Stages Erasmus à l étranger

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1 Stages Erasmus à l étranger HAUTE ECOLE GALILEE ISSIG Institut Supérieur de Soins Infirmiers Galilée BROCHURE ERASMUS PARTIE 2. MODALITES PRATIQUES NOVEMBRE 2012 Institut Supérieur de Soins Infirmiers Galilée Rue Royale Bruxelles Tél : +32/2/ (secrétariat) Tél : +32/2/ (Mme Raveschot) 1

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3 TABLE DES MATIERES 1. Ce que tu dois savoir... : p. 4 - sur le programme Erasmus / Erasmus Belgica / Fame p. 4 - sur la sélection des étudiants candidats p. 4 - quelques informations importantes à connaître p. 5 - la Charte Universitaire Erasmus p. 6 - les droits et devoirs des étudiants p Les bourses et aides financières p Démarches que tu dois effectuer : p. 10 Procédure en 8 temps p Poser ta candidature p Prendre tes renseignements p Confirmer ton projet de mobilité & organiser ton stage en mobilité p Rentrer ton dossier de mobilité p Signer tes conventions de stage p Faire parvenir ton partage d'expérience, en cours de stage p Compléter ton dossier de mobilité, en fin de stage p Participer au «Midi Erasmus» p Quelques précisions pédagogiques p Qualité, transparence et gestion des plaintes p Tu désires des renseignements complémentaires? p En résumé, ce que tu dois faire et à quel moment... p. 21 Annexe 1 Mobilité et assurances p. 23 Annexe 2 Règlements Académiques concernant la mobilité p. 26 3

4 STAGES ERASMUS ERABEL MOBILITE FAME A L ISSIG MODALITES PRATIQUES 1. CE QUE TU DOIS SAVOIR... PROGRAMME ERASMUS Il s agit d un programme de mobilité financé par la Commission européenne qui soutient les mobilités dans l espace européen. PROGRAMME ERASMUS BELGICA (ERABEL) Il s agit d un programme à l initiative du Fonds Prince Philippe, qui soutient les mobilités au sein de la Belgique, entre les communautés (française flamande germanophone). Site de référence : PROGRAMME DE MOBILITE FINANCE PAR LE FAME Le FAME est le Fonds d aide à la mobilité, au sein de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Il stimule, encourage et soutient financièrement la mobilité étudiante. SELECTION DES ETUDIANTS CANDIDATS Un nombre de bourses limité est disponible, ce qui implique que pour avoir l opportunité de partir, il te faut être sélectionné. Pour cela, tu dois : o Etre inscrit à l ISSIG en 3 ième année de bachelier en soins infirmiers ou en 4 ième année de bachelier en soins infirmiers spécialisé. o Etre étudiant régulier à l ISSIG à la signature du contrat de formation pour ton stage en mobilité et pendant toute la durée de ton stage en mobilité. o Manifester ta motivation, attestée par le biais d une lettre circonstanciée qui fait référence à ton projet professionnel. o Posséder une connaissance suffisante de la langue du pays d accueil ou d une langue internationale pratiquée dans l organisme d accueil (langue véhiculaire de ton stage en mobilité). Il t est néanmoins possible de suivre des cours de langues ; informe-toi des modalités auprès de Mme Raveschot, coordinatrice Erasmus au bureau international de l'issig. 4

5 POUR LES ETUDIANTS INSCRITS EN BSI o Etre un étudiant n ayant pas de crédits résiduels au cours de l année académique de réalisation de ton stage en mobilité. o Posséder une maîtrise des enseignements de 1 ière et 2 ième BSI, maîtrise attestée par ton dossier d évaluation et validée par la cellule internationale de l ISSIG. INFORMATIONS PRATIQUES o o o o o o o o Au cours de tes études, tu ne peux effectuer qu 1 seule mobilité Erasmus stage et ne bénéficier que d 1 mobilité financée par le programme Erasmus Belgica ou par le FAME. Tu choisiras pour un stage Erasmus une destination européenne reconnue par l Agence Erasmus (renseignes-toi auprès de Mme Raveschot). Ton stage sera d une durée minimale de 3 mois (soit au minimum 91 jours). Ton séjour sera planifié au second semestre, généralement de février à avril. La Haute Ecole ne te couvre qu en responsabilité civile. Tu dois donc apporter la preuve de ton affiliation à une assurance maladie/soins de santé + une assurance rapatriement valables dans le pays d accueil et pour toute la durée de ton stage. Tu devras toi-même organiser ton séjour (voyage - logement). Tu bénéficieras d une reconnaissance académique du nombre d ECTS (European Credits Transfer System) réalisés à l étranger. Ta mobilité stage sera mentionnée dans un supplément à ton diplôme. 5

6 CHARTE UNIVERSITAIRE ERAMUS La Haute Ecole Galilée adhère à la Charte Universitaire Erasmus 1. De par son adhésion, elle s est engagée à gérer la mobilité en conformité avec la méthodologie Erasmus. De cet engagement découle également une série de droits et de devoirs pour toi, en tant qu étudiant. TES DROITS EN TANT QU'ETUDIANT ERASMUS SONT ENTRE AUTRES 2 : o L obtention, avant ton départ, d un contrat de formation signé par les 3 parties concernées, c est-à-dire : La Haute Ecole Galilée l institution d accueil et toi en tant qu étudiant. Ce contrat de stage détaille le programme de ton stage et le nombre de crédits que tu vas obtenir. o La pleine reconnaissance, par la Haute Ecole Galilée, des crédits obtenus pendant ton séjour Erasmus, conformément à ton contrat de formation et par le biais des ECTS (European Credits Transfer System). TES DEVOIRS EN TANT QU'ETUDIANT ERASMUS SONT ENTRE AUTRES DE (D ) 2 : o o o o o Effectuer l intégralité de la période de stage comme convenu. Respecter les règles et obligations de ton contrat de formation. Veiller à ce que toute modification au contrat de formation soit approuvé par la Haute Ecole Galilée et par l institution d accueil dans les plus brefs délais (10 jours ouvrables après la modification). Respecter les règles et règlements de ton institution d accueil. Rédiger, à ton retour, un rapport concernant ton séjour à l étranger. (1) Les étudiants qui bénéficient d une bourse Erabel ou FAME sont soumis aux mêmes droits et devoirs. (2) Pris au sens européen, le terme «université» concerne au niveau belge tant les Hautes écoles que les universités qui bénéficient d une reconnaissance Erasmus à travers l adhésion à la charte. 6

7 2. LES BOURSES ET LES AIDES FINANCIERES TOUTES LES INFORMATIONS D ORDRE FINANCIER SONT COMMUNIQUÉES DE BONNE FOI MAIS SOUS RÉSERVE! «Les étudiants peuvent obtenir une bourse pour les aider à couvrir les frais de voyage et de séjour occasionnés au cours de leur période d étude à l étranger.» (Aef-Europe) La somme totale des bourses pour la Haute Ecole est calculée sur base des réalisations des 3 dernières années. Cette somme globale est donc allouée à HEG et doit ensuite être répartie entre les différents départements de HEG. Le nombre de bourses varie d une année à l autre. De plus, le montant des bourses varie aussi (parfois sensiblement) d une année à l autre en fonction des raisons inconnues, à savoir : o le montant des sommes reçues par HEG, montant qui fluctue d une année à l autre ; o la répartition des montants disponibles pour HEG entre les différents départements, qui se fait en fonction de critères validés par le collège de direction et qui peuvent varier d une année à l autre ; o les montants disponibles pour chaque étudiant, qui dépendent du nombre de candidats ; o les informations relatives aux budgets disponibles, qui sont parfois communiquées fort tardivement. PRATIQUEMENT : Pour recevoir une bourse, il faut qu'il y ait dans le chef de l'étudiant à la fois dépaysement et délocalisation. o On entend par dépaysement : le fait de réaliser un stage en mobilité dans un autre pays que son pays d'origine. o On entend par délocalisation : le fait de loger ailleurs que chez soi. L'étudiant qui ne répond pas à l'un ou aux 2 de ces critères peut être sélectionné comme étudiant Erasmus 3 mais ne pourra pas bénéficier d'une aide financière. Il sera cependant quand même considéré comme étudiant Erasmus. Les bourses sont payées en 2x : o 80% avant le stage (dans le mois qui précède le départ) o 20% après le stage, sous réserve d un dossier administratif en ordre. «Le programme Erasmus prévoit une bourse moyenne mensuelle de 200 euros / mois» (Aef- Europe). «Le montant minimum des bourses Erasmus est fixé à 0 euros / mois» (Aef-Europe) «Le programme Erabel prévoit un forfait de bourse de 100 euros, indépendamment de la distance entre les 2 institutions ou du lieu de stage.» (Aef-Europe) (3) Les étudiants Erabel ou FAME sont soumis aux mêmes règles. 7

8 Une allocation supplémentaire mensuelle maximale de 100 euros / mois est attribuée aux étudiants Erabel qui prouvent qu ils ont des frais de logement spécifiques pendant la durée de leur stage. Le montant exact de cette allocation «logement» dépend des sommes mises à disposition de la Haute Ecole par le Conseil Supérieur de la mobilité et du nombre d étudiants. Il est possible que certains étudiants bénéficiant d une bourse Erabel puissent bénéficier d une bourse complémentaire du FAME. L étudiant ne doit pas en faire la demande. C est la Haute Ecole qui, une fois avisée des montants dont elle dispose, partage et informe les étudiants concernés des éventuels suppléments qui leur sont attribués. A SAVOIR : L ATTRIBUTION D UNE BOURSE FAME EN COMPLÉMENT D UNE BOURSE ERABEL N EST PAS AUTOMATIQUE! HEG DOIT EN EFFET RESPECTER DE NOMBREUX CRITÈRES ET LES FONDS MIS À DISPOSITION SONT LIMITÉS ET EXTRÊMEMENT SOLLICITÉS! «Le FAME prévoit une bourse mensuelle de 150 euros à 600 euros maximum / mois» (Aef- Europe). La politique de la Haute Ecole est d attribuer des bourses FAME prioritairement aux étudiants boursiers. TOUS LES MONTANTS ET TOUTES LES INFORMATIONS RELATIVES AUX BOURSES SONT SUJETS À CHANGEMENT ET SONT DONNÉS UNIQUEMENT À TITRE INFORMATIF. LES MONTANTS EXACTS VARIENT D UNE ANNÉE À L AUTRE. L Agence aef-europe demande que «La procédure relative à l attribution des bourses soit claire, juste, transparente, équitable, cohérente et documentée». (Aef-europe) A l ISSIG, la cellule internationale examine les dossiers de tous les étudiants candidats et propose une répartition des montants disponibles en fonction des budgets disponibles et du nombre de candidats. Celle-ci doit ensuite être approuvée par le Conseil de catégorie de l'issig. Chaque étudiant sera ensuite averti personnellement. Le montant des bourses est modulé en fonction de différents indicateurs ; les clés de répartition utilisées à l ISSIG sont à ce jour (sous réserve de modification) : 1. Le niveau de revenus 2. Le coût du voyage 3. Le coût de la vie sur place 4. Les cours de langues 5. Le fait de bénéficier ou non de facilités fournies par l organisme d accueil (trajets, logement, nourriture, ) Le critère 1. est prépondérant. Il est objectivé par le biais de 2 critères : être étudiant réputé boursier (3) ou être étudiant réputé «de condition modeste» (4). Le critère 3. est objectivé par le tableau du coût de la vie, reçu de l agence aef-europe.be 8

9 CE QUE TU DOIS ABSOLUMENT SAVOIR : Si tu es étudiant «boursier» 3 ou «de condition modeste» 4, précise-le à Mme Raveschot et joins l attestation concernée, en guise de preuve, à ton dossier de mobilité. L argent mis à disposition de HEG est parfois versé fort tardivement. L ISSIG ne pourra te verser ta bourse que dans la mesure où son propre compte a été crédité. Par conséquent, le paiement de ta bourse risque de subir des retards, parfois sérieux! A titre exceptionnel, et sur base d un dossier de motivation, il est possible de solliciter une aide financière / une avance auprès du Conseil social de l ISSIG (la démarche est personnelle et appartient à l'étudiant et la réponse appartient au Conseil social). Les étudiants souffrant d un handicap sévère ou ayant des besoins spécifiques exceptionnels peuvent bénéficier de subventions adaptées. L Agence nationale Erasmus examinera chaque cas individuellement afin de trouver une solution financière adaptée. Les étudiants concernés sont invités à se faire connaître auprès de Mme Raveschot et à fournir à Mme Raveschot une lettre comprenant les explications et tout autre document nécessaire afin que le dossier soit le plus complet possible (preuves administratives,...). Attention au délai pour déposer ce dossier: au plus tard le 01 NOVEMBRE Le dossier sera ensuite transmis par Mr Kuypers, Coordinateur Erasmus de HEG, à l Agence pour assurer un suivi adéquat. (3) Est réputé «boursier» l étudiant qui fait la preuve qu il a bénéficié d une allocation d études de la Communauté française pendant l année qui précède son départ et qui répond pour l année du départ aux critères académiques d octroi des mêmes allocations. L attestation qui est intégrée au dossier administratif de l étudiant fait office de preuve. (4) Est réputé «étudiant de condition modeste» l étudiant qui a obtenu ce statut au sein de la Haute Ecole, eu égard aux critères imposés par la Communauté Française, pendant l année qui précède son départ, dans notre cas en 2e année. Le formulaire d octroi de ce statut qui figure dans le dossier administratif de l étudiant fait office de preuve. 9

10 3. DEMARCHES QUE TU DOIS EFFECTUER Règles essentielles à suivre pour réussir ton projet : 1. Démarre l organisation de ton projet à temps. 2. Respecte les délais imposés par l école. 3. Aucun rappel ne sera fait! PROCEDURE EN 8 TEMPS 1. POSER TA CANDIDATURE 2. PRENDRE TES RENSEIGNEMENTS 3. CONFIRMER TON PROJET ET ORGANISER TON SEJOUR 4. RENTRER TON DOSSIER DE MOBILITE, avant de partir 5. SIGNER TES DOCUMENTS DE CONVENTION 6. FAIRE PARVENIR TON PARTAGE D'EXPERIENCE, en cours de stage 7. COMPLETER TON DOSSIER DE MOBILITE, à ton retour 8. PARTICIPER AU «MIDI ERASMUS» 1. TU POSES TA CANDIDATURE En vue d être sélectionné, tu dois poser ta candidature au moyen d une lettre de motivation circonstanciée et argumentée qui fait explicitement référence à ton projet professionnel. o Si tu es en formation de Bachelier en soins infirmiers : Adressée à Mme Parys, responsable des stages. Pour le 21 MAI au plus tard. o Si tu es en formation de Bachelier en soins infirmiers spécialisé en santé communautaire : Adressée à ta responsable d'année, Mme De Bouver. Pour le 30 NOVEMBRE au plus tard. Tu mentionneras dans ta lettre : o tes coordonnées personnelles : ton nom et prénom ta section ton adresse ton n téléphone de Gsm ton adresse (adresse Galilée uniquement) o ton choix de lieu pour ton stage (si connu) o la période de ton stage (si connue) o tes motivations professionnelles & personnelles : 10

11 C est répondre, en quelques phrases courtes, claires, motivantes, argumentées et personnalisées, aux questions suivantes : pourquoi désires-tu partir? Quels sont tes objectifs de stage qui justifient de partir? Quelle est la valeur ajoutée de ce projet pour ta formation? Quel intérêt pour toi de partir? o tu dates et signes ta lettre. 2. TU PRENDS TES RENSEIGNEMENTS Commence par trouver le lieu de stage qui répond à tes objectifs de stage ; prends le temps de t informer. Tu peux réaliser ton stage en mobilité dans tout organisme exerçant une activité dans le domaine des soins de santé relevant du secteur public ou privé, quel que soit sa taille, son statut juridique ou son secteur d'activité. Tu devras prendre les contacts nécessaires assez vite ; en effet, toute demande de stage prend du temps à être traitée! a) POUR LES ETUDIANTS INSCRITS EN BACHELIER EN SOINS INFIRMIERS : La section bachelier en soins infirmiers organise ses mobilités Erasmus, Erabel et FAME en partenariat avec différentes institutions de formation (Hautes Ecoles, instituts, collèges, universités, ) belges flamandes ou germanophones (Erabel), européennes(erasmus) ou hors Europe (FAME), véritables partenaires de formation des étudiants envoyés en mobilité. A ce jour, la section a établi des contrats de bilatéralité pour la mobilité étudiante avec :. En communauté flamande : Arteveldehogeschool Gent En Europe :. En Bulgarie : Medical College Plovdiv Plovdiv Trakia University Stara Zagora Au Danemark : Metropolitan University College Copenhagen En Espagne : Universidad de Sevilla Séville Universitat de Valencia - Valence En France : Institut en Formation en Soins Infirmiers (IFSI) de l Institut Hospitalier Franco-Britannique Paris Au Portugal : 11

12 Escola Supérior de Enfermagem de Coimbra Coimbra En Suisse : Haute Ecole de la Santé La Source Lausanne Hors Europe :. Au Canada : Université de Montréal Montréal L'étudiant se documente sur les différentes écoles partenaires. L'étudiant peut également proposer une autre école, voir un autre pays. L'organisation du programme de stage en concertation avec l'institution d'accueil sera ensuite assurée par la coordinatrice, Mme Raveschot. b) POUR LES ETUDIANTS INSCRITS EN SANTE COMMUNAUTAIRE : Tu seras aidé dans tes démarches de ta responsable d'année, Mme De Bouver. 12

13 3. TU CONFIRMES TON PROJET ET TU ORGANISES ALORS TON SEJOUR Dès que tu auras reçu l autorisation définitive du département pour partir et l accord de ton lieu de stage, tu confirmes ton projet de mobilité : a) SI TU ES EN FORMATION DE BACHELIER EN SOINS INFIRMIERS : Par adressé à Mme Raveschot, coordinatrice mobilité. Pour le 30 SEPTEMBRE au plus tard. b) SI TU ES EN FORMATION DE BACHELIER EN SOINS INFIRMIERS SPECIALISE EN SANTE COMMUNAUTAIRE : Par adressé à ta responsable d'année, Mme De Bouver. Pour le 30 NOVEMBRE au plus tard. Tu devras ensuite organiser ton voyage et ton logement. Conseil : attends de connaître le montant exact de ta bourse afin de savoir le budget dont tu disposes. 13

14 4. TU RENTRES TON DOSSIER DE MOBILITE Ton dossier de mobilité 5 comprend : 1- le document de «Données administratives» 2- l ensemble des documents et attestations mentionnées dans le document «Données administratives» 1. Complète électroniquement le document de «Données administratives». que Mme Raveschot t'a envoyé par . Ce document est également téléchargeable sur issignet Ce document est très important et doit être rempli avec le plus grand soin. Tu le renvois ensuite dûment complété, daté et signé à Mme Raveschot, par mail, dans les 10 jours de sa réception électronique. 2. Complète ton dossier de mobilité avec l ensemble des documents et attestations 5 demandées dans le précédent document. Une checklist te sera envoyée par mail par Mme Raveschot afin d en oublier aucun. Ces documents et attestations sont téléchargeables sur issignet. TU DOIS RENTRER TON DOSSIER DE MOBILITE PERSONNELLEMENT À MME RAVESCHOT POUR LE 1 ier JOUR DE LA RENTREE APRES LES VACANCES DE NOEL! UN NON-RESPECT DE CE DELAI PEUT ENTRAINER UNE ANNULATION DU PAYEMENT DE TA BOURSE VOIRE UNE ANNULATION DE TON SEJOUR. TU ES ENTIEREMENT RESPONSABLE DE LA BONNE REMISE DE CES DOCUMENTS. AUCUN RAPPEL NE SERA REALISE! En référence aux Règlements Académiques de l'issig : L'ÉTUDIANT QUI NE REMET PAS DE DOSSIER DE MOBILITÉ DANS LES DÉLAIS IMPARTIS, QUI REMET UN DOSSIER EN RETARD OU UN DOSSIER INCOMPLET S'EXPOSE AU RISQUE D'ANNULATION DE SON STAGE. (5) La preuve du dépôt des documents et attestations ne préjuge pas de la validité ni de la correction de leur contenu, lesquels relèvent entièrement de la seule responsabilité de l étudiant. 14

15 5. TU SIGNES TES DOCUMENTS DE CONVENTION Une fois ton dossier de mobilité rentré, Mme Raveschot pourra établir pour ton stage un contrat (= convention) qui t est personnalisé. La 1 ière partie de la convention se signe entre l étudiant et l ISSIG et stipule toutes les modalités pratiques et financières du contrat. Rédigée en 2 exemplaires, elle devra être signée par les 2 parties avant le paiement de la première partie de la bourse, mais aussi avant le début du stage. Les 3 partenaires (ISSIG - lieu de stage - étudiant) établissent ensuite une convention de formation dans laquelle on retrouve un descriptif détaillé du contenu de stage. Rédigée en 3 exemplaires, elle devra être signée par chacune des 3 parties AVANT le début du stage. Pratiquement : o tu trouveras les documents de convention rédigés à ton nom chez Mme Raveschot ; o ils seront rédigés au plus tard 1 mois avant ton départ ; o tu signes tous les documents ; o tu devras faire signer la convention de formation par la personne responsable de ton stage ; le lieu de stage conserve un exemplaire ; o tu conserves un exemplaire ; o tu remets à Mme Raveschot, au plus tard au moment de ton départ, l exemplaire de la convention destiné à l école, signé par les 3 parties! 6. TU FAIS PARVENIR TON PARTAGE D EXPERIENCE, en cours de stage Afin de partager ton expérience à l étranger avec tes pairs, tu devras : o faire parvenir au cours de ton stage ou endéans les 10 jours de ton retour, à Madame Raveschot photos, vidéos, enregistrements vocaux, illustrant son séjour sur place ; o écrire une page descriptive sur ton séjour, sous forme d'un témoignage sur ce que tu as aimé, appris, vécu,... sur place (cfr point 7) ; o compléter le questionnaire de fin de séjour ISSIG, téléchargeable sur issignet les officiels - stages à l'étranger (cfr point 7). 15

16 7. TU COMPLETES TON DOSSIER DE MOBILITE à ton retour Ton dossier de mobilité doit être complété de : o ton attestation de séjour : Remets ton attestation de séjour dûment complétée, datée, signée et cachetée par la personne responsable de ton stage personnellement à Mme Raveschot ; o ton rapport final : Complète ton rapport final online, sur le site de l agence aef-europe.be même. Pratiquement : Muni de ton code d accès (que tu recevras avec tes documents Erasmus), tu te rends sur le site web de l agence ERASMUS: Sur la partie gauche de ce site, se trouve la rubrique Rapports de mobilité Enseignement supérieur. Sous cette rubrique, tu trouveras le lien qui renvoit vers la page d identification des rapports de mobilité où il t est demandé d introduire les données suivantes : - ton code d accès - ton nom - ton prénom - ta date de naissance o ton témoignage : Ecris une page descriptive sur ton séjour, sous forme d'un témoignage sur ce que tu as aimé, appris, vécu,... sur place & revois-le par mail à Mme Raveschot : laurence.raveschot@galilee.be o ton questionnaire de fin de séjour ISSIG : Renvois ton questionnaire de fin de séjour ISSIG dûment complété Pratiquement : tu télécharges le questionnaire sur issignet les officiels stages à l'étranger tu le complètes électroniquement tu le renvoies par mail à Mme Raveschot : laurence.raveschot@galilee.be o tes dernières photos, vidéos, illustrant ton stage : Fais parvenir à Mme Raveschot tes dernières photos, vidéos, enregistrements vocaux, illustrant ton stage. 16

17 AFIN DE COMPLETER TON DOSSIER DE MOBILITE, TU DOIS RENTRER CES DOCUMENTS PERSONNELLEMENT A MME RAVESCHOT ENDEANS LES 10 JOURS QUI SUIVENT TON RETOUR! UN NON-RESPECT DE CE DELAI, LA NON-REMISE DES DOCUMENTS OU LA REMISE DE DOCUMENTS INCOMPLET EXPOSE L'ETUDIANT AU RISQUE DE NON-PAYEMENT DU SOLDE DE TA BOURSE + AU RISQUE DE NON-VALIDATION DE SES STAGES A L'ETRANGER! TU ES ENTIEREMENT RESPONSABLE DE LA BONNE REMISE DE CES DOCUMENTS. AUCUN RAPPEL NE SERA REALISE! REMETS DONC CES DOCUMENTS!!! En référence aux Règlements Académiques de l'issig : L'étudiant qui ne rentre pas ses documents de partage d'expérience mentionnés dans les brochures concernées, qui rentre ses documents en retard ou des documents incomplets s'expose au risque de non-paiement du solde de sa bourse et/ou au risque de non-validation de ses stages à l'étranger. 8. TU PARTICIPES AU MIDI ERASMUS... Fin juin, après les examens, un Midi Erasmus est organisé sous forme de conférence. Tous les étudiants et les enseignants de l'école sont invités à venir écouter les étudiants qui sont partis en Erasmus. Ceux-ci présentent leur séjour, leurs stages, les bénéfices d'un tel projet, Chaque étudiant parti en Erasmus présentera, le temps d'un court exposé de 10 à 15 minutes, son séjour. Il s'aidera pour se faire d'une présentation PowerPoint ou de transparents (ordinateur / rétroprojecteur disponibles dans le local). 17

18 4. QUELQUES PRECISIONS PEDAGOGIQUES a) SI TU ES EN FORMATION DE BACHELIER EN SOINS INFIRMIERS : Tu réaliseras à l étranger 3 à 4 stages (en fonction de l'organisation des stages de l'année en cours) dans les disciplines suivantes : 1. Soins infirmiers à DOMICILE 2. Soins infirmiers en GERIATRIE 3. Stage à option LIBRE (discipline à préciser) 4. Stage à option «MATERNITE / ENFANTS sains ou malades» (discipline à préciser). Tu présenteras tes objectifs de stage comme tu les fais en Belgique. Tu seras évalué par l équipe durant ton stage mobilité ; tu utiliseras pour cela le référentiel de compétences et le document d évaluation par l équipe. Les documents de stage ont été traduits en anglais. Le référentiel de compétences a aussi été traduit en italien, espagnol et portugais. Il se peut que tu sois évalué par un(e) infirmier(e)-professeur durant ton stage ; c est l institution d accueil qui organise ton suivi en stage. Les points attribués à ton stage restent inchangés (notation de l équipe si demandé notation des rapports de soins). Tu prendras soin de faire signer ton relevé d heures par la personne responsable de ton stage qui notera clairement son nom, prénom et fonction et qui apposera un CACHET officiel de l institution, sans quoi tes heures de stage ne seront PAS validées! Tu rentreras tes documents de stage & tes rapports de soins endéans les 10 jours de ton retour en Belgique, à Mme Parys. Durant ton séjour, tu garderas un contact régulier avec l ISSIG, avec Mme Raveschot, par mail : laurence.raveschot@galilee.be ou par Skype : laurence.raveschot. Tout changement au programme de stage préétabli doit être communiqué à Mme Raveschot dans les plus brefs délais! (cfr page 2). Mme Raveschot se charge de préparer tes documents de stage en tenant compte de la langue de ton stage : objectifs de stage évaluations IP et équipe relevé d heures et référentiel de compétences. b) SI TU ES EN FORMATION DE BACHELIER EN SOINS INFIRMIERS SPÉCIALISÉ EN SANTÉ COMMUNAUTAIRE : Réfère-toi aux consignes de ta responsable d année. 18

19 En référence aux Règlements académiques de l'issig : L'étudiant qui ne remet pas de dossier de mobilité dans les délais impartis, qui remet un dossier en retard ou un dossier incomplet s'expose au risque que son stage soit annulé. L'étudiant qui rentre un relevé d'heures sur lequel la signature de l'autorité compétence n'est pas claire et lisible et/ou sur lequel le cachet officiel de l'institution n'est pas apposé, s'expose au risque de non-validation de ses heures de stage. 5. QUALITE, TRANSPARENCE ET GESTION DES PLAINTES Au sein de la Haute Ecole, nous organisons les projets de mobilité en concertation avec les coordinateurs de chaque département et en harmonie avec la philosophie du Lifelong Learning Programme (Programme éducation et formation tout au long de la vie - EFTLV). «Au sein de la Haute Ecole, nous souhaitons travailler dans la plus grande équité et la plus grande transparence. Cela signifie concrètement que nous ferons en sorte que : - l information soit constamment à jour et disponible ; - les critères d attribution des bourses soient transparents, connus et appliqués. Pas de favoritisme donc! Nous faisons de notre mieux et nos pratiques sont sans doute perfectibles. Si tu constates un manquement à ce niveau, n hésite pas à nous en faire part ou à les communiquer à tes représentants. Ainsi, tu peux prendre contact avec : - Mr Kuypers Jan, coordinateur pour la Haute Ecole Galilée : jan.kuypers@galilee.be - Mme Raveschot Laurence, coordinatrice pour l ISSIG : laurence.raveschot@galilee.be En tant qu étudiant, tu peux aussi, à chaque étape de la procédure (information - sélection attribution - ), introduire une plainte auprès de la direction du département dans les 5 jours ouvrables qui suivent la décision qui fait l objet d une contestation. La direction du département entend les parties si nécessaire et tranche de manière définitive dans les 5 jours ouvrables qui suivent le dépôt de la plainte.» 6 Les plaintes relevant de l organisation des études (crédits, résultats, ) doivent être introduites en application du règlement d ordre intérieur de l ISSIG. (6) Propos et procédure de Mr Kuypers Jan, en harmonie avec les procédures au sein de HEG et approuvés en cellule internationale. 19

20 6. TU DESIRES DES RENSEIGNEMENTS SUPPLEMENTAIRES? Tu peux t adresser à la coordinatrice mobilité de l ISSIG : o Mme Raveschot Laurence o adresse laurence.raveschot@galilee.be o via sa boîte aux lettres située au 2 ième étage o en te présentant à son bureau o en te présentant à la permanence à l ISSIG le lundi midi. Tu peux visiter le site internet de la Haute Ecole et de l ISSIG : Sites internet : o o service des relations internationales Sur issignet, tu trouveras également tous les documents de référence au niveau de la mobilité Erasmus à l ISSIG. Tu peux visiter le site internet de l Agence éducation-formation Europe : Site internet : Documents Erasmus disponibles à l adresse suivante : > Erasmus > Séjours de stage pour les étudiants (SMP) > en bas de page : Les documents (télécharger) 20

21 7. EN RESUME, CE QUE TU DOIS FAIRE ET A QUEL MOMENT... AVANT TON DEPART 1 Pour le 21 MAI si tu es en Bac SI DELAIS DEMARCHES A REALISER REALISE Pour le 30 NOVEMBRE si tu es en Bac SCOMM Poser sa candidature par le biais d'une lettre de motivation. 2 Dans le courant du 1 ier semestre Prendre tes renseignements :. se documenter sur les différentes possibilités de stage. déterminer ton lieu de stage. organiser ton programme de stage avec l'aide de la coordinatrice mobilité / la responsable d'année 3 Pour le 30 SEPTEMBRE si tu es en Bac SI Pour le 30 NOVEMBRE si tu es en Bac SCOMM Pour le 01 NOVEMBRE, le cas échéant 4 Dès réception du mail avec le fichier sur les données administratives & pour le 1ier jour de la rentrée après les vacances de Noël 5 Une fois l accord du lieu de stage obtenue et au plus tard 1 mois avant ton départ - Confirmer ton projet de mobilité - Prendre connaissance du montant de ta bourse - Organiser ton séjour (voyage, logement) - Solliciter le cas échéant des subventions adaptées pour un handicap sévère / des besoins spécifiques - Compléter le document des données administratives & et le renvoyer par mail à Mme Raveschot - Rentrer ton dossier de mobilité complet (avec toutes les attestations demandées) à Mme Raveschot - Prendre rendez-vous avec Mme Raveschot afin de signer tes documents de convention - Vérifier avec Mme Raveschot que ton dossier administratif est en ordre,, afin de bénéficier du 1ier paiement de ta bourse. PENDANT TON SEJOUR A ton arrivée sur place - Faire compléter par la personne responsable de ton stage l attestation de séjour, avec le 21

22 cachet de l institution Si tu es en Bac SI : au cours de chacun de tes stages - Faire compléter le document d évaluation de l ISSIG + demander une notation si nécessaire - Réaliser un rapport de soins selon les modalités de l ISSIG et le conserver (tu le remettras à ton retour en Belgique) Si tu es en Bac SCOMM Suivre les consignes relatives à ton stage (cfr ta responsable d année) 6 Pendant ton stage Envoyer à Mme Raveschot par mail : témoignages, photos, vidéos, messages vocaux, illustrant ton stage A la fin du séjour A TON RETOUR Si tu es en Bac SI : endéans les 10 jours qui suivent ton retour Si tu es en Bac SCOMM 7 Au plus tard 10 jours après ton retour - Faire compléter par la personne responsable de ton stage l attestation de séjour, avec le cachet de l institution - Remettre à Mme Parys tes documents de stage (relevés d heures, documents d évaluation) & tes rapports de soins - Suivre les consignes relatives à tes documents de stage (cfr ta responsable d année) - Compléter ton dossier de mobilité : a. en remettant personnellement à Mme Raveschot ton attestation de séjour dûment complétée, datée, signée et cachetée b. en complétant ton rapport final online, sur le site- même de l agence aef-europe.be c. en rédigeant ton témoignage, que tu renvois par mail à Mme Raveschot d. en complétant électroniquement ton questionnaire de fin de séjour ISSIG, que tu renvois par mail à Mme Raveschot e- faire parvenir à Mme Raveschot tes dernières photos, vidéos, - Vérifier auprès de Mme Raveschot que ton dossier administratif tif est en ordre, afin de bénéficier du 2ième paiement de ta bourse. 8 Fin juin Participer au «Midi Erasmus» 22

23 ANNEXE 1 MOBILITE ET ASSURANCES RÈGLEMENTS ACADÉMIQUES DE L ISSIG ( *), ANNEXE 8 : ASSURANCE POUR LES ÉTUDIANTS «L ISSIG a souscrit deux assurances pour tous les étudiants régulièrement inscrits dans l établissement. Le premier contrat, souscrit auprès de Amlin Corporated Insurance N.V. (Police RC N 70/ ) est un contrat d assurance de responsabilité civile enseignement couvrant les accidents qui surviennent aux étudiants, à l école ainsi que sur le chemin le plus court entre le domicile ou la résidence de l étudiant et l école ou le stage. Le deuxième contrat, souscrit auprès de Axa Belgium S.A (police AT N ), est un contrat d assurance d accidents du travail couvrant les accidents qui surviennent aux étudiants sur les lieux de stage ainsi que les dommages corporels et matériels causés par les étudiants à des tiers. Ces assurances ne couvrent pas la maladie à l école ou en stage ni les accidents survenus dans le cadre de la vie privée. Elles n interviennent jamais dans les cas de vols et/ou dommages subis aux vêtements. Un exemplaire vierge de «Déclaration de sinistre» de chaque assurance est remis à chaque étudiant en début d année académique. L étudiant doit toujours en être muni afin d effectuer les démarches nécessaires dans le délai imparti de 48 heures. Ce délai de 48h dépassé, toute déclaration à l assurance est inutile et ne sera pas prise en considération. L école ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable pour un étudiant qui ne respecte pas les consignes.» QUE FAIRE EN CAS D ACCIDENT? Si l étudiant est blessé, il se rend aux urgences ou chez le médecin muni de la déclaration de sinistre qui convient, il fait remplir le certificat médical par le médecin. L étudiant remplit correctement et complètement la partie qui lui est réservée L étudiant avertit le secrétariat de l école ( ) dès que possible et remet, en mains propres, les documents dûment complétés à Madame De Cock (bureau comptabilité 4 ème étage) dans les 48 h qui suivent les faits. * La présente annexe des Règlements Académiques de l ISSIG est susceptible d être modifiée d une année académique à l autre. La présente annexe est donc purement informative. L étudiant doit dès lors se référer aux Règlements Académiques qui lui sont remis en début d année scolaire. 23

24 L école s occupe uniquement de l ouverture du dossier de sinistre. La suite du dossier est gérée par l étudiant personnellement. L étudiant conserve soigneusement le relevé des débours et le certificat de guérison. L étudiant paie toutes les factures de l hôpital, les honoraires médicaux, les médicaments, il conserve soigneusement factures, tickets, quittances de la mutuelle. Lorsque l étudiant pense être guéri, il fait compléter le certificat de guérison par le médecin et envoie ce certificat et son relevé des débours accompagné de toutes les pièces justificatives directement à la compagnie d assurance. L étudiant garde une copie de tous les documents envoyés. Un étudiant qui est déclaré inapte par un médecin et est couvert par un certificat médical suite à une déclaration de sinistre auprès de la compagnie d assurance ne peut en aucun cas aller en stage ou participer à une quelconque activité d enseignement. REMARQUES : L'étudiant qui part en stage en mobilité hors de la Belgique doit impérativement & de sa propre initiative : informer son assurance maladie-invalidité de son séjour à l'étranger & vérifier auprès de son assurance maladie-invalidité sa couverture soins de santé et rapatriement dans le pays où il part ; compléter si nécessaire sa couverture assurance par une assurance en responsabilité civile, une assurance rapatriement, toute autre assurance complémentaire jugée utile,... demander sa carte européenne d'assurance maladie-invalidité (CEAM) pour une mobilité européenne (pour plus de renseignements, consulter le site : prendre avec soi à l'étranger : sa carte CEAM / sa carte SIS, quelques vignettes de mutuelle & une déclaration d'accident modèle ISSIG. 24

25 BESOIN DE RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES? En cas de problème ou de question, l'étudiant peut joindre Madame De Cock au ou par mail à l adresse : sonia.de.cock@galilee.be ou encore le secrétariat au Bon à savoir pour les assurances soins de santé et rapatriement : diverses compagnies d assurances proposent des contrats spécifiques pour les étudiants qui partent à l étranger. Renseignements auprès de Mme De Cock. 25

26 ANNEXE 2 REGLEMENTS ACADEMIQUES DE L'ISSIG CONCERNANT LA MOBILITE 1. RESPECT DES DIRECTIVES ET DES DÉLAIS L'étudiant inscrit pour réaliser un stage en mobilité : est tenu de consulter les brochures de mobilité disponibles chez la coordinatrice mobilité; est tenu de respecter les directives énoncées dans les brochures concernées pour la constitution de son dossier de mobilité ; est tenu de rentrer son dossier de mobilité complet et dans les délais impartis, délais notifiés dans les brochures concernées ; est lui seul responsable de la bonne gestion de son projet de stage en mobilité. 2. NON-RESPECT DES DIRECTIVES ET DES DÉLAIS L'étudiant qui ne remet pas de dossier de mobilité dans les délais impartis, qui remet un dossier en retard ou un dossier incomplet s'expose au risque d'annulation de son stage. L'étudiant qui ne rentre pas sa convention de stage personnalisée signée par l'autorité compétente de l'institution d'accueil dans les délais imposés notifiés dans les brochures concernées, s'expose au risque d'annulation de son stage. L'étudiant qui ne rentre pas de note de stage de l'équipe soignante pour son stage de psychiatrie s'expose au risque d'avoir une note de stage de 0/10. L'étudiant qui rentre un relevé d'heures sur lequel la signature de l'autorité compétence n'est pas claire et lisible et/ou sur lequel le cachet officiel de l'institution n'est pas apposé, s'expose au risque de non-validation de ses heures de stage. L'étudiant qui ne rentre pas ses documents de partage d'expérience mentionnés dans les brochures concernées, qui rentre ses documents en retard ou des documents incomplets s'expose au risque de non-paiement du solde de sa bourse (pour les stages dans le cadre du programme européen Erasmus) et/ou au risque de non-validation de ses stages à l'étranger. 26