REGLEMENT INTERIEUR du CLAP GENERALITE ARTICLE 1.01

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1 GENERALITE ARTICLE 1.01 Tous les membres de l association et parents doivent respecter le règlement intérieur du Clap, de la mairie et Communauté de Communes. ARTICLE 1.02 Les animatrices, les animateurs et les bénévoles sont membres de l association, ils doivent respecter le règlement intérieur du Clap et de la mairie et Communauté de Communes. Les intervenants indépendants doivent aussi respecter le règlement intérieur du Clap et de la mairie et Communauté de Communes. ARTICLE 1.03 Le règlement est modifiable par le bureau ou le conseil d administration à chaque fois que cela s en fait sentir. ARTICLE 1.04 Toutes les activités proposées sont sous la tutelle du Clap, qui assure un droit de décision sur les horaires, jours et l organisation des cours ou entraînements. ARTICLE 1.05 Le matériel est la propriété du Clap, il ne doit servir que pour les activités du Clap, seul le conseil d administration ou le bureau pourra décider de son prêt, une convention sera signée entre les différentes parties. (Voir Annexe 01.05) ARTICLE 1.06 Le conseil d administration décidera l exclusion de tout membre, référent, animatrice ou animateur dont le comportement est considéré comme contraire au bon fonctionnement du Clap. ARTICLE 1.07 Tous les membres de l association et les animateurs représentent le Clap pendant les manifestations. Tous les vêtements achetés par le Clap et fournis ou revendus aux membres de l association devront être fournis avec un logo Clap au niveau du cœur. Tous les documents devront portés le logo du Clap en haut à gauche de celui-ci. Le logo du Clap représente un raton laveur avec le mot Clap. Toutefois d autres logos supplémentaires pourront être mis. Page 1 sur 16

2 ADHESIONS COTISATIONS ARTICLE 2.01 Tous les membres pratiquant une activité payent une inscription. ARTICLE 2.02 L inscription sert au fonctionnement de l association (Assurance, matériel en commun, manifestations communes, etc.). L inscription sert au fonctionnement de l activité (salaire, matériel, charges sociales, manifestations spécifiques à l activité, etc.). La licence, l affiliation et assurance individuelle servent à protéger l adhérent en cas d accident, à l organisation des manifestations fédérales et à la gestion des fédérations (Assurance, rencontre, logiciel, arbitre, matériel, gymnase). ARTICLE 2.03 L inscription, la licence ou l assurance sont valables de septembre jusqu au 31 août suivant; au-delà une nouvelle saison commence, il faut reprendre une inscription et une licence pour continuer l activité. ARTICLE 2.04 Les adhérents s engagent avant le premier cours et jusqu à la fin d année scolaire à remplir la feuille d inscription, la licence, de fournir un certificat médical et à payer les inscriptions et les licences. Ceuxci devront être remplis et réglés en totalité au moment de l inscription, cependant des facilités de paiement pourront être accordées. ARTICLE 2.05 Pour les licenciés et non licenciés et les certificats médicaux, voir «licence assurance». rien ARTICLE 2.06 ARTICLE 2.07 Pas de cours d essai sans remplir la feuille d inscription, il faut remplir les documents d inscription avant le 1 er cours, les dater et les signer. ARTICLE 2.08 A réception et après validation, une carte d adhésion ou feuillet vous sera remise et vous autorisera à pratiquer l activité. Pour des raisons de responsabilité et de sécurité, les fédérations nous déconseillent vivement de pratiquer ou d essayer une activité sans certificat médical et sans licence mais avec votre enfant vous pouvez observer un cours et de demander les renseignements à l animateur. Page 2 sur 16

3 ORGANISATION DES MEMBRES DE L ASSOCIATION ARTICLE 3.01 Les membres de droit sont les représentants de la mairie : le maire et deux conseillers. Les membres associés sont désignés par le conseil d administration pour leurs compétences particulières dont le vérificateur aux comptes. Les membres actifs sont élus et sont représentants du Clap au sein du conseil d administration ; ils dirigent administrativement l association, les activités et les manifestations; ils peuvent pratiquer une activité. Les membres adhérents bénéficient des prestations proposées et aident techniquement à l organisation des manifestations. ARTICLE 3.02 Les membres actifs élus sont composés d un bureau ou comité directeur, de référents et bénévoles. Le bureau ou comité directeur est composés d un président, trésorier, secrétaire et si possible d un vice-président, secrétaire adjoint et trésorier adjoint. Ils sont tous bénévoles. Pour les référents, consulter la fiche «Rôle des Référents». ARTICLE 3.03 Le conseil d administration est composé des membres de droit, associés et actifs. Le conseil d administration restreint est composé des membres actifs. Le conseil d administration élargi est composé des membres de droit, associés, actifs et des animatrices, animateurs et des référents. ARTICLE 3.04 Le vote par correspondance est autorisé pour l assemblée générale. ARTICLE 3.05 Les membres de droit, associés, actifs et référents sont bénévoles à l association Clap. Page 3 sur 16

4 GESTION DE L ASSOCIATION ET DES SECTIONS ARTICLE 4.01 Pour une meilleure gestion, le conseil d administration du Clap se décompose en trois parties, ils sont sous la tutelle du président et du vice-président. ARTICLE ) Gestion de l association Clap. Un trésorier ou trésorière, gère les comptes administratifs du Clap. Un secrétaire ou une secrétaire, gère tous les courriers administratifs et les demandes de subventions. Un trésorier adjoint gère la totalité des inscriptions. Un secrétaire adjoint gère la totalité des manifestations. Le vice-président pourra seconder une activité de gestion. ARTICLE ) Représentants du Clap Un représentant pour les renseignements téléphoniques. Un représentant de la communication. Un représentant des clés des salles. Un représentant du matériel des activités. Autres ARTICLE ) Gestion des activités ou des sections. Dans chaque activité, il est nommé un ou plusieurs animateurs. Dans chaque activité, il est nommé un ou plusieurs référents en fonction des groupes dans l activité. Un budget sera établit dans chaque activité. Page 4 sur 16

5 ROLE DES REFERENTS ARTICLE 5.01 Les référents font le lien entre les animateurs et les membres du bureau. ARTICLE 5.02 Les référents récupèrent les inscriptions, licences et tout autre document, afin de les redonner aux personnes concernées. Les feuillets bleus à l animateur, blancs aux bureaux du clap et jaunes à l adhérents. Le référent peut se faire une liste d adhérent ou demander au bureau de lui en fournir une. ARTICLE 5.03 Les locaux, tables et le sol devront être nettoyés après le passage des adhérents. Le respect de la propreté est sous la responsabilité de l animateur et de chacun, le référent peut nommer des adhérents pour le nettoyage. ARTICLE 5.04 Les référents participent aux réunions du conseil d administration ou sur invitation de celui-ci. ARTICLE 5.05 Les référents devront représenter le président aux réunions ou assemblée générale de sa fédération. Ils rendront compte par écrit ou courriel au président. ARTICLE 5.06 Les référents sont soit membres de droit, associés, actifs, membres adhérents, parents ou bénévoles. ARTICLE 5.07 Les référents sont nommés par les animateurs et/ou par le conseil d administration. Le référent principal nommé par l animateur deviendra membre actif. Page 5 sur 16

6 ROLE DES ANIMATEURS ARTICLE 6.01 Tous les animateurs ou animatrices sont responsables de la bonne marche de leurs cours. Ils ont l obligation de s assurer que les personnes participant à leurs cours sont à jour au point de vue de leurs licences, certificats médicaux, adhésions et cotisations. ARTICLE 6.02 L animateur récupère les inscriptions, licences et autres documents pour les redonner au bureau ou au référent mais il garde ses feuillets bleus et les certificats médicaux pour gérer leur activité. ARTICLE 6.03 L animateur doit prévenir de son absence ou retard avant la 1 ère heure de cours. Le Clap prendra la décision d annuler oui ou non les cours. L animateur prévient le référent, les membres du bureau et tous les adhérents de son absence. ARTICLE 6.04 L animateur devra, après chaque cours, ranger dans les placards le matériel utilisé ; le matériel appartenant à un animateur ou à un adhérent, devra repartir avec celui-ci. Le clap n est pas responsable de la disparition du matériel personnel de chacun. Si l animateur ou l adhérent veut laisser son matériel sur place, il devra en informer par écrit le bureau du Clap et la mairie puis attendre l accord des parties. ARTICLE 6.05 Les locaux, tables et sols devront être nettoyés après le passage des adhérents. Le respect de la propreté est sous la responsabilité de l animateur. ARTICLE 6.06 L animateur participe aux réunions du conseil d administration élargi ou sur invitation de celui-ci. Ils servent d intermédiaire entre les adhérents et le bureau. ARTICLE 6.07 Le bureau définit avec l animateur les horaires de cours pendant la période scolaire. Si le cours ne peut être assuré par l animateur, celui-ci sera supprimé. Il ne sera pas reporté pendant les vacances scolaires, sauf s ils en font la demande auprès du bureau par écrit. (Voir Annexe 06.07) Le cours ne sera fait qu après accord du Clap. ARTICLE 6.08 L animateur devra représenter le président aux réunions ou assemblée générale de sa fédération. Il rendra compte par écrit ou par courriel au président. Page 6 sur 16

7 MANIFESTATION RENCONTRE STAGE ARTICLE 7.01 Les stages pendant les vacances scolaires, les rencontres entre clubs, les démonstrations, les compétitions, des cours supplémentaires, le spectacle ou le gala sont considérés comme des manifestations, il y a 2 sortes de manifestations. Manifestation interne au clap, celle-ci est organisée par le clap ou une section du clap, elle est sous la responsabilité de l association. Manifestation externe au clap, celle-ci est organisée par une fédération, un club, une autre association, ou un organisme public ou privé, le clap n est pas responsable de l organisation. ARTICLE 7.02 L animateur et le référent peuvent organiser des manifestations, repas, pot de fin d année ou des rencontres. Ils seront tenus responsables de l organisation et du déroulement. Ils feront la demande auprès du Clap et attendront l accord du bureau. (Voir Annexe 07.02) Ils seront tenus responsables pénalement et juridiquement en cas de mauvais déroulement. ARTICLE 7.03 Pour les manifestations internes, l animateur et le référent doivent déposer une demande écrite au bureau du Clap le plus tôt possible en précisant la date, les horaires, le nombre de participants et l objet de la manifestation. Pour la validation de la manifestation, l animateur et le bureau devront s assurer au préalable de la disponibilité des salles auprès de la mairie et des autres intervenants, de faire les déclarations auprès des fédérations, de jeunesse et sports, des assurances, des autres associations, de la SACEM, d ouvrir un débit de boisson. L animateur et le référent doivent présenter un budget de fonctionnement, fournir des devis, une liste précise des intervenants et le tarif demandé à chaque participant puis ils doivent prévoir les besoins matériels pour que le bureau donne son accord au déroulement de la manifestation. (Voir Annexe 07.03) ARTICLE 7.04 Pour les manifestations externes, l animateur et le référent doivent déposer une demande écrite au bureau du clap le plus tôt possible en précisant la date, les horaires, le nombre de participants et l objet de la manifestation. (Voir Annexe 07.03) Ils doivent s assurer au préalable de la faisabilité de la convocation ou de la manifestation puis en faire une demande auprès du bureau du Clap. Le bureau en informera la mairie, les assurances, les autres organismes et toutes personnes concernées. Ils doivent présenter un budget de fonctionnement, fournir des devis, une liste précise des intervenants et le tarif demandé à chaque participant puis ils doivent prévoir les besoins matériels pour que le bureau donne son accord au déroulement de la manifestation. (Voir Annexe 7.03) ARTICLE 7.05 L animatrice ou l animateur ne pourra pas recevoir directement en main propre des indemnités de la part d une autre association. Les indemnités sont payées au Clap puis de les reverser si besoin est à l animateur. Page 7 sur 16

8 ADHERENTS PARENTS ARTICLE 8.01 Les parents ou tuteurs sont responsables de la sécurité de leurs enfants tant que l animateur n est pas arrivé. Ils doivent s assurer de sa présence, ils sont responsables avant et après l heure de cours. Le cours terminé, le clap dégage toute responsabilité pour le retour des enfants chez eux. ARTICLE 8.02 Les adhérents doivent respecter les locaux et leurs installations, ils sont tenus responsables des dégradations causées par eux. Le Clap n est pas responsable du vol des affaires personnelles, les adhérents doivent emporter leurs affaires jusque dans la salle de cours, en cas de perte, s adresser à l animateur ou à la mairie. ARTICLE 8.03 Les membres, les animateurs, parents et enfants doivent respecter le code de la route et les parcs de stationnement devant les locaux. ARTICLE 8.04 Par mesure d hygiène et pour la santé de chacun, il est conseillé aux sportifs de mettre et de quitter leur tenue de sport dans les vestiaires du gymnase ou autres vestiaires prévus à cet effet. ARTICLE 8.05 L emploi des chaussures est strictement interdit sur le tatami. L accès du gymnase est autorisé uniquement à ceux qui possèdent des chaussures de sport propres. ARTICLE 8.06 L heure indiquée sur les documents est l heure du début du cours, les participants doivent être présents 10mn avant et partir dès l heure de fin du cours. Page 8 sur 16

9 LICENCE ASSURANCE MATERIEL ARTICLE 9.01 La licence doit être validée par la fédération avant le 1 er cours. Les adhérents, non licenciés par une fédération, doivent fournir une attestation de responsabilité civile ou d assurance extrascolaire avant le 1 er cours. ARTICLE 9.02 Tous les adhérents doivent fournir un certificat d aptitude médical avant le 1er cours. ARTICLE 9.03 Dans le cas où des personnes ne sont pas adhérant au Clap et se joindraient aux cours ou si des adhérents ne sont pas en possession d une licence et d un certificat médical valides, ils seront exclus jusqu à régularisation. Les enfants seront gardés, mais sans participation au cours, jusqu à l arrivée de leurs parents. ARTICLE 9.04 Pour toutes demandes de matériels, établir un ou plusieurs devis puis le soumettre au bureau du Clap. Aucun achat ne sera fait en direct par les animateurs, référents, adhérents et autres personnes sans l aval du bureau du Clap. Page 9 sur 16

10 REDUCTION ADHESION ARTICLE L inscription et la licence sont forfaitisées pour chaque adhérent. Rien. ARTICLE ARTICLE L animatrice ou l animateur ne paie pas l inscription et la licence de son activité, mais paye la cotisation et la licence d une autre activité. ARTICLE Les membres de droit, associés et actifs ne payent pas d inscription et de licence, cependant s ils participent à une activité, ils payent la cotisation et la licence. ARTICLE Les membres actifs et référents ne paient pas l adhésion. ARTICLE Le Clap accepte les bons CAF, les coupons sport ANCV et attestation CE. ARTICLE Aucun remboursement d inscription et licence, ne sera effectué. ARTICLE Les inscriptions sont modifiées chaque année, il faut se référer au tarif en vigueur voté avant le début de la saison. Page 10 sur 16

11 ANIMATEURS ET CONVENTION COLLECTIVE ARTICLE11.01 La convention collective nationale du sport CCNS est applicable au Clap. Le règlement intérieur s applique conjointement avec le contrat de travail. ARTICLE Le nombre de jours et de semaine de cours dans une année scolaire est déterminé à chaque début d année scolaire. Un avenant au contrat sera envoyé à chaque nouvelle saison. (Voir Annexe 11.02) ARTICLE Le nombre d heures de cours dans une semaine complète est déterminé à chaque début d année scolaire. Un avenant au contrat sera envoyé à chaque nouvelle saison. (Voir Annexe 11.03) ARTICLE Une feuille de présence sera rédigée avant le premier du mois suivant pour le paiement des heures et des frais. (Voir Annexe 11.04) ARTICLE En chaque début de saison, les heures seront remodifiées en fonction du nombre d adhérents prévu par cours. Cela peut être vu à la baisse comme à la hausse.. Un avenant au contrat sera envoyé à chaque nouvelle saison. ARTICLE Pour tous salariés, un contrat de travail sera établit avant le 1 er cours. ARTICLE Pour tous intervenants indépendants, un contrat sera signé avec l organisme avant le 1 er cours. ARTICLE Pour tous intervenants bénévoles et référents, aucun contrat ne sera signé. Mais ils seront présentés au bureau et au conseil d administration avant toutes interventions. ARTICLE Pour tous animateurs salariés ou bénévoles, pour tous intervenants indépendants et pour tous les référents, ils sont tous sous la responsabilité du Clap et du bureau du Clap qui déterminera les jours et heures d interventions. Page 11 sur 16

12 BLESSURE ARTICLE Les animateurs, responsables ou parents ont obligation de porter secours à toutes les victimes. ARTICLE En cas de blessure, vous ne donnez aucun médicament, vous n appliquez aucune pommade, vous ne vaporisez ou n appliquez aucun alcool ou eau oxygénée même en cas de foulure. ARTICLE Dans tous les cas, vous appelez les parents ou une autre personne de la famille pour qu ils consultent un médecin. Pour les coordonnées, voir les fiches d inscriptions. ARTICLE En cas d urgence, appeler le «15» pour avis médical ou le «18» ou «112» pour intervention et évacuation de la personne. ARTICLE Seul le produit pour les asthmatiques est toléré, l animateur doit être prévenu avant les cours, un certificat médical devra obligatoirement être fourni. ARTICLE Un pansement ou une bande sera mis pour une personne qui aura un petit saignement ou une croûte pour éviter de contaminer les autres personnes ou pour éviter de souiller le matériel, tapis ou vêtement. De la bombe de froid ou glace peut-être mise pour soulager la personne. ARTICLE Ne pas oublier de faire faire une déclaration d accident entre animateur, victime et témoins. Page 12 sur 16

13 AUTORISATION D ACHAT DEVIS ARTICLE Les achats ou frais tel que le matériel, la nourriture, les boissons, etc. devront être présentés par une «autorisation d achat» avant que ceux-ci soient engagés. (Voir Annexe 13.01) ARTICLE L autorisation d achat devra être présentée et clairement remplie avec le tarif ttc à payer aux fournisseurs, elle pourra être accompagnée de devis. ARTICLE Pour l acceptation de l autorisation d achat, celle-ci sera validée par la signature du demandeur, de l animateur ou du référent puis d une personne du bureau et le président ou vice-président. La personne pourra faire l achat seulement après validation. Aucune validation verbale ne sera tolérée. ARTICLE Si aucune autorisation d achat n est effectuée ou si l autorisation d achat est postérieure au devis, le bureau du Clap étudiera et se réserve le droit d acceptation ou du refus du paiement ou remboursement de celui-ci. Sans justificatif elles resteront aux frais de la personne. ARTICLE Une autorisation d achat ne sera pas validée systématiquement, elle pourra être refusé ou revu à la baisse. ARTICLE Après validation de celle-ci, il faudra fournir avec cette autorisation les tickets de caisse ou les factures au bureau du clap. ARTICLE Toutefois, les paiements de timbres et enveloppes inférieur à 10 sont exonérés de l acceptation de l autorisation d achat avant validation mais devront fournir le ticket de caisse ou la facture au bureau du clap pour le remboursement. Page 13 sur 16

14 REMBOURSEMENT DES FRAIS ARTICLE Les frais d'inscriptions des animateurs, référents ou des joueurs pour une rencontre officiel, manifestations, tournois ou pour des formations pourront être prises en charge par le clap ou sous forme de don mais ils devront au préalable faire une demande de frais d inscription engagés, sans justificatif elles resteront au frais de la personne. (Voir Annexe 14.01) Le bureau du clap étudiera et se réserve le droit d acceptation ou du refus du paiement ou remboursement de celui-ci. ARTICLE Les frais kilométriques des animateurs, référents ou des joueurs pour une rencontre officielle, manifestations, rencontres ou pour des formations seront déclarées ou sous forme de don mais ils devront au préalable faire une demande de frais kilométriques engagés. (Voir Annexe 14.02) Le bureau du clap étudiera et se réserve le droit d acceptation ou du refus de ceux-ci. ARTICLE Les frais d hôtel, de péage et de repas des animateurs, référents ou des joueurs pour une rencontre officielle, manifestations, rencontres ou pour des formations pourront être prises en charge par le Clap ou sous forme de don mais ils devront au préalable faire l objet d une demande de frais d hôtel, de péage et de repas engagés, sans justificatif elles resteront à la charge de la personne. Le bureau du clap étudiera et se réserve le droit d acceptation ou du refus du paiement ou remboursement de celui-ci. (Voir Annexe 14.03) ARTICLE Toutefois les animateurs et référents peuvent présenter un budget équilibré pour les inscriptions des joueurs ou animateurs à des manifestations, rencontres, ou formations le tout accompagné de devis et une autorisation d achats. Le bureau du clap étudiera et se réserve le droit d acceptation ou du refus du paiement ou remboursement de celui-ci. ARTICLE Un sponsor ou un mécène peut être recherché pour les remboursements de rencontres ou manifestations. Le mécénat est plus facile à gérer ; Le clap s engage à le nommer dans ces documents ou courriers officiels. ARTICLE Un abandon de frais engagés sous forme de don ou sous forme de mécène peut être effectué. Il ne peut se faire que par une personne tierce de la rencontre, exemple l animateur ou bénévole pour accompagner plusieurs enfants. Cela ne peut se faire pour son enfant seul. ARTICLE Un abandon de frais engagés sous forme de don avec plusieurs déplacements. (Voir Annexe 14.07) Page 14 sur 16

15 LES SECTIONS DU CLAP ARTICLE Les sections de Danses avec la FF d -danse moderne jazz -danse classique -country -zumba ARTICLE Les sections culturelles -dessin -peinture -arts créatifs et dentelle sur bois ARTICLE Les sections sportives -judo Patay avec la FF judo -judo Epieds avec la FF judo -karaté avec la FF karaté -badminton avec la FF Bad -musculation -rugby FF r ARTICLE Les sections de loisirs avec la FF sports pour tous -gym enfants -gym adultes (Gym d entretien et renfort-musculaire) -gym artistique (agrès) -rollers-hockey Les sections de loisirs avec la FF epgv -marche nordique -yoga -aquaforme -natation -gym rythmique (gr) -gym loisirs (débutant) -acti-marche ARTICLE Les sections nouvelles et de loisirs -clap ados -jeu d échecs -pétanque -couture -tir à l arc Page 15 sur 16

16 Le CLAP Centre Loisirs et Animation de Patay Le règlement intérieur est composé de 16 pages Et d annexes Dernière modification le 14/07/2015 Généralité Page 1 Adhésions et cotisations Page 2 Organisation des membres de l association Page 3 Gestion de l association et des sections Page 4 Rôle des référents Page 5 Rôle des animateurs Page 6 Manifestation, Rencontre, Stage Page 7 Adhérents et parents Page 8 Licence et assurance + matériel Page 9 Réduction adhésion Page 10 Animateurs et convention collective Page 11 Blessure Page 12 Autorisation d achat, Devis Page 13 Remboursement des frais Page 14 Les sections du Clap Page 15 Nomenclature Page 16 Page 16 sur 16