Sage Paie i7 - DSN Guide Utilisateur Phase 2

Transcription

1 Sage Paie i7 - DSN Guide Utilisateur Phase 2 Présentation Paramétrage La DSN Arrêt de Travail La DSN Mensuelle 1

2 Toutes les informations présentes dans cette formation sont fournies à titre indicatif et ne sont pas exhaustives. Elles concernent la DSN «Phase 2», et son fonctionnement dans le cadre de l utilisation de Sage Paie & RH génération i7 et Sage DS. Ces informations sont susceptibles de modification, en particulier pendant la phase de démarrage de la DSN, et ne peuvent en aucun cas engager la responsabilité de NRC. Des mises à jour régulières sont opérées sur le site officiel de la DSN «DSN-info.fr» concernant le fonctionnement de la DSN. Nous vous invitons à le consulter régulièrement. 2

3 3 Présentation

4 La DSN repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et la transmission dématérialisée de signalements d événements. Dans un contexte de complexité administrative et déclarative très forte, le gouvernement a fait de la DSN un des chantiers majeurs de Pacte national pour la croissance, la compétitivité et l emploi. Les entreprises peuvent transmettre la DSN en remplacement des déclarations : Phase 1 : La DSN, une déclaration pour les remplacer toutes 4 l attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières (DSIJ) sauf AT et MP l attestation employeur destinée à Pôle emploi (AED) la déclaration et l enquête de mouvements de main d œuvre (DMMO et EMMO) la radiation des contrats groupe pour les contrats en assurance complémentaire et supplémentaire Phase 2 : l attestation de salaires pour les indemnités journalières de sécurité sociale AT et maladie professionnelle le relevé mensuel des contrats de mission (travail temporaire) le bordereau récapitulatif des cotisations URSSAF (BRC/DUCS) le tableau récapitulatif annuel des cotisations URSSAF (TR)

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6 Il existe trois types de DSN : DSN De Signalement d événement DSN de Signalement d Arrêt de travail / Reprise de travail Une DSN par évènement arrêt de travail de nature Maladie, Maternité, Paternité et AT Une DSN par évènement de reprise du travail anticipée => A destination des CPAM DSN de Signalement de Fin de contrat de travail Une DSN par évènement Fin de contrat de travail => A destination de Pôle Emploi DSN Mensuelle Une DSN mensuelle par établissement Avec les salariés, leurs contrats et paies du mois + Un récapitulatif des évènements du mois (arrêts de travail, ruptures de contrat, autres suspensions du contrat de travail) 6

7 Dates d exigibilité DSN transmises chaque mois DSN Mensuelle (Par établissement) DSN de signalement d'arrêt de travail => pour chaque évènement d'absence : maladie, maternité, paternité et AT (DSIJ) Dates d'exigibilité Le 5 ou le 15 du mois suivant l'échéance DUCS URSSAF (à 12h) Si subrogation : le 5 ou le 15 du mois suivant Si non subrogation : au cours du mois (dans les 5 jours ouvrés suivant la date de connaissance de l'évènement) DSN de signalement de Fin de contrat de travail =>pour chaque rupture de contrat de travail (AED) Dans les 5 jours ouvrés qui suivent la rupture du contrat de travail 7

8 Règles de Déclarations substituées DSIJ Attestation de salaire pour le versement des IJ Maladie / Maternité / Paternité substitution Règles de substitution Remplacée par un signalement «Arrêt de travail». Trois mois après l envoi de la première DSN Mensuelle sauf AT et MP (12 mois) DMMO Déclaration des Mouvements de Main d Œuvre Dès l envoi de la première DSN Mensuelle EMMO Enquête sur les Mouvements de Main d Œuvre Dès le début du trimestre suivant l adhésion à la DSN Déclaration de radiation adressée aux organismes gérant les contrats collectifs (prévoyance, assurance, mutuelle) AED Attestation Employeur destinée à Pôle emploi Dès l envoi de la première DSN Mensuelle Remplacée par le signalement «Fin de contrat de travail» Au bout de 12 mois civils antérieurs au DJTP pour les fins de contrats dont la date de début est antérieure à l adhésion à la DSN A la fin de contrat pour les contrats dont la date de début est postérieure à l adhésion à la DSN 8 En phase 2, nous n allons pas générer de DSN pour les fin de contrat, étant donné qu il faut un an de déclaratif.

9 Paramétrage Afin que soient transmises toutes les informations nécessaires au traitement des déclarations, les paramétrages suivants sont nécessaires lorsque vous créez un nouveau salarié. 9

10 Onglet Contrat La nature du contrat et la date de début doivent être correctement renseignées. Il convient également de vérifier si besoin (via le bouton Anciens contrats), si les contrats précédents comportent tous une date de fin. Pour un CDD, il faut indiquer en plus : - la date de fin prévisionnelle - le motif de contrat CDD - Si plusieurs contrats pendant le même mois, il convient de les différencier en alimentant le champ Référence / N Contrat de travail Sur les versions récentes, la zone est alimentée automatiquement à la création d un salarié ou d un nouveau contrat. 10

11 Onglet Poste Pour les stagiaires concernés, renseigner le statut catégoriel à "98 -retraite complémentaire ne définissant pas de statut catégoriel" 11

12 Onglet Paie La mise en sommeil est désormais associée obligatoirement à une suspension du contrat de travail. Lors de son activation, renseigner les dates de début, de fin ainsi qu un des motifs disponibles. Pour chaque salarié, il convient de renseigner l unité de temps de travail ainsi que la quotité de travail mensuelle. Afin de faciliter la saisie de la quotité, une documentation est disponible sur le site DSN Info : 12

13 Onglet DADSU Afin que la DUCS URSSAF reste cohérente, il faut absolument affecter le taux AT auquel est rattaché le salarié. Il faut également que seules les rubriques AT du salarié soient activées dans les bulletins (même si les autres ne sont pas utilisées) 13

14 Onglet Infos Libres Renseigner le nombre d heures à prendre en compte par jour d absence Uniquement pour les paramétrages d heures DSN en mode réels. 14

15 La DSN Arrêt de Travail Principes du signalement Le signalement Arrêt de Travail Le signalement de reprise anticipée La gestion des prolongations 15

16 Principes du signalement Les DSN de Signalement Arrêt de travail se substituent aux déclarations DSIJ actuelles. Quand une DSN Signalement Arrêt de Travail est transmise, une DSIJ est donc reconstituée et envoyée à la CNAM (sur la base des informations du signalement lui-même et des données transmises via les DSN mensuelles précédentes). Une DSN de signalement arrêt de travail est faite par évènement de nature : Maladie Maternité Paternité AT et Maladie professionnelle Une DSN de signalement reprise du travail anticipée est faite si le salarié travaille avant la date de reprise normale. Cette information est à destination des CPAM 16

17 Principes du signalement En cas de non subrogation Transmission de la DSN de signalement Arrêt de Travail dans un délai de 5 jours à compter de la date de connaissance de l arrêt (et pas la date effective de l arrêt). => Permet de répondre aux contraintes des entreprises qui gèrent les arrêts de travail avec un délai de remontée de l information en Paie : saisie en M+1 des arrêts du mois M En cas de subrogation Le signalement d arrêt de travail peut être transmis au-delà du délai des 5 jours et au plus tard à la dernière échéance de transmission de la DSN Mensuelle (le 5 ou le 15 du mois M+1). Le signalement peut donc être transmis en même temps que la DSN Mensuelle. 17

18 Principes du signalement Description de la structure d un signalement arrêt de travail. S21.G00.60 Arrêts de travail Le motif de l arrêt (S21.G ) La date de dernier jour travaillé (S21.G ) Date de fin prévisionnelle (S21.G ) Information indiquant s il y a subrogation ou non (S21.G ) Les dates de début et de fin de la subrogation (S21.G et S21.G ) Date de reprise (S21.G ) Motif de reprise (S21.G ) 18

19 Le Signalement Arrêt de travail Exemple : Un salarié est en arrêt maladie du 20 au 30 octobre Envoi d un signalement «Arrêt de travail» (lors de la connaissance de l évènement arrêt maladie) DSN Mensuelle Alimentation automatique des champs DSN Signalement Arrêt de travail (arrêt maladie) S21.G00.60 : Motif de l arrêt : 01 maladie Dernier jour travaillé : 19/10/2015 Date de fin prévisionnelle : 30/10/2015 Subrogation : 01 oui Dates DSN mensuelle d octobre - S21.G00.50 «Paie» Date de versement : 31/10/ S21.G00.51 «Rémunération» Du 01/10/2015 au 31/10/ S21.G00.60 Motif de l arrêt : 01 maladie Dernier jour travaillé : 19/10/2015 Date de fin prévisionnelle : 30/10/2015 Date de reprise : 02/11/2015 Motif de la reprise : normale Dans la DSN Mensuelle : La date et le motif de reprise sont renseignés sur la reprise a eu lieu. Pour un arrêt sur deux mois la date et le motif de reprise seront renseignés sur la DSN mensuelle du 2 ème mois 19

20 Le Signalement Arrêt de travail Création de l arrêt dans Sage Paie * Indiquer la date la plus lointaine pour la subrogation * 20

21 Le Signalement Arrêt de travail Lancement du module DS

22 Le Signalement Arrêt de travail Génération de la déclaration Le logiciel charge les informations dans le module déclaratif La déclaration nouvellement créée apparait en gras. 22

23 Le Signalement Arrêt de travail Le suivi des DSN C est la principale fenêtre de gestion des DSN. On la retrouvera également lors de la création des DSN Mensuelles Elle comporte : Une barre d accès aux fonctionnalités, en haut de l écran Un accès aux différents types de DSN sous forme d onglets La liste des déclarations, en corps > Un double clic sur la ligne permet d ouvrir la déclaration 23

24 Le Signalement Arrêt de travail Avertissements Message d avertissement : Historique des trois mois de DSN Mensuelle non trouvé 24

25 Le Signalement Arrêt de travail Descriptif des informations de la déclaration Les informations sont classées par catégories (classées en onglets) : Contient les informations relatives à l envoi, à l émetteur (logiciel, société, contact) Contient les informations relatives à la déclaration (type, numéro ) Contient les coordonnées de l établissement Contient les données relatives au salarié Cet onglet se divise en trois sous onglets : Salarié, Contrat et Arrêt de travail 25

26 Le Signalement Arrêt de travail Les contrôles à effectuer Afin d envoyer la déclaration, des contrôles sont à effectuer : Vérifier l exactitude des informations contenues dans l onglet Salarié Lancer le contrôleur du cahier des charges afin de vérifier si la déclaration respecte bien la norme (sous peine d être refusée lors de l envoi) Deux outils de contrôle sont à votre disposition : L outil Sage : L outil net entreprise : Pour plus d efficacité, les deux peuvent être utilisés l un après l autre. L avantage de l outil de Sage est qu il nous amène directement sur le champ à corriger par un simple double clic sur la ligne d erreur. Le DSN-VAL est plus efficace car mis à jour plus régulièrement (cf. Annexe MAJ DSN-VAL) 26

27 Le Signalement Arrêt de travail Le DSN-VAL Il faut se fier au numéro de la rubrique afin de retrouver facilement l information dans la déclaration. Un fichier Excel vous a été remis avec les correspondances des rubriques dans Sage Paie. 27

28 Le Signalement Arrêt de travail L envoi Une fois la déclaration contrôlée, il faut l envoyer. Deux possibilités se présentent : La déclaration en ligne (envoi via Sage Direct), en renseignant les coordonnées du compte Netentreprises (garde en mémoire) La génération du fichier.txt (pour dépôt manuel sur Net-entreprises) Un mode test est également disponible. La déclaration ayant été vérifiée au préalable, il n est pas obligatoire de laisser la case «Contrôler la déclaration» cochée. Dans Sage Direct, le statut de la déclaration reste en orange, c est normal. Le certificat de conformité est disponible dans le, ainsi que sur net-entreprise, et vous le recevez également par mail. 28

29 Le Signalement Arrêt de travail La reprise anticipée Le seul cas de transmission d un signalement de reprise est une reprise anticipée. Si la reprise a lieu à la date prévue, le déclarant ne transmet pas de signalement de reprise. Les données attendues dans le signalement de reprise : Date de fin prévisionnelle (S21.G ) Date de reprise (S21.G ) Motif de la reprise (S21.G ) : «Normal» par défaut (sinon cocher «Avec reprise à temps partiel») Dernier jour travaillé (S21.G ) (Même que le signalement d arrêt) La date et le motif de reprise seront déclarés dans la DSN Mensuelle suivante. Génération du signalement de reprise anticipée. Le signalement de reprise anticipée est généré en même temps que le signalement d arrêts de travail : fonction «DSN Arrêts de travail» sur la liste des arrêts de travail. 29

30 Le Signalement Arrêt de travail La reprise anticipée Exemple : Un salarié est en arrêt maladie du 20 au 30 octobre et reprend son activité le 28. Envoi d un signalement «Arrêt de travail» (lors de la connaissance de l évènement arrêt maladie) Envoi d un signalement «Reprise anticipée» (lors du retour du salarié) DSN Mensuelle Alimentation automatique des champs DSN Signalement Arrêt de travail (arrêt maladie) S21.G00.60 : Motif de l arrêt : 01 maladie Dernier jour travaillé : 19/10/2015 Date de fin prévisionnelle : 30/10/2015 Subrogation : 01 oui Dates DSN Signalement Arrêt de travail (arrêt maladie) S21.G00.60 : Motif de l arrêt : 01 maladie Dernier jour travaillé : 19/10/2015 Date de fin prévisionnelle : 30/10/2015 Date de la reprise : 28/10/2015 Motif de la reprise : 01 normale DSN mensuelle d octobre - S21.G00.60 Motif de l arrêt : 01 maladie Dernier jour travaillé : 19/10/2015 Date de fin prévisionnelle : 30/10/2015 Date de reprise : 28/10/2015 Motif de la reprise : normale 30

31 Le Signalement Arrêt de travail La reprise anticipée Cocher «Anticipée» et renseigner la date de reprise 31

32 Le Signalement Arrêt de travail Reprise anticipée Le principe est le même que pour la génération de l arrêt initial. Une déclaration de reprise a été créée : La procédure de contrôle/envoi reste inchangée. 32

33 Le Signalement Arrêt de travail La prolongation Pour une prolongation d arrêt de travail, il ne faut pas produire de signalement. Par contre, la prolongation doit être portée dans la DSN Mensuelle (période réelle de l arrêt qui a évolué) Saisie de la prolongation en Paie Sur la liste des arrêts de travail, sélectionnez l arrêt qui est prolongé et utilisez la fonction «Prolongation». Un salarié est en arrêt maladie du 20 au 30 octobre et est prolongé jusqu au 06/11/

34 Le Signalement Arrêt de travail La prolongation Un deuxième arrêt est créé dans la Paie, mais il ne doit pas être signalé. Dans la DSN Mensuelle, les données attendues sont : Nouvelle date de fin prévisionnelle (S21.G ) Date de reprise (S21.G ) et le motif de la reprise (S21.G ), si l employé a déjà repris au moment de l émission de la mensuelle Dernier jour travaillé (S21.G ) (qui n a pas changé par rapport à l arrêt initial) 34

35 La DSN Mensuelle Principe général Synchronisation des données Traitement et vérification des données Annule et remplace 35

36 Principe général La DSN Mensuelle est la dernière étape de traitement du mois. Une DSN Mensuelle par établissement doit être faite > Avec les salariés, leurs contrats et paies du mois > + Un récapitulatif des évènements du mois (arrêts de travail, ruptures de contrat, autres suspensions du contrat de travail) Si un établissement possède des salariés au régime général ET au régime agricole, dans ce cas, lors de la génération de la DSN, 2 DSN sont générées. Une pour le régime général et une pour le régime agricole. 36

37 Synchronisation des données Une fois les bulletins de salaire édités (un calcul sans édition suffira) et avant la clôture du mois, il est nécessaire de transférer les données de la paie vers Sage Déclarations Sociales. Menu Etats / DSN / DSN Mensuelle / Transfert des données / Autres et choisir le mois en cours. Ou bouton de la barre d outils. * * Un accès direct permet de consulter les DSN précédemment créées et ne transfert aucune données de paie. 37

38 Traitement et vérification des données Contrôle du nombre de salariés déclarés dans la DSN : vous pouvez comparer le nombre de salariés qui apparait en bas à gauche de la liste des salariés au nombre de salariés présents sur le livre de paie. Pour rappel, dans la DSN chaque établissement est traité dans une déclaration différente. Ce nombre doit également tenir compte des salariés mis en sommeil qui n ont pas de bulletin sur le mois en cours. Contrôle des données liées à l établissement pour la DUCS Dans la paie éditer l état résumé des cotisations et comparer cet état à celui disponible dans le bouton "Imprimer" / "Cotisations URSSAF" côté Sage DS. 38

39 Traitement et vérification des données Le total des deux états est différent du fait que l on ne déclare pas les centimes. 39

40 Traitement et vérification des données Il est possible aussi de sortir une DUCS papier pour la vérification. Cependant, si vous avez de la taxe transport, il y aura une ligne 900 par salarié sur l état. Ce n est pas une erreur, c est dû au fait que le code INSEE de la commune rattachée est renseigné (obligatoire en DSN). De préférence, il faut sortir une DUCS EDI 40

41 Traitement et vérification des données Vérifier la cohérence des données déclarées Deux outils de contrôle sont à votre disposition : L outil Sage : L outil net entreprise : Comme pour la DSN de signalement, pour plus d efficacité, les deux peuvent être utilisés l un après l autre. Les données chiffrées doivent être scrupuleusement vérifiées 41

42 Traitement et vérification des données Vérification des données liées aux salariés Dans la DSN bouton «Imprimer» puis Contrôle montants DSN pour faire les comparaisons avec le livre de paie ou l état résumé des cotisations. Au maximum, 10 rubriques peuvent être sélectionnées. Décocher «N imprimer que les salariés avec écarts» afin de voir les montants par salariés ainsi que les totaux. Note : Les cotisations sont déjà vérifiées via le bordereau. 42

43 Traitement et vérification des données Une fois tous les contrôles effectués, il faut envoyer la DSN via le bouton «Envoyer», choisir le mode Test ou Réel. La procédure est la même que pour l envoi d une DSN de Signalement «Arrêt de travail». Un récapitulatif des envois de DSN est disponible sur net entreprises dans la catégorie DSN. Il est fortement conseillé d aller consulter les contrôles métiers sur NET ENTREPRISE. Une acceptation par NET ENTREPRISE ne signifie pas une acceptation des organismes, notamment des cotisations par l URSSAF. En cas de refus (par net entreprise) Si la déclaration est refusée, il faut revenir dans le suivi des DSN (clic droit/marquer comme non envoyée) et la modifier, puis la renvoyer. 43

44 Annule et remplace Le 1 er dépôt effectué chaque mois par le déclarant est une DSN dite «Normale». Toute DSN Mensuelle pour laquelle vous avez reçu un certificat de conformité peut être modifiée par la constitution et l envoi d une nouvelle DSN Mensuelle de type «Annule et remplace». La déclaration «Annule et remplace» n est acceptée que dans la limite de la date d échéance. Une fois passée la date d échéance, les modifications devront être opérées sur la paie d un mois ultérieur. Tout signalement pour lequel vous avez reçu un certificat de conformité peut être modifié sans limite de date par l envoi d un signalement de type «Annule et remplace». Si la modification souhaitée est une annulation complète, il doit être émis un signalement de type «Annule» Il n existe pas de limite au nombre d annule et remplace produites et envoyées 44

45 Remarques Les DSN sont à conserver 5 ans. Il est donc très important de sauvegarder également le fichier.sdf en complément des fichiers habituels lors de votre sauvegarde mensuelle avant clôture. Dans le cas d une BDD SQL, sauvegarder la base DS en complément de la base de Paie 45

46 46 Merci de votre confiance

47 47 Annexes

48 DSN NEANT Depuis la version 7.50 du logiciel de paie le statut des établissements (Normal, Néant, NePasDeclarer) en DSN est à paramétrer dans le logiciel de paie dans le menu Listes \ Etablissement \ Onglet "DSN/DADS". Normal : "Etablissement à déclarer" = Coché Néant : "Etablissement néant" = Coché NePasDeclarer : "Etablissement à déclarer" = Décoché 48

49 MAJ DSN-VAL L outil a été installé sur votre poste et un raccourci a du être créé afin de pouvoir ouvrir le contrôleur en dehors du logiciel Sage. Le logiciel peut proposer la mise à jour au démarrage, si ce n est pas le cas, il faut cliquer sur l outil correspondant. Le cahier des charges étant susceptible de changer, il est important de tenir le DSN-VAL à jour. 49