Un ERP par et pour les hôpitaux. RealDolmen Hospital/AX

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1 Un ERP par et pour les hôpitaux RealDolmen Hospital/AX

2 Hospital/AX LES DÉFIS DES HÔPITAUX L objectif des hôpitaux est avant tout de fournir des soins et des services optimaux. Cet objectif est atteint dans une grande mesure en recourant à des processus d entreprise importants qui ont un impact non seulement sur la satisfaction des clients et des prestataires de soins, mais également sur l efficience de l organisation et de ce fait, sur sa situation financière. Ces processus de soutien sont notamment pris en charge par les services Gestion financière, Gestion des installations (Facilities), Achats et Logistique ; des services qui sont souvent confrontés à de nombreux défauts des systèmes existants. Concrètement, ils ont notamment besoin: d une bonne intégration entre leurs processus d entreprise et ceux des autres services, avec un flux d informations actuel et fluide d une politique d achat efficiente et transparente, où la centralisation, la standardisation, la numérisation et la surveillance jouent un rôle essentiel d une gestion efficace des processus logistiques, des stocks et des stocks en consignation d un suivi précis et actuel des projets d investissements et leurs sources de financement (emprunts, subsides...) d une gestion et d un suivi des débiteurs et créditeurs d une gestion et d une maintenance rationnelles des appareils, des espaces et du matériel d une vue d ensemble sur les processus opérationnels et les KPI dans le but d optimaliser le fonctionnement de l organisation d un suivi des rapports légalement obligatoires et spécifiques au secteur UN ERP PAR ET POUR LES HÔPITAUX En collaboration avec des hôpitaux et des experts externes, RealDolmen a mis sur pied le Healthcare Consortium dont l objectif est de développer des solutions qui puissent prendre en charge les évolutions futures du secteur des soins de santé. C est grâce à cette étroite collaboration, que la RealDolmen Healthcare Solution Suite a graduellement vu le jour. Hospital/AX constitue l élément ERP de cette suite. Il s agit d une solution logicielle basée sur Microsoft Dynamics AX. RealDolmen a complété la solution Microsoft par des modules qui répondent aux besoins spécifiques des hôpitaux (belges). D autres composants de la Healthcare Solution Suite peuvent également être facilement ajoutés. Par exemple, les tout derniers outils de communication et de collaboration (SharePoint et Lync), Intranet, des sites spécifiques à des services et à des projets, etc. Le système garantit ainsi une convivialité et une reconnaissance maximales. Le Healthcare Consortium, réunissant notamment des hôpitaux et des experts externes, a été créé pour développer des solutions qui puissent prendre en charge les évolutions futures du secteur des soins de santé. Jan Bogaert RealDolmen Healthcare

3 Que recèle ce nom? Hospital/AX a été construit sur la base de Dynamics AX, la figure de proue de l ERP de Microsoft. Ce système a été complètement adapté pour le secteur et enrichi de fonctionnalités propres aux hôpitaux pour les finances, les achats, la logistique et la gestion des installations. Il est également possible d ajouter des modules développés sur mesure, ainsi que d intégrer des progiciels tiers. Chaque module de base d Hospital/AX contient des fonctionnalités tout à fait adaptées pour la prise en charge et la livraison de valeur ajoutée pour des collaborateurs spécifiques dans l exécution de leurs tâches quotidiennes. Bien qu Hospital/AX fasse une distinction entre les différents modules, ceux-ci sont fortement intégrés et reliés les uns aux autres. Il est toutefois possible de ne pas prendre d emblée tous les modules, mais de les ajouter par la suite en fonction des besoins. GESTION FINANCIÈRE Ce module offre les fonctionnalités nécessaires à une gestion financière hospitalière au sens large. Le suivi clientèle complet par exemple est possible à partir d une fenêtre unique, ce qui souligne le caractère convivial de l application. Quelques champs d application: Comptabilité générale Comptabilité analytique Gestion des créditeurs Budgets Gestion des subsides Investissements et actifs fixes Gestion des emprunts Gestion des débiteurs Gestion bancaire et gestion de caisse Rapports légaux et spécifiques au secteur GESTION DES ACHATS Grâce à Hospital/AX, le département des achats peut assumer pleinement son rôle de fournisseur central de biens et de services dans le cadre d une organisation de soins de santé. Le processus d achat complet est pris en charge et contrôlé, depuis la demande jusqu à la facturation. Les biens et les services, les contrats et accords tarifaires et les fournisseurs sont gérés à la fois au niveau stratégique et opérationnel afin de pouvoir fournir un service adéquat.

4 Quelques champs d application: Catalogues d achat internes et externes Demande de prix et ordres d achats Portail web fournisseurs Échanges électroniques de données Contrats d achat et abonnement avec schéma de livraison fixe Rapports relatifs au processus d achat GESTION DES INSTALLATIONS (FACILITIES) Le Module Gestion des Installations (Facilities) comporte plusieurs entités logistiques telles que le service technique, le service des projets de construction et les services de gestion des installations à proprement parler, comme la restauration, les réservations et la gestion des espaces et des clés. Étant donné l impact des activités liées à ces modules à travers l organisation hospitalière dans son ensemble, il est clair que l intégration tant avec la gestion des achats et la gestion des stocks que la gestion financière est favorisée. Ce module est pris en charge par le biais d une application sur un poste de travail, une application web ou une application mobile avec des fenêtres programme adaptées. Quelques champs d application: Gestion des appareils fixes et mobiles Maintenance préventive et curative interne Gestion des espaces et des lieux Gestion des clés Gestion des incidents Gestion des réservations et mises en location Gestion de projets Gestion des contrats et des contrats d entretien fournisseurs Services de restauration PORTAIL DES UTILISATEURS Les collaborateurs de soins, étant donné la nature de leur fonction, ne sont généralement pas connectés à Hospital/AX. Ils ont pourtant parfois besoin d avoir accès aux processus sous-jacents, par exemple pour encoder des frais, passer des commandes, réserver du matériel ou des espaces, transmettre des confirmations de réception ou signaler des incidents. Pour ce faire, Hospital/AX propose pour les utilisateurs un portail ne comportant que les informations et les fonctions nécessaires à l utilisateur en fonction de ses droits et obligations. Quelques champs d application: Encodage des congés et des demandes de frais Avis relatifs à l approbation de factures Consultation de données personnelles ou nécessaires au service GESTION LOGISTIQUE Le module de gestion logistique contient, outre un système complet de gestion de l entrepôt (WMS) sur mesure pour les hôpitaux, des possibilités d intégration avec des solutions spécifiques de pharmacie ou de laboratoire. Quelques champs d application: Stocks centralisés et décentralisés Bons de commande internes entre entrepôts et services Comptage de stock et inventaire Application de codes à barres mobile Gestion des stocks en consignation Gestion des numéros de série et de lot Gestion des retours Gestion de la qualité Enregistrement des consommations

5 Pourquoi Hospital/AX? LES AVANTAGES DE HOSPITAL/AX Tous les avantages d une solution totalement intégrée Prise en charge de processus financiers, d achat, logistiques et facilitaires propres aux hôpitaux Garantie de la conformité sectorielle Système sur mesure pour les hôpitaux et leurs collaborateurs Adoption plus rapide par les utilisateurs grâce à la reconnaissance de l application Totalement intégrable avec d autres éléments de la RealDolmen Healthcare Solution Suite APPROCHE D IMPLÉMENTATION Dans l élaboration de ses projets, RealDolmen part toujours d un plan hospitalier standard dans lequel tous les modules et les processus des meilleures pratiques par activité ont été définis. C est sur cette base que le champ d application du projet est défini, ainsi que les points qui doivent être différents étant donné la spécificité de votre situation («Gaps»). Le pourcentage Fit/Gap indique clairement dans quelle mesure votre organisation diffère de la norme. L intégration et l interfaçage avec d autres applications hospitalières sont bien entendu prévus. Enfin, nous établissons un plan de projet clair sur lequel vous retrouvez le prix de votre projet, mais aussi l information ayant trait par exemple aux délais de réalisation et à la charge de travail pour votre organisation. SUPPORT PROFESSIONNEL A POSTERIORI POURQUOI REALDOLMEN Une combinaison unique d expertise technologique et du secteur des soins de santé Une solution construite en collaboration avec des hôpitaux Sur la base des meilleures pratiques du secteur Accent mis sur la plus grande flexibilité possible et donc le moins possible de travail sur mesure Champ d application clair et visualisation du travail sur mesure Implémentateur fiable En tant que fournisseur exclusif, RealDolmen garantit un partenariat à long terme assuré par une organisation d assistance professionnelle qui prend en charge la continuité du service une fois que le projet est opérationnel. Tous les processus implémentés, les fenêtres utilisateur... sont documentés, maintenus et même utilisés pour l assistance à vos utilisateurs finaux par le biais d un lien automatisé avec la fonction d aide de Microsoft Dynamics AX. L UTILISATEUR AU CŒUR DE L ATTENTION L utilisateur est toujours au centre des préoccupations, tant durant le trajet d implémentation que dans la solution elle-même. La solution a le même look & feel que les applications Microsoft généralement utilisées. En outre, les fenêtres utilisateurs sont offertes en fonction du rôle de l utilisateur : comptable, acheteur, collaborateur de soins... Les applications Office de Microsoft sont par ailleurs intégrées en continu, de sorte que, par exemple, l information du système ERP puisse être ouverte et modifiée dans une feuille de calcul Excel. Tout cela contribue à obtenir une adoption plus rapide des utilisateurs, qui peuvent dès lors continuer à se concentrer sur leurs tâches principales.

6 A. Vaucampslaan Huizingen TEL R.E. NV RealDolmen SA, A. Vaucampslaan 42, B-1654 Huizingen FR Twitter Blog Facebook SlideShare Flickr YouTube