N O U V E A U X E N T R A N T S A L INSTITUT DES MALADIES NEURODEGENERATIVES

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1 Institut des Maladies N eurodégénératives CNRS UMR , rue Léo Saignat CS Bordeaux Cedex Téléphone : Fax : N O U V E A U X E N T R A N T S A L INSTITUT DES MALADIES NEURODEGENERATIVES A l intention des nouveaux entrants à l IMN, Bienvenue dans votre Equipe et dans le laboratoire CNRS UMR 5293 dirigé par Erwan Bézard. Afin de faciliter votre intégration, voici quelques informations pratiques et procédures à suivre dès la première semaine de votre installation. Vous trouverez les documents de référence dans l intranet et vous recevrez l information à partir des listes dont vous êtes destinataire. Les procédures décrites ici s adressent à toute personne qui rejoint l IMN : þ Les invités qui séjournent moins de 6 jours à l IMN doivent être signalés par au secrétariat par le chef d équipe concerné. þ Pour les séjours de 6 jours à 6 mois : vous devez compléter la page 8 et la renvoyer aux personnes indiquées. La lecture du document complet est fortement conseillée. þ Pour les séjours à partir de 6 mois : merci de vous conformer au document. A la fin de ce document se trouve une feuille de pointage que vous devez faire viser par les référents. S O M M A I R E 1. LES ACCES A VOTRE BATIMENT REGLEMENT INTERIEUR INFORMATIQUE PRATIQUE OUVERTURE D UN COMPTE IMN OUVERTURE D UNE BOITE AUX LETTRES ELECTRONIQUE A L UNIVERSITE DE BORDEAUX POUR RECEVOIR L INFORMATION INTERNE ORDINATEUR NOMADE VISITEUR HYGIENE ET SECURITE VOTRE CONTRAT DE TRAVAIL CONGES ET ARRETS MALADIE LES CONGES, MISSIONS, FORMATIONS ARRETS MALADIES VOS DEMANDES DE FORMATION VOS DEMANDES DE SIGNATURE A LA DIRECTION DU LABORATOIRE MISE A JOUR DU SITE WEB «SFR BORDEAUX NEUROCAMPUS» LE SITE WEB BORDEAUX NEUROCAMPUS MISE A JOUR DE VOS INFORMATIONS ABONNEMENT A LA LETTRE DE DIFFUSION BORDEAUX NEUROCAMPUS SEJOUR 6 JOURS- 6 MOIS: FICHE A REMPLIR ET ENVOYER SEJOUR >6 MOIS: DOCUMENTS A IMPRIMER, A COMPLETER ET A FAIRE SIGNER... 9 Vérification : Erwan BEZARD Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Date de dernière impression : 23/05/ :05 Approbation : Erwan BEZARD Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN 1 / 14

2 1. Les accès à votre bâtiment Contactez Catherine Griveau, secrétariat ) catherine.griveau@u- bordeaux.fr (Equipe de Bruno Bontempi exceptée) 2. Règlement intérieur Lire et vous conformer au Règlement intérieur ( bordeaux2.fr/ri/ri_imn_v4.doc) 3. Informatique Personne référente : Michel Goillandeau ) michel.goillandeau@u- bordeaux.fr 3.1. Pratique Le site de l IMN : bordeaux.org/ L intranet de l IMN : bordeaux2.fr 3.2. Ouverture d un compte IMN Pour pouvoir utiliser les services mis à votre disposition au sein de l IMN, il est nécessaire d avoir un compte personnel unique centralisé dans un annuaire propre à l IMN. En revanche, l'ouverture de ce compte n'est pas nécessaire dans le cas où l'entrant dispose d'un ordinateur portable et n'a pas besoin d'accéder ni au partage de fichier ni aux ordinateurs de l équipe. Cet identifiant et ce mot de passe ne devront pas être communiqués à un tiers. Le mot de passe devra respecter le format régi par la politique de sécurité ci- dessous, il devra être changé par vos soins à la première utilisation. Tout départ définitif de l IMN devra être signalé en vue de la désactivation de votre compte. ps : L identifiant et le mot de passe seront différents de ceux la boîte aux lettres de l université. Rappel : L utilisation des ressources informatiques du laboratoire est conditionnée par l acceptation et le respect du Règlement Intérieur et en particulier de la charte de sécurité informatique. Format du nom d ouverture de session : Il est de la forme QX_PN : Q est égal à E pour un membre d une équipe, S pour un service, P pour une plateforme (cf E- INF- 02_NommageOrdinateur), EXT pour les personnes extérieures à l IMN. X numéros de l équipe du service de la plateforme (cf E- INF- 02_NommageOrdinateur) P le prénom N l initiale du nom Vérification : Erwan BEZARD Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Date de dernière impression : 23/05/ :05 Approbation : Erwan BEZARD Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN 2 / 14

3 Format du Mot de Passe : Les exigences de complexité sont appliquées lors du changement ou de la création de mots de passe. - Ne pas contenir le nom de compte de l utilisateur ou des parties du nom complet de l utilisateur comptant plus de deux caractères successifs Comporter au moins huit caractères Contenir des caractères provenant de trois des quatre catégories suivantes : Caractères majuscules (A à Z) Caractères minuscules (a à z) Chiffres en base 10 (0 à 9) Caractères non alphabétiques (par exemple,!, $, #, %) Remplir l annexe «Demande d ouverture de compte IMN» et la remettre signée à Michel Goillandeau pour l ouverture du compte Ouverture d une boîte aux lettres électronique à l Université de Bordeaux Toutes les adresses mails sont : prénom.nom@u- bordeaux.fr (sauf homonymie) pour les doctorants : les codes sont fournis lors de l inscription administrative à l'école doctorale pour les CDD de l université de Bordeaux (UB): les codes sont fournis lors de la signature du contrat UB pour les autres : la demande d une boîte aux lettres doit passer par le service informatique ou à défaut par le secrétariat. Remplir le formulaire «Demande d ouverture de compte IMN». L activation par les services universitaires peut prendre un certain temps Pour recevoir l information interne Vous inscrire dans la (les) liste(s) vous concernant en utilisant une adresse professionnelle: Liste générale : imn@listes.u- bordeaux2.fr bordeaux2.fr/wws/subscribe/imn Liste Chefs d équipe : pi_imn@listes.u- bordeaux2.fr bordeaux2.fr/wws/subscribe/pi_imn Liste Chercheurs & Enseignants- Chercheurs : imn- recherche@listes.u- bordeaux2.fr bordeaux2.fr/wws/subscribe/imn- recherche Liste Ingénieurs & Techniciens & Administratifs : imn- ita@listes.u- bordeaux2.fr bordeaux2.fr/wws/subscribe/imn- ita Liste Etudiants : imn- etudiant@listes.u- bordeaux2.fr bordeaux2.fr/wws/subscribe/imn- etudiant Liste des correspondants Hygiène et Sécurité : imn- chs@listes.u- bordeaux2.fr bordeaux2.fr/wws/subscribe/imn- chs Liste des correspondants achats : imn- carteachat@listes.u- bordeaux2.fr Vérification : Erwan BEZARD Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Date de dernière impression : 23/05/ :05 Approbation : Erwan BEZARD Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN 3 / 14

4 bordeaux2.fr/wws/subscribe/imn- carteachat imn- bordeaux2.fr bordeaux2.fr/wws/subscribe/imn- gestion Conseil de laboratoire : imn- conseil- bordeaux2.fr bordeaux2.fr/wws/subscribe/imn- conseil- labo Gestion : 3.5. Ordinateur nomade visiteur La couverture du réseau wifi de l'université n'est pas totale au sein du laboratoire. Une dérogation est accordée pour une connexion par le réseau filaire aux conditions suivantes : - L'ordinateur doit avoir un antivirus à jour, les mises à jour automatiques du système d'exploitation doivent être activées - La "mac address" devra être celle d'origine de la carte réseau - L'ordinateur ne doit pas contenir de logiciel malveillant qui peut nuire à l'intégrité des autres ordinateurs présents sur le réseau - L'utilisateur ne doit pas utiliser le réseau pour faire des actions illicites, il doit respecter la charte de sécurité informatique du CNRS, il doit lire et signer le règlement Intérieur - Pour pouvoir identifier l'ordinateur et le portable, le nom de l'ordinateur devra être le suivant : IO- EX- Nom I : pour invité O (os) = P pour PC, M mac, L Linux, V si virtuel EX : X numéro de l équipe Nom = nom de l'utilisateur (moins de 7 caractères préférable) En cas d'incident, l immobilisation et le séquestre des disques durs de votre ordinateur personnel pourront être décrétés dans le but d analyses techniques (cf Règlement Intérieur). En cas de non respecté de ces règles, l accès au réseau sera coupé sans préavis. 4. Hygiène et sécurité Personne référente : Anne Taupignon ) anne.taupignon@u- bordeaux.fr Les assistants de prévention : Nathalie BIENDON (Pessac) : équipe de B. Bontempi ) Sandra DOVERO (Carreire- Bâtiment 3) : équipes de P. Burbaud, F. Alexandre et E. Bézard : poste Frédéric NAUDET (Carreire- rotule) : équipes de A. Bennazzouz et T. Boraud : poste Caroline VOUILLAC- MENDOZA (Carreire- Bâtiment 1) : équipes de S. Ahmed, E. Boué- Grabot et J. Baufreton : poste Radioprotection : Bruno BONTEMPI (Pessac) Sandra DOVERO (Carreire) Vérification : Erwan BEZARD Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Date de dernière impression : 23/05/ :05 Approbation : Erwan BEZARD Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN 4 / 14

5 Se présenter à l assistant de prévention en charge de son bâtiment Remplir la «FICHE D ENTREE NOUVEL ARRIVANT DESTINEE AU SERVICE HYGIENE ET SECURITE» ainsi que la «FICHE D ANALYSE DES RISQUES AU POSTE DE TRAVAIL» et les remettre à l assistant(e) de prévention chargé(e) de son lieu de travail Prendre connaissance des conduites à tenir (en cas d accident, incendie, travail isolé, ) Prendre connaissance du règlement intérieur de l unité Lire et signer le registre de sécurité Assister à la réunion des nouveaux entrants (annuelle, en janvier, présence obligatoire) Si vous faites une formation concernant l hygiène et la sécurité (premiers secours, incendie, ), en informer l assistant de prévention Si votre travail comporte de la manipulation de radioactivité, rencontrer la personne compétente en radioprotection Se faire attribuer login et adresse électronique nécessaires pour une éventuelle inscription en travail isolé (cf. chapitre 3). Lien intranet pour accéder aux documents Hygiène et Sécurité : bordeaux2.fr/hs/ 5. Votre contrat de travail Vous devez remettre un double de votre contrat de travail à Chantal Latié ) chantal.latie@u- bordeaux.fr (Les stagiaires doivent remettre un double de leur convention de stage à Céline Véga- Roïatti) 6. Congés et arrêts maladie 6.1. Les congés, missions, formations Personne référente : Chantal Latié ) chantal.latie@u- bordeaux.fr bordeaux2.fr/intranet/spip.php?rubrique31 pour signaler toute absence (congés, mission ou formations) Vous référer à la rubrique «congés» du règlement intérieur pour en connaître les modalités. Rappel Chaque agent (Chercheur, enseignant chercheur, ITA, post- doctorant, doctorant ou non statutaire) doit effectuer une demande de congés (ou de mission, de formation, ou autre) pour bénéficier d une protection juridique de son organisme de tutelle et permettre une visibilité des personnels présents dans les équipes. Afin de pouvoir adapter l organisation du travail, chacun doit effectuer ses demandes de congés avec un délai de prévenance au moins égal à la durée du congé. Pour les statutaires, le nombre de jours de congés annuels est celui indiqué par les tutelles. *EPST : 46j (44 j de congés + 2 j de fractionnement selon modalités); Vérification : Erwan BEZARD Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Date de dernière impression : 23/05/ :05 Approbation : Erwan BEZARD Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN 5 / 14

6 *Université : 50j (45 j de congés + 2 j de fractionnement selon modalités + 3 j de RTT) *Pour les temps partiels, le calcul est au prorata. *Pas de compte épargne temps (CET), ni de report pour les personnels universitaires. Pour les non statutaires, CDD, doctorants et post- doctorants : le nombre est celui stipulé dans le contrat (EPST : 3,83 j. par mois ; Université : 2,5 j. par mois si contrat inférieur à 10 mois ; et 4,166 à partir du 11e mois) Vous devez prendre vos congés avant la fin de votre contrat; aucune indemnité ne sera due pour compenser les congés non utilisés du fait du bénéficiaire et aucun report n'est autorisé si vous bénéficiez d'un nouveau contrat. Gestion des congés : Les agents INSERM (titulaires et contractuels) doivent saisir leur demande de congés dans le logiciel INSERM «Sirene» lien : si nécessaire contacter Emilie Bourdens, emilie.bourdens@inserm.fr Les agents de l Université (titulaires et contractuels) continuent à saisir dans l intranet IMN Les agents titulaires CNRS doivent saisir dans le logiciel CNRS «Agate» Lien Utiliser les codes de l écran Janus (les mêmes que pour vos missions dans simbad) Les agents contractuels CNRS saisissent dans l intranet IMN Procédure: Demande de congés en ligne par l agent Validation par le responsable d équipe Réponse à l agent par mail et décompte automatique 6.2. Arrêts maladies Dans le cas d'un arrêt de travail pour maladie, L'agent doit prévenir immédiatement son chef d équipe et lui préciser la durée prévisible de son absence. Il doit en outre faire parvenir dans les 48h le certificat médical ou l'avis d'arrêt de travail à la Direction des ressources humaines de sa tutelle de rattachement. Envoyer par courriel une copie de son arrêt de travail à Chantal Latié et à Catherine Griveau (chantal.latie@u- bordeaux.fr / catherine.griveau@u- bordeaux.fr) 7. Vos demandes de formation Correspondante formations du laboratoire: Chantal Latié ) chantal.latie@u- bordeaux.fr Procédure Formation prochainement dans l intranet. Vérification : Erwan BEZARD Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Date de dernière impression : 23/05/ :05 Approbation : Erwan BEZARD Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN 6 / 14

7 Le demandeur fait parvenir sa demande de formation signée (version papier ou format électronique) au correspondant formation de l Unité qui fait suivre pour signature au directeur de l Unité et qui signe en tant que correspondant formation. Le correspondant formation renvoie au demandeur la demande portant les trois signatures, archive une copie et met à jour le tableau des formations. Le demandeur fait parvenir par courrier et document électronique sa demande de formation au service Formation de la tutelle concernée. 8. Vos demandes de signature à la direction du laboratoire Tout document doit être déposé au secrétariat du laboratoire. Le document signé sera ensuite déposé dans la case courrier de votre équipe. Secrétariat ) catherine.griveau@u- bordeaux.fr 9. Mise à jour du site Web «SFR Bordeaux Neurocampus» 9.1. Le site web Bordeaux Neurocampus La SFR Bordeaux Neurocampus fédère les laboratoires de neurosciences de l université de Bordeaux. Vous pouvez consulter la page d accueil du site web pour l actualité, les publications, les séminaires, les thèses... bordeauxsegalen.fr/fr/index.html Webmaster : Yves Deris () ; yves.deris@u- bordeaux.fr) La base de données du site web : Chantal Latié 9.2. Mise à jour de vos informations Pour la base de données qui sous- tend le site web SFR Bordeaux Neurocampus, la mise à jour est impérative et chacun y participe : bordeauxsegalen.fr/fr/base- de- donnees.html Afin de créer votre page web : faire parvenir vos coordonnées à Chantal Latié: adresse mail (à défaut mail personnel), téléphone, statut, équipe de rattachement Chantal vous fait parvenir ensuite un mot de passe afin de renseigner votre page : se connecter sur la page ci- dessus citée, en bas de page choisir votre profil et entrer vos codes Abonnement à la lettre de diffusion Bordeaux Neurocampus Pour vous abonner, envoyer un courriel à : bordeaux_neurosciences@u- bordeaux.fr Vérification : Erwan BEZARD Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Date de dernière impression : 23/05/ :05 Approbation : Erwan BEZARD Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN 7 / 14

8 10. Séjour 6 jours- 6 mois: Fiche à remplir et envoyer DECLARATION «NOUVEL ARRIVANT» SEJOUR COMPRIS ENTRE 6 JOURS ET 6 MOIS Cette fiche complétée doit être envoyée au plus vite après votre arrivée par à : (objet : nouvel arrivant IMN) catherine.griveau@u- bordeaux.fr (secrétariat), chantal.latie@u- bordeaux.fr (contrat), michel.goillandeau@u- bordeaux.fr (informatique), anne.taupignon@u- bordeaux.fr (hygiène et sécurité) celine.vega- roiatti@u- bordeaux.fr (directrice adjointe) Statut :... Nom :... Prénom :... Téléphone portable... Adresse ... Adresse personnelle durant votre séjour : Equipe d accueil au sein de l IMN:... Encadrant :... Date d arrivée :... Date de départ :... Avez- vous une convention de stage dûment signée et transmise au secrétariat?: OUI NON Si non, justifier le cadre de votre séjour :.. o INFORMATIQUE : - Localisation de votre espace bureau à l IMN? (bât., pièce) :... - Utiliserez- vous votre ordinateur personnel à l IMN? OUI NON - si oui, préciser le système d exploitation et le nom de votre ordinateur :.. o HYGIENE & SECURITE : Nom de l assistant(e) de prévention :... Nathalie BIENDON (Pessac) :(équipe de B. Bontempi) ) Sandra DOVERO (Carreire- Bâtiment 3) : équipes Burbaud, Alexandre et Bézard : poste Frédéric NAUDET (Carreire- rotule) : équipes Bennazzouz et Boraud : poste Caroline VOUILLAC- MENDOZA (Carreire- Bâtiment 1) : équipes Ahmed, Boué- Grabot et Baufreton : poste Identification des risques liés à votre activité de recherche (à déterminer avec l assistant de prévention): Risque chimique Risque biologique Risque laser Risque électrique Risque mécanique Expérimentation animale Radioactivité Autres (à préciser) Vérification : Erwan BEZARD Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Date de dernière impression : 23/05/ :05 Approbation : Erwan BEZARD Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN 8 / 14

9 11. Séjour >6 mois: documents à imprimer, à compléter et à faire signer Prénom: Nom :. Statut : Equipe :. Date de prise de fonction au sein de l IMN:. Visa du secrétariat ü Accès au bâtiment Clés numéro : Badge numéro : Visa du responsable informatique ü Informatique Charte Informatique Compte IMN Inscription sur liste IMN Visa de l assistant de prévention de votre lieu de travail ü Hygiène et Sécurité Remise de la fiche H&S ü Contrat de travail Visa de Chantal Latié Visa de Chantal Latié ü Mise à jour sur le site Bordeaux Neurocampus ü Agent entrant Visa de l agent Date ü Agent sortant Visa du secrétariat Date Remise des Clés Remise du Badge Document signé à remettre à Céline Véga- Roïatti ) celine.vega- roiatti@u- bordeaux.fr Vérification : Erwan BEZARD Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Date de dernière impression : 23/05/ :05 Approbation : Erwan BEZARD Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN 9 / 14

10 FICHE D ENTREE «NOUVEL ARRIVANT» DESTINEE AU SERVICE HYGIENE ET SECURITE Statut :... Nom :... Prénom :... Tél laboratoire:... Tél portable:... Adresse ... Equipe d accueil:... Localisation de votre espace bureau (bât., étage):... Nom de l assistant(e) de prévention :... Date d arrivée :... Durée de séjour :... Identification des risques liés à votre activité de recherche: Risque chimique Risque biologique Risque laser Risque électrique Risque mécanique Expérimentation animale Radioactivité Autres (à préciser) Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Vérification : Erwan BEZARD Approbation : Erwan BEZARD 10 / 14 Date de dernière impression : 23/05/ :05 Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN

11 FICHE D ENTREE «NOUVEL ARRIVANT» DESTINEE AU SERVICE HYGIENE ET SECURITE Avez- vous eu - antérieurement à votre arrivée à l IMN - une formation en hygiène et sécurité (globale, par exemple : premiers secours, lutte contre l incendie, ou/et spécifique, par exemple : radioactivité, risque chimique, risque biologique, lutte contre les troubles musculo squelettiques )? Si oui, lister les stages en mentionnant l organisme formateur (CNRS, INSERM, Prévention Civile, ), donner l année du stage et préciser le cas échéant si vous avez eu des mises à niveau. Fiche (pages 10 et 11) à remplir et à remettre à l assistant(e) de prévention du laboratoire chargé(e) de votre lieu de travail (cf. chapitre 4) Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Vérification : Erwan BEZARD Approbation : Erwan BEZARD 11 / 14 Date de dernière impression : 23/05/ :05 Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN

12 FICHE D ANALYSE DES RISQUES AU POSTE DE TRAVAIL DESTINEE AU SERVICE HYGIENE ET SECURITE Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Vérification : Erwan BEZARD Approbation : Erwan BEZARD 12 / 14 Date de dernière impression : 23/05/ :05 Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN

13 FICHE D ANALYSE DES RISQUES AU POSTE DE TRAVAIL DESTINEE AU SERVICE HYGIENE ET SECURITE Fiche (pages 12 et 13) à remplir et à remettre à l assistant(e) de prévention du laboratoire chargé(e) de votre lieu de travail (cf. chapitre 4) Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Vérification : Erwan BEZARD Approbation : Erwan BEZARD 13 / 14 Date de dernière impression : 23/05/ :05 Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN

14 DEMANDE D OUVERTURE DE COMPTE IMN Merci de vous référer au chapitre 3.2 pour compléter ce document NOM : PRENOM : PREMIER MOT DE PASSE : (RESPECTANT LES REGLES : CF. CHAPITRE 3.2 DU DOCUMENT) NAISSANCE Date : Lieu : N SECURITE SOCIALE : (INFO CONFIDENTIELLE) N SS : Clé : TEL. MOBILE : Bâtiment : Etage : ADRESSE PERSONNELLE : (INFO CONFIDENTIELLE) Rue : Code Postal : Pays : Ville : COURRIEL PROFESSIONNEL: BUREAU : Site : Bât : Etage : Numéro de salle : TEL. BUREAU/MANIP : Bureau : Manip : CONTRAT : Employeur : Date de fin : AGENT CNRS Hospitalier INSERM INRIA Universitaire Post-Doctorant Contrat Etudiant Stagiaire Autre : FONCTION OU TITRE : Fonction : Titre : Corps : Grade : EQUIPE OU SERVICE : IMN OU SOCIETE : IMN : Autre :.. LOGIN UNIVERSITE DE BORDEAUX Date A retourner signé à Michel Goillandeau Signature Rédaction : Céline VEGA- ROIATTI Vérification : Erwan BEZARD Approbation : Erwan BEZARD 14 / 14 Date de dernière impression : 23/05/ :05 Informations pratiques pour nouveaux entrants à l IMN