EXCEL Les outils de données

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1 Valider / Consolider / Convertir / Analyse de scénarios EXCEL Les outils de données Page 1 sur 20

2 Les outils de données TABLE DES MATIERES I VALIDER, CONSOLIDER ET CONVERTIR La validation des données Consolider les données Convertir les données II ANALYSE DE SCÉNARIOS Le gestionnaire de scénarios La valeur cible Page 2 sur 20

3 I VALIDER, CONSOLIDER ET CONVERTIR 1.1 La validation des données Si vous souhaitez gagner du temps lors de la saisie de vos données ou/et si vous partagez un classeur, cette fonctionnalité s avère très pratique car elle évite notamment les éventuelles erreurs de saisie (inexactitudes, incohérences). Quand utiliser la validation des données? a) Les listes prédéfinies avec menus déroulants 1. Pour commencer, créez une liste. Dans le cas suivant, triez cette liste par ordre alphabétique ; COU DOS EPAULE GENOU JAMBE MAIN PIED POIGNET TETE YEUX 2. Sélectionnez la ou les cellules (la liste) auxquelles vous souhaitez appliquer la fonctionnalité "Validation des données" ; 3. Puis, cliquez sur l onglet "Données" ; 4. Ensuite, choisissez la commande "Validation des données" ; Page 3 sur 20

4 5. Par défaut, tous les critères sont autorisés. Nous allons choisir de créer une liste en choisissant "Liste" dans l onglet "Options" ; Page 4 sur 20

5 6. Choisissez la source, c est-à-dire saisissez les données correspondantes à la liste ; 7. Cliquez sur l onglet "Alerte d erreur". Dans la liste déroulante "Style", choisissez le style d alerte. Si vous optez pour "Arrêt", aucune donnée - autre que la liste créée - ne pourra être ajoutée contrairement pour les styles "Avertissement" et "Informations". Facultativement, vous pouvez ajouter un "Titre" ou/et un "Message d erreur" Dans l exemple ci-dessous, "Veuillez saisir une donnée de la liste" a été saisi comme message d erreur : Page 5 sur 20

6 b) Décimal : une formule qui renvoie une valeur unique Voir exercice 2 Initiation à un logiciel tableur (EXCEL) Par exemple, nous voulons fixer un seuil (ou limite maximale) - à ne pas dépasser - sur les commissions et les bonus (voir tableau de bord). Le seuil 1 fixé est de 6% pour les salaires qui ne dépasent ,00. Le seuil 2 fixé est de 5% pour les salaires qui dépasent , Pour commencer, cliquez dans la cellule où vous souhaitez utiliser la validations des sonnées 2. Dans l onglet "Options", nous choisirons "Décimal" dans la liste déroulante "Autoriser" ; 3. Les données devront être "inférieure ou égale à" afin de définir un maximum à ne pas dépasser ; 4. Entrez la formule dans le champ "Maximum" ; Page 6 sur 20

7 5. Dans l onglet "Alerte d erreur", choisissez le style. Dans l exemple, nous choisirons le style "Arrêt", saisirons le titre "Hors Budget" et un message d erreur 6. Validez en cliquant sur le bouton "OK". Page 7 sur 20

8 Les commissions / Bonus de l employé "Durand" ne devront pas dépasser 2670,75. Si nous souhaitions lui attribuer une commission / bonus supérieure à la limite fixée, la boîte de dialogue suivante s afficherait : Page 8 sur 20

9 Les commissions / Bonus de l employé "Martin" ne devront pas dépasser 3000,00. Si nous souhaitions lui attribuer une commisssion / bonus supérieure au seuil 2, le message d erreur s afficherait : Page 9 sur 20

10 1.2 Consolider les données Pour synthétiser et afficher des résultats de feuilles de calcul distinctes, vous pouvez consolider les données de chaque feuille dans une feuille maître. Ces feuilles peuvent figurer dans le même classeur en tant que feuille maître ou dans des classeurs différents. Lorsque vous consolidez les données, vous les regroupez de sorte à pouvoir les mettre à jour et à les agréger régulièrement ou en fonction des besoins. Par exemple, si vous disposez d une feuille de calcul de frais pour chaque bureau régional, vous pouvez utiliser une consolidation pour rassembler ces chiffres dans une feuille de calcul de dépenses d entreprise. Cette feuille maître pourra contenir les ventes totales et moyennes, l inventaire actuel et les produit les plus performants pour toute l entreprise. Ouvrez l onglet "Données" puis, utilisez la commande "Consolider" du groupe "Outils de données" Quand utiliser la consolidation? Tuto - YouTube Page 10 sur 20

11 1.3- Convertir les données Répartir dans des colonnes différentes du contenu de cellule simple, tel que des prénoms et des noms. 1. Sélectionnez la plage de cellules à convertir ; 2. Ouvrez l onglet "Données" puis, utilisez la commande "Convertir" du groupe "Outils de données" Quand utiliser la conversion? Tuto - YouTube NOM PRENOM BIGOT Hervé GRIMAUD Ronan AUBRY Sylvaine AUBRY Mélanie DELALANDE Sophie DELALANDE Marc KERRIEN Dominique DESMONTS Christian LECOZ Christine ROUAUD Christelle ALBAN Florent TIXIER Bertrand GAUTHIER Anne MARTIN Clémence TROUCHET Céline GERARD Patrice SIMON Juduth SIMON Corinne GAUTHIER Julien NOM PRENOM BIGOT Hervé GRIMAUD Ronan AUBRY Sylvaine AUBRY Mélanie DELALANDE Sophie DELALANDE Marc KERRIEN Dominique DESMONTS Christian LECOZ Christine ROUAUD Christelle ALBAN Florent TIXIER Bertrand GAUTHIER Anne MARTIN Clémence TROUCHET Céline GERARD Patrice SIMON Judith SIMON Corinne GAUTHIER Julien Page 11 sur 20

12 II ANALYSE DE SCÉNARIOS Le gestionnaire de scénarios Le gestionnaire de scénarios permet de faire varier des valeurs (cellules variables) pour voir comment ces variations influent sur le résultat des calculs (cellule résultante). Ainsi, le gestionnaire de scénario agit dans le sens contraire de la valeur cible qui part du résultat pour trouver les données. Un scénario peut accepter plusieurs variables, mais il ne peut prendre en charge que 32 valeurs au maximum. 1. Ouvrez l onglet "Données" puis, utilisez la commande "Analyse scénarios" du groupe "Outils de données" ; 2. Puis, choisissez la commande "Gestionnaire de scénarios" ; Page 12 sur 20

13 CAS PRATIQUE : Supposons que vous avez deux scénarios possibles pour un budget 3. La fenêtre "Gestionnaire de scénarios" s ouvre. Puis, cliquez sur le bouton "Ajouter" ; Page 13 sur 20

14 4. Nommez le scénario. Ensuite, sélectionnez dans le tableau 1 les cellules variables. Enfin, validez en cliquant sur le bouton "OK" 5. Dans l exemple, nous conserverons les valeurs actuelles. Validez en cliquant sur le bouton "OK" ; Page 14 sur 20

15 6. Cliquez sur le bouton "Ajouter" afin d ajouter un deuxième scénario 7. Nommez le scénario. Ensuite, sélectionnez dans le tableau 2 les cellules variables. Enfin, validez en cliquant sur le bouton "OK" ; Page 15 sur 20

16 8. Dans l exemple, nous conserverons les valeurs actuelles. Validez en cliquant sur le bouton "OK" ; 9. Deux scénarios ont été créés. Cliquez sur le bouton "Synthèse" ; Page 16 sur 20

17 10. La fenêtre "Synthèse de scénarios" s ouvre. Saisissez les références des cellules résultantes. Validez en cliquant sur le bouton "OK" 11. Une feuille "Synthèse de scénarios" a été créé : Page 17 sur 20

18 2.2 La valeur cible L outil peut être utilisé si vous connaissez le résultat que vous souhaitez obtenir au moyen d une formule, mais que vous ne savez pas exactement quelles sont les valeurs nécessaires à l obtention de ce résultat par la formule. 1. Ouvrez l onglet "Données" puis, utilisez la commande "Analyse scénarios" du groupe "Outils de données" ; 2. Puis, choisissez la commande "Valeur cible " ; Page 18 sur 20

19 Exercice_Valeur cible Dans un premier temps, nous avons calculé le taux de croissance, c est-à-dire : (salaire de juin salaire de janvier)/salaire de janvier Le taux de croissance est de 33% Salaires Janvier Février Mars Avril Mai Juin Taux de croissance 1 500, , , , , ,00 33% Hypothèse 1 : Si nous voulons atteindre un taux de croissance de 50%, quel devra être le salaire de juin? 1. Cliquez dans la cellule "Taux de croissance" ; Salaires Janvier Février Mars Avril Mai Juin Taux de croissance 1 500, , , , ,00 2. Choisissez la commande "Valeur cible " (comme vu précédemment) ; 3. La cellule à définir est le taux de croissance La valeur à atteindre est 50% soit 0,5 La cellule à modifier est le salaire de juin 4. Validez en cliquant sur le bouton "OK" ; Page 19 sur 20

20 5. La recherche a trouvé cette solution. Validez en cliquant sur le bouton "OK". Et maintenant, tous à vos ordis! Page 20 sur 20