PV CHSCT. Le procès-verbal est un document administratif, une pièce officielle. Le procès-verbal à pour objet de prendre actes des,

Transcription

1 PV CHSCT Le procès-verbal est un document administratif, une pièce officielle. Le procès-verbal à pour objet de prendre actes des, Informations transmises au CHSCT, Avis émis par le CHSCT lors des consultations de ses membres, Décisions prises par le CHSCT, notamment : à la suite des missions mises en place et pour mettre en place de nouvelles missions d enquête et d analyses de conditions de travail, Situations de risques professionnels mises en lumière ou analysées par le CHSCT, Propositions d amélioration des conditions de travail faites en réunion suite à ses analyses, Suites données à ces propositions, Des positions des uns et des autres sur ces propositions, Résultats et les décisions qui ont suivi ses inspections. Le procès-verbal, établi par le secrétaire du CHSCT, fait foi jusqu à la preuve du contraire. Ce procès-verbal de réunion est donc un document important. La rédaction du PV Chaque réunion du CHSCT doit donner lieu à l'établissement d'un procès-verbal. Même si le code du travail ne le précise pas expressément, il revient au secrétaire de rédiger le procèsverbal. (Lettre CTI DRT no 456, 25 janv. 1984) L'adoption du procès-verbal d'une réunion au cours de la réunion suivante n'est pas obligatoire. Compte tenu de la périodicité trimestrielle des réunions du CHSCT, cette adoption n'est pas forcément utile. Sauf si un événement particulier le justifie, le CHSCT ne se réunit en séance plénière qu'une fois par trimestre. Or, subordonner l'affichage et la

2 diffusion du PV du CHSCT à son adoption au cours de la réunion trimestrielle suivante retarderait beaucoup trop le moment auquel les salariés seront informés de ce qui s'est dit, passé et décidé en réunion. Dans bien des cas, l'information serait déjà largement périmée. On ne peut vraiment pas attendre l'adoption du PV au cours de la réunion du trimestre suivant pour informer les salariés. Le procès-verbal est communiqué aux membres du CHSCT. Son affichage n'est pas prévu par le code du travail, le CHSCT ne disposant pas légalement de panneaux d'affichage. Il est cependant préférable de trouver, par accord entre le chef d'établissement et le CHSCT, un moyen d'informer périodiquement les salariés des travaux et des délibérations du CHSCT (mise en place d'un panneau d'affichage CHSCT, diffusion du procès-verbal par , utilisation du réseau intranet de l'entreprise, etc.). Informations confidentielles Il faut veiller à ce que n'apparaissent pas sur l'exemplaire destiné à l'affichage des informations confidentielles ou données comme telles par l'employeur. Pas d'informations confidentielles, pas d'informations d'ordre privé. Un PV ne doit pas : contenir d'informations données comme confidentielles. Il faut pourtant avoir une trace écrite de la réunion. D'où l'idée de faire 2 PV. Un, qui sera diffusé et qui aura été purgé des informations confidentielles. Un, qui sera complet et qui sera conservé dans les archives ; porter atteinte à la vie privée. Par exemple, les membres du CHSCT peuvent recevoir des informations sur l'état de santé d'un salarié dans le cadre d'une réunion consécutive à un accident du travail. Il ne faudra pas les reprendre dans le procès-verbal L'information des salariés commence déjà par la diffusion des procès-verbaux de réunion ou d'un simple compte rendu. C'est le minimum à faire. Et ce, qu'il s'agisse des réunions trimestrielles ou de réunions extraordinaires.

3 Tant que les informations ne sont pas confidentielles, un représentant du personnel au CHSCT peut toujours rendre compte à ses collègues ce qui s'est dit en réunion. Diffusion du PV Sur un plan juridique, le secrétaire du CHSCT pourrait donc diffuser son PV de réunion dès qu'il en a achevé la rédaction. Le procès-verbal est communiqué aux membres du CHSCT. Son affichage n'est pas prévu par le code du travail, le CHSCT ne disposant pas légalement de panneaux d'affichage. Il est cependant préférable de trouver, par accord entre le chef d'établissement et le CHSCT, un moyen d'informer périodiquement les salariés des travaux et des délibérations du CHSCT (mise en place d'un panneau d'affichage CHSCT, diffusion du procès-verbal par , utilisation du réseau intranet de l'entreprise, etc.). En pratique, avant d'en arriver à la phase de diffusion, il faut prévoir une procédure qui permettra à chaque participant à la réunion de relire le procès-verbal. Il est en effet nécessaire de permettre à tous les membres du comité, y compris au président, de vérifier que les débats ont bien été retranscrits et que les propos qu'on lui prête dans le PV correspondent bien à ce qu'il a dit en réunion. Il revient à la majorité des membres du CHSCT définir ces modalités. Schématiquement, on peut donc s'organiser de la manière suivante : dans le délai qui lui est éventuellement imparti par le règlement intérieur du CHSCT, le secrétaire du comité rédige ou fait rédiger par un prestataire externe un projet de procèsverbal de réunion ; ce projet est ensuite adressé pour relecture à tous les membres du comité. Le secrétaire a tout intérêt à leur imposer un délai maximum pour lui faire part de leurs remarques, demandes de rectification, etc. ; le secrétaire finalise le procès-verbal à partir des éventuelles remarques et demandes de rectification des autres membres. Il s'assure que tous sont d'accord. Si c'est le cas, il diffuse le PV selon les modalités fixées par le CHSCT : affichage, diffusion par mail, utilisation de l'intranet de l'entreprise, distribution aux salariés, etc.

4 Si le comité y tient particulièrement, rien ne lui interdira d'adopter officiellement le PV ainsi diffusé en début de la réunion du trimestre suivant. Compte rendu et PV On peut procéder autrement en s'inspirant de la pratique de certains CE qui consiste à diffuser un compte rendu (n'ayant pas la valeur juridique d'un PV) reprenant les informations essentielles sans attendre l'adoption du PV. L'employeur ne peut pas s'y opposer. Il y a une grande différence entre un compte-rendu et un procès-verbal. Le compte-rendu d une réunion n est pas une pièce officielle. C'est un outil de communication. Il a un destinataire identifié (le syndicat, le CE, le personnel). Il peut être rédigé librement par celui qui souhaite l écrire et sous sa seule responsabilité. Il est informatif, et donne souvent un avis particulier, il ne prétend habituellement pas à l exhaustivité. Un compte-rendu gagne à être diffusé aussitôt après la réunion, car la qualité première d une information est d être pertinente, utile, actuelle. Le compte-rendu tiendra généralement sur une page, il sera facile et agréable à lire dans sa forme. Personne ne peut s'opposer à la réalisation des comptes-rendus ils n'engagent que leurs auteurs. Faites connaître votre activité en faveur des conditions de travail et donc en faveur de la santé et de la sécurité au travail. Vous pouvez certainement être plus efficace, même en faisant moins, si vous le faites mieux savoir. Rien n'interdit aux membres syndiqués du CHSCT de rédiger un compte rendu de la réunion et de l'afficher sur les panneaux syndicaux. Mais attention, car ce genre de communication syndicale ne doit pas être confondue avec le PV. Par exemple, un tract syndical ne peut pas reproduire l'intégralité des débats (CA Paris, 14e ch., 15 mars 1988, no 87/15074). Les PV sont tenus à la disposition de l'inspecteur du travail, du médecin inspecteur du travail et des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale ( C. trav., art. R ). De son côté, le comité peut les communiquer à certaines personnes tenues au secret professionnel : avocat, expert agréé, etc. Si nécessaire, ils peuvent être produits en justice. L importance du procès verbal est considérable. C'est l'histoire du comité, et celle de l'entreprise, qui s'y écrivent. Leur conservation permet de retrouver les divers engagements. Parfois, on a besoin de les ressortir pour vérifier les propos tenus par l'employeur à l'époque

5 d'une restructuration. Ces archives peuvent permettre aux nouveaux membres du comité de mieux comprendre ce qui s'est passé avant leur prise de fonction et d'informer les experts si cela s'avérait nécessaire.