InfoDalo. Fiches utilisateurs

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1 InfoDalo Fiches utilisateurs 1

2 Version du document 1 Date Février-Mars 2012 Editeur MEDDTL / CPII / DOE / GAD / Si Logement Rédacteurs T. DEFLORAINE 2

3 Sommaire Sommaire Introduction...5 I Installation Paramétrage du navigateur internet Composant Java II Démarrage Lancement d'une session BO L'interface du portail InfoView Fonctions transverses Création d'un nouveau document Webi Ouverture d'un document Webi existant Aide Quitter la session III Requêtes L'éditeur de requêtes Classes et objets de l'univers INFODALO Zone objets du résultat & Zone conditions Exécuter la requête Enregistrer le rapport La barre d'outils de l'éditeur de requêtes...28 IV Conditions Les filtres ou conditions simples Conditions composées / opérateurs logiques And / Or Poser une condition Les opérateurs Les opérandes Les requêtes combinées

4 Sommaire 7 Les requêtes avec invite V Documents & rapports Généralités Gestion des rapports Les composants d'un rapport Le formatage des composants d'un rapport Manipulations sur les tableaux VI Formules Variables Fonctions Les formules Les variables Les fonctions VII Enregistrer / planifier Enregistrer le document sur mon poste de travail Planifier une mise à jour d'un document

5 Introduction Introduction Historique des versions du document Version Date Auteur Commentaire 1.0 Février-Mars 2012 T.DEFLORAINE document initial Affaire suivie par Thierry DEFLORAINE Pôle d'assistance du système d'information Logement tél. : mél. : Thierry.Defloraine@developpement-durable.gouv.fr 5

6 Installation I Installation L'utilisation de Business Objects nécessite quelques paramétrages afin d'être utilisé efficacement. Ce document a vocation à assister les utilisateurs, les pôles nationaux de diffusion et plus généralement les équipes amenées à mettre en place WebIntelligence. 1 Paramétrage du navigateur internet Paramétrage du navigateur Firefox WebIntelligence permet l'enregistrement des documents sur le poste de travail. Il est conseillé de paramétrer le navigateur de façon à ce qu'il propose systématiquement où enregistrer les fichiers téléchargés. Conseil Dans Firefox, menu <Outils>, sous-menu <Options> : sélectionner l'onglet <Général> cocher 'Toujours demander où enregistrer les fichiers' 6

7 Installation Fenêtres 'popup' Certaines opérations de WebIntelligence s'appuient sur des fenêtres dynamiques (popup) pour proposer un choix ou demander une action. Le navigateur doit autoriser le site WebIntelligence à ouvrir ce type de fenêtres. Conseil Dans Firefox, menu <Outils>, sous-menu <Options> : sélectionner l'onglet <Contenu> cliquer sur le bouton <Exceptions> situé en face de 'Bloquer les fenêtres popup' ajouter le site 'webixi.infocentre.i2' dans la liste des sites autorisés 7

8 8 Installation

9 Installation Paramétrage du navigateur Internet Explorer Fenêtres 'popup' Certaines opérations de WebIntelligence s'appuient sur des fenêtres dynamiques (popup) pour proposer un choix ou demander une action. Le navigateur doit autoriser le site WebIntelligence à ouvrir ce type de fenêtres. Conseil Dans Internet Explorer (version 6), menu <Outils>, sous-menu <Options Internet> : sélectionner l'onglet <Confidentialité> cliquer sur le bouton <Paramètres> situé en bas de la fenêtre ajouter le site 'webixi.infocentre.i2' dans la liste des sites autorisés 9

10 Installation 2 Composant Java L'usage de l''interface WebIntelligence nécessite l'installation de Java sur le poste ; cependant seules certaines configurations navigateur / java fonctionnent correctement. Les versions préconisées sont : Firefox Java _ _ _21 Pour plus de précision : (intranet uniquement) 10

11 Installation Attention Dans tous les cas, merci de vous faire assister de votre service d'assistance informatique local pour l'installation. Installation Aller sur le site officiel Java : : dans la rubrique 'Oracle Java Archive', choisir 'Java SE 6', Java SE Development Kit 6u21 (conseillé) 11

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13 Installation Truc & astuce Erreur possible générée par le composant JAVA lorsque vous lancez «Nouveau document Web-i: Si vous avez ce message, il faut cocher la case «Toujours faire confiance au contenu provenant de cet éditeur.», puis cliquer sur le bouton exécuter. Ensuite vous ne devriez plus rencontrer ce message. 13

14 Démarrage II Démarrage 1 Lancement d'une session BO A partir de votre navigateur internet accédez à l'une des adresses suivantes : accès par l'intranet du Ministère: accès externe sur internet: On arrive sur la page d'authentification CERBERE; donnez votre identifiant CERBERE et votre mot de passe, puis validez. La validation du mot de passe est sensible à la casse(distinction entre les majuscules et les minuscules). On arrive sur la page d'accueil BO. ou portail InfoView. Vous pouvez : - Chercher un document existant - Créer un nouveau document Webi L'interface du portail InfoView En sélectionnant "Liste des documents" on obtient le navigateur de fichier. 14

15 Démarrage Panneau des en-têtes Icône Description Accueil Permet d'afficher la page d'accueil InfoView. Liste de documents Affiche l'arborescence et la liste des documents Ouvrir Permet d'accéder aux applications associées au portail Infoview Envoyer un document Permet d'envoyer un objet ou une instance à une destination spécifique. Aide Permet d'afficher l'aide en ligne InfoView. Préférences Permet de définir le mode d'affichage des 15

16 Démarrage Icône Description informations. A propos de Informations de l'éditeur sur le produit SAP BusinessObjects Déconnexion Permet de déconnecter l'utilisateur. Panneau de navigation Icône Description Passer aux dossiers Permet d'afficher l'arborescence des dossiers Passer aux catégories Permet d'afficher l'arborescence des catégories Actualiser le panneau de l'espace de travail Permet d'actualiser le panneau de l'espace de travail Créer un élément Permet de créer un dossier, une catégorie ou un objet. Télécharger un document Permet de télécharger dans la liste de documents un document existant Organiser les documents Permet de gérer l'arborescence des documents (supprimer, copiercoller) Affiche les propriétés du dossier concerné Rechercher par titre Permet de rechercher un dossier 16

17 Démarrage Icône Description ou un document Permet de passer d'une page à une autre en cas d'affichage des dossiers ou des documents sur plusieurs pages Panneau de l'espace de travail Icône Description Titre Permet de trier les dossiers ou documents suivant leur nom Type Permet de trier les dossiers ou documents suivant leur type Propriétaire Permet de trier les dossiers ou documents suivant leur propriétaire Dossier Rapport Web Intelligence 3 Fonctions transverses Nouveau 17

18 Démarrage Document Web Intelligence Permet de créer un nouveau document Webi. Dossier Permet de créer un dossier à partir de l'endroit ou l'on est, si on en a le droit. Ajouter Document local Permet de publier un document local sur Webi. Organiser Permet de gérer les documents : Couper, copier, coller et supprimer. Actions 18

19 Démarrage Propriétés Donne les propriétés d'un document. Visualiser Permet de visualiser un document. Modifier Ouvre un document en modification. 4 Création d'un nouveau document Webi Dans InfoView, cliquez sur Nouveau et sélectionnez : WebIntelligence. La page Nouveau document Web Intelligence s'affiche : Cliquez sur l'univers à utiliser en tant que source de données pour votre document. (NUNIQUE) Chargement de l'interface Java : Veuillez patienter pendant le chargement de l'interface Java permettant l'affichage de l'éditeur de requêtes et de l'éditeur de rapports. 19

20 Démarrage L'interface s'initialise pour être opérationnelle. Affichage de l'éditeur de requêtes : 3 zones principales 5 Ouverture d'un document Webi existant A partir de la page InfoView, déployez les dossiers en cliquant sur les +; Sélectionnez le dossier qui vous intéresse pour faire afficher la liste les documents; Cliquez sur le titre du document que vous souhaitez ouvrir; La dernière instance du rapport s'affiche, directement ou après avoir invité à sélectionner les informations utiles. 20

21 Démarrage 6 Aide En cliquant sur ce bouton, au niveau de la barre d'outils, vous accédez à l'aide en ligne. Aide en ligne 7 Quitter la session Cliquez sur pour quitter. 21

22 Requêtes III Requêtes 1 L'éditeur de requêtes L'éditeur de requêtes est l'interface graphique unique utilisée pour construire les requêtes. Barre d'icônes de l'éditeur de requêtes : Icône Description Nouveau Permet de créer une nouvelle requête Enregistrer Permet d'enregistrer le document Imprimer Permet d'imprimer le document 22

23 Requêtes Icône Description Configurer la vue Permet de modifier l'organisation de l'écran Modifier la requête Permet de créer ou modifier une requête Modifier le rapport Permet de créer ou modifier un rapport Exécuter Lance l'exécution de la requête en cours Paramètres utilisateur Permet d'afficher et modifier les paramètres (unité de mesure affichage et taille de la grille) Aide Accès à l'aide 2 Classes et objets de l'univers INFODALO Un univers est une représentation des informations disponibles dans l'entrepôt de données. Ces informations sont présentées en termes courants décrivant votre activité professionnelle. L'univers apparaît dans l'onglet Données situé à gauche des volets Objets du résultat et Filtres de la requête. Les objets de l'univers INFODALO ont été regroupés en différentes classes et sous classes pour faciliter leur repérage au moment de la construction des requêtes. Les classes sont représentées par un dossier jaune. On ouvre ou on ferme les classes à volonté pour repérer les objets, en cliquant sur les signe + ou - 23

24 Requêtes On trouve plusieurs types d'objets dans l'univers INFODALO : Type Dimension, objets précédés d'un petit losange bleu Les dimensions correspondent généralement à des données de type caractère, par exemple type de recours, labels, ou dates ( ). Type Indicateur, objets précédés d'un petit rectangle orange. Les indicateurs correspondent à des données numériques qui sont le résultat de calculs sur les données de la base de données, par exemple nombre de demandes, ou montant de ressources ( ). Type Information, objets précédés d'un petit losange vert. Les informations correspondent à des données textes rattachées à des codes numériques par exemple le libellé type de recours ( ). Type Filtre, objets précédés d'un petit entonnoir jaune. Les filtre correspondent à des données conditions prédéfinies qui seront demandées à l'exécution ( ). 3 Zone objets du résultat & Zone conditions Construire une requête consiste à glisser les objets souhaités dans la zone «Objets du résultat»;le glisser pouvant être remplacé par un double-clic sur l'objet. Zone objets du résultat : 24

25 Requêtes Pour obtenir une liste des requérants : Ouvrir la classe requérant Glisser les objets requérant, nom et prénom1 Pour supprimer un objet de résultat : Sélectionner l'objet et appuyer sur la touche Suppr. Zone conditions : Pour obtenir la liste des requérants alsaciens de l'année 2008 : Glisser l'objet «Libellé région» dans la zone condition. Sélectionner l'opérateur «égal à». 25

26 Requêtes Entrer la valeur Alsace. Puis Glisser l'objet «année de dépôt» dans la zone condition. Sélectionner l'opérateur «égal à». Entrer la valeur Pour supprimer une condition : Clic droit sur la condition, le bouton «supprimer» apparaît; cliquer sur le bouton «supprimer» 4 Exécuter la requête Cliquer sur La requête retourne les données sous forme d'un rapport de présentation standard. L'utilisateur se trouve alors dans l'éditeur de rapport. La barre d'icône a changé, elle ouvre les possibilités suivantes: Barre d'icônes de l'éditeur de rapports : Icône Description Enregistrer Permet d'enregistrer le document Imprimer Permet d'imprimer le document Modifier la requête Permet de retourner en modification de requête 26

27 Requêtes 5 Enregistrer le rapport Le rapport étant affiché, vous pouvez enregistrer le rapport : soit dans Infoview sur le serveur, «Enregistrer sous»; soit localement sur votre poste de travail, «Enregistrer sur mon ordinateur comme»; Cliquez sur l'icône dans la barre d'outils Web Intelligence. Si vous choisissez «Enregistrer sous»; La page Enregistrer d'infoview s'affiche: Titre : saisissez le titre du document. Description : saisissez une description évocatrice du document (facultatif). Mots clés : saisissez les mots clés que vous ou d'autres utilisateurs pouvez utiliser pour rechercher le document par la suite. Emplacement. : par défaut, le document est enregistré dans l'emplacement actuel affiché. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document Catégories : Ne pas utiliser. Cliquez sur OK: Le document est enregistré dans InfoView. Attention Pour enregistrer dans un sous dossier, ce dernier doit déjà être créé, la fonction de création d'un dossier n'existe pas dans enregistrer sous. Si vous choisissez «Enregistrer sur mon ordinateur comme»,vous pouvez enregistrer des documents Web Intelligence dans les formats de fichier suivants : feuilles de calcul Microsoft Excel fichiers Adobe Acrobat PDF 27

28 Requêtes 6 La barre d'outils de l'éditeur de requêtes Icône Description Afficher / Masquer le gestionnaire de données Afficher /Masquer le volet filtres de la requête Afficher /Masquer le volet périmètre d'analyse Ajouter une nouvelle requête Ajouter une requête combinée Visualiser le SQL 28

29 Conditions IV Conditions 1 Les filtres ou conditions simples Supposons qu'on s'intéresse aux recours de Après avoir glissé les objets souhaités, posons un filtre sur l'année de dépôt: 29

30 Conditions La liste des valeurs contenues dans la base de données s'affiche; sélectionner une ou plusieurs valeurs dans la liste et cliquer sur le bouton «Ok». 30

31 Conditions Attention Selon l'opérateur, la liste des valeurs peut prendre différentes formes. 2 Conditions composées / opérateurs logiques And / Or Au départ, les conditions définies par l'utilisateur sont sur le même plan et reliées entre elles par un opérateur logique "Et". Un double clic sur "Et" le change en "Ou". 31

32 Conditions Ajout de 2 autres conditions Glisser la condition «nature logement» sur la condition «nature opération» crée un groupe de sous conditions Une accolade décalée à droite marque le groupe; Pour annuler le groupe avec son décalage, glisser l'une des conditions du groupe vers la gauche jusqu'à la grande accolade. 3 Poser une condition On peut poser une condition sur un objet ne figurant pas au résultat. Une condition se décompose en 3 éléments: L'objet à comparer : Ce sur quoi va porter le test ; ce n'est pas nécessairement un objet du résultat de la requête L'opérateur : Ce qui va permettre d'évaluer les deux éléments de la comparaison( égalité, inégalité etc) L'opérande : Il s'agit de l'élément de comparaison; le deuxième membre du test contient les valeurs de comparaison : constante, invite, objet... Objet à comparer Opérateur Opérande 32

33 Conditions Exemple Objet à comparer Opérateur Année de dépôt N chronologique du Opérande Égal à 2010 Supérieur ou égal à 20 Entre 15/07/2010 et 31/07/2010 dossier Date d'envoi AR du recours 1 - Sélectionner l'objet à comparer dans la zone Données 2 - Glisser l'objet à comparer dans la zone Filtres de la requête 3 - Choisir un opérateur dans la liste déroulante 4 - Sélectionner un opérande dans la liste déroulante 5 - Saisir une valeur d'opérande 33

34 Conditions 4 Les opérateurs Opérateur Égal à Description Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est égal à l'opérande Pas égal à Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est différent de l'opérande Supérieur à Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est supérieur à l'opérande Supérieur ou égal à Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est supérieur ou égal à l'opérande Inférieur à Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est inférieur à 34

35 Conditions Opérateur Description l'opérande Inférieur ou égal à Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est inférieur ou égal à l'opérande Entre Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est compris entre les deux valeurs définies dans l'opérande. Les deux valeurs qui servent de bornes sont incluses dans le résultat. Non compris entre Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition n'est pas compris entre les deux valeurs définies dans l'opérande. Les deux valeurs qui servent de bornes sont exclues du résultat. Dans la liste Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est égal à l'une des valeurs définies dans l'opérande. Cet opérateur autorise un choix multiple pour les valeurs définies dans l'opérande. Pas dans la liste Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est différent de toutes les valeurs définies dans l'opérande. Cet opérateur autorise un choix multiple pour les valeurs définies dans l'opérande. Non renseigné Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est vide. N'est pas nul Correspond au modèle Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est égal au modèle de chaine défini dans l'opérande. Il est possible d'employer des caractères génériques, encire appelés caractères joker : Le caractère _ signifie «un caractère 35

36 Description Différent du modèle Conditions Opérateur inconnu» Le caractère % signifie «n'importe quelle chaine de caractères». Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est différent du modèle de chaine défini dans l'opérande. Il est également possible d'employer des caractères génériques. A la fois Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est égal à l'une des valeurs définies dans l'opérande. Cet opérateur est équivalent à une requête combinée de type intersection sauf qu'il n'accepte que deux valeurs dans son opérande. Sauf Retrouve les enregistrements pour lesquels l'objet de la condition est égal à la première valeur mais différent de la deuxième valeur. 5 Les opérandes Opérande Constante Description Permet de saisir une constante dans la condition Valeur(s) de la liste Permet d'afficher la liste des valeurs associée à l'objet de la condition. Le choix multiple de différentes lignes par CTRL+CLIC est autorisé pour les opérateurs «dans la liste» et «pas dans la liste». Invite Permet de saisir une invite de requête. L'invite est le texte qui sollicite l'utilisateur au moment de l'exécution de la requête, lui permettant d'entrer la constante souhaitée. 36

37 Conditions Opérande Description La requête se trouve ainsi paramétrée par une valeur dynamiquement entrée à chaque nouvelle utilisation. Objet Permet de sélectionner un objet dont la valeur sera prise comme deuxième élément de comparaison. 6 Les requêtes combinées Dans les cas ou la question posée utilise les mot «à la fois» ou «sauf», il est préférable de décomposer le problème en plusieurs requêtes élémentaires. Chacune des requêtes élémentaire retourne une population bien précise du résultat à obtenir. Le résultat final est alors obtenu en combinant les requêtes élémentaires à l'aide d'une opération ensembliste. Pour créer une requête combinée : créer une première requête élémentaire retournant le premier ensemble d'enregistrements du résultat. Cliquer sur l'icône combiner des requêtes L'éditeur de requête présente alors deux onglets, le 1er correspond à la 1ère requête, le 2ème correspond à la seconde requête et est précédé d'un symbole ensembliste U(union). Poser les conditions pour la 2ème requête Vérifier que les 2 requêtes ont la même liste d'objets dans la zone objets du résultat. Faire un clic droit sur le titre de l'onglet de la requête 2 et choisir l'opérateur combinant les deux requêtes. Cliquer sur le bouton Exécuter pour visualiser les résultats dans le document. Les opérateurs de combinaisons ensemblistes : Union : cette opération ensembliste permet de grouper deux ensembles de données distincts. Intersect : cette opération ensembliste permet de trouver uniquement les données communes aux deux ensembles distincts Minus : cette opération ensembliste permet de trouver uniquement les données qui sont présente dans un premier ensemble de données mais qui ne figure pas dans le second 37

38 Conditions 7 Les requêtes avec invite Ce sont des requêtes dynamiques qui vont interagir avec l'utilisateur avant leur exécution afin qu'il renseigne les paramètres nécessaires. Les paramètres renseignés par l'utilisateur sont automatiquement utilisés par la requête pour compléter ses conditions. Grâce à cette technique, on peut créer des document plus dynamique et donc plus souples. Supposons qu'on souhaite obtenir la liste des opérations par département pour une année de gestion donnée en paramètre : Construction de la requête Pose des conditions Pour la condition année de gestion Choix du type d'opérande «invite». Entrer le libellé de l'invite Lors de chaque exécution de cette requête, la fenêtre de saisie du paramètre s'ouvre pour entrer l'année de gestion. Le traitement s'effectuera en tenant compte de la valeur de cette condition. 38

39 Documents & rapports V Documents & rapports 1 Généralités Un document Web-i est composé d'un ou plusieurs rapports situés dans des onglets différents, à l'image des différentes feuilles d'un classeur Excel. Chaque rapport contient des données issues d'une ou plusieurs requêtes ou fournisseur de données qui sont communes à tout le document. Les données d'un document peuvent être présentées sous différents angles donnant ainsi plusieurs rapports, chacun dans un onglet distinct. On peut : Créer un nouveau document : Ouvrir un document existant : Insérer un nouveau rapport dans un document existant : 2 Gestion des rapports à partir de la vue Modifier le rapport: 39

40 Documents & rapports Renommer un rapport : Active la fenêtre des propriétés du rapport et permet la saisie d'un nouveau nom de rapport. Ce nouveau nom apparait dans le titre d'onglet du rapport. Insérer un rapport : Ouvre un nouvel onglet vide à droite du dernier onglet. Dupliquer Un rapport : Effectue une copie du rapport courant et la place à droite du dernier onglet. Le titre de l'onglet est indicé par le n de copie entre parenthèses. Supprimer un rapport : Après message de confirmation, supprime le rapport courant. Déplacer un rapport : Ouvre la fenêtre des propriétés du document; en fin de fenêtre on trouve l'ordre du rapport, sélectionner le rapport à déplacer et cliquer sur la flèche haut ou bas pour déplacer le rapport à l'endroit souhaité. 40

41 Documents & rapports 3 Les composants d'un rapport Un rapport Web-i est composé de blocs et de cellules : Pour sélectionner un bloc ou une cellule, cliquez sur le bord de cet élément; l'élément est alors encadré d'une bordure grisée. Un clic droit donne accès au menu contextuel de la gestion de ce composant. Il est possible d'insérer de nouveaux blocs dans le rapport : un bloc peut être effacé par sélection du bloc, puis appuyer sur la touche Suppr. Un retour en arrière est toujours possible avec l'icône 41

42 Documents & rapports 4 Le formatage des composants d'un rapport Pour formater un rapport vous devez être dans la vue «Modifier le rapport». Chaque bloc ou cellule peut être mis en forme individuellement, sélectionner le bloc ou la cellule avec la souris puis utiliser l'option Modifier le format du menu contextuel (clic droit) : L'onglet des propriétés de l'élément sélectionné est activé : 42

43 Documents & rapports Le réglage des différents paramètres de formatage s'effectue dans l'onglet propriétés. Les différentes rubriques de cet onglet peuvent être développées en cliquant sur le signe «+»; chaque paramètre apparaît, alors, avec sa valeur qui peut être modifiée. 5 Manipulations sur les tableaux Déplacement d'une colonne 1. Sélectionnez la colonne ou ligne de tableau à déplacer. 2. Faites glisser la colonne ou ligne sélectionnée et déposez-la avant ou après une colonne ou une ligne existante. Lorsque vous faites glisser une colonne ou une ligne, son en-tête s'affiche en regard de votre pointeur Exemple : placer la colonne année de gestion avant la colonne Région 1. Sélection de la colonne année 2. Glisser à gauche de la colonne région 3. L'info-bulle indique que la colonne peut être insérée 43

44 Documents & rapports Création d'un tableau croisé en déplaçant une colonne ou une ligne de tableau Pour créer un tableau croisé en déplaçant une colonne ou une ligne de tableau, procédez comme suit : 1. Assurez-vous que vous vous trouvez dans la vue Rapport. Dans ce cas, le bouton Modifier le rapport apparaît enfoncé, et les onglets correspondant à chaque rapport du document sont visibles. 2. Sélectionnez la colonne ou ligne de tableau à déplacer pour créer le tableau croisé. 3. Faites-la glisser vers le bord gauche ou supérieur du tableau, selon l'endroit où vous souhaitez créer le nouvel axe et former le tableau croisé. Exemple : Transformer le tableau vertical suivant en tableau croisé avec années en colonnes et départements en lignes 1. Sélection de la colonne année 2. Glisser au dessus du tableau 3. L'info-bulle pour la création du tableau croisé apparaît 44

45 Documents & rapports Filtrer une colonne d'un tableau 1. Assurez-vous que vous vous trouvez dans la vue Rapport. Dans ce cas, le bouton Modifier le rapport apparaît enfoncé, et les onglets correspondants à chaque rapport du document sont visibles. 2. Sélectionnez la colonne comportant la donnée à filtrer. 3. Dans la fenêtre liste des valeurs, choisir la valeur souhaitée, puis valider par Ok. Exemple : On souhaite poser un filtre sur le département 88 : 1. Sélection de la colonne Code département 2. Cliquer sur l'icône de la barre d'outils rapport 1. Sélection de la valeur souhaitée 2. Cliquer sur Ok 45

46 Documents & rapports Trier un tableau à partir des valeurs d'une colonne 1. Sélectionnez la colonne comportant la donnée à trier 2. Cliquer sur l'icône de la barre d'outils rapport Exemple : on souhaite trier le tableau suivant par valeur croissante du montant 1. Sélection de la colonne Montant 2. Cliquer sur l'icône de la barre d'outils rapport 46

47 Documents & rapports Pour trier le tableau sur plusieurs colonnes, renouveler l'opération ci dessus pour chaque colonne souhaitée. Définition de la priorité de plusieurs tris sur le même tableau Pour définir la priorité de plusieurs tris sur le même tableau : 1. Vérifiez que vous vous trouvez dans la vue Rapport. Lorsque vous vous trouvez dans la vue Rapport, le bouton Modifier le rapport apparaît enfoncé. 2. Cliquez sur le tableau avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Modifier le format pour afficher l'onglet Propriétés. 3. Cliquez sur le bouton... en regard de la propriété Tris > Priorité de tri pour afficher la boîte de dialogue Tris. 4. Cliquez sur Tris verticaux pour afficher les tris verticaux ou Tris horizontaux pour afficher les tris horizontaux. Si le tableau sélectionné est un tableau vertical, tous les tris sont appliqués aux colonnes. Ces tris sont appelés tris verticaux. Si le tableau sélectionné est un tableau horizontal, toutes les ruptures sont appliquées à des lignes. Ces tris sont appelés tris horizontaux. Si le tableau sélectionné est un tableau croisé, les tris peuvent être appliqués à des lignes ou à des colonnes. Vous pouvez choisir la priorité pour les tris horizontaux et pour les tris verticaux. 5. Sélectionnez le tri dont vous souhaitez modifier la priorité et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre 47

48 Documents & rapports Exemple : Ci dessous le tableau est trié sur Année de gestion puis sur Code département. Un clic droit sur le tableau a fait apparaître le menu contextuel dans lequel on a choisit «format» Cela active l'onglet propriétés ; la rubrique Tris montre quelles sont les colonnes triées Un clic sur le bouton suite ouvre la fenêtre des priorités de tri permettant un réglage 48

49 Documents & rapports Mise en place de ruptures sur un tableau pour regrouper des données L'avantage d'une présentation avec des ruptures est de pouvoir afficher des sous-totaux. Pour insérer une rupture : 1. Vérifiez que vous vous trouvez dans la vue Rapport. 2. Cliquez sur une cellule dans la colonne ou la ligne où vous souhaitez insérer une rupture. 3. Cliquez sur le bouton Insérer/Supprimer une rupture dans la barre d'outils de reporting. Web Intelligence divise le tableau en autant de tableaux qu'il y a de valeurs uniques pour la cellule sélectionnée. Web Intelligence insère un pied de page à la fin de chaque rupture. 49

50 Documents & rapports Exemple pour un regroupement par département Pour supprimer une rupture : 1. Cliquez sur une cellule dans la colonne ou la ligne où vous souhaitez supprimer une rupture; La cellule est mise en surbrillance. 2. Cliquez sur le bouton Insérer/Supprimer une rupture dans la barre d'outils. 50

51 Documents & rapports Ajout de calculs automatiques sur un tableau, Somme, Pourcentage, Nombre Pour insérer un calcul dans un tableau ou un tableau croisé : 1. Vérifiez que vous vous trouvez dans la vue Rapport. 2. Sélectionnez la colonne sur laquelle vous souhaitez faire un calcul 3. Pour insérer une somme, cliquez sur le bouton Somme de la barre d'outils de l'éditeur de rapport. Ou Pour insérer d'autres calculs, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de l'icône Somme dans la barre d'outils de l'éditeur de rapport. La zone de liste déroulante des calculs s'affiche. 4. Sélectionnez le calcul à appliquer aux données de la colonne. Exemple: Calculer une somme sur la colonne Montant 1. Sélection de la colonne 2. Icône Somme 3. Sélection du type de calcul 51

52 Documents & rapports Transformation en tableau croisé et Insertion de calculs Exemple : A partir du tableau ci contre, on veut obtenir un tableau croisé avec les départements en colonnes et les années en lignes, avec somme et moyenne des montants 1. Sélection de la colonne code département 2. Glisser la colonne au dessus de la ligne de titre Sélection d'un montant Clic sur l'icône Somme pour obtenir la ligne Somme Ouvrir la liste de l'icône Somme et choisir Moyenne pour obtenir la ligne Moyenne Noter également l'insertion des colonnes Somme et Moyenne à droite du tableau. 52

53 Formules Variables Fonctions VI Formules Variables Fonctions 1 Les formules Une formule est une combinaison de fonctions, d'opérateurs, de variables et d'objets personnels permettant de définir des calculs, et contenue dans une cellule. Les formules sont réutilisables dans d'autres cellules du même document. Pour afficher la barre d'outils Formule, cliquez sur le bouton Afficher/Masquer la barre de formule : a. Ouvrir l'editeur de formule b. Créer une variable c. Supprimer les modifications d. Valider la formule Désormais, lorsque vous sélectionnez une cellule, sa formule apparaît dans la barre d'outils Formule. Après avoir sélectionné la cellule ou la colonne devant contenir le résultat d'une formule, cliquez sur l'icône formule pour ouvrir la fenêtre de l'éditeur de formules : Les différents onglets Données, Fonctions, Opérateurs, permettent de glisser ( ou double cliquer)les éléments de la formule dans la zone Formule. Pour ajouter la colonne % de subvention État sur coût d'opération ttc, arrondi à une décimale: 53

54 54 Formules Variables Fonctions

55 Formules Variables Fonctions 2 Les variables Vous pouvez enregistrer une formule en tant que variable pour pouvoir la réutiliser dans un rapport. Une variable est simplement une formule nommée. L'enregistrement de formules en tant que variables présente les avantages suivants : Possibilité de réutiliser une formule dans un rapport sans devoir la recréer à chaque fois Simplification des formules complexes en les décomposant en variables. Enregistrer une formule en tant que variable 1. Créez votre formule dans la barre d'outils Formule ou sélectionnez une formule existante dans le rapport. 2. Cliquez sur Créer une variable. La boîte de dialogue Créer une variable s'affiche. Saisissez le nom de la variable dans la zone Nom 4. Sélectionnez le type de variable en cliquant sur Dimension, Indicateur ou Information. 5. Si vous sélectionnez Information, une zone Dimension associée apparaît. Cliquez sur... en regard de la zone pour afficher la boîte de dialogue Objets et variables, puis sélectionnez la dimension que vous souhaitez associer à l'information 6. Cliquez sur OK. La variable apparaît dans la liste des variables de rapport. Enregistrer une variable à l'aide de l'éditeur de variable 1. Cliquez sur Afficher/Masquer Editeur de variable dans la barre d'outils de l'éditeur de rapport. L'Editeur de variable apparaît. 55

56 Formules Variables Fonctions 2.Saisissez votre formule dans le volet Formule ou utilisez les fonctions et opérateurs des onglets Fonctions et Opérateurs pour créer la formule. 3. Saisissez le nom de la variable dans la zone Nom. 4. Sélectionnez le type de variable en cliquant sur Dimension, Indicateur ou Information. 5. Si vous sélectionnez Information, une zone Dimension associée apparaît. Cliquez sur... en regard de la zone pour afficher la boîte de dialogue Objets et variables, puis sélectionnez la dimension à associer à l'information. 6. Cliquez sur OK. La variable s'affiche à l'intérieur du dossier Variables sous l'onglet Données. 3 Les fonctions Les fonction Web-i sont des traitements automatisés. Web-i propose un nombre important de fonctions regroupées en catégories. Ces fonctions sont accessibles au niveau de l'éditeur de formule (cf. paragraphe 1 les formules ci dessus). Une aide contextuelle est offerte pour chaque fonction. Certaines catégories de fonctions permettent d'afficher des champs spéciaux : par exemples : catégorie Document: AuteurDuDocument NomDuDocument DateDuDocument... 56

57 Formules Variables Fonctions catégorie Date et heure: DateActuelle HeureActuelle... catégorie divers : Page NombreDePages... catégorie fournisseur de données: DateDeLaDernièreExéction HeureDeLaDernièreExécution NomDeUnivers 57

58 Enregistrer / planifier VII Enregistrer / planifier 1 Enregistrer le document sur mon poste de travail BusinessObjects permet d'enregistrer sous différents formats : Microsoft Excel, Acrobat PDF, csv. La méthode est identique pour les trois formats : Document -> Enregistrer sur mon ordinateur comme -> choisir le format ad'hoc. Pour des impressions maîtrisées Afin de définir plus précisément les paramètres de mise en page, je conseille une sortie Excel ou csv. Sortie Bo 58

59 Enregistrer / planifier Sortie Excel Sortie PDF 59

60 Enregistrer / planifier Sortie CSV Ecran d'import du csv dans LibreOffice 60

61 Enregistrer / planifier Les données une fois importées dans LibreOffice. 61

62 Enregistrer / planifier 2 Planifier une mise à jour d'un document Planification du TS1. Sélectionner le document à planifier. 62

63 Enregistrer / planifier Cliquer sur Actions/planifier. Définir le titre de la planification. Définir la périodicité de la planification. 63

64 Enregistrer / planifier Ici la planification est le premier lundi du mois. Compléter au besoin les restrictions éventuelles. 64

65 Enregistrer / planifier Définir les paramètres d'envoi. Lancer la planification :. 65