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2 SOMMAIRE I- INTRODUCTION 7 II - RAPPORT GENERAL 9 III - COMMUNICATIONS 21 - Gestion comptable administrative et financière d'une ONG 23 - Principes de gestion en vue de la pérennité des actions des ONG 37 - Initiation à l'informatique et la découverte de Vinternet 47 - Une approche nouvelle de gestion des projets dans les pays en développement 53 - Gestion de micro-crédits 69 - Marketing dans les ONG 87 IV - RESULTATS DES TRAVAUX DE GROUPES : Synthèses des exercices pratiques et des réflexions sur les thèmes développés 97 - Gestion comptable et financière 98 - Informatique et internet Gestion de projets 110 -Micro-crédits 115 -Marketing 118 V - LIVRES, CAHIERS ET PIECES MODELES COMPTABLES ET FINANCIERES Livres Livre journal 1-2- Grand livre 1-3- Livre de banque 1-4- Livret d'épargne individuel 1-5- Canevas du registre des membres 2-Cahiers Cahiers de Recettes 2-2- Cahiers de Dépenses 3- Exemple de Pièces comptables et financières Pièce de caisse dépense 3-2- Reçu 3-3- Brouillard de caisse

3 3-4- Brouillard de caisse avec ventilation des dépenses 3-5- Facture 3-6- Etat des dépenses 3-7- Fiche de stock 3-8- Planning de trésorerie 3-9- Demande d'adhésion 4-Liste des comptes des plans OCAM et SYSCOA 143 VI-ANNEXES Allocutions Ouverture 1-2- Clôture 2- Listes des participants Bénéficiaires 2-2- Encadreurs 3- Les groupes de travail Groupes des travaux de réflexions 3-2- Groupes des travaux sur ordinateurs et internet 4- Grille du séminaire Evaluation du séminaire Texte de l'évaluation 5-2- Synthèse de l'évaluation 5-3- Commentaires des résultats 6- Fiche de localisation des ONG pour les visites de terrain P.V d'adoption des statuts du réseau des ONG d'education de Base : RONGEB-BENIN Coupures de journaux Photographies de travaux de l'atelier 215

4 7 I - INTRODUCTION Le présent rapport est le dernier d'une série d'actions dont le top fut donné à Ouagadougou en février 1997 à l'occasion du premier ' 'Sommet Régional sur les droits de l'enfant ' '. Renforcer les capacités techniques et administratives des jeunes ONG locales d'education de Base dans 10pays Parmi les Moins Avancés (PMA) d'afrique et d'asie du Sud, après une enquête nationale de recensement des besoins de formation, constituait l'essentiel des principaux objectifs de la première étape de cette entreprise. Une série d'ateliers, au moins trois, devrait apporter des approches de solutions aux besoins de formation exprimés. Pour le Bénin trois ateliers ont pu se dérouler de janvier à mai -juin Les pays concernés par cette démarche sont : - En Afrique Australe : Le Mozambique, le Malawi, la Zambie et la Tanzanie - En Afrique Occidentale : Le Bénin, le Bourkina Faso et le Mali - En Asie du Sud : Le Bangladesh, le Bouthan et le Népal Le rapport ci-après fait d'abord état d'un résumé du rapport général qui décrit les différents moments du déroulement de l'atelier dont le thème est : Formation en Gestion des ONG d'education de Base. Ce rapport est suivi des différentes communications qui ont servi de base à des travaux de réflexions en groupe dont les synthèses découlent des exercices pratiques, des études de cas et d'échange d'idées en travaux de groupes et en plénières de sujets précis en matière de gestion, d'élaboration de projets et de marketing. Nous estimons que les besoins de formations exprimées par les ONG locales d'education de Base sur d'abord la nécessité de cerner de près le concept d'education de Base et de s'attarder sur le principal domaine qu 'est celui de l'alphabétisation vue comme le socle de développement de tout pays devraient nécessairement aborder les problèmes de gestion administrative, financière et comptable, l'élaboration de projets et le marketing pour que la mission que chaque ONG d'education de Base s'assigne s'entoure de garanties solides qui assurent la pérennité des résultats efficaces et efficients qui auront été ainsi obtenus. Le présent document est un véritable recueil des résultats des travaux de l'atelier que les membres itinérants des ONG concernées s'emploieront à exploiter au cours de leur fonction de formateurs des formateurs locaux. Ce sont donc de véritables outils pédagogiques destinés à la trousse prévue pour chaque bénéficiaire de ce projet. A cette étape décisive du projet il convient de féliciter toute l'équipe de pilotage dont les membres ont fait montre d'esprit associatif fort remarquable en conduisant sans ambages de bout en bout la série des actions deformation retenues. Nous rappelons ici la liste des intéressés : 1- Madame AFOUDA GABA Léa, Sociologue, Présidente du GAJES, membre du comité 2- Monsieur AGBOTON Sébastien, Inspecteur de l'enseignement Primaire, Président du CAEB, Coordonnateur du projet

5 8 3- Monsieur BABA-MOUSSA Sidicou, Administrateur, Spécialiste de l'alphabétisation, Vice-Président de Dé-Base, Consultant du Projet 4- Madame DADJO Antoinette, Professeur de Math-Biologie, Présidente de Ligue-Life, membre du comité 5- Monsieur GOMEZ Eusèbe, Statisticien, Vice-Président de BED, membre du Comité 6- Monsieur HOUNGNINOU Barnabe, Instituteur, C.P de l'association SURVIE pour la Femme et l'enfant, membre du comité 7- Monsieur VIGNON Noël, Professeur de Lettres, Vice-Président de l'asted, membre du comité Nous félicitons en outre tous les participants, bénéficiaires, facilitateurs et communicateurs dont les efforts conjugués ont permis la réussite des travaux. Nous adressons ici nos vifs remerciements à l'unesco pour ses initiatives, ses interventions à chaque étape du projet et son soutien moral et financier. Nos remerciements vont aussi au Préfet du Département de l'ouémé, aux Ministres béninois chargés de l'education, de la Santé, de la Promotion sociale et de la Condition Féminine, du Développement rural, de l'environnement, du Commerce, de l'artisanat et du Tourisme dont tous les services départementaux n 'ont pas marchandé leur soutien technique au projet. Merci à tous ceux qui, de loin ou de près, ont contribué aux residíais enregistrés depuis l'enquête nationale à l'aboutissement du 3 eme atelier deformation. Nous avons espoir que les bénéficiaires de ces actions feront bon usage des outils pédagogiques mis à leur disposition pour l'accomplissement de leur mission de formateurs itinérants. Sébastien AGBOTON

6 II - RAPPORT GENERAL 9

7 11 PLAN DU RAPPORT GENERAL Introduction 1 -La cérémonie d'ouverture 2- Méthodologie et ambiance de travail 3- Les travaux de l'atelier 3.1- Les communications 3.2- Les productions de groupes 3.3- Les travaux pratiques sur ordinateur 4 - Autres travaux 5- Conclusion

8 12 INTRODUCTION Monsieur le Représentant Régional de l'unesco pour le BENIN et le TOGO ; Monsieur le Représentant du Ministre de l'education Nationale et de la Recherche Scientifique ; Monsieur le Président du CAEB et Coordonnâtes National du Projet BMZ/UNESCO ; Honorables invités Mesdames, Messieurs les stagiaires Le troisième atelier de formation des ONG béninoises d'education de Base organisés sous l'égide de l'unesco s'est tenu au CAEB à Porto-Novo du 25 Mai au 1 er Juin Le présent rapport rédigé avec l'aide d'une bonne équipe de secrétariat essaie de résumer les grands axes de nos délibérations et de saisir l'atmosphère générale du présent atelier. Il rappelle aussi brièvement les acquis des deux ateliers précédents. 1- LA CEREMONIE D'OUVERTURE L'atelier s 'est ouvert le Mardi 25 Mai 1999 à partir de 9h30 et a été marqué par deux allocutions : celle du Coordonnateur du projet BMZ/UNESCO, et celle de Monsieur Frédéric JONDOT, Représentant Régional de l'unesco pour le BENIN et le TOGO. Dans un discours de bienvenue, le Coordonnateur National du Projet BMZ/UNESCO et Président du CAEB (Conseil des Activités Educatives du Bénin) M. Sébastien AGBOTONa rappelé au Représentant Régional de 'UNESCO pour le BENIN et le TOGO les acquis des deux précédents ateliers. Les trente six (36) représentants de dix-huit (18) ONG d'éducation de base venus de tous les Départements du BENIN ont désormais une approche de définition de l'éducation de base. Ils ont ensemble défini une démarche d'investigations communautaires dont lafinalitéest l'identification des besoins d'éducation des populations à la base, et l'établissement de programmes de développement notamment en alphabétisation fonctionnelle. Ensuite, le Coordonnateur National du Projet BMZ/UNESCO a mis l'accent sur la substance de ce troisième atelier. Il a dit à ce sujet, qu'il s'agit d'amener les participants à connaître et à comprendre comment assurer la gestion administrative, financière et comptable des ONG d'éducation de base dans une approche participative au regard des grands principes de respect de l'attitude éducative, pédagogique et

9 13 endragogique qui concrétisent les conclusions des ateliers précédents et qui favorisent suivant chaque formateur, le développement d'un esprit de tolérance, du respect de la personne humaine, de la transparence et de la bonne gouvernance à tous les niveaux de l'organisation et de ses activités. Pour terminer son allocution, le Coordonnateur National du Projet BMZ/UNESCO, après avoir insisté sur la démarche suivie depuis le premier atelier, a ajouté : «... Nous allons à la fin de nos travaux mettre en place un réseau d'ong d'éducation de base pour faire en sorte que les investissements engagés jusqu'à présent soient régulièrement suivis, coordonnés et développés afin qu'ils ne soient vains mais porteurs de résultats efficaces pour le bien-être de chacune des populations bénéficiaires de nos activités et pour notre contribution au développement durable de notre pays, le Bénin.» Quant à M. Frédéric JONDOT Représentant Régional de l'unesco pour le BENIN et le TOGO, il a dans son allocution félicité les participants pour la qualité des précédents rapports qu 'il a attentivement lus. Il a ensuite convié les participants à faire bon usage des enseignements des trois (3) ateliers afin de permettre à leur ONG défigurer dans lefichierdu système des Nations Unies qui sera bientôt constitué. Enfin rappelons que le Presidium qui a dirigé les travaux de l'atelier est composé de : - Président : Sébastien AGBOTON - Directeur de stage : Euzerbe GOMEZ - Facilitateurs : Antoine SAIZONOU Julien A TTAKLA-A YINON Francis OKOYA - Rapporteur général : Léon KPAOSSOU 2- METHODOLOGIE ET AMBIANCE DE TRAVAIL Le caractère participatif de toutes les présentations de thèmes traduit le niveau élevé des séminaristes qui ont eu la chance avec leurs homologues, les membres de l'équipe d'encadrement et les communicateurs de partager les éléments distinctifs de leur culture et procédures respectives au niveau de leurs organisations. Ces méthodes ont beaucoup aidé les différents orateurs à sortir des généralités pour mettre l'accent sur le vécu quotidien des ONG d'éducation de base en matière de gestion.

10 14 En suite, le souci d'avoir des éléments facilement exploitables dans la trousse pédagogique a fondé la démarche complémentaire : travaux de groupe sur étude de casrecueil d'éléments Synthèse des résultats. Le système a été moulé de sorte que tous les maillons de la chaîne se sont parfaitement complétés. Enfin le mérite de l'approche méthodologique expérimentée depuis le premier atelier est qu 'elle a déplus en plus instauré une ambiance conviviale entre les participants eux-mêmes d'une part, et entre les participants et l'encadrement d'autre part. C'est dans cette atmosphère que les étapes suivantes ont été franchies : connaissance, compréhension, approfondissement, échanges d'expérience et productions d'outils. 3- LES TRAVAUX EN ATELIER Axés sur six (6) communications explorant divers sujets en matière de gestion, l'atelier a chaque jour donné l'occasion aux participants de réfléchir sur des cas auxquels peuvent s'apparenter les situations de leur ONG. La quinzaine de productions qui en est résulté constituera pour l'animateur itinérant un outil précieux quand il s'agira de gérer les biens physiques et les personnes dans son organisation. Déplus, les réstdtats du travail d'identification du niveau de chaque participant ayant révélé que plus de 70% n'avaient aucune connaissance en informatique justifie l'enthousiasme des stagiaires lors des séances d'entraînement sur les micro-ordinateurs LES COMMUNICATIONS La gestion administrative,financièreet comptable Les ONG constituent aujourd'hui dans notre pays une réalité incontournable dans l'atteinte des objectifs de développement. Elles sont les agences d'exécution d'un grand nombre de projets en cours au Bénin. Une des obligations essentielles d'une agence d'exécution de projets est de rendre compte des activités réalisées. Ces comptes rendus se font très souvent, sous forme de rapports techniques etfinanciers.le contenu de ces rapportsfinanciers,est fait pour la plupart de données tirées de la comptabilité de l'ong. Une ONG qui n'a pas une organisation comptable etfinancièreefficace aura des difficultés à rendre compte de ses activités aux bailleurs de fonds. Par ailleurs, la fonction administrative de l'organisation renforcée par la gestion des ressources humaines vient compléter ces deux

11 15 (02) premiers aspects et passe par l'unité de commandement, l'usage adéquat de l'autorité, la gestion des carrières des employés, l'organisation du secrétariat. En définitive les vingt (20) ONG d'éducation de base ont eu la conviction qu'une bonne organisation administrative, comptable et financière font partie des conditions qu'une ONG doit remplir pour être bien gérée. C'est tout cela qui fonde l'idée de pérennité des activités de l'ong Principes de gestion en vue de la pérennité des actions d'une ONG Nous avons désormais une définition claire de l'ong au regard des dispositions du Code de conduite des ONG exerçant au Bénin en ses articles 2 et suivants. Au cours de cette communication les stagiaires se sont formalisés avec les définitions et les implications des notions telles que durabilité institutionnelle et, viabilité financière analysées au regard de la stratégiefinancière,des ressources humaines et des structures. En définitive, il urge aujourd'hui pour les ONG se voulant durables de s'autoévaluer, de procéder au besoin à des réformes tant sur les stratégies du leadership que sur les modes de gestion en vue de réaliser l'objectif de viabilité. A terme, c'est l'unique option pouvant favoriser la pérennité de nos actions sur le terrain surtout qu 'à priori les activités éducatives ne génèrent pas de revenus Initiation à l'informatique et découverte de l'internet L'identification du niveau des participants révèle que plus de 70% d'entre eux sont des néophytes en informatique et surtout en matière de l'internet. A l'orée du XXF" 6 siècle et à l'heure de la mondialisation, il est indispensable de démystifier l'informatique dans les esprits des agents de développement que constituent les stagiaires de cet atelier. A ce propos certaines questions se posent : Peut-ont prétendre être initié à l'informatique en cinq (5) jours? Comment s'y prendra-t-on? etc.. La communication sur l'informatique a essayé de familiariser les participants avec quelques éléments de définition, les fonctions et la composition d'un ordinateur. Ensuite le réseau de communication que constitue l'internet a été brièvement présenté avec ses applications possibles et les besoins auxquels il peut répondre pour nous ONG ayant le

12 16 désir de communiquer et d'avoir l'information à peu de frais. Ce qui est sûr nous sommes allés au-delà de la démystification car les organisateurs ont prévu un micro-ordinateur pour deux à quatre stagiaires. Des moment obligatoires d'apprentissage ont été définis ainsi que des moments d'utilisation facultative des appareils sous la direction d'un animateur qualifié par poste. La journée du dimanche 30 mai était entièrement aménagée pour ces apprentissages libres. Les soirs les stagiaires les plus expérimentés entraînaient les autres dans une ambiance de solidarité agissante Une approche nouvelle de gestion des projets dans les pays en développement Cet exposé semble au cœur de la problématique de gestion des ONG béninoises puisqu 'elles vivent essentiellement des projets à elles confiés par des bailleurs de fonds. Nous avons retenu que la gestion de projet est tout un art qui s'appuie sur une situation problématique donnée. C'est pourquoi la conception et l'exécution d'un projet donné ne doit pas échapper à ce principe. L'approche de méthode développée par le communicateur permettra aux ONG de rendre à leurs idées de projet toute leur pertinence et d'éclairer l'évaluateur sur l'intérêt et l'utilité du projet. Cela aidera ce dernier à comparer les effets positifs et négatifs prévisibles des actions tant pour le développement interne du projet lui-même que pour l'ensemble de la collectivité, des populations bénéficiaires ou des communautés à la base La gestion des micro-crédits Ce thème s'est révélé comme étant au cœur même de la philosophie d'échange et de partage qui consacrent toute la réussite de cet atelier. En effet les débats ont amené les quelques ONG exerçant dans le domaine à faire état, d'une part, des forces et faiblesses et, d'autre part, des opportunités et menaces relatives à leur système de micro-finance. Il faut aussi retenir que la gestion de micro-crédits vient à propos parce que l'exercice d'activités relevant des domaines de l'éducation de base constitue des mesures d'accompagnement de sorte qu 'il serait hasardeux de raisonner en terme de rentabilité. Le communicateur a également présenté des modèles d'outils de gestion de microcrédits ce qui rappelle quelque peu le contenu de la première communication. Certes les canevas présentés ne sont pas standards. Il appartient donc à l'animateur de les adapter aux réalités de son milieu et aux priorités définies par son organisation.

13 Le marketing dans les ONG Etant donné qu'a priori la démarche de l'ong en tant que structure de développement ne s'inscrit pas dans une logique de réalisation de profit, l'apparition du terme marketing sur la grille du séminaire devrait surprendre quelque peu. Mais c 'est un besoin fortement exprimé par les ONG à l'étape de l'enquête préliminaire. Le thème tel qu 'il a été abordé par le communicateur démontre qu 'il intègre une autre dimension de la vie associative. Nous ne le comprenons plus dans son sens dépassé de l'activité qui consiste à réaliser une vente. Le marketing se place dans une optique nouvelle d'activité interdépendante qui concourent à la satisfaction des besoins de nos clients que sont les communautés à la base et les Institutions partenaires. Etant donnée cette définition du marketing et son lien fondamental avec la notion de client il va sans démonstration que si une organisation veut grandir il lui faudra " respecter "ses clients puisque ceux-ci seuls constituent sa raison d'être. Cette considération appelle un certain nombre d'obligations pour nous animateur itinérant au sein de nos organisations. Veiller à ce que le manuel de procédures de gestion administrative,financièreet comptable existe et soit le fil conducteur de toute action, développer une culture qui valorise les mérites et les avantages distinctifs de l'organisation dans son environnement et faire l'effort de se conformer aux cahiers de charge des clients ; ce sont là des tâches auxquelles nous devons nous atteler une fois retournés dans nos ONG respectives afin de présenter une meilleure image de notre structure qui, en définitive, est elle-même un produit à vendre. Ce sont là les éléments essentiels du plan et de la stratégie marketing des ONG LES PRODUCTIONS DE GROUPE Nous avons appris depuis le premier atelier à matérialiser les connaissances acquises au cours des exposés et surtout aux conclusions des débats des travaux de groupe. Cela est d'un atout inestimable puisqu'il a été d'une grande utilité dans la formation des animateurs itinérants que nous sommes désormais. L'autre avantage est l'exploitation facile dont feront l'objet ces travaux sous forme défiches dans notre trousse pédagogique quand nous serons amenés à former les animateurs locaux. Au total, une quinzaine d'outils produits en huit (8) jours par les trois (3) groupes que nous avions formé ce n 'est pas peu au regard de la densité du travail abattu et de la diversité des résultats d'un groupe à un autre, la mosaïque d'expériences de tout un chacun de nous

14 18 dans la vie des organisations aidant. Aussi, ne nous sommes-nous pas arrêtés en si bon chemin. Nous avons vers la fin des travaux de l'atelier, participé activement à la mise au point définitive des éléments de la trousse pédagogique en réalisant des documents de synthèse LES TRAVAUX PRATIQUES SUR ORDINATEUR Nous avons eu droit au minimum à vingt (20) heures d'entraînement sur ordinateur. Mentionnons à ce sujet que l'entrain a été tel que la durée prévue a souvent été dépassée en temps personnel pour la plupart des participants. Outre l'usage du clavier et les commandes usuelles sous MS DOS, les descriptions du gestionnaire defichierset de fenêtre WINDOWS, la manipulation de la souris, la saisie, le traitement et l'impression de texte, les séances de travaux pratiques ont aussi concerné l'envoi et la réception de courrier sur Internet. Les autres applications de ce réseau pourront être utilisées plus tard par les stagiaires les plus curieux. 4- AUTRES TRAVAUX Nous avons toujours raisonné dans une logique de continuité des actions sans laquelle nos efforts actuels seront vains. Nous avons dans cette optique assisté à l'émergence d'idées de regroupement: le Groupe de Travail sur l'education Non Formelle (GTENF) et le Réseau des ONG d'education de Base (RONGEB) sont les nouveaux cadres de concertation que nous allons mettre en place. Pour le GTENF, Non Formelle. L'UNESCO il s'agit de rendre plus représentative cette structures d'education distingue cette variante éducationnelle de l'education de Base parce que le Groupe de Travail y afférent fait partie d'un ensemble de structures qui sont sous l'égide de VADEA (Associationpour le Développement de l'education en Afrique). Dans la dynamique du RONGEB-BENIN, la plupart des ONG présentes à cet atelier se sont engagées dans une activité de contribution à l'évaluation de l'education Pour Tous en 2000.

15 19 Les cinq (5) thèmes d'étude de cas retenus répondent aux préoccupations des ONG béninoises d'éducation de base. Il s'agit de la question du genre, de la participation communautaire, au développement de l'établissement de liens entre l'education Non Formelle et le Développement, de la Politique et des Pratiques de l'education des Adultes, du Partenariat. L'enthousiasme qui a animé les ONG dans le choix des thèmes annonce la force du Réseau en gestation. 5- CONCLUSION Au terme de ces trois (3) ateliers nous sommes frappées tous à la fois par la multitude des informations et expériences nouvelles qui existent dans les différentes ONG d'éducations de base réparties sur toute l'étendue du territoire national. Nous retenons de ces ateliers que nous devons capitaliser ces expériences par le canal de cadres de concertation réguliers afin de permettre l'éclosion des énergies dans le domaine socioéducatif au regard des défis aux quels tous les acteurs de développement devront faire face dans le troisième millénaire. Rappelons qu'au premier atelier le débat sur le concept et les domaines de l'education de base a été très fructueux. Beaucoup réinterprètées : c'est le cas : de notions ont été abordées ou - de toutes les variantes du mot Education (formelle, non formelle, de base, etc..) - de la responsabilité et surtout de la responsabilité civile à travers l'éducation à la vie familiale ; - des questions de santé alimentaire et nutritionnelle ; - des problèmes de pollution de l'air, d'érosion, de désertification, de déboisement et de gestion des déchets par l'éducation environnementale ; - de l'éducation des adultes qui nous enseigne en tant qu'ong que si nous n'unissons pas résolument nos forces dans les années qui viennent, l'exclusion et la marginalisation, feront sentir tous leurs effets et transformeront a promesse du siècle qui s'approche en une amère déception pour tous. En effet cette observation des participants est pertinente parce que l'éducation des adultes si elle est valorisée peut

16 20 rendre souples les liens entre développement humain et création de richesse pour notre pays. La question du genre telle qu'elle a été abordée lors du premier stage s'inscrit également dans la même approche. Au second atelier tout le monde a reconnu l'importance de l'investigation communautaire au moyen de la discussion socio-économique. Nous avons tous adopté cette méthode qui consacrera la réussite de ces organisations dans la conduite de toutes les activités en matière d'éducation des adultes. Le troisième atelier qui s'achève ce jour nous a appris à mieux gérer les biens et les personnes des ONG. C'est vraiment heureux que nous oyions terminé les ateliers par cette dimension deformation. En définitive l'ensemble des trois (3) ateliers laisse dans l'esprit des participants un sentiment de joie et de difficile séparation. Il est en effet réconfortant de voir tant d'attachement à la cause socio-éducative, attachement qu'atteste le fruit des immenses efforts que les ONG d'éducation de base ont consentis dans les diverses régions de notre pays. Monsieur le Représentant Régional de 'UNESCO, Monsieur le Représentant du Ministre de l'education Nationale et de la Recherche Scientifique, Monsieur le Coordonnateur du projet BMZ / UNESCO nous espérons vivement que nous n'allons pas nous arrêter en si bon chemin. L'immensité de la tâche qui nous attend nous a d'ailleurs conduits à soutenir l'idée de la création d'un réseau qui nous aidera à rester solidaires et à capitaliser nos expériences pour exploitation judicieuse. Nul doute que ces trois ateliers ont marqué un tournant dans laperpective des actions de ces dix-huit (18) ONG présentes sur les vingt (20) attendues.

17 21.. III - COMMUNICATIONS

18 23 GESTION COMPTABLE ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE D'UNE ONG Présenté par AKPOLI Célestin Technicien Supérieur en Gestion des Entreprises

19 25 GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE I - LA FONCTION ADMINISTRATIVE On définit généralement l'administration comme " l'art de faire faire les choses ". Autrement dit, l'administration est le processus par lequel un supérieur prend une décision qu 'il fait exécuter par son subordonné. Mais prendre une décision pour en obtenir l'exécution doit avoir comme préalable la définition de l'objectif précis à atteindre. Cette démarche a l'avantage d'obtenir l'adhésion de l'employé à la décision et garantit son succès. Il faut souligner que l'activité administrative est une activité de groupe où l'individu fut-il chef accepte qu 'une partie de son autonomie soit amputée, afin qu 'une large place soit faite à l'expression collective. L'activité administrative se caractérise par la spécialisation : les décisions qui conduisent à des actions routinières sont déléguées à d'autres personnes et le chef se concentrent sur les objectifs plus "importants " Un facteur très important qui assure l'intégration des individus au sein de l'organisation et une meilleure application des décisions de l'administration est l'existence des groupes. L'appartenance des individus à un groupe, surtout informe, les rend plus " disciplinés " ne serait-ce que par la loyauté dont ils doivent faire preuve à l'égard du groupe. Toutefois, il peut se produire tout l'effet contraire si le groupe porte, déjà à sa constitution, des germes ou des facteurs nuisibles à la bonne marche de l'organisation. De tels groupes évidemment doivent être identifiés et démantelés au plutôt. A - ORGANISATION PRATIQUE DE L'ADMINISTRATION 1 - UNITE DE COMMANDEMENT Eviter de placer un employé sous la tutelle de deux chefs hiérarchiques. En cas de double commandements simultanés, l'employer peut se retrouver malgré lui dans une situation de tiraillement où il lui serait difficile de choisir à quel chef il faut obéir en premier lieu. Enfin de compte, c 'est l'autorité des deux chefs qui se trouve affaiblie.

20 26 2- UTILISERA BON ESCIENT SON AUTORITÉ L'autorité est le pouvoir de prendre les décisions qui orientent les actions d'autrui. C'est une relation entre deux individus, l'un "supérieur ", l'autre "subordonné ". L'exercice de l'autorité peut parfois sortir du cadre formel tout en étant respectée, d'où l'accent à mettre sur la personnalité de l'individu investi de l'autorité. 3- GERER CORRECTEMENT LA CARRIERE DES EMPLOYES A cet effet et suivant la taille de l'organisation, il peut être envisagé dans quelle mesure il faut mettre en place un service Gestion du personnel dont le rôle ira du recrutement des employés à la mise en place d'un système de promotion interne. Lorsqu 'on sait que l'employé ou le membre passe une bonne partie de sa journée au travail, on comprend la nécessité de créer au sein de l'organisation un climat social propice à son épanouissement. 4- ORGANISER LE SECRETARIA T Il est très important de bien gérer les courriers que vous émettez (registre de courrier Départ) et les courriers que vous recevez (registre de courrier Arrivée). Pour chacun de ces deux types de courriers, concevez un système de référence qui vous permette de vous retrouver facilement en cas de besoin. En plus, il est indispensable d'avoir un système de classement (conservation physique) de tous les courriers que vous recevez ou de tous les courriers que vous émettez (y compris les factures que vous recevez des fournisseurs ou celles que vous délivrez à vos clients.) B- LE CONTRAT DE TRAVAIL A TOUJOURS UNE PARTIE NON ECRITE Lorsqu 'une entité signe avec un de ses employés un contrat de travail (en bonne et due forme), il reste tout à fait vrai que ce contrat de travail ne peut aborder tous les aspects des multitudes relations inter personnelles qui auront lieu pendant la durée du contrat de travail. Il en est de même de la façon de saluer son patron dès son arrivée au

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