Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

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1 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré Compagnie d assurance vie RBC Pour connaître l énoncé exact des conditions de votre régime, ainsi que des garanties qu il comporte, veuillez vous reporter à votre police d assurance collective et à la brochure des garanties de l employé. La police d assurance collective a priorité sur le présent Guide (10/01) VPS80941

2 Table des matières Introduction 4 A. Relevé de prime collective et paiement de la prime 5 Relevé de prime 5 Retenues à la source 6 Date d échéance de la prime et modification des données de l employé 6 Exemple de calcul de la prime et modèle de relevé de prime 7 Caractéristiques du régime 7 Remplir le verso du relevé de prime 8 Calculs des montants d assurance et des primes 8 i) Ajouts au régime (par voie d adhésion) 8 Assurance vie de base 9 Assurance vie des personnes à charge 11 Décès et mutilation accidentels (DMA) 1 Invalidité de courte durée (ICD) 14 Invalidité de longue durée (ILD) 16 Débits courus 19 ii) Augmentations/diminutions 0 iii) Cessations 1 iv) Modèle de relevé mensuel de prime collective Comment remplir le verso du relevé de prime collective Comment remplir le recto du relevé de prime collective 3 Solutions de garanties intégrées et régime combiné inversé 31 B. Adhésion des nouveaux employés 33 Totalité ou combinaison de produits, à l exception de l assurance vie 33 Assurance vie 34 Période probatoire des nouveaux employés 36 Dispense de la période probatoire 37 Assurance du conjoint de fait 37 Employés réembauchés 38 Renonciation à l assurance 39 C. Changements relatifs à l employé 40 Changement de division 40 Changement de catégorie ou de salaire 40 Changement de nom ou de bénéficiaire 41 Changement de situation d une personne à charge 41 Assurance du conjoint de fait 4 Personnes à charge ayant dépassé l âge limite 43 Cessation de l assurance 43 Résiliation de l assurance vie des personnes à charge admissibles 43 Demande d assurance ayant fait l objet d une renonciation 44 D. Justification d assurabilité 45 Quand faut-il présenter une justification d assurabilité? 45 Comment remplir le formulaire de justification d assurabilité 46 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

3 E. Employés inactifs 47 Mise à pied ou congé autorisé 47 Congé de maternité ou congé parental 48 F. Présentation d une demande de règlement 49 G. Renseignements d ordre général 51 Coordonnées utiles 51 Commande de formulaires 51 Changement d adresse du titulaire de la police 5 Changement d administrateur du régime 5 Demande de modification de la police d assurance collective 5 Vérification des données sur les participants du régime 5 Mise à jour des données sur les employés en vue du renouvellement 53 Marche à suivre en cas de grève des postes 53 Communications par courrier électronique 53 Déclaration de la protection de la vie privée 54 À noter : Les dispositions de votre régime peuvent différer des renseignements contenus dans le présent Guide. Pour connaître les garanties et les avantages propres à votre régime, veuillez vous reporter à votre police d assurance collective et à la brochure des garanties de l employé. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 3

4 Introduction Merci d avoir choisi RBC Assurances. Nous sommes heureux de pouvoir répondre à vos besoins d assurance en vous offrant des produits flexibles et un service efficace. RBC Assurances propose une vaste gamme de produits d assurance qui sont autant de solutions conçues pour aider les gens à équilibrer leur vie professionnelle et leur vie personnelle, à retourner au travail après un congé d invalidité, ou encore à protéger leur actif des conséquences qu une maladie ou d une blessure peuvent entraîner sur le plan financier. Vous pouvez compter sur nous pour vous procurer une valeur bien réelle, qui va au-delà de la simple protection d assurance, et pour vous fournir un service qui dépassera vos attentes. Le présent Guide de l administrateur de régime a été rédigé pour vous aider à administrer le régime d assurances collectives que votre compagnie a souscrit auprès de RBC Assurances. De plus, vous y trouverez toute l information nécessaire pour guider les employés dans leurs démarches. Le présent Guide définit clairement vos fonctions d administrateur de régime. Il vous éclairera sur les nombreux points et règles à retenir pour bien administrer le régime d assurances collectives de votre compagnie. Un régime autogéré comporte bon nombre de responsabilités. Pour veiller à la bonne administration des garanties de la police souscrite, nous vous suggérons de cerner précisément votre rôle en vous familiarisant avec l ensemble des sections du présent Guide. Il est impératif que les dossiers contenant les relevés de prime et les renseignements sur les employés demeurent exacts, complets et à jour. Si vous constatez une erreur, veuillez en aviser RBC Assurances sans attendre. Si vous ne trouvez pas l information que vous cherchez dans le présent Guide, nous vous recommandons de consulter les autres documents afférents au régime, comme la police d assurance collective, ou de communiquer avec un représentant du service à la clientèle de votre bureau de vente local RBC Assurances. Par souci de commodité, nous avons inclus une carte professionnelle dans la trousse d administration qui vous a été remise. Vous trouverez également la liste des services à contacter pour toutes vos demandes de renseignements (voir la rubrique intitulée «Coordonnées utiles» à la fin du présent Guide). Quelques points à retenir : «vous» et «votre» renvoient à vous, l administrateur de régime «compagnie» renvoie à l employeur «nous» et «notre» renvoient à la Compagnie d assurance vie RBC «employé» renvoie à un employé de la compagnie ou à un membre du syndicat ou de l association Pour ne pas nuire à l efficacité du service, veuillez indiquer le numéro de la police collective et le nom de la compagnie dans toutes les communications et sur tous les formulaires. Vous trouverez ce numéro dans le relevé de prime collective. Nous vous remercions d avoir choisi RBC Assurances. Nous vous souhaitons la bienvenue et espérons avoir bientôt l occasion de vous servir. 4 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

5 A. Relevé de prime collective et paiement de la prime 1. Relevé de prime RBC Assurances met à votre disposition un formulaire préimprimé que vous pouvez utiliser à titre de relevé mensuel de prime collective. Ce formulaire vous permet de calculer la prime à payer et vous rappelle tous les renseignements devant obligatoirement être fournis. Vous devez remplir ce formulaire entièrement, à chaque période de facturation, et le joindre au chèque de règlement de la prime. Vous trouverez un modèle non personnalisé du formulaire dûment rempli à la fin de la présente section. RBC Assurances accepte des relevés de prime autres que celui-ci, tels que les relevés produits au moyen de logiciels spécialisés, à condition que tous les renseignements exigés soient fournis. Renseignements exigés Pour assurer le traitement exact de la prime, veuillez fournir, à chaque période de facturation, les renseignements ci-dessous. Ces renseignements viennent s ajouter à ceux qui sont indiqués dans la liste jointe à votre proposition. Nombre total d employés pour chaque type de garantie inscrit sur le relevé précédent / nombre total d employés ajoutés pour chaque type de garantie, y compris les débits courus applicables Total des augmentations/diminutions (en raison des changements de montants d assurance) du volume global, y compris tous les débits/crédits courus applicables Nombre total d employés ayant cessé de participer au régime et montant d assurance total pour chaque type de garantie, y compris tous les débits courus applicables Nombre total d employés pour chaque type de garantie pour la période visée par le relevé courant Taxe provinciale que RBC Assurances doit verser au nom de votre compagnie pour les employés qui résident en Ontario (8%), au Québec (9%) et au Manitoba (7%). La taxe doit être calculée séparément pour chaque province. À noter : Vous devez fournir les renseignements propres à chacun des employés faisant l objet d un ajout, d une augmentation ou d une diminution, ou encore d une cessation de participation. Veuillez vous reporter aux sections intitulées «Adhésion des nouveaux employés» et «Changements relatifs à l employé», dans le présent Guide. Les primes sont exigibles le premier du mois, pour le mois visé (p. ex. la date d échéance de la prime pour le mois de février est le 1er février), et elles doivent être acquittées dans les 31 jours qui suivent leur échéance afin que l assurance demeure en vigueur et que le traitement des demandes de règlement ne soit pas interrompu. À noter : Si votre régime prévoit plusieurs produits ou garanties, vous recevrez peut-être plusieurs relevés mensuels. Vous devez veiller à acquitter la totalité des primes indiquées sur tous les relevés et joindre tous les documents pertinents. Pour toute demande de renseignements ou question sur les relevés de prime et le paiement des primes, veuillez communiquer avec votre représentant des comptes-clients, sans frais, en composant le et en sélectionnant l option (service de facturation de l assurance collective). Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 5

6 . Retenues à la source Si l employé participe au paiement du coût de l assurance, les retenues à la source doivent commencer le premier jour du mois qui suit la date d effet de l assurance. Il vous appartient de tenir à jour un dossier détaillant, pour chaque employé, les garanties souscrites ainsi que leur coût à des fins de déductions salariales, d imposition et de règlements. 3. Date d échéance de la prime et modification des données de l employé En cas de modification des données relatives à un employé, les primes afférentes à l employé ne sont pas calculées au prorata. Lorsque la couverture d assurance à l égard d un employé fait l objet d un ajout ou d une modification à une autre date que la date d échéance de la prime, la nouvelle prime sera exigible à la prochaine échéance de la prime mensuelle. (Exemple : L assurance d un nouvel employé entre en vigueur le 14 janvier; la nouvelle prime sera exigible à compter du 1er février.) Réciproquement, en cas de cessation d emploi, la couverture d un employé prend fin à la date de cessation de son emploi, mais la prime doit être réglée jusqu à la prochaine échéance de la prime mensuelle. (Exemple : L assurance d un employé prend fin le 14 janvier; la prime demeure payable jusqu au 1er février.) 6 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

7 4. Exemple de calcul de la prime et modèle de relevé de prime Vous trouverez dans cette section un certain nombre de scénarios de référence illustrant le calcul des primes au titre des garanties offertes dans le cadre de notre gamme de produits d assurance collective. Les caractéristiques du régime et le tableau des prestations utilisés dans cet exemple sont représentatifs de chaque produit. Pour connaître les caractéristiques de votre régime en particulier, veuillez consulter votre ou vos polices d assurance collective. Le modèle de relevé de prime figurant en fin de section illustre certains des scénarios présentés dans les pages qui suivent. Dans notre exemple, le relevé de prime est établi pour le compte d une compagnie fictive. Les noms des employés travaillant pour cette compagnie sont également fictifs. La prime étant calculée pour le mois de juin, la date d échéance sera le 1er juin aux fins de notre exemple. Par conséquent, les totaux indiqués pour le relevé précédent sont ceux du mois de mai. Ils ont été créés à seule fin d illustrer comment la prime doit être calculée pour le mois de juin. Lorsque vous remplirez le relevé de prime mensuel de votre compagnie, vous devrez utiliser les totaux réels établis à l égard du mois précédent. CARACTÉRISTIQUES DU RÉGIME Toutes les garanties comportent une seule catégorie. Toutes les garanties sont intégralement payées par l employé. La période probatoire est de trois mois pour tous les nouveaux employés. Tous les employés résident en Ontario. ASSURANCE VIE DE BASE Le tableau des prestations prévoit un montant d assurance égal à trois fois le salaire annuel jusqu à concurrence de $. Le maximum sans justification d assurabilité (MSJA) est fixé à $ (tout excédent sur $ est considéré comme une assurance vie supplémentaire). Le taux est de 0,8 $ par tranche de $ d assurance. ASSURANCE VIE DES PERSONNES À CHARGE L assurance est souscrite individuellement. Le taux est de 1,08 $ par employé. ASSURANCE DÉCÈS ET MUTILATION ACCIDENTELS (DMA) Le tableau des prestations prévoit un montant d assurance égal à trois fois le salaire annuel jusqu à concurrence de $. Aucun maximum sans justification d assurabilité (MSJA). Le taux est de 0,03 $ par tranche de $ d assurance. ASSURANCE INVALIDITÉ DE COURTE DURÉE (ICD) Le tableau des prestations prévoit une prestation fixe correspondant à 66,6667 % du salaire hebdomadaire jusqu à concurrence de 750 $. Aucun maximum sans justification d assurabilité (MSJA). Le taux est de 0,15 $ par tranche de 10 $ d assurance. ASSURANCE INVALIDITÉ DE LONGUE DURÉE (ILD) Le tableau des prestations prévoit une prestation égale à 66,6667 % de la première tranche de $ de salaire mensuel, plus 50 % de la tranche suivante de $ de salaire mensuel, jusqu à concurrence de $. Le maximum sans justification d assurabilité (MSJA) est fixé à $. Le taux est de 1,10 $ par tranche de 100 $ d assurance. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 7

8 REMPLIR LE VERSO DU RELEVÉ DE PRIME Veuillez remplir le verso du relevé de prime en premier lieu, car la plupart des calculs qui y sont effectués doivent être, par la suite, reportés au recto (voir le modèle). CALCULS DES S D ASSURANCE ET DES PRIMES I) AJOUTS AU RÉGIME (PAR VOIE D ADHÉSION) Dans notre exemple, le régime compte l adhésion des trois employés suivants : Guy Mercier Salaire annuel $ Date d embauche 1er mars Keisha Sambala Salaire annuel $ Date d embauche 10 février Julia Stein Salaire annuel $ Date d embauche janvier 8 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

9 ASSURANCE VIE DE BASE Comment dois-je calculer le montant de l assurance vie de base et la prime payable pour les nouveaux employés? La garantie Assurance vie de base est en fonction du salaire annuel. Pour être en mesure de calculer avec exactitude le montant d assurance prévu par cette garantie, il faut annualiser le salaire. La garantie Assurance vie de base prévoit un MSJA. Tout montant d assurance approuvés au-dessus du MSJA est souscrit sous forme d «assurance vie supplémentaire». La garantie d assurance vie supplémentaire et la garantie d assurance vie de base sont identiques; toutefois, les montants d assurance au titre de ces garanties doivent être inscrits séparément sur le relevé de prime (voir le modèle de relevé de prime). Guy Mercier Comme le tableau des prestations prévoit un montant d assurance égal à trois fois le salaire annuel, il faut multiplier le salaire annuel de Guy par trois pour obtenir le montant de son assurance vie de base. Tableau des prestations : Trois fois le salaire annuel Salaire annuel : $ Montant d assurance : $* Prime : Montant d assurance x taux ( $ x 0,8 $ $) 9,40 $ * Le MSJA est fixé à $. Comme le montant d assurance souscrit par Guy est inférieur à ce plafond, Guy n a pas besoin de fournir de justification d assurabilité. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 9

10 Keisha Sambala Comme le tableau des prestations prévoit un montant d assurance égal à trois fois le salaire annuel, il faut multiplier le salaire annuel de Keisha par trois pour obtenir le montant de son assurance vie de base. Tableau des prestations : Trois fois le salaire annuel Salaire annuel : $ Montant d assurance prévu par la garantie : $ (le montant d assurance est arrondi au millier supérieur) Montant d assurance : $* Assurance vie supplémentaire Sous réserve du non-dépassement du plafond de $ de l assurance vie, Keisha peut souscrire l excédent du MSJA, soit $ ( $ $), sous forme d assurance vie supplémentaire. Pour ce faire, elle doit présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les autres conditions prévues, le cas échéant. Lorsque sa demande d assurance vie supplémentaire aura été approuvée par le service de tarification, la couverture d assurance de Keisha sera augmentée de $. Vous devrez ensuite inscrire ce montant sur le relevé de prime, dans la colonne Assurance vie supplémentaire (située à côté de la colonne Assurance vie de base). Le taux utilisé dans le calcul de la prime afférente à l assurance vie supplémentaire est le même que celui de l assurance vie de base. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. Prime : Montant d assurance x taux ( $ x 0,8 $ $) 84,00 $ Julia Stein Julia a été embauchée le 1er janvier. Étant donné que le régime à une période probatoire de trois mois pour les nouveaux employés, la date à laquelle Julie peut adhérer au régime, soit sa date d admissibilité, est le 1er avril. Dans notre exemple, le relevé de prime porte la date du 1er juin; par conséquent, Julia aurait dû adhérer au régime il y a deux mois (il y a plus de 60 jours). Or, tous les employés qui n ont pas adhéré au régime dans les 31 jours qui suivent leur date d admissibilité (uniquement dans le cas des régimes où les garanties sont payées par l employé) doivent présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les conditions prévues avant de pouvoir adhérer au régime. Julia ne peut donc pas figurer sur le relevé de prime. Sous réserve de l approbation de sa demande par le service de tarification, elle devra être ajoutée au prochain relevé de prime. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. * Le calcul de la couverture est plus que le MSJA; donc le montant est plafonné à $. 10 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

11 ASSURANCE VIE DES PERSONNES À CHARGE Comment dois-je calculer le montant de l assurance vie des personnes à charge et la prime payable par l employé? L assurance vie des personnes à charge est un avenant aux garanties d assurance vie. Autrement dit, elle ne peut être souscrite indépendamment d une assurance vie. Pour vérifier que l assurance vie des personnes à charge est offerte aux employés de votre compagnie, veuillez consulter votre police d assurance collective. Si le produit d assurance vie souscrit par votre compagnie comporte l assurance vie des personnes à charge, tous les employés ayant des personnes à charge doivent souscrire cette assurance. L assurance vie des personnes à charge fournit une couverture à la fois pour le conjoint et les enfants de l employé. Pour de plus amples renseignements sur la définition d une personne à charge, veuillez vous reporter aux sections intitulées «Adhésion des nouveaux employés» et «Changements relatifs à l employé», dans le présent Guide, ainsi qu à votre police d assurance collective. Guy Mercier Prime : 1,08 $ par employé Guy a des personnes à charge; il doit par conséquent souscrire une assurance vie des personnes à charge pour sa femme et ses enfants. Contrairement aux autres garanties, la prime de l assurance vie des personnes à charge n est pas fonction du salaire de Guy; son montant est le même pour tous les employés. Ainsi, Guy paiera un montant fixe de 1,08 $ pour assurer sa femme et ses enfants. Keisha Sambala Étant donné que Keisha ne compte aucune personne à charge, elle n a pas à souscrire cette assurance. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 11

12 ASSURANCE DÉCÈS ET MUTILATION ACCIDENTELS (DMA) Comment dois-je calculer le montant d assurance prévu par la garantie DMA et la prime payable par les nouveaux employés? La garantie DMA est fonction du salaire annuel. Pour être en mesure de calculer avec exactitude le montant d assurance prévu par cette garantie, il faut annualiser le salaire. Si la police d assurance souscrite auprès de RBC Assurances comporte la garantie Assurance vie de base (comme c est le cas dans notre exemple), le calcul du montant d assurance prévu par la garantie DMA s effectue de la même manière que celui de l assurance vie de base 1. À noter, toutefois, que dans notre exemple, la garantie DMA ne prévoit pas de MSJA. Par conséquent, contrairement à l assurance vie de base, l employé pourra souscrire l intégralité du montant d assurance prévu par la garantie DMA sans avoir à fournir de justification d assurabilité. Soulignons également que même si les tableaux de prestations sont identiques, les taux applicables à chacun des produits diffèrent et les primes doivent donc être calculées séparément. Guy Mercier Montant d assurance vie de base : $ Montant d assurance DMA : $ Prime : Montant d assurance x taux ( $ x 0,03 $ $) 3,15 $ 1 Selon la police d assurance, les tableaux de prestations au titre des garanties DMA et Assurance vie de base peuvent ne pas être identiques. Pour de plus amples renseignements sur la garantie DMA de votre régime, veuillez vous reporter à votre police d assurance collective. Pour savoir si la garantie DMA de votre régime prévoit un MSJA, veuillez vous reporter à votre police d assurance collective. 1 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

13 Keisha Sambala Montant d assurance vie de base : $ Montant d assurance DMA : $* Prime : Montant d assurance x taux ( $ x 0,03 $ $) 10,0 $ Julia Stein Julia a été embauchée le 1er janvier. Étant donné que le régime à une période probatoire de trois mois pour les nouveaux employés, la date à laquelle Julie peut adhérer au régime, soit sa date d admissibilité, est le 1er avril. Dans notre exemple, le relevé de prime porte la date du 1er juin; par conséquent, Julia aurait dû adhérer au régime il y a deux mois (il y a plus de 60 jours). Or, tous les employés qui n ont pas adhéré au régime dans les 31 jours qui suivent leur date d admissibilité (uniquement dans le cas des régimes où les garanties sont payées par l employé) doivent présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les conditions prévues avant de pouvoir adhérer au régime. Julia ne peut donc pas figurer sur le relevé de prime. Sous réserve de l approbation de sa demande par le service de tarification, elle devra être ajoutée au prochain relevé de prime. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. * Comme la garantie DMA ne prévoit pas de MSJA, le montant d assurance pouvant être souscrit par Keisha est de $. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 13

14 ASSURANCE INVALIDITÉ DE COURTE DURÉE (ICD) Comment dois-je calculer le montant d assurance prévu par la garantie ICD et la prime payable par les nouveaux employés? La garantie ICD est en fonction du salaire hebdomadaire. Pour être en mesure de calculer avec exactitude le montant d assurance prévu par cette garantie, il faut convertir la rémunération en salaire hebdomadaire. Guy Mercier Salaire hebdomadaire : Salaire annuel 5 semaines $ 5 = 673,08 $ Comme le tableau des prestations prévoit une prestation fixe égale à 66,6667 % du salaire hebdomadaire, il suffit de multiplier le salaire hebdomadaire de Guy par 66,6667 % pour obtenir le montant d assurance. Tableau des prestations : Salaire hebdomadaire x 66,6667 % 673,08 $ x 66,6667 % = 448,7 $ Montant d assurance : 449 $ (le montant d assurance est arrondi au dollar supérieur) Prime : Montant d assurance x taux (449 $ x 0,15 $ 10 $) 6,74 $ 14 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

15 Keisha Sambala Salaire hebdomadaire : Salaire annuel 5 semaines $ 5 = 178,85 $ Tableau des prestations : Salaire hebdomadaire x 66,6667 % 178,85 $ x 66,6667 % = 1 45,57 $ Montant d assurance : 750 $* Prime : Montant d assurance x taux (750 $ x 0,15 $ 10 $) 11,5 $ Julia Stein Julia a été embauchée le 1er janvier. Étant donné que le régime requiert d une période probatoire de trois mois pour les nouveaux employés, la date à laquelle Julie peut adhérer au régime, soit sa date d admissibilité, est le 1er avril. Dans notre exemple, le relevé de prime porte la date du 1er juin; par conséquent, Julia aurait dû adhérer au régime il y a deux mois (il y a plus de 60 jours). Or, tous les employés qui n ont pas adhéré au régime dans les 31 jours qui suivent leur date d admissibilité (uniquement dans le cas des régimes où les garanties sont payées par l employé) doivent présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les conditions prévues avant de pouvoir adhérer au régime. Julia ne peut donc pas figurer sur le relevé de prime. Sous réserve de l approbation de sa demande par le service de tarification, elle devra être ajoutée au prochain relevé de prime. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. * Comme le montant obtenu, soit 1 45,57 $, excède le maximum prévu au titre de la garantie, Keisha ne pourra souscrire que le montant d assurance maximal, c est-à-dire 750 $. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 15

16 Assurance INVALIDITÉ DE LONGUE DURÉE (ASSURANCE ILD) Comment dois-je calculer le montant d assurance prévu par la garantie ILD et la prime payable par les nouveaux employés? Guy Mercier Salaire mensuel : Salaire annuel 1 mois $ 1 = 916,67 $ Le tableau des prestations prévoit une prestation égale à 66,6667 % de la première tranche de $ de salaire mensuel, plus 50 % de la tranche suivante de $ de salaire mensuel, jusqu à concurrence de $. Étant donné que le montant obtenu, soit 916,67 $, ne dépasse pas $ (première tranche du salaire mensuel), il suffit de multiplier le salaire mensuel de Guy par 66,6667 % pour obtenir le montant d assurance. Tableau des prestations : Salaire mensuel x 66,6667 % (première tranche de $4 000 $) 916,67 $ x 66,6667 % = 1 944,45 $ Montant d assurance : $ (le montant d assurance est arrondi au dollar supérieur) Prime : Montant d assurance x taux (1 945 $ x 1,10 $ 100 $) 1,40 $ 16 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

17 Keisha Sambala Salaire mensuel : Salaire annuel 1 mois $ 1 = 9 441,67 $ Le tableau des prestations prévoit une prestation égale à 66,6667 % de la première tranche de $ de salaire mensuel, plus 50 % de la tranche suivante de $ de salaire mensuel, jusqu à concurrence de $. Étant donné que le montant obtenu, soit 9 441,67 $, est supérieur à $ (première tranche du salaire mensuel), on multiplie $ par 66,6667 % pour obtenir le montant d assurance partiel. Montant d assurance partiel : $ x 66,6667 % = 666,67 $ Conformément au tableau des prestations, on calcule 50 % de l excédent de salaire mensuel sur $, jusqu à concurrence de $. Montants d assurance partiels : 9 441,67 $ $ = 5 441,67 $ 5 441,67 $ x 50 % = 70,84 $ Montant d assurance total : Somme des deux montants d assurance partiels, soit : 666,80 $ + 70,84 $ = $5, (le montant d assurance est arrondi au dollar supérieur) Bien que le montant d assurance de Keisha s élève à $, le montant d indemnisation qu elle peut souscrire sans justification d assurabilité est plafonné à $. Pour pouvoir souscrire la totalité du montant auquel elle a droit, Keisha doit présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les autres conditions prévues, le cas échéant. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. Montant d assurance rajusté en fonction du MSJA : $ Prime : Montant d assurance x taux (4 500 $ x 1,10 $ 100 $) 49,50 $ Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 17

18 Julia Stein Julia a été embauchée le 1er janvier. Étant donné que le régime à une période probatoire de trois mois pour les nouveaux employés, la date à laquelle Julie peut adhérer au régime, soit sa date d admissibilité, est le 1er avril. Dans notre exemple, le relevé de prime porte la date du 1er juin; par conséquent, Julia aurait dû adhérer au régime il y a deux mois (il y a plus de 60 jours). Or, tous les employés qui n ont pas adhéré au régime dans les 31 jours qui suivent leur date d admissibilité (uniquement dans le cas des régimes où les garanties sont payées par l employé) doivent présenter une justification d assurabilité et remplir toutes les conditions prévues avant de pouvoir adhérer au régime. Julia ne peut donc pas figurer sur le relevé de prime. Sous réserve de l approbation de sa demande par le service de tarification, elle devra être ajoutée au prochain relevé de prime. Pour de plus amples renseignements sur la marche à suivre, veuillez vous reporter à la section intitulée «Justification d assurabilité», dans le présent Guide. 18 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré

19 DÉBITS COURUS Comment dois-je calculer les débits courus des nouveaux employés? À présent que les montants d assurance et les primes mensuelles ont été déterminés pour Guy et Keisha à l égard de chaque garantie, il reste à calculer les débits courus, le cas échéant. Guy Mercier Date d embauche : Période probatoire : Date d admissibilité : 1er mars Trois mois 1er juin Dans notre exemple, le relevé de prime est établi pour le mois de juin. Étant donné que l adhésion au régime de Guy a lieu au mois de juin également, les montants d assurance au titre de ses garanties sont ajoutés au volume total de la police et n entraînent aucun débit couru. Keisha Sambala Date d embauche : Période probatoire : Date d admissibilité : 10 février Trois mois 10 mai N oubliez pas qu en cas d adhésion au cours du mois, les primes exigibles ne sont pas calculées au prorata des jours à courir jusqu à la fin du mois. Par conséquent, Keisha commencera à acquitter la prime globale au titre de ses garanties à compter du 1er juin, mais son assurance prendra effet le 10 mai. Tout comme pour Guy, l adhésion de Keisha au régime a lieu au cours du mois; donc, les montants d assurance au titre de ses garanties sont ajoutés au volume total de la police et n entraînent aucun débit couru. Comme l illustre notre exemple, l ajout de nouveaux employés n entraîne pas de débit couru dans le cadre de régimes où les primes sont payées par l employé, tant que les nouveaux employés adhèrent au régime dans les 31 jours suivant leur date d admissibilité. Si votre régime prévoit que ce sont les employés qui payent les primes et que l adhésion des nouveaux employés donne lieu à des débits courus parce que ces employés n ont pas adhéré au régime dans les 31 jours qui suivaient leur date d admissibilité, ces employés ne peuvent être inscrits au régime avant d avoir présenté une justification d assurabilité. Guide de l administrateur de régime Régime autogéré 19

20 II) AUGMENTATIONS/DIMINUTIONS Que dois-je faire lorsqu un employé change de catégorie ou que son salaire est modifié? Les rubriques du relevé de prime intitulées «Augmentations» et «Diminutions» sont destinées à recevoir les rajustements dont font l objet les garanties des employés déjà couverts par le régime, en raison d une modification de leur salaire ou d un changement de catégorie. Un changement de catégorie peut entraîner un changement des montants d assurance si le tableau des prestations en vigueur pour la nouvelle catégorie est différent de celui de l ancienne catégorie. Exemple Albert Nagasaki Date d effet de l augmentation salariale : 1er avril Avant Après Différence l augmentation l augmentation Salaire annuel : $ $ $ Vie et DMA Montant d assurance : $ $ $ ICD Montant d assurance : 513 $/semaine 577 $/semaine 64 $/semaine LD Montant d assurance : $/mois 500 $/mois 78 $/mois La différence entre les montants d assurance avant et après l augmentation salariale doit être ajoutée au volume total de la police. Débits courus : Albert doit acquitter un débit couru de deux mois, soit 17,34 $, à l égard de la prime exigible d avril à juin : Assurance vie : $ x 0,8 $ $ x mois = 8,40 $ Assurance DMA : $ x 0,03 $ $ x mois = 0,90 $ Assurance ICD : 64 $ x 0,15 $ 10 $ x mois = 1,9 $ Assurance ILD : 78 $ x 1,10 $ 100 $ x mois = 6,1 $ Débit couru total : 17,34 $ 0 Guide de l administrateur de régime Régime autogéré