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1 Logiciel de Gestion

2 DL NÉGOCE Le spécialiste du Négoce Une expérience de plus 20 ans DL NÉGOCE, forte d une expérience de plus de 20 ans (issue des sociétés historiques du groupe), a conçu et développé en étroite collaboration avec les différents professionnels du négoce, un logiciel de gestion commerciale OPEN Pro, particulièrement adapté à cette activité. Une implantation nationale Grâce à un réseau de 3 agences (Caen, Tours, Lyon), vous bénéficiez ou conservez un interlocuteur de proximité. Une formation adaptée Le personnel dédié de DL NÉGOCE assurent les formations à l utilisation du logiciel sur site ou en agence, indépendamment du nombre de participants. OPEN PRO La solution logicielle pour le Négoce Une constante évolution Nous sommes toujours à l écoute de la profession ce qui nous permet d améliorer régulièrement notre logiciel standard en fonction des attentes et de l évolution des besoins. Un atout majeur : la récupération de vos anciens fichiers Quel que soit le système existant, nous pouvons récupérer vos anciens fichiers de base (articles, clients, fournisseurs, écritures comptables). De ce fait, vous pourrez être opérationnel rapidement. Une adaptation personnalisée Vous souhaitez une adaptation personnalisée pour un besoin bien particulier. Nos analystes et notre service développement sont à votre disposition et en mesure de répondre favorablement à votre demande. Une solution système adaptée à chaque entreprise De la solution mono poste à la solution multipostes en réseau, du mono au multi-dépôts relié ou non, OPEN Pro apporte une réponse évolutive et adaptée à chaque cas. Une sécurisation optimale Pour une sécurisation optimale, OPEN Pro fonctionne en mode Client/serveur sous les systèmes de gestion de bases de données les plus répandus. Sommaire Généralités 3 Facturation 8 Gestion des mots de passe 3 Gestion des stocks 9 Gestion des clients 3 Gestion des commandes fournisseurs 9 Gestion des articles 4 Gestions des conditions particulières d achat 9 Gestion des conditions particulière de vente 5 Statistiques 9 Gestion des représentants 6 Utilitaires 10 Gestion des transporteurs 6 Communication 10 La vente 6 Interfaces 10 2

3 Logiciel de gestion commerciale Généralités Compatibilité avec Windows XP, Server 2003, TSE, Système i (IBM). Multi sociétés, multi dépôts, Multi-Utilisateurs, multi-tâches. Progiciel entièrement paramétrable, développé en mode Client/Serveur, sous bases de données SQL et DB2, pour garantir une sécurité et une performance optimale. Intégration d un logo et choix de la couleur des bandeaux des documents. Gestion des mots de passe Attribution illimitée de mots de passe. Les mots de passe peuvent autoriser ou interdire l accès à : une société, certaines fonctionnalités. Les fichiers de base (clients, fournisseurs, articles) peuvent être rendus : interdits, modifiables, uniquement consultables. La modification des factures déjà éditées peut être soumise à autorisation. Certaines informations sensibles à l écran (notamment les marges) peuvent être cachées en fonction du mot de passe. Gestion des clients Code alphanumérique sur 8 caractères. Date de création et de dernière mise à jour de la fiche. Mot de recherche mnémotechnique. Catégorie client pouvant servir à l élaboration de tarifications spéciales. 3 critères libres de tri. Zone observation qui sera visible à l appel du client, lors des diverses saisies de bons. Notion d export. Adresse de facturation et jusqu à 99 adresses de livraison. Type de facturation : pour client comptoir (facture directe) ou mensuel (BL). Notion de siège payeur. Tarif de base du client (parmi 6 possibles) Type de regroupement des BL donnant la possibilité : d une facture par bon, le regroupement de tous les bons d une période ou un regroupement par référence de commande ou chantier. Relevé de factures ou non. Faculté de prévoir par client le nombre d exemplaires à éditer pour chaque type de document. Devise retenue pour la facturation. Application ou non de frais de facturation. Choix d afficher les remises ou seulement le prix net sur les factures. Application d un escompte ou d une remise permanente. Seuils d encours autorisés permettant de gérer deux paliers d alertes, avec visualisation des écritures comptables, des BL et des commandes justifiant le dépassement de l encours. RIB, référence tiré, Siret, N CEE, code pays. Visualisation des tarifications spéciales attribuées au client. Représentant attitré par défaut. Possibilité de blocage client ou avertissement. Pages d information libre pour annotations diverses. 3

4 Gestion des consignes clients Gestion d un nombre illimité de consignes par dépôt ou tous dépôts confondus) en temps réel. Renseignements liés à la gestion du port automatique Choix du type de port (Franco, Port du, Port payé, Port intégré, etc.). Montant du déclenchement du franco. Éditions de base Liste des clients (multicritères). Liste des consignes client. Éditions d étiquettes adresses Liste des conditions tarifaires spéciales des clients Liste de l état des encours Gestions des articles Classement issu d une organisation Familles et Sous familles. Code alphanumérique sur 15 caractères. Plusieurs codes à barres possible par article. Code et désignation article propre aux fournisseurs. 2 mots de recherche mnémotechniques avec croisement des critères. 3 critères libres de tri. Désignation jusqu à 2 fois 40 caractères. Gestion des unités d achat, de stockage, de vente, de conditionnement d achat et vente à 2 niveaux. Indication du poids : nécessaire pour la gestion du port, du transport intégré ou des frais de transport à l achat. Association d articles d accompagnement et de substitution, proposés à la saisie des bons. Notion d article en activité, Gestion de la contremarque et des lots. Zone observation visible en saisie de bons et à l édition du tarif. Taxes parafiscales, code TVA (3 possibles), exonération. Informations techniques et image du produit. Nomenclatures Jusqu à 5 niveaux de décomposition. Renseignements liés aux stocks Date du dernier achat. Prix du dernier achat, prix d achat moyen pondéré, prix de revient moyen pondéré, prix FIFO. Stock mini et stock maxi sur 12 mois. Emplacement du produit. Stock physique, en commandes clients, stock disponible, en commandes fournisseurs, stock prévisionnel. Définition des règles de conversion entre les différentes unités et conditionnement de l article. Justification des prévisionnels de stock. 4

5 Renseignements liés au calcul du prix de vente Nombre de fournisseurs d achat illimité. Prix brut d achat dans l unité du fournisseur et dans sa devise. 3 remises cumulatives en pourcentage et 1 en valeur, à appliquer sur le prix brut. 4 types de frais sur achat à cumuler et pouvant être calculés selon trois méthodes : une valeur nette, un pourcentage par rapport au prix net ou une valeur à la tonne (incidence transport) Prix de revient. Celui-ci étant le résultat du prix brut moins les remises et plus les frais. 6 colonnes de prix de vente H.T. et T.TC. Ces prix de vente étant issus d un coefficient multiplicateur, d une marge à appliquer ou d un montant à ajouter. Chacune de ces zones influençant directement les autres. Les colonnes 2 à 6 pouvant être aussi le résultat de remises à appliquer sur le tarif 1. Gestion anticipée des dates d application des prix de vente, permettant la saisie préalable des hausses à venir. Possibilité de gérer des prix quantitatifs à partir de chaque tarif de base. Possibilité de mise à jour du prix d achat lors de la réception de l article. Éditions de base Édition de tarifs sous différentes présentations. Édition d un tarif pour une future date d application. Édition du tarif net d un client. Édition avec décomposition complète des éléments de prix. Édition de différents formats d étiquettes et de codes barres. Mise à jour des tarifs Il existe 3 types de hausse possible : - hausse en pourcentage du tarif de vente uniquement. - hausse en pourcentage du prix d achat avec répercussion sur les prix de vente. - mise à jour des prix à la ligne, par listage écran des éléments d achat, et avec répercussion ou non sur les prix de vente. Mise à jour multiple Permet la modification en série de certaines valeurs de la fiche article, notamment : les éléments composants le prix de revient (frais d achat, remises fournisseurs), les coefficients de vente ou marge avec calcul ou non des prix de vente. Consultation écran du tarif Visualisation écran des 6 tarifs de base et des éléments s y rattachant (prix de revient, marge, coefficient, prix de vente HT et TTC, remise par rapport au prix public, stock, etc. ) Visualisation du prix net d un client compte tenu de ses conditions particulières, ainsi que des historiques de prix déjà accordés antérieurement. Possibilité de faire des simulations de rentabilité en forçant le prix ou la marge. Mémorisation possible du prix accordé quelque soit le client, pour une restitution ultérieure lors de la saisie d un document de vente. Gestion des conditions particulières de vente Il est possible d élaborer de manière illimitée des conditions spéciales selon différents critères, notamment : pour tous les clients, pour une catégorie de client, pour un client particulier, pour une référence de commande 5

6 précise par rapport à une date de début et/ou de fin. Ces critères pourront ensuite agir sur tous les articles, une famille ou sous famille, un article particulier. Les répercussions possibles seront : le changement du tarif de base, l'obtention d'une remise particulière, d'un coefficient ou d'un prix net. Il est possible d imposer une condition d achat liée à la condition de vente. Gestion des représentants Gestion des commissions sur CA ou marge. Modification du représentant et du taux de commission à la ligne de saisie. Taux de commission particulier en fonction de la catégorie du représentant (VRP, agent, etc. ). Taux de commission variant également en fonction du type de client. Édition des commissions par représentant, par facture, par ligne de facture. Gestion des transporteurs Base de calcul selon le poids en kg, le chiffre d affaire, le transport intégré, le poids à la tonne. Définition du tarif des transporteurs fonction des tranches de poids et des codes postaux. Possibilité de forcer un transporteur en fonction du poids du bon. Possibilité de forcer un transporteur pour un client précis. Génération de statistiques liées aux transporteurs. Notion de franco. La vente Gestion des devis, des commandes clients, gestion des bons de livraison et des factures directes. Affichage immédiat des documents en cours et du contenu du premier document proposé. Saisie des ventes à l aide d un lecteur codes à barres portable ou d un Pocket PC. Possibilités communes de la saisie Clients Recherche du client par code ou mot mnémotechnique. Affichage par défaut des bons en cours (BL, Commandes, Devis) Affichage et contrôle de l encours et des impayés clients (comptable+ livré+ en commande) avec possibilité de blocage. Affichage des chantiers en cours. Changement possible du représentant ou du taux global de commission. Choix d un secteur et d un transporteur pour calcul automatique d un transport intégré au prix de l article. Changement ponctuel de la devise du document. Possibilité de saisie ponctuelle en TTC ou en fonction du poste. Articles Saisie des articles par recherche multiples : par code approchant, par famille / sous famille, par mots mnémotechniques, par codes fournisseurs, par libellé. Possibilité de pointer plusieurs produits parmi la liste proposée. Saisie avec douchette code barre. 6

7 Visualisation des stocks tous dépôts confondus. Visualisation du prix d achat, ponctuellement modifiable, et de la marge dégagée. Possibilité de : forcer le tarif de base ou le prix de vente net, de cumuler une remise supplémentaire en plus de la remise de base du client. Possibilité de forcer en cours de saisie un pourcentage de marge. Visualisation de l historique du prix client. Changement à la ligne du représentant et du taux de commission. Possibilité de saisir des dimensions avec incidence sur la quantité d unités de vente. Débit sur liste. Proposition de la quantité la plus proche du conditionnement de vente. Calcul de l unité de stockage pour une quantité exprimée en conditionnement (ex : palette) Saisie illimitée de commentaires. Livraison directe (du fournisseur au client). Changement à la ligne de l incidence transport (dans le cas d un prix de transport intégré) Visualisation à n importe quel moment du chiffrage total comprenant : le montant HT et TTC, la marge totale, en coefficient et en pourcentage. Intégration de sous totaux. Possibilité de faire appel à une calculatrice. Gestion des contremarques et de leurs stocks ponctuels. Renseignements divers Code intervenant obligatoire ou non. Possibilité de forcer ponctuellement les conditions de règlement du client. Possibilité de forcer le poids total de la commande pour la gestion automatique du port, ainsi que le mode de facturation (franco, port payé, etc...) et le transporteur. Possibilité de rendre impossible toute modification de factures déjà éditées. Indication des unités de stockage et des unités de vente sur les bons. Spécificités propres aux bons de livraisons Génération automatique d une facture pour un client comptant. Édition d un BL valorisé ou non. Gestion possible des règlements comptants, des attentes de règlement, des arrondis automatiques, du rendu de monnaie. Indication ou non du poids unitaire des produits ou du poids total du bon. Possibilité de livrer plusieurs commandes sur un même bon. Possibilité de modifier et d éditer le détail des nomenclatures. Spécificités des commandes Gestion possible d acomptes. Proposition d enchaîner sur la commande fournisseur pour le produit non disponible. Possibilité d éditer les restes à livrer de toutes les commandes confondues, sur les BL. Duplication de commandes. Visualisation immédiate des restes à livrer. 7

8 Spécificités propres aux devis Duplication de devis. Valorisation à la ligne uniquement, total uniquement ou les deux. Contrôles divers Dépassement de l encours client. Dépassement de la marge minimum autorisée. Dépassement du rendu de consignes. Dépassement de l échéance de règlement Fonction caisse Saisie à la ligne en TTC. Édition au format ticket de caisse. Possibilité d intégrer un afficheur ainsi qu un tiroir caisse à ouverture déclenchée. État de caisse par type de règlement, par période et par vendeur. Saisie des entrées / sorties de caisses Éditions de base Résumé détaillé des devis, commandes, BL, multicritères, par périodes. Consultation écran Visualisation détaillée du contenu de tous les documents. Éléments d aide au suivi, notamment : Mise en avant des produits livrables et des produits indisponibles de chaque commande, en fonction des stocks et des priorités d attribution (délai prioritaire, chronologie de saisie) Vision flash des délais d approvisionnement pour les articles manquants. Facturation 3 possibilités de facturation : - une facture par BL. - une facture regroupant tous les BL d un client. - une facture regroupant tous les BL d une même référence de commande (ou chantier) Prévisualisation, facturation de contrôle, réédition possible. Relevés avec traites ou non. Effets magnétiques. Récapitulatif des factures. État facultatif du solde des consignes. Validation des factures comptants uniquement. 8

9 Gestion des stocks Mouvements et réservations des stocks automatiques et en temps réel. Possibilité de rectifications ou de saisie manuelle. Fichier des historiques des mouvements. Édition des rotations de stock. Édition des mouvements par produits et pour une période définie. Inventaire Saisie de l inventaire en différé avec effet rétroactif des mouvements. Valorisation des stocks selon plusieurs méthodes (FIFO, prix de revient, PAMP, PRMP, dernier prix d achat, etc...). Gestion des commandes fournisseurs Les commandes fournisseurs peuvent être traitées manuellement, être générées par déclenchement d un réapprovisionnement automatique ou issues directement des commandes clients. Possibilité de gérer une commande en attente afin d atteindre des minimums de commande ou le franco. Valorisation des articles à l unité du prix d achat. Visualisation de l historique des prix d achat. Édition automatique de la référence du fournisseur. Proposition de la quantité la plus approchante du conditionnement d achat. Possibilité de saisie de réapprovisionnement fournisseur à l aide d un lecteur codes à barres portable. Réception des commandes fournisseur La saisie peut se faire de manière globale ou ligne à ligne. Possibilité de générer le contrôle des factures d achat ou non. Contrôle des factures d achat Une simulation de la facture est faite par pointage des bons réceptionnés, avec possibilité d ajouter des frais annexes (port, emballage, etc...). Le rapprochement de la facture peut aboutir à la génération des écritures d achat. Gestion des litiges avec émission d une demande d avoir fournisseur. Gestion des conditions particulières d achat Il est possible d élaborer de manière illimitée des conditions spéciales selon différents critères, notamment : Pour un fournisseur particulier, pour une référence de commande précise, par rapport à une date de début et/ ou de fin, fonction de quantités commandées. Ces critères pourront ensuite agir sur une famille ou sous famille d articles, un article particulier. Les répercussions possibles seront : l obtention d une remise particulière ou d un prix net. Statistiques Visualisation flash des statistiques de vente sur les 12 mois de l année et l année n-1. Possibilité de visualiser ponctuellement un client, une famille de produits, un article, un représentant Consultation de l évolution du CA en temps réel. 9

10 Éditions des statistiques Toutes les éditions se font sur une, deux périodes comparatives ou sur 12 mois. Les éléments pouvant être édités sont notamment : CA, marge, quantité, pourcentage de progression du CA... Clients Plusieurs niveaux de détail : global, famille d articles, articles. Possibilité de tri par : dépôt, catégorie, palmarès en CA, représentant, département, secteur. Articles Possibilité de tri par : dépôt, palmarès en CA, palmarès en marge, fournisseur, famille. Fournisseurs Plusieurs niveaux de détail : global, famille d articles, articles. Possibilité de tri par : dépôt, palmarès en CA. Autres graphes disponibles. Utilitaires Générateur d états paramétrables. Exportation de tous les fichiers au format texte. Extraction et intégration d articles en fonction de différents critères pour mise à jour sur site déporté. Modification des codes articles, clients ou fournisseurs. Épuration des fichiers. Communication Gestion d directement à partir de l application. Les utilisateurs peuvent ainsi envoyer et recevoir des messages pour un individu ou pour un groupe en intra ou inter entreprise. Envoi des documents par . Les devis, commandes, BL, factures, peuvent être directement envoyé au format PDF à l adresse du bénéficiaire du document. Connexion simple via ADSL pour dépôt distant ou télétravail. Transférer facilement et en toute sécurité, les informations de l entreprise sur les ordinateurs portables de vos commerciaux, afin qu ils puissent établir devis et commandes clients. Intégration des tarifs de vos fournisseurs ou de votre centrale d achat. Exportation des données pour une exploitation de type Excel, XML, Centralisation de la mise à jour de votre plan de vente et envoi sur vos différents dépôts. Création et envoi de mailing Fax. Interfaces Exportations des écritures vers des logiciels de comptabilité tiers. Importations des devis en provenance de logiciels professionnels de menuiserie : - Prodevis (ELCIA), - Adjustem (ADJUSTEM) 10

11 Exemple de Facture 11

12 Notes DL NÉGOCE Agence de Caen 30, av. Maréchal Montgomery CAEN Tél:+33(0) Fax:+33(0) DL NÉGOCE Agence de Lyon 20, chemin Louis Chirpaz ECULLY Tél:+33(0) Fax:+33(0) DL NÉGOCE Agence de Tours 61, rue du Murier ST CYR SUR LOIRE Tél:+33(0) Fax:+33(0)

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