C O U R S DESTINES AUX FONCTIONNAIRES COMMUNAUX SE PREPARANT AUX EXAMENS D ADMISSION DEFINITIVE ET DE PROMOTION DU SECTEUR ADMINISTRATIF

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1 C O U R S DESTINES AUX FONCTIONNAIRES COMMUNAUX SE PREPARANT AUX EXAMENS D ADMISSION DEFINITIVE ET DE PROMOTION DU SECTEUR ADMINISTRATIF COMPTABILITE COMMERCIALE DES SYNDICATS COMMUNAUX N.B. Le cours n est à apprendre que par les fonctionnaires occupés par des syndicats intercommunaux dotés d une comptabilité commerciale

2 INDEX DES CHAPITRES INDEX DES CHAPITRES...1 1) INTRODUCTION...2 2) LE BUDGET ET LE BUDGET RECTIFIE...2 3) COMPTES ANNUELS, BILANS, COMPTES DE PROFITS ET PERTES, MUTATION DU RECEVEUR...4 CHAPITRE I: CHAMP D'APPLICATION...4 CHAPITRE II: ETABLISSEMENT DES COMPTES ANNUELS...4 CHAPITRE III: STRUCTURE DU BILAN ET DU COMPTE DE PROFITS ET PERTES...5 CHAPITRE IV: DISPOSITIONS PARTICULIERES A CERTAINS POSTES DU BILAN...5 CHAPITRE V: DISPOSITIONS PARTICULIERES A CERTAINS POSTES DU COMPTE DE PROFITS ET PERTES...6 CHAPITRE VI: REGLES D'EVALUATION....6 CHAPITRE VII: CONTENU DE L'ANNEXE AUX COMPTES ANNUELS...7 CHAPITRE VIII: PIECES JUSTIFICATIVES DE LA COMPTABILITE...8 CHAPITRE IX: MUTATION DU RECEVEUR...8 CHAPITRE X: LA TAXE SUR LA VALEUR AJOUTEE...8 ANNEXES 9 EXEMPLE DE CALCUL 12 CIRCULAIRE BUDGETAIRE 15 1

3 1) Introduction Conformément à l article 172 de la loi communale, le Ministre de l Intérieur désigne les établissements publics placés sous la surveillance des communes et les syndicats intercommunaux qui doivent tenir leur comptabilité suivant les principes de la comptabilité commerciale. Ces établissements et syndicats établissent annuellement un budget répondant aux mêmes règles que les budgets des administrations communales; règles telles qu elles ont été exposées dans le cours sur le budget communal. La règle spécifique suivante (non valable pour les administrations communales) est toutefois à relever: La gestion commerciale des établissements et syndicats soumis à une comptabilité commerciale ne doit pas être gênée par une trop grande rigidité budgétaire. Une certaine souplesse des formalités administratives est également requise. C est pourquoi les crédits pour la gestion ordinaire (le budget d exploitation) sont tous non limitatifs, en raison d une part de l imprévisibilité de certaines dépenses et d autre part parce qu il est indispensable de garantir la continuité du service rendu par certains syndicats (fourniture d eau potable, épuration des eaux, fournitures de soins aux malades, élimination de déchêts, transport de personnes,...); en effet, il est inconcevable qu une telle «entreprise» cesserait de fonctionner pour cause d absence d un crédit budgétaire ordinaire d exploitation courante à la suite de conditions d exploitations nouvelles et impossibles à prévoir en temps utile. Il en découle que les crédits ordinaires peuvent être dépassés sans autres formalités en cas de besoin : le vote d un crédit supplémentaire n est pas requis. Il reste bien entendu que les crédits extraordinaires (investissements) sont par contre limitatifs et restent soumis aux formalités des modifications budgétaires prévues également pour le budget des administrations communales. 2) Le budget et le budget rectifié Point A.- Le budget du syndicat et de l'établissement répond aux mêmes règles que le budget des communes excepté les dispositions particulières faisant l'objet du présent cours. Point B.- Le syndicat et l'établissement sont tenus d'établir annuellement un budget qui est soumis au vote de l organe directeur au plus tard le 15 novembre précédant l'exercice du budget, ensemble avec le budget rectifié de l'exercice en cours. Point C.- La structure du chapitre ordinaire du budget répond au schéma B prévu par le point 6 du présent cours. Pour les syndicats et établissements à vocation multiple le budget est organisé suivant une présentation fonctionnelle par centres de coûts. Point D.- Le point de départ du budget rectifié est calculé de la façon suivante: 1) le report à inscrire au service ordinaire du budget rectifié de l année N par exemple est constitué par le résultat du compte de profits et pertes de l exercice N -1 (qui constitue en fait le résultat du service ordinaire du compte de N - 1), 2

4 2) le report à inscrire au service extraordinaire du budget rectifié de l année N se basera sur la situation de trésorerie indiquée par le bilan au N - 1; il en sera déduit le résultat sub (a) au cas où celui-ci est positif. Le calcul afférent est le suivant: + avoirs en banques, en comptes chèques postaux et en caisse + clients et autres créances à court terme + frais payés d avance - comptes courants débiteurs - fournisseurs et autres dettes à court terme - frais restant à payer à la fin de l exercice N boni du compte de profits et pertes reporté au service ordinaire du budget rectifié de N (ou + mali) = report à inscrire au service extraordinaire du budget rectifié N (à titre d exemple, voir l annexe D du présent cours) Point E.- Les dotations aux amortissements sont inscrits aux budgets tant en dépense ordinaire qu en recette extraordinaire. Il en est de même des dotations au fonds de compensation, à des provisions ou à d autres fonds de réserve extraordinaire. Point F.- L éventuel recours fait par le syndicat ou autre établissement au fonds de compensation ou bien à des provisions inscrites au bilan établi au N - 1 comportera l inscription conjointe d une recette ordinaire et d une dépense extraordinaire aux budgets. Point G.- Le recours à un fonds de renouvellement ou à un autre fonds de réserve extraordinaire se présente autrement. Il ne peut pas avoir lieu puisqu il comporterait l inscription conjointe d une recette extraordinaire et d une dépense extraordinaire aux budgets: il aurait donc un effet égal à zéro! Ces fonds ne constituent pas en eux-mêmes des ressources de financement supplémentaires. Ils représentent des capitaux (réserves) à long terme figurant au passif du bilan en contrepartie des montants inscrits à l actif du bilan. Pour autant que ces capitaux n ont pas encore été investis (c est-àdire que leur contrepartie figure dans l actif immobilisé du bilan), ils se retrouvent dans la trésorerie disponible à court terme (qui figure également à l actif du bilan) et ont été inscrits comme report au service extraordinaire du budget rectifié de N (voir point E ci-dessus). Point H.- -> Cas spécial <- Pour ce qui est des syndicats et établissements publics gérant un établissement hospitalier, il y a lieu de soulever qu ils sont soumis par la loi à la convention etablie entre l Entente des hôpitaux et l Union des caisses de maladie (UCM) et doivent présenter leurs budgets dans la forme prévue par ladite convention. Leurs budgets devront être accompagnés lors de l envoi au Ministère de l Intérieur aux fins d approbation ministérielle par le protocole d accord arrêté conformément à l article 4 de la convention entre l UCM et l hôpital en question. Le protocole d accord sert de pièce justificative à l appui du document budgétaire. Le budget devra renseigner également un plan de financement indiquant les voies et moyens de financement des dépenses non admises par l UCM (c est-à-dire au financement desquelles l UCM ne participe pas), mais maintenues par l hôpital. Il va sans dire que le principe de l équilibre du budget devra être garanti impérativement et que les budgets sont à soumettre à l autorité supérieure pour approbation avant le premier janvier. Si le protocole d accord de l UCM fait défaut à cette date, un deuxième budget complémentaire avec en annexe le protocole d accord alors disponible est à présenter ultérieurement ; notamment pour réajuster éventuellement l équilibre budgétaire ou pour prévoir des sources de financement complémentaires en cas de besoins. 3

5 Pour les syndicats ayant pour objet de construire, d exploiter et d entretenir un hôpital, le recours à l emprunt se limite à la somme garantie par l Union des Caisses de Maladie ( art. 23 de la loi du 23 février 2001 concernant les syndicats de communes ). Point I.- ( Taxes sur la valeur ajoutée : voir point 26 du chapitre X ci-après ) 2) Comptes annuels, bilans, comptes de profits et pertes, mutation du receveur Chapitre I: Champ d'application Point 1.- La présente s'applique aux syndicats de communes, et aux établissements publics placés sous la surveillance des communes, qui par décision du ministre de l'intérieur, doivent tenir leur comptabilité selon les principes de la comptabilité commerciale. Il ne s'applique pas aux syndicats et établissements pour autant que ceux-ci sont soumis à la loi du 27 juillet 1992 portant réforme de l'assurance maladie et du secteur de la santé et au règlement grandducal du 28 février 1994 fixant un schéma de présentation uniforme des comptes annuels des hôpitaux. Chapitre II: Etablissement des comptes annuels Point 2.- Les comptes annuels sont établis au 31 décembre de chaque année. Ils comprennent le bilan, le compte de profits et pertes ainsi que l'annexe aux comptes annuels: ces documents forment un tout. Point 3.- Les comptes annuels doivent être établis avec clarté et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière ainsi que des résultats du syndicat et de l'établissement. Point 4.- La structure du bilan et celle du compte de profits et pertes, spécialement quant à la forme retenue pour leur présentation, ne peuvent pas être modifiées d'un exercice à l'autre, sauf dans des cas exceptionnels dûment mentionnés et motivés. Chacun des postes du bilan et du compte de profits et pertes doit comporter l'indication du chiffre relatif au poste correspondant de l'exercice précédent. L'absence de comparabilité des chiffres d'un exercice à l'autre doit être signalée et dûment commentée. Sauf s'il existe un poste correspondant de l'exercice précédent, un poste du bilan ou du compte de profits et pertes qui ne comporte aucun chiffre n'est pas indiqué. Point 5.- Toute compensation entre des postes d'actif et de passif, ou entre des postes de charges et de produits, est interdite. 4

6 Chapitre III: Structure du bilan et du compte de profits et pertes Point 6.- La présentation du bilan et du compte de profits et pertes s'effectue suivant les schémas A et B joints. Les différents postes du bilan et du compte de profits et pertes peuvent être détaillés suivant les besoins spécifiques du syndicat et de l'établissement. Point 7.- Pour les syndicats et établissements à vocation multiple la présentation du compte de profits et pertes prescrite par le point 6 doit être doublée d'une présentation fonctionnelle par centres de coûts. Chapitre IV: Dispositions particulières à certains postes du bilan Point 8.- L'actif immobilisé comprend les éléments du patrimoine qui sont destinés à servir de façon durable à l'activité du syndicat et de l'établissement. Les mouvements des divers postes de l'actif immobilisé sont à indiquer dans un tableau suivant le schéma C joint. Point 9.- Les acquisitions et travaux en cours d'achèvement sont comptabilisés au poste "Immobilisations en cours" jusqu'à leur mise en service. A ce moment ils sont reportés aux postes concernés des immobilisations. La mise en service déclenche l'amortissement. Le décompte des projets de travaux, faisant suite à la réception définitive des travaux, est soumis à l approbation de l organe directeur. Il est joint au bilan pour servir, lors de son apurement par l autorité supérieure, de document justificatif à l appui des dépenses y inscrites. A défaut de décompte, les immobilisations ne sont admises qu à titre provisoire. Point 10.- Au poste "Comptes de régularisation" doivent figurer à l'actif les charges comptabilisées d'avance pendant l'exercice mais concernant un exercice ultérieur et, au passif, les produits perçus avant la clôture du bilan mais imputables à un exercice ultérieur. Point 11.- Les provisions pour risques et charges ont pour objet de couvrir des pertes, dettes ou charges qui sont nettement circonscrites quant à leur nature mais, à la date de clôture du bilan, sont ou probables ou certaines mais indéterminées quant à leur montant ou quant à la date de leur survenance. Il peut être constitué des provisions pour grosses réparations en cas de charges de réparation importantes et prévisibles ne pouvant être supportées par le seul exercice au cours duquel elles seront engagées. Les provisions pour risques et charges ne peuvent pas avoir pour objet de corriger les valeurs des éléments de l actif. Le montant des provisions pour risques et charges ne peut pas dépasser les besoins. L organe directeur arrête les provisions à inscrire au bilan par une décision motivée et suivant les modalités à prescrire par le ministre de l'intérieur. 5

7 Point 12.- Les syndicats et établissements peuvent se doter de fonds de réserves et notamment d'un fonds de compensation et d'un fonds de renouvellement suivant les modalités à prescrire par le ministre de l'intérieur. Le fonds de compensation a pour but de garantir l'équilibre pluriannuel du compte de profits et pertes. Le fonds de renouvellement a pour but de procurer au syndicat et à l'établissement les moyens de financement supplémentaires nécessaires lors du remplacement des immobilisations. Point 13.- Lors de l'arrêté provisoire des comptes annuels, l'organe directeur décide l'affectation du bénéfice à des fonds de réserve et au capital. Chapitre V: Dispositions particulières à certains postes du compte de profits et pertes. Point 14.- L'organe directeur décide de la décharge totale ou partielle à accorder à un débiteur. Elle est comptabilisée à titre de charge de gestion courante sous la rubrique "Autres charges d'exploitation". Point 15.- Aux postes "Produits exceptionnels" ou "Charges exceptionnelles" doivent figurer les produits ou charges ne provenant pas des activités ordinaires du syndicat et de l'établissement. Chapitre VI: Règles d'évaluation. Point 16.- Pour l'évaluation des postes figurant dans les comptes annuels il est fait application des principes généraux suivants: 1. le syndicat et l'établissement sont présumés continuer leurs activités ; 2. les modes d'évaluation ne peuvent pas être modifiés d'un exercice à l'autre ; 3. le principe de prudence doit en tout cas être observé: a) seuls les bénéfices réalisés à la date de clôture du bilan peuvent y être inscrits; b) il doit être tenu compte de tous les risques prévisibles et pertes éventuelles qui ont pris naissance au cours de l'exercice ou d'un exercice antérieur, même si ces risques ou pertes ne sont connus qu'entre la date de clôture du bilan et la date à laquelle il est établi; c) il doit être tenu compte des dépréciations, que l'exercice se solde par une perte ou par un bénéfice; 4. il doit être tenu compte des charges et produits afférents à l'exercice auquel les comptes se rapportent, sans considération de la date de paiement ou d'encaissement de ces charges ou produits; 5. les éléments des postes de l'actif et du passif doivent être évalués séparément; 6. le bilan d'ouverture d'un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l'exercice précédent. Point 17.- Les éléments de l'actif immobilisé doivent être évalués au prix d'acquisition ou au coût de revient. Le prix d'acquisition s'obtient en ajoutant les frais accessoires au prix d'achat. 6

8 Le coût de revient s'obtient en ajoutant au prix d'acquisition des matières premières et consommables les coûts directement imputables au produit considéré. Le prix d'acquisition ou le coût de revient des éléments de l'actif immobilisé dont l'utilisation est limitée dans le temps doit être diminué des corrections de valeur calculées de manière à amortir systématiquement la valeur de ces éléments pendant leur durée d'utilisation. Que leur utilisation soit ou non limitée dans le temps, les éléments de l'actif immobilisé doivent faire l'objet de corrections de valeur afin de donner à ces éléments la valeur inférieure qui est à leur attribuer à la date de clôture du bilan, si l'on prévoit que la dépréciation sera durable. Les corrections de valeur doivent être portées au compte de profits et pertes. Point 18.- L'amortissement de l'actif immobilisé est annuel et linéaire. La première annuité d'amortissement est à calculer en mois entiers à partir de la mise en service de l'immobilisé. Les taux d'amortissement sont fixés par le ministre de l'intérieur sur la base de la durée normale d'utilisation des éléments à amortir. Point 19.- Peuvent être portés à l'actif en tant que frais d'établissement les frais qui sont en relation avec la création ou l'extension du syndicat et de l'établissement, par opposition aux frais résultant de la gestion courante. Les frais d'établissement doivent être amortis dans un délai maximum de cinq ans. Point 20.- Les stocks et en cours doivent être évalués au prix d'acquisition ou au coût de revient à moins que ces éléments ne fassent l'objet de corrections de valeur pour leur donner la valeur inférieure du marché, ou dans des circonstances particulières une autre valeur inférieure. Point 21.- Les subsides d'investissement doivent être réduits au rythme de l'amortissement du bien pour lequel le subside a été alloué, sauf décision contraire du ministre de l'intérieur. Chapitre VII: Contenu de l'annexe aux comptes annuels Point 22.- L'annexe aux comptes annuels dont question au point 2 comprend 1. le rapport de gestion: Le rapport de gestion doit contenir un exposé fidèle sur l'évolution des affaires et la situation du syndicat et de l'établissement avec des indications sur les événements importants survenus après la clôture de l'exercice et sur l'évolution prévisible du syndicat et de l'établissement 2. le tableau sur l'évolution de l'immobilisé suivant le schéma C en annexe 3. le tableau sur l évolution des subsides d investissement reçus 4. le tableau sur l exécution du budget extraordinaire 5. le relevé détaillé a) des créances b) des dettes c) des comptes de régularisation 6. la balance des comptes 7. toute autre information jugée utile par le ministre de l'intérieur. 7

9 Chapitre VIII: Pièces justificatives de la comptabilité Point 23.- Tout enregistrement comptable doit être étayé d'une pièce justificative - facture, déclaration, contrat ou autre - accompagnée d'un mandat de paiement ou d'un titre de recette individuels ou collectifs. Les enregistrements comptables n'ayant pas pour objet un encaissement ou un décaissement sont à étayer d'une ordonnance d'écriture signée par le bureau. Les pièces justificatives sont classées chronologiquement par articles du budget. Chapitre IX: Mutation du receveur Point 24.- Le receveur qui quitte ses fonctions est tenu d'établir un bilan et un compte de profits et pertes intermédiaires à la date de la cessation de ses fonctions. Les bilan et compte de profits et pertes intermédiaires ne comprennent pas les dotations aux amortissements et aux provisions de l exercice en cours. L annexe aux comptes est constituée par les seuls documents numéros 4, 5 et 6 du point 22 ci-avant. Point 25.- Le nouveau receveur établit au 31 décembre un bilan et un compte de profits et pertes portant sur la totalité de l'exercice. Chapitre X: La taxe sur la valeur ajoutée ( TVA ) Point 26.- Le syndicat et l établissement qui sont assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée établissent leurs budgets et leurs comptes hors taxe sur la valeur ajoutée. A.- Sont assujettis à la TVA les syndicats et les établissements publics qui s occupent : - de la fourniture d eau potable ( loi du ) - de gaz - d électricité - du transport de personnes ou de biens - de la construction et de la gestion d une piscine La TVA est alors comptabilisée sur des comptes intermédiaires de la classe 4 «TVA en aval» ( Dépenses ) et «TVA en amont» ( Recettes ), puis elle est transférée à un compte «Décompte TVA» pour figurer finalement au bilan de fin d exercice ( Actif s il s agit d une recette à recevoir ou Passif s il s agit d une dette envers l Etat ). La TVA ne passe pas par le compte de profits et pertes. B.- Ne sont pas assujettis à la TVA les activités suivantes : - enseignement - crèches - abattoirs - ordures - épuration des eaux Pour ces activités le budget et le compte de fin d exercice sont établis de la même façon qu auprès d une administration communale avec la TVA incluse : la TVA est comptabilisée à l article budgétaire avec la recette ou la dépense afférente. Elle figure donc aussi dans l actif immobilisé respectivement au compte de pertes et profits suivant qu il s agit d une dépense / recette extraordinaire ou ordinaire. 8