PROCÉDURE ÉLECTORALE LIÉE AU VOTE PAR TÉLÉPHONE ET PAR INTERNET ÉLECTIONS MUNICIPALES 2014

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1 PROCÉDURE ÉLECTORALE LIÉE AU VOTE PAR TÉLÉPHONE ET PAR INTERNET ÉLECTIONS MUNICIPALES 2014 Préparé et approuvé par le secrétaire municipal/directeur du scrutin le 2 e jour de juin 2014 VERSION MODIFIÉE LE 8 OCTOBRE 2014

2 TABLE DES MATIÈRES Article # Description Page # 1. Autorité Définitions Champ d application 6 4. Secret du vote Liste électorale préliminaire/ liste électorale Révision de la liste électorale Avis Vote Qualités requises des électeurs Processus du vote Candidats et représentants Système État d urgence Matériel électoral / pancartes Manœuvres électorales frauduleuses Infraction provinciale et poursuite 16. Falsification du courrier Infractions et poursuites au criminel Résultats Égalité des votes Nouveau dépouillement - Procédure Après le jour du scrutin Communications avec les candidats Vérificateur PIÈCES JOINTES FORMULAIRES (autorisé en vertu du paragraphe 42(3)(a) 31

3 1. AUTORITÉ Le 22 avril 2014, le conseil de la municipalité de Russell a adopté le règlement autorisant l usage d un mode de scrutin de remplacement, soit le vote par téléphone et par Internet, lors des élections municipales de Les paragraphes 42(3) et 42(4) de la Loi de 1996 sur les élections municipales stipulent que le secrétaire municipal peut, dans le cas d élections ordinaires, établir la procédure et les formulaires relatifs à un mode de scrutin de remplacement autorisé en vertu d un règlement municipal et remettre une copie de la procédure et des formulaires à chaque candidat. Cette procédure et les formulaires constituent de l information additionnelle pour les électeurs et les candidats et ne remplacent en rien la Loi de 1996 sur les élections municipales. De plus, le paragraphe 42(4) de la Loi de 1996 sur les élections municipales stipule que, si la procédure et les formulaires établis par le secrétaire municipal sont compatibles avec les principes de la présente loi, ils prévalent sur toute disposition de cette même loi et de ses règlements d application. En outre, le paragraphe 9(2) de la Loi de 1996 sur les élections municipales stipule que les avis, les formulaires et les autres renseignements prévus par la loi doivent être offerts en anglais et en français. Cette disposition s applique également au système de vote par téléphone et par Internet en vertu de laquelle l électeur aura la possibilité de choisir la langue officielle de son choix. Le paragraphe 11(2) de la Loi de 1996 sur les élections municipales stipule également que le secrétaire municipal est chargé de la tenue des élections dans une municipalité et de: a) la préparation des élections; b) la préparation et la tenue d un nouveau dépouillement du scrutin lors des élections; c) le maintien de la paix et de l ordre lors des élections; et d) la préparation et la présentation au conseil d un rapport sur le repérage, l élimination et la prévention des obstacles pour les électeurs et les candidats handicapés. En ce qui concerne les obligations et l autorité du secrétaire municipal, la Loi de 1996 sur les élections municipales prévoit de plus ce qui suit : 12.(1) Un secrétaire qui est chargé de la tenue des élections peut prévoir des questions ou procédure : a) qui ne sont pas autrement prévues par une loi ou un règlement; et b) qui sont, à son avis, nécessaires ou souhaitables pour la tenue des Page 1

4 élections. (2) Le pouvoir conféré par le paragraphe (1) comprend le pouvoir de créer des formulaires, notamment des formulaires de prestation de serment et de déclaration solennelle, et celui d exiger leur emploi. (3) Le pouvoir conféré par le paragraphe (1) comprend le pouvoir d exiger d une personne, comme condition pour qu elle accomplisse ou fasse accomplir par un membre du personnel électoral quoi que ce soit aux termes de la présente loi, qu elle fournisse une preuve que celui-ci estime satisfaisante de son identité, de ses qualités requises, y compris de sa citoyenneté ou de sa résidence, ou de toute autre chose. 13.(1) Les avis ou autres renseignements que le secrétaire est tenu par la présente loi de donner sont donnés dans la forme et la manière et au moment que le secrétaire estime suffisants pour donner un avis raisonnable ou pour communiquer les renseignements, selon le cas. (2) Le secrétaire doit fournir aux électeurs, aux candidats et aux personnes qui ont qualité d électeurs des renseignements pour leur permettre d exercer les droits que leur confère la présente loi. Le paragraphe 42(4)(2) de la Loi de 1996 sur les élections municipales stipule également que si la procédure et les formulaires sont compatibles avec les principes de la présente loi, ils prévalent sur toute disposition de cette même loi et de ses règlements d application. De plus, le paragraphe 42(5) de la Loi de 1996 sur les élections municipales précise que, lorsqu un règlement municipal autorisant l utilisation d un mode de scrutin de remplacement est en vigueur, les articles 43 (vote par anticipation) et 44 (mandataires) ne s appliquent que si le règlement municipal le précise. Le but d un mode de scrutin de remplacement, en l occurrence le vote par téléphone et par Internet, étant de permettre aux électeurs de voter depuis leur domicile, où qu il soit, et d offrir une période de votation prolongée, le règlement de la municipalité de Russell au sujet du vote par mandataire ne s applique pas et n est donc plus nécessaire. Par conséquent, en ce qui concerne le vote par mandataire, une personne ne peut donc pas remettre sa lettre d information de l électeur à un autre électeur admissible pour qu il vote en son nom. L acceptation de cette lettre ainsi que le vote qui pourrait en découler seront considérés comme une manœuvre illégale et frauduleuse et, par conséquent, passibles de sanction en vertu de la Loi sur les élections municipales. La Loi sur les élections municipales, et plus précisément l article 53, stipule aussi que le secrétaire peut déclarer l existence d une situation d urgence s il est d avis que des circonstances sont survenues qui empêcheront vraisemblablement que les élections Page 2

5 Procedure electorale liee au vote par telephone et par Internet - municipalite de Russell soient tenues conformement a la presente loi et que, Ie cas echeant, il peut prendre les mesures qu'il juge appropriees pour la tenue des elections. Si elles sont compatibles avec les principes de la presente loi, les mesures prises par Ie secretaire prevalent sur toute disposition prevue par la presente loi et ses reglements d'application. Si Ie secretaire a agi de bonne foi en declarant I'existence d'une situation d'urgence et en prenant les mesures appropriees, la declaration de situation d'urgence et les mesures ne doivent pas etre revisees ou annulees pour Ie motif qu'elles sont ou paraissent deraisonnables. Le secreta ire est libre de modifier cette procedure en tout temps. Par consequent, a titre de secretaire de la municipalite de Russell et directrice du scrutin pour les elections municipales, je, par la presente, certifie et approuve la procedure suivante pour la tenue des elections municipales de 2014 et decrete que les formulaires ci-joints seront les seuls autorises pendant les elections. Version modifiee Ie 8 oct 2014 Date d'approbation anne Camire Laflamme, Secretaire/directrice du scrutin Page 3

6 2. DÉFINITIONS (1) Loi : Loi de 1996 sur les élections municipales L.O. 1996, chapitre32, dans sa forme modifiée. (2) Vote par anticipation : puisqu'un mode alternatif du scrutin a été retenu, le vote par anticipation est remplacé par une période de scrutin.vérificateur : une personne nommée en vertu de l article 21 de cette procédure. (3) Vérificateur : une personne nommée en vertu de l article 21 de cette procédure. (4) Candidat : une personne qui a été nommée en vertu de l article 33 de la Loi de 1996 sur les élections municipales. (5) Candidat certifié: le candidat dont la déclaration de candidature a été certifiée par le secrétaire municipal en vertu de l article 35 de la Loi de 1996 sur les élections municipales. (6) Secrétaire: le secrétaire de la municipalité de Russell qui est responsable de la tenue des élections aux termes de la Loi de 1996 sur les élections municipales dans sa forme modifiée. (Cette loi stipule que le secrétaire municipal peut prévoir des questions ou procédure qui ne sont pas autrement prévues par une loi ou un règlement et qui sont, à son avis, nécessaires ou souhaitables pour la tenue des élections. (chapitre 12 de la Loi de 1996 sur les élections municipales) (7) Personnel électoral: le secrétaire ou toute autre personne mandatée par écrit par le secrétaire, qui a prêté les serments prescrits et qui exerce) des tâches ou des responsabilités électorales assignées et autorisées par le secrétaire aux termes de la Loi de 1996 sur les élections municipales). (8) Ami: une personne à qui un électeur demande de l aide pour voter. (9) Centre de ressources: un endroit et le personnel désignés par la municipalité pour aider aux électeurs à voter ou pour répondre à des demandes relatives aux élections. Le Centre de ressources doit être à l Hôtel de ville situé au 717 de la rue Notre Dame à Embrun, Ontario. (10) Municipalité: la corporation de la municipalité de Russell. Page 4

7 (11) Numéro d identification personnel (NIP): le numéro unique composé de seize (16) chiffres attribué à chaque électeur par le prestataire de services afin d assurer une sécurité d accès additionnelle au mode de scrutin. (12) Liste électorale préliminaire: la liste électorale de la municipalité de Russell dressée par la Société d évaluation foncière des municipalités (SEFM) et remise à la municipalité de Russell le 31 juillet d une année d élections municipales. (13) Centre de révision: un endroit désigné par le secrétaire municipal où on effectue des ajouts, des suppressions et des corrections à la liste électorale. Le centre doit aussi être muni d un téléphone et d un accès à Internet afin de faciliter le vote lors d un scrutin. (14) Preuve d identité satisfaisante: une ou plusieurs pièces attestant de l identité d une personne, à la satisfaction du personnel électoral.. (15) Fournisseur de services: l entreprise embauchée par la municipalité de Russell pour assurer les services de téléphone et d Internet lors des élections de (16) Représentant: une personne désignée par écrit par un candidat certifié pour le représenter lors du scrutin. (17) Liste électorale: la liste électorale préliminaire telle que corrigée par le secrétaire en vertu du chapitre 22 de la Loi de 1996 sur les élections municipales. (18) Jour du scrutin: le jour où le dernier vote est enregistré lors des élections, soit jusqu à 20 h le lundi 27 octobre (19) Numéro d identification personnel : le numéro unique composé de (8) chiffres émis par le fournisseur de services et DataFix et utilisé à l interne pour identifier chaque électeur admissible et assurer la sécurité du mode de scrutin. (20) Lettre d information de l électeur : une enveloppe scellée contenant un numéro d identification personnel (NIP) pour chaque personne dont le nom apparaît sur la liste électorale et des instructions relatives au vote. (21) Période de scrutin : le vote tenu à compter de 9 h le mercredi 22 octobre 2014 jusqu à 20 h le lundi 27 octobre Page 5

8 3. CHAMP D APPLICATION (1) Cette procédure élaborée en vertu des paragraphes 42(4) et 42(3)(a)(ii) de la of the Loi de 1996 sur les élections municipales s appliquent au vote par téléphone et par Internet que tiendra la municipalité de Russell entre le mercredi 22 octobre 2014 et le lundi 27 octobre (2) En vertu du paragraphe 42(4), la procédure et les formulaires établis dans ce document prévalent sur toutes les dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales et de ses règlements d application. (3) Dans les cas où cette procédure ne ferait pas référence à une question, les élections doivent se dérouler dans la mesure du possible et sans transgresser les dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales et dans cet esprit déterminées et établies par le secrétaire. (4) Le secrétaire de la municipalité de Russell peut modifier cette procédure s il le juge nécessaire et opportun. Toutes les modifications à cette procédure doivent être endossées par le secrétaire et une copie des amendements adressées aux candidats certifiés qui sollicitent un poste au sein d un conseil municipal, un conseil scolaire ou d un village partiellement autonome. 4. SECRET DU VOTE (1) Le secrétaire doit exiger du personnel électoral et des personnes qui travaillent dans le cadre des élections municipales qu ils prêtent un serment du secret, conformément aux dispositions de l article 49 de la Loi de 1996 sur les élections municipales. (2) Nul ne doit gêner ou tenter de gêner un électeur au moment où il inscrit son vote sur son bulletin de vote, sauf dans le cas où de l aide est fournie à un électeur pour voter. (3) Nul ne doit obtenir ou tenter d obtenir des renseignements ayant trait au vote qu un électeur a l intention d exprimer ou a exprimé. Toute personne qui aide un électeur à voter doit garder le secret sur le vote exprimé par l électeur et voter conformément aux instructions et aux désirs exprimés par cet électeur. (4) Nul ne doit divulguer des renseignements ayant trait au vote qu un électeur a l intention d exprimer ou a exprimé. Page 6

9 (5) Aucun électeur ne doit révéler son intention de vote, sauf dans le cas où de l aide lui est fourni par un ami ou un membre du personnel électoral pour voter. (6) Tous les électeurs qui votent dans un centre de ressources peuvent voter avec l aide d un ami (formulaire 4). Toutefois, cet ami doit prêter le serment approprié avant de fournir son aide (formulaire 5). (7) Toutes les plaintes relatives à des violations du secret du vote doivent être étudiées par les autorités compétentes et faire l objet d une poursuite, conformément aux dispositions des articles 89 et 90 du chapitre des infractions, peines et exécution de la Loi de 1996 sur les élections municipales. 5. LISTE ÉLECTORALE PRÉLIMINAIRE / LISTE ÉLECTORALE (1) La liste électorale préliminaire est soumise par la Société d évaluation foncière des municipalités. Cette liste doit être révisée par le secrétaire de la municipalité et les erreurs évidentes doivent être corrigées. conformément aux dispositions de l article 22 de la Loi de 1996 sur les élections municipales. Une fois corrigée, la liste constitue la liste électorale. a) Au plus tard le 1 er septembre 2014, la liste électorale doit être reproduite en format papier par ordre alphabétique et être mise à la disposition des personnes qui sont autorisées à en recevoir une copie en vertu des paragraphes 23(3), (4) et (5)f de la loi. Les candidats certifiés peuvent alors faire imprimer des copies s ils le désirent. Chaque candidat certifié doit signer une déclaration attestant que la liste électorale ne peut être utilisée à des fins commerciales (formulaire 13). Aucune liste électronique ne doit être mise à la disposition des personnes, tel que le stipule l article 88(11) de la Loi de 1996 sur les élections municipales et ses règlements d application. b) La liste électorale sera mise à jour re reproduite à l aide d un logiciel informatique nommé «Municipal VoterView». c) La liste électorale doit être accessible au personnel électoral autorisé et le secrétaire peut la faire reproduire en format papier afin de faciliter la procédure de vote au centre de révision et au centre de ressources. d) Des ajouts, des corrections et des suppressions peuvent être faits Page 7

10 à la liste, en conformité avec les articles 24 et 25 de la Loi de 1996 sur les élections municipales. e) Le secrétaire doit préparer une liste des ajouts, des corrections et des suppressions faites à la liste électorale et distribuer une version en format papier de ces changements aux personnes qui sont autorisées, en vertu de la loi, à recevoir une copie de la liste électorale. Ce dernier document constituera alors la liste électorale finale. Le secrétaire doit également fournir une liste de ces ajouts, corrections et suppressions en format papier ou PDF au centre de révision et au centre de ressources. Cette liste requise, en vertu de l article 27 de la Loi de 1996 sur les élections municipales, doit être disponible au bureau du secrétaire au plus tard le 22 septembre f) Outre la liste du 31 juillet, la Société d évaluation foncière des municipalités (SEFM) a accepté de fournir à toutes les municipalités locales des listes électorales supplémentaires. Ainsi, le secrétaire devra vérifier ces listes et, s il le juge opportun, apporter des modifications à la liste électorale et les inclure dans la liste provisoire des modifications, conformément à l article 27(1)(a) et de la Loi de 1996 sur les élections municipales. g) La liste électorale telle que corrigée par le secrétaire en vertu de l article 22 de la Loi de 1996 sur les élections municipales, doit être remise au fournisseur de services afin qu il puisse imprimer les lettres d information de l électeur. h) Le fournisseur de services doit retourner au secrétaire les lettres d information de l électeur afin qu elle puisse les adresser par courrier de première classe aux électeurs admissibles à voter par téléphone ou par Internet. i) Le centre de révision doit continuellement mettre à jour la liste électorale jusqu à la clôture du scrutin le 27 octobre 2014 à 20 heures. (2) Le centre de révision sera situé à l Hôtel de ville au 717 rue Notre-Dame à Embrun, Ontario ou à tout autre endroit jugé approprié par le secrétaire. Les responsabilités suivantes incombent au centre de révision: (a) L ajout à la liste électorale des noms des électeurs admissibles qui ne sont pas inscrits sur cette liste et qui se présentent au centre de Page 8

11 révision. Ces électeurs pourront ajouter leurs noms à la liste en remplissant un formulaire de déclaration et en présentant une preuve d identité (formulaire 1). (i) (ii) Leurs noms seront ajoutés à la liste électorale et une lettre d information de l électeur comportant un NIP leur sera assignée ou postée; et S ils le désirent, ils pourront voter au centre de révision pendant la période de scrutin. La vérification et la délivrance de lettres d information de l électeur à des personnes ayant la qualité d électeur: (i) les personnes inscrites sur la liste électorale qui ont perdu leur lettre d information de l électeur ou que ne l ont pas reçue par la poste peuvent se présenter au centre de révision afin d en obtenir une nouvelle. Si cette démarche est effectuée en période de scrutin, un membre du personnel électoral autorisé doit vérifier si cette personne a déjà voté. Après avoir présenté une preuve d identité satisfaisante et prêté serment, une nouvelle lettre d information de l électeur comportant un nouveau NIP sera émise à l électeur (formulaire 2). 6. RÉVISION DE LA LISTE ÉLECTORALE (1) La liste électorale doit être disponible au plus tard le 2 septembre Les personnes intéressées peuvent la consulter au bureau du secrétaire municipale ou par téléphone au poste Cette liste doit être révisée régulièrement jusqu au 27 octobre (2) Pendant la période de scrutin soit du mercredi 22 octobre au lundi 27 octobre 2014, les électeurs qui désirent ajouter leur nom à la liste électorale ou qui veulent modifier ou supprimer leur inscription (formulaire 1) doivent se présenter au centre de révision / centre de ressources situé à l Hôtel de ville, au 717 rue Notre-Dame à Embrun Ontario. Le centre de révision / centre de ressources sera ouvert au public aux dates et aux heures indiquées ci-dessous ainsi qu aux dates et heures additionnelles déterminées par le secrétaire. Page 9

12 Date Heure Mercredi 22 octobre 2014 Jeudi 23 octobre 2014 Vendredi 24 octobre 2014 Samedi 25 octobre 2014 Dimanche 26 octobre 2014 Lundi 27 octobre h à 16 h 9 h à 13 h 9 h à 20 h (3) Les électeurs qui désirent ajouter leur nom à la liste électorale doivent présenter une preuve d identité satisfaisante indiquant tout au moins leur nom et leur adresse les habilitant à voter (les pièces d identification acceptées sont énumérées au règlement provincial 304/13.). Dans le cas de l impossibilité de présenter une pièce d identification qui confirme son nom et son adresse pour une adresse quelconque, cette personne devra se faire identifier par un électeur en règle à cette même adresse qui devra faire un serment confirmant l éligibilité de cette personne à voter après avoir elle-même présentée ses pièces d identification. (Formulaire 14). Le défaut d être en mesure de prouver son identité et son éligibilité à voter pourra résulter dans le refus de faire ajouter le nom de cette personne à la liste électorale. (4) En dehors de la période de scrutin, le centre de révision sera situé au secrétariat de l Hôtel de ville et ouvert au public en semaine de 9 h à 16 h. Les mêmes règles d identification s appliquent. (5) Le personnel électoral peut exiger d un électeur qu il s identifie en présentant une ou plusieurs preuves d identité démontrant qu il a les qualités requises pour voter et prêter serment. (6) Le formulaire 1 doit être rempli par l électeur, mais peut être déposé par un représentant désigné de celui-ci. La lettre d information de l électeur doit être postée à l adresse indiquée sur le formulaire 1. Elle ne doit être remise à personne d autre que l électeur lui-même. Dans le cas où l électeur ne recevrait pas sa lettre avant la fin de la période de scrutin, il peut la récupérer au centre de révision. (7) Les demandes visant à supprimer le nom d un autre électeur de la liste électorale doivent être présentées sur le formulaire 12 et déposées entre le mardi 2 septembre et le jeudi 12 septembre 2014 à 16 h. Page 10

13 7. AVIS (1) Le secrétaire de la municipalité de Russell doit aviser les électeurs de ce qui suit par le biais d annonces dans les journaux, du site Web de la municipalité ou de tout autre moyen qu il juge approprié : (a) (c) (d) la tenue des élections dans la municipalité de Russell et l adoption par le conseil municipal d un mode de scrutin de remplacement, soit le vote par téléphone et par Internet; l heure et la date de la tenue du scrutin, et le mode de scrutin utilisé pour les postes à pourvoir au sein du conseil municipal, des conseils scolaires ou d un village partiellement autonome. les personnes ayant le droit de vote lors des élections municipales; l adresse et les heures d ouverture du centre de révision et du centre de ressources, comment les électeurs peuvent vérifier si leurs nom apparaît sur la liste électorale et la procédure à suivre pour ajouter leur nom à la liste électorale ou pour corriger de l information. (2) Afin de se conformer aux directives de la Loi de 1996 sur les élections municipales, le secrétaire doit établir les dates de parution des annonces, y compris le nom des journaux dans lesquels elles seront publiées. Ces annonces peuvent être publiées conjointement avec les municipalités voisines. (3) Les personnes dont le nom apparaît sur la liste électorale doivent recevoir par courrier de première classe une lettre d information de l électeur scellée comprenant: (a) (c) (d) (e) le NIP de l électeur ainsi que le numéro de téléphone et l adresse du site Web requis pour voter; des instructions sur la façon de voter; les dates et les heures du scrutin; l adresse du centre de révision; et l adresse et le numéro de téléphone du centre de ressources. Page 11

14 8. VOTE (1) Le mode de scrutin de remplacement utilisé pour ces élections municipales est le vote par téléphone ou par Internet: (a) Vote par téléphone ou par Internet: (i) Les électeurs admissibles doivent téléphoner au numéro désigné ou accéder au site Web pour enregistrer leur vote. (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Chaque électeur admissible est limité à un seul vote en utilisant un NIP distribué par Postes Canada et apparaissant sur une lettre d information de l électeur scellée et personnalisée. De plus, les électeurs admissibles doivent également entrer leur date de naissance afin de confirmer leur éligibilité. Le système interactif de réponse vocale et le site Web accessibles dans les deux langues officielles permettent aux électeurs admissibles d enregistrer leurs votes. Le système interactif de réponse vocale ou le site Web, selon le cas, note le choix de l électeur et lui offre la possibilité de changer ou de confirmer son vote. Le système interactif de réponse vocale ainsi que le site Web offrent la possibilité à l électeur de s abstenir de voter pour un poste s il le désire. (vii) Le NIP de l électeur ne peut être utilisé qu une seule fois, sauf si la communication est interrompue pendant le vote. Dans ce cas, l électeur pourra accéder à nouveau au système de vote par téléphone ou par Internet. Le scrutin débute le mercredi 22 octobre 2014 à 9 h et se termine le lundi 27 octobre 2014 à 20 h. (2) Avant d activer le système le 22 octobre 2014 à 9 h, le fournisseur de services doit envoyer au secrétaire par courriel ou par télécopieur la liste de tous les candidats ainsi que le nombre total des votes exprimés de manière à s assurer que tous les compteurs sont à «0». Le système sera Page 12

15 activé seulement après avoir reçu la confirmation que tous les nombres associés au nom des candidats ont été supprimés du système et qu un courriel ou une télécopie atteste que le total des votes exprimés pour chaque candidat est de «0». (3) Les candidats ou leurs représentants peuvent être présents lors de cette vérification afin de s assurer que le nombre total de votes exprimés est à «0». Ils pourraient également devoir signer un document attestant de ce fait. (4) Pendant la période de scrutin, le secrétaire doit mettre à la disposition des candidats ou de leurs représentants, la liste des électeurs qui ont déjà votés. Cette liste sera imprimée quotidiennement, au plus tard à 11 h, les 23, 24, 25 et le 26 octobre (5) Le jour du scrutin le 27 octobre 2014, la liste des électeurs qui ont déjà votés sera mise à la disposition des candidats ou de leurs représentants sur une base plus régulière. L horaire sera déterminé ultérieurement. (6) Un électeur habileté à voter à plus d un endroit dans la municipalité de Russell doit voter une seule fois et l adresse habilitante à voter est celle de son lieu de résidence. Les doubles inscriptions sur la liste électorale préliminaire doivent être vérifiées par le secrétaire ou le personnel électoral et tous les noms en double doivent être supprimés avant la préparation de la liste électorale finale. Pour sa part, un électeur admissible qui a reçu plus d une lettre d information de l électeur doit voter une seule fois et doit retourner l autre lettre à l administration municipale. Les électeurs qui votent plus d une fois ou qui utilisent incorrectement la lettre d information de l électeur doivent être signalés à la Police provinciale de l Ontario et faire l objet d une enquête pour déterminer s il s agit de manœuvres frauduleuses aux termes de la Loi de 1996 sur les élections municipales. (7) Les lettres d information de l électeur scellées et non utilisées retournées à l administration municipale demeureront scellées. Elles seront étiquetées de la mention inutilisée et entreposées dans un endroit sécuritaire avant d être détruites en même temps que tous les autres documents relatifs aux élections, conformément aux dispositions de l article 88 de la Loi de 1996 sur les élections municipales. (8) Le personnel électoral doit supprimer immédiatement du système le NIP de l électeur inscrit sur une lettre d information de l électeur ouverte et retournée à l administration municipale, mais inutilisée à des fins de vote. Dans ce cas, la lettre d information de l électeur sera étiquetée de la Page 13

16 mention supprimée. (9) Le secrétaire et le personnel électoral doivent assurer le suivi des lettres d information de l électeur: (a) qui ont été adressées aux électeurs admissibles ; qui ont été retournées par le bureau de poste; (c) qui ont été retournées par un électeur ou une autre personne et qui sont ouvertes ou non, mais qui n ont pas été utilisées à des fins de vote ; (d) qui ont été supprimées du système ; (e) qui ont été réémises à un électeur admissible; et (f) qui ont été retournées par le fournisseur de services et qui n ont pas été assignées à des électeurs admissibles potentiels, y compris le nombre total de lettres d information de l électeur qui ont été assignées à des électeurs admissibles ayant rempli les formulaires appropriés. (10) (a) Lorsqu un électeur admissible utilise son NIP pour la première fois et que ce numéro a déjà été utilisé, il doit se rendre au centre de ressources, présenter une preuve d identité satisfaisante et demander à un membre du personnel électoral de confirmer que son NIP a été utilisé par un imposteur. (c) (d) Avant qu une nouvelle lettre d information de l électeur ne soit émise, l électeur doit répondre à toutes les questions du personnel électoral qui doit documenter toutes ses réponses. Si le secrétaire le juge à propos, il peut faire appel à la Police provinciale de l Ontario pour approfondir l enquête et entamer des poursuites. Si le membre du personnel électoral est d avis que l électeur a répondu en toute franchise et à sa satisfaction à toutes les questions, il lui demandera alors de faire une déclaration et de prêter serment. Une copie de la déclaration doit être remise à la Police provinciale de l Ontario au cas où une enquête plus approfondie serait requise pour déterminer s il s agit de manœuvres frauduleuses. L électeur est tenu d aider et de collaborer à l enquête pour identifier la personne qui a utilisé frauduleusement son NIP. Après avoir répondu à toutes les questions et prêté serment, l électeur se verra remettre une nouvelle lettre d information de l électeur comportant un nouveau NIP (formulaire 3). Comme condition à la délivrance d une nouvelle lettre d information de Page 14

17 l électeur, celui-ci devra voter au centre de ressources. Si l électeur refuse de voter ou quitte le centre de ressources sans avoir voté, le personnel électoral doit immédiatement supprimer le NIP de l électeur du système et annuler la lettre d information de l électeur. L électeur doit alors renoncer à son droit de vote et à la possibilité de recevoir une nouvelle lettre d information de l électeur. La Police provinciale de l Ontario doit être immédiatement avisée de la situation afin de déterminer s il s agit de manœuvres frauduleuses. (11) Lorsque le NIP d un l électeur est invalide, un membre du personnel électoral doit vérifier s il a été activé. (12) (a) Un électeur admissible qui a reçu une lettre d information de l électeur erronée en ce qui a trait au soutien scolaire doit se présenter au centre de révision pour en recevoir une nouvelle, à condition que la lettre erronée n ait pas été utilisée pour voter. Si le système indique que l électeur a utilisé sa lettre d information erronée et son numéro d identification personnel pour voter, cet électeur est réputé avoir voté et ne pourra donc pas recevoir une nouvelle lettre d information de l électeur. L électeur admissible doit remettre à un membre du personnel électoral la lettre d information de l électeur originale inutilisée s il désire obtenir une nouvelle lettre. Le membre du personnel doit alors supprimer immédiatement le NIP de l électeur. Après avoir présenté une preuve d identité satisfaisante et signer une déclaration statuaire, l électeur se verra remettre une nouvelle lettre d information de l électeur (formulaire 1). (14) Une lettre d information de l électeur doit être remise uniquement à un électeur qui se présente en personne au centre de révision. Aucun NIP de l électeur ou numéro de sécurité ne doit être communiqué au téléphone ou par courriel. Aucune lettre d information de l électeur comportant un NIP ne doit être remise à des personnes présentes au centre de révision, à moins que cette personne présente une preuve d identité satisfaisante et qu elle prête les serments requis en présence d un membre du personnel électoral. Page 15

18 9. QUALITÉS REQUISES DES ÉLECTEURS (1) Seules les personnes qui possèdent les qualifications suivantes sont habilitées à voter lors des élections municipales : Les personnes qui : (a) résident dans la municipalité de Russell ou qui sont propriétaires ou locataires d un bien-fonds situé dans celle-ci ou le conjoint d un tel propriétaire ou locataire ; et le jour du scrutin, le 27 octobre 2014: (i) (ii) (iii) ont la citoyenneté canadienne, sont âgées d au moins 18 ans, et ne font pas l objet d une interdiction de voter aux termes du paragraphe 17(3) de la Loi de 1996 sur les élections municipales ou autrement. (2) Les personnes suivantes font l objet d une interdiction de voter: (a) (c) Les personnes qui purgent une peine d emprisonnement dans un établissement pénitentiaire ou un établissement correctionnel; Les personnes morales; Les personnes agissant en qualité de représentants, tels les exécuteurs testamentaires et les fiduciaires. 10. PROCESSUS DU VOTE (1) Les électeurs admissibles peuvent voter en: (a) (i) composant le numéro de téléphone indiqué, soit à l aide d un téléphone à clavier ou d un téléphone cellulaire. Les électeurs qui ont un téléphone Diga-pulse ne sont pas en mesure d accéder au système en utilisant leur NIP à moins que le bouton de neutralisation soit en mode clavier. En cas d erreur, le service de réponse vocale interactif (RVI) émettra un message d erreur recommandant à l électeur admissible de demander de l aide à un Page 16

19 membre du personnel électoral ou de voter au centre de ressources. IL EST IMPOSSIBLE DE VOTER À PARTIR D UN TÉLÉPHONE À CADRAN. ou (ii) en accédant ai site Web à l adresse indiquée sur la lettre d information de l électeur. (c) (d) (e) (f) en se présentant au centre de ressources aux heures et aux dates indiquées à la section 6 et où un téléphone à clavier et des ordinateurs ou des tablettes seront mis à la disposition des électeurs. Les téléphones du centre de ressources ne devraient pas être munis des options d affichage; en se présentant au centre de ressources aux heures et aux dates indiquées à la section 6 avec un ami qui devra prêter les serments appropriés et voter en utilisant le téléphone à clavier, les ordinateurs ou les tablettes mis à la disposition des électeurs (formulaires 4 et 5). En l absence d un ami, l électeur peut demander de l aide à un membre du personnel électoral qui pourra fournir son assistance uniquement après que l électeur aura prêté le serment approprié (formulaire 4) ; en se présentant au centre de ressources aux heures et aux dates indiquées à la section 6 avec un interprète qui devra prêter les serments appropriés et voter en utilisant le téléphone à clavier, les ordinateurs ou les tablettes mis à la disposition des électeurs (formulaire 6) ; en demandant de l aide par téléphone au personnel électoral du centre de ressources, en prêtant les serments appropriés et en votant avec l aide du personnel électoral formulaire 4) ; avec l aide d un membre du personnel électoral qui sera présent dans les institutions et maisons de retraite suivantes aux heures et aux date indiquées : Page 17

20 Nom de la maison de retraite ou de l institution DATE Heures d assistance Russell Meadows 475, rue Church, Russell jeudi 23 octobre h 11 h 30 Le Pavillon 1122, rue Notre Dame, Embrun jeudi 23 octobre h 15 h 30 Résidence Servant 1063, rue Notre Dame, Embrun vendredi 24 octobre h 11 h Foyer St-Jacques Nursing Home 915, rue Notre Dame, Embrun vendredi 24 octobre h 15 h Les dates et les heures d assistance seront déterminées par le secrétaire après consultation avec le propriétaire ou le gérant des maisons de retraite et institutions respectives. Le programme de ces consultations sera fourni aux candidats certifiés. Les candidats ou leurs représentants seront autorisés à visiter ces bureaux de scrutin satellites quinze minutes avant le début du vote, mais devront quitter les lieux lorsque le vote débute. À titre de secrétaire et en vertu des dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales, je désigne par la présente les lieux et emplacements désignés ci-dessus comme étant des bureaux de scrutin pendant les dates et les heures définies ci-dessus. À NOTER: les lettres d information de l électeur des résidants de ces maisons de retraite et institutions pourraient ne pas être postées, mais plutôt confiées à la garde des membres du personnel électoral désignés pour assister les résidants des ces maisons de retraite et institutions. Les lettres d information de l électeur peuvent être remises à des membres de la famille immédiate (père, mère, frère, sœur ou enfant d un résidant d une maison de retraite ou d une institution) à la condition que le membre de la famille prête les serments appropriés. Ces bureaux de scrutin spéciaux sont à l usage exclusif des électeurs admissibles qui résident dans ces maisons de retraite et institutions. Page 18

21 11. CANDIDATS ET REPRÉSENTANTS (1) Chaque candidat peut, selon les besoins, nommer par écrit un certain nombre de personnes pour le représenter dans les bureaux de vote, conformément à l article 16 de la Loi de 1996 sur les élections municipales. (2) Les représentants doivent être nommés par écrit (formulaire 8 Nomination/assermentation des représentants) et prêté serment de discrétion (Formulaire 7), les représentant(e)s recevront une copie de la liste des électeurs ayant voté.et pouvoir, sur demande du personnel électoral du bureau de scrutin, présenter une preuve de leur nomination. (3) Un seul représentant peut être présent à la fois à chaque poste désigné du centre de ressources où la liste électorale est disponible et à la table du scrutateur. Lorsque le candidat arrive à la table du scrutateur, le représentant du candidat doit quitter les lieux puisque le candidat est considéré comme étant un représentant. (4) Les candidats et les représentants nommés ont le droit de: (a) d accéder au centre de ressources 15 minutes avant l ouverture officielle afin de vérifier si le total des votes exprimés est à «0», tel que stipulé à l article 8.3, et de signer les rapports. Toutefois, le comportement des représentants ne doit gêner en rien l ouverture du bureau de scrutin. d être présents lorsque le secrétaire reçoit les résultats, incluant lors de la signature du document attestant des résultats finals et des votes exprimés. Aucune copie des résultats ne sera diffusée avant que ces résultats soient affichés à l Hôtel de ville où à un autre endroit désigné par le secrétaire. (5) Toutefois, certaines restrictions s appliquent tant aux représentants qu aux candidats certifiés. Nul ne doit: (a) (c) tenter, directement ou indirectement, de gêner, d influencer ou de déterminer comment un électeur a voté ou a l intention de voter ; afficher du matériel promotionnel d un candidat dans le centre de ressources ou sur la propriété du centre de ressources; compromettre le secret du vote; Page 19

22 (d) (e) (f) (g) (h) gêner ou tenter de gêner un électeur au moment où il inscrit son vote sur son bulletin de vote; gêner les électeurs présents par des discussions avec d autres électeurs; obtenir ou de tenter d obtenir, dans un bureau de vote, des renseignements ayant trait au vote qu un électeur a l intention d exprimer ou a exprimé; et communiquer des renseignements obtenus dans un bureau de vote ayant trait au vote qu un électeur a l intention d exprimer ou a exprimé. les représentants doivent porter une identification autocollante fournie par l adjoint du scrutateur. Cette pièce d identité indique qu ils agissent à titre de représentant d un candidat en particulier. Aucune autre identification, insigne, boutons ou vêtement avec des symboles ou des écrits pouvant être associés avec un candidat en particulier ne sera toléré dans le centre de ressources. Le non respect de ces conditions résultera en l expulsion immédiate du candidat ou du représentant et, dans ce dernier cas, en la révocation de sa nomination. Dans ce cas, ni le représentant ni le candidat n aura accès au centre de ressources ou de révision. L utilisation de téléphones cellulaires par des électeurs, des candidats ou des représentants est STRICTEMENT INTERDITE dans le centre de ressources et dans le centre de révision. 12. SYSTÈME (1) Le secrétaire de la municipalité de Russell est responsable de l intégrité du processus électoral qui doit être préservé en: (a) s assurant que tous les électeurs admissibles inscrits sur la liste électorale reçoivent par l entremise de Postes Canada une lettre d information de l électeur scellée qui renferme un NIP unique ; s assurant que seul le fournisseur de services et personne d autre, y compris le secrétaire, garde une liste des NIPs de l électeur qui Page 20

23 correspondent aux noms et adresses de chaque électeur ; et (c) (d) offrant la possibilité aux électeurs admissibles dont les noms n apparaissent pas sur la liste électorale d y ajouter leur nom ou de modifier la liste jusqu au lundi 27 octobre 2014 à 20 h ; et en établissant et en mettant en œuvre une procédure afin de s assurer que personne ne puisse ajouter son nom à la liste électorale à moins que le personnel électoral soit entièrement satisfait de l identité et des qualifications de la personne en tant qu électeur admissible dans la municipalité de Russell. (2) Le système de vote doit être testé au moins une fois avant le début du scrutin. Les tests consistent à, mais sans s y limiter: (a) (c) (d) (e) (f) (g) (h) vérifier le contenu verbal et le libellé du texte sur le site Web; vérifier les téléphones du centre de ressources et du centre de révision; vérifier les délais de cinq et dix secondes pour voter; tenter d utiliser le NIP de l électeur ou le mot de passe plus d une fois; balancer un nombre prédéterminé de votes avec ceux exprimés; assortir le NIP de l électeur avec son nom et son adresse; vérifier le système utilisé pour activer le NIP de l électeur par l entremise du processus de révision ; et entrer délibérément de l information erronée. (3) Dans un effort continu pour préserver l intégrité du système et assurer la confiance dans le processus, une démonstration des vérifications énumérées au paragraphe 12(2) sera faite en présence des candidats certifiés ou de leurs représentants. Cette démonstration doit avoir lieu avant la période de scrutin à la date, l heure et l endroit déterminés par le secrétaire. (4) Lors de la démonstration, les noms des candidats seront affichés de manière à s assurer qu ils sont prononcés et écrits correctement. Les candidats auront alors la possibilité d apporter les corrections à la Page 21

24 prononciation et à l orthographe de leur nom seulement. (5) Tous les candidats certifiés doivent fournir au secrétaire la prononciation et l orthographe correcte de leur nom, en anglais et en français, au plus tard le 15 septembre ÉTAT D URGENCE (1) Le secrétaire peut déclarer l existence d une situation d urgence s il est d avis que des circonstances sont survenues qui empêcheront vraisemblablement que l élection soit tenue conformément à la Loi de 1996 sur les élections municipales. Ce pouvoir s applique non seulement au déroulement du scrutin, mais aussi à tous les autres aspects du processus électoral. (2) Après avoir déclaré l existence d une situation d urgence, le secrétaire doit prendre les mesures qu il juge appropriées pour la tenue de l élection. (3) Si elles sont compatibles avec les principes de la présente loi, les mesures prises par le secrétaire prévalent sur toute disposition prévue par la présente loi et ses règlements d application. (4) La situation d urgence reste en vigueur jusqu à ce que le secrétaire déclare qu elle a pris fin. (5) Si le secrétaire a agi de bonne foi en déclarant l existence d une situation d urgence et en prenant les mesures appropriées, la déclaration de situation d urgence et les mesures ne doivent pas être révisées ou annulées pour le motif qu elles sont ou paraissent déraisonnables. (6) La politique stipule que dans le cas d une situation d urgence déclarée par le secrétaire, celui-ci doit, au mieux de ses capacités, rendre public cette situation d urgence. (7) Si nécessaire, le secrétaire peut envisager d autres options pour ce qui suit: (a) (c) (d) (e) Publication des résultats Avis aux électeurs Personnel électoral Période de scrutin (reporter le jour du scrutin, prolongation des heures ou des jours) Bureau de vote ou installations de remplacement. Page 22

25 (8) Il est interdit de divulguer les résultats du vote dans un bureau de scrutin avant que le suffrage ne soit complètement terminé. (9) En cas d urgence, le fournisseur de services Internet et téléphonique respectera les directives énoncées par le secrétaire en ce qui concerne les mesures à pendre. Il doit fermer l accès au système de vote par téléphone et par Internet, empêchant ainsi le scrutin de se poursuivre ou de commencer selon le cas. 14. MATÉRIEL ÉLECTORAL / PANCARTES (1) Le règlement de la municipalité de Russell, tel que modifié, régit l installation des pancartes électorales. Veuillez noter, qu en vertu de ce règlement, la municipalité de Russell appliquera les dispositions suivantes: (a) Aucun permis n est requis pour l installation des pancartes électorales. Aucune pancarte relative aux élections municipales de 2014 ne doit être installée avant 14 h le 12 septembre (c) Les pancartes électorales doivent être enlevées dans un délai de 72 heures après le jour des élections, soit le 30 octobre 2014 à 20 h. (2) L article 12 de la Loi de 1996 sur les élections municipales stipule que le secrétaire chargé de la tenue des élections peut prévoir des questions ou modalités qui sont nécessaires ou souhaitables pour la tenue de l élection et qui ne sont pas autrement prévues par une loi ou un règlement. À cette fin, la municipalité de Russell juge nécessaire d appliquer ce qui suit : (a) Aucune pancarte ne doit obstruer la vue des automobilistes et des piétons. Aucune pancarte ne doit être installée sur les installations et les structures suivantes: (i) Le Centre communautaire d Embrun situé aux 6 et 8 rue Blais à Embrun (plus précisément entre les rues Marcel et St-Jean-Baptiste). (ii) L Hôtel de ville de la municipalité de Russell situé au 717 rue Notre-Dame à Embrun. (iii) Le Foyer St-Jacques situé au 915 rue Notre-Dame à Embrun. (iv) Le Pavillon, situé au 1122 rue Notre-Dame à Embrun Page 23

26 (v) Résidence Servant, 1063 Notre Dame Street, Embrun (vi) Russell Meadows, 475 Church Street, Russell (vii) Toutes les propriétés appartenant à la municipalité de Russell, incluant mais sans s y limiter, les parcs, le sentier récréatif, le musée de Russell, La Maison des Arts, les arénas, le club sportif communautaire de Russell, les centres communautaires, les casernes de pompiers, etc. (viii) Les poteaux d électricité, les panneaux routiers ainsi que le carrefour giratoire à l intersection de la rue Notre Dame et du chemin St. Guillaume à Embrun. (3) Pendant la période de scrutin de 9 h le mercredi 22 octobre 2014 jusqu a 20 h le lundi 27 octobre 2014, les immeubles entiers, à l intérieur comme à l extérieur, où se trouvent des bureaux de vote ou un Centre d aide, seront désignés comme des lieux de vote et les candidats, les supporteurs ou les représentants ne seront pas autorisés à porter ou distribuer du matériel électoral ou à stationner un véhicule affichant du matériel électoral sur les propriétés énumérées ci-dessus à l article (2) (i) à (vi). (4) Si du matériel électoral ou des pancartes sont installés de façon inopportune, le service de réglementation municipale ou un membre du personnel électoral avisera le candidat et lui demandera de retirer le matériel électoral ou les pancartes. Si ce matériel n est pas retiré dans un délai raisonnable, le service de la sécurité publique et de l exécution des règlements ou un membre du personnel électoral procédera au retrait du matériel. 15. MANOEUVRES ÉLECTORALES FRAUDULEUSES INFRACTION PROVINCIALE ET POURSUITE (1) Les articles 89 et 90 de la Loi de 1996 sur les élections municipales prévoient des peines et des applications liées à des manœuvres frauduleuses et autres infractions durant le processus électoral. (2) Bien que la municipalité de Russell ait recours à un mode de scrutin de remplacement, soit le vote par téléphone et par Internet, les principes et l intégrité du processus électoral demeureront et seront exécutoires. (3) Nul de doit solliciter d aucune manière la lettre d information d un électeur admissible. Les plaintes ou les cas de sollicitation doivent être rapportés immédiatement à la Police provinciale de l Ontario qui déterminera s il s agit de manœuvres frauduleuses. (5) De plus, en vertu des dispositions de l article 90 de la Loi de 1996 sur les Page 24

27 élections municipales, une personne déclarée coupable d une manœuvre frauduleuse commise sciemment est passible d un emprisonnement ne dépassant pas six (6) mois en plus de toutes les autres pénalités. (6) Bien que plusieurs dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales traitent du lieu du vote, de scrutin et de boîtes de scrutin, etc. ces termes doivent être utilisés de manière interchangeable pour refléter la réalité d un mode de scrutin de remplacement et afin que les principes de la loi soient maintenus et par conséquent, applicables et sujet à des peines. (7) Aucun candidat, représentant ou membre d une équipe électorale ne peut aider à un électeur à voter durant la période de scrutin, y compris mais sans s y limiter, pendant la campagne de porte à porte, car cette démarche peut être perçue comme une manœuvre électorale illégale et frauduleuse. (8) Le secrétaire de la municipalité de Russell a établi les règles et règlements suivants relatifs au mode de scrutin de remplacement: a) Toutes les plaintes, verbales ou écrites, qui pourraient enfreindre les dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales, feront l objet d une enquête par le secrétaire; b) Après avoir fait l objet d une enquête au meilleur des connaissances du secrétaire, ces plaintes seront soumises au détachement local de la Police provinciale de l Ontario; c) Le commandant du détachement local de la Police provinciale de l Ontario a été avisé que ces plaintes seront ultimement transférées à son service afin de procéder à une enquête plus approfondie ; d) Une fois l enquête complétée, le commandant du détachement local de la Police provinciale de l Ontario peut communiquer avec le bureau du procureur de la Couronne afin de déterminer s il y a matière à poursuite ; e) Le secrétaire ou tout autre membre du personnel électoral ne tentera pas d intervenir dans la poursuite et pourrait être appelé à témoigner durant la poursuite ; f) Si le plaignant le désire, une plainte peut être déposée directement au commandant du détachement local de la Police provinciale de l Ontario. Page 25