Projet EXCEL ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO.

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1 Université de Reims Champagne Ardenne *************************************** Faculté Des Sciences Economiques et de Gestion **************************************** Master 2 Professionnel Statistique pour l Evaluation et la Prospective (M2SEP) ******************************************* Projet EXCEL ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO. Réalisé par : Hamis Badarou Chargé d enseignement Victor TCHOULAEVSKI ***********Année Universitaire : *********** PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 1

2 SOMMAIRE INTRODUCTION... 3 CONTEXTE ET PROBLEMATIQUE... 5 GUIDE D UTILISATION... 6 Présentation du classeur Feuille 1 «Page de Garde»... 6 Feuille 2 «Base de données»... 6 Feuille 3 «Analyse des performances»... 7 Feuille 4 «TCD Perf»... 7 Feuille 5 «Evaluation»... 8 Feuille 6 «Facture»... 9 MODE D EMPLOI... 9 Feuille 2 «Base de données»... 9 Feuille 3 «Analyse des prestations» Feuille 4 «TCD Perf» Feuille 5 «Evaluation» Feuille 6 «Facture» FICHE TECHNIQUE Feuille «Base de données» Feuille «Analyse des prestations» Feuille «TCD Perf» Feuille «Evaluation» Feuille «Facture» CONCLUSION BILIOGRAPHIE FICHIER JOINT PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 2

3 INTRODUCTION Crée en 1982 sous le nom de MULTIPLAN, EXCEL est devenu aujourd hui un outil indispensable de base en matière de gestion, de traitement et d analyses des données. La première version d EXCEL sorti en 1985 permet déjà des lors de pouvoir entrer des donnés dans des tableurs, de pouvoir les manipuler et en faire des analyses plus ou moins aboutis selon l évolution du logiciel et l époque. Rappelons qu EXCEL fait partie du PACK Microsoft Office, pack bureautique le plus utilisé au monde. Pour en savoir plus sur l évolution du logiciel en lui-même, une page Wikipédia dédiée permet d en savoir plus 1. Excel est le logiciel plus utilisé par les entreprises en matière de gestion notamment du fait de son accessibilité, de son efficacité et des ressources immenses que peut contenir ce logiciel. Il permet de réaliser une plénitude de taches telles que : gestion de la clientèle, gestion financière, gestion du personnel, modélisation mathématiques et stochastique, analyse et traitement des données, analyse statistique, réalisations de graphiques etc. Ces taches ont pour but dans un premier temps de mener des études (statistiques, économiques etc.), de rendre optimal un processus de production et procéder à des diagnostics de toutes sortes au sein des entreprises. Par ailleurs, Excel renferme des outils d optimisation et d automatisation. En effet, grâce à certaines fonctions contenues dans le logiciel, il est possible de mettre en place des systèmes automatiques répondant aux besoins spécifiques des utilisateurs. Il est possible de mettre en place par exemples, un système automatique de gestion de base de données, un système de facturation automatique, système d inventaire ; pour ne citer que ceux-là. C est dans le souci d une bonne gestion des prestations de services qu il offre que la Société REIMS ELECTRO a fait appel à un Consultant en Excel. Les missions de ce consultant sont les suivantes : La réalisation et le traitement de sa base de données clientèle et prestataires. L analyse de performance des prestataires. La réalisation d un tableau croisé dynamique permettant de voir plus en détail les performances des prestataires. 1 PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 3

4 Une fiche d évaluation des prestations Un système de facturation automatique. Remarque : Cliquer sur «Activer le contenu» à l ouverture du fichier. PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 4

5 CONTEXTE ET PROBLEMATIQUE La société REIMS ELECTRO est une entreprise spécialisée dans les solutions informatiques. Structurellement, elle se présente comme l organigramme suivant : -La société REIMS ELECTRO qui s occupe de tout le travail administratif et autre. - Un prestataire chargé de fournir du matériel informatique aux entreprises clientes. -Un prestataire chargé de la création de logiciel au service des entreprises clientes. - Un prestataire chargé du dépannage informatique en cas de problème au sein des entreprises clientes. Figure 1 : Organigramme de REIMS ELECTRO REIMS ELECTRO PRESTATATION : FOURNITURE DE MATERIEL INFORMATIQUE PRESTATION : DEPANNAGE PC PRESTATION : CREATION DE LOGICIEL Afin de mieux connaitre sa clientèle et de s assurer de la qualité des services qu elle offre, la société REIMS Electro souhaite réaliser, dans un premier temps, une base de données de sa clientèle. Elle souhaite analyser et faire évaluer la performance de ses prestataires. Et enfin elle souhaite mettre en place un système de facturation automatique. C est suite à cette problématique que la solution Excel réalisé sera présentée dans les prochains paragraphes. PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 5

6 GUIDE D UTILISATION Présentation du classeur. Le classeur Excel se présente comme suit : Feuille 1 «Page de Garde» Elle contient une page de garde présentant le logo, les informations et les coordonnées professionnelles de REIMS ELECTRO. La problématique globale y figure aussi ainsi que des libellés de solutions apportées. Feuille 2 «Base de données» Elle contient la base de données clients et prestataires de la société. Afin de procéder au mieux à la gestion de la clientèle, il a fallu créer la base de données suivant les modalités suivantes : Code client : qui attribue un code unique à chaque client. Date : date de la réalisation de la prestation de service. Nbre d Heures : La durée de la réalisation de la prestation est mesurée en heure dans la mesure où on suppose que le prestataire de service est rémunéré à l heure. Représentant : Le chargé de la prestation de service. Clients : Clients qui ont fait appel aux services de REIMS ELECTRO. Villes : Villes de résidence des clients ou encore lieux d interventions de la prestation de service. Coût de la prestation : Coût total de la prestation de service. Moyen de paiement : Le moyen de règlement de la prestation (Carte bleu ou chèque dans ce cas). Observations : La prestation de service réalisé. Téléphone : Les coordonnées téléphoniques du client. Code Postal : Le code postal du client. Adresse : L adresse du client. PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 6

7 Ainsi par ligne, on observe que chaque code client est attribué un client unique, les coordonnées du client, le coût de la prestation de service dont il a bénéficié, le type de prestation dont il a bénéficié, le prestataire à qui il a eu affaire puis la date de réalisation de la prestation. La base de données a été pensée suivant ces modalités sur 24 clients. Le tableau 1 présente pour chaque représentant le total du chiffre d affaire réalisé et le nombre total d heures d intervention. Ce tableau sera utile par la suite notamment dans la feuille 3. Feuille 3 «Analyse des performances» Elle présente pour chaque représentant, la prestation dont il est chargé, sa performance en termes de chiffre d affaire et terme d heure d intervention. Il suffit de taper le nom d un représentant dans la cellule C6 pour obtenir sa performance en termes de chiffre d affaire et en termes d heure d intervention. Le graphique 1 est un diagramme en secteur du chiffre d affaire. Il est aisé d observer que le représentant Bernard qui a réalisé la plus grande performance en terme de chiffre d affaire (46%) tandis que les représentants Charles et Alain ont réalisé des performances de l ordre respectif de 36% et 18%. Bernard est donc le représentant le plus performant de REIMS ELECTRO. La graphique 2 est un diagramme en bâton. Il permet de comparer les performances des représentants en termes de chiffre d affaire et d heure d intervention. Il est aisé d observer que le représentant Bernard demeure le plus performant. Feuille 4 «TCD Perf» Elle présente un tableau croisé dynamique composé de représentant, du nombre d heure total d intervention et du chiffre d affaire total réalisé. Toutefois, ce tableau permet de procéder à une analyse plus détaillée de la performance des représentants. Ainsi pour chaque représentant, on peut voir précisément le nombre de client, le nom de client, le nombre d heure d intervention réalisé par client et le règlement réalisé par le client. PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 7

8 Par ailleurs, un système de filtre a été mis place plus haut. Il permet de procéder à un filtrage des informations contenues dans le tableau par date, par ville et moyen de paiement. Ainsi, en choisissant de filtrer le tableau par ville, Thillois par exemple, le tableau affiche pour chaque représentant le nombre de ses clients à Thillois, le nom de ses clients, le nombre d heure d intervention à Thillois, et le chiffre d affaire réalisé à Thillois. Pareil, si le filtrage se fait par moyen de paiement, le tableau affichera pour chaque représentant les clients ayant régler les prestations de service soit par Carte Bleu, soit par Chèque. Il est possible de procéder à plusieurs type de filtrage ; par ville et par date, par ville et par moyen de paiement, par moyen de paiement et par date etc. L outil reste à la disposition de l utilisateur final qui pourra afficher les informations dont il aura besoin en réponse à des questions spécifiques. Le graphique 3 permet de voir sur un diagramme en secteur les informations affichées dans le tableau croisé dynamique. Il est possible donc de voir par exemple, quel est le client qui garantit un grand chiffre d affaire à Thillois pour le représentant Bernard. Ceci peut être fait pour tous les représentants. Par exemple, il est aisé d observer que pour le représentant Alain le client Dvorak contribue à l ordre de 7% à son chiffre d Affaire ; il s agit de son client le plus important. Cette observation peut se faire pour tous les autres représentants, par ville, par date et par moyen de paiement. En bref, la feuille 4 permet de voir de façon plus précise et plus détaillé les performances de chacun des représentants. Feuille 5 «Evaluation» Elle présente une fiche d évaluation des prestations. Les clients pourront ainsi juger de la qualité de service des prestataires. Par ailleurs, les retours de ces fiches peuvent servir d une base pour une enquête de satisfaction de la clientèle. La société REIMS ELECTRO permet ainsi à ses clients de s exprimer tout en étant proche et accessible. Cette fiche a été conçue pour évaluer que les trois prestataires de services actuels ainsi que les services qu ils offrent. Il faudra procéder à quelques modifications si éventuellement d autres prestataires de service décident de travailler avec REIMS ELECTRO. PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 8

9 Feuille 6 «Facture» Elle présente un système de facturation automatique. Pour générer une facture automatiquement, il suffit donc de taper le code client pour générer une facture destiné au client à qui est attribué le code client tapé pour afficher ses coordonnées ainsi que le montant dû. Il est donc important de bien remplir la base de données en s assurant des informations contenues dans chaque cellule. MODE D EMPLOI Ce paragraphe reprendra quelques éléments déjà évoqués plus haut, néanmoins il est important d insister sur ces éléments afin que l utilisateur final puisse tirer profit de l outil de gestion mis à sa disposition. Feuille 2 «Base de données» Il est important d entrer les données par ligne sans changer la configuration de la base de données. Il faut donc commencer par rentrer le code client puis tous les informations associées à ce code selon les différentes modalités déjà définies : Date; Nbre d Heures ; Représentant ; Clients ; Villes ; Coût de la prestation ; Moyen de paiement ; Observations ; Téléphone ; Code Postal ; Adresse. Si éventuellement, de nouveaux prestataires se joignent à REIMS ELECTRO, il suffit de les rentrer dans le tableau 1 dans la colonne «Prestataire». Pour trouver le chiffre total réaliser par le ou les nouveaux prestataires, il suffit dans mettre dans les cellules destinées les fonctions suivantes : -Pour CA TOTAL (en K ). Cellule=SOMME.SI(D7:D300;"Nom du représentant";g7:g300)/1000 Rappel : la cellule à remplir est bien celle de la colonne N après la ligne 14. -Pour Total Nbre d hrs. Cellule=SOMME.SI(D7:D300;"Nom du représentant";c7:c300) PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 9

10 Rappel : la cellule à remplir est bien celle de la colonne O après la ligne 14. Remarque : Nom du représentant doit concorder avec le nom mis dans la colonne représentant dans la base de données. Feuille 3 «Analyse des prestations» Pour afficher les informations des performances associées à chacun des représentants, il faut : Dans la cellule C6, TAPER le nom du représentant. Les informations concernant les services qu ils proposent, le chiffre d affaire réalisé puis le nombre d heure réalisé s afficheront automatiquement. Pour la réalisation des graphiques, il faut procéder de la façon suivante : -Sélectionner le tableau 1 avec toutes les nouvelles entrées. -Aller dans l onglet INSERTION -Choisir GRAPHIQUE et sélectionner le graphique qui correspond le plus au mode d observation souhaitée. Feuille 4 «TCD Perf» Si éventuellement de nouvelles informations sont entrées dans la base de données, le tableau croisé dynamique affichera les nouvelles entrées selon qu ils sont associés à tel ou tel représentant. Par ailleurs, si éventuellement il existe de nouveaux représentants le tableau croisé dynamique affichera leur nom, le nombre et le nom des clients qui leur sont associés, le total de nombre d heure, le nombre d heure par client, la somme des coûts des prestations totale et par clients. Le tableau dynamique croisé permet de voir en détail les informations associées à chaque représentant ou prestataire selon le mode de filtrage par ville, par date, ou par moyen de paiement. Le principe est le même avec le graphique croisé dynamique. Il permettra d étudier en détail la composition du chiffre d affaire de chacun des représentants. PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 1 0

11 Feuille 5 «Evaluation» La fiche d évaluation est à envoyer aux clients dans le cadre de l enquête de satisfaction de la clientèle et de l enquête de qualité des performances. Elle peut toutefois être modifiée (Voir Fiche Technique). Feuille 6 «Facture» Le système de facturation automatique marche de la façon suivante : Taper le code client dans la cellule H9 pour faire apparaitre toutes les informations relatives au client à savoir ses coordonnées, la prestation dont il a bénéficié, le coût de la prestation et le montant total dû. Attention : Le bon fonctionnement de la facturation automatique dépend de la rigueur avec laquelle les données sont insérer dans la base de données. Dans la mesure la facturation dépend essentiellement de la base de données, il est important d entrer les données dans la base avec rigueur en évitant les omissions et les erreurs. Toutefois, cet outil est limité. En effet, il ne permet pas de facturer plusieurs prestations successives chez un même client. Autrement dit, si un client bénéficie des trois prestations de services proposées par REIMS ELECTRO, il est pas possible de réaliser une facture unique comprenant ces trois prestations et la somme des montants dû. Il faudra procéder par une facturation prestation par prestation. Cela suppose que pour chaque prestation effectuée chez le même client, le client disposera d un code client affecté à chaque prestation. FICHE TECHNIQUE Feuille «Base de données» La base de données sert de source pour réaliser la plupart des manipulations dans le classeur. Il faudra la remplir avec grand soin. Elle ne nécessite pas de technique particulière. Le tableau 1 contient des fonctions permettant de calculer la somme des coûts des prestations et la somme du nombre d heure réalisées par les représentants. La syntaxe est la suivante : PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 1 1

12 -Pour CA TOTAL (en K ). Cellule=SOMME.SI(D7:D300;"Nom du représentant";g7:g300)/1000 Exemple : N12=SOMME.SI(D7:D300;"Bernard";G7:G300)/1000 -Pour Total Nbre d hrs. Cellule=SOMME.SI(D7:D300;"Nom du représentant";c7:c300) Exemple : O12=SOMME.SI(D7:D300;"Bernard";C7:C300) Feuille «Analyse des prestations» La fonction RECHECHEV permet de rechercher les informations concernant chacun des représentants. Cellule C7=RECHERCHEV(C6;'Base de données'!d6:i300;6;). Elle va rechercher dans la base de données les éléments correspondants à la cellule C6 situé dans la colonne observations. La matrice utilisée ici va de la colonne représentant à la colonne observations. La colonne observation est située au 6 ème rang de la matrice. Cellule C8=RECHERCHEV('Analyse des prestations'!c6;'base de données'!m12:n300;2;). Elle va rechercher dans le tableau 1 les éléments correspondants à la cellule 6 dans la colonne N soit la colonne CA TOTAL K. La matrice va de la colonne représentant à la colonne Nbre d hrs total et l information recherchée est situé au 2 ème rang de la matrice. Cellule C9=RECHERCHEV(C6;'Base de données'!m12:o300;3;). Elle va rechercher dans le tableau 1 les éléments correspondants à la cellule 6 dans la colonne O soit la colonne Nbre d Hrs. La matrice va de la colonne représentant à la colonne Nbre d hrs total et l information recherchée est situé au 3 ème rang de la matrice. La réalisation des graphiques a été présentée précédemment. PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 1 2

13 Feuille «TCD Perf» La réalisation du tableau dynamique dépend énormément de la structure de la base de données et de la rigueur les données y sont entrées. Pour réaliser la matrice, il faut ; Sélectionner la matrice sur laquelle on souhaite avoir des informations. Ici la matrice correspond à 300L*8C. Elle correspond à la Zone en Vert de la base de données. Cliquer sur l Onglet Insertion Cliquer sur Tableau croisé dynamique Dans la boite de dialogue Champs du Tableau qui s affiche: sélectionner les champs à mettre dans le tableau, ici Représentant et Client ont été mis en ligne dans la case «Axe (catégories)». Dans la case «Valeurs», il a été insérer les champs Coût de la prestation, nbre d hrs, clients. Par ailleurs, dans la case «Filtre», les champs Ville, Date et Moyen de Paiement ont été insérer pour permettre un filtrage suivant la ville, la date ou encore le moyen de paiement. Le tableau dynamique croisé permet de voir en détail les informations associées à chaque représentant ou prestataire selon le mode de filtrage par ville, par date, ou par moyen de paiement. Le graphique croisé dynamique est obtenu de la façon suivante : Sélection du tableau croisé dynamique Cliquer sur l objet Insertion Cliquer sur «Graphique croisé dynamique» Choisir la forme du graphique dépendamment des informations que l on souhaite voir en détail. Ici, il s agit d un diagramme en cercle. Feuille «Evaluation» La fiche d évaluation est réalisée en suivant les instructions suivantes : Cliquer sur Fichier Cliquer sur Options Cliquer sur Personnaliser le Ruban PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 1 3

14 Cocher la case «Développeur», ceci active l onglet développeur. Cliquer sur l onglet «Développeur» Cliquer sur Mode Création Et choisir les outils de formulaire que l on souhaite pour meubler son formulaire. Remarque : Le bouton Aide nécessite un codage sous VBA, une fois le Mode Création activé : Cliquer sur Insérer Choisir bouton de commande dans Contrôle ActiveX. Définir la taille du Bouton et le placer sur le formulaire. Faire un clic droit sur le bouton Cliquer sur Propriétés Modifier le Nom du bouton en attribuant le nom désiré à «Caption», il est possible de changer la forme, la couleur et la taille du bouton. Ici, il a été mis AIDE pour «Caption». Double-cliquer sur le bouton. Une boite de dialogue apparaît comme suit : Insérer entre le début du code et la fin du code le code suivant ; MsgBox «Le message que l on souhaite faire afficher», OK Le message insérer dans le code pour le bouton aide est : «Pour toutes informations complémentaires, contacter Hamis BADAROU au » Feuille «Facture» Le système de facturation automatique a été essentiellement réalisé grâce à la fonction RECHERCHEV. Le principe est de rechercher dans la base de données les informations relatives au code client qui sera insérer dans la cellule H9. Une fois le code client inséré, tous les autres cellules sont remplies PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 1 4

15 automatiquement dans la mesure où il a été demandé à Excel de rechercher des informations spécifiques relatives à ce code client. Cellule H9 : Taper un Code Client. Cellule H10 =RECHERCHEV(H9;'Base de données'!a6:e300;5;faux) ; La commande permet de rechercher le nom du client associé au code client dans la base de données. La matrice prise en compte est A6 :E300, et l information recherché est au 5 ème rang dans la matrice. Cellule H11=RECHERCHEV(H10;'Base de données'!e6:l300;8;faux) ; La commande permet de rechercher l adresse du client associé au code client. La matrice prise en compte est E6 :L300 et l information recherchée est au 8 ème rang de la matrice. Cellule H12 =RECHERCHEV(H10;'Base de données'!e7:k300;7;faux) ; La commande permet de rechercher le code postale du client. La matrice prise en compte est E7 :K300 et l information recherchée est au 7 ème rang de la matrice. Cellule H13=RECHERCHEV(H10;'Base de données'!e7:j300;6;faux); La commande permet de rechercher le téléphone du client. La matrice prise en compte est E7 :J300 et l information recherchée est au 6 ème rang de la matrice. Cellule A19=H9, la cellule A19 affichera automatiquement le code client insérer dans H9. Cellule G19 =RECHERCHEV(A19;'Base de données'!a6:c300;3;faux); La commande permet de rechercher le nombre d heures qu à nécessiter une prestation.. La matrice prise en compte est A6:C300 et l information recherchée est au 3 ème rang de la matrice. Cellule H19=RECHERCHEV(A19;'Base de données'!a7:g300;7;faux) ; La commande permet de rechercher le coût total de la prestation de service. La matrice prise en compte est A7:G300 et l information recherchée est au 7 ème rang de la matrice. Cellule H27 =SOMME(H18:H24) ; Fais la somme de tous les coûts totaux de prestation. Cellule H30 =SOMME(H27:H28) ; Fais la somme du TOTAL HT + TVA. Dans le cas présent la TVA est supposée nulle. PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 1 5

16 CONCLUSION Comme on peut le constater, Excel est un logiciel puissant et disposant d immenses ressources. Ses différentes fonctions permettent l automatisation des tâches, la gestion optimale des ressources, la réalisation des études statistiques etc. Il permet de faire des gains de temps, d efficacité autrement il permet de réaliser des gains en productivité. Dans le cas de la société REIMS ELECTRO, l utilisateur final sera à même de fournir la base de données en informations, d analyser ces informations, de réaliser une fiche d évaluation des prestations et de procéder à une facturation automatique suivant le code client. Il convient toutefois d insister sur la rigueur dans l entrée des informations dans la base de données. Dans la mesure où la plupart des commandes reposent sur la base de données, il est trivial que les erreurs et les omissions soient évitées au maximum. BILIOGRAPHIE UrcaMatchs.free Le site du zéro. FICHIER JOINT HAMIS_BADAROU_PROJ_EXCEL. FICHIER EXCEL CONTENANT DES MACROS. PROJET EXCEL : ANALYSE ET GESTION DES PRESTATIONS DE REIMS ELECTRO, par Hamis BADAROU 1 6