Ligne PME. Le Le guide. guide

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1 Le Le guide guide Edition Septembre 2012

2 Introduction Les solutions de la...2 Une ergonomie intuitive...4 La synchronisation des données...6 La personnalisation...8 Un générateur d états puissant Les champs personnalisés Les tableaux de bord Un mode réseau performant Gestion Commerciale Les achats, les ventes, les stocks La facturation périodique La contremarque La gestion du multi-dépôts La gestion des tarifs Les articles liés et de remplacement Les nomenclatures La gestion des affaires La gestion des relances Le commissionnement Les statistiques L analyse multi-dimensionnelle Module N de série/lot N de Série/ Lot Dates de péremption (DLC-DLUO) CRM La qualification des Tiers Le suivi de l efficacité commerciale La gestion des commerciaux Les campagnes marketing Finances La saisie comptable L analytique La gestion des budgets Les états comptables Les historiques Les virements/prélèvements La prévision de trésorerie Les Etats Financiers Paye La conception d un bulletin Les traitements de masse Les fonctions principales

3 Les solutions de la Fruit de 5 années de Recherche & Développement, la d EBP a pour objectif de proposer aux dirigeants de PME des solutions puissantes et performantes, répondant aux critères techniques les plus pointus en terme de fiabilité, maintenance, évolutivité et pérennité. Développée sous Open Line Technology TM et proposée avec le moteur de base de données Microsoft SQL, la se compose d un logiciel de Comptabilité, d un logiciel de Gestion Commerciale, d un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) et de modules s interfaçant avec chacune des solutions précédemment citées. Entièrement personnalisables, les logiciels de la s adaptent à de nombreux secteurs d activités. Achats/Ventes Suivi des stocks Planning de livraison Gestion des nomenclatures N de série et de lot Assemblage de produits Historiques Stocks Gestion totale des stocks Mouvements des stocks Stocks en multi-dépôts Dépôt de transit Inventaires Valorisation des stocks CRM Recueil d informations prospects/clients Qualification des tiers Identification des besoins Segmentation Campagne marketing Introduction Finances La permet à des comptables, directeurs financiers et à des dirigeants de PME de gérer la comptabilité générale et analytique, les immobilisations, de maîtriser leur trésorerie et leur budget et d établir leurs liasses fiscales. Gestion La offre à des directeurs commerciaux et à des dirigeants de PME une solution de gestion exhaustive pour structurer efficacement leur activité commerciale. Outre la maîtrise totale des achats, des ventes, des stocks, le logiciel dispose de fonctionnalités avancées telles que la gestion du multidépôt, des nomenclatures, des affaires, l analyse multidimensionnelle (cube OLAP)... Progiciel de Gestion Intégré (PGI) Le PGI permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances ), la comptabilité générale, analytique, et la gestion des budgets dans un environnement de travail puissant et ergonomique. Les données se synchronisent pour une totale cohérence et homogénéité des informations. Alliant richesse fonctionnelle, simplicité, puissance et performance, le PGI répond ainsi aux besoins les plus pointus des PME. CRM Ce logiciel permet de développer le chiffre d affaires de son entreprise avec une gestion poussée de la relation client. Il regroupe les phases fondamentales d un CRM pour transformer les opportunités en vente : recueil d informations, identification de besoins, campagne marketing Avec le PGI ou la Gestion Commerciale de la, l utilisateur bénéficie d une solution globale, de la détection de leads jusqu à la vente. Modules de la Actuellement au nombre de quatre, les modules viennent enrichir et compléter les logiciels de la. Ils permettent ainsi de répondre à des besoins spécifiques et d apporter aux PME une solution globale en matière de gestion d entreprise. Les modules s interfacent et communiquent en temps réel avec les logiciels de la. Leur ergonomie et leur mode de fonctionnement sont identiques à ceux des logiciels, facilitant ainsi leur prise en main et leur utilisation. EBP Module Immobilisations Open Line TM EBP Module CRM Open Line TM EBP Module N de Série/Lot Open Line TM EBP Module SDK Open Line TM Décisionnel Tableaux de bord Analyses statistiques Cube OLAP Paye Gestion de la Paye Multi-établissements Bulletins de paie en masse Congés payés et absences Interrogation des données de paye Espace de travail sécurisé Historiques Finances Comptabilité Générale Comptabilité Analytique Prévisions de trésorerie Gestion des budgets Immobilisations Etats Financiers 2 3

4 Une ergonomie intuitive Les solutions de la ligne PME offrent une interface de travail proche des usages quotidiens en informatique. Leur ergonomie intuitive facilite la prise en main du logiciel. Une ergonomie proche des usages quotidiens La similitude avec les outils bureautiques utilisés chaque jour (Word, Excel, Outlook...) permet de conserver ses habitudes de travail. Les flèches «suivant» et «précédent» comme si vous naviguiez sur Internet. Les filtres, le regroupement d informations La consultation des informations, telles que le nombre de clients, les devis en cours, etc., constitue une part importante de l activité quotidienne de l entreprise. Il faut être très réactif et manipuler les données de façon très souple. 1. Filtrer les données Filtrez vos données sur n importe quelle colonne et dans n importe quelle liste du logiciel. Effectuez un filtre pour classer vos données par ordre croissant ou décroissant Introduction La barre de navigation comme dans Outlook et la gestion de vos s. Des menus regroupés par situations de travail : cycle des ventes, des achats, gestion des règlements... Une navigation facilitée par les Open Guide. Dans le menu Ventes, vous pouvez créer vos clients, vos factures, vos devis, saisir vos règlements... Un Open Guide est disponible dans chaque situation de travail, pour accéder facilement aux fonctionnalités du logiciel. 2. Regrouper les informations ou effectuez des filtres personnalisés. Les filtres personnalisés permettent d appliquer des conditions : «est égal à», «n est pas égal à», «est plus petit que»... La recherche intelligente Les logiciels de la permettent de créer vos propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments pour regrouper les informations utiles pour l entreprise. Vous souhaitez regrouper votre liste de livraison par jour et par nom de client? Etape 1 : Etape 2 : Etape 3 : Elle permet de rechercher tous types d informations : une date, un montant, un nom... et ce sur toutes les colonnes. Elle permet aussi d effectuer une recherche multicritères, comme un nom et un montant simultanément. Cette recherche intelligente est disponible à tout moment, quelle que soit la fenêtre du logiciel. Ici, on recherche les factures adressées aux mairies en Un simple clic sur la colonne «date» et l utilisation de la fonction «cliquer déposer» est nécessaire. Le regroupement des informations est proposé par date. Pour associer un nouveau regroupement, ici dans l exemple par nom de client, il suffit de répéter la manipulation effectuée en étape 2. Le logiciel vous propose les factures correspondant à ces critères. Astuce! N hésitez pas à sauvegarder à tout moment les modifications effectuées dans les fenêtres du logiciel (taille des colonnes, nombre de colonne,...) pour les consulter ultérieurement. A l aide d un clic droit, accédez au panneau de regroupement. Ici, l en-tête de la colonne a été déplacée dans la zone de regroupement. Vos données sont instantanément filtrées par date. Ici, l en-tête de colonne «nom de client» s est ajoutée au regroupement précédent «date». Vos données sont instantanément filtrées par date et par nom de client. 4 5

5 La synchronisation des données Les logiciels de la sont des solutions communicantes, permettant de synchroniser automatiquement les données entre la gestion commerciale et la comptabilité. Le logiciel tout-en-un L intégration de la gestion commerciale et de la comptabilité permet de gérer son entreprise dans un seul et même logiciel. La synchronisation permet également d enregistrer automatiquement une facture en comptabilité sans aucune ressaisie. Depuis votre facture, cliquez sur «valider» pour enregistrer automatiquement les informations en comptabilité. L état «provisoire» se transforme alors en «transféré en comptabilité». Sans aucune ressaisie, votre facture est enregistrée en comptabilité. Introduction Accédez à la comptabilité depuis votre gestion commerciale et inversement. L intégration des données Dans la gestion commerciale d une entreprise, les informations saisies en facturation doivent souvent être récupérées en comptabilité. D ou l intérêt d un logiciel intégré. En effet, de nombreux éléments modifiés en gestion commerciale seront automatiquement intégrés en comptabilité et inversement. Pour aller plus loin Il est possible de choisir le transfert manuel (sur demande) ou automatique des données (à chaque validation de document, de règlement ou d inventaire). L intégration propose d aller encore plus loin, avec la consultation depuis la comptabilité des factures qui ont permis la génération d une écriture comptable. La synchronisation permet de gagner du temps au quotidien et de garantir la cohérence des informations du logiciel. Prenons un exemple : Etape 1 : Prenons un exemple : L Expert-Comptable souhaite valider les écritures de l entreprise. Pour cela, il a besoin de retrouver l origine de certaines écritures. Ce logiciel intégré permet d ouvrir, depuis l écriture comptable, la facture correspondante dans la gestion commerciale. Etape 1 : Etape 2 : Le logiciel ouvre la facture correspondant à l écriture comptable, depuis la gestion commerciale. Dans la fiche client de la gestion commerciale, intégrez sa nouvelle adresse. Etape 2 : Sauvegardez les informations. 6 Etape 3 : Elles sont automatiquement enregistrées en comptabilité, dans la fiche «compte» de votre client. 7

6 La personnalisation Pour utiliser au mieux son logiciel, il est important de pouvoir le personnaliser en fonction de ses habitudes de travail et de ses besoins. La personnalisation permet, entre autres, de gagner du temps au quotidien dans la gestion de son entreprise et d obtenir l information sous la forme choisie. Etape 6 : Consultez les résultats. Introduction Visualisation des clients avec n de tél renseigné. Les vues Après plusieurs mois d activité et d utilisation du logiciel, une base de données se constitue. Elle contient la liste de l ensemble des documents de vente (devis, factures, commandes ), des contacts, des articles... Vous pouvez personnaliser le résultat avec de la couleur, effectuer des sous-totaux Il s avère essentiel de pouvoir utiliser cette source d informations à des fins commerciales. Encore faut-il posséder l outil qui permette de les utiliser à bon escient. Grâce à la notion de «vues», disponible dans les logiciels de la ligne PME, il est possible de personnaliser la consultation de ses données en fonction de ses besoins. Il est également possible de personnaliser des vues par utilisateur pour adapter le logiciel aux habitudes de travail de chacun. Le «+» permet de faire apparaître, ou non, les devis associés aux clients. Prenons un exemple : Faire des relances téléphoniques à partir de la liste de vos clients. Créez et sauvegardez un nombre de vues illimité, dans toutes les listes du logiciel. Le résultat peut être présenté sous forme de ligne ou de «carte». Pour cela, vos commerciaux ont besoin d un fichier répertoriant leurs coordonnées téléphoniques et les devis en cours. Etape 1 : Depuis votre liste, lancez l éditeur de vues. Etape 2 : Dans l éditeur de vues, choisissez les colonnes que vous souhaitez voir apparaître (nom du client, téléphone ). Etape 3 : Pour ne voir apparaître que les clients dont le numéro de téléphone est renseigné, faites des exclusions. Vous pouvez personnaliser la présentation de vos résultats avec le mode «carte» par exemple. Etape 4 : Pour associer à chaque client les devis en cours, associez la liste des documents de vente. Etape 5 : Choisissez les colonnes qui vous intéressent dans la liste des documents de vente : date, état du document, net à payer Astuce! L import-export des vues permet de récupérer des éléments d une société à l autre. Cette personnalisation des listes peut être utile, par exemple, en cas de gestion de plusieurs entreprises. 8 9

7 Un générateur d états puissant Les logiciels de la ligne PME disposent d un générateur d états qui associe convivialité et puissance. Open Report Designer TM permet d exploiter l ensemble des données saisies dans le logiciel. Ces données pourront être classées et triées Des fonctions et des formules de calculs sont disponibles pour obtenir les résultats souhaités, ainsi que de nombreuses personnalisations : insertion de logo, polices, cadres, etc. De la simple modification... Il est possible d afficher une image stockée sur le disque dur ou d afficher le logo de la société paramétré préalablement dans les options du dossier. Créez des modèles de factures à l image de l entreprise. Grâce aux différentes formes disponibles, chaque cadre peut être modifié pour obtenir l apparence désirée dans le modèle. Introduction La création des modèles d impression Une barre d outils qui contient les outils de mise en forme et de conception des modèles. Choisissez et créez votre modèle à la carte : modifier la police, l apparence... La partie «Page 1» permet de mettre en forme le modèle. C est à cet endroit que vous allez définir les différentes parties de votre modèle, insérer les champs et autres composants. A la sauvegarde des changements, un nouveau modèle est créé et ajouté dans la liste des modèles. Le nom du modèle apparait en caractères gras, ce qui permet de le distinguer facilement. L onglet «Aperçu» permet de visualiser, sans quitter le modèle, les changements apportés au modèle. L onglet «Prévisualisation HTML» permet de visualiser les changements apportés au modèle au format HTML. La barre d insertion de composants et de bandes est nécessaire à la conception du modèle. Une partie «conception» permet de mettre en forme le modèle. Les volets «Propriétés», «Dictionnaire» et «Arborescence» sont disponibles pour les champs et les composants. aux modèles les plus complexes Pour ajouter un champ dans un document, il suffit simplement de le sélectionner dans le dictionnaire des données et d effectuer un glisser-déplacer, à l aide de la souris, vers l emplacement souhaité. Pour ajouter la date, le compteur de pages ou l heure d impression du document, plusieurs variables systèmes sont également accessibles à partir du dictionnaire des données. Il est également possible d insérer un total, d imprimer le nombre d éléments d une liste ou de calculer une moyenne grâce aux fonctions «Systèmes» regroupées dans l arborescence «Total» du dictionnaire. Cliquez et faites glisser la variable choisie dans votre modèle. Des plus simples aux plus complexes, il est possible d élaborer ses propres modèles d impression grâce à Open Report Designer TM

8 Les champs personnalisés Les champs personnalisés permettent de créer dans les solutions de la ligne PME des informations dynamiques pour que le logiciel s adapte au plus près à l activité de la PME. Les spécificités d une entreprise peuvent donc être gérées plus facilement. La création d un champ personnalisé Toutes sortes de champs personnalisés peuvent être créés qu il s agisse d un texte, de date/heure, d un champ booléen, d un menu déroulant et ce, dans de nombreuses tables du logiciel : clients, fournisseurs, articles, documents de stock, d achat et de vente, lignes de documents de vente Les champs personnalisés dans les lignes de document Dans les logiciels de la ligne PME, il est possible d ajouter des champs en ligne de document afin d intégrer une information plus précise sur un article. Grâce à l ajout d une colonne supplémentaire, l utilisateur renseigne la valeur souhaitée du champ personnalisé. Ajout du ou des colonnes champs personnalisés dans les lignes du document. Intégration de champ de type texte. Introduction Intégration de champ de type booléen. Liste des tables du logiciel accessibles pour la création des champs personnalisés. Nom du champ personnalisé à afficher. Un tri peut être effectué sur un champ personnalisé. Paramétrage des champs de type texte, entier, date, booléen... Les champs personnalisés calculés Intégration des valeurs. Longueur maximale jusqu à 250 caractères. Il est possible de créer des champs personnalisés de type calculé par la création d une formule. Le champ personnalisé dans la fiche article Ici, un éditeur de formule vous aide dans la conception de votre formule. Très pratique par exemple pour déterminer un montant à facturer à son client en fonction du temps passé par activité ou bien encore un prix au m² etc... Un onglet supplémentaire est consacré à la gestion des champs personnalisés. Le champ personnalisé est disponible et prêt à l emploi. Astuces! Ces champs apparaissent dans les documents de vente, les modèles d impression et peuvent également être intégrés dans les vues

9 Les tableaux de bord Les logiciels de la ligne PME permettent de suivre de manière synthétique les résultats de l activité de l entreprise. Ainsi le chef d entreprise contrôle en temps réel les données liées à son activité. Les tableaux de bord pré-paramétrés Les informations dont un chef d entreprise a besoin sont différentes d un point de vue comptable ou commercial. C est pourquoi, les logiciels de la ligne PME fournissent différents tableaux de bord d aide à la décision. Les tableaux de bord personnalisables Les logiciels de la proposent plusieurs modèles de tableaux de bord pré-paramétrés contenant des informations commerciales et comptables essentielles : évolution du CA mensuel, annuel, meilleurs articles, trésorerie, cumul d un poste analytique, budget réalisé, suivi de compte... Mais la personnalisation ne s arrête pas là puisque ces tableaux de bord peuvent-être modifiés ou bien être entièrement conçus à la carte par l utilisateur à partir des données commerciales et comptables de la base de données (statistiques de vente, échéanciers ). L utilisateur peut également intégrer un accès direct à des pages internet ou des flux RSS. Introduction Accès aux tableaux de bord par défaut et personnalisés. Sauvegarde le nouveau tableau de bord. Visualisation synthétique des résultats sous forme de tableaux et de graphiques. Le bouton «éditer» permet de modifier le contenu de la rubrique. Modification de l existant : choix des critères à l intérieur du tableau de bord (date, famille, client, libellé de la statistique, positionnement de l information...). Intégration d une notion de tendance pour une visualisation plus rapide. Accès aux tableaux de bord prédéfinis. Les logiciels offrent la possibilité de créer ses propres baromètres en donnant accès aux tables commerciales ou comptables disponibles dans le logiciel (document de vente, articles, échéances, factures non parvenues ou à émettre...). Il est ainsi possible de créer ses propres indicateurs clés de performance comme par exemple : le suivi des articles en stock Possibilité de réaliser des requêtes pour les intégrer dans le tableau de bord. Suivi de la situation de trésorerie. Nom de la requête. Comparatif des résultats cumulés. Comparatif CA, résultat comptable et marge brute. Astuce! Un nombre illimité de tableaux de bord peut être conçu pour suivre les résultats de son activité et peut être personnalisé par utilisateur

10 Un mode réseau performant La version réseau ouvre les portes du travail simultané et à plusieurs sur les mêmes dossiers. A partir de 5 postes, les logiciels de la ligne PME sont proposés avec le moteur de base de données Client/Serveur Microsoft SQL Server 2008 Workgroup, Edition 32 bits. Les avantages de la technologie Microsoft SQL Server 2008 : La capacité à gérer de gros volumes de données Le volume des données stockées dans le logiciel double tous les 18 mois. Microsoft SQL Server garantit cette montée en charge, gage de pérennité pour votre outil informatique. La gestion des droits par utilisateur ou par groupe d utilisateurs La version réseau des logiciels de la permet le paramétrage des droits d utilisateurs, mais aussi la création de groupes d utilisateurs. Les droits attribués aux groupes seront automatiquement affectés aux utilisateurs faisant partie de ce même groupe. Cependant, il est tout à fait possible de gérer des exceptions dans un groupe. Certains droits peuvent être affectés par rubriques, qui elles-mêmes contiennent des «sous-informations» qui peuvent être paramétrées. Prenons un exemple : Introduction La disponibilité totale de vos données commerciales Les performances sont souvent liées à la rapidité d accès aux données. Pour 2, 5 ou 10 utilisateurs connectés en même temps au logiciel EBP, le temps d accès aux données commerciales est le même que s il n y avait qu un utilisateur. De plus, en cas de maintenance du moteur SQL Server, l accès aux données des logiciels de la Open Line TM reste disponible. Créez autant d utilisateurs que vous le souhaitez. La sécurité de vos données stratégiques Protégez les données stratégiques grâce à Microsoft SQL Server. Les données stockées sur le serveur sont automatiquement cryptées, les échanges de données entre les postes utilisateurs et le serveur le sont également. Attribuez des mots de passe par utilisateur. Affectez vos utilisateurs à un groupe ou vice et versa. L installation poste à poste Gérez les droits en donnant accès à la création, la visualisation, la modification, la suppression, ou l impression... Lors d une installation réseau en «poste à poste», le moteur de base de données Microsoft SQL Server ainsi que le logiciel de la ligne PME doivent être installés sur le poste qui fera office de serveur. Tous les dossiers créés dans le logiciel EBP seront stockés sur ce poste. Dans ce type de configuration, vous devez choisir l option «Poste Client + serveur». La gestion des droits par colonne et par valeur Par exemple, dans la «gestion des articles», vous pouvez interdire l accès au pourcentage de la marge/articles, au prix d achat/article L installation du serveur dédié Lors d une installation réseau sur un serveur de fichier, le moteur de base de données Microsoft SQL Server doit uniquement être installé. Tous les dossiers créés dans le logiciel EBP seront stockés sur ce poste. Dans ce type de configuration, vous devez choisir l option «Poste serveur». 16 Astuce! Pour gagner du temps, indiquez les droits d accès à la rubrique et automatiquement les informations qui composent cette rubrique hériteront de ces mêmes droits. Attribuez aussi des droits par valeur pour limiter l accès à certaines données en fonction des utilisateurs. 17

11 Les fonctions principales Des fiches détaillées de chaque solution de la ligne PME sont disponibles pour plus d informations. Gestion Commerciale Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Champs personnalisés (dont calculés) Tableau de bord personnalisable Recherche multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne (en option) Gestion des favoris Suivi des tiers Fichiers clients, prospects et fournisseurs Famille clients / prospects / fournisseurs Sous familles clients et fournisseurs Ajout de champs dans famille client : catégorie tarifaire, taux d escompte, frais de port, code commercial, mode de règlement par défaut Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fiches Contacts Tarifs et promotions clients Tarifs et promotions fournisseurs Gestion des modes de règlement et des échéances multiples Tableau de gestion des relances clients Multi-adresses de facturation et de livraison Publipostage Clients / fournisseurs en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Gestion des articles Articles / Famille articles / Sous famille articles Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Code article type bien ou service Gestion du multi-tarifs et promotion client/fournisseur Image associée à l article Etiquettes avec code-barres Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) Articles liés Articles de remplacement Articles en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Articles non facturables Autres taxes Synchronisation des articles avec le logiciel CRM Gestion des stocks Gestion de stock en multi-dépôts dont dépôt de transit Ordres et bons de transfert (traitement total ou partiel) Bons d entrée et bons de sortie Visualisation des mouvements de stocks Valorisation du stock au PUMP Saisie des inventaires Justification des écarts Réapprovisionnement automatique Possibilité de compléter une commande fournisseur existante Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et des achats Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs Factures et avoirs d acompte Regroupement de documents (devis, commandes, bons de livraison, de réception et de retour) Livraison / réception totale ou partielle Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception, bons de retour Factures et avoirs d achat Envoi des documents par s Paramétrage d un document comme «imprimé» Duplication d un document vente et achat dans un autre type de pièce Frais de port Facturation périodique Impression du planning des livraisons Facturation HT ou TTC Facturation d articles non référencés dans la base articles Numéro de révision pour les devis (suffixe supplémentaire) Escompte inconditionnel Remises complémentaires Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels Gestion des écarts de règlement Préparation à la remise en banque Remise en banque (pour les règlements client) Décaissement (pour les règlements fournisseur) Génération de fichiers SEPA et ETEBAC : virement, prélèvement, virement international Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d un client et d un fournisseur Historique d un document Historique des lignes de chaque document (pièce) Transfert de documents Journal des évènements Gestion du multi-devises (règlements, écarts, téléchargement des cours) Prix en devise par fournisseur sur l article Synchronisation des devis avec le logiciel CRM Ligne PME Gestion de l analytique Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des affaires Fiche par affaire regroupant les achats, les frais et les ventes Analyse synthétique entre les coûts et le CA pour obtenir la rentabilité de chaque affaire Données : prévisionnel et réalisé Statistiques détaillées : tableaux croisés dynamiques Gestion des commerciaux / collaborateurs Fichier commerciaux / collaborateurs Famille commerciaux / collaborateurs Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fonction des commerciaux / collaborateurs (assistant, commercial, responsable de service...) Barème de commissionnement Liste avec détail du calcul des commissionnements Commerciaux en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Gestion des nomenclatures Nomenclature de type fabrication Nomenclature de type commercial avec prise en compte de la TVA sur les composants Multi-niveaux Gestion de la somme des prix d achat ou des prix de vente HT, TTC ou prix de revient Ordres de fabrication Bons de fabrication (traitement total ou partiel) Ordres d assemblage Bons de désassemblage (traitement total ou partiel) Impact dans les statistiques avec prise en compte du niveau de nomenclature Editions Personnalisation des modèles d impression Déclaration DEB / DES (Déclaration d Echange de Biens et de Services) Importation/Exportation Export des écritures comptables au formatdu logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUA- DRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournisseurs, familles, barème des éco-contibution au format CSV Import/export paramétrables des articles, famille articles, sous famille articles, clients, familles clients, sous familles clients, contacts, fournisseurs, famille fournisseurs, sous familles fournisseurs, commerciaux/collaborateurs, famille commerciaux collaborateurs, barème éco-contributions, secteurs géographiques, groupes Import de pièces (Devis, commande, facture de vente), de règlements Client, de documents de stocks et des nomenclatures Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Lien e-commerce* : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Statistiques Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients Statistiques fournisseurs et financières (répartitions des règlements et des échéances) Statistiques paramétrables SQL Server Analysis Services (nécessite Microsoft SQL Standard) Comparatif N / N-1 Groupes statistiques par famille Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne Gestion des droits par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter

12 Les fonctions principales Caractéristiques générales Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Recherche d écritures multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne* Tableau de bord paramétrable Ecran de démarrage des tâches principales Tâches contextuelles Notes dans les fiches Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Champs personnalisés (dont calculés) Gestion des favoris Comptes Compta Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les comptes Transfert de comptes depuis le PCG Cumuls et graphes dans la fiche compte Tiers Reformatage des comptes Transfert comptable Historique des transferts comptables Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) Traitements comptables Saisie par journal et par mois Saisie au kilomètre Saisie guidée Saisie pratique et ventes comptoir Saisie par écriture Abonnements Association de comptes pour automatiser la saisie journal et kilomètre Ecritures simulées Contre-passation d écritures Numérotation automatique ou manuelle des pièces Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, de période à période et de groupe à groupe Consultation des comptes par exercice Consultation des comptes inter-exercices Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié Lettrage automatique au pointage d échéances Délettrage automatique Rapprochement par compte Rapprochement par journal 76 Génération d écritures comptables depuis le relevé bancaire Rapprochement bancaire manuel et automatique Import paramétrable des relevés bancaires Import des lignes de relevés au format ETEBAC et Qif Pointage, dépointage par code Comptabilisation manuelle et automatique des lignes de relevés bancaires Purge des relevés bancaires Echéance sur la ligne d écriture Echéancier détaillé Pointage des échéances Modes de règlement Moyens de paiement Génération des règlements par lot Calcul automatique de la TVA Télédéclaration de TVA multi-destinataires (DGFiP et OGA) Gestion automatique de l OD de TVA Liste des informations de TVA Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A Formulaire d acompte de TVA 3514 Report automatique du crédit TVA Déclaration 3519 (demande de remboursement) Télédéclaration de TVA multi-destinataires: DGFiP et OGA Télédéclaration au format EDI* Télépaiement au format EDI* Demande de remboursement au format EDI* Génération d un fichier de virement pour le règlement de la TVA Gestion des doublons des numéros de pièces Documents associés aux lignes d écriture Libellés types Libellés enrichis Recalcul des soldes Tri par date Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d avance Ecritures de régularisation : charges à payer et produits à recevoir Suppression des écritures non validées Grand-Livre et Balance interactifs Echéancier interactif clients et fournisseurs Règlements des Tiers Gestion des relances : choix du type de relance (téléphone, , courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d impayés, consultation de la liste des relances gestion des niveaux de sévérité, calcul du nombre de jours de retard Validation des écritures Clôtures mensuelles et annuelles Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) Gestion des chéquiers Virements internationaux CFONB Virements/prélèvements CFONB et SEPA Purge du plan comptable Journal des événements Archivage des données Déclôture mensuelle Gestion des notes de frais Gestion de l Impôt sur les sociétés : formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) Acompte sur IS Analytique et budgétaire Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes Assistant à la création de plans Ventilations analytiques sur la ligne d écriture Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans Cumuls et graphes par plan et par poste Consultation interactive Outil d application de grilles analytiques Grilles analytiques Statistiques analytiques sous forme de tableaux personnalisables Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables Outil de réaffectation analytique Gestion des budgets généraux et analytiques Statistiques budgétaires OD analytiques Editions Personnalisation des modèles d impression Journaux, Grand-Livre, Balance Balance âgée par échéance ou par lettrage Echéancier par pointage ou par lettrage Balance mensuelle, trimestrielle Rapprochement bancaire Bilan Compte de Résultat Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) Situations des comptes Encours clients Créances clients / Dettes fournisseurs Comparatif N / N-1 Impressions annuelles Journal centralisateur Avancement de saisie Suivi des écritures Chéquiers et lettres-chèques Bilan analytique Compte de Résultat analytique Balance analytique Grand-Livre analytique Grilles analytiques Budgets, écarts budgétaires N/N-1 77 Importation/Exportation Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Export des liasses fiscales Import texte des écritures et des comptes au format EBP Import texte automatique à l ouverture du dossier Export Interface Expert Envoi / réception d un dossier Expert-Comptable / client Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonnes Gestion des droits par valeurs (gestion des journaux interdits en saisie par utilisateur) Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta Cube OLAP*** Analyse multidimensionnelle *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. *** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD

13 Les fonctions principales Version réseau (en option) Agrément pour l année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l administration Import automatique de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open Line TM Import automatique des immobilisations issues des logiciels EBP Immobilisations Open Line TM Import d une balance issue d un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d un autre logiciel (.txt ou.csv) Sauvegarde du paramétrage de l import paramétrable Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d imposition : BIC : Déclaration Impôt sur les sociétés (IS) : cerfa 2065 et suivants Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants Régimes : Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G BNC : cerfa 2035 et suivants Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS Tableaux pour les organismes de gestion Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal cerfa 2143 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants Relevé de frais généraux : cerfa 2067 Édition des annexes Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion Personnalisation des plaquettes Gestion de 3 modèles de présentations par plaquette en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations Ajout ou suppression de pages (tableaux de gestion, annexes fiscales ) Modification de l ordre des chapîtres Ajout de document au format.docx Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions Liste d Organismes de Gestion Agréés modifiable Télédéclaration EDI-TDFC (1) Suivi des télétransmissions : acceptation, refus avec explications (1) Pour en savoir plus, Etats Financiers 78 Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Multi-établissements Version réseau (en option) Paye Gestion des payes Définition d un planning hebdomadaire Gestion du décalage de paye par établissement avec affinage sur le salarié Organismes de cotisations Définition des régimes et des tranches de cotisations Personnalisation des organismes (ou institutions) Personnalisation de l organisme collecteur pour les impressions et les déclarations Multi-banque Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d application Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions Définition de fonctions utilisant des paramètres de types différents (date, valeur, rubrique.) Définition des variables Définition des rubriques de type : brut, cotisation, net, commentaire Classement par thème des paramètres de paye Personnalisation des rubriques pour définir des périodes de rattachement Définition de profils et de sous profils de paye Personnalisation des rubriques pour définir des liaisons avec d autres rubriques Saisie semi-automatique des formules Mise à disposition à tout moment de la version système du paramétrage EBP pour consultation ou utilisation Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié Explication des calculs de paye Interrogation multiple des données de paye Paramétrage des tris sur les listes Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA Définition et personnalisation des cumuls Gestion des salariés Nombre de salariés illimité Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, contrat professionnalisation... Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement Documents rattachés au salarié (ajout de n importe quel document) Gestion du matricule en automatique ou manuel par établissement ou unique pour l ensemble des établissements Définition des modèles de documents administratifs Définition d un planning hebdomadaire par salarié Gestion des contrats parallèles Gestion des contrats de prévoyance et assurance Gestion des bulletins de paye Préparation des bulletins de paye en masse Reprise de paye sur les variables et les cumuls Bulletin de paye pour un salarié sorti (sommes isolées, portabilité des contrats de prévoyance) Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié Bulletin de reprise en cours d année ou bulletin cumul Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) ou depuis une grille de saisie Calcul des bulletins en masse avec filtres enrichis Paye inversée Régularisation progressive ou annuelle des bases de cotisation Validation individuelle des bulletins ou clôture de toute la période de paye Dévalidation individuelle des bulletins ou déclôture périodique pour revenir au mois précédent Reprise de paye sur les variables et les cumuls Traitements évolués DUCS EDI (1) URSSAF et IRC/IP DUCS papier états préparatoires Déclaration des données sociales à la norme 4DS (dispo fin 2012) Attestation Employeur Dématérialisée - AED (disponible fin 2012) Attestations de salaire, Maladie / AT Gestion des congés payés/absences Acquisition des congés payés en Jour ouvré, ouvrable ou personnalisé Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles). Définition de nouveaux types d absences Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye ou depuis une grille de saisie en masse Modification des dates de validité des congés payés et des absences pour la prise en compte dans le calcul du bulletin de paye Calcul automatique de la présence ou de l absence pour les entrées et les sorties en cours de mois Neutralisation des plafonds et des congés payés pour un bulletin Gestion des arrêts de travail Gestion des exercices Gestion des Exercices (social, congés payés, ) Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l événement Consultation interactive des données sur tous les exercices 79 Historisation des données de paye Historisation des paramétrages de paye et de la fiche salarié Consultation de la définition d une rubrique, d une variable, d un cumul prise en compte dans le bulletin validé Consultation de l historique des changements d un salarié et de son contrat de travail Consultation du paramétrage du contrat de travail du salarié pour le bulletin en cours et/ou validé Depuis le bulletin, même validé, consultation de l historique ayant servi au calcul du bulletin Impressions Fiches de paramétrage Etat des paiements / des variables / des heures Etats des absences par salarié et par type d absence Etats des variables avec personnalisation des grilles Etats des charges par organisme avec effectif Etats des charges salariales / Patronales Livre et Journal de paye avec personnalisation des grilles de cumuls Etat des congés payés Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte...) Différents modèles de bulletins de paye Duplicata des bulletins Réimpression des bulletins validés Fiche individuelle Lettre de revenus Imposables Transferts comptables Historique des transferts Transfert comptable des salaires et des paiements Import/Export Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Export des impressions au format PDF, Excel, HTML Import paramétrable des fiches salariés Import paramétrable des salariés venant de EBP Paye (v16) Import des documents administratifs de source externe Version Réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur et par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne et par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line* (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément.

14 Notes Module CRM Modules Le logiciel CRM peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Gestion Commerciale ou être vendu séparément Gestion des favoris dans la barre de navigation Recueil d informations clients/prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses Classification des Tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes Gestion des pistes : tiers peu qualifiés Fichiers s, appels, courriers, fax, tâches, événements Historique complet de tous les échanges ( s, appels, courriers, fax ) Gestion des collaborateurs Création d une fiche «opportunité» lorsqu un besoin est identifié : informations sur l offre commerciale concernée, la date de création, l état d avancement de l opportunité Edition d un devis Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) Envoi ciblé de courriers ou d s grâce à l assistant de publipostage (courriers) et d ing Segmentation des contacts sur des critères précis pour les regrouper selon un profil ou un besoin commun (Code Postal, classification, évaluation, origine, statut ) Champs personnalisés Personnalisation des vues dans tous les fichiers/listes (contacts, appels, opportunités ) : choix des colonnes, filtres sur critères précis Agenda Tableau de bord paramétrable et dynamique (accès aux fiches) Analyse des résultats : cube de données OLAP** pour élaborer des statistiques croisées sur toutes les données du logiciel. Lien avec EBP PGI Open Line TM et EBP Gestion Commerciale Open Line TM pour synchroniser ses données sur les tiers (client, prospect, fournisseur) Import/Export des contacts Outlook et de Google Contacts Import paramétrable de tiers à partir de fichiers csv ou txt Import/Export icalendar et vcalendar Synchronisation calendrier Outlook Mode réseau (en option Import des messages électroniques avec création d activité Ajout d»un bouton dans Outlook pour dupliquer l dans le CRM) Fonction Voip (nécessite un opérateur de téléphonie) ** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD. Module Immobilisations Le logiciel Immobilisations peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Comptabilité ou être vendu séparément. Gestion des favoris dans la barre de navigation Paramétrage des comptes comptables des fiches d immobilisations Plan d amortissement calculé sur 360 ou 365 jours Consultation du plan d amortissement Mode d amortissement linéaire, dégressif, dégressif personnalisé et non amortissable Gestion comptable et fiscale Simulation d achat d une immobilisation Gestion des immobilisations en cours Gestion des véhicules de la société Gestion des cessions d immobilisations, de la mise au rebut Gestion des éclatements (fractionnement d immobilisations en plusieurs immobilisations) Gestion des mutations, des composants, des dépréciations Gestion de la valeur de revente dans les calculs d amortissements (avec ou sans dérogatoire) Génération des écritures de dotation annuelle, d achat, de cession Editions des états préparatoires : Cerfa 2054, 2055 Edition de la Déclaration TVS : Taxe sur les Véhicules des Sociétés Transfert comptable des écritures d amortissements vers EBP PGI Open Line TM ou EBP Comptabilité Open Line TM Transfert comptables des échéances des contrat dans le journal de trésorerie Transfert comptables des écritures relatives aux contrats Module N de Série/ Lot Ce module est accessible à partir du PGI Open Line ou de la Gestion Commerciale Open Line. Gestion des dates limites DLC-DLUO Identification des articles par n de série ou par n de lot Traçabilité des articles par n de série ou par n de lot Recherche par n de série ou par n de lot Recherche inversé des articles par n de série ou par n de lot 80

15 Edito Ce guide vous permet de découvrir les fonctionnalités phares des logiciels de la. Chaque chapitre contient des illustrations des logiciels et des explications claires pour vous conforter dans le choix d une solution de la d EBP. La vente des solutions de la est exclusivement réservée à notre réseau d intégrateur certifié «Centre Agréé». Cet agrément vous assure que vous faites appel à un professionnel qualifié, formé aux logiciels de la et capable de vous proposer un diagnostic précis de vos besoins pour votre gestion. Nos intégrateurs sont à votre disposition pour vous conseiller et vous aider dans votre projet d informatique de gestion de votre entreprise. Ils vous accompagnent tout au long du déploiement de la solution EBP et sont à même de vous proposer des prestations d installation, de paramétrage, de formation et d assistance sur le logiciel ainsi que sur le matériel informatique. Configurations Minimales Requises : Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d exploitation supportés : Windows XP SP3 Windows Vista SP1 32 bits et 64 bits Windows 7 32 bits et 64 bits Windows 8 Windows XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l acquisition préalablement à l utilisation du logiciel.

16 Le Le guide guide Edition Septembre 2012

17 Les achats, les ventes, les stocks Les logiciels de la permettent une gestion pointue des achats et des ventes : de la demande de prix à la facture fournisseur (pour les achats) et du devis à la facture (pour les ventes). La livraison partielle d une commande client ou fournisseur Il est également possible de gérer les avoirs, les factures d acomptes et les bons de réception. La rédaction d un document de vente La procédure est la même pour rédiger un document de vente ou d achat. Réglez la facture à partir de la pièce. Choix du document final à établir après la livraison : bon de livraison ou facture. Un pictogramme visuel vous indique si vous avez le stock nécessaire pour satisfaire une commande client. Gestion Commerciale Etat du document : provisoire, transféré en compta, validé, en cours... Réorganiser son document en déplaçant les lignes articles. Accès immédiat aux informations importantes dans la fenêtre de travail (transférer, sauvegarder...). Gestion de la TVA par article. Une case à cocher pour livrer un article. Consultation de la quantité déjà livrée, du stock et du reliquat de commande. Choix de la quantité à livrer. Mise en page comme dans un traitement de texte (gras, souligné, italique, correcteur orthographique...). Consultation du stock. Création d un article en cours de saisie. Création d un article non référencé dans la base articles. La gestion des stocks Gestion des frais de port, gestion de l Eco-Contribution, gestion des acomptes. La consultation des mouvements de stock permet de connaître rapidement la liste de tous les documents, aussi bien en achat qu en vente, ayant permis d obtenir le stock à un instant T. Toutes les informations souhaitées, relatives à la rédaction d un document de vente, sont accessibles directement à partir de la fenêtre de création. Différentes onglets sont disponibles pour la création d un document de vente tels que : le «détail», la «facturation», la «livraison», les «échéances», les «comptes», les «acomptes» et les «notes». Date du mouvement de stock. Type de document : achat, vente ou stock. Sous type de document : facture, bon de livraison, bon de retour, inventaire... La quantité mouvementée. Stock réel. Valeur du stock

18 La facturation périodique Les logiciels de la permettent d automatiser des ventes récurrentes grâce à la facturation périodique. Inutile donc de perdre du temps à créer une facture chaque mois pour un même client et les mêmes articles. La génération des factures périodiques Cette fenêtre permet de visualiser de manière synthétique les factures à générer pour les vérifier avant génération automatique. Sélection des clients concernés. Choix de la période pour la génération des factures. Le paramétrage de la facturation périodique L utilisateur peut automatiser la génération des factures en effectuant les paramétrages nécessaires (période de facturation, la périodicité, clients concernés...), adaptés au mode de facturation de ses clients. Le logiciel permet jusqu à l actualisation des prix de la pièce, des tarifs et promotions en cours et offre la possibilité de visualiser les dates des prochains documents générés. Liste des clients concernés par la facturation périodique. Il est possible de réaliser une copie d un document de référence et de lancer la génération de bon de livraison à partir de la facturation périodique. Sélection de la période et de sa périodicité. Gestion Commerciale Générer une copie du document de référence. Factures à générer. Historique des factures périodiques Une liste permet de tracer les groupes de facturation périodique créés, leur date de début, de fin et le paramétrage de leur périodicité. Il est possible d actualiser les prix de la pièce, d appliquer les tarifs et promotions en cours, de récupérer les données de la fiche client et d appliquer les remises et escomptes du client. Simulation des dates de facturation. Astuce! Une alerte peut également être paramétrée dans le tableau de bord personnalisable pour suivre les factures périodiques en retard, à générer et terminées

19 La contremarque Toute entreprise souhaitant minimiser ses stocks adopte une gestion en flux tendus. Egalement appelée le «juste à temps», cette méthode vise à améliorer la productivité globale de l entreprise tout en réduisant les coûts induits par les stocks. Cela nécessite inéluctablement une gestion d administration des ventes rigoureuse. Grâce à la gestion de la «contremarque» présente dans la, l entreprise peut s appuyer sur une fonction aboutie permettant ce mode de fonctionnement. Génération d une commande fournisseur L enregistrement d une commande client comprenant un article géré en «contremarque» et n ayant pas de stock, génère automatiquement une commande fournisseur qui reprend sans ressaisie toutes les informations essentielles (articles concernés, quantité fournisseur par défaut ). Article en contremarque Traçabilité de la commande fournisseur Une gestion en flux tendu Cette méthode de logistique permet d adapter la production en fonction de la demande et non de l offre. Ainsi, l entreprise peut personnaliser le produit selon les besoins précis de ses clients. Pour utiliser ce mode de fonctionnement, l utilisateur doit paramétrer les produits concernés et indiquer le fournisseur dans chaque fiche article. Gestion Commerciale Obligatoirement un bien Commande client Commande fournisseur Message nous demandant la génération automatique ou non Détection des commandes client en cours Fonction à cocher dans la fiche article (ou famille d articles) Dès la réception d une commande fournisseur, le logiciel détecte automatiquement les commandes clients en attente de livraison. Cette fonction permet d automatiser encore plus son outil de gestion. Enregistrement du bon de réception L article doit être rattaché à un fournisseur pour utiliser la fonction «contremarque» Message nous demandant de générer automatiquement le bon de livraison L ensemble des informations liées à la commande sont reprises Par la suite, le logiciel édite automatiquement le bon de livraison correspondant, avec les informations associées : nom du client, articles à livrer Grâce à la fonction «contremarque», l entreprise réduit les coûts de stocks tout en respectant un délai acceptable pour le client

20 La gestion du multi-dépôts Allez plus loin dans la gestion des stocks avec les logiciels de la ligne PME en proposant la gestion des multi-dépôts. Aujourd hui, une PME peut être amenée à gérer ses stocks sur plusieurs dépôts (entrepôt, magasin ) mais aussi à gérer la notion de transit. La création d un dépôt La gestion du multi-dépôts : un impact sur toutes les fonctions liées au stock Dans un document de vente, d achat, de stock, la notion de dépôt est complètement intégrée. Il est possible de définir un stock par défaut à l ensemble du document ou ligne par ligne. A défaut de renseigner le dépôt sur une ligne, l article sera automatiquement affecté au dépôt noté dans l entête du document. Exemple lors de la création d un ordre de fabrication Un nombre illimité de dépôt peut être créé. Chaque dépôt peut être défini comme étant un dépôt principal, un dépôt secondaire ou bien encore un dépôt temporaire, dit de transit. Choix du type de stockage : transit ou stockage. Définition du dépôt principal. Choix du dépôt dans la composition de la nomenclature. Choix du dépôt de destination de la nomenclature une fois fabriquée. Durée du transit. Choix du dépôt de transit. Choix du dépôt à la ligne. Gestion Commerciale Date du dernier inventaire. Exemple lors de la création d un bon de livraison La gestion des stocks Des bons de transfert d un dépôt à un autre peuvent être réalisés en gérant la notion de transit. Le transit permet notamment de gérer son stock plus finement, plus précisément, et surtout offre une dimension supplémentaire, la traçabilité. Tout l historique des mouvements d un article est répertorié pour un meilleur suivi. Choix du dépôt dans l entête du document. Intégration du dépôt de transit. Choix du dépôt en ligne du document. Choix du dépôt d origine. Choix du dépôt de ` destination. Le suivi des articles L utilisateur peut à tout moment consulter pour un article, le stock contenu dans chaque dépôt. Il dispose ainsi d éléments concrets pour prendre les bonnes décisions. Il est possible d indiquer immédiatement un dépôt d origine et un dépôt de destination. Dans ce cas, la notion de transit n existe pas. Le transfert du dépôt A vers B à une implication directe dans les stocks. Si un dépôt de transit est renseigné alors, avant d arriver au dépôt de destination, il passera par le dépôt de transit. La gestion des mouvements de stocks permet, en temps réel, de localiser les articles : dépôt principal, dépôt secondaire, camion... Elle permet ainsi de tracer tout l historique des mouvements d un article. Pour l article «set gladiator», tout l historique est tracé : sortie du dépôt principal, entrée dans le dépôt de transit (camion 1), sortie du stock (camion 1), arrivée dans le dépôt de destination. L utilisateur peut visualiser en un coup d œil si un article est disponible en stock et connaître sa localisation (dépôt principal, secondaire, transit ). Tri par dépôt. Articles disponibles dans le dépôt secondaire. Articles disponibles dans le dépôt principal

21 La gestion des tarifs Avec les logiciels de la ligne PME, il est possible de gérer autant de tarifs que souhaité. Mais aussi, de pratiquer des tarifs à la carte, applicables par client ou par article. Pour chaque tarif, il suffit simplement d intégrer des éléments de calcul (HT, TTC, % de remise...) ainsi qu une période de validité. Depuis la fiche client, vous pouvez également visualiser les tarifs affectés ou paramétrer les tarifs. Accédez à la fiche tarif. Il est également possible de créer des tarifs promotionnels. Ajoutez ou supprimez des tarifs. Et visualisez tous les tarifs affectés à ce client. L établissement d un tarif Les tarifs sont automatiquement attribués selon les critères définis pour les différents clients, articles, familles articles et clients. Les exclusions sont automatiquement prises en compte. Visualisez le détail des tarifs appliqués par article, dans l onglet «articles sélectionnés». Gestion Commerciale Choix de la date de validité du tarif. Tarif basé sur une quantité ou un chiffre d affaires. Les tarifs dans la création d une pièce de vente Lors de la création d un document de vente, le logiciel prend en compte automatiquement les tarifs appliqués. Vous pouvez cumuler les tarifs avec les promotions. Vous pouvez inclure tous les clients /prospects, et les familles de clients /prospects. Vous pouvez inclure tous les articles ou les familles articles. Vous pouvez également exclure des éléments. Appliquez les formules désirées par tranche. Astuce! La gestion des catégories tarifaires permet de créer autant de catégories que souhaité et de les appliquer par client

22 Les articles liés et de remplacement Pour gagner du temps lors de la facturation de produits, les logiciels de la offrent la possibilité d associer des biens ou des services à des articles et de gérer les articles de remplacement. Les articles de remplacement Un article de remplacement permet en cas de rupture de stock sur un article, d en proposer un en substitution. Pour cela, il suffit simplement de le spécifier dans la fiche article du produit principal. Les articles liés Visualisation du stocks par dépôt (dépôt principal, de transit, secondaire...). Choix de l article de remplacement. La gestion des articles liés permet d associer des articles entre eux pour favoriser des ventes additionnelles. Il est possible de lier un article à un autre afin de proposer une offre commerciale complète, par exemple : un produit et son extension de garantie. L utilisateur peut également être amené à gérer des articles gratuits comme par exemple une paire de lunettes et son boîtier. Gestion Commerciale Onglet Articles liés. Choix du ou des articles liés (association d un nombre illimité d article). Les articles de type bien ou service peuvent être associés entre eux. Lors de la facturation de cet article, le logiciel intègrera automatiquement par défaut l article lié. Au moment de la rédaction d un document de vente, d achat, de stock, si l article principal est en rupture de stock, le logiciel propose automatiquement l article de remplacement. Le logiciel demande l autorisation de remplacer ou non l article en rupture de stock par celui défini comme étant de remplacement

23 Les nomenclatures Le nombre de pièces constituant le produit, les différentes combinaisons d options possibles pour chaque modèle, les besoins propres à un client, etc... sont autant de paramètres qui compliquent l élaboration et la gestion des nomenclatures. Pourtant, la bonne constitution des nomenclatures est essentielle car une erreur dans leur composition peut provoquer des erreurs de montage d un produit et, dans le pire des cas, des livraisons erronées. Les logiciels de la permettent de gérer les nomenclatures de type fabrication et de type commercial. La nomenclature de type fabrication Cette nomenclature offre une gestion illimitée en nombre de niveaux, cela veut donc dire qu un composé final peut lui même être composant d une autre nomenclature. Une nomenclature de type fabrication peut être composée d articles de type bien et d articles de type fabriqué. Comment gérer sa nomenclature? 2. Ordre de fabrication L ordre de fabrication permet de «réserver» les articles nécessaires à la fabrication en diminuant le stock virtuel des articles composants. Choix de la quantité à fabriquer. Gestion Commerciale 1. Création de la nomenclature Choix du type de nomenclature. Possibilité d imprimer le détail de la nomenclature. Ajouter, insérer ou supprimer des articles. Possibilité de déployer les éléments dans le cas où un composant est lui même composé, pour en connaître le détail. Création de la composition des articles de la nomenclature. 3. Bon de fabrication Il s agit de la fabrication réelle des articles. Dans ce cas, les stocks sont mouvementés en temps réel. Un bon de fabrication peut être créé directement, sans générer un ordre de fabrication, pour gagner du temps. S il y a trop d articles fabriqués ou s il y a une forte demande d articles composants pour un autre client, il est possible de créer des ordres et des bons de désassemblage. Ils fonctionnent en sens inverse des bons et des ordres de fabrication. La nomenclature commerciale Cette nomenclature offre une gestion illimitée en nombre de niveaux. Elle ne peut être gérée en stock. Une nomenclature de type commercial peut être composée d articles de type bien, de service, de nomenclature de fabrication et de nomenclature commerciale. Différents types de calcul sont autorisés : Somme des prix d achat Somme des prix de revient Somme des prix de vente HT Somme des prix de vente TTC Définition de son propre mode de calcul : accès aux zones prix d achat, prix de vente Cette nomenclature n a pas besoin d être fabriquée pour être vendue. En effet, il est possible de modifier sa composition directement dans le document commercial. La modification de la composition d une nomenclature commerciale directement dans le document de vente est possible

24 La gestion des affaires Une gestion efficace de chaque affaire est un gage de rentabilité pour l entreprise. Grâce à cette fonction, l entreprise peut répertorier un ensemble de données essentielles pour étudier dans le détail le bénéfice réel de chaque affaire entre les coûts et le chiffre d affaires. L entreprise référence ainsi les clients, les fournisseurs, les commerciaux, les ventes, les achats, les règlements et dispose d une analyse synthétique puis de statistiques plus poussées pour évaluer la faisabilité et la rentabilité de chaque affaire. Les ventes et les achats L entreprise retrouve l ensemble des documents de vente rattachés à l affaire, aussi bien les devis comme proposition commerciale, que les factures comme acte de vente. Ceci permettra par la suite de comparer les ventes estimées et réelles. Bouton Actualisation des données Possibilité de créer un document de vente à partir de la fiche affaire Onglet Ventes Les coûts supplémentaires Pour être le plus précis possible, l utilisateur peut également attribuer des coûts supplémentaires, types frais annexes, coûts variables. Liste de tous les frais annexes Analyse Onglet coûts supplémentaires Coûts par heure, jour, unité Grâce à une analyse synthétique, l utilisateur visualise rapidement les indicateurs clés de l affaire en comparant les coûts et le chiffres d affaires pour définir la marge brute et ainsi la rentabilité de l affaire. De plus, le logiciel compare ces mêmes données sur des facteurs prévisionnels et réels, pour identifier le gain obtenu ou perdu entre la phase de négociation et la vente. Gestion Commerciale Les documents de vente référencés Affiche le contenu du document (articles concernés) Tableau croisé sur les coûts, CA, marge brute entre le prévisionnel et le réel, puis le gain. De même que pour les ventes, nous retrouvons les documents d achat liés à l affaire, dans l onglet «Achats». Gain de CA entre le prévisionnel et le réel Dans l ensemble des documents, notamment dans le cas d une commande fournisseur, l entreprise peut affecter une affaire à chaque ligne de commande. Ceci permet de ventiler automatiquement ses commandes dans les fiches affaires respectives. Indicateur de faisabilité Marge brute dégagée Indicateur de rentabilité Statistiques Pour affiner les résultats, l utilisateur dispose de statistiques détaillées via des tableaux croisés dynamiques pour analyser finement chaque résultat. Ventilation des lignes de commandes en fonction de l affaire Tableaux croisés dynamiques Choix des critères de statistiques «glisser/déplacer» 32 33

25 La gestion des relances Les logiciels de la proposent une gestion pointue des délais de paiement et des procédures de recouvrement de créances. Ce sont les retards de paiement et les impayés qui mettent souvent la trésorerie des entreprises en difficulté. Avec les logiciels de la ligne PME il est possible de suivre les règlements et de relancer les clients en disposant d informations détaillées et d un historique structuré des actions menées et à venir. Les échéances peuvent être soldées depuis la gestion des relances avec génération automatique d une écriture d OD. Les lettres de relances peuvent être personnalisées ou réalisées à partir des 3 modèles de relance fournis par EBP. Elles peuvent être envoyées par ou par courrier. Un fichier téléphonique est également disponible. L historique des relances clients L historique des relances permet de modifier, supprimer ou d ajouter des éléments dans une relance non validée. Paramétrage Depuis une fiche client il est possible de prédéfinir des éléments pour les relances tels que le paramétrage des modèles de relance à utiliser ou la détermination des délais de relance. Le numéro et la date de relance sont consultables. Lorsque la relance a été établit, une coche l indique. Depuis l échéancier, l historique des relances effectuées sur une échéance est disponible. Une «vue» pré-paramétrée est disponible pour fournir des éléments sur les relances effectuées par clients. Gestion Commerciale Dernier niveau de relance. Paramétrage du modèle de relance par défaut. Date de la dernière relance. Détermination des délais d envoi des relances. Date d échéance. Mode d envoi utilisé pour la dernière relance. Le tableau de gestion des relances clients Le tableau de gestion des relances permet de préparer, de suivre et de contrôler les relances clients. Tout y est centralisé : dernière date de relance effectuée, choix du mode de relance (courrier, , téléphone), possibilité de modifier une date d échéance, un niveau de relance, de solder une échéance... Soldes dû par client. Il est possible depuis la comptabilité d imprimer une situation de comptes clients et fournisseurs. Sélection des clients concernés. Sélection des moyens de paiement. Accès direct à la fiche du client, à son historique et au document de vente en retard de paiement. Date de référence. Le niveau de relance et le mode d envoi peuvent être modifiés. Sélection des messages de la lettre (1, 2 ou 3). Personnalisation du texte. La modification d une date d échéance a un impact immédiat sur le document de vente concerné

26 Le commissionnement Dans une entreprise, la motivation des commerciaux par le biais de primes sur objectif, venant s ajouter au fixe, s avère primordiale. C est pourquoi, il semble indispensable de proposer des outils permettant de créer et de consulter les barèmes pour les commerciaux et le montant de leurs commissionnements. Cette opération se réalise très simplement. Vos commerciaux facturent Le barème est systématiquement appliqué aux commerciaux. A chaque création d un document de vente, le commercial est automatiquement indiqué avec possibilité de le modifier. Les logiciels de la intègrent une gestion très puissante du commissionnement des commerciaux. Créez des barèmes de commissionnement Tenez compte d une multitude de détails, tels que : le type de commissionnement (CA réalisé, encaissé, quantité, marge), les types de documents sur lesquels portent les commissions : commande, facture, bon de livraison, le mode de calcul : «en tranche» ou «en global», la périodicité : mensuelle, trimestrielle, annuelle. Gestion Commerciale Visualisez le commercial affecté depuis le document de vente. Suivez le résultat L onglet «sélections» permet de choisir précisément sur quel élément portera le commissionnement. Vous pouvez visualiser la liste des commissionnements et suivre le détail du calcul des commissions pour chaque commercial. Grâce au logiciel Gestion Commerciale et au PGI Open Line TM vous connaissez, étape par étape, et selon l information recherchée, le calcul exact et le document dont le logiciel a tenu compte pour arriver au résultat affiché. La période de calcul. Nom du commercial. Dépliez les informations en fonction du niveau de détail recherché. Montant de la commission. Liste des commerciaux affectés à ce barème. Détail par document de la commission. Type de barème, ici par tranche. Vous pouvez également exclure certaines données. Effectuez une sélection sur les «Familles Articles», sur un «Article», sur les «Familles Clients»... Astuce! Depuis le résultat des commerciaux, accédez aux documents concernés pour une vérification précise

27 Les statistiques Les logiciels de la permettent de suivre précisément les résultats de l entreprise grâce à des outils de statistiques et à des tableaux de bord. Ainsi, le chef d entreprise contrôle, au jour le jour, son activité et peut mettre en place rapidement des actions. Ce logiciel est une véritable aide à la décision. La personnalisation des statistiques Les statistiques sont personnalisables grâce au menu «mes statistiques» après le choix des critères de sélection et du type de statistiques que l on souhaite obtenir (CA, palmarès, marges...). On accède ainsi à un tableau de données totalement paramétrable. Le suivi de l activité Cette fonction permet de consulter ou d éditer, sous forme de tableau ou de graphique, des statistiques dont les entreprises ont besoin quotidiennement : évolution de la marge, palmarès clients, articles... Personnaliser la vue. Enregistrement de la vue correspondant à la personnalisation. Liste des champs disponibles. Gestion Commerciale Choisissez vos critères de sélection. Choix de la liste des statistiques clients, fournisseurs, articles, documents. Pour chacun d eux, choisissez parmi de nombreux modèles la statistique que vous souhaitez obtenir. Consultez les résultats sous forme de graphique... Le «+» permet de consulter le détail d un champ statistique. Choix d intégrer le champ en ligne ou en colonne. ou de tableau. Astuce! Tout comme dans un tableau croisé dynamique, un simple cliquerdéplacer permet d ajouter ou de retirer rapidement les informations utiles. En quelques clics les statistiques sont disponibles et personnalisées. Elles peuvent être sauvegardées, pour être consultées ou modifiées ultérieurement

28 L analyse multi-dimensionnelle Les logiciels de la se doivent d être souples pour permettre aux dirigeants d entreprise de personnaliser leur outil de gestion en fonction de leurs besoins. Et ceci est encore plus vrai lors du pilotage de l entreprise. En effet, chaque PME utilise ses propres indicateurs clés de performances pour ses analyses. Pour cela, EBP a intégré des fonctionnalités ingénieuses et d une très grande puissance. Le cube OLAP Le cube de données OLAP* est destiné à des analyses multi-dimensionnelles complexes sur des données. L utilisation de ce cube vise à permettre aux utilisateurs de traiter d importants volumes de données de façon intuitive et rapide. *On-Line Analytical Processing nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD ou ENTREPRISE. Comment cela fonctionne? Une interrogation statistique standard L utilisation du cube OLAP dans les logiciels de la Affichage des champs disponibles dans le cube (temps, articles, clients ). Un simple cliquer-déposer des champs permet d afficher les résultats correspondants. Champs multi-dimensionnels et à dimension simple. Permet de visualiser rapidement si une donnée est en hausse ou en baisse. Gestion Commerciale Source de données EBP L interrogation des statistiques vers EXCEL L interrogation des données se fait directement dans la base de données, ce qui implique un temps de restitution de l information en fonction de la taille de la base et de la complexité de la demande (critères de dates, tris par familles, sous familles...). La connexion directe au cube de données permet également de consulter ses données en temps réel via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel, Reporting Services... Une interrogation statistique avec l analyse OLAP Accès à toutes les fonctions d Excel : mise en forme La consultation des données depuis Excel. Source de données Cube de données OLAP Visualisation des données sous forme de graphique. Accès aux différents champs définis dans le cube. Interrogation des données via EBP Visualisation des données sous forme de tableaux. Ici l interrogation ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu il est possible d interroger (notion de temps, de famille, articles, clients...). L avantage de ce système est le suivant : la création de son propre cube de données ou la modification du cube existant un temps de restitution immédiat l interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel, Reporting Services Que l on interroge les données via les logiciels de la ligne PME ou via un tableur, la manipulation et les résultats sont identiques. Grace à cette fonctionnalité, il est possible de retravailler les statistiques en exploitant toute la puissance du tableur. Astuce! Le champ multi-dimensionnel dans un cube permet de regrouper plusieurs champs simples. Exemple : le champ dimensionnel «année-trimestre-mois-date». En déployant chacun de ces champs on obtient une statistique de plus en plus fine. 41

29 Le module N de Série/ Lot Ce module offre la possibilité de gérer des articles de type n de série ou de type n de lot et communique parfaitement avec la Gestion Commerciale et le PGI Ligne PME Open Line TM. De la création à la recherche, en passant par la génération de documents d achats, de stocks ou encore de ventes, la gestion des n de lot ou des n de série est puissante et efficace. Enfin, la notion de traçabilité est présente à tout moment via des outils de recherches instantanés. Les n de série Saisie d un bon d entrée de stock d un article suivi en série La création d un n de série et d un n de lot Attribution automatique des n de série La création d un article de type n de série ou d un article n lot est très simple et très rapide. A l aide d un menu déroulant, il est possible de choisir le mode de suivi (série ou lot) de l article. Choix du mode de suivi de l article : n de série ou n de lot Attribution manuelle d un n de série unique, par douchette, en automatique... L entrée en stock d un article n de série/n de lot Les articles gérés en lot ou en série peuvent être générés à partir de bons d entrée en stock, de documents d achats... Dans le cas ou l article est présent en grande quantité, il est possible de générer les n de série ou les n de lot de manière automatique. La saisie manuelle ou avec l aide d une douchette reste bien entendu disponible. La traçabilité des n de série et des n de lot La gestion des articles de type n de série ou n de lot implique une traçabilité sans faille. C est pourquoi, grâce à l outil de recherche, il est possible d afficher instantanément tous les documents (achat, vente, stock...) dans lesquels un n de série ou un n de lot a été utilisé, vendu, acheté, assemblé... Cette recherche permet de bénéficier d un historique inversé en affichant tout type de document, soit en partant du plus récent, soit du plus ancien. Saisie du n de série ou du n de lot recherché (n unique ou un intervalle de numéro) Choix de l article suivi en lot ou en série Choix de l historique, par l affichage du document le plus récent en premier ou du document le plus ancien Module N de série/lot Les n de lot : Saisie d un bon d entrée de stock d un article suivi en lot Création d un n de lot et attribution de la quantité pour chaque n de lot. Dans cet exemple il y a plusieurs produits disponibles pour chaque n de lot Attribution automatique des n de lot Via la notion de «déplier-replier» il est possible d obtenir le détail par n Liste des documents 42 43

30 Dates de péremption (DLC-DLUO) La peut être proposée à toutes entreprises de distribution alimentaire grâce à la gestion des dates de péremption (Date Limite de Consommation et Date Limite d Utilisation Optimale). La création A la création des articles de type n de série/lot, il suffit simplement de préciser si l article est géré avec une DLC ou une DLUO. Paramétrage du suivi : N de série ou n de lot. Les nomenclatures avec N de série/lot en date de péremption Il est tout à fait possible d utiliser un numéro de série ou lot géré avec une date de péremption dans une nomenclature de fabrication. Un article composé tout comme un composant peut être géré en numéro de série/lot avec date de péremption. Par exemple, un jus de fruit en DLUO au 30/07/2018 peut avoir été assemblé en associant une bouteille, une étiquette, un emballage. Le suivi des dates de péremption Il est important également de noter que la gestion des denrées alimentaires nécessite une grande rigueur dans le suivi de son stock. Très performant, le logiciel permet : - au travers de la traçabilité, de rechercher et de suivre les n de série/lot dont la date de péremption arrive à terme. - à l établissement d une facture, de sélectionner automatiquement le lot dont la DLC/DLUO est la plus proche de la date de la facture, tout en étant postérieure à cette dernière. Choix du mode de suivi : date limite de consommation ou date limite d utilisation optimale. La traçabilité Cette fonction permet d afficher instantanément tous les documents (achat, vente, stock ) dans lesquels un N de série/lot avec date de péremption a été utilisé, vendu, acheté, assemblé L entrée en stock Permet de définir sous combien de jour l article doit sortir du stock (avant ou après la date limite). Permet de préciser des dates limites. Permet de sélectionner un n de série/lot. Module N de série/lot La saisie des n de série/lot avec date de péremption peut se faire soit : - à l aide d une douchette, - manuellement, - automatiquement grâce au logiciel. Liste des documents. La gestion des dates limites Attribution automatique des N de série/lot. Grâce à la gestion des dates limites, l utilisateur peut suivre précisément les articles arrivant à péremption. Permet de gérer les articles avec DLC-DLUO. Possibilité de recopier une date limite pour gagner du temps dans la saisie. Permet de visualiser la date de péremption et la date à laquelle le produit doit être sorti du stock. Attribution des dates limites de consommation

31 Les fonctions principales Des fiches détaillées de chaque solution de la ligne PME sont disponibles pour plus d informations. Gestion Commerciale Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Champs personnalisés (dont calculés) Tableau de bord personnalisable Recherche multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne (en option) Gestion des favoris Suivi des tiers Fichiers clients, prospects et fournisseurs Famille clients / prospects / fournisseurs Sous familles clients et fournisseurs Ajout de champs dans famille client : catégorie tarifaire, taux d escompte, frais de port, code commercial, mode de règlement par défaut Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fiches Contacts Tarifs et promotions clients Tarifs et promotions fournisseurs Gestion des modes de règlement et des échéances multiples Tableau de gestion des relances clients Multi-adresses de facturation et de livraison Publipostage Clients / fournisseurs en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Gestion des articles Articles / Famille articles / Sous famille articles Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Code article type bien ou service Gestion du multi-tarifs et promotion client/fournisseur Image associée à l article Etiquettes avec code-barres Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) Articles liés Articles de remplacement Articles en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Articles non facturables Autres taxes Synchronisation des articles avec le logiciel CRM Gestion des stocks Gestion de stock en multi-dépôts dont dépôt de transit Ordres et bons de transfert (traitement total ou partiel) Bons d entrée et bons de sortie Visualisation des mouvements de stocks Valorisation du stock au PUMP Saisie des inventaires Justification des écarts Réapprovisionnement automatique Possibilité de compléter une commande fournisseur existante Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et des achats Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs Factures et avoirs d acompte Regroupement de documents (devis, commandes, bons de livraison, de réception et de retour) Livraison / réception totale ou partielle Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception, bons de retour Factures et avoirs d achat Envoi des documents par s Paramétrage d un document comme «imprimé» Duplication d un document vente et achat dans un autre type de pièce Frais de port Facturation périodique Impression du planning des livraisons Facturation HT ou TTC Facturation d articles non référencés dans la base articles Numéro de révision pour les devis (suffixe supplémentaire) Escompte inconditionnel Remises complémentaires Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels Gestion des écarts de règlement Préparation à la remise en banque Remise en banque (pour les règlements client) Décaissement (pour les règlements fournisseur) Génération de fichiers SEPA et ETEBAC : virement, prélèvement, virement international Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d un client et d un fournisseur Historique d un document Historique des lignes de chaque document (pièce) Transfert de documents Journal des évènements Gestion du multi-devises (règlements, écarts, téléchargement des cours) Prix en devise par fournisseur sur l article Synchronisation des devis avec le logiciel CRM Ligne PME Gestion de l analytique Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des affaires Fiche par affaire regroupant les achats, les frais et les ventes Analyse synthétique entre les coûts et le CA pour obtenir la rentabilité de chaque affaire Données : prévisionnel et réalisé Statistiques détaillées : tableaux croisés dynamiques Gestion des commerciaux / collaborateurs Fichier commerciaux / collaborateurs Famille commerciaux / collaborateurs Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fonction des commerciaux / collaborateurs (assistant, commercial, responsable de service...) Barème de commissionnement Liste avec détail du calcul des commissionnements Commerciaux en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Gestion des nomenclatures Nomenclature de type fabrication Nomenclature de type commercial avec prise en compte de la TVA sur les composants Multi-niveaux Gestion de la somme des prix d achat ou des prix de vente HT, TTC ou prix de revient Ordres de fabrication Bons de fabrication (traitement total ou partiel) Ordres d assemblage Bons de désassemblage (traitement total ou partiel) Impact dans les statistiques avec prise en compte du niveau de nomenclature Editions Personnalisation des modèles d impression Déclaration DEB / DES (Déclaration d Echange de Biens et de Services) Importation/Exportation Export des écritures comptables au formatdu logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUA- DRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournisseurs, familles, barème des éco-contibution au format CSV Import/export paramétrables des articles, famille articles, sous famille articles, clients, familles clients, sous familles clients, contacts, fournisseurs, famille fournisseurs, sous familles fournisseurs, commerciaux/collaborateurs, famille commerciaux collaborateurs, barème éco-contributions, secteurs géographiques, groupes Import de pièces (Devis, commande, facture de vente), de règlements Client, de documents de stocks et des nomenclatures Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Lien e-commerce* : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Statistiques Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients Statistiques fournisseurs et financières (répartitions des règlements et des échéances) Statistiques paramétrables SQL Server Analysis Services (nécessite Microsoft SQL Standard) Comparatif N / N-1 Groupes statistiques par famille Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne Gestion des droits par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter

32 Les fonctions principales Caractéristiques générales Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Recherche d écritures multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne* Tableau de bord paramétrable Ecran de démarrage des tâches principales Tâches contextuelles Notes dans les fiches Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Champs personnalisés (dont calculés) Gestion des favoris Comptes Compta Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les comptes Transfert de comptes depuis le PCG Cumuls et graphes dans la fiche compte Tiers Reformatage des comptes Transfert comptable Historique des transferts comptables Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) Traitements comptables Saisie par journal et par mois Saisie au kilomètre Saisie guidée Saisie pratique et ventes comptoir Saisie par écriture Abonnements Association de comptes pour automatiser la saisie journal et kilomètre Ecritures simulées Contre-passation d écritures Numérotation automatique ou manuelle des pièces Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, de période à période et de groupe à groupe Consultation des comptes par exercice Consultation des comptes inter-exercices Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié Lettrage automatique au pointage d échéances Délettrage automatique Rapprochement par compte Rapprochement par journal 76 Génération d écritures comptables depuis le relevé bancaire Rapprochement bancaire manuel et automatique Import paramétrable des relevés bancaires Import des lignes de relevés au format ETEBAC et Qif Pointage, dépointage par code Comptabilisation manuelle et automatique des lignes de relevés bancaires Purge des relevés bancaires Echéance sur la ligne d écriture Echéancier détaillé Pointage des échéances Modes de règlement Moyens de paiement Génération des règlements par lot Calcul automatique de la TVA Télédéclaration de TVA multi-destinataires (DGFiP et OGA) Gestion automatique de l OD de TVA Liste des informations de TVA Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A Formulaire d acompte de TVA 3514 Report automatique du crédit TVA Déclaration 3519 (demande de remboursement) Télédéclaration de TVA multi-destinataires: DGFiP et OGA Télédéclaration au format EDI* Télépaiement au format EDI* Demande de remboursement au format EDI* Génération d un fichier de virement pour le règlement de la TVA Gestion des doublons des numéros de pièces Documents associés aux lignes d écriture Libellés types Libellés enrichis Recalcul des soldes Tri par date Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d avance Ecritures de régularisation : charges à payer et produits à recevoir Suppression des écritures non validées Grand-Livre et Balance interactifs Echéancier interactif clients et fournisseurs Règlements des Tiers Gestion des relances : choix du type de relance (téléphone, , courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d impayés, consultation de la liste des relances gestion des niveaux de sévérité, calcul du nombre de jours de retard Validation des écritures Clôtures mensuelles et annuelles Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) Gestion des chéquiers Virements internationaux CFONB Virements/prélèvements CFONB et SEPA Purge du plan comptable Journal des événements Archivage des données Déclôture mensuelle Gestion des notes de frais Gestion de l Impôt sur les sociétés : formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) Acompte sur IS Analytique et budgétaire Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes Assistant à la création de plans Ventilations analytiques sur la ligne d écriture Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans Cumuls et graphes par plan et par poste Consultation interactive Outil d application de grilles analytiques Grilles analytiques Statistiques analytiques sous forme de tableaux personnalisables Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables Outil de réaffectation analytique Gestion des budgets généraux et analytiques Statistiques budgétaires OD analytiques Editions Personnalisation des modèles d impression Journaux, Grand-Livre, Balance Balance âgée par échéance ou par lettrage Echéancier par pointage ou par lettrage Balance mensuelle, trimestrielle Rapprochement bancaire Bilan Compte de Résultat Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) Situations des comptes Encours clients Créances clients / Dettes fournisseurs Comparatif N / N-1 Impressions annuelles Journal centralisateur Avancement de saisie Suivi des écritures Chéquiers et lettres-chèques Bilan analytique Compte de Résultat analytique Balance analytique Grand-Livre analytique Grilles analytiques Budgets, écarts budgétaires N/N-1 77 Importation/Exportation Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Export des liasses fiscales Import texte des écritures et des comptes au format EBP Import texte automatique à l ouverture du dossier Export Interface Expert Envoi / réception d un dossier Expert-Comptable / client Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonnes Gestion des droits par valeurs (gestion des journaux interdits en saisie par utilisateur) Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta Cube OLAP*** Analyse multidimensionnelle *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. *** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD

33 Les fonctions principales Version réseau (en option) Agrément pour l année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l administration Import automatique de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open Line TM Import automatique des immobilisations issues des logiciels EBP Immobilisations Open Line TM Import d une balance issue d un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d un autre logiciel (.txt ou.csv) Sauvegarde du paramétrage de l import paramétrable Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d imposition : BIC : Déclaration Impôt sur les sociétés (IS) : cerfa 2065 et suivants Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants Régimes : Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G BNC : cerfa 2035 et suivants Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS Tableaux pour les organismes de gestion Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal cerfa 2143 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants Relevé de frais généraux : cerfa 2067 Édition des annexes Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion Personnalisation des plaquettes Gestion de 3 modèles de présentations par plaquette en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations Ajout ou suppression de pages (tableaux de gestion, annexes fiscales ) Modification de l ordre des chapîtres Ajout de document au format.docx Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions Liste d Organismes de Gestion Agréés modifiable Télédéclaration EDI-TDFC (1) Suivi des télétransmissions : acceptation, refus avec explications (1) Pour en savoir plus, Etats Financiers 78 Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Multi-établissements Version réseau (en option) Paye Gestion des payes Définition d un planning hebdomadaire Gestion du décalage de paye par établissement avec affinage sur le salarié Organismes de cotisations Définition des régimes et des tranches de cotisations Personnalisation des organismes (ou institutions) Personnalisation de l organisme collecteur pour les impressions et les déclarations Multi-banque Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d application Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions Définition de fonctions utilisant des paramètres de types différents (date, valeur, rubrique.) Définition des variables Définition des rubriques de type : brut, cotisation, net, commentaire Classement par thème des paramètres de paye Personnalisation des rubriques pour définir des périodes de rattachement Définition de profils et de sous profils de paye Personnalisation des rubriques pour définir des liaisons avec d autres rubriques Saisie semi-automatique des formules Mise à disposition à tout moment de la version système du paramétrage EBP pour consultation ou utilisation Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié Explication des calculs de paye Interrogation multiple des données de paye Paramétrage des tris sur les listes Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA Définition et personnalisation des cumuls Gestion des salariés Nombre de salariés illimité Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, contrat professionnalisation... Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement Documents rattachés au salarié (ajout de n importe quel document) Gestion du matricule en automatique ou manuel par établissement ou unique pour l ensemble des établissements Définition des modèles de documents administratifs Définition d un planning hebdomadaire par salarié Gestion des contrats parallèles Gestion des contrats de prévoyance et assurance Gestion des bulletins de paye Préparation des bulletins de paye en masse Reprise de paye sur les variables et les cumuls Bulletin de paye pour un salarié sorti (sommes isolées, portabilité des contrats de prévoyance) Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié Bulletin de reprise en cours d année ou bulletin cumul Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) ou depuis une grille de saisie Calcul des bulletins en masse avec filtres enrichis Paye inversée Régularisation progressive ou annuelle des bases de cotisation Validation individuelle des bulletins ou clôture de toute la période de paye Dévalidation individuelle des bulletins ou déclôture périodique pour revenir au mois précédent Reprise de paye sur les variables et les cumuls Traitements évolués DUCS EDI (1) URSSAF et IRC/IP DUCS papier états préparatoires Déclaration des données sociales à la norme 4DS (dispo fin 2012) Attestation Employeur Dématérialisée - AED (disponible fin 2012) Attestations de salaire, Maladie / AT Gestion des congés payés/absences Acquisition des congés payés en Jour ouvré, ouvrable ou personnalisé Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles). Définition de nouveaux types d absences Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye ou depuis une grille de saisie en masse Modification des dates de validité des congés payés et des absences pour la prise en compte dans le calcul du bulletin de paye Calcul automatique de la présence ou de l absence pour les entrées et les sorties en cours de mois Neutralisation des plafonds et des congés payés pour un bulletin Gestion des arrêts de travail Gestion des exercices Gestion des Exercices (social, congés payés, ) Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l événement Consultation interactive des données sur tous les exercices 79 Historisation des données de paye Historisation des paramétrages de paye et de la fiche salarié Consultation de la définition d une rubrique, d une variable, d un cumul prise en compte dans le bulletin validé Consultation de l historique des changements d un salarié et de son contrat de travail Consultation du paramétrage du contrat de travail du salarié pour le bulletin en cours et/ou validé Depuis le bulletin, même validé, consultation de l historique ayant servi au calcul du bulletin Impressions Fiches de paramétrage Etat des paiements / des variables / des heures Etats des absences par salarié et par type d absence Etats des variables avec personnalisation des grilles Etats des charges par organisme avec effectif Etats des charges salariales / Patronales Livre et Journal de paye avec personnalisation des grilles de cumuls Etat des congés payés Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte...) Différents modèles de bulletins de paye Duplicata des bulletins Réimpression des bulletins validés Fiche individuelle Lettre de revenus Imposables Transferts comptables Historique des transferts Transfert comptable des salaires et des paiements Import/Export Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Export des impressions au format PDF, Excel, HTML Import paramétrable des fiches salariés Import paramétrable des salariés venant de EBP Paye (v16) Import des documents administratifs de source externe Version Réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur et par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne et par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line* (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément.

34 Notes Module CRM Modules Le logiciel CRM peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Gestion Commerciale ou être vendu séparément Gestion des favoris dans la barre de navigation Recueil d informations clients/prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses Classification des Tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes Gestion des pistes : tiers peu qualifiés Fichiers s, appels, courriers, fax, tâches, événements Historique complet de tous les échanges ( s, appels, courriers, fax ) Gestion des collaborateurs Création d une fiche «opportunité» lorsqu un besoin est identifié : informations sur l offre commerciale concernée, la date de création, l état d avancement de l opportunité Edition d un devis Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) Envoi ciblé de courriers ou d s grâce à l assistant de publipostage (courriers) et d ing Segmentation des contacts sur des critères précis pour les regrouper selon un profil ou un besoin commun (Code Postal, classification, évaluation, origine, statut ) Champs personnalisés Personnalisation des vues dans tous les fichiers/listes (contacts, appels, opportunités ) : choix des colonnes, filtres sur critères précis Agenda Tableau de bord paramétrable et dynamique (accès aux fiches) Analyse des résultats : cube de données OLAP** pour élaborer des statistiques croisées sur toutes les données du logiciel. Lien avec EBP PGI Open Line TM et EBP Gestion Commerciale Open Line TM pour synchroniser ses données sur les tiers (client, prospect, fournisseur) Import/Export des contacts Outlook et de Google Contacts Import paramétrable de tiers à partir de fichiers csv ou txt Import/Export icalendar et vcalendar Synchronisation calendrier Outlook Mode réseau (en option Import des messages électroniques avec création d activité Ajout d»un bouton dans Outlook pour dupliquer l dans le CRM) Fonction Voip (nécessite un opérateur de téléphonie) ** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD. Module Immobilisations Le logiciel Immobilisations peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Comptabilité ou être vendu séparément. Gestion des favoris dans la barre de navigation Paramétrage des comptes comptables des fiches d immobilisations Plan d amortissement calculé sur 360 ou 365 jours Consultation du plan d amortissement Mode d amortissement linéaire, dégressif, dégressif personnalisé et non amortissable Gestion comptable et fiscale Simulation d achat d une immobilisation Gestion des immobilisations en cours Gestion des véhicules de la société Gestion des cessions d immobilisations, de la mise au rebut Gestion des éclatements (fractionnement d immobilisations en plusieurs immobilisations) Gestion des mutations, des composants, des dépréciations Gestion de la valeur de revente dans les calculs d amortissements (avec ou sans dérogatoire) Génération des écritures de dotation annuelle, d achat, de cession Editions des états préparatoires : Cerfa 2054, 2055 Edition de la Déclaration TVS : Taxe sur les Véhicules des Sociétés Transfert comptable des écritures d amortissements vers EBP PGI Open Line TM ou EBP Comptabilité Open Line TM Transfert comptables des échéances des contrat dans le journal de trésorerie Transfert comptables des écritures relatives aux contrats Module N de Série/ Lot Ce module est accessible à partir du PGI Open Line ou de la Gestion Commerciale Open Line. Gestion des dates limites DLC-DLUO Identification des articles par n de série ou par n de lot Traçabilité des articles par n de série ou par n de lot Recherche par n de série ou par n de lot Recherche inversé des articles par n de série ou par n de lot 80

35 Edito Ce guide vous permet de découvrir les fonctionnalités phares des logiciels de la. Chaque chapitre contient des illustrations des logiciels et des explications claires pour vous conforter dans le choix d une solution de la d EBP. La vente des solutions de la est exclusivement réservée à notre réseau d intégrateur certifié «Centre Agréé». Cet agrément vous assure que vous faites appel à un professionnel qualifié, formé aux logiciels de la et capable de vous proposer un diagnostic précis de vos besoins pour votre gestion. Nos intégrateurs sont à votre disposition pour vous conseiller et vous aider dans votre projet d informatique de gestion de votre entreprise. Ils vous accompagnent tout au long du déploiement de la solution EBP et sont à même de vous proposer des prestations d installation, de paramétrage, de formation et d assistance sur le logiciel ainsi que sur le matériel informatique. Configurations Minimales Requises : Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d exploitation supportés : Windows XP SP3 Windows Vista SP1 32 bits et 64 bits Windows 7 32 bits et 64 bits Windows 8 Windows XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l acquisition préalablement à l utilisation du logiciel.

36 Le Le guide guide Edition Septembre 2012

37 La qualification des Tiers Dans la conjoncture actuelle, l apport d un outil de CRM paraît comme essentiel pour parer aux difficultés des entreprises dans le maintien ou le gain de leurs parts de marché. La première étape d un CRM concerne la qualification de sa base de données clients/ prospects, visant à affiner la connaissance de chacun et l impact futur des opérations commerciales. Les fiches «contacts» et «comptes» Lorsque la fiche «piste» est suffisamment renseignée pour envisager une action commerciale, l entreprise peut les convertir sans ressaisie en contact (personne physique) ou en compte (personne morale). A partir de cette étape, l entreprise peut commencer à créer des fiches opportunités pour capitaliser sur ses clients et prospects. Introduction Le logiciel dispose de 3 bases Tiers pour classifier les clients/prospects selon leur statut : pistes, contacts, comptes. Multi-adresses livraison ). (facturation, Classification des contacts liés à l entreprise. Degré de connaissance du tiers Contacts (= personne Comptes (= entreprise) Client/prospect Pistes (= prospect peu qualifié) Création et suivi des «opportunités» de ventes. Historique complet de tous les échanges commerciaux (appels, RDV ). La fiche «pistes» Les «pistes» : répertorie les prospects ou «suspects» peu qualifiés dans le but de classer les fiches incomplètes et de les renseigner ultérieurement. Astuce! Le logiciel permet également d enregistrer une autre typologie de Tiers : les fournisseurs Coordonnées complètes dont , service Respect de l Opt-In (réglementation sur l envoi d informations et offres). Les échanges avec les Tiers Le CRM permet d enregistrer tous les échanges commerciaux (appels, RDV, s ) pour disposer d un historique complet de chaque contact venant ainsi renforcer la connaissance des tiers. Tous les utilisateurs peuvent accéder aux mêmes données ce qui facilite le partage des dossiers. Le CRM est la solution qui regroupe les informations stratégiques d une société liées à la prospection et à la fidélisation. «Piste» affiliée à une entreprise avec toutes les informations nécessaires. Degré d intérêt du contact envers l entreprise (Froid, tiède, chaud). Enregistrement d un RDV. Statut de l échange : en cours, terminé, reporté. CRM Attribution d un collaborateur unique pour un suivi personnalisé. Durée du RDV réelle (chronomètre). Possibilité de mettre une alarme pour rappeler le RDV. Différents onglets sont accessibles pour compléter la fiche. Possibilité d associer cet événement à une campagne ou une opportunité. Astuce! EBP CRM permet d ajouter des champs supplémentaires grâce à la fonction «champs personnalisés». Astuce! Cet outil offre la possibilité de générer une levée de fiche dans le CRM par un appel téléphonique

38 Le suivi de l efficacité commerciale EBP CRM offre aux directeurs des ventes et aux commerciaux un outil collaboratif qui leur permet de suivre et d analyser les différentes opportunités (détectées, abouties ). Ils peuvent ensuite mettre en place les stratégies adéquates pour se concentrer sur les affaires à plus forts potentiels. Grâce à un suivi précis le directeur des ventes pourra également comparer rapidement les résultats actuels aux objectifs fixés. La liste des opportunités La liste des opportunités est un outil de suivi non seulement pour les commerciaux mais aussi pour le directeur des ventes. En effet, ce dernier pourra immédiatement identifier les opportunités les plus prometteuses, sur lesquels les commerciaux doivent accentuer leurs efforts commerciaux. Les opportunités de ventes Grâce aux données collectées et par effet d entonnoir, l entreprise peut détecter des besoins réels sur ses clients ou prospects. Dans le logiciel, cela se matérialise par la création d une fiche «opportunité» pour suivre méthodiquement son évolution et in fine la transformer en vente. Cette liste permet d avoir une vue globale des opportunités de vente. Le motif de clôture saisi ici permettra ensuite à l utilisateur de faire apparaître cette donnée en gestion de vue Permet d associer cette opportunité à une campagne marketing. Etat d avancement de l opportunité avec un pourcentage probable de réussite par défaut. Grâce à la gestion des vues, l utilisateur peut se créer sa propre liste de consultation. Par exemple, cette vue personnalisée permet de trier les opportunités par étape. Permet de visualiser le montant estimé, % de probabilité de réussite, l état d avancement. CRM Possibilité de rattacher le ou les devis. Liste des échanges liés à cette opportunité. Statistiques de ventes pour étudier la faisabilité de l affaire (estimé, estimé pondéré calculé selon le pourcentage probable de réussite). Pour mesurer l efficacité de ses collaborateurs, plusieurs indicateurs sont disponibles : la qualification des contacts, les activités en cours, le taux de conversion des opportunités en vente, l atteinte des objectifs de vente, le planning. La création des opportunités de ventes est donc une étape importante qui permet d indiquer l offre concernée, l état d avancement, le montant des ventes estimées, réelles 48 Astuce! Le chef d entreprise pourra identifier le prévisionnel de vente lié aux opportunités commerciales. Il peut suivre le taux de conversion des opportunités et calculer son chiffre sur une période donnée. 49

39 La gestion des commerciaux Grâce au CRM, le dirigeant de l entreprise va pouvoir suivre efficacement son équipe commerciale et en améliorer sa performance. De même, de nombreuses informations sont mises à disposition pour aider au quotidien les commerciaux : l agenda, les activités à traiter... Activités à traiter Chaque collaborateur peut gérer ses priorités grâce à un écran de travail personnalisé. Cet écran permet de regrouper toutes les activités à traiter par collaborateur (événement, appel, ). Elles sont triées par priorité puis par date. L agenda Chaque collaborateur de l entreprise dispose d un agenda avec différentes périodicités (journalier, hebdomadaire ). Totalement interactif, il est permet de consulter les différents rendez-vous de la journée, de les modifier et d en créer. Il est également possible de programmer des rappels pour un RDV. Le bouton «Démarrer la prochaine activité» ouvre l activité que le collaborateur doit traiter. Indique le nombre d activités à traiter Visualisation des agendas de chaque collaborateur. Choix de l agenda d un collaborateur. Récapitulatif des échanges (classés par priorité). Etablissement des devis Synchronisation Outlook. avec Pour offrir aux clients un service de tout premier ordre, les commerciaux doivent pouvoir établir des devis depuis leur CRM en liaison avec la Gestion Commerciale. La synchronisation des articles et des devis avec le logiciel Gestion Commerciale permettra de récupérer la totalité des données saisies dans le CRM pour passer de la phase opportunité de vente à la facturation sans aucune ressaisie. Chaque modification sera répercutée automatiquement dans l autre logiciel afin de garder une seule et même information. CRM Permet de modifier le devis synchronisé. La synchronisation avec Outlook permet d envoyer les rendez-vous du CRM vers Outlook et de recevoir les rendezvous d Outlook vers le CRM. Il s agit d une véritable synchronisation, cela signifie donc que les rendez-vous déjà synchronisés ne seront pas dupliqués. Astuce! Le chef d entreprise peut consulter les agendas de l ensemble de ses collaborateurs tout en limitant leurs droits d accès

40 Les campagnes marketing Le CRM permet d exploiter à 100% sa base de données en réalisant des campagnes de fidélisation ou de prospection avec une offre commerciale répondant aux attentes des clients ou prospects ciblés. Les campagnes marketing sont réalisées en prenant en compte de nombreux éléments : segmentation, vérification des cibles, détection des doublons, choix du support ( , courrier, appel, fax), évaluation des coûts de la campagne (fixe, variable), récapitulatif des éléments. Le publipostage Le publipostage permet de réaliser des actions de marketing direct contenant un même message à une cible ayant des critères communs. Pour améliorer l efficacité de cette action, l utilisateur peut utiliser des modèles de supports marketing pré-établis ou les personnaliser avec sa propre charte graphique. Segmentation A chaque action, une cible! Il est possible de segmenter les contacts sur des critères précis : typologie de client avec un profil commun, opportunité de vente additionnelle ou croisée, données géographiques et autres. Cette distinction permet d adopter un marketing one to one (personnalisé) : «un message orienté client sera toujours mieux perçu». L écran d accueil intègre tous les éléments essentiels à l élaboration d une campagne. Permet de créer une campagne de type Courrier, , appel, fax. Paramétrage de la date de début et de fin de la campagne. Statistiques Enfin pour évaluer le coût d une campagne et mesurer le retour sur investissement, l utilisateur pourra obtenir des statistiques par campagne tels que le pourcentage d avancement, les taux de retours, les coûts et le chiffre d affaires liés à la campagne. CRM Permet d ajouter ou d exclure des tiers. Regroupe toutes les cibles visées par la campagne. Permet de vérifier les cibles concernées et les doublons. Activités et opportunités liées à chaque campagne Dans chaque campagne seront stockées toutes les activités et opportunités liées à la campagne. Cela permet d avoir une vue globale des retombées

41 Les fonctions principales Des fiches détaillées de chaque solution de la ligne PME sont disponibles pour plus d informations. Gestion Commerciale Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Champs personnalisés (dont calculés) Tableau de bord personnalisable Recherche multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne (en option) Gestion des favoris Suivi des tiers Fichiers clients, prospects et fournisseurs Famille clients / prospects / fournisseurs Sous familles clients et fournisseurs Ajout de champs dans famille client : catégorie tarifaire, taux d escompte, frais de port, code commercial, mode de règlement par défaut Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fiches Contacts Tarifs et promotions clients Tarifs et promotions fournisseurs Gestion des modes de règlement et des échéances multiples Tableau de gestion des relances clients Multi-adresses de facturation et de livraison Publipostage Clients / fournisseurs en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Gestion des articles Articles / Famille articles / Sous famille articles Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Code article type bien ou service Gestion du multi-tarifs et promotion client/fournisseur Image associée à l article Etiquettes avec code-barres Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) Articles liés Articles de remplacement Articles en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Articles non facturables Autres taxes Synchronisation des articles avec le logiciel CRM Gestion des stocks Gestion de stock en multi-dépôts dont dépôt de transit Ordres et bons de transfert (traitement total ou partiel) Bons d entrée et bons de sortie Visualisation des mouvements de stocks Valorisation du stock au PUMP Saisie des inventaires Justification des écarts Réapprovisionnement automatique Possibilité de compléter une commande fournisseur existante Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et des achats Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs Factures et avoirs d acompte Regroupement de documents (devis, commandes, bons de livraison, de réception et de retour) Livraison / réception totale ou partielle Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception, bons de retour Factures et avoirs d achat Envoi des documents par s Paramétrage d un document comme «imprimé» Duplication d un document vente et achat dans un autre type de pièce Frais de port Facturation périodique Impression du planning des livraisons Facturation HT ou TTC Facturation d articles non référencés dans la base articles Numéro de révision pour les devis (suffixe supplémentaire) Escompte inconditionnel Remises complémentaires Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels Gestion des écarts de règlement Préparation à la remise en banque Remise en banque (pour les règlements client) Décaissement (pour les règlements fournisseur) Génération de fichiers SEPA et ETEBAC : virement, prélèvement, virement international Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d un client et d un fournisseur Historique d un document Historique des lignes de chaque document (pièce) Transfert de documents Journal des évènements Gestion du multi-devises (règlements, écarts, téléchargement des cours) Prix en devise par fournisseur sur l article Synchronisation des devis avec le logiciel CRM Ligne PME Gestion de l analytique Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des affaires Fiche par affaire regroupant les achats, les frais et les ventes Analyse synthétique entre les coûts et le CA pour obtenir la rentabilité de chaque affaire Données : prévisionnel et réalisé Statistiques détaillées : tableaux croisés dynamiques Gestion des commerciaux / collaborateurs Fichier commerciaux / collaborateurs Famille commerciaux / collaborateurs Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fonction des commerciaux / collaborateurs (assistant, commercial, responsable de service...) Barème de commissionnement Liste avec détail du calcul des commissionnements Commerciaux en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Gestion des nomenclatures Nomenclature de type fabrication Nomenclature de type commercial avec prise en compte de la TVA sur les composants Multi-niveaux Gestion de la somme des prix d achat ou des prix de vente HT, TTC ou prix de revient Ordres de fabrication Bons de fabrication (traitement total ou partiel) Ordres d assemblage Bons de désassemblage (traitement total ou partiel) Impact dans les statistiques avec prise en compte du niveau de nomenclature Editions Personnalisation des modèles d impression Déclaration DEB / DES (Déclaration d Echange de Biens et de Services) Importation/Exportation Export des écritures comptables au formatdu logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUA- DRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournisseurs, familles, barème des éco-contibution au format CSV Import/export paramétrables des articles, famille articles, sous famille articles, clients, familles clients, sous familles clients, contacts, fournisseurs, famille fournisseurs, sous familles fournisseurs, commerciaux/collaborateurs, famille commerciaux collaborateurs, barème éco-contributions, secteurs géographiques, groupes Import de pièces (Devis, commande, facture de vente), de règlements Client, de documents de stocks et des nomenclatures Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Lien e-commerce* : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Statistiques Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients Statistiques fournisseurs et financières (répartitions des règlements et des échéances) Statistiques paramétrables SQL Server Analysis Services (nécessite Microsoft SQL Standard) Comparatif N / N-1 Groupes statistiques par famille Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne Gestion des droits par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter

42 Les fonctions principales Caractéristiques générales Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Recherche d écritures multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne* Tableau de bord paramétrable Ecran de démarrage des tâches principales Tâches contextuelles Notes dans les fiches Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Champs personnalisés (dont calculés) Gestion des favoris Comptes Compta Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les comptes Transfert de comptes depuis le PCG Cumuls et graphes dans la fiche compte Tiers Reformatage des comptes Transfert comptable Historique des transferts comptables Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) Traitements comptables Saisie par journal et par mois Saisie au kilomètre Saisie guidée Saisie pratique et ventes comptoir Saisie par écriture Abonnements Association de comptes pour automatiser la saisie journal et kilomètre Ecritures simulées Contre-passation d écritures Numérotation automatique ou manuelle des pièces Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, de période à période et de groupe à groupe Consultation des comptes par exercice Consultation des comptes inter-exercices Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié Lettrage automatique au pointage d échéances Délettrage automatique Rapprochement par compte Rapprochement par journal 76 Génération d écritures comptables depuis le relevé bancaire Rapprochement bancaire manuel et automatique Import paramétrable des relevés bancaires Import des lignes de relevés au format ETEBAC et Qif Pointage, dépointage par code Comptabilisation manuelle et automatique des lignes de relevés bancaires Purge des relevés bancaires Echéance sur la ligne d écriture Echéancier détaillé Pointage des échéances Modes de règlement Moyens de paiement Génération des règlements par lot Calcul automatique de la TVA Télédéclaration de TVA multi-destinataires (DGFiP et OGA) Gestion automatique de l OD de TVA Liste des informations de TVA Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A Formulaire d acompte de TVA 3514 Report automatique du crédit TVA Déclaration 3519 (demande de remboursement) Télédéclaration de TVA multi-destinataires: DGFiP et OGA Télédéclaration au format EDI* Télépaiement au format EDI* Demande de remboursement au format EDI* Génération d un fichier de virement pour le règlement de la TVA Gestion des doublons des numéros de pièces Documents associés aux lignes d écriture Libellés types Libellés enrichis Recalcul des soldes Tri par date Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d avance Ecritures de régularisation : charges à payer et produits à recevoir Suppression des écritures non validées Grand-Livre et Balance interactifs Echéancier interactif clients et fournisseurs Règlements des Tiers Gestion des relances : choix du type de relance (téléphone, , courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d impayés, consultation de la liste des relances gestion des niveaux de sévérité, calcul du nombre de jours de retard Validation des écritures Clôtures mensuelles et annuelles Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) Gestion des chéquiers Virements internationaux CFONB Virements/prélèvements CFONB et SEPA Purge du plan comptable Journal des événements Archivage des données Déclôture mensuelle Gestion des notes de frais Gestion de l Impôt sur les sociétés : formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) Acompte sur IS Analytique et budgétaire Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes Assistant à la création de plans Ventilations analytiques sur la ligne d écriture Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans Cumuls et graphes par plan et par poste Consultation interactive Outil d application de grilles analytiques Grilles analytiques Statistiques analytiques sous forme de tableaux personnalisables Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables Outil de réaffectation analytique Gestion des budgets généraux et analytiques Statistiques budgétaires OD analytiques Editions Personnalisation des modèles d impression Journaux, Grand-Livre, Balance Balance âgée par échéance ou par lettrage Echéancier par pointage ou par lettrage Balance mensuelle, trimestrielle Rapprochement bancaire Bilan Compte de Résultat Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) Situations des comptes Encours clients Créances clients / Dettes fournisseurs Comparatif N / N-1 Impressions annuelles Journal centralisateur Avancement de saisie Suivi des écritures Chéquiers et lettres-chèques Bilan analytique Compte de Résultat analytique Balance analytique Grand-Livre analytique Grilles analytiques Budgets, écarts budgétaires N/N-1 77 Importation/Exportation Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Export des liasses fiscales Import texte des écritures et des comptes au format EBP Import texte automatique à l ouverture du dossier Export Interface Expert Envoi / réception d un dossier Expert-Comptable / client Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonnes Gestion des droits par valeurs (gestion des journaux interdits en saisie par utilisateur) Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta Cube OLAP*** Analyse multidimensionnelle *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. *** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD

43 Les fonctions principales Version réseau (en option) Agrément pour l année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l administration Import automatique de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open Line TM Import automatique des immobilisations issues des logiciels EBP Immobilisations Open Line TM Import d une balance issue d un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d un autre logiciel (.txt ou.csv) Sauvegarde du paramétrage de l import paramétrable Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d imposition : BIC : Déclaration Impôt sur les sociétés (IS) : cerfa 2065 et suivants Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants Régimes : Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G BNC : cerfa 2035 et suivants Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS Tableaux pour les organismes de gestion Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal cerfa 2143 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants Relevé de frais généraux : cerfa 2067 Édition des annexes Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion Personnalisation des plaquettes Gestion de 3 modèles de présentations par plaquette en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations Ajout ou suppression de pages (tableaux de gestion, annexes fiscales ) Modification de l ordre des chapîtres Ajout de document au format.docx Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions Liste d Organismes de Gestion Agréés modifiable Télédéclaration EDI-TDFC (1) Suivi des télétransmissions : acceptation, refus avec explications (1) Pour en savoir plus, Etats Financiers 78 Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Multi-établissements Version réseau (en option) Paye Gestion des payes Définition d un planning hebdomadaire Gestion du décalage de paye par établissement avec affinage sur le salarié Organismes de cotisations Définition des régimes et des tranches de cotisations Personnalisation des organismes (ou institutions) Personnalisation de l organisme collecteur pour les impressions et les déclarations Multi-banque Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d application Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions Définition de fonctions utilisant des paramètres de types différents (date, valeur, rubrique.) Définition des variables Définition des rubriques de type : brut, cotisation, net, commentaire Classement par thème des paramètres de paye Personnalisation des rubriques pour définir des périodes de rattachement Définition de profils et de sous profils de paye Personnalisation des rubriques pour définir des liaisons avec d autres rubriques Saisie semi-automatique des formules Mise à disposition à tout moment de la version système du paramétrage EBP pour consultation ou utilisation Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié Explication des calculs de paye Interrogation multiple des données de paye Paramétrage des tris sur les listes Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA Définition et personnalisation des cumuls Gestion des salariés Nombre de salariés illimité Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, contrat professionnalisation... Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement Documents rattachés au salarié (ajout de n importe quel document) Gestion du matricule en automatique ou manuel par établissement ou unique pour l ensemble des établissements Définition des modèles de documents administratifs Définition d un planning hebdomadaire par salarié Gestion des contrats parallèles Gestion des contrats de prévoyance et assurance Gestion des bulletins de paye Préparation des bulletins de paye en masse Reprise de paye sur les variables et les cumuls Bulletin de paye pour un salarié sorti (sommes isolées, portabilité des contrats de prévoyance) Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié Bulletin de reprise en cours d année ou bulletin cumul Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) ou depuis une grille de saisie Calcul des bulletins en masse avec filtres enrichis Paye inversée Régularisation progressive ou annuelle des bases de cotisation Validation individuelle des bulletins ou clôture de toute la période de paye Dévalidation individuelle des bulletins ou déclôture périodique pour revenir au mois précédent Reprise de paye sur les variables et les cumuls Traitements évolués DUCS EDI (1) URSSAF et IRC/IP DUCS papier états préparatoires Déclaration des données sociales à la norme 4DS (dispo fin 2012) Attestation Employeur Dématérialisée - AED (disponible fin 2012) Attestations de salaire, Maladie / AT Gestion des congés payés/absences Acquisition des congés payés en Jour ouvré, ouvrable ou personnalisé Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles). Définition de nouveaux types d absences Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye ou depuis une grille de saisie en masse Modification des dates de validité des congés payés et des absences pour la prise en compte dans le calcul du bulletin de paye Calcul automatique de la présence ou de l absence pour les entrées et les sorties en cours de mois Neutralisation des plafonds et des congés payés pour un bulletin Gestion des arrêts de travail Gestion des exercices Gestion des Exercices (social, congés payés, ) Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l événement Consultation interactive des données sur tous les exercices 79 Historisation des données de paye Historisation des paramétrages de paye et de la fiche salarié Consultation de la définition d une rubrique, d une variable, d un cumul prise en compte dans le bulletin validé Consultation de l historique des changements d un salarié et de son contrat de travail Consultation du paramétrage du contrat de travail du salarié pour le bulletin en cours et/ou validé Depuis le bulletin, même validé, consultation de l historique ayant servi au calcul du bulletin Impressions Fiches de paramétrage Etat des paiements / des variables / des heures Etats des absences par salarié et par type d absence Etats des variables avec personnalisation des grilles Etats des charges par organisme avec effectif Etats des charges salariales / Patronales Livre et Journal de paye avec personnalisation des grilles de cumuls Etat des congés payés Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte...) Différents modèles de bulletins de paye Duplicata des bulletins Réimpression des bulletins validés Fiche individuelle Lettre de revenus Imposables Transferts comptables Historique des transferts Transfert comptable des salaires et des paiements Import/Export Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Export des impressions au format PDF, Excel, HTML Import paramétrable des fiches salariés Import paramétrable des salariés venant de EBP Paye (v16) Import des documents administratifs de source externe Version Réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur et par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne et par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line* (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément.

44 Notes Module CRM Modules Le logiciel CRM peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Gestion Commerciale ou être vendu séparément Gestion des favoris dans la barre de navigation Recueil d informations clients/prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses Classification des Tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes Gestion des pistes : tiers peu qualifiés Fichiers s, appels, courriers, fax, tâches, événements Historique complet de tous les échanges ( s, appels, courriers, fax ) Gestion des collaborateurs Création d une fiche «opportunité» lorsqu un besoin est identifié : informations sur l offre commerciale concernée, la date de création, l état d avancement de l opportunité Edition d un devis Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) Envoi ciblé de courriers ou d s grâce à l assistant de publipostage (courriers) et d ing Segmentation des contacts sur des critères précis pour les regrouper selon un profil ou un besoin commun (Code Postal, classification, évaluation, origine, statut ) Champs personnalisés Personnalisation des vues dans tous les fichiers/listes (contacts, appels, opportunités ) : choix des colonnes, filtres sur critères précis Agenda Tableau de bord paramétrable et dynamique (accès aux fiches) Analyse des résultats : cube de données OLAP** pour élaborer des statistiques croisées sur toutes les données du logiciel. Lien avec EBP PGI Open Line TM et EBP Gestion Commerciale Open Line TM pour synchroniser ses données sur les tiers (client, prospect, fournisseur) Import/Export des contacts Outlook et de Google Contacts Import paramétrable de tiers à partir de fichiers csv ou txt Import/Export icalendar et vcalendar Synchronisation calendrier Outlook Mode réseau (en option Import des messages électroniques avec création d activité Ajout d»un bouton dans Outlook pour dupliquer l dans le CRM) Fonction Voip (nécessite un opérateur de téléphonie) ** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD. Module Immobilisations Le logiciel Immobilisations peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Comptabilité ou être vendu séparément. Gestion des favoris dans la barre de navigation Paramétrage des comptes comptables des fiches d immobilisations Plan d amortissement calculé sur 360 ou 365 jours Consultation du plan d amortissement Mode d amortissement linéaire, dégressif, dégressif personnalisé et non amortissable Gestion comptable et fiscale Simulation d achat d une immobilisation Gestion des immobilisations en cours Gestion des véhicules de la société Gestion des cessions d immobilisations, de la mise au rebut Gestion des éclatements (fractionnement d immobilisations en plusieurs immobilisations) Gestion des mutations, des composants, des dépréciations Gestion de la valeur de revente dans les calculs d amortissements (avec ou sans dérogatoire) Génération des écritures de dotation annuelle, d achat, de cession Editions des états préparatoires : Cerfa 2054, 2055 Edition de la Déclaration TVS : Taxe sur les Véhicules des Sociétés Transfert comptable des écritures d amortissements vers EBP PGI Open Line TM ou EBP Comptabilité Open Line TM Transfert comptables des échéances des contrat dans le journal de trésorerie Transfert comptables des écritures relatives aux contrats Module N de Série/ Lot Ce module est accessible à partir du PGI Open Line ou de la Gestion Commerciale Open Line. Gestion des dates limites DLC-DLUO Identification des articles par n de série ou par n de lot Traçabilité des articles par n de série ou par n de lot Recherche par n de série ou par n de lot Recherche inversé des articles par n de série ou par n de lot 80

45 Edito Ce guide vous permet de découvrir les fonctionnalités phares des logiciels de la. Chaque chapitre contient des illustrations des logiciels et des explications claires pour vous conforter dans le choix d une solution de la d EBP. La vente des solutions de la est exclusivement réservée à notre réseau d intégrateur certifié «Centre Agréé». Cet agrément vous assure que vous faites appel à un professionnel qualifié, formé aux logiciels de la et capable de vous proposer un diagnostic précis de vos besoins pour votre gestion. Nos intégrateurs sont à votre disposition pour vous conseiller et vous aider dans votre projet d informatique de gestion de votre entreprise. Ils vous accompagnent tout au long du déploiement de la solution EBP et sont à même de vous proposer des prestations d installation, de paramétrage, de formation et d assistance sur le logiciel ainsi que sur le matériel informatique. Configurations Minimales Requises : Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d exploitation supportés : Windows XP SP3 Windows Vista SP1 32 bits et 64 bits Windows 7 32 bits et 64 bits Windows 8 Windows XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l acquisition préalablement à l utilisation du logiciel.

46 Le Le guide guide Edition Septembre 2012

47 La saisie comptable Une bonne gestion d entreprise commence par une bonne saisie des écritures comptables. C est pourquoi, les logiciels de la réunissent tous les avantages d une saisie puissante et rapide, associée à une ergonomie intuitive. Une autre saisie comptable : la saisie guidée En fonction des habitudes de travail et de la manière dont fonctionne l entreprise, il est possible de choisir la saisie guidée. Pour les écritures récurrentes qui n ont pas ou peu de modification (exemple : le loyer...). Des guides peuvent être créés pour les achats, les ventes et la trésorerie. L écran de saisie Un écran de saisie ergonomique, agrémenté de toutes les fonctions utiles afin de gagner du temps dans le travail quotidien. Visualisez la facture à l origine de l écriture comptable. Choix du journal et de la période. Sélectionnez le guide. Le logiciel indique l état du document : en cours, comptabilisé. Renseignez la date du jour, le montant et tout se calcule automatiquement. Ajoutez, insérez ou supprimez une pièce ou une ligne dans une pièce. Et pour gagner en productivité : la saisie au kilomètre La saisie au kilomètre s adresse aux personnes maîtrisant la saisie comptable, habituées à la saisie par journal. Modifiez le classeur si l écriture est issue de la saisie classeur. Simulez une écriture. Validez une écriture. Il s agit d une saisie rapide des écritures, tous journaux et toutes périodes confondus (achats, ventes et règlements). Lorsque toutes les saisies sont enregistrées et à la fermeture de l écran, le logiciel répartit automatiquement les écritures dans les journaux et les périodes correspondants. Il est également possible de contrôler les cumuls des écritures saisies grâce à un récapitulatif. Lors du travail en réseau, il est possible de saisir des écritures à plusieurs en saisie au kilomètre. Cette nouvelle saisie offre davantage de souplesse et une meilleure productivité pour ses utilisateurs. Gérez plusieurs échéances par factures. Contrepassez ou transférez l écriture. Chaque pièce comptable saisie est identifiable par l encadré noir dans un journal. Saisie des écritures tous journaux confondus. La fonctionnalité «comptes associés» permet d associer des comptes pour les clients et pour les fournisseurs. Il suffit de sélectionner le client ou le fournisseur souhaité, de cliquer sur «Ajouter», de rentrer le numéro de compte désiré. Ainsi, à chaque fois que ce client ou ce fournisseur est sélectionné en saisie journal ou en saisie au kilomètre, les comptes qui lui sont associés apparaissent automatiquement. Cela équivaut à un pré-paramétrage des comptes et permet un gain de temps dans la saisie des journaux. Tous les comptes du plan comptable peuvent être utilisés comme comptes associés. Récapitulatif pour le contrôle des cumuls des écritures saisies. Astuce! Le travail de saisie est facilité lorsque vous gérez la facturation. Le fait d établir une facture de ventes, d achats ou un règlement en gestion va automatiquement générer une écriture comptable. Aucune ressaisie n est nécessaire. Finances 54 55

48 L analytique La comptabilité analytique est un complément indispensable à la comptabilité générale pour affiner la gestion de l entreprise. Le logiciel de Comptabilité et le PGI de la Ligne PME Open Line TM permettent de réaliser une comptabilité analytique sur un nombre de plans (axes) analytiques illimité et une gestion des postes multi-niveaux. La création du plan et des postes analytiques La consultation analytique L analyse verticale des ventilations devient possible grâce à la consultation analytique. De nombreux critères permettent de filtrer les résultats obtenus. Par exemple, il est possible d afficher les ventilations par niveau. Cela permet de visualiser les ventilations totales par poste (niveau 1) et les ventilations détaillées par sous-poste (niveau 2, niveau 3, ). Le logiciel permet également une analyse horizontale des postes analytiques grâce à la consultation simultanée de la rentabilité d un service pour tous les établissements par exemple. Le plan se présente sous forme d arborescence afin de mieux distinguer les différents niveaux d analyse. Un assistant de création de plan permet de créer en quelques clics un plan analytique. Sélectionnez les postes et les sous-postes analytiques pour un filtrage plus avancé et consultez les résultats dans la liste ci-dessous. Ici, on a choisi d analyser les Atelier 1 et 2 des établissements de Lyon, Paris et Nantes. Choisissez le plan analytique et le niveau d analyse. Ici, le niveau 3 est le niveau d analyse le plus détaillé. Liste des résultats de la recherche. A cette étape, l assistant vous demande de renseigner les codes et intitulés pour les postes analytiques de niveau 2. Cliquez sur «suivant» pour saisir les codes et postes analytiques du niveau 3 ou sur «précédent» pour modifier les informations du niveau 1. Il est possible de créer jusqu à 12 niveaux de postes. La saisie analytique d une écriture Les statistiques analytiques De nombreuses statistiques de données sont disponibles sur les ventilations analytiques : par poste, par période, par poste et par compte, sur deux ou trois plans Il est donc possible de réaliser des analyses verticales et horizontales pointues et de les visualiser sous forme graphique pour une exploitation approfondie des données. Le choix du poste analytique se fait directement depuis le journal au moment de la saisie des écritures. Sur les comptes gérant l analytique, il est possible d accéder à une fenêtre de ventilation détaillée. La ventilation analytique va s effectuer en complétant soit le pourcentage, soit le montant attribué à chaque poste analytique ou en appliquant une grille analytique créée au préalable. Ici, seuls les comptes 6 ont été paramétrés pour gérer l analytique Sélectionnez le type de statistiques. Les statistiques des ventilations analytiques sur 2 ou 3 plans permettent, par exemple, de consulter la rentabilité de différents services pour un ou plusieurs établissements. Affichez les données sous forme de tableau ou de graphique personnalisables. Cochez la case pour obtenir une vue simplifiée ou détaillée en fonction de vos habitudes de travail. Visualisez le solde à ventiler Ajoutez, insérez ou supprimez des ventilations. Les éditions analytiques Le logiciel propose plusieurs modèles d impression pré-paramétrés allant de la liste des plans analytiques au Compte de Résultat analytique en passant par la Balance analytique, le Grand-Livre analytique, Finances Visualisez le pourcentage et le montant total ventilés. Astuce! Vérifiez qu aucune saisie n a été oubliée en imprimant via un état spécifique les lignes non ventilées

49 La gestion des budgets La gestion des budgets est un aspect essentiel dans la gestion d une PME car elle permet d établir des prévisions financières sur des postes importants de l entreprise. Ainsi, l élaboration d un budget va permettre de comparer les dépenses estimées avec les dépenses réellement réalisées par l entreprise. Cet indicateur important est une aide précieuse à la décision pour le dirigeant qui peut ensuite ajuster ou modifier sa stratégie pour atteindre les objectifs fixés. Les logiciels de la offrent la possibilité de gérer deux types de budgets : les budgets de type «général» et les budgets de type «analytique». Les budgets analytiques Comme le nom l indique, ces budgets portent sur les postes analytiques qui entrent en ligne de compte dans la tenue de la comptabilité analytique. Il est possible de gérer des budgets analytiques sur n importe quel niveau analytique permettant ainsi des analyses fines et précises L onglet donation fonctionne de la même manière que les budgets généraux Choix du type de budget Les budgets généraux Les budgets généraux peuvent être réalisés sur tout type de compte (classe1, 2, 3...6,7...) et permettent de réaliser des prévisions précises sur des postes de charges et/ou de produits. Ils permettent aussi, par exemple, de contrôler simplement et précisément une subvention ou une allocation attribuée à l entreprise. Choix du type de budget Choix des postes analytiques Choix des comptes comptables pour lesquels la comptabilité analytique est gérée Choix du type d écriture prise en compte dans l analyse Choix du niveau analytique en fonction de la finesse de l analyse demandée Le report budgétaire Choix des intervalles de comptes Afin de gagner du temps dans l établissement des nouveaux budgets, les logiciels de la permettent de récupérer dans l exercice N+1 le budget estimé ou le réalisé de l année précédente. Lors du calcul du report, un assistant de reports budgétaires permet d ajuster automatiquement le résultat selon plusieurs critères de choix. L onglet dotation permet de d accéder à la fenêtre d estimation et de réalisation Saisie de l estimation annuelle Calcul du réalisé en fonction des saisies comptables via le bouton : «Actualiser le réalisé» Choix des exercices : n et n+1 Finances Calculs automatiques de l écart et du pourcentage de réalisation Récupération du montant à reporter. Soit à partir de «l estimé» ou du «réalisé» Saisie du montant estimé mois par mois. L estimation annuelle se calcule alors automatiquement Modification du résultat final selon 4 critères 58 59

50 Les états comptables Toute entreprise qui établit des factures d achats et de ventes doit déclarer sa TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) auprès de son centre des Impôts. Elle peut être effectuée mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Tout dépend du régime fiscal de l entreprise. La vérification des données Les montants indiqués dans la déclaration de TVA peuvent être contrôlés grâce à un justificatif, intégré dans le logiciel. Les sommes calculées sur les débits et sur les encaissements sont également vérifiables. Le paramétrage Après avoir paramétré le logiciel en fonction du mode de gestion de la TVA (sur les débits, sur les encaissements ou de manière mixte), il suffit de choisir le type de déclaration de TVA (CA 3 mensuelle ou trimestrielle ou CA 12 annuelle). Renseignez les informations sur la TVA. Contrôlez en un clic votre TVA. Indiquez votre régime. Grand Livre interactif et Balance interactive Un des nombreux atouts des logiciels de la est de permettre à l utilisateur de consulter sa Balance et son Grand Livre de manière dynamique, grâce à la Balance interactive et au Grand Livre interactif. Les données sont consultables, sans passer par un modèle d impression. La télédéclaration Sélectionnez vos critères d affichage. Le logiciel calcule automatiquement le montant des déclarations à payer et permet de déclarer sa TVA au format EDI en répondant à l obligation de télédéclaration. Pour en savoir plus Gain de temps Télétransmission sécurisée des données au format EDI Sécurité Effectuez des regroupements comme vous le souhaitez, en fonction de l information recherchée. Ici, le Grand Livre est trié par «code journal» et par «numéro de compte». Finances Service EBP Télédéclaration Centre des impôts Télédéclaration et télépaiement directement depuis le logiciel EBP Simplicité Accusé de réception et de validation Suivi Envoi simultané aux différentes administrations A partir de votre Grand Livre ou de votre Balance, accédez directement à la facture qui a généré l écriture

51 Les historiques Dans la gestion d une entreprise, il est important de garder les historiques, qui peuvent être consultés à tout moment. Grâce aux logiciels de la Lvvigne PME, de nombreux historiques sont disponibles sur les clients et les fournisseurs mais aussi sur les documents ou encore sur les lignes qui composent un document. Historique des documents La traçabilité au sein d une entreprise demeure essentielle, car elle permet de contrôler, de vérifier et de rechercher une information. Adoptez la technologie Open Line TM, et bénéficiez d un outil performant où l information recherchée est trouvée rapidement. Les logiciels de la ligne PME offrent une traçabilité puissante des documents de ventes, d achats et de stocks. Historiques clients et fournisseurs A tout moment, vous pouvez consulter l historique d un de vos clients, de vos fournisseurs ou de vos articles. La puissance des logiciels de la ligne PME vous permet de consulter des statistiques pré-paramétrées, mais aussi de créer vos propres statistiques grâce à la notion de vues et de regroupement (voir chapitre 1 et 2). Pour chaque étape de cet historique, vous pouvez afficher le document. Ici, visualisez les documents qui précèdent la commande, à savoir le devis. Choix des critères de sélection. Regroupement par code article : pour avoir une statistique pour chaque article. Ici, visualisez les documents qui ont suivi la commande : à savoir deux bons de livraison, un bon de retour, un avoir puis une facture. Affichage de la liste. Grâce au déploiement de la liste, pour chaque document, obtenez la marge dégagée pour cet article. Vous pouvez donc connaître la marge dégagée pour chaque article. Vous pouvez ajouter la somme grâce à la notion de «vues». Historique de la ligne Le même niveau de détail expliqué ci-dessus existe également pour les lignes qui composent un document. Historique d un article dans une facture précise. Ici, les informations obtenues sont identiques à l étape 1, mais en plus, on obtient pour l article la quantité commandée, livrée et le reliquat de la commande. Finances Vous pouvez exporter votre résultat dans Excel pour affiner vos statistiques. Les fonctions de traçabilité et d historique, souvent difficiles à trouver, sont facilement accessibles avec Open Line TM ce qui engendre des gains de productivité

52 Les virements/prélèvements La dématérialisation des flux bancaires est un moyen rapide et simple pour une entreprise de percevoir ses règlements clients et de régler ses factures et ses impôts. Les logiciels de la permettent d enregistrer des prélèvements et d effectuer des virements nationaux/internationaux de façon simple et fiable. Dans le cas d un virement, la génération du fichier se fait directement à partir de la fenêtre de virement. Une fois le fichier généré, l entreprise devra le transmettre à sa banque afin que celle-ci puisse effectuer le virement bancaire. Cliquez ici pour générer le fichier de virement. La génération d un fichier en Gestion Commerciale Choisissez ici la banque émettrice. Aussi bien dans un format SEPA que ETEBAC, le logiciel permet de transférer des fonds en euro au niveau national et européen. Cela permet d effectuer des prélèvements et des virements nationaux/internationaux en toute sécurité. Saisissez l IBAN s il s agit d un virement international et SEPA.. Choisissez un motif économique. Par exemple, ici, le code 351 correspond à «abonnements, publicité». Lors d un prélèvement, indiquez les coordonnées bancaires du client pour générer automatiquement le fichier à la banque. Pour le RIB, les cases sont pré-formatées pour éviter les erreurs de saisies. Cochez cette case pour centraliser par compte les demandes de virements. Sélectionnez ici le destinataire du virement. Pour des raisons règlementaires, le champ «motif économique» est obligatoire, il permet de renseigner le motif du virement et servira pour l établissement de la balance des paiements. La liste règlementaire est intégrée dans le logiciel, mais il est également possible de la compléter. Pour générer un ficher SEPA et ETEBAC, il faut au préalable établir un décaissement (opérations de virement) ou une remise en banque (opérations de prélèvement, virement, virement international. Le paiement LCR permet de générer uniquement un fichier ETEBAC). La génération d un fichier en Comptabilité Le règlement de la TVA par virement bancaire Le logiciel Comptabilité Open Line permet également de régler le montant de la déclaration de TVA par virement bancaire. Cela s effectue directement à partir du formulaire de TVA où il suffit de sélectionner le mode de paiement par virement bancaire et de compléter les informations relatives au virement (IBAN, ) afin de générer le fichier de virement. Afin d effectuer un virement ou un prélèvement SEPA ou ETEBAC auprès d un fournisseur ou d un client, il est nécessaire au préalable de renseigner les coordonnées bancaires de celui-ci dans la fiche correspondante. Sélectionnez l onglet «Coordonnées bancaires». Saisissez les coordonnées de la banque. Cliquez ici pour générer le règlement par virement. Finances S il s agit d un fournisseur situé en France complétez le champ RIB/ BBAN et IBAN. S il s agit d un fournisseur à l étranger complétez le champ IBAN. Cochez cette case pour pouvoir effectuer le règlement de la TVA par virement

53 La prévision de trésorerie Pour améliorer la gestion financière de l entreprise, les logiciels de la ligne PME proposent un tableau de prévisions de trésorerie. Cet outil permet de visualiser de manière synthétique tous les mouvements effectués sur le compte bancaire et toutes les échéances dues. Il permet également d ajouter manuellement ses propres prévisions de trésorerie. Choix de la période. Nature et type du prévisionnel et libellé. Le tableau préparatoire Ce tableau regroupe les saisies en provenance de la comptabilité et les ajouts manuels. Plusieurs éléments sont pris en compte dans la constitution de ce tableau : les mouvements effectués sur le compte bancaire (encaissements et décaissements) les échéances dues les ajouts manuels : soit ligne par ligne soit par lot. Par exemple pour intégrer à la prévision les salaires, les paiements de TVA, etc. Choix de la fréquence. Générer le lot de ligne prévisionnel. Le tableau de prévisions de trésorerie Des filtres permettent d afficher des lignes dans le tableau préparatoire. Ce tableau de prévision offre une vision globale de l entreprise et de sa santé financière. Grâce au suivi précis et rigoureux de la trésorerie, il améliore l anticipation et la réactivité. La prévision peut être réalisée à partir de n importe quelle date de référence et la présentation peut être affichée par jour, semaine, décade, mois, trimestre. Choix de la date. Affichage du détail complet, par banque, par provenance, par moyen de paiement. Prise en compte des simulations. En double-cliquant sur une cellule, consultez le détail du montant dans le tableau préparatoire. Ajout manuel : d une ligne de prévision ou d un lot de prévisionnel. Consultation du tableau préparatoire. Accès à l échéancier de la facture et de la saisie par journal. Actualisation du tableau de prévisions. Finances Le tableau de prévisions gère également les simulations de trésorerie. Ainsi il est possible d enregistrer des produits ou des charges non encore saisis en comptabilité pour en visualiser l impact sur le solde bancaire. Il est donc nécessaire d établir un inventaire de tous les événements à venir : loyer, impôts, salaire, investissements, recherche et développement Pour gagner du temps dans la saisie du prévisionnel, il est possible de générer un lot de prévisionnels en déterminant les critères s y rapportant. Solde bancaire en début de période, décaissements et encaissements prévus. Il est possible d ajouter les valeurs en attente. Export au format Excel, PDF et csv

54 Les Etats Financiers Toute entreprise soumise à l impôt doit établir ses liasses fiscales et déclarer simplement ses revenus auprès de la Direction Générale des Finances Publiques. Ce logiciel permet de gérer de nombreuses liasses fiscales : BIC, BNC, SCI, BA, SCM, annexes fiscales et de présenter les comptes annuels sur des plaquettes. Les plaquettes personnalisables Les comptes annuels peuvent être présentés sur des plaquettes personnalisables en choisissant un thème d habillage et en ajoutant ou supprimant des pages : détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion. Import automatique EBP Etats Financiers propose un lien avec les dossiers de comptabilité et d immobilisations Open Line TM permettant d effectuer l import automatique de la balance et des immobilisations. Ces données seront ensuite intégrées directement dans les formulaires. Personnalisez jusqu à 3 modèles de plaquettes par liasse en fonction des destinataires (client, OGA, banque...) Import paramétrable Il est également possible de récupérer les données provenant d un autre logiciel comptable (au format txt ou csv). Ajoutez ou supprimez très simplement des pages de vos plaquettes avec l assistant d ajout/ suppression Le calcul des liasses fiscales Après avoir indiqué le régime fiscal (réel normal ou réel simplifié) et le mode d imposition (par exemple : BIC ou BNC), le calcul des liasses se fait automatiquement. Il est ensuite possible d ajouter ses propres formules de calcul, de saisir des données, d ajouter des états de gestion Transmission des liasses Les liasses fiscales peuvent être imprimées et envoyées par voie postale à la DGFiP ou télétransmises au format EDI. Toutes les télédéclarations peuvent être suivies depuis le logiciel : déclaration, suivi, rectification. Pour plus d informations consultez le site Récupération de données issues des logiciels de comptabilité et d immobilisations Open Line TM. Plan de regroupement paramétrable. Des contrôles de cohérence sont réalisés entre les liasses. Indiquez les éléments transmis à la DGFIP ou à vos Organismes de Gestion Agréés. Regroupe toutes les informations concernant la télétransmission des liasses. Pour envoyer des informations à la Banque de France. Sélectionnez les destinataires. Informations sur les banques reprises du dossier. Finances A cocher pour les télétransmissions envoyées à jedeclare.com. Les saisies enregistrées dans le dossier sont automatiquement intégrées avec possibilité d en ajouter manuellement. 68 Astuce! Le traitement par lot permet de lancer différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, générer et envoyer les télétransmissions, etc. 69

55 Les fonctions principales Des fiches détaillées de chaque solution de la ligne PME sont disponibles pour plus d informations. Gestion Commerciale Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Champs personnalisés (dont calculés) Tableau de bord personnalisable Recherche multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne (en option) Gestion des favoris Suivi des tiers Fichiers clients, prospects et fournisseurs Famille clients / prospects / fournisseurs Sous familles clients et fournisseurs Ajout de champs dans famille client : catégorie tarifaire, taux d escompte, frais de port, code commercial, mode de règlement par défaut Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fiches Contacts Tarifs et promotions clients Tarifs et promotions fournisseurs Gestion des modes de règlement et des échéances multiples Tableau de gestion des relances clients Multi-adresses de facturation et de livraison Publipostage Clients / fournisseurs en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Gestion des articles Articles / Famille articles / Sous famille articles Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Code article type bien ou service Gestion du multi-tarifs et promotion client/fournisseur Image associée à l article Etiquettes avec code-barres Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) Articles liés Articles de remplacement Articles en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Articles non facturables Autres taxes Synchronisation des articles avec le logiciel CRM Gestion des stocks Gestion de stock en multi-dépôts dont dépôt de transit Ordres et bons de transfert (traitement total ou partiel) Bons d entrée et bons de sortie Visualisation des mouvements de stocks Valorisation du stock au PUMP Saisie des inventaires Justification des écarts Réapprovisionnement automatique Possibilité de compléter une commande fournisseur existante Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et des achats Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs Factures et avoirs d acompte Regroupement de documents (devis, commandes, bons de livraison, de réception et de retour) Livraison / réception totale ou partielle Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception, bons de retour Factures et avoirs d achat Envoi des documents par s Paramétrage d un document comme «imprimé» Duplication d un document vente et achat dans un autre type de pièce Frais de port Facturation périodique Impression du planning des livraisons Facturation HT ou TTC Facturation d articles non référencés dans la base articles Numéro de révision pour les devis (suffixe supplémentaire) Escompte inconditionnel Remises complémentaires Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels Gestion des écarts de règlement Préparation à la remise en banque Remise en banque (pour les règlements client) Décaissement (pour les règlements fournisseur) Génération de fichiers SEPA et ETEBAC : virement, prélèvement, virement international Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d un client et d un fournisseur Historique d un document Historique des lignes de chaque document (pièce) Transfert de documents Journal des évènements Gestion du multi-devises (règlements, écarts, téléchargement des cours) Prix en devise par fournisseur sur l article Synchronisation des devis avec le logiciel CRM Ligne PME Gestion de l analytique Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des affaires Fiche par affaire regroupant les achats, les frais et les ventes Analyse synthétique entre les coûts et le CA pour obtenir la rentabilité de chaque affaire Données : prévisionnel et réalisé Statistiques détaillées : tableaux croisés dynamiques Gestion des commerciaux / collaborateurs Fichier commerciaux / collaborateurs Famille commerciaux / collaborateurs Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fonction des commerciaux / collaborateurs (assistant, commercial, responsable de service...) Barème de commissionnement Liste avec détail du calcul des commissionnements Commerciaux en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Gestion des nomenclatures Nomenclature de type fabrication Nomenclature de type commercial avec prise en compte de la TVA sur les composants Multi-niveaux Gestion de la somme des prix d achat ou des prix de vente HT, TTC ou prix de revient Ordres de fabrication Bons de fabrication (traitement total ou partiel) Ordres d assemblage Bons de désassemblage (traitement total ou partiel) Impact dans les statistiques avec prise en compte du niveau de nomenclature Editions Personnalisation des modèles d impression Déclaration DEB / DES (Déclaration d Echange de Biens et de Services) Importation/Exportation Export des écritures comptables au formatdu logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUA- DRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournisseurs, familles, barème des éco-contibution au format CSV Import/export paramétrables des articles, famille articles, sous famille articles, clients, familles clients, sous familles clients, contacts, fournisseurs, famille fournisseurs, sous familles fournisseurs, commerciaux/collaborateurs, famille commerciaux collaborateurs, barème éco-contributions, secteurs géographiques, groupes Import de pièces (Devis, commande, facture de vente), de règlements Client, de documents de stocks et des nomenclatures Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Lien e-commerce* : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Statistiques Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients Statistiques fournisseurs et financières (répartitions des règlements et des échéances) Statistiques paramétrables SQL Server Analysis Services (nécessite Microsoft SQL Standard) Comparatif N / N-1 Groupes statistiques par famille Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne Gestion des droits par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter

56 Les fonctions principales Caractéristiques générales Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Recherche d écritures multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne* Tableau de bord paramétrable Ecran de démarrage des tâches principales Tâches contextuelles Notes dans les fiches Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Champs personnalisés (dont calculés) Gestion des favoris Comptes Compta Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les comptes Transfert de comptes depuis le PCG Cumuls et graphes dans la fiche compte Tiers Reformatage des comptes Transfert comptable Historique des transferts comptables Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) Traitements comptables Saisie par journal et par mois Saisie au kilomètre Saisie guidée Saisie pratique et ventes comptoir Saisie par écriture Abonnements Association de comptes pour automatiser la saisie journal et kilomètre Ecritures simulées Contre-passation d écritures Numérotation automatique ou manuelle des pièces Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, de période à période et de groupe à groupe Consultation des comptes par exercice Consultation des comptes inter-exercices Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié Lettrage automatique au pointage d échéances Délettrage automatique Rapprochement par compte Rapprochement par journal 76 Génération d écritures comptables depuis le relevé bancaire Rapprochement bancaire manuel et automatique Import paramétrable des relevés bancaires Import des lignes de relevés au format ETEBAC et Qif Pointage, dépointage par code Comptabilisation manuelle et automatique des lignes de relevés bancaires Purge des relevés bancaires Echéance sur la ligne d écriture Echéancier détaillé Pointage des échéances Modes de règlement Moyens de paiement Génération des règlements par lot Calcul automatique de la TVA Télédéclaration de TVA multi-destinataires (DGFiP et OGA) Gestion automatique de l OD de TVA Liste des informations de TVA Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A Formulaire d acompte de TVA 3514 Report automatique du crédit TVA Déclaration 3519 (demande de remboursement) Télédéclaration de TVA multi-destinataires: DGFiP et OGA Télédéclaration au format EDI* Télépaiement au format EDI* Demande de remboursement au format EDI* Génération d un fichier de virement pour le règlement de la TVA Gestion des doublons des numéros de pièces Documents associés aux lignes d écriture Libellés types Libellés enrichis Recalcul des soldes Tri par date Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d avance Ecritures de régularisation : charges à payer et produits à recevoir Suppression des écritures non validées Grand-Livre et Balance interactifs Echéancier interactif clients et fournisseurs Règlements des Tiers Gestion des relances : choix du type de relance (téléphone, , courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d impayés, consultation de la liste des relances gestion des niveaux de sévérité, calcul du nombre de jours de retard Validation des écritures Clôtures mensuelles et annuelles Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) Gestion des chéquiers Virements internationaux CFONB Virements/prélèvements CFONB et SEPA Purge du plan comptable Journal des événements Archivage des données Déclôture mensuelle Gestion des notes de frais Gestion de l Impôt sur les sociétés : formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) Acompte sur IS Analytique et budgétaire Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes Assistant à la création de plans Ventilations analytiques sur la ligne d écriture Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans Cumuls et graphes par plan et par poste Consultation interactive Outil d application de grilles analytiques Grilles analytiques Statistiques analytiques sous forme de tableaux personnalisables Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables Outil de réaffectation analytique Gestion des budgets généraux et analytiques Statistiques budgétaires OD analytiques Editions Personnalisation des modèles d impression Journaux, Grand-Livre, Balance Balance âgée par échéance ou par lettrage Echéancier par pointage ou par lettrage Balance mensuelle, trimestrielle Rapprochement bancaire Bilan Compte de Résultat Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) Situations des comptes Encours clients Créances clients / Dettes fournisseurs Comparatif N / N-1 Impressions annuelles Journal centralisateur Avancement de saisie Suivi des écritures Chéquiers et lettres-chèques Bilan analytique Compte de Résultat analytique Balance analytique Grand-Livre analytique Grilles analytiques Budgets, écarts budgétaires N/N-1 77 Importation/Exportation Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Export des liasses fiscales Import texte des écritures et des comptes au format EBP Import texte automatique à l ouverture du dossier Export Interface Expert Envoi / réception d un dossier Expert-Comptable / client Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonnes Gestion des droits par valeurs (gestion des journaux interdits en saisie par utilisateur) Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta Cube OLAP*** Analyse multidimensionnelle *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. *** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD

57 Les fonctions principales Version réseau (en option) Agrément pour l année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l administration Import automatique de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open Line TM Import automatique des immobilisations issues des logiciels EBP Immobilisations Open Line TM Import d une balance issue d un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d un autre logiciel (.txt ou.csv) Sauvegarde du paramétrage de l import paramétrable Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d imposition : BIC : Déclaration Impôt sur les sociétés (IS) : cerfa 2065 et suivants Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants Régimes : Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G BNC : cerfa 2035 et suivants Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS Tableaux pour les organismes de gestion Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal cerfa 2143 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants Relevé de frais généraux : cerfa 2067 Édition des annexes Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion Personnalisation des plaquettes Gestion de 3 modèles de présentations par plaquette en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations Ajout ou suppression de pages (tableaux de gestion, annexes fiscales ) Modification de l ordre des chapîtres Ajout de document au format.docx Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions Liste d Organismes de Gestion Agréés modifiable Télédéclaration EDI-TDFC (1) Suivi des télétransmissions : acceptation, refus avec explications (1) Pour en savoir plus, Etats Financiers 78 Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Multi-établissements Version réseau (en option) Paye Gestion des payes Définition d un planning hebdomadaire Gestion du décalage de paye par établissement avec affinage sur le salarié Organismes de cotisations Définition des régimes et des tranches de cotisations Personnalisation des organismes (ou institutions) Personnalisation de l organisme collecteur pour les impressions et les déclarations Multi-banque Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d application Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions Définition de fonctions utilisant des paramètres de types différents (date, valeur, rubrique.) Définition des variables Définition des rubriques de type : brut, cotisation, net, commentaire Classement par thème des paramètres de paye Personnalisation des rubriques pour définir des périodes de rattachement Définition de profils et de sous profils de paye Personnalisation des rubriques pour définir des liaisons avec d autres rubriques Saisie semi-automatique des formules Mise à disposition à tout moment de la version système du paramétrage EBP pour consultation ou utilisation Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié Explication des calculs de paye Interrogation multiple des données de paye Paramétrage des tris sur les listes Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA Définition et personnalisation des cumuls Gestion des salariés Nombre de salariés illimité Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, contrat professionnalisation... Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement Documents rattachés au salarié (ajout de n importe quel document) Gestion du matricule en automatique ou manuel par établissement ou unique pour l ensemble des établissements Définition des modèles de documents administratifs Définition d un planning hebdomadaire par salarié Gestion des contrats parallèles Gestion des contrats de prévoyance et assurance Gestion des bulletins de paye Préparation des bulletins de paye en masse Reprise de paye sur les variables et les cumuls Bulletin de paye pour un salarié sorti (sommes isolées, portabilité des contrats de prévoyance) Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié Bulletin de reprise en cours d année ou bulletin cumul Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) ou depuis une grille de saisie Calcul des bulletins en masse avec filtres enrichis Paye inversée Régularisation progressive ou annuelle des bases de cotisation Validation individuelle des bulletins ou clôture de toute la période de paye Dévalidation individuelle des bulletins ou déclôture périodique pour revenir au mois précédent Reprise de paye sur les variables et les cumuls Traitements évolués DUCS EDI (1) URSSAF et IRC/IP DUCS papier états préparatoires Déclaration des données sociales à la norme 4DS (dispo fin 2012) Attestation Employeur Dématérialisée - AED (disponible fin 2012) Attestations de salaire, Maladie / AT Gestion des congés payés/absences Acquisition des congés payés en Jour ouvré, ouvrable ou personnalisé Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles). Définition de nouveaux types d absences Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye ou depuis une grille de saisie en masse Modification des dates de validité des congés payés et des absences pour la prise en compte dans le calcul du bulletin de paye Calcul automatique de la présence ou de l absence pour les entrées et les sorties en cours de mois Neutralisation des plafonds et des congés payés pour un bulletin Gestion des arrêts de travail Gestion des exercices Gestion des Exercices (social, congés payés, ) Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l événement Consultation interactive des données sur tous les exercices 79 Historisation des données de paye Historisation des paramétrages de paye et de la fiche salarié Consultation de la définition d une rubrique, d une variable, d un cumul prise en compte dans le bulletin validé Consultation de l historique des changements d un salarié et de son contrat de travail Consultation du paramétrage du contrat de travail du salarié pour le bulletin en cours et/ou validé Depuis le bulletin, même validé, consultation de l historique ayant servi au calcul du bulletin Impressions Fiches de paramétrage Etat des paiements / des variables / des heures Etats des absences par salarié et par type d absence Etats des variables avec personnalisation des grilles Etats des charges par organisme avec effectif Etats des charges salariales / Patronales Livre et Journal de paye avec personnalisation des grilles de cumuls Etat des congés payés Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte...) Différents modèles de bulletins de paye Duplicata des bulletins Réimpression des bulletins validés Fiche individuelle Lettre de revenus Imposables Transferts comptables Historique des transferts Transfert comptable des salaires et des paiements Import/Export Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Export des impressions au format PDF, Excel, HTML Import paramétrable des fiches salariés Import paramétrable des salariés venant de EBP Paye (v16) Import des documents administratifs de source externe Version Réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur et par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne et par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line* (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément.

58 Notes Module CRM Modules Le logiciel CRM peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Gestion Commerciale ou être vendu séparément Gestion des favoris dans la barre de navigation Recueil d informations clients/prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses Classification des Tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes Gestion des pistes : tiers peu qualifiés Fichiers s, appels, courriers, fax, tâches, événements Historique complet de tous les échanges ( s, appels, courriers, fax ) Gestion des collaborateurs Création d une fiche «opportunité» lorsqu un besoin est identifié : informations sur l offre commerciale concernée, la date de création, l état d avancement de l opportunité Edition d un devis Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) Envoi ciblé de courriers ou d s grâce à l assistant de publipostage (courriers) et d ing Segmentation des contacts sur des critères précis pour les regrouper selon un profil ou un besoin commun (Code Postal, classification, évaluation, origine, statut ) Champs personnalisés Personnalisation des vues dans tous les fichiers/listes (contacts, appels, opportunités ) : choix des colonnes, filtres sur critères précis Agenda Tableau de bord paramétrable et dynamique (accès aux fiches) Analyse des résultats : cube de données OLAP** pour élaborer des statistiques croisées sur toutes les données du logiciel. Lien avec EBP PGI Open Line TM et EBP Gestion Commerciale Open Line TM pour synchroniser ses données sur les tiers (client, prospect, fournisseur) Import/Export des contacts Outlook et de Google Contacts Import paramétrable de tiers à partir de fichiers csv ou txt Import/Export icalendar et vcalendar Synchronisation calendrier Outlook Mode réseau (en option Import des messages électroniques avec création d activité Ajout d»un bouton dans Outlook pour dupliquer l dans le CRM) Fonction Voip (nécessite un opérateur de téléphonie) ** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD. Module Immobilisations Le logiciel Immobilisations peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Comptabilité ou être vendu séparément. Gestion des favoris dans la barre de navigation Paramétrage des comptes comptables des fiches d immobilisations Plan d amortissement calculé sur 360 ou 365 jours Consultation du plan d amortissement Mode d amortissement linéaire, dégressif, dégressif personnalisé et non amortissable Gestion comptable et fiscale Simulation d achat d une immobilisation Gestion des immobilisations en cours Gestion des véhicules de la société Gestion des cessions d immobilisations, de la mise au rebut Gestion des éclatements (fractionnement d immobilisations en plusieurs immobilisations) Gestion des mutations, des composants, des dépréciations Gestion de la valeur de revente dans les calculs d amortissements (avec ou sans dérogatoire) Génération des écritures de dotation annuelle, d achat, de cession Editions des états préparatoires : Cerfa 2054, 2055 Edition de la Déclaration TVS : Taxe sur les Véhicules des Sociétés Transfert comptable des écritures d amortissements vers EBP PGI Open Line TM ou EBP Comptabilité Open Line TM Transfert comptables des échéances des contrat dans le journal de trésorerie Transfert comptables des écritures relatives aux contrats Module N de Série/ Lot Ce module est accessible à partir du PGI Open Line ou de la Gestion Commerciale Open Line. Gestion des dates limites DLC-DLUO Identification des articles par n de série ou par n de lot Traçabilité des articles par n de série ou par n de lot Recherche par n de série ou par n de lot Recherche inversé des articles par n de série ou par n de lot 80

59 Edito Ce guide vous permet de découvrir les fonctionnalités phares des logiciels de la. Chaque chapitre contient des illustrations des logiciels et des explications claires pour vous conforter dans le choix d une solution de la d EBP. La vente des solutions de la est exclusivement réservée à notre réseau d intégrateur certifié «Centre Agréé». Cet agrément vous assure que vous faites appel à un professionnel qualifié, formé aux logiciels de la et capable de vous proposer un diagnostic précis de vos besoins pour votre gestion. Nos intégrateurs sont à votre disposition pour vous conseiller et vous aider dans votre projet d informatique de gestion de votre entreprise. Ils vous accompagnent tout au long du déploiement de la solution EBP et sont à même de vous proposer des prestations d installation, de paramétrage, de formation et d assistance sur le logiciel ainsi que sur le matériel informatique. Configurations Minimales Requises : Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d exploitation supportés : Windows XP SP3 Windows Vista SP1 32 bits et 64 bits Windows 7 32 bits et 64 bits Windows 8 Windows XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l acquisition préalablement à l utilisation du logiciel.

60 Le Le guide guide Edition Septembre 2012

61 La conception d un bulletin Le traitement de la paye nécessite une rigueur absolue. Cela signifie que le paramétrage du dossier est primordial. EBP a mis en place des outils pratiques et puissants pour faire gagner du temps et proposer des automatismes permettant aux gestionnaires paye de se concentrer sur leur cœur de métier. Les rubriques de paye Les variables sont ensuite intégrées dans des rubriques qui représentent des lignes constituant le bulletin de salaire. De nouvelles rubriques peuvent-être ajoutées en plus de celles déjà disponibles par défaut. Introduction La conception d un bulletin de salaire dans EBP Paye est réalisée à partir de 3 éléments : Les variables de paye Les rubriques de paye Les profils de paye Très pratique, le logiciel propose une aide à la saisie qui permet d effectuer une recherche d éléments de paye à partir d une lettre et de réaliser rapidement une formule de calcul. Par exemple «h» pour «heures mensuelles». Ici le logiciel propose 4 éléments contenant cette lettre. Le logiciel donne également une explication. permettent la création des permettent la création des permettent la création des Les variables Rubriques Profils Salariés Astuce! Pour gagner du temps, il est possible de lier des rubriques entre elles. A chaque fois que l utilisateur fera appel à une rubrique liée, automatiquement, les éléments rattachés seront intégrés. Par exemple : la rubrique heures supplémentaires sera liée aux réductions patronales et salariales. Les variables de paye Il existe trois types de variable dans le logiciel : Les constantes : ce sont les plafonds de sécurité sociale, le SMIC Les variables à saisir : heures travaillées, heures supplémentaires Les formules de calcul : la somme des heures travaillées, des heures d absence Les profils et sous profils de paye Un profil est un bulletin de salaire type, valable pour l ensemble d une catégorie de salariés (cadre, non cadre, apprenti ). Cependant, très souvent chaque type de bulletin aura des parties communes (les absences, les primes, les cotisations ) qui seront créées au travers d un sous profil. Les sous profils permettent un gain de temps considérable pour la mise à jour des profils. Dès qu une modification est effectuée sur un sous profil, automatiquement tous les profils se mettent à jour. Edition du bulletin La dernière étape consiste à affecter à chacun des salariés le profil qui convient en fonction du poste occupé dans l entreprise. Il ne reste plus qu à éditer les bulletins de paye. Plusieurs modèles de bulletin de paye sont disponibles Anticiper les changements de taux! Toutes les constantes saisies (SMIC, plafond ) sont sauvegardées et prises en compte à la date d application. Ainsi, un bulletin qui nécessite d être recalculé à postériori prendra automatiquement en compte le taux en vigueur à la période du bulletin. L un des modèles permet de visualiser en un coup d œil, au travers d un tableau, les congés payés pris au cours de la période ainsi que toutes les absences du mois. Paye Le logiciel propose une grande quantité de variables prêtes à l emploi avec possibilité d en créer de nouvelles

62 Les traitements de masse Pour répondre à une demande exigeante de gestionnaire Paye, il est indispensable de disposer d outils permettant de réaliser des gains de production. Aussi, EBP Paye propose une gestion de masse très poussée du traitement de la paye. La préparation des bulletins de paye Pour gagner du temps, certains traitements de la paye peuvent être gérés dans leur globalité et non individuellement par salarié. Grâce à la gestion du multi-établissements proposé dans le logiciel Paye tous les traitements de masse peuvent être réalisés par établissement. La saisie des congés payés et des absences EBP Paye permet de gérer jusqu à N planning de congés payés ou d absence. Ils sont entièrement personnalisables donnant ainsi de la souplesse dans les absences gérées par l entreprise (congés payés, maladie, maternité, AT ). Pour chaque type d absence, le mode de décompte est défini et calculé au plus juste (jours ouvrés, ouvrables, calendaires, heures réelles) et dépend du planning de chaque salarié. La gestion des congés/absences peut être réalisée par établissement ou par salarié. Pour gagner du temps, il est possible de saisir en masse des absences, au travers d une grille de saisie, avec un travail par anticipation sur 1, 3 ou 6 mois. La préparation des bulletins peut se faire à partir du profil du salarié ou du bulletin précédent. Les modifications d une période d emploi, d une date ou d un moyen de paiement peuvent être gérées en masse. Possibilité de saisir des congés/absences par établissement ou par salarié. Choix de la période. Définition du type d absence. Possibilité de modifier la validité de l absence. Traitement de masse par établissement. Le calcul des bulletins après préparation peut également être réalisé en masse. Une gestion à la journée ou à la demi-journée. Saisie en masse des absences. Il est également possible de déterminer une date de validité d une absence qui pourra être prise en compte dans le prochain bulletin. Fonctionnalité utile lorsque par exemple une absence a été saisie après validation d un bulletin. Le logiciel prendra automatiquement en compte cette absence sur le prochain bulletin de salaire. La saisie des variables Ce traitement de masse permet au gestionnaire paye de saisir en globalité toutes les variables dans une seule et même fenêtre évitant ainsi de rentrer dans chaque bulletin paye. La saisie peut être effectuée par service ou par profil. Des filtres peuvent être appliqués comme par exemple afficher : toutes les variables, uniquement les variables paramétrées dans les rubriques du profil ou les variables de la grille. Paye La saisie en masse des variables

63 Les fonctions principales Des fiches détaillées de chaque solution de la ligne PME sont disponibles pour plus d informations. Gestion Commerciale Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Champs personnalisés (dont calculés) Tableau de bord personnalisable Recherche multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne (en option) Gestion des favoris Suivi des tiers Fichiers clients, prospects et fournisseurs Famille clients / prospects / fournisseurs Sous familles clients et fournisseurs Ajout de champs dans famille client : catégorie tarifaire, taux d escompte, frais de port, code commercial, mode de règlement par défaut Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fiches Contacts Tarifs et promotions clients Tarifs et promotions fournisseurs Gestion des modes de règlement et des échéances multiples Tableau de gestion des relances clients Multi-adresses de facturation et de livraison Publipostage Clients / fournisseurs en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Gestion des articles Articles / Famille articles / Sous famille articles Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Code article type bien ou service Gestion du multi-tarifs et promotion client/fournisseur Image associée à l article Etiquettes avec code-barres Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) Articles liés Articles de remplacement Articles en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Articles non facturables Autres taxes Synchronisation des articles avec le logiciel CRM Gestion des stocks Gestion de stock en multi-dépôts dont dépôt de transit Ordres et bons de transfert (traitement total ou partiel) Bons d entrée et bons de sortie Visualisation des mouvements de stocks Valorisation du stock au PUMP Saisie des inventaires Justification des écarts Réapprovisionnement automatique Possibilité de compléter une commande fournisseur existante Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et des achats Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs Factures et avoirs d acompte Regroupement de documents (devis, commandes, bons de livraison, de réception et de retour) Livraison / réception totale ou partielle Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception, bons de retour Factures et avoirs d achat Envoi des documents par s Paramétrage d un document comme «imprimé» Duplication d un document vente et achat dans un autre type de pièce Frais de port Facturation périodique Impression du planning des livraisons Facturation HT ou TTC Facturation d articles non référencés dans la base articles Numéro de révision pour les devis (suffixe supplémentaire) Escompte inconditionnel Remises complémentaires Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels Gestion des écarts de règlement Préparation à la remise en banque Remise en banque (pour les règlements client) Décaissement (pour les règlements fournisseur) Génération de fichiers SEPA et ETEBAC : virement, prélèvement, virement international Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d un client et d un fournisseur Historique d un document Historique des lignes de chaque document (pièce) Transfert de documents Journal des évènements Gestion du multi-devises (règlements, écarts, téléchargement des cours) Prix en devise par fournisseur sur l article Synchronisation des devis avec le logiciel CRM Ligne PME Gestion de l analytique Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des affaires Fiche par affaire regroupant les achats, les frais et les ventes Analyse synthétique entre les coûts et le CA pour obtenir la rentabilité de chaque affaire Données : prévisionnel et réalisé Statistiques détaillées : tableaux croisés dynamiques Gestion des commerciaux / collaborateurs Fichier commerciaux / collaborateurs Famille commerciaux / collaborateurs Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fonction des commerciaux / collaborateurs (assistant, commercial, responsable de service...) Barème de commissionnement Liste avec détail du calcul des commissionnements Commerciaux en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Gestion des nomenclatures Nomenclature de type fabrication Nomenclature de type commercial avec prise en compte de la TVA sur les composants Multi-niveaux Gestion de la somme des prix d achat ou des prix de vente HT, TTC ou prix de revient Ordres de fabrication Bons de fabrication (traitement total ou partiel) Ordres d assemblage Bons de désassemblage (traitement total ou partiel) Impact dans les statistiques avec prise en compte du niveau de nomenclature Editions Personnalisation des modèles d impression Déclaration DEB / DES (Déclaration d Echange de Biens et de Services) Importation/Exportation Export des écritures comptables au formatdu logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUA- DRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournisseurs, familles, barème des éco-contibution au format CSV Import/export paramétrables des articles, famille articles, sous famille articles, clients, familles clients, sous familles clients, contacts, fournisseurs, famille fournisseurs, sous familles fournisseurs, commerciaux/collaborateurs, famille commerciaux collaborateurs, barème éco-contributions, secteurs géographiques, groupes Import de pièces (Devis, commande, facture de vente), de règlements Client, de documents de stocks et des nomenclatures Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Lien e-commerce* : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Statistiques Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients Statistiques fournisseurs et financières (répartitions des règlements et des échéances) Statistiques paramétrables SQL Server Analysis Services (nécessite Microsoft SQL Standard) Comparatif N / N-1 Groupes statistiques par famille Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne Gestion des droits par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter

64 Les fonctions principales Caractéristiques générales Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Recherche d écritures multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne* Tableau de bord paramétrable Ecran de démarrage des tâches principales Tâches contextuelles Notes dans les fiches Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Champs personnalisés (dont calculés) Gestion des favoris Comptes Compta Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les comptes Transfert de comptes depuis le PCG Cumuls et graphes dans la fiche compte Tiers Reformatage des comptes Transfert comptable Historique des transferts comptables Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) Traitements comptables Saisie par journal et par mois Saisie au kilomètre Saisie guidée Saisie pratique et ventes comptoir Saisie par écriture Abonnements Association de comptes pour automatiser la saisie journal et kilomètre Ecritures simulées Contre-passation d écritures Numérotation automatique ou manuelle des pièces Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, de période à période et de groupe à groupe Consultation des comptes par exercice Consultation des comptes inter-exercices Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié Lettrage automatique au pointage d échéances Délettrage automatique Rapprochement par compte Rapprochement par journal 76 Génération d écritures comptables depuis le relevé bancaire Rapprochement bancaire manuel et automatique Import paramétrable des relevés bancaires Import des lignes de relevés au format ETEBAC et Qif Pointage, dépointage par code Comptabilisation manuelle et automatique des lignes de relevés bancaires Purge des relevés bancaires Echéance sur la ligne d écriture Echéancier détaillé Pointage des échéances Modes de règlement Moyens de paiement Génération des règlements par lot Calcul automatique de la TVA Télédéclaration de TVA multi-destinataires (DGFiP et OGA) Gestion automatique de l OD de TVA Liste des informations de TVA Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A Formulaire d acompte de TVA 3514 Report automatique du crédit TVA Déclaration 3519 (demande de remboursement) Télédéclaration de TVA multi-destinataires: DGFiP et OGA Télédéclaration au format EDI* Télépaiement au format EDI* Demande de remboursement au format EDI* Génération d un fichier de virement pour le règlement de la TVA Gestion des doublons des numéros de pièces Documents associés aux lignes d écriture Libellés types Libellés enrichis Recalcul des soldes Tri par date Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d avance Ecritures de régularisation : charges à payer et produits à recevoir Suppression des écritures non validées Grand-Livre et Balance interactifs Echéancier interactif clients et fournisseurs Règlements des Tiers Gestion des relances : choix du type de relance (téléphone, , courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d impayés, consultation de la liste des relances gestion des niveaux de sévérité, calcul du nombre de jours de retard Validation des écritures Clôtures mensuelles et annuelles Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) Gestion des chéquiers Virements internationaux CFONB Virements/prélèvements CFONB et SEPA Purge du plan comptable Journal des événements Archivage des données Déclôture mensuelle Gestion des notes de frais Gestion de l Impôt sur les sociétés : formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) Acompte sur IS Analytique et budgétaire Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes Assistant à la création de plans Ventilations analytiques sur la ligne d écriture Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans Cumuls et graphes par plan et par poste Consultation interactive Outil d application de grilles analytiques Grilles analytiques Statistiques analytiques sous forme de tableaux personnalisables Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables Outil de réaffectation analytique Gestion des budgets généraux et analytiques Statistiques budgétaires OD analytiques Editions Personnalisation des modèles d impression Journaux, Grand-Livre, Balance Balance âgée par échéance ou par lettrage Echéancier par pointage ou par lettrage Balance mensuelle, trimestrielle Rapprochement bancaire Bilan Compte de Résultat Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) Situations des comptes Encours clients Créances clients / Dettes fournisseurs Comparatif N / N-1 Impressions annuelles Journal centralisateur Avancement de saisie Suivi des écritures Chéquiers et lettres-chèques Bilan analytique Compte de Résultat analytique Balance analytique Grand-Livre analytique Grilles analytiques Budgets, écarts budgétaires N/N-1 77 Importation/Exportation Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Export des liasses fiscales Import texte des écritures et des comptes au format EBP Import texte automatique à l ouverture du dossier Export Interface Expert Envoi / réception d un dossier Expert-Comptable / client Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonnes Gestion des droits par valeurs (gestion des journaux interdits en saisie par utilisateur) Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta Cube OLAP*** Analyse multidimensionnelle *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. *** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD

65 Les fonctions principales Version réseau (en option) Agrément pour l année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l administration Import automatique de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open Line TM Import automatique des immobilisations issues des logiciels EBP Immobilisations Open Line TM Import d une balance issue d un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d un autre logiciel (.txt ou.csv) Sauvegarde du paramétrage de l import paramétrable Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d imposition : BIC : Déclaration Impôt sur les sociétés (IS) : cerfa 2065 et suivants Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants Régimes : Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G BNC : cerfa 2035 et suivants Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS Tableaux pour les organismes de gestion Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal cerfa 2143 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants Relevé de frais généraux : cerfa 2067 Édition des annexes Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion Personnalisation des plaquettes Gestion de 3 modèles de présentations par plaquette en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations Ajout ou suppression de pages (tableaux de gestion, annexes fiscales ) Modification de l ordre des chapîtres Ajout de document au format.docx Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions Liste d Organismes de Gestion Agréés modifiable Télédéclaration EDI-TDFC (1) Suivi des télétransmissions : acceptation, refus avec explications (1) Pour en savoir plus, Etats Financiers 78 Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Multi-établissements Version réseau (en option) Paye Gestion des payes Définition d un planning hebdomadaire Gestion du décalage de paye par établissement avec affinage sur le salarié Organismes de cotisations Définition des régimes et des tranches de cotisations Personnalisation des organismes (ou institutions) Personnalisation de l organisme collecteur pour les impressions et les déclarations Multi-banque Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d application Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions Définition de fonctions utilisant des paramètres de types différents (date, valeur, rubrique.) Définition des variables Définition des rubriques de type : brut, cotisation, net, commentaire Classement par thème des paramètres de paye Personnalisation des rubriques pour définir des périodes de rattachement Définition de profils et de sous profils de paye Personnalisation des rubriques pour définir des liaisons avec d autres rubriques Saisie semi-automatique des formules Mise à disposition à tout moment de la version système du paramétrage EBP pour consultation ou utilisation Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié Explication des calculs de paye Interrogation multiple des données de paye Paramétrage des tris sur les listes Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA Définition et personnalisation des cumuls Gestion des salariés Nombre de salariés illimité Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, contrat professionnalisation... Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement Documents rattachés au salarié (ajout de n importe quel document) Gestion du matricule en automatique ou manuel par établissement ou unique pour l ensemble des établissements Définition des modèles de documents administratifs Définition d un planning hebdomadaire par salarié Gestion des contrats parallèles Gestion des contrats de prévoyance et assurance Gestion des bulletins de paye Préparation des bulletins de paye en masse Reprise de paye sur les variables et les cumuls Bulletin de paye pour un salarié sorti (sommes isolées, portabilité des contrats de prévoyance) Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié Bulletin de reprise en cours d année ou bulletin cumul Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) ou depuis une grille de saisie Calcul des bulletins en masse avec filtres enrichis Paye inversée Régularisation progressive ou annuelle des bases de cotisation Validation individuelle des bulletins ou clôture de toute la période de paye Dévalidation individuelle des bulletins ou déclôture périodique pour revenir au mois précédent Reprise de paye sur les variables et les cumuls Traitements évolués DUCS EDI (1) URSSAF et IRC/IP DUCS papier états préparatoires Déclaration des données sociales à la norme 4DS (dispo fin 2012) Attestation Employeur Dématérialisée - AED (disponible fin 2012) Attestations de salaire, Maladie / AT Gestion des congés payés/absences Acquisition des congés payés en Jour ouvré, ouvrable ou personnalisé Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles). Définition de nouveaux types d absences Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye ou depuis une grille de saisie en masse Modification des dates de validité des congés payés et des absences pour la prise en compte dans le calcul du bulletin de paye Calcul automatique de la présence ou de l absence pour les entrées et les sorties en cours de mois Neutralisation des plafonds et des congés payés pour un bulletin Gestion des arrêts de travail Gestion des exercices Gestion des Exercices (social, congés payés, ) Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l événement Consultation interactive des données sur tous les exercices 79 Historisation des données de paye Historisation des paramétrages de paye et de la fiche salarié Consultation de la définition d une rubrique, d une variable, d un cumul prise en compte dans le bulletin validé Consultation de l historique des changements d un salarié et de son contrat de travail Consultation du paramétrage du contrat de travail du salarié pour le bulletin en cours et/ou validé Depuis le bulletin, même validé, consultation de l historique ayant servi au calcul du bulletin Impressions Fiches de paramétrage Etat des paiements / des variables / des heures Etats des absences par salarié et par type d absence Etats des variables avec personnalisation des grilles Etats des charges par organisme avec effectif Etats des charges salariales / Patronales Livre et Journal de paye avec personnalisation des grilles de cumuls Etat des congés payés Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte...) Différents modèles de bulletins de paye Duplicata des bulletins Réimpression des bulletins validés Fiche individuelle Lettre de revenus Imposables Transferts comptables Historique des transferts Transfert comptable des salaires et des paiements Import/Export Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Export des impressions au format PDF, Excel, HTML Import paramétrable des fiches salariés Import paramétrable des salariés venant de EBP Paye (v16) Import des documents administratifs de source externe Version Réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur et par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne et par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line* (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément.

66 Notes Module CRM Modules Le logiciel CRM peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Gestion Commerciale ou être vendu séparément Gestion des favoris dans la barre de navigation Recueil d informations clients/prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses Classification des Tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes Gestion des pistes : tiers peu qualifiés Fichiers s, appels, courriers, fax, tâches, événements Historique complet de tous les échanges ( s, appels, courriers, fax ) Gestion des collaborateurs Création d une fiche «opportunité» lorsqu un besoin est identifié : informations sur l offre commerciale concernée, la date de création, l état d avancement de l opportunité Edition d un devis Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) Envoi ciblé de courriers ou d s grâce à l assistant de publipostage (courriers) et d ing Segmentation des contacts sur des critères précis pour les regrouper selon un profil ou un besoin commun (Code Postal, classification, évaluation, origine, statut ) Champs personnalisés Personnalisation des vues dans tous les fichiers/listes (contacts, appels, opportunités ) : choix des colonnes, filtres sur critères précis Agenda Tableau de bord paramétrable et dynamique (accès aux fiches) Analyse des résultats : cube de données OLAP** pour élaborer des statistiques croisées sur toutes les données du logiciel. Lien avec EBP PGI Open Line TM et EBP Gestion Commerciale Open Line TM pour synchroniser ses données sur les tiers (client, prospect, fournisseur) Import/Export des contacts Outlook et de Google Contacts Import paramétrable de tiers à partir de fichiers csv ou txt Import/Export icalendar et vcalendar Synchronisation calendrier Outlook Mode réseau (en option Import des messages électroniques avec création d activité Ajout d»un bouton dans Outlook pour dupliquer l dans le CRM) Fonction Voip (nécessite un opérateur de téléphonie) ** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD. Module Immobilisations Le logiciel Immobilisations peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Comptabilité ou être vendu séparément. Gestion des favoris dans la barre de navigation Paramétrage des comptes comptables des fiches d immobilisations Plan d amortissement calculé sur 360 ou 365 jours Consultation du plan d amortissement Mode d amortissement linéaire, dégressif, dégressif personnalisé et non amortissable Gestion comptable et fiscale Simulation d achat d une immobilisation Gestion des immobilisations en cours Gestion des véhicules de la société Gestion des cessions d immobilisations, de la mise au rebut Gestion des éclatements (fractionnement d immobilisations en plusieurs immobilisations) Gestion des mutations, des composants, des dépréciations Gestion de la valeur de revente dans les calculs d amortissements (avec ou sans dérogatoire) Génération des écritures de dotation annuelle, d achat, de cession Editions des états préparatoires : Cerfa 2054, 2055 Edition de la Déclaration TVS : Taxe sur les Véhicules des Sociétés Transfert comptable des écritures d amortissements vers EBP PGI Open Line TM ou EBP Comptabilité Open Line TM Transfert comptables des échéances des contrat dans le journal de trésorerie Transfert comptables des écritures relatives aux contrats Module N de Série/ Lot Ce module est accessible à partir du PGI Open Line ou de la Gestion Commerciale Open Line. Gestion des dates limites DLC-DLUO Identification des articles par n de série ou par n de lot Traçabilité des articles par n de série ou par n de lot Recherche par n de série ou par n de lot Recherche inversé des articles par n de série ou par n de lot 80

67 Edito Ce guide vous permet de découvrir les fonctionnalités phares des logiciels de la. Chaque chapitre contient des illustrations des logiciels et des explications claires pour vous conforter dans le choix d une solution de la d EBP. La vente des solutions de la est exclusivement réservée à notre réseau d intégrateur certifié «Centre Agréé». Cet agrément vous assure que vous faites appel à un professionnel qualifié, formé aux logiciels de la et capable de vous proposer un diagnostic précis de vos besoins pour votre gestion. Nos intégrateurs sont à votre disposition pour vous conseiller et vous aider dans votre projet d informatique de gestion de votre entreprise. Ils vous accompagnent tout au long du déploiement de la solution EBP et sont à même de vous proposer des prestations d installation, de paramétrage, de formation et d assistance sur le logiciel ainsi que sur le matériel informatique. Configurations Minimales Requises : Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d exploitation supportés : Windows XP SP3 Windows Vista SP1 32 bits et 64 bits Windows 7 32 bits et 64 bits Windows 8 Windows XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l acquisition préalablement à l utilisation du logiciel.

68 Etats Financiers Toute entreprise soumise à l impôt doit établir ses liasses fiscales et déclarer simplement ses revenus auprès de la Direction Générale des Finances Publiques. Ce logiciel permet de gérer de nombreuses liasses fiscales : BIC, BNC, SCI, BA, SCM, annexes fiscales et de présenter les comptes annuels sur des plaquettes. Il est également possible de télédéclarer ses liasses au format EDI. EBP, l outil de gestion de vos ambitions

69 Souplesse La notion d héritage L ergonomie conviviale et intuitive de ce logiciel vous garantit une prise en main rapide et immédiate. Naviguez avec facilité en visualisant vos formulaires à l écran. Suivez les nombreux assistants pour optimiser vos traitements : création de dossier Liens Open Line TM Ce logiciel propose un lien avec les dossiers de Comptabilité et d Immobilisations Open Line TM permettant d effectuer l import automatique de la balance et des immobilisations. Ces données seront ensuite intégrées directement dans les formulaires. Import paramétrable Il est également possible de récupérer les données provenant d un autre logiciel comptable (au format txt ou csv). Contrôle de cohérence Des contrôles de cohérence sont effectués lors de l établissement des liasses. Des messages d alerte sont également indiqués en cas de déséquilibre pour expliquer les erreurs constatées. Puissance Le calcul des liasses fiscales Après avoir indiqué le régime fiscal (réel normal ou réel simplifié) et le mode d imposition (par exemple : BIC ou BNC), le calcul des liasses se fait automatiquement. Il est ensuite possible d ajouter ses propres formules de calcul, de saisir des données, d ajouter des états de gestion Edition des liasses fiscales De nombreuses liasses fiscales, agréées par la Direction Générale des Finances Publiques sont disponibles : BIC (IS, IR, tableaux pour les centres de gestion), BNC (déclaration 2035, tableaux pour les associations de gestion), Annexes fiscales (relevé de frais généraux,...), Société Civile Immobilière, Bénéfice Agricole (BA), Société Civile de Moyens (SCM). Transmission des liasses Les liasses fiscales peuvent être imprimées et envoyées par voie postale à la DGFiP ou télétransmise au format EDI. L établissement des liasses Les saisies enregistrées dans le dossier sont automatiquement intégrées avec possibilité d en ajouter manuellement.

70 La télétransmission des liasses au format EDI-TDFC Un suivi précis des télédéclarations est disponible dans le logiciel : date de la génération, date d envoi, statut (accepté, refusé, erreur ), avec explications des erreurs constatées. Productivité Les plaquettes personnalisables Les comptes annuels peuvent être présentés sur des plaquettes personnalisables en choisissant un thème d habillage et en ajoutant ou supprimant des pages : détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion. Traitement par lot Entièrement pensé pour répondre aux attentes des PME, ce logiciel dispose de nombreuses fonctionnalités destinées à vous faire gagner du temps. En effet, le traitement par lot permet de lancer différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, générer et envoyer les télétransmissions, etc.. Modèles utilisateurs Il est possible de définir ses propres modèles utilisateurs (type de régime, formulaires, formules associées) et de les sauvegarder pour les appliquer aux liasses suivantes. L export des liasses Les liasses peuvent être exportées en toute simplicité au format.pdf et.csv, pour les transmettre par exemple à son Expert-Comptable. Les plaquettes personnalisables L ajout ou la suppression des pages des plaquettes peut être réalisés très simplement grâce à l assistant d ajout/suppression. Pour chaque liasse, 3 présentations de plaquettes peuvent être personnalisées en fonction des destinataires (banque, actionnaires ).

71 Fonctions Principales Caractéristiques générales Version réseau (en option) Barre de tâches et de navigation Assistant de navigation Aide en ligne accessible à tout moment Accès au dossier par mot de passe Agrément pour l année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l administration Récupération des données Consultation, en lien direct, des archives EBP Etats Financiers pour les liasses antérieures (2008, 2007, ) Import automatique de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open LineTM Import automatique des immobilisations issues des logiciels EBP Immobilisations Open LineTM Import d une balance issue d un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d un autre logiciel (.txt ou.csv) Sauvegarde du paramétrage de l import paramétrable Saisie d une balance Saisie d une balance dans le logiciel Alerte en cas de déséquilibre, lors de la sauvegarde de la liasse Editions Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d imposition : BIC : Déclaration Impôt sur les sociétés (IS): cerfa 2065 et suivants Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants Régimes : Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G BNC : cerfa 2035 et suivants Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS Tableaux pour les organismes de gestion Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal cerfa 2143 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants Relevé de frais généraux : cerfa 2067 Édition des annexes Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion Traitements Calcul automatique des liasses selon le mode d imposition paramétré (BIC : IR, BIC : IS ou BNC) et en fonction du régime fiscal (Réel Normal ou Réel Simplifié) Mise à jour dynamique des données en cas de modification dans une liasse ou dans la balance Visualisation du détail des comptes d une liasse Modification et contrôle des formules des liasses Une formule de calcul peut provenir soit d un autre formulaire d une même liasse, soit des informations générales du dossier, soit d une balance N et N-1 Création de ses propres modèles utilisateurs avec définition du type de régime, des liasses et formules associées Gestion des données répétables Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions Liste d Organismes de Gestion Agréés modifiable Outil d archivage et de restauration partiels des dossiers Archivage et restauration des modèles utilisateurs Télédéclaration EDI-TDFC(1) Suivi des télétransmissions : acceptation, refus avec explications (via jedeclare.com) Plaquettes Personnalisation des plaquettes Gestion de 3 présentations de plaquettes par liasse en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations Ajout ou suppression de pages (tableaux de gestion, attestations ) Modification de l ordre des feuillets Ajout de document au format.docx Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion Importation-Exportation Importation automatique des balances issues des logiciels EBP Export des liasses au format.csv : nom des formulaires, nom des cellules et valeur correspondante à chaque cellule Export des liasses au format.pdf Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par dossiers (SIREN) ou Entreprises fiscales / Entités juridiques (1) Pour en savoir plus: Configurations Minimales Requises : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d exploitation supportés : Windows XP SP3 Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits Windows 7 32 bits & 64 bits Windows 8 Windows XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l acquisition préalablement à l utilisation du logiciel. Document non contractuel Septembre 2012 Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs RCS Versailles B