GUIDE À L INTENTION DES CANDIDATS

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1 Agence exécutive "Éducation, audiovisuel et culture" Education et formation tout au long de la vie: Erasmus, Jean Monnet GUIDE À L INTENTION DES CANDIDATS PROGRAMME JEAN MONNET DE SOUTIEN AUX ASSOCIATIONS EUROPEENNES ACTIVES AU NIVEAU EUROPEEN DANS LE DOMAINE DE L EDUCATION, DE LA FORMATION ET DE L INTEGRATION EUROPEENNE PROGRAMME POUR L EDUCATION ET LA FORMATION TOUT AU LONG DE LA VIE PROGRAMME JEAN MONNET, ACTIVITE CLE 3 Appel à propositions EACEA/30/2012 AVERTISSEMENT Veuillez noter que les conventions de subvention standard de l Agence sont actuellement en cours de révision en raison de l entrée en vigueur du nouveau règlement financier et de ses modalités d application à partir du 1 er janvier C est pourquoi elles ne sont pas annexées à cet appel. L Agence publiera les projets de conventions de subvention relatives à cet appel dès que possible et, en tout état de cause, en temps utile avant la date limite de soumission des propositions. Veuillez noter que les autres documents disponibles sont déjà conformes aux nouvelles dispositions. L Agence se réserve néanmoins le droit d introduire des modifications ou des détails supplémentaires qui seraient sujet à l adoption du texte final du règlement financier et des modalités d application. Dans un tel cas, les modifications seront annoncées en temps utile avant la date limite de soumission des propositions. 1. INTRODUCTION ET CONTEXTE Le programme d action dans le domaine de l éducation et la formation tout au long de la vie 1 (Lifelong Learning Programme LLP ( )) constitue la base juridique du soutien aux associations européennes actives au niveau européen dans le domaine de l éducation et de la formation. Dans le cadre du programme d action dans le domaine de l éducation et la formation tout au long de la vie, l activité clé 3 du programme Jean Monnet autorise l Union européenne à octroyer des subventions de fonctionnement pour participer à certains frais fonctionnels et administratifs supportés par des associations européennes actives dans les domaines de l éducation et de la formation. 1 Voir la décision n 1720/2006/CE du Parlement européen et du Conseil du 15 novembre 2006 établissant un programme d action dans le domaine de l éducation et de la formation tout au long de la vie:

2 Le cadre stratégique de la coopération européenne pour l éducation et la formation («Éducation & Formation 2020») 2 est la référence, à l échelle de l Union européenne, pour l élaboration de politiques relatives à l éducation et à la formation. Le présent appel à propositions a pour objectif de sélectionner plusieurs organisations afin de conclure des conventions de subvention annuelles de fonctionnement couvrant l exercice budgétaire Il ne concerne pas les organisations ayant conclu une convention-cadre de partenariat avec l Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» («l Agence») au titre de la période La finalité du présent appel à proposition est de soutenir des associations européennes dans le domaine de l éducation et la formation, actives: dans l intégration européenne et/ou dans la réalisation des objectifs de la politique européenne d éducation et de formation. Agissant par délégation de la Commission européenne («la Commission»), l Agence est responsable de la gestion du présent appel à propositions. 2. OBJECTIFS 2.1. Objectifs généraux Le cadre stratégique «Éducation & Formation 2020» est la référence pour le présent appel à propositions, et les activités des associations européennes doivent être conformes à ses objectifs 3 : Objectif stratégique 1: faire en sorte que l éducation et la formation tout au long de la vie, et la mobilité, deviennent une réalité, en poursuivant les travaux concernant les stratégies d éducation et de formation tout au long de la vie le cadre européen des certifications l accroissement de la mobilité dans l éducation et la formation. Objectif stratégique 2: améliorer la qualité et l efficacité de l éducation et de la formation par l apprentissage des langues le développement professionnel des enseignants et formateurs la gouvernance et le financement l acquisition de compétences de base en lecture, mathématiques et sciences l acquisition de nouvelles compétences pour de nouveaux emplois Pour plus d informations, veuillez consulter l annexe I du Guide. 2

3 Objectif stratégique 3: favoriser l équité, la cohésion sociale et la citoyenneté active en poursuivant les travaux concernant les jeunes en décrochage scolaire dans le cadre de l éducation et de la formation l enseignement pré-primaire les apprenants issus de l immigration les apprenants ayant des besoins spécifiques. Objectif stratégique 4: favoriser l innovation et la créativité ainsi que l esprit d entreprise, à tous les niveaux de l éducation et de la formation, en poursuivant les travaux concernant l acquisition de compétences transversales clés la mise en place d organismes propices à l innovation la mise en place de partenariats entre les organismes d enseignement et de formation et les entreprises, les instituts de recherche, les acteurs culturels et les industries créatives. Autre objectif: Contribuer à informer et sensibiliser le public au processus d intégration européenne à travers l éducation et la formation Objectifs spécifiques Pour la mise en œuvre de l activité clé 3 du programme Jean Monnet, les objectifs spécifiques sont les suivants: soutenir les associations européennes de haut niveau qui informent et sensibilisent le public au processus d intégration européenne à travers l éducation et la formation. soutenir les associations européennes de haut niveau qui contribuent à la mise en œuvre d au moins un des objectifs stratégiques du cadre «Éducation & Formation 2020». 3. CALENDRIER La date limite pour le dépôt des candidatures en ligne (formulaire électronique) est fixée au 15 novembre 2012 à 12h00 heure de Bruxelles Une version électronique du dossier de candidature complet comprenant toutes les annexes sous format électronique (pièce jointe scannée séparément pour chaque document requis) doit également être envoyée à la même date (15 novembre 2012 à 12h00) par courriel. Veuillez prendre connaissance de la procédure de dépôt des demandes décrite à la section 13 du présent Guide. 3

4 Les candidats seront informés du résultat de la procédure de sélection dans le courant du premier trimestre BUDGET DISPONIBLE Le budget indicatif total de l Union européenne pour le cofinancement des associations européennes au titre du présent appel à propositions s élève à EUR. L Agence se réserve le droit de ne pas allouer l intégralité des fonds disponibles. La subvention de fonctionnement maximale par association, pour un programme de travail annuel de 12 mois (correspondant à l exercice budgétaire 2013), ne peut dépasser EUR. L aide financière de l Union européenne ne pourra excéder 75 % du budget annuel prévisionnel éligible des associations européennes concernées (voir la section 9: «Règles de financement» pour plus de détails). 5. CRITÈRES D ÉLIGIBILITÉ Les candidatures conformes aux critères figurant ci-dessous feront l objet d un examen approfondi. 5.1 Critères formels Seules seront prises en compte les propositions soumises dans l une des langues officielles de l UE, par le biais du formulaire de candidature officiel, complété intégralement, et reçu pour la date limite indiquée. Le formulaire de candidature électronique officiel (eform) est disponible en anglais, en français et en allemand à l'adresse internet : et doit être dûment complété dans une des langues officielles de l'union européenne. Les candidatures doivent être introduites par le formulaire électronique de candidature à une subvention (eform). L'acte de candidature en ligne est considéré comme le document original. Néanmoins, afin de soumettre les informations supplémentaires requises, une version électronique complète de l'acte de candidature soumis (eform) ainsi que les documents supplémentaires (voir la section 13.4) doit être envoyée par courriel à l'agence sous format électronique (pièce jointe scannée séparément pour chaque document requis). 4

5 5.2 Pays éligibles Les candidatures provenant d entités légales établies dans l un des pays suivants sont éligibles : Les 27 Etats membres de l Union européenne, l Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Turquie, la Croatie, la Suisse, la Serbie et l'ex République yougoslave de Macédoine Candidats éligibles Le présent appel à propositions est destiné à fournir un soutien aux associations européennes actives dans le domaine de l éducation et de la formation, qui poursuivent un objectif faisant partie d une politique de l Union européenne. Les attributaires potentiels sont en particulier les associations européennes les plus représentatives en termes de groupes cibles susceptibles d être couverts (associations européennes de professionnels de l éducation, associations européennes représentant des établissements d éducation et/ou de formation, associations européennes axées sur des aspects ou des thèmes spécifiques de l éducation et/ou de la formation, et associations européennes axées sur l éducation et/ou la formation dans le domaine des études de l intégration européenne). La décision portant création du programme pour l éducation et la formation tout au long de la vie encourage la participation des associations qui n ont pas contribué au programme pour l éducation et la formation tout au long de la vie lui-même ou aux programmes précédents, et des associations qui travaillent pour/avec des personnes ayant des besoins spécifiques et des groupes de personnes défavorisées (article 1.3.f). Les candidats éligibles sont des associations européennes dans le domaine de l éducation et la formation, actives dans : l intégration européenne et/ou la réalisation des objectifs de la politique européenne d éducation et de formation. Les associations éligibles sont des organismes à but non lucratif ; sont établies et ont la personnalité juridique, ainsi que leur siège, depuis plus de deux ans et de manière continue (à la date limite du présent appel à propositions) dans l un des pays éligibles listés ci-dessus (voir la section 5.2) ; réalisent la majorité de leurs activités dans les États membres de l Union européenne et/ou dans d autres pays éligibles au programme pour l éducation et la formation tout au long de la vie; existent en tant qu organisme poursuivant un but d intérêt général européen au sens de l article 162 des modalités d exécution du règlement financier arrêtées par le règlement de la Commission (CE, Euratom) n 2342/ tel que modifié. 4 5 La participation de l Albanie, de la Bosnie-Herzégovine et du Monténégro au présent appel à propositions est sujet à la signature d un protocole d accord entre la Commission et les autorités compétentes de chacun de ces pays. Si, au premier jour du mois au cours duquel la décision d octroi de la subvention a été prise, le protocole d accord n est pas signé, les participants du pays candidat en question ne bénéficieront pas d un financement et ne seront pas pris en compte pour ce qui est de la taille minimale des consortiums/partenariats. Selon cette définition, une association d intérêt général européen est: - un organisme européen à vocation d éducation, de formation, d information ou de recherche et d étude sur les politiques européennes, ou un organisme de normalisation européen, ou 5

6 En outre, pour être éligible aux termes du présent appel à propositions, la composition des membres d une association européenne candidate doit appartenir à l une des deux catégories suivantes: Soit L association européenne est composée exclusivement d associations de membres (c està-dire d associations faîtières internationales, nationales, régionales ou locales). Les associations européennes composées exclusivement d associations de membres doivent avoir des membres dans au moins six États membres de l UE. 6 Soit Les associations membres de l association européenne doivent avoir le statut de «membre à part entière» (les membres associés et les observateurs ne sont pas considérés comme des «membres à part entière»). Les membres doivent aussi avoir la personnalité juridique, être des organismes à but non lucratif et être actifs dans l éducation et la formation. Les particuliers et les organismes à but lucratif ne sont pas considérés comme des associations membres éligibles. L association européenne est composée de membres qui n ont pas tous la structure d une association. Ainsi l association européenne peut être composée (partiellement ou totalement) d institutions et d organisations actives dans l éducation et la formation qui ne sont pas composées de membres (c est le cas notamment des écoles primaires et secondaires et des établissements d enseignement supérieur). Les associations européennes qui comprennent des institutions ou des organisations qui elles-mêmes ne sont pas composées de membres doivent avoir des membres dans au moins neuf États membres de l UE. Les institutions et organisations membres qui ne sont pas composées de membres doivent avoir le statut de «membre à part entière» (les membres associés et les observateurs n étant pas considérés comme des «membres à part entière»). Il s agit d organismes à but non lucratif, actifs dans le domaine de l éducation et de la formation, comme indiqué précédemment. Les particuliers ne sont pas considérés comme des associations membres éligibles. Documents justificatifs Afin de justifier de son statut d entité légale depuis plus de deux ans et de manière continue (à la date limite du présent appel à propositions) dans l un ou plusieurs 7 des pays éligibles au programme d action dans le domaine de l éducation et la formation tout au long de la vie, le candidat devra fournir les documents suivants: - un réseau européen représentatif d organismes à but non lucratif actifs dans les États membres ou dans les pays candidats, promouvant des principes et des politiques qui s inscrivent dans les objectifs des Traités. 6 7 En outre, l association européenne peut comprendre des associations membres basées dans d autres États membres et dans d autres pays. En cas de relocalisation de l entité légale. 6

7 Société privée, association, etc. : Articles d associations et extrait du journal officiel/registre du commerce, attestation d assujettissement à la TVA (pour les pays dans lesquels le numéro d immatriculation au registre du commerce et le numéro de TVA est identique, un seul des deux documents suffit). Formulaire d entité légale dûment signé par la personne autorisée à prendre des engagements juridiques contraignants au nom de l organisation candidate. Preuve du statut d organisme à but non lucratif. Formulaire bancaire, dûment complété et signé. Entité de droit public : Résolution ou décision juridique relative à la société publique ou tout autre document officiel relatif à l entité de droit public. Formulaire d entité légale dûment signé par la personne autorisée à prendre des engagements juridiques contraignants au nom de l organisation candidate. Formulaire bancaire, dûment complété et signé. D autre part, les associations composées du nombre de membres minimum doivent également fournir leurs statuts et l extrait du journal officiel/registre du commerce Activités éligibles et période d éligibilité Dans le cadre du présent appel à propositions, le financement de l Union européenne prend la forme de subventions de fonctionnement visant à prendre en charge une partie des frais supportés par les associations européennes sélectionnées pour mener à bien leurs activités, conformément à un programme de travail convenu. Les activités du programme de travail proposé doivent contribuer à: accroître les connaissances du public et le sensibiliser au processus d intégration européenne, à travers l éducation et la formation, et/ou mettre en œuvre au moins l un des objectifs stratégiques du cadre stratégique «Éducation & Formation 2020» (voir l article 2.1). La demande doit comporter un programme de travail détaillé pour l année 2013, ainsi que le budget correspondant libellé en euros. Le programme de travail doit être clair et prévoir un calendrier explicite, spécifier le type et le niveau de coopération européenne envisagée, ainsi que la population bénéficiaire ciblée. La période d éligibilité des frais doit correspondre à l exercice budgétaire 2013 de l attributaire et débutera à la date de commencement de son exercice budgétaire (entre le 1 er janvier et le 1 er avril 2013). La durée de la période d éligibilité est de 12 mois. 7

8 6. CRITÈRES D EXCLUSION Les candidats doivent attester qu ils ne se trouvent dans aucune des situations visées aux articles 93, paragraphe 1, 94 et 96, paragraphe 2, point a), du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (règlement du Conseil (CE, Euratom) n 1605/2002 tel que modifié), décrites ci-après 8. Toute organisation candidate se trouvant dans l une des situations décrites ci-après sera exclue de la procédure d appel à propositions: a) être en situation de faillite, liquidation, règlement judiciaire, concordat préventif, cessation d activité, partie à une procédure judiciaire, ou dans toute situation analogue résultant d une procédure de même nature prévue par la législation ou la réglementation nationale; b) faire l objet d un jugement constatant un délit affectant la moralité professionnelle de l association et ayant autorité de chose jugée; c) avoir, en matière professionnelle, commis une faute grave constatée par tout moyen justifié par le pouvoir adjudicateur; d) ne pas être à jour de ses cotisations de sécurité sociale ou des impôts et taxes prévus par les dispositions légales du pays d établissement, du pays du pouvoir adjudicateur ou du pays où le contrat sera exécuté; e) avoir fait l objet d un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l Union européenne; f) se voir actuellement imposer l amende administrative visée à l article 96, paragraphe 1, du règlement financier (règlement du Conseil n 1605/2002 du tel que modifié). Les candidats ne recevront aucune aide financière si, au cours de la procédure d attribution des subventions, ils: a) font l objet d un conflit d intérêts; b) ont fourni des informations erronées lors de la transmission des renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur comme condition de leur participation à la procédure d attribution des subventions, ou n ont pas fourni ces renseignements; c) se trouvent eux-mêmes dans l un des cas d exclusion visés à l article 93, paragraphe 1, du règlement financier, dans le cadre de la présente procédure d attribution des subventions; d) font l objet d une interdiction de conclure un contrat ou de recevoir une subvention financée par le budget communautaire, pour une période maximale de dix ans. Conformément aux articles 93 à 96 du règlement financier, des sanctions administratives et financières peuvent être imposées aux candidats ayant fourni des informations erronées ou ayant sérieusement manqué à leurs obligations contractuelles dans le cadre d une procédure d attribution précédente. 8 Cette disposition n est pas d application pour les subventions d un montant inférieur ou égal à EUR. Voir l article 122, paragraphe 3, du règlement financier

9 Pour satisfaire aux présentes conditions, les candidats à une subvention d un montant supérieur à EUR doivent signer une déclaration sur leur honneur attestant qu ils ne se trouvent dans aucune des situations visées aux articles 93 et 94 du règlement financier. 7. CRITÈRES DE SÉLECTION Les candidats doivent disposer de ressources financières régulières et suffisantes pour organiser leurs activités tout au long de la période durant laquelle l action est mise en œuvre ou pendant toute l année pour laquelle la subvention est attribuée et pour participer à leur financement. Ils doivent également disposer des compétences et des qualifications professionnelles requises pour exécuter l action ou le programme de travail proposés. Les candidats doivent remettre une attestation sur leur honneur, remplie et signée, attestant de leur statut d entité légale et de leur capacité financière et opérationnelle à réaliser les activités proposées. 7.1 Capacité opérationnelle En vue de l examen de leur capacité opérationnelle, les organisations candidates à une subvention d un montant supérieur à EUR présenteront, en même temps que leur candidature: les CV des personnes clés responsables de l exécution du programme de travail, mettant en évidence toute expérience professionnelle pertinente; le rapport d activité annuel de l association européenne pour le dernier exercice financier complet. 7.2 Capacité financière En vue de l examen de leur capacité financière, les organisations candidates à une subvention d un montant supérieur à EUR présenteront, en même temps que leur candidature: une copie des comptes annuels officiels (bilan, pertes et profits) de l organisation candidate correspondant au dernier exercice financier (c est-à-dire année N-2 ou N-1 si disponible) pour lequel les comptes ont été clôturés et visés par un comptable externe agréé; Si, à l examen des documents fournis, l Agence considère que la capacité financière du candidat n est pas attestée ou n est pas satisfaisante, elle peut: o rejeter la demande o demander un complément d information o demander une garantie (voir la section 9.2) o proposer un accord de subvention sans préfinancement o verser un premier paiement correspondant à des frais déjà engagés. L examen de la capacité financière n est pas d application en ce qui concerne les organismes publics. 9

10 8. CRITÈRES D ATTRIBUTION La qualité du programme de travail détaillé est évaluée au regard des trois critères d attribution suivants (voir la grille d évaluation jointe en annexe II): (1) la pertinence, la clarté et la cohérence des objectifs à court terme (12 mois), (2) la qualité de la gestion du programme de travail (clarté et cohérence des activités et des budgets proposés pour atteindre les objectifs fixés, calendrier), (3) l impact prévu des activités sur l éducation et/ou la formation au niveau européen. La même pondération s applique à chacun des trois critères d attribution. L annexe I présente une description plus détaillée des informations que les candidats doivent fournir au titre de chaque critère d attribution dans le programme de travail. 9. RÈGLES DE FINANCEMENT Les subventions de l Union européenne sont des incitations financières permettant de réaliser des activités qui ne pourraient l être sans ce soutien communautaire. Elles reposent sur le principe du cofinancement, c est-à-dire qu elles viennent en complément des ressources financières propres des candidats et/ou des aides nationales, régionales ou privées qu ils peuvent avoir obtenues. L acceptation d une candidature par l Agence exécutive ne constitue pas un engagement de sa part à verser au candidat une subvention du montant demandé par celui-ci. En outre, le montant attribué ne peut en aucun cas dépasser le montant demandé. L attribution d une subvention n établit pas un droit à subvention pour les années suivantes. Les subventions ne peuvent pas être attribuées de manière rétrospective, pour un exercice budgétaire déjà clôturé. 9.1 Dispositions contractuelles et procédures de paiement Après approbation définitive par l Agence, une convention de subvention de fonctionnement libellée en euros est établie. Elle prévoit les conditions et le niveau de financement accordé à l attributaire. Les deux exemplaires originaux de la convention doivent être signés par l attributaire et immédiatement renvoyés à l Agence. L Agence signe alors la convention. 9.2 Préfinancement Un préfinancement de 80 % sera versé à l attributaire dans les 30 jours suivant la signature de la convention de subvention par la dernière des deux parties et la réception, le cas échéant, de toutes les garanties possibles. Le préfinancement est destiné à permettre à l attributaire de disposer d une trésorerie. 10

11 Il doit être possible d identifier les fonds transférés par l Agence sur le compte ou souscompte bancaire de l attributaire. 9.3 Paiement final L Agence établira le montant du paiement final dû à l attributaire sur la base des rapports finaux. Les associations sélectionnées sont tenues de fournir des rapports sur leurs activités, comme cela est spécifié dans les documents contractuels. Le rapport sur la mise en œuvre est évalué par des experts externes et indépendants. S il s avère que l association n a pas exécuté l ensemble du programme de travail convenu ou qu elle a réalisé un bénéfice, le montant de la subvention est réduit Garantie L Agence peut demander à toute organisation s étant vu attribuer une subvention d un montant supérieur à EUR de fournir une garantie préalable, afin de limiter les risques financiers liés au versement d un préfinancement. La finalité de cette garantie est d obtenir de la banque, de l institution financière ou de la tierce partie concernée qu elle s engage comme tiers caution irrévocable ou garant à première demande sur les obligations de l attributaire. La garantie financière, libellée en euros, doit émaner d une banque ou d un établissement financier approuvé, établi dans un État membre de l Union européenne. Si l attributaire est établi dans un pays tiers, l Agence pourra accepter une garantie émise par une banque ou un établissement bancaire établi dans ce pays dès lors qu elle considère qu il offre les mêmes garanties et les mêmes services qu une autre banque ou établissement financier établi dans un État membre. La garantie bancaire peut être remplacée par la caution jointe et solidaire d un tiers ou par une garantie conjointe des attributaires d une action qui sont parties prenantes de la même convention de subvention. La garantie est libérée à l apurement du préfinancement, après versement d un paiement intermédiaire ou du solde à payer, conformément aux dispositions visées dans la convention de subvention. 9.5 Financement double Conformément au règlement financier applicable au budget de l Union européenne, les candidats ne peuvent recevoir qu une seule subvention de fonctionnement émanant du budget de l Union européenne, par exercice financier. Pour s en assurer, ils doivent indiquer dans leur formulaire de candidature toute autre subvention obtenue, demandée ou qu ils envisagent de demander auprès des institutions européennes pour le même exercice 11

12 comptable, en précisant pour chaque subvention la ligne budgétaire et le programme de l Union européenne concernés ainsi que le montant sollicité. L attention des candidats est attirée sur le fait que, pour les organisations qui reçoivent une subvention de fonctionnement, les frais dérivés ne sont plus éligibles au titre des actions/projets spécifiques financés même partiellement par le budget de l Union européenne, pour la période couverte par la subvention de fonctionnement. De plus, les coûts directs ne peuvent être financés et déclarés qu une fois. 9.6 Systèmes de financement Les subventions de fonctionnement (appui structurel) attribuées aux associations européennes actives au niveau européen dans le domaine de l éducation et de la formation, sont différentes des subventions de projets, car elles ont pour objectif de contribuer aux dépenses nécessaires à la réalisation correcte des activités habituelles, réglementaires et permanentes, de ces organisations. Ces dépenses couvrent les frais de personnel, de tenue de réunions internes, de publication, d information et de diffusion, et toute autre dépense directement liée au programme de travail de l association européenne. Les organisations candidates peuvent choisir entre deux systèmes de financement: (1) Financement à taux fixe ou (2) Financement basé sur le budget La subvention à taux fixe Dispositions générales En vertu de ce système, adopté par la décision n C/2008/4332 de la Commission européenne, du 18 août 2008, la subvention est calculée sur la base d un montant prédéterminé par équivalent temps plein, jusqu à un montant maximal de subvention de EUR. Cela inclut toutes les personnes qui travaillent pour l organisation candidate (direction, secrétariat et assistance) et figurent sur le registre du personnel, mais exclut tout soustraitant, bénévole et stagiaire. Le montant est fonction des différents niveaux de coût dans les pays du programme d action dans le domaine de l éducation et la formation tout au long de la vie et peut donc varier d un pays à l autre. L organisation peut utiliser la subvention pour mettre en œuvre le programme de travail annuel approuvé sans qu aucun poste ou seuil budgétaire prédéfini ne vienne limiter sa liberté d action. L Agence calcule le montant de la subvention à partir du nombre réel de personnes employées par l association européenne au cours de l année couverte par la subvention. Les associations doivent justifier de leurs effectifs à la fin de l exercice financier dans leurs comptes annuels. 12

13 Calcul du montant de la subvention L organisation candidate utilisera, pour calculer le montant de la subvention, le nombre d équivalents homme/an (membres du personnel) figurant sur son registre du personnel pour la période couverte par le financement de l Union européenne. Le nombre d hommes/an se calcule en divisant le nombre total de journées de travail effectuées par le personnel par 220 journées de travail. Une année est supposée compter 220 journées de travail, une journée de travail comptant au moins 7,5 heures. Exemple: Trois personnes déclarées pour 150, 220 et 213 journées de travail, soit un total de 583 journées de travail divisées par 220 = 2,65 personnes/an. Ce chiffre, multiplié par le taux fixe applicable au pays dans lequel l association a son activité principale, permet d obtenir le montant maximal de la subvention. Le taux fixe appliqué aux membres du personnel dépend du pays dans lequel l organisation a son activité principale, qui est généralement le pays dans lequel est situé le siège. Le pays dans lequel l association a son activité principale est celui dans lequel au moins 50 % de son personnel permanent travaille effectivement. Cette approche reflète les différents niveaux de coûts appliqués selon les pays. Les taux fixes appliqués aux différentes catégories de personnel dans les pays éligibles 9 sont indiqués dans le tableau ci-dessous 10 : Pays Albanie AL Allemagne DE Autriche AT Belgique BE Bosnie-Herzégovine BA Bulgarie BG Chypre CY Croatie HR Danemark DK Espagne ES Estonie EE Finlande FI France FR Grèce EL Hongrie HU Irlande IE Taux fixe ( ) Les pays éligibles sont définis à la section 5.2. Chiffres mis à jour sur la base du programme de travail 2012 de la DG AEC. 13

14 Islande IS Italie IT Lettonie LV L'ex République yougoslave de Macédoine MK * Liechtenstein LI Lituanie LT Luxembourg LU Malte MT Monténégro ME Norvège NO Pays-Bas NL Pologne PL Portugal PT République tchèque CZ Roumanie RO Royaume-Uni UK Serbie RS Slovaquie SK Slovénie SI Suède SE Suisse CH Turquie TR * Ce code provisoire ne préjuge en rien du choix définitif qui sera opéré pour ce pays à l'issue des négociations en cours à ce sujet sous les auspices des Nations unies. Un calculateur automatique de subvention calcule la subvention maximale demandée. Le calculateur définit le montant maximal de subvention qui peut être demandé. Le montant indiqué correspond au montant maximal potentiel après application des règles et autres conditions régissant le montant maximal de financement. Les montants sont indiqués en euros. Au stade de la demande, le candidat doit présenter un tableau prévisionnel des dépenses et des recettes de 2013, comprenant le nombre estimé d employés pendant l exercice financier correspondant à la période de mise en œuvre du programme de travail (le calculateur doit être soumis avec le formulaire électronique). 14

15 Calcul du montant du paiement final Documents à présenter pour un financement à taux fixe Dans le cadre du système de financement à taux fixe, les candidats doivent fournir, au moment de la présentation du rapport final, les informations et les documents suivants: le rapport d activité final 11 relatif à la mise en œuvre du programme de travail les comptes annuels (bilan, compte Pertes et profits) de l exercice financier couvert par la subvention reçue ainsi qu un récapitulatif du nombre total d hommes/jour pour l exercice budgétaire couvert par la subvention attribuée, le tout certifié par un comptable externe agréé. Le récapitulatif est utilisé pour vérifier le nombre réel d équivalents temps plein. En cas de non mise en œuvre ou de mise à œuvre clairement inadaptée de l activité prévue dans la candidature telle qu annexée à la convention de financement, le montant final de la subvention sera réduit en conséquence, et le cas échéant, il sera demandé à l attributaire de rembourser tout excédent payé par l Agence sous la forme d un préfinancement. L Agence devra également limiter ou réduire le montant de la subvention s il ressort du rapport final que: le nombre réel d équivalents temps plein employés pendant la période de cofinancement est inférieur au nombre estimé ; les comptes annuels sont excédentaires ; la subvention reçue représente plus de 75 % des dépenses engagées au cours de l exercice financier couvert Financement basé sur le budget Dispositions générales Le montant des subventions basées sur le budget est calculé en fonction d une estimation budgétaire détaillée. Le candidat doit présenter un relevé de ses recettes et dépenses et une fiche budgétaire détaillée indiquant les coûts estimés concernant le programme de travail 2013 (à remettre en même temps que le formulaire électronique). Le budget de fonctionnement joint au formulaire de candidature doit être complet et équilibré, le montant prévisionnel total des dépenses devant équivaloir celui des recettes, subvention incluse. Le budget doit clairement indiquer les coûts éligibles au financement de l Union européenne. Le budget de fonctionnement détaillé doit être libellé en euros. Les candidats établis dans des pays situés hors de la zone euro doivent utiliser les taux de conversion publiés au Journal Officiel de l Union européenne, série C, à la date de publication du présent appel à propositions. Le montant de la subvention de l Union européenne est limité à EUR, et le cofinancement ne peut excéder 75 % du montant total prévisionnel des coûts de fonctionnement éligibles. Le montant octroyé ne peut être supérieur au montant sollicité. 11 Conformément aux recommandations de l Agence 15

16 Par conséquent, une partie des dépenses éligibles totales prévisionnelles doit être financée par d autres sources que la subvention de l Union européenne. Les candidats indiqueront la source et le montant de tout autre fond reçu ou demandé au titre du même exercice financier pour la mise en œuvre du programme de travail concerné. Le montant des ressources propres indiqué dans la partie Recettes du budget prévisionnel sera considéré comme acquis et doit figurer dans la section Recettes des comptes définitifs. Les candidats doivent apporter la preuve que le montant restant des dépenses totales est couvert par un cofinancement (garanti). La subvention de l Union européenne ne peut avoir pour objet ou effet de produire un bénéfice pour l attributaire. Tout bénéfice généré par l attribution d une subvention de fonctionnement est considéré comme un excédent dans le budget de fonctionnement de l attributaire, auquel cas le montant de la subvention pourra être revu à la baisse. Coûts éligibles Les coûts éligibles désignent les dépenses effectivement réalisées par l attributaire, qui remplissent les critères suivants: - elles sont engagées pendant la période d exécution du budget de fonctionnement visée dans la convention de subvention, à l exception des coûts liés aux rapports et certificats finaux concernant les comptes et les sous-comptes financiers relatifs aux actions engagées; - elles sont en rapport avec le sujet de la convention et figurent dans le budget total prévisionnel du programme de travail; - elles sont nécessaires à la mise en œuvre du programme de travail faisant l objet de la subvention; - elles sont identifiables et vérifiables, notamment parce qu elles figurent dans les livres comptables de l attributaire, et sont déterminées conformément aux règles comptables applicables dans le pays de l attributaire et aux pratiques de comptabilité analytique habituelles de l attributaire; - elles sont conformes aux dispositions de la législation fiscale et sociale applicable; - elles sont raisonnables et justifiées, et conformes aux règles de bonne gestion, notamment en termes d économie et d efficacité. Les procédures internes de comptabilité et d audit de l attributaire doivent permettre de réconcilier directement les coûts et les revenus déclarés pour l action proposée, avec les déclarations comptables et les documents justificatifs correspondants. Coûts directs éligibles: Les coûts directs éligibles au titre du programme de travail sont les dépenses qui, compte dûment tenu des critères d éligibilité précités, peuvent être identifiées comme des coûts spécifiques directement liés à la réalisation du programme de travail, et qui peuvent de ce fait, y être directement attribuées. Sont éligibles en particulier, s ils remplissent les critères visés au paragraphe précédent, les coûts directs suivants: - le coût du personnel affecté à la mise en œuvre du programme de travail annuel, à savoir les salaires versés aux employés et les charges de sécurité sociale correspondantes, ainsi que tout autre coût réglementaire inclus dans la rémunération 16

17 du personnel, sous réserve que ces coûts n excèdent pas les taux moyens de rémunération habituellement appliqués par l attributaire. NB: ces coûts doivent être effectivement engagés par l attributaire. - les indemnités de subsistance attribuées au personnel participant à la mise en œuvre du programme de travail (réunions, conférences européennes, etc.), sous réserve qu elles n excèdent pas le barème annuel approuvé par la Commission; - les indemnités de déplacement attribuées au personnel participant à la mise en œuvre du programme de travail (réunions, conférences européennes, etc.), sous réserve qu elles soient raisonnables et justifiées, et conformes aux principes de bonne gestion financière, notamment en termes d économie et d efficacité; - les dépenses d équipement (achat de matériel neuf ou d occasion), sous réserve qu elles soient amorties conformément aux règles fiscales et comptables applicables à l attributaire, et généralement acceptées pour des éléments de même nature. Seule la part de l amortissement de l équipement correspondant à la période de mise en œuvre de l action ou du projet et le taux d utilisation effectif des équipements en vue de l action peut être prise en compte par l Agence, excepté lorsque la nature et/ou le contexte de son utilisation justifie un traitement différent par l Agence; - les consommables et fournitures, sous réserve qu ils soient identifiables et affectés au programme de travail; - les dépenses engagées au titre d autres contrats conclus par l attributaire ou ses partenaires aux fins de la réalisation de l action ou du projet, sous réserve que les conditions établies dans la convention de subvention soient remplies; - les frais découlant directement d obligations liées à l exécution du programme de travail (diffusion d informations, évaluation spécifique du programme de travail, audits, traduction, reproduction, etc.), y compris, le cas échéant, le prix de tout service financier (notamment des garanties financières); - les dépenses afférentes aux réunions de coordinateurs organisées par l Agence; - la TVA non déductible, excepté si elle liée à des activités réalisées par les organismes publiques au sein des Etats membres. Coûts non éligibles Les types de coûts suivants ne peuvent pas être considérés comme éligibles: Rendement du capital; Dette et charges de remboursement; Provisions pour pertes ou dettes potentielles; Intérêts échus; Créances douteuses; Pertes de change; 17

18 Frais déclarés par l attributaire et couverts par une autre action ou un programme de travail déjà financé par une subvention de l Union européenne; Dépenses excessives ou imprudentes; Apports en nature. Calcul du montant final de la subvention Documents à présenter pour un financement basé sur le budget L Agence établira le montant final de la subvention sur la base des documents suivants: le rapport d activité final 12 relatif à la mise en œuvre du programme de travail; les comptes financiers finaux relatifs aux coûts éligibles effectivement supportés ainsi que le montant des coûts non éligibles, présentés conformément à la structure du budget prévisionnel; un résumé complet des recettes et dépenses liées au programme de travail (liste des factures); Pour les subventions de fonctionnement d un montant inférieur à EUR: les comptes annuels (bilan et compte Pertes et profits) pour l exercice financier pour lequel la subvention est octroyée, certifiés par un expert comptable agréé et indépendant, ou, dans le cas d un organisme public, un comptable public compétent et indépendant. Pour les subventions de fonctionnement d un montant supérieur à EUR mais inférieur à EUR: Un «Rapport d observations factuelles concernant le rapport financier final Type I» produit par un comptable agréé ou, dans le cas des organismes publics, par un comptable public compétent et indépendant. La procédure et le format à utiliser par le comptable agréé ou, dans le cas d un organisme public, par un comptable public compétent et indépendant, sont explicités en détail dans les notes d orientation («Guidance Notes») suivantes: Pour les subventions de fonctionnement d un montant de EUR: Un «Rapport d observations factuelles concernant le rapport financier final Type II» produit par un comptable agréé ou, dans le cas des organismes publics, par un comptable public compétent et indépendant. La procédure et le format à utiliser par le comptable agréé ou, dans le cas d un organisme public, par un comptable public compétent et indépendant, sont explicités en détail dans les notes d orientation («Guidance Notes») suivantes: Pour calculer le montant final de la subvention, l Agence se basera sur les comptes financiers finaux de l attributaire, accompagnés des documents justificatifs des dépenses réalisées. Si les coûts éligibles effectivement engagés par l attributaire sont plus faibles que prévu, l Agence 12 Conformément aux recommandations de l Agence 18

19 appliquera le taux de cofinancement indiqué dans la convention aux coûts éligibles réels. L Agence se réserve également le droit de réduire le montant de la subvention si l organisation n a pas mis en œuvre intégralement le projet ou le programme de travail convenu. La subvention de l Union européenne ne peut avoir pour objet ou effet de produire un bénéfice pour l attributaire. Un bénéfice se définit par un excédent généré par des recettes plus élevées que les dépenses. Le montant de la subvention sera réduit du montant de l excédent. Le cas échéant, il sera demandé à l attributaire de rembourser tout montant excédentaire payé par l Agence sous forme de préfinancement Audit Les candidatures sélectionnées peuvent faire l objet d un audit. La personne responsable au sein de l association européenne s engage à fournir la preuve que la subvention européenne a été correctement utilisée. L Agence, la Commission européenne et la Cour des comptes de l Union européenne, ou tout autre organe mandaté par elles, pourra vérifier l utilisation faite de la subvention, à tout moment pendant la durée d exécution prévue par la convention de subvention, et pendant une période de cinq ans consécutive à la date du règlement final. 10. SOUS-TRAITANCE ET PASSATION DE MARCHE Lorsque la mise en œuvre du programme de travail implique un contrat de sous-traitance ou une passation de marché, l attributaire doit obtenir des offres concurrentielles de contractants potentiels et attribuer le contrat à l offre la plus intéressante sur le plan économique, tout en respectant les règles de transparence et d égalité de traitement des contractants potentiels, et en s assurant d éviter tout conflit d intérêts. L attributaire est tenu de fournir des justificatifs attestant du bon déroulement de la procédure d appel d offres organisée, et de conserver ces documents afin de pouvoir les présenter dans le cadre d un éventuel audit. Sont applicables les règles spécifiques de l Union européenne suivantes relatives aux procédures de passation de marchés: Les contrats d une valeur inférieure ou égale à EUR peuvent être honorés sur présentation d une facture; Les contrats d une valeur comprise entre et EUR doivent faire l objet d une procédure de passation de marché impliquant au moins trois soumissionnaires; Les contrats d une valeur comprise entre et EUR doivent faire l objet d une procédure de passation impliquant au moins cinq soumissionnaires; Les contrats d une valeur supérieure à EUR sont soumis aux dispositions réglementaires nationales concernant les procédures de passation de marchés. Le coût de la sous-traitance ne peut excéder 30 % de l ensemble des coûts éligibles couverts par le programme de travail. Tout montant excédant ce plafond ne sera pas éligible. 19

20 La sous-traitance n est autorisée que si le personnel de l association candidate ne dispose pas des compétences nécessaires pour effectuer le travail prévu. Pour être éligible, le contrat de sous-traitance doit être présenté de manière détaillée dans la demande de subvention. Si aucun contrat de sous-traitance n était prévu dans la demande de subvention, une autorisation préalable écrite de l Agence devra être obtenue. La seule dépense de sous-traitance autorisée concerne les coûts visés dans le présent appel à propositions 13. La gestion du programme de travail, et en particulier (sans que cela soit exclusif) sa préparation, sa mise en œuvre, sa coordination, son suivi, la rédaction des différents rapports afférents ainsi que la gestion des relations entre le coordinateur et les associations membres, ne peut en aucun cas être déléguée à d autres entreprises au moyen d un contrat de soustraitance. 11. PUBLICITÉ Toutes les subventions attribuées au cours d un exercice financier doivent faire l objet d une publication sur le site internet des institutions de l Union européenne concernées pendant la première moitié de l année suivant la clôture de l exercice budgétaire au titre duquel elles ont été attribuées. Cette information peut également être publiée sur tout autre support approprié, y compris au Journal officiel de l Union européenne. L attributaire autorise l Agence à publier les informations suivantes sous toute forme et sur tout support, y compris internet 14 : nom et adresse de l attributaire; objet de la subvention; montant octroyé; taux de financement, le cas échéant. Les entités légales ayant reçu une subvention doivent: indiquer clairement la contribution de l Union européenne dans toutes leurs publications et dans le cadre de leurs activités financées par la subvention. Utiliser le disclaimer relatif au financement européen dont le texte est disponible dans toutes les langues à l adresse suivante: Afficher de manière très visible le nom du programme et le logo de l Union européenne dans toutes leurs publications, sur leurs affiches, dans leurs programmes et sur tout autre produit/support correspondant au programme de travail cofinancé. Si cette exigence n est pas respectée, le montant de la subvention attribuée pourra être revu à la baisse 15. Les Les contrats de sous-traitance doivent en principe contenir au moins les informations suivantes: objet du contrat de sous-traitance, dates de commencement et de fin de la sous-traitance, montant dû, liste détaillée des frais, calendrier des travaux ou phases de travaux, procédures de règlement (en une fois ou par tranches); clause(s) de pénalité en cas de défaillance contractuelle ou de retards dans la réalisation des travaux (le cas échéant). Le formulaire de demande contient un accord explicite du candidat qui autorise la Commission ou l Agence à publier les données précitées en cas de succès de la demande de subvention. Cependant, l attributaire peut demander une dérogation à cette disposition si la diffusion des données est susceptible de mettre en danger sa sécurité ou ses intérêts financiers. 20

21 logos peuvent être téléchargés à l adresse suivante: PROTECTION DES DONNÉES Toutes les données à caractère personnel (noms, adresse, CV, etc.) seront traitées conformément au règlement (CE) n 45/2001 du Parlement européen et du Conseil, du 18 décembre 2000, relatif à la protection des personnes physiques à l égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. 16 Excepté si elles sont indiquées comme optionnelles, les réponses fournies aux questions figurant dans le formulaire de candidature sont nécessaires pour évaluer la demande de subvention conformément aux dispositions du présent appel à propositions, et seront traitées à cette seule fin par le département responsable du programme de subvention de l Union européenne concerné (agissant en tant que contrôleur de données). Les données personnelles peuvent être communiquées à des tiers impliqués dans l évaluation des candidatures ou dans la procédure de gestion des subventions sur la base du principe de «besoin de connaître», sans préjudice du transfert de données à des organismes chargés du contrôle et de tâches d inspection conformément au droit de l Union européenne. Le candidat peut accéder et corriger les informations le concernant. Pour toute question relative à ces données, veuillez contacter le Contrôleur de ces données. Le candidat peut contester le traitement des données à caractère personnel le concernant auprès du Contrôleur européen de la protection des données. Une clause de confidentialité, comprenant les coordonnées de contact, est disponible sur le site web de l Agence à l adresse suivante : ment.pdf Le candidat, et lorsqu il s agit d une entité légale, les personnes qui ont pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle au sein de celle-ci, sont informés que dans l un des cas visés par: - la décision de la Commission, du 16 décembre 2008, relative au système d alerte précoce (SAP) à l usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives (JO L 344 du , p. 125), ou - le règlement de la Commission, du 17 décembre 2008 relatif à la base de données centrale sur les exclusions CED (JO L 344 du , p. 12), leurs coordonnées personnelles (nom, nom de baptême pour les personnes physiques, adresse, forme juridique, nom et nom de baptême des personnes disposant des pouvoirs de représentation, décision ou contrôle dans le cas d une entité légale), pourront être enregistrées dans le SAP ou à la fois dans le SAP et le CED, et communiquées aux personnes et entités mentionnées dans la décision et le règlement précités, dans le cas de l attribution ou de l exécution d un marché public ou d une convention ou décision de subvention. 16 Journal officiel L 8 du