Locasyst MAÎTRISEZ LA GESTION DE VOS LOCATIONS

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2 SOMMAIRE 1. LOCASYST EN QUELQUES MOTS GESTION DES LOCATIONS. 3. ETATS-HISTORIQUES-STATISTIQUES. 4. BÉNÉFICIEZ DE LOCASYST EN LIGNE. P02 P06 P10 P12

3 1. LOCASYST EN QUELQUES MOTS... Facile à mettre en œuvre, Locasyst continue de séduire depuis 1988, une profession confrontée à l urgence et l exigence : les spécialistes de la location. Locasyst ne nécessite aucune connaissance particulière. Votre équipe et vous-même devenez opérationnels en quelques heures. Du jour au lendemain, après les saisies préalables, tout le monde, à son niveau se servira quotidiennement des nombreuses fonctionnalités de Locasyst. Stocks, devis, tarifs, disponibilités, relances, retours, vous saurez toujours où vous en êtes. Vous allez gagner en productivité, augmenter votre efficacité et mieux servir vos clients. Locasyst gère la globalité de vos besoins liés à votre activité de location. Devis / Réservation / Location / Préparation / Retour Stocks avec gestion multi-dépôts et par codes barres (en option) Calcul des disponibilités Planning des départs / Retours Clients et sous traitants Facturation et transfert vers la comptabilité Maintenance et entretien Personnel Véhicules et autres ressources Statistiques P02

4 GESTION DE LA BASE CLIENTS/FOURNISSEURS Vos clients sont gérés dans Locasyst. Toutes les données nécessaires au suivi de vos clients sont intégrées. Vous trouverez, ci-dessous, quelques-unes de ces informations : Historique des locations pour chaque client Gestion des clients Gestion des fournisseurs Gestion des remises Risque client Contacts Adresses Les principaux champs et données associés : Code client, entête, nom du client sur 2 lignes, adresse 1 et 2, code postal, ville téléphone, fax, secteur d activité 1 et 2 (accès par table de codification). Gestion de contacts multiples avec téléphone, fax, mobile et . Gestion de plusieurs adresses de livraison. Visualisation et consultation des locations (devis, réservations, locations et retours) passées, en cours et à venir. Création de devis, réservations depuis la fiche client. Duplication de devis, réservations, locations ou retours depuis la fiche client. NB : la structure exacte et complète des tables peut être transmise sur demande. P03

5 GESTION DE LA BASE D ARTICLES Vos articles sont gérés dans Locasyst. Toutes les données nécessaires à la gestion de votre stock sont intégrées. Vous trouverez, ci-dessous, quelques-unes de ces informations : Détail du stock Caractéristiques Marque et classification Équivalences Sous-traitance Disponibilités Calcul du prix Tarifs Ensemble L entretien Les principaux champs et données associés : Référence de l article, marque, descriptif en 2 lignes. Classification par groupe, famille et catégorie (gestion par tables de codifications). Gestion de 4 tarifs de locations (location seule, livrée, installée...). Gestion des prix d achat et de vente (le prix de vente sera utilisé pour la facturation de produit manquant après le retour). Visualisation et consultation des locations (devis, réservations, locations et retours) passées, en cours et à venir pour un article. NB : la structure exacte et complète des tables peut être transmise sur demande. P04

6 Exemple de création d opération. Calcul de disponibilité pour un ensemble. P05

7 2. GESTION DES LOCATIONS. Locasyst assure la création et le suivi de toutes vos opérations, ainsi que la génération automatique des bordereaux Devis / Réservation / Bon de Location / Bon de préparation / Bon de retour, en incluant les prestations, la gestion des pertes et casses, la sous-traitance,... Dates : gestion des dates de début et de fin de location, de départ et de retour du matériel, de début et de fin de prestation, de reprise du matériel. Ressources : gestion du personnel et des véhicules. Calcul du prix : gestion entièrement automatisée de la tarification. 5 coefficients de location. Gestion des forfaits de location, prestation et transport. Gestion de l assurance. Autres informations : gestion par affaires, des références internes et clients. Gestion de la caution. Gestion des adresses de livraison multiples. Calcul automatique du poids, volume, consommation, montant total du matériel loué et temps d installation. Planning : visualisation du planning par semaine. Liste des départs et des retours, du personnel et des véhicules. P06

8 FACTURE POUR LOCASYST Le logiciel Facture pour Locasyst vous permet d aller du devis jusqu à la comptabilité, en passant par la facture, sans aucune re-saisie. Les logiciels Facture pour Locasyst et Locasyst utilisent les mêmes bases clients et articles. Les fonctionnalités principales d édition de Facture pour Locasyst sont : - Chiffre d affaires de date à date, par client, secteur ou sous-secteur - Edition groupée des factures - Journal des ventes - Relevé de factures - Traite - Liste des factures - Impayés (relances clients)... SÉPARATION DES ARTICLES DE DEVIS ET PRÉPARATION P07

9 GESTION DES INVENTAIRES AVEC CODE BARRE Le module code barre permet une gestion des départs et des retours ainsi que l inventaire des articles à la douchette. P08

10 CONTRÔLER LA GESTION DU MULTI-DÉPÔT Visualisation des quantités et saisie des commandes en sous traitance dans les autres dépôts. P09

11 3. ETATS-HISTORIQUES-STATISTIQUES. ETATS - HISTORIQUES CLIENTS Liste des clients et fournisseurs, Historique des locations, Chiffre d affaires par secteur, sous secteur. ETATS - HISTORIQUES ARTICLES Liste des articles, Liste des articles sous-traitables, Liste du matériel en immobilisation, Liste des articles manquants après inventaire, Historique des locations, Tarifs de location, Liste des articles en entretien / maintenance STATISTIQUES Activité prévisionnelle, Chiffre d affaires prévisionnel par commercial, Résultats des locations. ETATS - HISTORIQUES LOCATIONS Bon de préparation, Liste de locations non facturées en cours, en retard, Liste des locations facturées en cours, en retard, Liste des devis prévus, Liste des départs prévus (par affaire, du matériel à préparer, départs avec acompte non réglé), Liste des retours prévus, Liste du matériel en location, Liste du matériel sous-traité, Liste des ventes et manquants facturés, Liste des articles indisponibles, Liste des ressources, Planning des locations. P10

12 EXPORTER LES DONNÉES. L exportation des données permet de récupérer certaines informations saisies dans Locasyst afin de les ré-exploiter sans avoir à les ressaisir (par exemple export des clients, des articles, et des numéros de série). P11

13 4. BÉNÉFICIEZ DE LOCASYST EN LIGNE. Associez votre site marchand à Locasyst via son WebService, ou utilisez son module Web de gestion de panier pour compléter votre site internet. Le WebService présente une interface de haut niveau permettant d échanger facilement des données avec l application Locasyst. NB : la liste complète des méthodes est disponible sur demande. P12

14 Depuis plus de 20 ans, grâce à une étroite collaboration avec les professionnels de l évènementiel, PGS a fait constamment évoluer Locasyst pour l enrichir et l adapter aux besoins de cette activité. En monoposte ou en réseau de plusieurs dizaines d utilisateurs locaux ou distants, Locasyst est le logiciel qui vous aidera à organiser votre activité de location au jour le jour. 37 bis, rue du Général Leclerc Issy Les Moulineaux Tél Fax pgs.fr locasyst.fr

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