COMPTE-RENDU DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU CLUB DE CURLING VALLÉE-DE-LA-GATINEAU TENUE AU CENTRE MULTIFONCTIONNEL LE 9 avril 2014 à 19h00

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1 COMPTE-RENDU DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU CLUB DE CURLING VALLÉE-DE-LA-GATINEAU TENUE AU CENTRE MULTIFONCTIONNEL LE 9 avril 2014 à 19h00 Prise de note : Luc Chamberlain 1. Ouverture de l assemblée et mot de bienvenue du président Monsieur Roger Gascon souhaite la bienvenue aux membres présents 2. Lecture de l avis de convocation et vérification de conformité de l assemblée et de l atteinte du quorum Luc Chamberlain mentionne que l avis de convocation a paru dans le journal La Gatineau en date du 27 mars De plus, l atteinte du quorum est respectée. Ces éléments sont conformes aux règlements généraux du club. 3. Lecture et adoption de l ordre du jour Il est demandé par Jocelyn Carle d effectuer une modification de l ordre du jour à savoir l ajout d un point avant les élections. Un point est donc ajouté : Nomination d un membre honoraire. Il devient le point no 8 et les autres points sont décalés. Il est demandé de modifier au point 9 Élections des administrateurs la phrase Deux postes à combler par Trois postes à combler en raison de la démission de Michel Patry comme administrateur. Il est demandé par Luc Chamberlain d ajouter le point Code d éthique au point Varia. Il est proposé par Daniel Logue et appuyé par Noreen O Reilly d adopter l ordre du jour avec les modifications apportées. 4. Lecture et approbation du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle du 10 avril 2013 Étant donné que le procès-verbal était disponible sur le site web du club et que plusieurs copies étaient disponibles au club depuis quelques semaines, Monsieur Jocelyn Mantha propose son adoption sans qu il y en ait une lecture. Adopté à l unanimité par l assemblée. 1

2 5. Amendement des règlements généraux Il est proposé par Jocelyn Carle et appuyé par Claire Gascon qu une modification soit apportée au règlement no. 10 : Officiers du conseil d administration. Ajout à la section Trésorier honoraire : Faire approuver par le conseil d administration tout engagement supérieur au cadre budgétaire adopté au début d exercice et soumettre tous les paiements à effectuer pour approbation 6. Rapport des activités de l année a. Rapport du président Monsieur Roger Gascon fait un bilan des principales réalisations de l année : Achat des tapis de jeu ce qui entraîne une importante économie d argent à moyen terme Adhésion à la CSST. Les bénévoles à risque sont maintenant protégés. Achat de pierres pour les jeunes 6-12 ans. Nous avons des jeunes de l école Woodland, du Kitigan Zibi et de la polyvalente qui en bénéficient Le club est maintenant membre de la Chambre de commerce afin de développer un partenariat et augmenter le membership Le club a maintenant des épinglettes à son image. La compétition régionale Dominium et la Caravane Curling Québec sont venus à notre club Des améliorations physiques ont eu lieu au club : armoires dans l enceinte du jeu, tablettes et supports pour les trophées et plaques Le président souligne l importance du bénévolat au sein du club. Il y a place à amélioration car il y a essoufflement de certains bénévoles. Messieurs Michel Patry et Pierre Geoffroy, membres sortant et démissionnaire sont remerciés par le président. b. Rapport des comités i. Communication et relations publiques Luc Chamberlain fait un bilan de l année : Tous les événements importants du club ont eu une couverture médiatique via les journaux locaux ou la radio communautaire Les ordres du jour, les comptes rendus des rencontres du Conseil d administration ainsi que les résolutions ont été mises sur le site web du club (André Patry) Tous les tournois ainsi que les activités des ligues régulières ont obtenus une couverture médiatique dans La Gatineau (Harold Ericksen) Le site web du club a repris du service après quelques semaines d inactivité 2

3 L annonce de la tenue l AGA a été publiée conformément aux Règlements généraux du club Un code d éthique et des règles de conduite ont été élaborés et présentés aux membres du Conseil d Administration (Bob Kirk) Recommandations pour l année prochaine : Mettre en place un bulletin mensuel d information destiné aux membres du club La chaîne téléphonique n est pas vraiment nécessaire Mettre en place une stratégie de déploiement du code d éthique et des règles de conduite ii. Bar cuisine et entretien Pierre Geoffroy fait un bilan de l année. Cuisine L année s est bien déroulée Il y a eu des inspections des autorités compétentes au niveau des normes de l hygiène des lieux et celles-ci ont été respectées. Une table adaptée (hauteur) devrait être achetée Ménage Le ménage s est fait par les bénévoles sauf en ce qui a trait à l entretien des planchers. Il est recommandé d informer le responsable du ménage lors d activités spéciales L achat local a été maintenu Bar L inventaire a été effectué Le bar a toujours offert le service lors des ligues et les tournois Il est suggéré d avoir une comptabilité séparée du bar et de la cuisine iii. Ligues et horaires. Paul Lafrance en remplacement de Lucie Nault L année s est bien déroulée Au début de l année il y a eu une rencontre regroupant tous les responsables de ligue La ligue du dimanche soir n a pas fonctionné Les règlements de Curling Québec et Curling Canada ont été respectés 3

4 Le tableau d affichage ainsi que le site web ont bien fonctionné et sont efficaces. Toutefois les responsables de ligue tardaient parfois à envoyer les résultats au webmaster André Patry. iv. Levée de fond Jocelyn Carle fait un bilan de l année. Jocelyn souligne qu à l origine ce comité avait été mis sur pied afin de faire des levées de fond pour la construction du centre Il est suggéré que ce comité continu ses activités avec l objectif de rechercher des commanditaires pour des événements spéciaux v. Équipement et bâtiment Michel Patry fait un bilan de l année. Michel annonce son départ du conseil d administration par manque de temps Il remercie les membres qui ont participés à l installation des tablettes et supports pour les plaques et les trophées vi. Comité de recrutement et d'adhésion Roger Gascon fait un bilan de l année. Le recrutement sera une priorité lors des prochaines rencontres du conseil d administration Monsieur Terry Tims a déjà fait un travail de préparation vii. Bonspiel et activités sociales Harold Ericksen fait un bilan de l année. Une diminution des revenus du bar et cuisine est constatée malgré qu il y ait eu un Bonspiel de plus Il y a eu trois Bonspiels tenus à l intérieur d un mois en fin de saison ce qui est exigeant pour les bénévoles. Faudrait songer à les étirer au cours de la saison et d en tenir au début de l année Il est suggéré qu un Bonspiel soit tenu au début de la saison et qu un membre amène une personne susceptible de devenir un nouveau membre 4

5 viii. Finances Jocelyn Carle fait un bilan de l année. Trois personnes composent ce comité : Noreen O Reilly, Rose Ryan et Jocelyn Carle ix. Glace Nelson Millar fait un bilan de l année. Il remercie l équipe de la glace Il a reçu au cours de la saison une formation très pertinente de technicien de glace Un problème de drainage est présent lors de la fonte de la glace. Il est suggéré d y remédier Il est suggéré de procéder à l achat d un Iceking supplémentaire et de remplacer les claques (grippers) usées Il est possible que le système de refroidissement doive être changé au cours des prochaines années afin de respecter les règles gouvernementales. Peut être très onéreux x. Formation Terry Tims fait un bilan de l année. Plusieurs heures de formation ont été dispensées Vingt-deux (22) personnes ont aidé à donner de la formation Il y a eu quatre cent soixante-quinze (475) heures de bénévolat au cours de l année Il est suggéré de donner une formation de base obligatoire aux nouveaux membres Il est suggéré de mettre en place dans l horaire des blocs fixes de formation 7. Présentation et adoption des états financiers Présentation faite pas Jocelyn Carle Pour l exercice de 11 mois terminé le 31 mars 2014 nous avons un excédent des revenus sur les charges de $15,950 Il est proposé par Jocelyn Mantha et appuyé par Terry Tims d adopter les états financiers

6 8. Nomination d un membre honoraire Il est suggéré par Jocelyn Carle que Monsieur Réginald Bouchard soit nommé comme membre honoraire tel que le prévoit l article 4.4 des règlements généraux du club. Il est proposé par François Côté et appuyé par Paul Lafrance de nommer Monsieur Réginald Bouchard comme membre honoraire. 9. Élection des administrateurs a. Trois postes à combler. Luc Chamberlain informe l assemblée qu un comité de mise en candidature a été mis sur pied conformément aux règlements généraux. Le comité est composé de Roger Gascon, Cécile Richard et Lucie Nault. Trois candidats ont remis au secrétaire un bulletin de mise en candidature trois jours avant la tenue de l assemblée annuelle du club conformément aux règlements généraux. Les candidats sont : Émilie Allard François Côté Luc Chamberlain En raison de suffisance de mises en candidature pour les trois postes à combler, les trois candidats sont élus au poste d administrateur. Émilie est sur le poste de Michel Patry donc sur un mandat d une année. 10. Parole aux membres Il est suggéré de procéder à l achat et installation de caméras et télévisions supplémentaires afin de couvrir l aire de jeu près de la vitrine Il est suggéré que les coûts de l inscription soient décidés au début de l année et disponibles pour les nouveaux membres qui désirent s inscrire au cours de l année Des démarches sont en cours afin d indiquer les directions pour se rendre au club Jocelyn Mantha suggère : o D effectuer des sorties dans d autres clubs afin de se mesurer à ceux-ci et d augmenter notre calibre de jeu o De favoriser le côté social et non la compétition des ligues du mardi et mercredi de jour en y effectuant des piges o Procéder à l installation d une table de billard 11. Varia a. Gala annuel 2014 ; le samedi 12 avril 2014 Sa tenue est confirmée à l Auberge du Draveur. Le comité organisateur est composé de Lucie Nault, Lise Carle, Jocelyn Carle, Marthe Hilliker et Luc Chamberlain. 6

7 b. Code d éthique Luc Chamberlain fait le dépôt du code d éthique élaboré par Bob Kirk et lui-même. Le conseil d administration a également travaillé sur le document. Une stratégie de déploiement sera mise en place au cours des prochaines rencontre du conseil d administration. 12. Levée de l assemblée. Il est proposé par Daniel Logue et appuyé par Lorraine Addleman de levée l assemblée. Levée de l assemblé à 21h35 7