Le logiciel : un outil de gestion des données, une aide pour le choix des techniques et un outil de communication pour le personnel de terrain

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2 Le logiciel : un outil de gestion des données, une aide pour le choix des techniques et un outil de communication pour le personnel de terrain

3 La WALLONIE comprend 262 communes Communes de 1 à habitants (74) Communes de à habitants (86) Communes de à habitants (63) Communes de à habitants (29) Communes de plus de habitants (10)

4 Buts recherchés lors de l emploi d un logiciel Exécuter un travail en temps opportun (=sélectionner des fiches en temps opportun) Transmettre des ordres aux hommes de terrain avec un maximum d informations utiles. Récolter les informations que l on peut réunir sur le terrain : Retour du travail des hommes et remarques éventuelles Relevés systématiques (gestion des arbres, des plaines de jeux)

5 Information de la hiérarchie : Les travaux à prévoir => décision du CE Evolution des travaux => réponse à la population Etablissement de budgets, voire gestion financière du service.

6 Qu est-ce qu un logiciel Dans notre cas : au départ une base de données qui comprend plusieurs fichiers : espaces, personnel, matériel, véhicules Fichiers reliés entre eux par des relations, et composés de différents champs Le champ est la «case» que l on remplis dans un formulaire afin de caractériser entre autres nos espaces. L appellation de ce champ, correspondant à la caractéristique que l on veut décrire.

7 Comment fonctionne un tel logiciel? Essentiellement par tri sur un ou plusieurs champs: par exemple : «les haies le long des voiries dans l ancienne commune de» Sur un champ, mais plusieurs définitions : par exemple : «les arbres d alignements et les haies le long des voiries» Le tri peut être soumis à conditions : exemple: «s il s agit de haies taillées, celles > à 10m sinon toutes les longueurs. le tri produit des listes ordonnées et limitées à des caractéristiques;

8 Par l établissement de relations entre ces éléments partiels de la base : entre eux et surtout avec un calendrier. Et enfin par l établissement de conditions qui détermineront les différentes actions

9 Passer d un système traditionnel au logiciel informatique AVANT Classer Classer Classer pour retrouver en temps utile : le classement à vue

10 APRES Une fois le programme mis en place, plus rien n est visible. C est la machine qui doit rappeler le travail à exécuter.

11 Quand cela coince! S adresser à l ordinateur Si le programme n anticipe pas, les relations deviennent tendues.

12 Puisque tout est caché derrière l écran, il faut que le programme fournisse tous les renseignements en temps opportun! Exemples: *les fiches associées :lorsque vous envoyez une équipe dans un village pour l entretien courant, il est utile de leur donner en même temps, par exemple, l ordre de couper une branche cassée dans une rue voisine où il n iront pas en temps normal : l ordinateur doit vous prévenir de cette opportunité. * les fêtes et cérémonies : si le calendrier programme l entretien d un village la semaine qui précède celle où à lieu une fête, il peut être intéressant de retarder l entretien à la semaine suivante

13 Trouver la fiche utile Il faut disposer d un système efficace de recherche

14 Acheter un logiciel Établir un cahier de charge : peu de clients savent exprimer ce qu ils veulent, peu d informaticiens connaissent le métier de gestionnaire d espaces verts. GESTION SEV permet de se rendre compte de tout ce que l on peut demander à un logiciel dans la gestion journalière de l entretien et de la conduite des équipes, par contre il ne s intéresse que peu aux statistiques, à peine aux finances et à la gestion des stocks (domaines de prédilection des informaticiens!) Acheter un logiciel «vide» Comprend l ensemble des éléments : table, formulaire, relations Vous devez paramétrer vous-même : exemple : le champ «type d espace», «catégorie de travaux», «code qualité» (gestion différenciée) Résultat : chacun crée ses listes et se voit obligé de les corriger au cours des années. Un logiciel paramétré pour votre métier présente, par exemple, une liste d activités qui aide à structurer plus rapidement vos propres choix.

15 Les grandes options qui peuvent changer les résultats Les espaces et leur classification Les types de travaux Le calendrier et la programmation sur calendrier Le Bordereau de travail et son usage Les méthodes de recherche

16 Options : Le Bordereau de travail Un bordereau par jour, par équipe, plusieurs travaux Un bordereau par travail, plusieurs jours, plusieurs variantes dans l équipe La première option correspond mieux, à mon point de vue, à la gestion des espaces verts qui travaille plus en entretien qu en intervention.

17 Gérer le travail du personnel Gérer cela consiste à faire au moment voulu (planning) un certain nombre de travaux définis (fiche de travail) sur des espaces définis (inventaire des espaces) au moyen des hommes (fichier personnel) et du matériel (inventaire matériel) dont on dispose et afin d arriver à cette fin à transmettre ces ordres aux hommes (bordereau de travail)

18 Communiquer, transmettre les ordres

19 LES INTERVENTIONS INTERVENTION : travail non récurrent : elles peuvent se gérer soit suivant l urgence, soit suivant l ordre d arrivée, ce qui correspond simplement à des listes triées. Exceptionnellement elle peut être décidée à date fixe (par exemple location d une machine) et être alors liée à un calendrier de façon manuelle soit avec un jour déterminé, une semaine ou un mois (en principe clôturée à la fin du travail) AMENAGEMENT: tout aménagement, c est une intervention d un type particulier, liaisons comme intervention : jour, semaine, mois ou les trois. Ces fiches sont clôturées à la fin du travail TRAVAUX DIVERS: tout ce qui ne correspond pas aux propositions précédentes on pourrait aussi dire travaux occasionnels, liaison : jour, semaine, mois. Ces fiches sont clôturées fin de mois

20 LES ENTRETIENS ENTRETIEN ORDINAIRE : travail récurrent : exemple tondre les pelouses toutes les 3 semaines, ce travail est lié automatiquement dans le planning avec la 3 ème semaine après l exécution (4ème, 5ème, 6ème et 7ème semaines). Ces fiches peuvent ou non être clôturées fin de l année, il faut alors les recréer pour l année à venir. ENTRETIEN EXTRAORDINAIRE : travail récurrent dont la fréquence est autre que la fréquence des entretiens ordinaires.(3 mois, 6 mois, ces fiches doivent rester ouvertes,) Les fiches «Entretien extraordinaire» tout comme les fiches «Entretien ordinaire» peuvent en même temps être liées avec un jour, une semaine, un mois.

21 Liaisons manuelles Liaisons automatiques Gestion des interventions Gestion des retards Gestion des entretiens Gestion à terme Gestion à long terme Le calendrier-planning

22 Planning sur une semaine

23 Fiche d inventaire «Espaces» Fiche de Travail Bordereau de travail

24 Vers l intégration de la gestion différenciée dans un logiciel Les quatre niveaux indispensables Les classes d entretien: définir le résultat Le cahier des charges : fréquence d intervention, importance des tailles, intensité du désherbage, renouvellement des fleurs annuelles Le choix des techniques : fauchage, avec ou sans ramassage, désherbage chimique ou autre, traitement du pied des massifs par paillage, sarclage, bêchage Les objectifs : prairie fleurie, espace naturel

25 RENNES

26 La partie capitale du logiciel est la fiche d inventaire des espaces.

27 Classification des Espaces ENTITE Ancien village Quartier (lotissement) Espace (ex.: Parc) Zone du parc Massif la question est de savoir: jusqu où aller?

28 La réponse est dans la manière dont vous travaillez L espace doit correspondre autant que possible à une unité d entretien voire d aménagement. Si une équipe entretient un ensemble d espace d un village de la même façon, alors, autant que possible il ne faut leur donner que l espace «village», c est souvent le cas de l entretien régulier. Si l équipe doit se rendre dans une école par ex. avant une fancy-fair, il faut un ordre concernant cet espace. Si dans l école il faut créer un petit potager, il faut pouvoir donner un ordre concernant cet espace avec une fiche de travail le concernant. D un autre côté, il semble inutile de diviser une espace entre ces composantes : pelouses, massifs, haies, En principe nous utilisons des jardiniers ou des gens susceptibles d appréhender l entretien ordinaire d un espace.

29 Conclusion Il faut apporter le plus grand soin au choix des champs des différents fichiers et aux données que l on y intègre. Une définition composée d un amalgame de données ne permet pas une recherche pertinente et surtout bloque l évolution des choix de gestion. C est un des grands problèmes d un mauvais début dans l application de la gestion différenciée par informatique.

30 Possibilité de recomposer les équipes : si la base de l équipe a intérêt à être stable, il peut être utile de lui adjoindre des hommes «mobiles» afin d utiliser et de valoriser les compétences de chacun. Description d un travail comprenant : L adresse, la catégorie du travail, une description Les heures prestées

31 Liste des travaux correspondant à la catégorie des travaux lorsqu il s agit de la gestion des arbres Liste des espaces regroupés sous une même fiche

32 Cette partie du bordereau reprend pour chaque travail: Le n de la fiche de travail Tolérance de la population Procédé de désherbage le mieux adapté L adresse L état d avancement du travail ( suivant description complète) Priorité dans la journée Remarque du chef d équipe (suite éventuellement au verso du bordereau) Description du travail : complète ou partielle Classe d entretien Etat d avancement du travail ou de la parie du travail demandé en description (éventuellement différent de l état des travaux cidessus) Heures de présence X nb d homme Vue partielle du bordereau de travail (nouvelle version)

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