTIION)) Un groupe de contacts est une liste de contacts homogène quant à la nature des envois. Par exemple, il peut y avoir une liste "fournisseurs", une liste "clients," une liste "personnel" CRÉER UN GROUPE DE CONTACTS : NOMMER LA LISTE MEMBRES DE LA LISTE DE DISTRIBUTION SÉLECTIONNER LES MEMBRES DE LA LISTE :, PUIS SUR À partir des contacts Outlook la liste des contacts s'affiche SÉLECTIONNER LES MEMBRES AVEC <CTRL> les contacts sélectionnés s'affichent à la suite POUR AJOUTER LES MEMBRES POUR ENREGISTRER LE GROUPE DE CONTACTS. Créer une liste de distribution nommée "personnel" dans laquelle vous mettrez toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages 66

68 C.. AFFIICHER LES CONTACTS Les contacts peuvent être affichés en fonction de leur nombre et des informations qu'ils contiennent de la manière la plus appropriée. AFFICHER LES CONTACTS : LA FLÈCHE AUTRES DANS LE GROUPE Affichage actuel. les contacts sont affichés selon le critère voulu AVANCÉ Chaque fiche contact est au format Vcard, ce qui permet de gérer chaque fiche contact comme une entité autonome. Ainsi, il est possible de joindre une fiche Vcard à la signature de l'émetteur CONTACTS LISTES Tester l'affichage des contacts selon les différentes modalités D.. ACTIIVIITÉ DES CONTACTS Outlook permet d'afficher toute l'activité liée à un contact : mails reçus ou envoyés, réunions ACTIVITÉ DES CONTACTS: OUVRIR LE CONTACT, puis DE L'ONGLET les événements liés à ce contact s'affichent <DOUBLE CLIC> SUR UN ÉVÉNEMENT POUR L'AFFICHER 67

69 INFOS Pour sélectionner les éléments à afficher dans les activités, faire un <CLIC D> sur le carnet d'adresses concerné (dans le volet gauche) et choisir Dans l'onglet, <CLIC G> sur et cocher les éléments à prendre en compte AVANCÉ Pour choisir les colonnes de données à afficher, faire un <CLIC D> sur une tête de colonne et choisir - faire alors glisser le champ requis à la position voulue Parcourir vos contacts, afficher leurs activités comme ci-dessus 68

70 E.. LA LOCALIISATIION DES CONTACTS Outlook propose aussi de situer géographiquement les contacts. LOCALISATION DES CONTACTS: OUVRIR LE CONTACT DE L'ONGLET une carte géographique s'affiche sur une page internet Essayez de localiser vos contacts (N'OUBLIEZ-PAS QU'IL FAUT AVOIR INDIQUÉ UNE ADRESSE POUR CELA) F.. JOIINDRE UN CONTACT Un contact peut être joint directement à partir de sa fiche. LOCALISATION DES CONTACTS: SÉLECTIONNER LE CONTACT ONGLET ACCUEIL, GLISSER SUR UN NUMÉRO DU CONTACT POUR L'APPELER (votre ordinateur doit être équipé d'un modem ou relié à un standard ip) 69

71 POUR LUI ENVOYER UN MAIL POUR L'INVITER À UNE RÉUNION Essayez de joindre vos contacts vos contacts par l'un ou l'autre de ces moyens(les ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES DOIVENT ÊTRE RENSEIGNÉS DANS LA FICHE) 70

72 VI. LES TÂCHES Il est souvent pratique de faire le point sur son travail en écrivant sur un papier la liste des choses à faire. Outlook permet de faire la même chose en mieux puisqu à chaque élément de la liste est lié une date de début et une date d'échéance. ACCEDER AUX TÂCHES : DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE Liste détaillée IL EXISTE D AUTRES MODES D AFFICHAGE ACCESSIBLES AVEC UN et un L UN DES ICÔNES CI-DESSOUS. 71

73 A.. CRÉER UNE TACHE La création de la tâche et de ses caractéristiques est la première étape. CRÉER UNE TACHE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT OU RENSEIGNER LES PARAMÈTRES DE LA TÂCHE créer une tâche comme ci-dessus pour le mois en cours INFOS <clic g> sur de l'onglet "tâche" permet d'enregistrer des informations complémentaires relatives à une tâche permettant éventuellement de la valoriser. 72

74 B.. MODIIFIIER UNE TACHE Une tâche peut évidemment être modifiée mais ses paramètres peuvent aussi être enrichis d'une affectation de la tâche à un contact ou d'une automatisation de la périodicité de la tâche lors de la création ou lors de la modification. MODIFIER UNE TÂCHE : <DOUBLE CLIC> SUR LA TÂCHE AFFECTER UNE TÂCHE : LA TÂCHE ÉTANT OUVERTE RENSEIGNER LE DESTINATAIRE le message avec la tâche à accomplir et ses caractéristiques est envoyé au destinataire Modifier la tâche précédemment créée en l'affectant à votre voisin Lui envoyer le mail Une tâche répétitive n'a pas besoin d'être recréée à chaque fois. 73

75 AUTOMATISER UNE TÂCHE : CRÉER LA TÂCHE RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS POUR VALIDER l'information s'affiche dans la tâche : Modifier la tâche précédemment créée de telle manière qu'elle figure tous les mois à échéance du 15 C.. TERMIINER UNE TÂCHE Il faut bien tenir à jour les tâches en cours et les tâches terminées afin que les tâches en retard notamment soient bien mises en évidence. TERMINER UNE TÂCHE : DANS LA FENÊTRE D'ACCUEIL DE OUTLOOK : COURRIER À GAUCHE COCHER LA CASE DE LA TÂCHE TERMINÉE les tâches terminées sont en gris et barrées 74

76 Indiquer la tâche précédente comme "terminée" D.. AFFIICHER LES TACHES Les tâches peuvent être affichées de différentes manières. MODIFIER L'AFFICHAGE DES TÂCHES : DANS L ONGLET ACCUEIL, L UN DES ICÔNES CI-DESSOUS. Faire varier les types d'affichage Les tâches peuvent être classées dans des catégories ; il est possible d'en INFOS assurer un suivi et leur contenu peut être rendu privé (GROUPE OPTIONS DE LA TÂCHE) Tester les options décrites ci-dessus 75

77 VII. LES NOTES Il est pratique de pouvoir afficher l'équivalent des "post-it" avec Outlook. ACCEDER AUX NOTES : LE BOUTON Notes DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE A.. CRÉER UNE NOTE La procédure est identique à celle des autres modules. CRÉER UNE NOTE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT OU RENSEIGNER LA NOTE POUR FERMER LA NOTE 76

78 INFOS La note peut être déplacée sur le bureau de Windows en la faisant simplement glisser créer une note comme ci-dessus la déplacer sur le bureau l'afficher au premier plan B.. MODIIFIIER LES CARACTÉRIISTIIQUES La note peut être caractérisée par une couleur particulière ; elle peut aussi être affectée à une catégorie ou transférée à un contact. CARACTÉRISTIQUES DE LA NOTE : <CLIC D> SUR LA NOTE FERMÉE OU OUVERTE MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES À L'ANGLE HAUT-GAUCHE DE LA NOTE changer la couleur de la note créée précédemment et la classer dans une catégorie C.. AFFIICHER LES NOTES L'affichage des notes peut être personnalisé. MODIFIER L'AFFICHAGE : LE BOUTON Autres UN DES ICÔNES PRÉSENTS CI-DESSOUS. DANS LE GROUPE Affichage actuel 77

79 Modifier l'affichage des notes VIII. GERER LES FICHIERS OUTLOOK Outlook présente l'avantage de contenir tous les éléments évoqués dans un seul fichier. Ceci est particulièrement pratique pour la sauvegarde des données. INFOS Le fichier Outlook se situe par défaut à l'emplacement suivant : C:\Users\NomUtilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook Il est de la forme.pst A.. CRÉER UN FIICHIIER OUTLOOK Un fichier Outlook peut être créé en n'importe quel emplacement. Il est nécessaire si deux fichiers sont en ligne d'indiquer lequel sera celui par défaut. CRÉER UN FICHIER OUTLOOK : GLISSER SUR INDIQUER L'EMPLACEMENT DU FICHIER (tout en base de la liste) LUI DONNER UN NOM ET LE CAS ÉCHÉANT UN MOT DE PASSE POUR VALIDER 78

80 Créer dans le dossier "documents" un nouveau fichier Outlook nommé "essai" B.. DÉFIINIIR LE FIICHIIER PAR DÉFAUT Une fois le fichier créé, il faut définir le fichier qui sera utilisé par défaut; si vous voulez notamment changer de fichier Outlook, il est nécessaire d'indiquer qu'il n'est plus le fichier par défaut avant de pouvoir le supprimer dans Outlook. FICHIER PAR DÉFAUT : DANS LE MENU FICHIER INFORMATIONS, PUIS SUR Paramètres du compte L ONGLET SÉLECTIONNER LE FICHIER il faut redémarrer Outlook pour que les modifications soient prises en compte Définir comme par défaut le fichier "essai" précédemment créé 79