SIECLE. Base Elèves Etablissement (BEE) «Le fil conducteur pour les établissements privés utilisant un logiciel privé de gestion des élèves»

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1 Ministère de l'éducation nationale SIECLE Base Elèves Etablissement (BEE) «Le fil conducteur pour les établissements privés utilisant un logiciel privé de gestion des élèves» Ordre chronologique des transactions obligatoires à effectuer après la Bascule Autres fonctionnalités du module BEE Remarque : --- Version juin Ne pas tenir compte des années indiquées dans les copies d écran. Académie de Strasbourg 2014

2 SOMMAIRE ETAPE 1 : SE CONNECTER A SIECLE APRES LA BASCULE CONNEXION AU TRAVERS DE L ANNUAIRE ACADEMIQUE BIENVENUE SUR LE PORTAIL DES APPLICATIONS ENTREE DANS L APPLICATION APRES LA BASCULE DE SIECLE... 8 ETAPE 2 : VERIFIER LES «DONNEES COMMUNES» A TOUS LES MODULES ACCEDER A L APPLICATION «COMMUN» AU TRAVERS DU PORTAIL MODIFIER L ADRESSE, LE NOM DU CHEF D ETABLISSEMENT, DE L INTENDANT VERIFIER LES DATES DU CALENDRIER : ANNEE SCOLAIRE, VACANCES SCOLAIRES ETAPE 3 : SELECTIONNER ET PROFILER LES NOMENCLATURES ACCEDER A L APPLICATION «NOMENCLATURES» AU TRAVERS DU PORTAIL LES NOMENCLATURES SONT-ELLES ARRIVEES? PROFILER LES NOMENCLATURES POUR L ETABLISSEMENT SELECTIONNER LES FORMATIONS D ORIGINE SELECTIONNER LES MATIERES ETP ETAPE 4 : VERIFIER ET SAISIR LES STRUCTURES -DIVISIONS ET GROUPES OU SONT LES STRUCTURES : LES DIVISIONS ET LES GROUPES? COMMENT LES CREER ET LES METTRE A JOUR? CONTROLER LES ERREURS EVENTUELLES D ECHANGES AVEC STS-WEB ETAPE 5 METTRE A JOUR LE LOGICIEL PRIVE DE GESTION DES ELEVES A PARTIR DES DONNEES DE SIECLE EXPORTER LES NOMENCLATURES EXPORTER LES STRUCTURES ETAPE SIECLE BASE ELEVES ETABLISSEMENT IMPORT XML DU FICHIER DES ELEVES ISSU DU LOGICIEL PRIVE DE GESTION DES ELEVES DANS SIECLE COMMENT IMPORTER LES ELEVES DANS SIECLE BEE HISTORIQUE DES ECHANGES AVEC LE LOGICIEL PRIVE ETAPE SIECLE BASE ELEVES ETABLISSEMENT LA REMONTEE DES ELEVES VERS LA BASE ACADEMIQUE DES ELEVES (BEA) TRANSFERER L ENQUETE EVALUATION DE RENTREE (EVA) TABLEAU DE BORD : CONTROLE DES ELEVES BLOQUANTS / NON BLOQUANTS VALIDER LA FIN DU CONSTAT DE RENTREE VERIFIER LES ECHANGES AVEC LA BEA RENVOYER TOUS LES ELEVES VERS LA BEA, A UNE DATE DONNEE ETAPE SIECLE BASE ELEVES ETABLISSEMENT EXPORTER LES INE VERS LE LOGICIEL PRIVE DE GESTION DES ELEVES EXPORTER LES NUMEROS NATIONAUX (INE) **ANNEXE 1** CONSULTER ET MODIFIER EVENTUELLEMENT DES FICHES ELEVES DANS SIECLE RECHERCHER LA FICHE D UN ELEVE CONSULTER LA FICHE D UN ELEVE MODIFIER LA FICHE D UN ELEVE **ANNEXE 2** L EXPLOITATION LES DIFFERENTES EDITIONS ET COMPTAGES DANS LA BASE ELEVE LISTES STANDARD : EDITER UNE LISTE ALPHABETIQUE DES ELEVES PAR DIVISION LISTES LIBRES : EDITER UNE LISTE D ELEVES, DES ETIQUETTES COMPTER LES ELEVES EDITER DES ETIQUETTES EDITER DES CERTIFICATS DE SCOLARITE EXPORTER DES DONNEES DANS UN FICHIER EXCEL EXPORTER DES DONNEES VERS UN AUTRE LOGICIEL Académie de Strasbourg Page 2 sur 52

3 **ANNEXE 3** SAISIE DES DIPLOMES EN MASSE COMMENT SAISIR RAPIDEMENT LES DIPLOMES OU LES ATTESTATIONS COMMENT VISUALISER LES DIPLOMES IMPORTES **ANNEXE 4** ECHANGER DES DOSSIERS ENTRE EPLE ETABLISSEMENTS D ACCUEIL RECEPTIONNER LES RESULTATS DE L AFFECTATION ENVOYER DES DOSSIERS ELEVES VERS UN AUTRE EPLE RECEVOIR LES DOSSIERS ELEVES ENVOYES PAR UN AUTRE EPLE Académie de Strasbourg page 3 sur 52

4 SYNOPTIQUE Pré-requis : dans l application STS-Web, la bascule d année doit avoir été effectuée par l établissement Connexion à Siecle "Année en Préparation" pour toutes les transactions ci-dessous Application "Commun" : vérifier les paramètres établissement Application "Nomenclatures" : profiler vos nomenclatures Application "STS-Web" : vérifier et saisir les structures de l'établissement Application Base Elèves : a) Récupérer les INE (Identifiant National Elève) dans votre logiciel privé Sous SIECLE BEE : Menu Exportations puis en XML puis Elèves sans adresses Sous votre logiciel privé, intégrer le fichier généré par SIECLE afin de mettre à jour votre base avec les INE b) Récupérer les Structures et les Nomenclatures dans votre logiciel privé Sous SIECLE BEE : Menu Exportations puis en XML puis Nomenclature / Structures Sous votre logiciel privé, intégrer les fichiers générés par SIECLE afin de mettre à jour votre logiciel privé *******Travail dans le logiciel privé de gestion des élèves******* c) Importer votre base élève privée dans SIECLE base élève Sous votre logiciel privé, générer votre fichier d élèves Sous SIECLE BEE : importer le fichier généré via le menu Importations puis Dossiers depuis logiciel privé Application Base Elèves : les échanges avec la BEA Transférer l'enquête Evaluation de Rentrée à la demande des services du Rectorat Contrôler les élèves bloquants : le tableau de Bord Toutes Modifications sur les dossiers ELEVES doivent être faites dans le logiciel privé de gestion des élèves Valider la fin de Constat de Rentrée Vérifier les échanges avec la BEA Réception des numéros Nationaux (INE) dans Siecle BEE Refaire une récupération des INE dans votre logiciel privé ANNEXES 1- Consulter et modifier des fiches Elèves 2- Les différentes éditions et comptages dans Siecle 3- Saisie des diplômes en masse Académie de Strasbourg page 4 sur 52

5 LES ECHANGES BAN Nomenclatures Avertissement de la réception par un message dans les applications Nomenclatures et Base Elèves SIECLE BEE Echanges d élèves Echanges automatiques OU sur action de l utilisateur Nomenclatures STS-Web Structures Exports XML Extraction des nomenclatures, des structures (voir des élèves) pour intégration dans le Logiciel Privé Logiciel Privé de Gestion des Elèves Imports XML : Intégration dans Siecle, des élèves saisis dans le logiciel privé Exports XML : Envoi des INE, réceptionnés dans Siecle, vers le logiciel Privé SIECLE BEE Académie de Strasbourg page 5 sur 52

6 Etape 1 : SE CONNECTER A SIECLE APRES LA BASCULE Académie de Strasbourg page 6 sur 52

7 1. Connexion au travers de l annuaire Académique A l aide de votre navigateur Mozilla ou Internet Explorer, connectez-vous à l adresse : S identifier avec l'identifiant et le mot de passe de la messagerie personnelle académique. 2. Bienvenue sur le Portail des applications Le portail affiche les différentes applications installées, en fonction des droits de l utilisateur que le chef d établissement aura pré-définis. Utilisateurs ayant TOUS les droits sur TOUTES les applications Utilisateurs ayant les droits sur l application BASE ELEVES, Nomenclatures, Commun et les 2 modes de consultation. Académie de Strasbourg Page 7 sur 52

8 3. Entrée dans l application APRES la bascule de SIECLE La bascule de Siecle s effectue dans le courant des mois d avril/mai : elle est effectuée par les techniciens de l Académie. Cette bascule permet d ouvrir l année scolaire suivante afin de préparer la rentrée scolaire de septembre. Toutes les opérations décrites ci-après doivent donc être effectuées sur l année en préparation. Année scolaire en cours permettant de finir les actes de gestion jusqu en juin Année scolaire suivante appelée aussi «année en préparation» permettant de préparer la prochaine rentrée. Académie de Strasbourg page 8 sur 52

9 Etape 2 : VERIFIER LES «DONNEES COMMUNES» à tous les modules Académie de Strasbourg page 9 sur 52

10 1. Accéder à l application «Commun» au travers du portail 2. Modifier l adresse, le nom du chef d établissement, de l intendant... Les coordonnées de l établissement et le numéro de téléphone apparaissent dans les éditions à destination des familles : ne pas oublier d apporter les modifications nécessaires 3. Vérifier les dates du calendrier : année scolaire, vacances scolaires... Vérifier les dates des vacances en fonction de votre Zone (A/B/C) : ces dates sont utilisées par le module ABSENCES de Siecle. IMPORTANT : ces dates doivent correspondre au calendrier diffusé par le Ministère. Lors de la création d un élève dans le module Base Elève, cette date initialise la date de rentrée de l élève dans l établissement contenue dans la fiche. Académie de Strasbourg page 10 sur 52

11 Etape 3 : SELECTIONNER ET PROFILER LES NOMENCLATURES Avant de lancer le profilage des nomenclatures, il est important de vérifier que la bascule d année dans l application STS-Web a bien été effectuée. En entrant dans l application, vous devez avoir 2 années : «année en cours» et «année en préparation». Académie de Strasbourg page 11 sur 52

12 1. Accéder à l application «Nomenclatures» au travers du portail 2. Les nomenclatures sont-elles arrivées? Un message d alerte sur la page d accueil de Siecle-Nomenclatures prévient les utilisateurs que le service de la DEPP académique a envoyé de nouvelles nomenclatures. Ce message disparaîtra lorsque le profilage des nomenclatures aura été effectué. Cependant les utilisateurs déjà connecté AVANT le profilage devront fermer leur session et rouvrir l application pour que le message ne s affiche plus. Consulter le tableau des échanges : la réception est automatique. Vérifier les dates de réception et le type. «profilable» signifie que ce sont bien les nomenclatures spécifiques à votre établissement qui sont arrivées. Académie de Strasbourg page 12 sur 52

13 3. Profiler les nomenclatures pour l établissement Le profilage des formations a pour but de personnaliser les enseignements dispensés dans l'établissement, à partir des nomenclatures transmises par les services académiques (menu Profilage>Formations). Le profilage de masse (choix 1) permet de sélectionner d abord les MEF puis, après validation des MEF, les matières optionnelles de l'établissement. Le profilage fin (choix 2) permet d affiner cette première sélection de matières, MEF par MEF, pour les options obligatoires et facultatives. Avant la duplication des nomenclatures de l année en cours vers l année en préparation, on ne peut accéder au profilage fin que si un profilage de masse a déjà été réalisé. Les MEFs : 1) Ne s affiche dans cette fenêtre que les nouveautés, les changements ou les ajouts par rapport à l année précédente, qu il faudra sélectionner et amener dans la fenêtre de droite pour prise en compte. 2) Si tous les Mefs de votre établissement sont reconduits sans changement, rien ne s affichera dans ce tableau. 3) Dans tous les cas, il faudra impérativement VALIDER cette page Cette fonctionnalité permet à chaque établissement de sélectionner ses MEF à partir de la liste de tous les MEF transmis par l'académie. Les MEF sélectionnés par l établissement figurent à droite. En cas d annulation, les nouvelles sélections/désélections sont ignorées et le profilage revient à son état antérieur. Attention : vous ne pouvez passer à l écran des matières optionnelles, qu après validation de celui des MEF. - Même si les nomenclatures sont dupliquées d'une année sur l'autre, le profilage académique réalisé dans Sconet-BAN vient bien modifier le profilage de l'établissement (MEF ouverts, fermés ou modifiés). - Si la liste des MEF proposés par l académie est incomplète, prenez rapidement contact avec elle afin de pouvoir sélectionner les MEF manquants. - Ne sélectionnez que les MEF qui serviront à scolariser les élèves dans votre établissement. - Il est possible à tout moment de modifier et d'enrichir la sélection des MEF utilisés dans votre établissement. Il conviendra alors de relancer également le profilage des options de l établissement. Académie de Strasbourg page 13 sur 52

14 Les matières optionnelles : Matières diffusées par la DEPP (gestionnaire de la BAN et de la BEA) dans votre académie Matières optionnelles sélectionnées pour l établissement et l utilisation dans la Base Elève et STS-Web Cette fonctionnalité permet de sélectionner les matières optionnelles de votre établissement à partir de la liste de toutes les matières optionnelles disponibles dans votre académie. L annulation de vos saisies fait revenir la sélection des options à l état antérieur, mais ne remet pas en cause le profilage des MEF que vous avez déjà effectué. Une fois cet écran validé, le profilage de masse a permis de générer le programme d'enseignement associé à chaque MEF de votre établissement. - Si la liste des matières disponibles est incomplète, prenez rapidement contact avec votre académie (service DEPP) afin de pouvoir sélectionner les matières manquantes. - Ne sélectionnez que les matières utilisées dans votre établissement afin d avoir dans SIECLE-BEE, des listes déroulantes d options, limitées à celles que vous offrez effectivement. - Il est possible à tout moment de modifier et d'enrichir la sélection des matières utilisées dans votre établissement Profilage des matières optionnelles par MEF : Académie de Strasbourg page 14 sur 52

15 Seules les matières optionnelles sont affichées, car les matières de tronc commun ne peuvent pas être désélectionnées. L horaire hebdomadaire est indiqué, ainsi que le rang des options obligatoires. Sélectionnée : si vous cochez oui, alors la matière est sélectionnée pour ce MEF si vous cochez non, alors la matière n'est pas sélectionnée pour ce MEF. - Le profilage fin doit être effectué lorsque tous les MEF de l établissement ont été sélectionnés, car une fois qu une option a été utilisée dans le profilage fin, elle devra être gérée manuellement pour tout nouveau MEF de l établissement. Pour la réactiver dans le profilage de masse, il faut la désélectionner de l établissement, valider, puis la sélectionner à nouveau dans le profilage de masse. Le profilage fin est dans ce cas perdu et doit être refait, pour tous les MEF concernés. - Les options ainsi sélectionnées seront celles qui seront attribuables aux élèves dans BEE. - Une option peut être désélectionnée si et seulement si, aucun élève ne la suit dans BEE. Pour finir ne pas oublier de cliquer sur «Exporter vers STS-WEB» : 4. Sélectionner les formations d origine Cette nomenclature va servir, dans Siecle-BEE, à saisir et à contrôler la formation de l année précédente (ou formation de provenance) de l'élève. Académie de Strasbourg page 15 sur 52

16 5. Sélectionner les matières ETP Définition des matières ETP (Enseignement Technique Professionnel) : matières professionnelles au programme de chaque MEF, à décliner avec les horaires correspondants. Ces matières, une fois définies, pourront être transférées à tout moment vers l application STS-WEB et serviront à définir les enseignements attribués aux enseignants (services). S il vous manque des matières ETP, il faut contacter la DEPP académique. Académie de Strasbourg page 16 sur 52

17 Etape 4 : VERIFIER ET SAISIR LES STRUCTURES -divisions et groupes- Académie de Strasbourg page 17 sur 52

18 1. Où sont les structures : les divisions et les groupes? Elles se trouvent dans l application Gestion des structures et des services (STSWeb) accessible depuis le portail, sous le domaine Gestion des personnels. L accès à cette application est en fonction de vos droits utilisateurs A ce stade, la bascule d année de l application STS-Web doit obligatoirement avoir été effectuée. 2. Comment les créer et les mettre à jour? Pour de plus amples renseignements, se reporter à la documentation sur cette application ainsi qu à son aide en ligne. Sélectionner l année en préparation Lors de la validation des créations (ou des modifications/suppressions) des divisions et des groupes dans l application STS-Web, un échange immédiat sera effectué avec l application SIECLE : les divisions et les groupes seront alors envoyés immédiatement vers l application Siecle afin de permettre à l utilisateur de scolariser les élèves dans ces structures. En retour, l application SIECLE-BEE enverra tous les soirs à STS-Web, les effectifs des divisions et des groupes, calculés à partir des créations et des modifications de fiches élèves. Académie de Strasbourg page 18 sur 52

19 Dans le cas où des distorsions entre Siecle ou le logiciel du Privé, et STS-Web sont constatées, vous devez d abord valider la transaction «Exports / Structure» qui renvoie l ensemble de toutes les structures (divisons et groupes) vers Siecle avant de contacter les services d assistance. Cet échange est immédiat et les résultats peuvent être constatés rapidement. (NB : si besoin ne pas oublier de faire un nouvel export XML à partir de Siecle pour la prise en compte dans le logiciel du Privé) 3. Contrôler les erreurs éventuelles d échanges avec STS-Web Affichage d un compte rendu listant tous les flux effectués au cours de la dernière journée et permettant de visualiser les erreurs d import de structures. Académie de Strasbourg page 19 sur 52

20 Etape 5 Mettre à jour le logiciel privé de gestion des élèves à partir des données de SIECLE Ils permettent d exporter les données de SIECLE vers le logiciel privé de gestion des Elèves. Ces exports concernent : Les Nomenclatures Les Structures Le travail sur les élèves se fera toujours sur votre logiciel «privé» de gestion des élèves et il sera ensuite exporté vers SIECLE-BEE Académie de Strasbourg page 20 sur 52

21 BAN Nomenclatures Avertissement de la réception par un message dans les applications Nomenclatures et Base Elèves SIECLE BEE Echanges d élèves Nomenclatures Echanges automatiques OU sur action de l utilisateur Structures STS-Web Exports XML Extraction des nomenclatures, des structures (voir des élèves) pour intégration dans le Logiciel Privé Logiciel Privé de Gestion des Elèves Création et Mise à jour des élèves Académie de Strasbourg page 21 sur 52

22 1. Exporter les nomenclatures 2. Exporter les structures Académie de Strasbourg page 22 sur 52

23 Etape 6 SIECLE Base Elèves Etablissement IMPORT XML du fichier des élèves issu du logiciel privé de gestion des élèves dans SIECLE En septembre-octobre, cet import permet l intégration dans l application Siecle, des élèves créés et mis à jour dans le logiciel privé Académie de Strasbourg page 23 sur 52

24 BAN Nomenclatures Avertissement de la réception par un message dans les applications Nomenclatures et Base Elèves SIECLE BEE Echanges d élèves Echanges automatiques OU sur action de l utilisateur Structures Nomenclatures STS-Web Exports XML Extraction des nomenclatures, des structures pour intégration dans le Logiciel Privé Logiciel Privé de Gestion des Elèves Imports XML : Intégration dans Siecle BEE, des élèves saisis dans le logiciel privé SIECLE BEE Académie de Strasbourg page 24 sur 52

25 Une fois toutes les données saisies dans le logiciel privé, un fichier doit être constitué à partir de ce logiciel et téléchargé dans Siecle BEE. Toutes les données (définies comme obligatoires), de tous les élèves devant être remontées à la BEA, doivent être contenues dans ce fichier. 1. Comment IMPORTER les élèves dans SIECLE BEE 1) Cliquer sur le bouton "Parcourir..." pour rechercher et sélectionner le fichier xml. Le fichier peut se trouver sur le disque dur, dans Mes Documents, sur un CD, sur une clé USB... 2) Une fois le fichier sélectionné, cliquer sur le bouton "Importer" pour télécharger ce fichier dans les tables temporaires d'accueil de la base Sconet. Si vous obtenez le message suivant vous devez : - effectuer un import des INE depuis SIECLE vers votre logiciel privé - refaire l export des fichiers élèves dans votre logiciel privé - puis relancer la procédure d import dans SIECLE Académie de Strasbourg page 25 sur 52

26 NB : - Lors de plusieurs chargements consécutifs dans la même journée, seul le dernier fichier déposé est conservé dans les tables temporaires d'accueil - Ce fichier sera déclaré "valide" et donc accepté si toutes les règles ont bien été respectées lors de sa constitution. Traitement du fichier : Attention : le fichier téléchargé n'est pas intégré immédiatement dans Siecle Ce fichier, déposé dans la journée, sera traité de nuit : ce sont les services académiques qui programment et déclenchent l'échange d'import et d'intégration car ce traitement peut être relativement long. Les intégrations et les anomalies afférentes ne pourront donc être vérifiées que le lendemain. Compte-rendu de traitement : Lorsque le fichier est traité, un compte-rendu est généré avec les compteurs élèves et responsables et les anomalies rencontrées. Vous pouvez visualiser tous les comptes-rendus de tous les fichiers importés dans le menu "SUIVI DES ECHANGES / Logiciel privé - Dossiers". 2. Historique des échanges avec le logiciel privé Chaque traitement de fichier génère une ligne avec : - Le nom et la date à laquelle le fichier a été traité - le nombre d élèves et de responsables contenus dans le fichier - le nombre d élèves déjà existants dans Siecle mais absents du fichier qui vient d être traité (élèves en modification par exemple). En cliquant sur la date, le compte rendu d importation s affiche (voir page suivante) Académie de Strasbourg page 26 sur 52

27 Informations générales détaillant le contenu du fichier Informations sur les fiches Responsables contenues dans le fichier : 1. rejet complet de l enregistrement avec la raison du rejet associée 2. prise en compte de l enregistrement malgré la détection d une anomalie Informations sur les fiches ELEVES contenues dans le fichier : 4. rejet complet de l enregistrement avec la raison du rejet associée 5. prise en compte de l enregistrement malgré la détection d une anomalie Un clic sur le nom de l élève permet d afficher dans une pop-up l erreur détaillée pour correction. Pour chaque anomalie détectée, que ce soit sur les fiches Responsables comme sur les fiches Elèves la règle de gestion et son code sont affichés dans le premier écran. Vous trouverez page suivante un tableau avec les codes et leurs libellés. Académie de Strasbourg page 27 sur 52

28 7. Liste des fiches ELEVES déjà existantes dans Siecle mais absentes du fichier d import XML 8. Liste des fiches ELEVES modifiées avec succès. Les fiches Responsables et Elèves importées en anomalies seront déclarées en erreur dans Siecle et bloquantes pour la remontée vers la BEA. Il conviendra de les corriger dans le logiciel privé puis de refaire un Import XML. Dans le cas où des modifications seraient apportées directement dans Siecle, il est impératif que ces mêmes modifications soient apportées dans le logiciel privé, sinon le prochain import les écraseraient. Tableau de correspondance entre le code figurant dans la colonne règle de gestion et le libellé explicatif code ADRES CIVIL COMAD TELEP PESIT PEPCS NBENF ACOMPL description La règle de gestion adresse n'est pas vérifiée. La règle de gestion civilité n'est pas vérifiée. La règle de gestion communication adresse n'est pas vérifiée. La règle de gestion téléphone n'est pas vérifiée La règle de gestion situation emploi n'est pas vérifiée La règle de gestion profession n'est pas vérifiée La règle de gestion nombre d'enfants n'est pas vérifiée. Le champ A_Completer de l'élève a été initialisé ou modifié Académie de Strasbourg page 28 sur 52

29 CREAT CSEXE DNAIS ELNOM IDNAT LNAIS ELNAT TRANS REGIM SORTI BOURS PAREN INOPT OPOBL OPFAC MODCH ACMEF ACDIV STATU SCOAC HETAB PROVE MEFAD SCOPR L'identification de l'élève est incorrecte Le sexe de l'élève est invalide La date de naissance de l'élève est invalide Le nom ou un des prénoms a été modifié La donnée id_national % n'est pas valide Le lieu de naissance de l'élève est invalide Le code pays de la nationalité de l'élève n'existe pas dans la table PAYS La donnée transport de l'élève est invalide Le régime de l'élève est null La date et/ou le motif de sortie ne sont pas valides La bourse est invalide Les responsables de l'élève sont invalides. L'inscription aux options de l'élève est invalide Les options obligatoires de l'élève sont invalides Les options facultatives de l'élève sont invalides Les modalités de choix des options sont invalides L'inscription de l'élève dans un MEF est invalide L'inscription de l'élève dans une division est invalide Le statut de l'élève est invalide Les dates de la scolarité sont invalides L'établissement de la scolarité précédente est invalide La provenance de l'élève est invalide Le MEF de la scolarité précédente est invalide La période de scolarité est invalide Académie de Strasbourg page 29 sur 52

30 Etape 7 SIECLE Base Elèves Etablissement La remontée des élèves vers la Base Académique des Elèves (BEA) Académie de Strasbourg page 30 sur 52

31 1. Transferer l enquête Evaluation de Rentrée (EVA) Menu Siecle-BEE : Exportations / Evaluation rentrée (EVA) Le tableau qui s affiche dans cette fenêtre doit être contrôlé, puis modifié si besoin. Ne pas oublier de cliquer sur le bouton «EXPORTER» pour valider la saisie des effectifs déclarés et constituer ainsi le fichier. Vérifier l envoi dans la transaction «Historique des Echanges avec la Bea» grâce à l accusé réception que la BEA (Base Elève Académique) retourne dans Siecle après traitement du fichier.(cf «Vérifier les échanges avec la BEA» Académie de Strasbourg page 31 sur 52

32 2. Tableau de bord : contrôle des élèves bloquants / non bloquants Menu Siecle-BEE : SUIVI DES ECHANGES / Tableau de bord Il faut suivre attentivement les compteurs de ces colonnes afin de s assurer qu à une date donnée par le gestionnaire : - il n y a plus de bloquants - l effectif des élèves scolarisés en BEA correspond bien à l effectif de l établissement Les fiches élèves contrôlées «non bloquantes» sont remontées de façon automatique vers la BEA tous les soirs. En cliquant sur le bouton Détail, vous obtenez des informations complémentaires sur les anomalies constatées. En cliquant sur fiche(s) bloquante(s), un panneau avec la liste des bloquants s affiche. Académie de Strasbourg page 32 sur 52

33 3. Valider la Fin du Constat de Rentrée Menu Siecle-BEE : SUIVI DES ECHANGES / Tableau de bord Lorsque les chiffres sont corrects et la Base Elève correctement mise à jour, le chef d établissement valide la déclaration de FIN DE CONSTAT DE RENTREE afin d avertir les gestionnaires que la BEE est terminée. 4. Vérifier les échanges avec la BEA Menu Siecle-BEE : SUIVI DES ECHANGES / BEA - Historique Compte-rendu de TOUS les échanges effectués avec la BEA : réception des Numéros Nationaux (INE), envoi des élèves, de l enquête EVA. Académie de Strasbourg page 33 sur 52

34 5. Renvoyer tous les élèves vers la BEA, à une date donnée Menu Siecle-BEE : SUIVI DES ECHANGES / BEA - Paramétrage 1- Saisir la date. 2- Cliquer sur le bouton «Valider». 3- L envoi du fichier se fera automatiquement le soir. Académie de Strasbourg page 34 sur 52

35 Etape 8 SIECLE Base Elèves Etablissement EXPORTER les INE vers le logiciel privé de gestion des élèves Académie de Strasbourg page 35 sur 52

36 1. Exporter les Numéros Nationaux (INE) C est l export XML générique «ELEVES avec adresse» ou «Elèves sans adresse» qui va permettre l intégration de ces numéros dans le logiciel privé de gestion des élèves. adresse = export des responsables et correspondants sans le bloc adresse. Menu Siecle-BEE : EXPORTATIONS / En XML / puis Elèves sans adresses Sauvegarder le fichier généré sur votre ordinateur, puis intégrer le dans votre logiciel privé. Académie de Strasbourg page 36 sur 52

37 **Annexe 1** CONSULTER et MODIFIER EVENTUELLEMENT DES FICHES ELEVES DANS SIECLE Académie de Strasbourg page 37 sur 52

38 1. RECHERCHER la fiche d un élève Cette page permet : de rechercher un nom en tapant le nom complet d un élève, OU de rechercher une liste de noms en tapant seulement une ou plusieurs lettres, OU d effectuer une recherche à l aide des colonnes affichées dans le tableau : élèves d une division, date de naissance, scolarisé ou non scolarisé, fiche complète OU A compléter. Les petites flèches servent à trier les colonnes dans l ordre croissant ou décroissant. exemple : Rechercher les élèves «Non scolarisé» et «A compléter», ou rechercher les élèves d une division. A partir de la liste issue de la recherche, cliquer sur le nom pour entrer en consultation de la fiche élève correspondante. Il sera toujours possible de : - MODIFIER une fiche complète - COMPLETER une fiche avec les informations obligatoires - AJOUTER, donc créer une fiche élève 2. CONSULTER la fiche d un élève Cliquer sur ce bouton pour entrer en modification dans l onglet ouvert. Indique si l élève est scolarisé et dans quelle division, OU s il est sortant. Accès vers les documents individuels afin d imprimer un certificat, un exéat, Académie de Strasbourg page 38 sur 52

39 3. MODIFIER la fiche d un élève Le menu «FICHES ELEVES Recherche et MAJ» est l un des plus importants de BEE. Il permet de rechercher un élève et d accéder à son dossier, afin de le créer, le consulter ou de le mettre à jour. Six onglets sont à votre disposition pour modifier toutes les parties d une fiche élève. Attention à bien VALIDER votre saisie. Des conseils d utilisation et des explications sur le fonctionnement de chaque écran, sont consultables à tout moment depuis l aide en ligne, accessible par le lien «aide», en haut à droite de l'écran. Onglet Scolarités complexes pour les scolarités inactives Onglet Synthèse Les informations relatives à l'élève, elles sont renseignées en fonction de la situation de l'élève scolarisé ou non : Identité/Entrée-Sortie/Scolarité. Les responsables Légal 1 et Légal 2 (s'il est renseigné): avec coordonnées et adresse. Onglet Responsables (légal 1, légal2, financier et correspondant) de l élève. Le cadre fratrie pour le responsable légal 1 Onglet Elève Les informations relatives à l'élève : les données Adresse : celle du responsable légal 1, Diplômes et attestations Onglet historique Année en cours et toutes les années antérieures Onglet Scolarité (*) : Période entrée-sortie actuelle, pour l'année scolaire en cours. Scolarité actuelle : MEF, division et options. Régime, Transport et Bourses ATTENTION : aucune modification ne doit avoir lieu dans SIECLE sans l accord ou consigne précise du service informatique du Rectorat. Académie de Strasbourg page 39 sur 52

40 **Annexe 2** L EXPLOITATION Les différentes éditions et comptages dans la Base Elève Académie de Strasbourg page 40 sur 52

41 1. Listes standard : Editer une liste alphabétique des élèves par division Un panel de listes est à votre disposition. - les listes standard permettent l édition directe sur imprimante (fichier PDF) - les extractions standard sont identiques aux listes mais permettent la création : d'un fichier PDF, d'étiquettes d'un fichier au format CSV (fichier excel) 2. Listes libres : Editer une liste d élèves, des étiquettes Créer ses propres listes libres Utiliser ensuite ces listes libres à l intérieur des listes standard (comme une sélection interne). Académie de Strasbourg page 41 sur 52

42 3. COMPTER les élèves Trois possibilités pour compter : 1) avec la transaction «Affectation - Comptage» en utilisant des critères de comptage (compter les demi-pensionnaires filles et garçons, compter les options,.) 2) dans les «listes standard», compter les élèves dans les divisions ou dans les groupes 3) dans les «extractions standard» ou «personnalisées» compter à partir d un fichier EXCEL Académie de Strasbourg page 42 sur 52

43 4. EDITER des Etiquettes Dans chaque liste standard, il est possible de générer des étiquettes. Le tableau ci-dessous donne les tailles de polices de caractère adoptées en fonction du type et du format d étiquette : Formats étiquette Format 2 * 8 Format 3 * 8 Format 2 * 7 Adresse légal1 Adresse légal2 Police : COURRIER Taille : 10 (8 pour nom, prénom, division de l élève) Police : COURRIER Taille : 9,7 (8 pour nom, prénom, division de l élève) Police : COURRIER Taille : 11,8 (10 pour nom, prénom division de l élève) Types d impression Adresse élève avec Elève division Police : COURRIER Police : COURRIER Taille : 11 Taille : 10,8 Police : COURRIER Taille : 9,5 Police : COURRIER Taille : 12,3 Police : COURRIER Taille : 9,5 Police : COURRIER Taille : 10,5 Adresse élève sans division Police : COURRIER Taille : 10,8 Police : COURRIER Taille : 9,5 Police : COURRIER Taille : 10,5 Les étiquettes comportent dans l ordre : Nom prénom du responsable Nom prénom et division de l élève Adresse Code postal et commune Académie de Strasbourg page 43 sur 52

44 5. Editer des CERTIFICATS DE SCOLARITE édition du Certificat de Scolarité depuis «Documents renseignés» D abord rechercher les élèves Puis Sélectionner les élèves concernés, soit individuellement, soit globalement. Cocher le bouton-radio «Certificat de scolarité» et cliquer sur Imprimer. Académie de Strasbourg page 44 sur 52

45 6. Exporter des données dans un fichier EXCEL Ces fichiers sont réactualisés toutes les nuits avec les mises à jour effectuées dans Siecle dans la journée. Ces fichiers peuvent être employés pour des utilisations internes dans l établissement. 7. Exporter des données vers un autre logiciel Les fichiers XML sont générés puis envoyés vers les logiciels Education Nationale ou vers les logiciels des Editeurs du Privé. 2 types d EXPORT XML : les exports génériques servent par exemple à envoyer les nomenclatures, les structures vers les logiciels privés de gestion des élèves. les exports spécifiques liés à une application en particulier (GFC, ACCIO, SAGESSE, ) Académie de Strasbourg page 45 sur 52

46 **Annexe 3** SAISIE des diplômes EN MASSE Académie de Strasbourg page 46 sur 52

47 1. Comment saisir rapidement les diplômes ou les attestations (exemple ci-dessous pris avec l ASSR) Certains diplômes ou attestations comme l ASSR ou le B2I sont à saisir dans Siècle, mais tous ne sont pas à saisir (voir paragraphe suivant «comment visualiser les diplômes importés») La liste des diplômes vient d une nomenclature standard issue de la Base Centrale des Nomenclatures : elle peut être consultée (voir éditée) dans l application Siècle - Nomenclatures, «consultation» «Diplôme». Saisir la session, le nom du diplôme ou de l attestation, et le libellé (ou la Spécialité) et éventuellement la mention. Sélectionner les élèves pour lesquels la saisie doit être effectuée : un 1 er choix s effectue soit par MEF (y compris celui de l an dernier) soit par DIVISION, puis un 2 ème choix amènera à préciser le MEF ou la division choisie. Académie de Strasbourg page 47 sur 52

48 Les élèves sélectionnés s affichent : cocher la case pour chaque élève concerné. L attribution s effectue en cliquant sur le bouton «Attribuer diplôme / certif à la sélection» Remarque : Pour chaque élève, les diplômes saisis sont consultables dans l onglet «Diplômes-certifications». La saisie d un diplôme ou attestation est enregistrée immédiatement dans tous les établissements dans lequel l élève a été inscrit. 2. Comment visualiser les diplômes importés Tous les diplômes ne sont pas à saisir : les résultats, obtenus par les élèves de tous les établissements de l Académie, aux diplômes des Baccalauréats Généraux, Bacs Technologiques, Bacs Professionnels, au DNB, aux CAP et aux BEP sont renseignés automatiquement dans Siecle par des échanges avec l application des Examens et Concours (OCEAN). Les résultats et les diplômes obtenus sont intégrés automatiquement par les Services Informatiques Académiques à partir de l application des Examens et Concours (OCEAN) A l'issu de ce traitement, des listes pourront être confectionnées avec les extractions personnalisées pour un récapitulatif par élève des diplômes obtenus. Académie de Strasbourg page 48 sur 52

49 **Annexe 4** ECHANGER DES DOSSIERS ENTRE EPLE Académie de Strasbourg page 49 sur 52

50 1. Etablissements d accueil RECEPTIONNER les résultats de l Affectation OU «IMPORTER les Dossiers affectation» La liste des dossiers élèves qui apparaît dans cette fenêtre correspond au résultat des procédures d affectation. Après validation de cet écran, les fiches correspondantes seront automatiquement créées dans votre base élève. * la répartition des élèves dans les MEF auxquels ils ont été affectés, * la création de la date et du motif de sortie dans l établissement d origine de l élève - Les items et les compétences acquises par l élève (saisis dans LPC) et le dossier de bourses (saisi dans Bourses) sont transférés avec le dossier de l élève - Attention : les élèves ayant de multiples affectations dans le même établissement doivent être importés UNE SEULE FOIS - Sous-menu accessible uniquement sur l année en préparation - Les dossiers depuis APB arrivent en 4 vagues. Sélectionner les élèves qui sont affectés dans votre établissement à l issue de ces procédures et qui arrivent pour la rentrée Dans l établissement d accueil : Vous pourrez ensuite, avec la transaction «AFFECTATION» puis «division/groupes» répartir rapidement ces élèves dans leur division. Conséquence dans l établissement d origine de l élève : A la suite de cette transaction dans l établissement d accueil, si l élève affecté est issu d un établissement SIECLE de l Académie, son motif de sortie et sa date de sortie seront automatiquement renseignés dans l application. Les échanges de dossiers entre établissements doivent IMPERATIVEMENT être effectués APRES cette réception de dossiers, issus de l Affectation. Académie de Strasbourg page 50 sur 52

51 2. ENVOYER des dossiers élèves vers un autre EPLE OU «EXPORTER les dossiers élèves vers un autre EPLE» Ces 2 transactions «Exporter des dossiers» et «Importer des dossiers» permettent l échange de dossiers entre des établissements SIECLE d une même Académie, Public ou Privé, et à n importe quel moment dans l année. (exemple : établissement qui ouvre à la rentrée et qui reçoit un panel d élèves des établissements voisins, établissements qui ferment à la rentrée et dont les élèves sont accueillis ailleurs, élèves changeant d établissement en cours d année,.) Dans l établissement d origine 1) sélectionner un ou plusieurs élèves devant partir vers un établissement d accueil un transfert doit être effectué pour chaque établissement d accueil La date et le motif de sortie de ces élèves seront automatiquement renseignés au cours des transactions suivantes. Les élèves affichés sont ceux dont la date d'entrée dans l établissement est antérieure ou égale à la date du jour du jour. RAPPEL : Afin d éviter des erreurs dans la base Siecle et la création éventuelle de doublons élèves et responsables, l envoi et la réception des dossiers entre EPLE ne doivent être effectués qu APRES la réception des dossiers issus de l AFFECTATION (post 3ème Entrée en 1 ère Post-Bac) Après le choix des élèves à transférer, - sélectionner l'établissement d'accueil : les critères secteur, type établissement, département, commune permettent de limiter le nombre d établissements dans la liste déroulante pour le choix de l établissement - saisir la date de sortie - démarrer l'exportation des dossiers sélectionnés Académie de Strasbourg page 51 sur 52

52 3. RECEVOIR les dossiers élèves envoyés par un autre EPLE OU «IMPORTER les dossiers élèves depuis un autre EPLE» Le dossier élève arrivant de l établissement d origine comprend : les données relatives à l élève les données relatives aux responsables de l élève les données relatives aux scolarités années précédentes et année en cours de l élève Dans l établissement d accueil : permet de refuser ou d accepter des dossiers transmis L établissement d accueil voit tous les dossiers que lui ont transmis un ou plusieurs établissements d origine. La liste des élèves est triée par ordre alphabétique sur le nom des élèves, elle peut également être triée par établissement d origine et par nom des élèves en cliquant sur l entête de la colonne «Etablissement d origine». L établissement d accueil a la possibilité : De refuser un ou plusieurs dossiers (sélection élèves + ) D accepter un ou plusieurs dossiers (sélection élèves + ) Un message confirme que l import des dossiers a bien été effectué. Les items et les compétences acquises par l élève (saisis dans LPC) et le dossier de bourses (saisi dans Bourses) sont transférés avec le dossier de l élève si il change d établissement en début d année ou en en cours d année Académie de Strasbourg page 52 sur 52