PROCURATIONS : RESTEZ MAITRESSE DU JEU ET NE VOUS FAITES PAS/PLUS «GÉRER» PAR VOS MANDATAIRES. Me Mandessi Bell Evelyne.

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1 PROCURATIONS : RESTEZ MAITRESSE DU JEU ET NE VOUS FAITES PAS/PLUS «GÉRER» PAR VOS MANDATAIRES Me Mandessi Bell Evelyne.

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3 3 SOMMAIRE INTRODUCTION P. 4 I. QUELQUES PETITS RAPPELS P. 4 II. CE QU IL VOUS FAUT SAVOIR SUR LES PROCURATIONS GENERALES P. 4 III. COMPRENEZ LES CONTOURS DES POUVOIRS QUE VOUS DONNEZ P. 5 MODELES D ACTES ET DE FORMULES. Fiche récapitulative de procurations P. 8. Canevas de procuration P. 9. Modèle de mise en demeure avant révocation d une procuration P.12. Modèles de révocation de procurations P.13. Modèle de décharge de mandat P.14

4 4 INTRODUCTION Lorsque vous n êtes pas sur place (par exemple vous vivez à l étranger) ou que vos occupations ne vous permettent pas de traiter vous-même certains dossiers ou affaires, vous êtes obligé de donner une procuration pour que tout avance ou se poursuive normalement. Une procuration est une partie de vos pouvoirs que vous demandez à une personne d exercer à votre place, et il s agit donc là d un acte important et sensible. Or pour une raison ou une autre, bon nombre de personnes considèrent les procurations comme des actes banaux qu elles peuvent signer presque «les yeux fermés», ayant l impression qu elles en maîtrisent les termes et que de toutes façons «toutes sont à peu près pareilles». D autres facteurs entrent également en ligne de compte : la confiance que l on a dans le mandataire qui fait que l on n est pas très «tatillon» etc. («pourquoi couper les cheveux en quatre, on se connaît depuis x années»). Or c est bien souvent «après la bataille», lorsque les dégâts sont déjà faits et les méfaits ou écarts du mandataire effectifs, que vous vous réveillez ou apprenez que Parfois, il est déjà trop tard pour rattraper la situation I. QUELQUES PETITS RAPPELS Le «mandat» ou procuration est, selon l article 1894 du Code Civil «un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour elle et en son nom». La personne qui donne le pouvoir est le/la «mandant (e)» et celle qui le reçoit le/la «mandataire». Une procuration peut être donnée par acte notarié ou sous-seing privé et le mandataire doit en accepter les pouvoirs, ce qui est attesté par sa signature précédée de la mention manuscrite «Bon pour acceptation de pouvoirs») (*). Une procuration est dite «spéciale» lorsque les pouvoirs sont donnés pour une affaire ou une opération précise et «générale» quand ils concernent toutes les affaires du mandant. II. CE QU IL VOUS FAUT SAVOIR SUR LES PROCURATIONS GENERALES Il est important de souligner qu avec une procuration générale, votre mandataire ne peut accomplir que des actes d administration, c est-à-dire ceux qui ont pour but la sauvegarde, la gestion et l exploitation ou la mise en valeur de votre patrimoine (actes de gestion courante). Il lui est interdit d accomplir des actes de disposition, ceux susceptibles de modifier la composition ou le mode d exploitation de votre patrimoine tels que la vente, l hypothèque d un bien (ainsi que tout acte de propriété), qui nécessitent donc un mandat spécial et exprès. Exemples d actes d administration pour lesquels une procuration générale suffit : - la conclusion d un bail (sauf au-delà d une certaine durée), - la souscription d une assurance, - l accomplissement de certaines formalités ou le suivi d un dossier etc (*) pour le/la mandant(e), la mention précédant la signature est «bon pour pouvoirs».

5 5 Nécessitent par contre un mandat spécial et exprès : - la représentation dans une assemblée sociale, - le retrait d argent dans un compte et l accomplissement d opérations sur le compte du titulaire du compte, - le retrait d objets dans le coffre fort du titulaire du coffre; - le retrait de titres déposés par le titulaire des titres dans une banque. Exemples d actes de disposition nécessitant un mandat spécial et exprès : - le placement de capitaux, - faire un emprunt, donner une hypothèque sur un bien etc. NB. Rappelons que la loi exige généralement un mandat notarié pour les actes de disposition sur les biens immobiliers. III. COMPRENEZ LES CONTOURS DES POUVOIRS QUE VOUS DONNEZ Un pouvoir donné à un mandataire n implique pas nécessairement qu il a «tous les pouvoirs» et parfois les nuances sont subtiles Lorsque vous avez habilité un mandataire à agir en votre nom, vous devez cerner très précisément l étendue et les limites de ses pouvoirs. Quelques exemples : - le mandat de vendre n implique pas automatiquement le pouvoir de percevoir le prix de la vente. En conséquence, en l absence d un mandat exprès de percevoir le prix, le payement par l acquéreur entre les mains du mandataire n est pas libératoire en cas de litige si l argent n a pas été reversé au destinataire des fonds; - le mandat de payer implique pour le mandataire le pouvoir de contracter un emprunt à cette fin mais pas de souscrire des effets de commerce ; - le mandat de recevoir des fonds n implique pas automatiquement que le mandataire puisse utiliser ou affecter librement les fonds, même s il s agit des besoins du mandant, sans instructions expresses de ce dernier; - la clause incluse dans les statuts d une société ou dans une décision sociale prévoyant qu un organe de la société est investi du pouvoir d administrer la société et de traiter tout ce qui est relatif à la marche des affaires sociales (sans restriction ni clause complémentaire restrictive) implique pour cet organe la capacité d hypothéquer les immeubles sociaux pour garantir un emprunt fait au nom de la société. IV. ET LA SUBSTITUTION DE MANDATAIRE? Par substitution de mandataire, on entend la possibilité donnée au mandataire de se faire remplacer par une autre personne pour exécuter les instructions de la procuration. Ce changement de personnes peut être extrêmement dangereux lorsque la mission concernée est délicate, exige une grande confiance dans le mandataire, ou de la discrétion de sa part etc. et bien évidemment lorsqu il s agit d une question d argent. Il vous faut savoir qu un mandataire ne peut prendre, de lui-même, l initiative de se faire remplacer par une autre personne pour accomplir les actes relatifs à la procuration. Il doit y être préalablement autorisé expressément, soit dans la procuration, soit dans un autre écrit. En cas de non-respect de cette règle, les actes du mandataire substitué n engageront que le mandataire lui-même et non vous, mais il pourra tout de même y avoir des dégâts difficiles à réparer, même si vous pourrez exercer des poursuivre judiciaires.

6 6 Ne prévoyez donc cette possibilité de substitution que dans un nombre limité de cas, lorsque l affaire est peu importante ou n implique pas un suivi rigoureux, au besoin, indiquez vous-même la personne qui pourra remplacer le mandataire ( à défaut Monsieur/Madame/Mademoiselle, ). 10 CONSEILS EN OR POUR LIMITER LES PROBLEMES LORSQUE VOUS DONNEZ UNE PROCURATION DANS LE CADRE DE VOS AFFAIRES 1. Ne considérez JAMAIS une procuration comme un acte banal, il s agit d une partie de vos pouvoirs que vous donnez. 2. Ne déléguez pas vos pouvoirs «en gros» : à chaque procuration son objet. S il s agit d une opération spécifique, ne donnez pas une procuration générale en vous disant que le mandataire va se «débrouiller» avec. Si besoin, pour les opérations ponctuelles ou de courte durée, indiquez la durée de validité de la procuration. 3. Prenez le temps de lire la procuration et d en comprendre les termes, particulièrement lorsqu il s agit d un document qui vous est remis pour signature. Si vous n êtes pas sûr(e), reportez-en la signature et faites-vous expliquer ce que vous n avez pas compris avant de signer. 4. Fixez des missions claires et précises au mandataire, évitez le flou. 5. Évitez autant que possible la possibilité de substitution de mandataire. Ne la prévoyez que lorsqu il s agit de dossiers peu importants et dont le suivi n est pas délicat. Si cela est possible, incluez le nom de la personne qui pourra éventuellement remplacervotre mandataire. 6. N acceptez JAMAIS de signer une procuration dans l urgence, lorsque vous êtes fatigué ou sous l effet de l alcool, vous signerez n importe quoi et le regretterez après. 7. Exigez de la rigueur dans l exécution de vos procurations, quel que soit le mandataire (ami, membre de famille ou tierce personne) pour que la personne s habitue dès le départ à respecter strictement vos instructions. 8. Une procuration n est pas une bouteille que l on jette à la mer et que l on oublie après. Si vous êtes amené à donner des procurations à des personnes différentes, conservez- les bien dans un dossier et au besoin, établissez en la liste (voir exemple ci-dessous). Si vous venez à décéder, vos ayants-droits pourront ainsi facilement se retrouver. 9. Souvenez-vous du dicton «la confiance n exclut pas le contrôle». Le mandataire ne doit pas être un oiseau qui s envole dans le ciel pour disparaître. Il doit vous rendre compte de l exécution du mandat, des difficultés éventuelles qu il a rencontrées etc. Ne laissez JAMAIS un mandataire en «roue libre». Il s habituera au «grand air», prendra le large et aura du mal à s astreindre à vous rendre compte après. 10. Ne restez pas en prison. Lorsqu un mandataire ne remplit pas/plus bien ses obligations, révoquez la procuration et prévenez rapidement de cette révocation les personnes/sociétés/autorités avec lesquelles il était censé traiter, par écrit avec décharge. APPRENEZ A RECONNAITRE LES PREDATEURS IMMOBILIERS, A LES EVITER, A LES NEUTRALISER Téléchargez-le ici

7 7 Ci-après, sont proposés quelques modèles d actes-types prêts à l emploi pour vous permettre de gérer certaines situations de base liées aux procurations que vous êtes susceptibles de donner :. Fiche récapitulative de procurations : qui vous permet de savoir où vous en êtes avec les procurations que vous avez établies, de penser à les annuler si les missions en rapport avec lesquelles elles ont été données sont terminées etc.. Canevas de procuration : un modèle de procuration avec les options de base à aménager selon les situations et contextes liés aux procurations que vous donnez.. Modèle de mise en demeure avant révocation d une procuration : élément essentiel pour ne pas rester «prisonnier/nière» de votre mandataire devenu(e) votre patron(ne) et l inviter à cesser d utiliser la procuration lui ayant été donnée.. Modèles de révocation de procurations : pour mettre effectivement fin au mandat de l indélicat(e). Rappelons qu il serait bon d avertir les personnes auxquelles cette procuration était censée être présentée pour qu elles sachent que désormais la procuration n est plus valable et que le/la mandataire n est plus habilité(e) à vous représenter. Une copie de la révocation devra donc leur être envoyée.. Modèle de décharge de mandat : ce document permet de clôturer en bonne et due forme la fin de mission de votre mandataire ayant accompli sa/ses mission(s) correctement.

8 8 EXEMPLE DE FICHE RECAPITULATIVE DE PROCURATIONS N Objet de la procuration Date et durée de validité Nom du mandataire Observations 1 Effectuer le paiement de la facture du Etablie le Expire le M. François Mbang Exemples : contrôle à effectuer, contrôles effectués, anomalies constatées etc. avec dates. NB. La première ligne est remplie à titre d exemple.

9 9 CANEVAS DE PROCURATION Acte concerné Observations Je soussigné(e) : Mme/Mlle (Si besoin) Profession : (Si besoin) Titulaire de la carte d identité/passeport n délivré(e) le à Demeurant à (adresse) Déclare par les présentes constituer pour son/sa mandataire à compter de ce jour (préciser selon le cas) :. jusqu à la date du inclus, il prendra fin à l expiration de cette période. ou. jusqu à révocation écrite des présentes. M. /Mme/Mlle (Si besoin) Profession : Titulaire de la carte d identité/passeport n délivré(e) le à Demeurant à (adresse) 1.Précision importante à ne pas oublier. Si vous choisissez l option «jusqu à ) la procuration expirera automatiquement à cette date. Dans l autre cas, il faudra une intervention de votre part (un écrit) pour y mettre fin (voir p. 13). Auquel/ä laquelle je donne pouvoir pour, en mon nom et pour mon compte, (préciser l objet du mandat), sans (ou avec) faculté de substitution. A cet effet : (préciser les tâches que vous confiez au/à la mandataire dans le cadre de cette mission) 2.Précision importante Exclusivité du mandat Le présent mandat est donné sans/avec exclusivité. Ou toute autre modalité vous convenant. Frais liés à l exécution du mandat Les frais de déplacement et autres liés à l exécution du mandat seront supportés par le/la mandant(e) et réglés dans les conditions suivantes : (précisez ce que vous comptez proposer). 3.Précision importante. Si le mandat est donné sans exclusivité, plusieurs mandataires peuvent agir, sinon (avec exclusivité) un seul peut agir. 4.Précision importante

10 10 Rémunération (seulement s il ne s agit pas d un mandat bénévole) Ajoutez ici ce que vous vous proposez de payer à votre mandataire ainsi que les modalités de paiement. Fait en deux exemplaires originaux dont l un a été conservé par le/la mandant(e), l autre remis au/à la mandataire. Fait à, le VERSION A UTILISER Je soussigné(e) : Mme/Mlle (Si besoin) Profession : (Si besoin) Titulaire de la carte d identité/passeport n délivré(e) le à Demeurant à (adresse) Déclare par les présentes constituer pour son/sa mandataire (préciser selon le cas : jusqu à la date du inclus, ou jusqu à révocation écrite des présentes) : M. /Mme/Mlle (Si besoin) Profession : Titulaire de la carte d identité/passeport n délivré(e) le à Demeurant à (adresse) Auquel/ä laquelle je donne pouvoir pour, en mon nom et pour mon compte, (préciser l objet du mandat), sans (ou avec) faculté de substitution. A cet effet : (préciser les tâches que vous confiez au/à la mandataire dans le cadre de cette mission) Durée du mandat Le présent mandat est donné avec/sans exclusivité à compter de ce jour pour une durée de mois (préciser la durée en chiffres et en lettres). Il prendra fin à l expiration de cette période. Le présent mandat est donné avec/sans exclusivité à compter de ce jour jusqu à sa révocation par mes soins. Il prendra fin à ladite révocation. Frais liés à l exécution du mandat Les frais de déplacement et autres liés à l exécution du mandat seront supportés par le/la mandant(e) et réglés dans les conditions suivantes : (précisez ce que vous comptez proposer).

11 11 Rémunération (seulement s il ne s agit pas d un mandat bénévole) Ajoutez ici ce que vous vous proposez de payer à votre mandataire ainsi que les modalités de paiement. Fait en deux exemplaires originaux dont l un a été conservé par le/la mandant(e), l autre remis au/à la mandataire. FAIT A, LE LA MANDANT(E) LE/LA MANDATAIRE Bon pour pouvoirs (*) Bon pour acceptation de mandat (*) (*) à écrire à la main

12 12 MODELE DE MISE EN DEMEURE AVANT REVOCATION D UNE PROCURATION Votre mandataire ne remplit plus sa mission correctement, il/elle ne vous rend plus du tout compte et vous apprenez qu il/elle pose des actes que vous devrez assumer etc Bref, il/elle a pris son envol dans le ciel, sans autre forme de procès et est devenu(e) «votre patron/patronne».. Que faire? Lui dire haut et fort votre mécontentement et lui demander de cesser d utiliser cette procuration. Cette mise en demeure doit être expresse et être revêtue d une certaine solennité pour que votre mandataire ne puisse pas continuer ses basses œuvres en prétendant ne rien avoir reçu Il/elle pourra être mis en demeure par une «sommation» faite par huissier de justice ou encore par une lettre recommandée avec accusé de réception, parfois aussi par simple lettre contre décharge pourra être suffisante (moins solennelle). Formule Mise en demeure Objet : mise en demeure Madame, Mademoiselle, Mme/Mlle (adresse) (ville) La présente a pour objet de vous rappeler que depuis le (rappelez les anomalies du/de la mandataire que vous avez constatées depuis cette date). Or aux termes de la procuration vous ayant été confiée, (rappelez ce qui était prévu). Je vous demande en conséquence de bien vouloir cesser, dès réception de la présente, d utiliser cette procuration, sous peine de poursuites. (Si le/la mandataire avait des choses à vous retourner, des comptes-rendus non faits etc, ajoutez ce petit paragraphe). Je vous saurai gré de bien vouloir me rendre compte, le plus tôt possible (ou proposez plutôt une date précise) de vos dernières diligences en rapport avec ce mandat se terminant. Je me permets d attirer votre attention sur le fait que la présente vaut mise en demeure et que je n en resterai pas là si vous continuez à utiliser cette procuration. Veuillez agréer l assurance de mes sentiments distingués.

13 13 MODELES DE REVOCATION DE PROCURATIONS Deux modèles vous sont proposés, correspondant à deux cas de figures classiques. Ce modèle de base peut être utilisé dans une première hypothèse : pour mettre fin au mandat que vous avez donné si vous avez mentionné que le mandat dure jusqu à ce que y mettiez fin par révocation. Il faudra donc établir cette révocation pour qu il soit mis fin au mandat que vous aviez ainsi donné. Ce modèle peut aussi être adapté dans une deuxième hypothèse : pour mettre fin au mandat que vous avez donné afin de faire cesser les mauvais agissements de votre mandataire. VERSION A UTILISER DANS LE PREMIER CAS (fin normale du mandat) Je soussigné : Madame/Mademoiselle, demeurant à (ville), (pays), (adresse), Déclare par les présentes et à compter de ce jour, révoquer purement et simplement, pour y mettre fin, la procuration que j ai donnée à Monsieur/Madame/Mademoiselle, titulaire de la carte nationale d identité/du passeport n, délivré(e) le à, en date du (rappeler la date de signature du mandat), afin de (rappeler l objet de ce mandat), cette mission étant à présent terminée. VERSION A UTILISER DANS LE DEUXIEME CAS (interruption du mandat pour faute du/de la mandataire) Je soussigné :Madame/Mademoiselle, demeurant à (ville), (pays), (adresse), Déclare par les présentes et à compter de ce jour, révoquer purement et simplement, pour y mettre fin, la procuration que j ai donnée à Monsieur/Madame/Mademoiselle, titulaire de la carte nationale d identité/du passeport n, délivré(e) le à, en date du (rappeler la date de signature du mandat), afin de (rappeler l objet de ce mandat), Voulant et entendant que le susnommé/la susnommée ne puisse plus désormais faire aucun acte, opération, démarche en mon nom et pour mon compte (ceci est un exemple :vous pouvez rappeler ici tout ce qu il sera désormais interdit au/à la mandataire de faire en fonction des pouvoirs qui lui avaient été effectivement donnés). A LE

14 14 MODELE DE DECHARGE DE MANDAT Je soussigné(e) : Mme/Mlle (Si besoin) Profession : (Si besoin) Titulaire de la carte d identité/passeport n délivré(e) le à Demeurant à (adresse) Reconnais par la présente que : M. /Mme/Mlle (Si besoin) Profession : Titulaire de la carte d identité/passeport n délivré(e) le à Demeurant à (adresse) A fidèlement exécuté le mandat que je lui ai confié par procuration en date du, qu'il/elle m'a rendu un compte exact de sa mission et qu'il/elle m'a (ajoutez éventuellement d autres précisions sur ce qu il/elle a fait), ainsi que des sommes dépensées dans le cadre de l exécution de sa mission (voir donc ce qu il y a éventuellement lieu d ajouter en rapport avec le mandat que vous aviez donné). En conséquence, je le/la décharge purement et simplement et le/la déclare quitte de toutes choses relatives à l exécution de ce mandat. Signature précédée de la mention manuscrite «Bon pour décharge» Indivision, familles divisées, patrimoines disloqués Le régime de la copropriété : une voie de salut? Cliquez ici pour le télécharger

15 15 INFORMATIONS SUR CE LIVRE ELECTRONIQUE GRATUIT Votre Kit pratique de procurations. Par Me MANDESSI BELL Evelyne Tous droits réservés ESBN: Merci d avoir pris la peine de lire ce livre électronique jusqu au bout. Nous espérons qu il vous profitera. Vous pouvez peut-être être également intéressé(e) par ces autres livres électroniques gratuits : MINI GUIDE FONCIER IMMOBILIER - CAMEROUN Sur notre site partenaire Camimo.com. Cliquez ici pour le télécharger En partant de la rétrospective historique du régime foncier au Cameroun et de ses principes de base, en passant par la présentation de son architecture institutionnelle, du régime des transactions foncières/immobilières puis celui de l expropriation pour cause d utilité publique, ce Mini-guide présente un rapide panorama permettant d avoir une vue synthétique et globale de l essentiel de l environnement juridico-institutionnel du Cameroun en matière foncière-immobilière. VOTRE PROJET D AFFAIRES OU D ENTREPRISE EN ZONE OHADA AVEC UN PROCHE OU UN AMI. avec notre site partenaire Ohadalegis.com Cliquez ici pour le télécharger Combien de personnes de par le monde ne sont pas amenées un jour ou l autre à envisager de «faire des affaires» avec un proche ou un(e) ami(e)? Autour d un verre, dans la convivialité ou dans tout autre contexte, l on se met à aborder ce sujet et à rêver Envisager de mettre en œuvre un tel projet d entreprise ou d affaires est une aventure économique, financière, technique, organisationnelle et en même temps humaine. La gestion d une relation dans le cadre de ce contexte particulier où coexistent l affectif et l intérêt requiert donc un doigté certain, compte tenu du fait que les paramètres de base (intérêt/affectif), le fonctionnement relationnel et le comportement ne sont pas les mêmes. Pour pouvoir mener à bien un tel projet, certaines erreurs de base doivent donc être évitées pour ne pas être confronté(e) à la désillusion ou l amertume de la rupture au cours ou au bout du chemin. Ce petit livre électronique vous donne des repères à méditer avant de faire le grand saut