ÉVÉNEMENTS DE GRANDE ENVERGURE

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1 ÉVÉNEMENTS DE GRANDE ENVERGURE ÉVÉNEMENTS DE GRANDE ENVERGURE Conseils et liste de contrôle Conseils et liste de contrôle 1. Pour commencer: Avez-vous réfléchi à un budget précis pour votre mariage? Avez-vous dressé une liste des invités? Avez-vous pris contact avec notre coordinateur spécialisé dans l organisation des mariages? Avez-vous créé une liste de souhait de cadeaux et vous êtes-vous inscrits sur une liste de mariage. Avez-vous fixé une date et un horaire précis, ainsi que quelques dates alternatives en cas de non disponibilité? Où voulez-vous que votre événement se déroule: avez-vous un pays ou une ville spécifique en tête? Combien de chambres (total exact ou approximatif) pensez-vous réserver? Avez-vous réfléchi aux repas et aux rafraîchissements? Aurez-vous besoin d un équipement audiovisuel? Quel pourcentage de votre budget souhaitez-vous consacrer: Aux chambres des invités À l espace de réunion Aux repas et aux boissons À la location d équipement audiovisuel Avez-vous établi les horaires du mariage? 2. Trouver le bon lieu: Quel type de réunion souhaitez-vous organiser? Avez-vous défini votre budget? Quelle est la distance maximale que vous souhaitez parcourir entre l aéroport le plus proche et l hôtel? Aurez-vous besoin d espaces de réunion ou de chambres accessibles aux personnes handicapées? Avez-vous besoin de fournir des voitures de location ou des taxis aux participants? À propos du parking à l hôtel : de combien de places avez-vous besoin? Avez-vous pensé aux horaires de passage et au prix pour un service de navette? Y a-t-il suffisamment de vols desservant la destination qui soient adaptés aux horaires de l événement? 1/6

2 Allez-vous arriver en haute saison ou en basse saison? Avez-vous recherché le lieu approprié parmi nos 375 établissements situés dans le monde entier? Nous avez-vous soumis un «appel d offre» précisant tous vos critères? 3. Chambres pour les invités: Combien de chambres (total exact ou approximatif) pensez-vous réserver? Avez-vous confirmé les dates d arrivée et de départ? Avez-vous une préférence pour certains types de chambres (simples, doubles, communicantes, etc.) Souhaitez-vous que les chambres soient proches les unes des autres sur un même étage? Les participants vont-ils s occuper eux-mêmes de leur réservation, ou une seule et même personne va se charger d effectuer toutes les réservations pour le groupe? Est-il important qu il y ait un accès Wi-Fi dans les chambres? 4. Outil événementiel (page Internet personnalisée pour le groupe): Aurez-vous besoin d un site Internet personnalisé pour le groupe? Si oui, parlez-en à votre interlocuteur référent parmi l équipe commerciale. Après l enregistrement des participants, demandez à l hôtel une copie de la liste des chambres sur laquelle apparaissent les noms des participants et leur numéro de chambre. Cela vous permettra de savoir où se trouve chacun des membres du groupe en cas d urgence. 5. Espace de réunion: Combien de personnes vont participer? Quel type de salle de réunion recherchez-vous? Aurez-vous besoin d un seul espace ou de plusieurs pièces séparées? Avez-vous regardé la disposition de l espace de réunion de l hôtel? Avez-vous défini les horaires pour la réunion? Si l événement est programmé sur plusieurs jours, les horaires de début et de fin de réunion vont-ils varier d un jour à l autre? 2/6

3 Avez-vous réfléchi à la disposition des sièges dans la salle : configuration de type réception, théâtre, salle de classe, conférence, banquet, en U, etc.? Avant de venir inspecter les lieux, demandez à l hôtel de disposer la salle de réunion comme vous le souhaitez. Vous pourrez ainsi mieux vous rendre compte de sa fonctionnalité. De quel type d équipement audiovisuel aurez-vous besoin? Notre pack audiovisuel correspond-il à vos besoins? Aurez-vous besoin d un podium et d un micro? Avez-vous réfléchi au déroulement précis de l événement? Aurez-vous besoin de tableaux à feuilles, de tableaux blancs, de carnets, de stylos et de marqueurs? Avez-vous pensé à nous demander de préparer la salle et d installer l équipement avant le début prévu de la réunion? Aurez-vous besoin d un téléphone avec haut-parleur? Vous êtes-vous renseignés sur les frais facturés pour les conférences téléphoniques? Un service Internet est-il nécessaire? Si oui, de combien de ports aurez-vous besoin et avez-vous calculé le coût? 6. Nourriture et boisson: Combien de personnes vont-elles manger et boire? Avez-vous fixé les horaires des repas et des pauses café? Avez-vous choisi un menu et une carte des boissons? Aurez-vous besoin d une salle supplémentaire pour les pauses? Si les repas et les boissons sont servis pendant la réunion, cela peut-il être fait sans en déranger son déroulement? Voulez-vous que du café ou de l eau soient servis pendant la réunion? Certains des participants ont-ils des exigences diététiques particulières? Quels sont les tarifs des repas et boissons? 7. Facturation et paiement: Qui est en charge du paiement des chambres et de l espace de réunion? Comment souhaitez-vous que les extras (appels téléphoniques, service en chambre, etc.) soient facturés? Comment sera effectué le paiement du solde? Qui sera autorisé à apporter des modifications à la réunion si celles-ci entrainent des frais supplémentaires? 3/6

4 Est-il nécessaire de verser des arrhes? Si oui, comment les paiements vont-ils s échelonner? Souhaitez-vous établir une facture globale auprès de l hôtel? Si oui, quelles dépenses peuvent être ajoutées, et qui sera autorisé à effectuer des changements? 8. Extras: Le stationnement à l hôtel est-il payant? L hôtel propose-t-il un service de navette vers et depuis l aéroport? Y a-t-il des frais de réservations? Aurez-vous besoin de chambres, d espaces publics ou de salles de réception bénéficiant d un accès handicapés? Les intervenants ont-ils été invités? Avez-vous prévu des invitations avec un formulaire de réponse permettant aux invités et aux participants de noter leurs besoins particuliers s ils en ont? L hôtel a-t-il connaissance des horaires de livraison et de collecte pour les fournisseurs externes? Quels sont les tarifs de services bureautiques tels que l utilisation d un photocopieur? Avez-vous trouvé des occupations à proximité de l événement pour occuper les invités avant et après la réunion? 9. Touches finales: Trois mois avant l événement Avez-vous actualisé votre réservation en précisant le nombre exact de participants et le nombre exact de salles de réunion et de chambres dont vous aurez besoin? La signalisation et les documents ont-ils été créés? Les cadeaux d accueil et de bienvenue ont-ils été commandés ou achetés? Avez-vous commencé à préparer une «liste des choses à faire» précisant les tâches affectées à des personnes responsables? Avez-vous prévu un plan de secours en cas d imprévu, comme l absence d un intervenant pour cause de maladie? Les participants ont-ils reçu leurs invitations? Pouvez-vous confirmer le nombre exact d invités et de participants à l événement? Un mois avant l événement Avez-vous confirmé vos besoins pour les repas et menus? Avez-vous vérifié que vos intervenants sont prêts pour leur présentation et pour la production de documentation utilisée lors de l événement? 4/6

5 Vos intervenants ont-ils besoin d équipement technique Les intervenants auront-ils besoin d un transport jusqu à et depuis l hôtel? Avez-vous fixé une date butoir pour l impression de toute documentation? L hôtel dispose-t-il de la liste des chambres et des détails pour toute demande spéciale? Avez-vous programmé une pré-réunion avec votre interlocuteur attitré pour revoir en détail le programme? Avez-vous préparé un communiqué de presse pour votre événement? Une semaine avant l événement Avez-vous prévu l envoi de tout le matériel nécessaire pour la réunion 48h avant votre arrivée et en avez-vous informé l hôtel? Avez-vous pris des dispositions pour que tout le matériel soit renvoyé à votre bureau après l événement? Avez-vous une copie de secours intégrale de tous les documents imprimés? Avez-vous confirmé toutes les livraisons et toutes les collectes? Les badges portant le nom des participants sont-ils prêts? Un communiqué de presse a-t-il été adressé auprès de contacts clés? Avez-vous prévu une pochette d informations pour le personnel détaillant le déroulement de l événement et les coordonnées des participants? Lorsque vous arrivez sur les lieux / 1 jour avant l événement Avez-vous programmé une pré-réunion avec votre interlocuteur attitré pour revoir en détail le programme? Tout le matériel est-il bien arrivé et en bon état? Une heure avant l événement Les salles prévues pour l événement sont-elles prêtes? Le personnel d accueil est-il sur les lieux et a-t-il été correctement briefé? 10. Après l événement: Avez-vous programmé une réunion de débriefing de l événement avec votre interlocuteur attitré? Avez-vous rempli le formulaire d évaluation? La facture est-elle en ordre? Avez-vous payé vos prestataires extérieurs? Avez-vous envoyé des mots de remerciement aux intervenants et aux sponsors? Êtes-vous prêt à faire un compte rendu en vue du prochain événement? 5/6

6 Remarques: 6/6